INDICE

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X. XI. INTRODUCCION ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL CIRCULANTE, FIJO Y DIFERIDO CUENTAS DE ACTIVO Y PASIVO CUENTAS DE CAPITAL y COMPLEMENTARIAS EL BALANCE GENERAL EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS EL COSTO DE LAS VENTAS ANLlSIS DE LOS GASTOS INTERPRETACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS EL PUNTO DE EQUILIBRIO

INTRODUCCIN CONCEPTO DE INFORMACIN FINANCIERA Entindase por informacin financiera, la comunicacin de sucesos relacionados con la obtencin y aplicacin de recursos materiales expresados en unidades monetarias. LA ENTIDAD ECONMICA La unidad econmica que a travs de la celebracin de operaciones o transacciones hace posible la existencia de informacin financiera ha sido tradicionalmente denominada empresa y recientemente organizacin. Cuando se trata de empresas con fines de lucro se les llama comnmente negocio. Sin embargo, la profesin organizada, sin detrimento del uso eventual de los trminos tradicionales, se ha inclinado por utilizar la expresin entidad econmica, con la cual se pretende rebasar la connotacin que ha venido otorgando a los trminos negocio y empresa y que los identifica como unidades que persiguen una utilidad o beneficio. En otras palabras, con la expresin entidad econmica, se pretende incluir en lo general a todas las unidades que manejan recursos, independientemente del fin que persigan. El trmino organizacin de reciente cuo en el vocabulario tcnico es casi in objetable, con la nica limitacin de que el trmino es sinnimo de otro vocablo tambin utilizado en

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administracin y que significa disponer los componentes de un todo de tal manera que se asegure su funcionamiento eficiente. Concepto En un sentido amplio y gramatical, entidad significa lo que constituye la esencia del ser, es decir lo que es. Desde un punto de vista econmico por entidad debe entenderse una unidad identificable que utiliza recursos materiales y humanos para la consecucin de objetivos especficos. Sin embargo, para que dichos fines u objetivos sean alcanzados eficientemente, requirase de una direccin que coordine todos los esfuerzos y que tome decisiones adecuadas. Uniendo los conceptos anteriores, es fcil ensayar una definicin de entidad econmica: Unidad identificable que utiliza recursos materiales y humanos debidamente coordinados por una autoridad decisoria, con el fin de obtener objetivos. Es conveniente recordar que si bien la entidad econmica maneja recursos materiales y humanos, slo los primeros constituyen materia de estudio de las Finanzas, razn por la cual la informacin financiera no incluye por lo menos hasta ahora valuacin y presentacin de recursos humanos. Clasificacin Las entidades econmicas se clasifican en funcin a su rgimen legal, a sus objetivos y a la propiedad del patrimonio. 1. En funcin a su rgimen legal: a) Entidades Fsicas. Son aqullas entidades representadas por una sola persona; por ejemplo: un profesional, un comerciante, un industrial, etctera. b) Entidades Morales. Son aqullas entidades representadas por un conjunto o grupo de personas fsicas; por ejemplo: una sociedad mercantil, una asociacin cultural, una cooperativa, etctera. 2. En funcin a su objetivo: a) Entidades Lucrativas. Son aqullas entidades que persiguen como objetivo primordial la obtencin de utilidades; por ejemplo: un comerciante, un industrial, una sociedad mercantil. b) Entidades No Lucrativas. Son aqullas entidades que persiguen un objetivo de carcter social; por ejemplo: una asociacin cultural, una asociacin deportiva, una cooperativa, etc. 3. En funcin a la propiedad del patrimonio:
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a) Entidades Pblicas. Son aqullas entidades cuyo patrimonio es aportado por l estado; por ejemplo entidades del gobierno federal, entidades descentralizadas etc. b) Entidades Privadas. Son aqullas entidades cuyo patrimonio es aportado por particulares. En tal caso se encuentra cualquier entidad en la que no haya participacin econmica del estado. c) Entidades Mixtas. Son aqullas entidades cuyo patrimonio es aportado tanto por el estado como por particulares; por ejemplo: entidades de participacin estatal.

RGIMEN LEGAL
OBJETIVO PATRIMONIO

FSICAS
LUCRATIVAS PUBLICAS NO LUCRATIVAS PRIVADAS PUBLICAS LUCRATIVAS PRIVADAS

MORALES
NO LUCRATIVAS MIXTAS PUBLICAS PRIVADAS MIXTAS

Recursos Las entidades econmicas, independientemente de su naturaleza y objetivos, requieren de recursos para el desempeo de su cometido. Entindase por recursos, el conjunto de bienes y derechos con que cuenta una entidad econmica, para alcanzar sus objetivos. Como ejemplo de bienes, pueden citarse: 1.- Dinero en efectivo. 2.- Depsitos bancarios. 3.- Inversiones en valores. 4.- Mercancas. 5.- Mobiliario y Equipo de oficina. 6.- Equipo de reparto. 7.- Edificios. 8.- Terrenos. 9.- Instalaciones Sirvan como ejemplo de derechos: 1.- Derecho a cobrar crditos otorgados. 2.- Derecho a cobrar documentos aceptados a cargo de otras entidades. 3.- Derecho a recuperar prstamos concedidos. 4.- Derecho a recibir servicios pagados anticipadamente. Fuentes de los recursos
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Los recursos con que cuenta la entidad econmica deben tener necesariamente cualquiera de los dos orgenes siguientes: o fueron adquiridos por medio de crditos a prstamos concedidos por personas ajenas a la entidad econmica o bien, se obtuvieron mediante la aportacin patrimonial de los miembros de la propia entidad. En el primer caso, s finca una obligacin a cargo de la entidad econmica. En el segundo, simplemente se ha aplicado el patrimonio a la adquisicin de ciertos recursos. En consecuencia, las fuentes de los recursos son las obligaciones contradas y el patrimonio aportado. Como ejemplos de las obligaciones que pueden contraer las entidades econmicas para allegarse recursos, pueden citarse las siguientes. 1. Crditos obtenidos de proveedores para adquirir mercancas o servicios. 2. Crditos amparados por documentos y obtenidos para la adquisicin de mobiliario y equipo de oficina. 3. Prstamo concedido por un banco para efectuar diversas instalaciones. El patrimonio de la entidad econmica, en el caso de las entidades con fines lucrativos, ha de verse incrementado con las utilidades obtenidas.
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OBLIGACIONES

PATRIMONIO

TRANSACCONES FINANCIERAS Concepto Entindase por transaccin financiera u operacin financiera, todo movimiento de recursos materiales que la entidad econmica efecta para obtener su objetivo. As por ejemplo, cuando una entidad econmica con fines lucrativos compra mercanca, est efectuando una transaccin financiera. Cuando la vende o realiza, consuma nuevamente una transaccin u operacin financiera. Su efecto en la estructura financiera de la entidad econmica
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Toda transaccin modifica la estructura financiera de las entidades que la realizan. Dichas modificaciones pueden ser de dos tipos: 1. Transacciones que afectan el patrimonio de la entidad. Son aqullas operaciones que incrementan o disminuyen el patrimonio a travs de la obtencin de una utilidad o una prdida. Por ejemplo, cuando una entidad con fines lucrativos vende una mercanca, sta no se realiza al costo, sino que se adiciona a este ltimo un margen de utilidad. Dicha utilidad incrementa el patrimonio original de la entidad. 2. Transacciones que no afectan el patrimonio de la entidad. Son aqullas operaciones que al efectuarse slo implican movimientos de recursos y obligaciones, sin que el patrimonio de la entidad se vea afectado. Por ejemplo, la compra de mercancas a crdito implica por una parte aumento en los recursos y por la otra, aumento en las obligaciones. Empero, el patrimonio permanece inclume. QUE ES CONTABILIDAD Existen diversas definiciones de Contabilidad, definiciones que, en el transcurso del tiempo, la describen como un arte, como una ciencia, como una disciplina. etc. Es indudable que la Contabilidad ha llegado a un grado de depuracin jams alcanzado en pocas anteriores; y es en virtud de este refinamiento de sus normas y principios que se la describe fundamentalmente como un proceso de razonamiento e interpretacin. La Contabilidad es un problema de juicio, no de aritmtica. Una de las ms autorizadas definiciones de Contabilidad dice que es el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en trminos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carcter financiero, as como de interpretar los resultados obtenidos. I. ACTIVO, PASIVO Y CAPITAL

El Balance, es el documento que nos muestra la situacin econmica y financiera de una empresa en una fecha determinada. El Activo, el Pasivo y el Capital, son los tres grupos principales en que se clasifica todo Balance. El activo son todas las propiedades, derechos y posesiones de la empresa, esto es, todos los bienes y valores como son el dinero en efectivo o en bancos, las mercancas, los muebles, las cuentas de los cliente, las instalaciones, etc., o sea todos los bienes y valores con los cuales la empresa lleva a cabo o se auxilia en sus operaciones mercantiles, aun cuando estos bienes y valores se deban en todo o en parte. El Pasivo, es el conjunto de deudas y obligaciones que tiene la empresa, por los bienes del Activo que se adquirieron a crdito y que se encuentran pendientes de pago.
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El Capital, es la diferencia entre lo que se posee (Activo), y lo que se debe (Pasivo), o sea la "Propiedad Neta". Representa la parte de Activo del cual la empresa es propietaria absoluta. Es decir, lo que realmente vale la empresa. De esto podemos obtener [as siguientes igualdades:

ACTIVO = PASIVO + CAPITAL PASIVO = ACTIVO CAPITAL CAPITAL = ACTIVO PASIVO*

ACTIVO
CIRCULANTE O FLOTANTE

PASIVO
CORTO PLAZO LARGO PLAZO PLAZO DIFERIDO

PERMANENTE O FIJO

CAPITAL CONTABLE
CAPITAL SOCIAL UTILIDAD DEL EJERCICIO

DIFERIDO

II.

CIRCULANTE, FIJO Y DIFERIDO

Dentro del Activo y el Pasivo, se incluyen tres subdivisiones principales para los mismos: Circulante, Fijo y Diferido. Circulante, como su nombre lo indica, es lo que circula, lo que da vuelta o que tiene una mayor movilidad. Por lo tanto, el Activo Circulante es aquel que comprende los bienes y valores en constante movimiento. Son el conjunto de bienes y valores en que est basada la vida mercantil de la empresa. Entre ellos las mercancas, el dinero en Caja o en Bancos, las cuentas de los Clientes los Documentos por cobrar, etc. Resumiendo diremos que el Activo Circulante est representado por el conjunto de bienes de mayor disponibilidad, esto es, que son fcilmente convertibles en efectivo en un momento determinado. Representaremos la "movilidad" caracterstica de este subgrupo de la siguiente forma:
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Activo Fijo Activo Diferido

El Activo Fijo, como tambin lo indica su nombre, se refiere a los bienes que auxilian a las operaciones del negocio, o sea aquellos que son necesarios para poner en movimiento los bienes del Activo Circulante. Se le llama Fijo porque se refiere a inversiones de carcter permanente por ejemplo el mobiliario y equipo de oficina, la maquinaria y herramienta si se trata de una empresa fabril, el mobiliario y equipo de tienda: el equipo de transporte o de reparto, terrenos y edificios: etc. En cuanto al Activo Diferido, es el que comprende las partidas en que se ha hecho una inversin pero que van a convertirse rpidamente, a diferencia del Fijo, en un gasto, generalmente en el periodo de un ao. Son gastos pagados por anticipado. Dentro de esta subdivisin, tenemos por ejemplo , las rentas pagadas por adelantado; vamos a suponer que de acuerdo con un contrato de arrendamiento, se conviene en pagar una renta de $10,000.00 mensuales por anualidades adelantadas $ 120,000.00 entregados al momento de la firma del contrato, deben considerarse como una partida a favor del negocio ya que este importe dar derecho a la empresa al uso del local durante un ao, y cada mes debern aplicarse 10,000.00 pesos a los gastos de la empresa, conservndose el resto como un Activo, o sea difiriendo la aplicacin del gasto hasta que transcurran los doce meses a que corresponde. As, si el contrato de arrendamiento se firm el 10 de Enero y el mismo vencer el 31 de Diciembre del mismo ao, a esta ltima fecha el importe de la inversin habr desaparecido del Balance por haberse convertido en su totalidad en un gasto, es decir ya no existe el derecho de hacer-uso del local en virtud de que lo pagado fue para el trmino de un ao. La aplicacin de estas subdivisiones que estudiamos, hecha al Grupo del Pasivo, se torna como sigue. Pasivo Circulante o Pasivo a Corto Plazo Pasivo Fijo o Pasivo a Largo Plazo Pasivo Diferido

Pasivo Circulante o Pasivo a Corto Plazo, es aquel que comprende todas las deudas que tienen un vencimiento, o que deben pagarse en un plazo no mayor de un ao. Son todas aquellas deudas cuyo vencimiento es inmediato. Se le llama Circulante porque se refiere a deudas de constante renovacin o movimiento en la empresa, es decir, se contraen, se paga, vuelven a contraerse, a pagarse y as sucesivamente en forma continua y repetida. El Pasivo Fijo o Pasivo a Largo Plazo, refleja las deudas a largo plazo, ms de un ao generalmente, tales como una obligacin hipotecaria, o un crdito refaccionario, etc., los cuales son prstamos a largo plazo.
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El Pasivo Diferido, es un valor inverso al Activo Diferido refirindose a cobros que se han efectuado por adelantado, pero que por esta misma razn no pueden aplicarse a los ingresos mientras no transcurra el tiempo para tener derecho a ellos, es decir, queda diferida su aplicacin hasta que sean devengables, mantenindose entre tanto, como una deuda a favor de quien hizo el pago anticipado, o sea una obligacin para la empresa de entregar un bien o un servicio o una persona que pag anticipadamente por l.**

III.

CUENTAS DE ACTIVO Y PASIVO

Una vez conocidos los grupos y subgrupos principales de un Balance, estamos en condiciones de estudiar cmo se muestran los valores, especficamente, dentro del citado documento financiero. Para la representacin antes dicha, se usan las CUENTAS. Toma el nombre de "Cuenta, todo valor que se manifiesta en el Balance por medio de un rubro caracterstico: as tendremos que Caja", es el ttulo que corresponde al efectivo; "Equipo de Transporte", a los camiones o camionetas: Acreedores", a las personas a quienes les debemos, etc. Puesto que el Activo Circulante se compone de los valores en rotacin constante dentro de la empresa, y que dan vida a la misma, segn la actividad a la que se dedique, tendremos que encontrar, como principales las siguientes cuentas: CAJA. Representa el dinero, billetes de banco y moneda fraccionaria, en poder del cajero de la negociacin. BANCOS O BANCO "X". Muestra el saldo de la cuenta o cuentas de cheques, que a favor del negocio se tiene en uno o varios bancos. CLIENTES. Comprende las personas que nos deben por habrseles hecho ventas a crdito. Llamamos la atencin acerca de que no deben confundirse con los "Deudores", cuya explicacin es como sigue: DEUDORES. Son personas que nos deben, pero por cualquier otra operacin distinta a la de compra de mercancas. FUNCIONARIOS y EMPLEADOS. Se refiere a las cuentas particulares que se les llevan en una negociacin a las personas que laboran en la misma. DOCUMENTOS POR COBRAR. Son las letras, pagars, etc., que nos han dejado firmados para documentar una deuda que estaba en cuenta abierta, es decir, controlada anteriormente por la cuenta "Clientes". INVENTARIO DE MERCANCIAS. Controla la existencia de mercaderas disponibles para su venta.
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MATERIA PRIMA Esta cuenta exclusiva para una empresa fabril, representa la existencia de las materias que se transformarn en productos fabricados: o se agregarn a los mismos. PRODUCTOS EN PROCESO. Aqu se conocer el valor de los productos o de la produccin que est procesndose y que no ha sido terminada todava AMACEN DE PRODUCTOS TERMINADOS. Igualmente que cuanta Inventario de Mercancas", representa la existencia de mercaderas disponibles para su venta, solo que este nombres se aplica a los artculos producidos por una fbrica. MERCANCIAS EN TRANSITO. Son mercancas adquiridas en plazas distintas a la que se opera, y que no se reciben todava en las bodegas de la empresa, pero que ya han ocasionado anticipos o gastos de aduana, transporte, etc. Las Principales cuentas del Activo Fijo. Son las siguientes: MUEBLES y ENSERES. Incluye todo el mobiliario de la oficina y de la Tienda, as como anaqueles, casilleros, estantes, etc. Controla entonces, los escritorios, mquinas de escribir, sumadoras y calculadoras, mostradores, sillas y sillones, libreros. etc. EQUIPO DE TRANSPORTE. Abarca los camiones, camionetas, motocicletas e incluso los automviles destinados a transportar al personal o a las mercancas. EDIFICIO y TERRENO. En esta cuenta se llevar el valor del edificio y del terreno. Cuando el negocio no los arriende y que los tenga en propiedad. DEPOSITOS EN GARANTIA Se emplea esta cuenta para anotar los depsitos que eventualmente se entreguen para garantizar el cumplimiento de una obligacin o contrato, como por ejemplo, el de luz y fuerza. GASTOS DE INSTALACION. Son aquellos que se han realizado para dejar a la empresa en condiciones de operar eficientemente, y puede abarcar la adaptacin de locales, la instalacin del alumbrado, la de la maquinaria, la planta, la pintura, los sistemas de clima artificial, etc. GASTOS ANTICIPADOS. Pueden estar en este grupo, la renta pagada por adelantado, las campaas de propaganda, la papelera y artculos de escritorio para todo un ejercicio social, los diferentes seguros, la organizacin, etc. En el grupo del Pasivo Circulante, tenemos las siguientes cuentas: PROVEEDORES. Personas o entidades a quienes se les debe por compra de mercancas. En forma similar a la cuenta ~Clientes", la cuenta de "Proveedores" slo controla adeudos por mercancas, ya que los de otra ndole, se comprenden dentro de la cuenta siguiente. ACREEDORES. Deudas a nuestro cargo, que se originan en operaciones diferente a la compra de mercancas.
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DOCUMENTOS POR PAGAR Es una cuenta de naturaleza opuesta a la de I "Documentos por Cobrar", y por lo tanto, representa las letras o pagars a nuestro cargo. DOCUMENTOS ENDOSADOS. Cuando se entregan en pago a una tercera persona, los documentos que hemos recibido de nuestros clientes, o se descuentan en un Banco, quedarn registrados en esta cuenta. El grupo del Fijo, dentro del Pasivo, que se refiere a deudas a largo plazo puede tener las cuentas siguientes: HIPOTECAS POR PAGAR. Se llevar aqu la hipoteca tomada sobre algn bien inmueble ACREEDORES A LARGO PLAZO. Cualquier deuda que deber vencer en fecha lejana. El pasivo diferido, tambin llamado de Crditos diferidos, tiene: COBROS ANTICIPADOS. Puede referirse a derechos, servicios o cualquier otro concepto cuyo pago se haya recibida, sin haberse proporcionado aquellos total o parcialmente.*** IV. CUENTAS DE CAPITAL Y COMPLEMENTARIAS

En la leccin anterior vimos las cuentas que clasifican al Activo y al Pasivo; en la presente, terminaremos de estudiar las cuentas que componen el Balance. Para el grupo del Capital, se emplean cuentas con los nombres siguientes: CAPITAL. Para cuando se trata de propietario nico. CAPITAL SOCIAL. Para registrar el que corresponde a una sociedad. UTILIDADES O PRDIDAS. En estas cuentas se llevan los resultados netos favorables o adversos, originados por las operaciones de un ejercicio social. Se denominan "Cuentas Complementarias", aquellas que modifican el valor de alguna cuenta de Activo, Pasivo o Capital, a fin de ajustarla a una mayor realidad. Las de Activo, tienen la particularidad de que se presentan deduciendo su importe del valor de las cuentas que complementan y muestra, como diferencia, el que se considera acorde con la realidad, de la manera siguiente: CLIENTES....................................................................$ 230,866.92 Menos: RESERVA PARA CUENTAS INCOBRABLES............$ 46,716.34

$ 184,150.58 Las principales cuentas complementarias son las siguientes:

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Dentro del Activo: RESERVA PARA CUENTAS INCOBRABLES. Considerando que toda empresa corre el riesgo de perder, por causas diversas, alguno de los crditos que ha concedido, se estila acumular peridicamente en esta cuenta, una cantidad determinada de acuerdo con la experiencia o con un clculo aproximado, que se estima como promedio de prdidas probables durante un ejercicio social. RESERVA PARA DEPRECIACIN. Esta Cuenta representa la cantidad que en forma estimada, ha ido bajando de valor alguna propiedad fija, como una mquina de escribir, un silln, un librero o un edificio, por la accin del uso, del transcurso del tiempo o de la obsolescencia. RESERVA PARA AMORTIZACIN. Al realizar un gasto de instalacin, se supone que al igual que un bien mueble o inmueble, reducir su utilidad por la accin del tiempo; en esta cuenta, se acumula el valor estimado de esa reduccin. RESERVA PARA RETIROS DEL PERSONAL. Puede calcularse al fin de cada ejercicio, una cantidad estimada que se aplicar, llegando el caso, a pagar en forma graciosa u obligatoria, a un empleado que se retira. Casi en forma anloga funciona la "Reserva para Indemnizaciones'" solo que en ella se estiman las cantidades que pudieran pagarse al despedir a un trabajador. Para cualquier otra cantidad que se piense puede haber posibilidad de pagar en un futuro, se puede establecer una reserva de Pasivo, y as encontramos: "Reserva para Impuestos", Reserva para Participacin de Utilidades, Reserva para Auxilios", "Reserva para Accidentes Industriales", etc., etc. Para el grupo del Capital tenemos entre otras: RESERVA LEGAL De acuerdo con la Ley General de Sociedades Mercantiles, y por esta razn se denomina "Legal", cada ao debe hacerse una separacin de un 5% del monto de la utilidades, importe que es intocable, salvo los casos previstos en la Ley de referencia, a fin de dar estabilidad financiera al negocio, o de garantizar a los socios o terceros. Desde luego esta reserva es nicamente para sociedades. RESERVA DE PREVISIN O DE REEINVERSIN. En muy frecuentes caso, la propia administracin de una empresa hace, por si, una separacin anual de las utilidades, a fin de prevenir bajas fortuitas del negocio o bien de reinvertir parte de los beneficios. Deseamos advertir que existen algunas variantes en la forma de designar las cuentas. As, por ejemplo, la cuenta de "Caja, puede llamarse "Efectivo en Caja"; la de "Inventario de Mercancas", "Almacn"; la de "Muebles y Enseres, Inmobiliario y Equipo"; la de "Equipo de Transporte", "Unidades de Entrega"; la de "Gastos deI Instalacin", "Gastos de Adaptacin"; la
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de "Documentos Endosados", -Documentos Descontados"; la de "Hipotecas por Pagar, "Acreedor Hipotecario"; la de "Capital", -Fulano de Tal, su Cuenta de Capital"; la de "Utilidades o Prdidas", "Resultados del Ejercicio", y as sucesivamente. Otros criterios renen en una sola, dos o ms cuentas equivalentes, de tal forma que las cuentas de Caja" y "Bancos", las denominan Efectivo en Caja y Bancos; las de "Clientes" y "Deudores", "Cuentas por Cobrar"; las de "Materias Primas", "Productos en Proceso y Artculos terminados", Inventarios"; las de Proveedores" y "Documentos por Pagar", "Cuentas y Efectos a Pagar, y otras en igual forma. Existen otros que, contrariamente a lo explicado en el prrafo anterior. Prefieren hacer varias subdivisiones. Como modelo de lo dicho la cuenta de "Muebles y Enseres, la fraccionan en Inmobiliario de Oficina" y Equipo de la Tienda"; el "Equipo de Transporte, en Equipo de Reparto" y "Unidades de Transporte"; "Edificio y Terreno" en Edificios y "Terrenos"; "Gastos Anticipados en "Rentas Pagadas por Adelantado, Seguros no Vencidos", "Gastos de Organizacin", etc., etc. El criterio que debe privar, ser el que de acuerdo con la importancia de la empresa y con el movimiento de la cuenta sea necesario aplicar, para un mayor control y conocimiento. Las cuentas listadas en esta leccin y en la 3a., son las que normalmente se adaptan a la generalidad de las negociaciones, y con excepcin de los bancos e instituciones financieras y de seguros, o de empresas muy "sui generis", pueden considerarse suficientes.***** V. EL BALANCE GENERAL

I La forma ms aceptada para la presentacin del Balance General, es la "Forma de Cuenta, que consiste en presentarlo colocando el activo en el lado izquierdo, y el Pasivo y Capital en el derecho sumando ambos lados la misma cantidad, en la forma siguiente: Nombre de la Negociacin" Balance General al ................................ de ............................................... de 20....... ACTIVO........................................$ 1,000.00 ________ $1.000.00 PASIVO ..................... $ 400.00 CAPITAL .................... $ 600.00 $1.000.00

Sin embargo, en razn al espacio y tamao de la hoja que deber emplearse, se estila bastante, sobre todo en las publicaciones, mostrarlo en Forma de Reporte, que es la Siguiente:
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ACTIVO $ 1,000.00 PASIVO $ 400.00

CAPITAL $ 600.00 Donde el Capital resulta de restar el Pasivo al Activo; pero tambin puede exponerse con sumas iguales, as: ACTIVO $1.000.00 PASIVO $ 400.00 CAPITAL $ 600.00 $1 000.00 Existe la forma inglesa, no usada en nuestro pas, que muestra al Pasivo y al Capital del lado izquierdo y al Activo del derecho, o sea en forma invertida a la que nosotros empleamos. Las subdivisiones del Activo se exponen siguiendo su orden de importancia, en cuanto a la rotacin, y despus al de servicio al negocio, quedando en esta forma:

ACTIVO Circulante ......................................................................... $ 200.00 Fijo ......................................................................... $ 500.00 Diferido ......................................................................... $ 300.00 $1,000.00 En el pasivo, siguen el orden de exigibilidad de las deudas, mostrndose as: PASIVO Circulante $ 100.00 Fijo .... $ 250.00 Diferido .... $ 50.00 $ 400.00 En el capital, se anota primeramente ste, seguido de sus reservas y finalmente de la utilidad o prdida. CAPITAL Capital Social ......................................................................... $ 400.00 Rva. Legal ........................................................................... $ 20.00 Utilidades Acumuladas ...................................................... $ 180.00 $ 600.00
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Ya en cada grupo del Activo y el Pasivo, se ordenan las diversas cuentas, siguiendo las reglas siguientes: Dentro del activo Circulante se principia con el efectivo y se contina en orden de facilidad para su posible conversin al mismo de esta manera: CIRCULANTE: Caja Bancos Clientes Deudores Documentos por Cobrar Mercancas Como una excepcin, los documentos endosados, que de hecho constituyen un Pasivo, por representar una obligacin solidaria de nuestra parte hasta que sean pagados, se presentan dentro del grupo del Activo, deducindose de los documentos por cobrar, como se aprecia a continuacin: Documentos por Cobrar........................ $ 302,108.96 Menos: Documentos Endosados....................... $ 273,451.29 $ 28.657.67 En el Activo Fijo se sigue un orden de importancia en cuanto a su valor, aun cuando para este caso, hay algunas variantes; por lo tanto su presentacin puede quedar de este modo: FIJO: Edificio Terreno Muebles y Enseres Equipo de Transporte En el Pasivo Circulante, se listan las cuentas segn la importancia con que estn relacionadas al negocio: CIRCULANTE: Proveedores Documentos por Pagar Acreedores Reservas de Pasivo (diversas) En el pasivo fijo, lo ms usual es ordenarlas conforme a la importancia de su monto:
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FIJO: Acreedor Hipotecario Obligaciones en Circulacin Las cuentas de los grupos del Diferido, tanto en el Activo como en el Pasivo, no siguen una regla que pueda considerarse de aceptacin general, aun cuando normalmente se colocan segn la importancia que tienen dentro de la empresa. Para poner el ejemplo ms conocido, nos referiremos al Activo (o cargos diferidos): DIFERIDO: Gastos de Instalacin Gastos de Organizacin Pagos Anticipados Seguros Adelantados En lo referente a la presentacin del Balance, para tener una base firme de comprenderla, consideremos que este Estado Financiero deber, siguiendo su definicin, encontrarse balanceado permanentemente, ya que en dicho documento se desarrolla, inalterable, la siguiente frmula matemtica, fundamento de toda la contabilidad: ACTIVO = PASIVO + CAPITAL Esto se concebir con mayor exactitud, al considerar, como ya se ha estudiado, que el Activo lo componen valores positivos y el Pasivo y Capital negativos, pues el Activo comprende posesiones y el Pasivo y El Capital Deudas, solo que las del Pasivo son a favor de terceros, y las del Capital, a favor del propietario o propietarios del negocio. Existen otros grupos de divisin y designacin para el Activo y el Pasivo, aparte de los estudiados, de los cuales citaremos como principales: ACTIVO DISPONIBLE. Es una segregacin del Circulante, para anotar en l el efectivo en caja y bancos. ACTIVO FLOTANTE: Sinnimo de Activo Circulante. ACTIVO INTANGIBLE: Comprende concesiones y franquicias, crdito mercantil, patentes y marcas y en general cualquier valor de naturaleza inmaterial. PASIVO CONSOLIDADO: Sinnimo de Pasivo Fijo. PASIVO CONTINGENTE: El que se refiere a valores sujetos a alguna eventualidad para que se conviertan en Circulante o Fijo. Por ejemplo, un documento descontado en el banco, que si no es pagado por el obligado directo, se convierte en una duda propia.
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PASIVO FLOTANTE: Sinnimo de Pasivo circulante.*****

INGRESOS DE OPERACION

VENTAS

COSTO DE VENTAS EGRESOS DE OPERACION GASTOS DE OPERACIN

GASTOS FINANCIEROS EGRESOS NO OPERACION OTROS GASTOS

ELEMENTOS DEL ESTADO DE RESULTADOS

PRODUCTOS FINANCIEROS INGRESOS NO OPERACION OTROS PRODUCTOS

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VI.

EL ESTADO DE PERDIDAS Y GANANCIAS

Aunado al balance General, el Estado de Prdidas y Ganancias es el documento financiero que completa la informacin econmica de una empresa, pues es el que demuestra cmo se ha llegado al resultado final derivado de las operaciones mercantiles. Como en el balance, en el Estado de Prdidas y Ganancias hay tres captulos principales, estos son; los ingresos, las deducciones y los resultados. Los ingresos pueden ser por ventas o servicios, y son los que encabezan la relacin en el Estado. Cuando se trata de enajenacin de mercancas inmediatamente despus de la venta sigue, como deduccin el costo de las mismas. La diferencia entre la venta y el costo, nos da el primer resultado positivo o negativo y se denomina "Utilidad o Prdida Bruta". Hasta aqu el Estado de Prdidas y Ganancias, estara redactado de la siguiente manera: Ventas......................................... $ 500,000.00 Costo........................................... $ 350,000.00 Utilidad Bruta.............................. $ 150,000.00 A la utilidad obtenida en bruto, hay que disminuirle las asignaciones necesarias para la administracin, la venta y el financiamiento, las cuales vienen a constituir los "Gastos Generales". Efectuada esta ltima deduccin, se llegar al resultado final: la "Utilidad o Prdida Neta". Por lo mismo, el documento que estudiamos, se expondr en su conclusin, como sigue: Ventas......................................... $ 500,000.00 Costo........................................... $ 350.000.00 Utilidad bruta............................... $ 150,000.00 Utilidad Bruta............................... $ 160,000.00 Gastos Generales ........................ $ 100,000.00 Utilidad Neta................................ $ 50,000.00 Los grupos de Ventas, Costos y gastos Generales, se subdividen. A fin de poder apreciar cmo se han formado. Dentro de las ventas, distinguiremos las "Totales" o "Brutas y las "Netas.
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VENTAS TOTALES son las sumas de todo lo expedido, a Crdito o al contado, sin ninguna deduccin. Este Captulo del Estado de Prdidas y Ganancias se ve afectado por. DEVOLUCIONES. Son aquellas mercancas que por no satisfacer a un cliente en cuanto a su calidad, composicin, apariencia, etc., las devuelven de plano a su proveedor. BONIFICACIONES O REBAJAS. Representan las deducciones al precio que un negociante concede a un comprador, a fin de animarlo a retener una mercanca defectuosa o dismil, o que por cualquier otro motivo no ha satisfecho los deseos del adquiriente. No deben confundirse las bonificaciones al precio, con los descuentos, de los cuales se hablar en su oportunidad. Ejemplificando esta parte del Estado de Prdidas y Ganancias, ya subdividida se presentara as: Ventas Totales............................................................$ 550,000.00 Menos: Devoluciones..........$ 35,000.00 Rebajas.................. $ 15.000.00 $ 50.000.00

Ventas Netas.............................................................. $500,000.00 Los Gastos Generales se afectan con una primera divisin en "Gastos de Operacin" y "Otros Gastos". Los primeros se relacionan a las operaciones del negocio, y los segundos son de ndole diversa de ellas. Los Gastos de Operacin se subdividen a su vez, en "Gastos de Venta", "Gastos de Administracin y "Gastos Financieros". GASTOS DE VENTA son los ligados estrechamente con la operacin de vender, siendo un resultado directo de esta actividad. Podemos sitar entre otros: los sueldos de vendedores de mostrador, los de los agentes de ventas, la luz de la tienda, la propaganda el impuesto sobre los ingresos, las erogaciones por empaque, embarque y entrega de mercancas, etc. GASTOS DE ADMINISTRACIN se componen de los efectuados en relacin con la parte administrativa de una empresa. Consideraremos, en tal virtud, los sueldos administrativos, los de la oficina, los del departamento de contabilidad, la renta de las oficinas, la renta del telfono, los telegramas, las estampillas postales, los suministros de escritorio etc., etc. Hay la posibilidad de que los ltimos relacionados, puedan atribuirse tambin a las ventas. A fin de poder distinguir, de una manera prctica, si un gasto afecta a la venta o a la administracin, sobre todo en los que puedan presentarse a confusin o atribuirse a ambos grupos, conviene hacerse esta pregunta: Si no pago este gasto, seguira vendiendo? Si la

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respuesta es negativa. El gasto corresponder a la venta, si es afirmativa se relacionar con la administracin. Por ejemplo, inquiriendo: Si no pago a los dependientes de la tienda podra continuar vendiendo? No se podra, porque no habra quien atendiera la venta al pblico sin retribucin; entonces el gasto lo es de venta. Un segundo ejemplo: Si no pago el recibo de luz de las oficinas, proseguira mis ventas? Naturalmente que s, pues aunque las oficinas permanecieran a obscuras y la corriente de las calculadoras y sumadoras se suspendiera, la tienda continuara vendiendo: esto no es entonces un gasto de venta, sino de administracin. Tambin puede caber esta interrogante, refirindola a la administracin en vez de a la venta. GASTOS FINANCIEROS se refieren a los intereses, rditos y similares pagados por el uso de un dinero ajeno; tambin puede asimilarse las cobranzas y situaciones bancarias. Los descuentos al precio de las mercancas, cuando se conceden por pronto pago, o por liquidar anticipadamente a su vencimiento un cliente. Estos descuentos tienen su base en una operacin financiera, como es la de recibir un dinero en forma anticipada, por lo mismo, como ms arriba se advirti, su naturaleza es de distinta fuente a la de las bonificaciones. Deducidos los Gastos de Operacin de la Utilidad Bruta, obtendremos este resultado: la "Utilidad o Prdida de Operacin". As pues, este captulo del Estado de Prdidas y Ganancias, aparecera redactado en la forma siguiente: Utilidad Bruta...............................................................$ 150,000.00 Gastos de Operacin: Gastos de Venta.......................... $ 28,000.00 Gastos de Administracin............ $ 65,000.00 Gastos Financieros...................... $ 2.000.00

$ 95.000.00

Utilidad de Operacin.................................................. $ 55.000.00 La ltima deduccin la componen los OTROS GASTOS dentro de los cuales: Se clasificar cualquier desembolso que no tenga relacin con las operaciones normales de la empresa. Citaremos, entre otros, el descuento sufrido en la venta de acciones de telfonos, una prdida al vender algn mueble o mquina de oficina, comisin a un corredor por la venta de un terreno, etc. Esta porcin final del documento financiero que examinamos, mostrara esta redaccin: Utilidad de operacin........................................ $ 55,000.00 Otros Gastos..................................................... $ 5.000.00 Utilidad Neta...................................................... $ 50.000.00 Es posible que la empresa reciba intereses por cuentas corrientes u otros conceptos, que obtenga a su vez, descuentos por pronto pago, o consiga cualquier otro beneficio financiero;
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de ser as, se har una clasificacin de estos rendimientos dentro de un grupo que se denominar Productos Financieros", Tambin puede transmitir acciones telefnicas con utilidad, vender un bien mueble o inmueble provechosamente, etc., estas operaciones con fruto, compondrn el grupo de Otros Productos. Los Productos Financieros y los Otros Productos se relacionan con el Estado de Prdidas y Ganancias, a continuacin de Gastos Financieros y Otros Gastos, respectivamente. VII. EL COSTO DE LAS VENTAS

Toda mercanca que se vende bien sea producida o revendida, tiene un costo determinado. Se distinguen dos clases de costo: los industriales y los comerciales. Los costos industriales se aplican a los productos manufacturados. Sus componentes son: la materia prima, la mano de obra y los gastos de fabricacin. La materia prima o primeras materias, llamadas as por ser lo primero que ingresa a la produccin, son los ingredientes que entran en la composicin de un producto acabado. Suelen distinguirse en este grupo la materia prima directa y la indirecta. La materia prima directa es la que fcilmente se identifica en un producto y constituye su importe principal, digamos, por ejemplo, la madera en una silla, el papel de un libro. La indirecta, llamada tambin materiales indirectos, es la que no se reconoce bajo un simple examen, bien por entrar en el producto en poca cantidad o haber servido para terminarlo; tal puede ocurrir con el pegamento con que se une la silla, con la lija para pulirla, con las letras de oro de la cubierta del libro, con el hilo para coserlo, etc. Tambin se clasifican como indirectos los artculos de conservacin y limpieza. La mano de obra o sea el trabajo individual, manual o por medio de maquinaria, puede ser tambin directo o indirecto, llamndose en la primera forma al que se realiza transformando seguidamente el material en otro producto deseado; la labor indirecta es la que auxilia en forma general a todo el trabajo directo. Podemos ejemplificar la mano de obra directa, con la del artesano que corta, pule y da forma o arma una silla; tambin con la del que imprime un libro, e! que corta simtricamente sus hojas, el que lo encuaderna, etc. Un ejemplo de tareas indirectas, ser el de vigilancia de la produccin el de conservacin de la maquinaria, limpieza de la herramienta, aseo del local de la fbrica, etc. Los gastos indirectos de fabricacin, son los que auxilian a la produccin en general, derramndose su importe entre todos los artculos manufacturados; entre otros podemos listar la fuerza motriz, el alumbrado, la renta, la depreciacin de la maquinaria, los combustibles y lubricantes, el consumo de herramienta pequea, y algunos otros. El costo comercial es realmente sencillo, pues nicamente se compone del precio pagado por una mercanca que se desea revender, si dicha mercanca no la adquirimos en la plaza de
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nuestra residencia, deberemos agregarle el importe de los fletes, y tambin el de los impuestos de importacin y gastos aduanales, si los efectos se compran en el extranjero. Existen dos maneras de determinar matemticamente el costo: PRIMERA: Ir calculando el costo de la mercadera conforme se va vendiendo; es decir, obtener el importe de los que hemos pagado o nos ha costado fabricar cada artculo, paralelamente a su venta. Imaginmonos que nos dedicamos al ramo de telas. Vendemos 10 metros de una tela determinada en $ 100.00, como nosotros pagamos dicha tela a $ 7.00 metro, el importe de nuestro costo ser de $ 70.00. Los $ 100.00 los anotaremos en la Cuenta de Ventas, y los $ 70.00 en la de Costos. As continuaremos durante todo el ejercicio comercial, al final del cual, sumaremos todos los costos, que supondremos en $ 350,000.00, obteniendo as una Utilidad Bruta de $ 150,000.00 SEGUNDA: Comparando los inventarios inicial y final, es decir, el importe de la mercanca que tenamos al iniciar las operaciones, con el que nos resta al finalizarlas, con los agregados correspondientes durante dichas operaciones, segn se explica ms abajo. Este segundo procedimiento implica los pasos siguientes: a) Haber contado en forma material el valor de la mercanca, materias primas, artculos en proceso y terminados, al iniciarse el ejercicio, es decir el de los inventarios iniciales. b) Agregar durante el perodo de operaciones el importe de las Compras Netas (Compras Totales menos Devoluciones y Rebajas) de efectos revendibles, si se trata de empresa comercial, o de las materias primas y materiales, si el negocio es fabril. c) En caso de industria, se agregar tambin lo pagado por mano de obra. d) En el mismo caso del punto anterior, tambin debern sumarse los gastos indirectos de produccin o fabricacin. e) Contar fsicamente la existencia de mercaderas en el caso de un comercio, o el de materia prima y materiales, produccin en proceso yI artculos terminados, en el caso de una fbrica, al finalizar el perodo de operaciones. Poniendo un ejemplo prctico, supongamos que la existencia inicial importa $ 300,000.00 que se han adquirido mercancas por $ 375,000.00 durante el ejercicio y que nuestro inventario final es de $ 325,000.00 el desarrollo matemtico de los datos anteriores, quedara presentado en esta forma. Inventario Inicial................................................. $ 300,000.00 Mas
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I Compras Netas................................................. $ 375,000.00 $ 675,000.00 Menos I Inventario Final................................................. $ 325,000.00 Costo de lo Vendido........................................... $ 350,000.00

Fcilmente puede uno explicarse por qu el procedimiento descrito nos da el costo de las ventas. Si principiamos con $ 300,000.00 de mercancas y compramos otros $ 375,000.00 deberamos poseer entre la existencia inicial y las compras agregadas $ 675,000.00, pero como hemos efectuado ventas, no tenemos ya los $ 675,000.00 sino una cantidad inferior, entonces la diferencia entre lo que deberamos tener ($ 675,000.00) y lo que realmente hay ($ 325,000.00), es lo que sali para su venta, es decir, lo que expendimos, en nuestro caso $ 350,000.00, que ser el costo de nuestras ventas. Si la empresa es fabril, el estado del costo podra resultar como sigue: Inventarios Iniciales: Materias Primas.............................................................. $ 125,000.00 Produccin en Proceso................................................... $ 75,000.00 Artculos Terminados...................................................... $ 100,000.00 $ 300,000.00 Mas Materias primas Adquiridas.......... $ 135,000.00 Mano de Obra Empleada............ $ 180,000.00 Gastos de Fabricacin Incurridos..$ 60,000.00

$ 375,000.00 $ 675,000.00

Menos Inventarios Finales: Materia Primas............................ $ 115,000.00 Produccin en Proceso............... $ 65,000.00 Artculos Terminados.................. $ 145,000.00

$ 325.000.00

Costo de lo Vendido ........................................................ $ 350,000.00

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VIII.

ANALISIS DE LOS GASTOS

En nuestra sexta leccin explicamos que los Gastos Generales se dividen en dos grupos principales: Gastos de Operacin y Otros Gastos. Tambin enseamos que los gastos de operacin afectan una subdivisin, en Gastos de Venta, de Administracin y Financieros. Ahora deseamos aclarar que resulta de importancia primaria conocer el desglose del total de cada una de las tres ltimas subdivisiones referidas, pues hay necesidad de estudiar cmo se ha llegado al total de las erogaciones administrativas y de venta, as como a las financieras. Para lograr lo anterior, se estila analizar los desembolsos, agrupando los erogados durante el ejercicio, que sean semejantes o afines. Siguiendo esta prctica, podemos sumar las quincenas de lo devengado por los servicios de nuestros empleados y obtener as el total de sueldos. Recabando el total de los alquileres, se llegar a las RENTAS. Recopilando los pagos por compra de estampillas postales y por telegramas, integraremos CORREOS Y TELGRAFOS. Conociendo el monto de lo pagado a la Secretara de hacienda, tesorera local, etc., sabremos los IMPUESTOS. El importe de las llamadas telefnicas nos proporcionar los TELEFONOS. Examinando el valor de los anuncios en peridicos, televisin, revistas, radio, etc., encontraremos la PROPAGANDA. Si totalizamos los recibos de la Ca. De Luz, nos enteraremos del consumo de LUZ Y FUERZA, y as sucesivamente. Remitindonos a las cantidades anotadas en la citada leccin No. 6, obtendremos un modelo para gastos de Operacin, como sigue: GASTOS DE OPERACIN: GASTOS DE VENTA: Sueldos de Vendedores......................... $ 3,000.00 Comisiones............................................ $ 7,000.00 Empaques y embarques........................ $ 1,500.00 Impuesto Sobre Ingresos Mercantiles....$ 15,000.00 Propaganda............................................ $ 1,000.00 Varios.................................................... $ 500.00 GASTOS DE ADMINISTRACIN Sueldos de funcionarios......................... $ Sueldos de oficina.................................. $ Renta...................................................... $ Papelera y artculos de escritorio.......... $ Luz y Calefaccin................................... $ Telfonos............................................... $ Correos y Telgrafos............................. $ Impuestos.............................................. $ Depreciacin Equipo de Oficina............ $
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$ 28,000.00

15,000.00 6,000.00 24,000.00 2,000.00 1,800.00 2,100.00 800.00 7,600.00 5,300.00

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Varios.................................................... $ GASTOS FINANCIEROS Descuentos sobre Ventas...................... $ Intereses y descuentos bancarios.......... $ Situaciones............................................. $ TOTAL GASTOS DE OPERACIN:

400.00

$ 65,000.00

600.00 1,200.00 200.00

2,000.00

$ 95,000.00

OTROS GASTOS: Prdida en venta de Bonos......... $ Prdida en venta de camioneta.. $ $

400.00 4,600.00 5,000.00

Concluido el aprendizaje de cmo se analizan los gastos, estamos en posicin de redactar un Estado de Prdida y Ganancias en forma completa. Hay dos maneras, como para el balance, de presentar el Estado de Prdidas y Ganancias. La primera se llama Forma de Reporte, y se ilustra a continuacin: Ventas............................................................... $ 300,000.00 Costos............................................................... $ 180,000.00 Utilidad Bruta.................................................... $ 120,000.00 Gastos Generales............................................. $ 85,000.00 Utilidad Neta..................................................... $ 35,000.00 La Segunda forma se denomina de Cuenta y la disposicin de sus datos es como sigue: Costos.................... $ 180,000.00 Utilidad Bruta.......... $ 120,000.00 $ 300,000.00 -----------------Gastos Generales.. $ 85,000.00 Utilidad Neta........... $ 35,000.00 $ 120,000.00 ----------------Ventas.................... $ 300,000.00 ___________ $ 300,000.00 -----------------Utilidad Bruta.......... $ 120,000.00 ___________ $ 120,000.00 ------------------

La primera forma de las explicadas, es la ms aceptada, pues de una manera lgica se parte del total de los ingresos, se le van deduciendo el costo y luego los diferentes gastos, y se va determinando, por sustraccin, la utilidad Bruta, la de Operacin y finalmente la Neta. La exposicin en forma de cuenta, desarrolla las diferentes frmulas matemticas del Estado que se estudia. En la parte izquierda, se agrega la Utilidad Bruta al Costo, lo cual
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produce las ventas que aparecen en el lado opuesto. Despus los Gastos Generales se aaden a la Utilidad Neta, lo que da como resultado la Utilidad Bruta, que tambin se muestra en la otra parte de aloja, pudindoles hacer otras comparaciones, tales como los gastos de Operacin y la utilidad de Operacin, con el total que produce la Utilidad bruta ms Productos financieros; Tambin los otros Gastos ms la Utilidad neta, debern ser iguales a la utilidad de operacin ms Otros Productos, y as sucesivamente. Tomando las cantidades que se anotan para los diferentes renglones de ingreso de deduccin, de captulo VI y VII, y de la presente, construiremos el siguiente estado de Prdidas y Ganancias:
Ventas Totales Menos: Devoluciones Rebajas $ 550,000.00 $ 35,000.00 $ 15,000.00 $ 500,000.00 $ 50,000.00

VENTAS NETAS Costo de lo Vendido: Inventario Inicial Ms: Compras Totales Menos: Devoluciones Rebajas Compras Netas Total Mercanca en Dispon. Menos: Inventario Final UTILIDAD BRUTA

$300,000.00 $ 400,000.00 $ 15,000.00 $ 10,000.00 $ 25,000.00 $ 375,000.00 $ 675,000.00 $ 325,000.00

$ 350,000.00 $ 150,000.00

Gastos de operacin: Gastos de Venta: Sueldos de Vendedores Comisiones Empaques y Embarques Imp. Sobre Ingresos Merc. Propaganda Varios Gastos de Administracin: Sueldos de Funcionarios Sueldos de Oficina Renta Papelera y Art. Escritorio Luz y Calefaccin Telfonos Correos y Telgrafos Impuestos Deprec. Equipo de oficina Varios Gastos Financieros: Descuentos sobre Ventas Intereses y Desc. Bancarios

$ 3,000.00 $ 7,000.00 $ 1,500.00 $ 15,000.00 $ 1,000.00 $ 500.00

$ 28,000.00

$ 15,000.00 $ 6,000.00 $ 24,000.00 $ 2,000.00 $ 1,800.00 $ 2,100.00 $ 800.00 $ 7,600.00 $ 5,300.00 $ 400.00

$ 65,000.00

$ $

600.00 1,200.00

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Situaciones UTILIDAD DE OPERACIN Otros Gastos: Prdida en venta de bonos Prdida en venta de camioneta

200.00

2,000.00

$ 95,000.00 $ 55,000.00

$ $

400.00 4,600.00

5,000.00

UTILIDAD NETA

$50,000.00

IX.

INTERPRETACIN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

Conocidos los dos estados financieros fundamentales, proporcionados por la Contabilidad, necesitamos valernos de ellos y obtener el mximo provecho interpretativo de sus datos, ya que sera de muy reducida utilidad el elaborarlos, sin poder traducir por as decirlo, su lenguaje numrico. Describiremos siete comparaciones bsicas que pueden hacerse, y las valiosas conclusiones a que debe llegarse, logrando en esta forma, un fructuoso resultado de la contabilidad. Primera: ACTIVO CIRCULANTE CONTRA PASIVO CIRCULANTE. Esta comparacin nos proporcionar el factor de liquidez y mediante ella, conoceremos hasta qu grado podr el negocio hacer frente a sus compromisos en cartera, conforme se vallan venciendo. Se considera que una proporcin de 2 a 1, o sea que el Activo Circulante sume, cuando menos, el doble del Pasivo Circulante, es aceptable. La conclusin apuntada, se basa en la consideracin de que es posible, en un caso extremo, realizar el activo Circulante, por lo bajo, a la mitad de su valor, lo cual proporcionar los fondos suficientes para pagar las deudas. Segunda: ACTIVO REALIZABLE CONTRA PASIVO CIRCULANTE. Aun cuando muy similar a Circulante, por Activo Realizable se entienden el dinero, las cuentas bancarias y los valores que pueden convertirse en dinero inmediato. Por lo mismo podr entrar en esta clasificacin adems del dinero y las cuentas de cheques, los adeudos de nuestros clientes y los documentos a su propio cargo, que si no han vencido, hay una posibilidad ms o menos segura, de descontar; entrarn tambin las mercancas y cualquier otro rengln de fcil liquidacin. La razn resultante indicar que existe solvencia inmediata si, cuando menos, el total del Activo Realizable es igual al Pasivo Circulante, es decir, que su relacin mnima sea de 1 a 1, pues en este caso, para la satisfaccin de cualquier compromiso habr fondos o la manera de allegrselos en cualquier momento. Esta relacin suele conocerse, dentro del campo econmico, como Prueba del cido. Tercera: ACTIVO FIJO CONTRA PASIVO FIJO. Con esta comparacin, podremos conocer si nuestros edificios, terrenos, maquinaria y diferentes equipos, as como las instalaciones, estn en posicin de responder a los crditos alargan plazo, que son los que normalmente se contratan para adquisicin de las citadas propiedades. Como los acreedores
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a largo plazo se aseguran con el Activo fijo, y es normal que el crdito proporcionado sea hasta por la mitad de su valor o ligeramente superior al mismo, a fin de tener una buena garanta, la razn normal de esta comparacin deber ser de 2 a 1. Debemos aclarar que el importe de los bienes en cuestin, deben tomarse a su valor de mercado y no al de compra, o sea que debern restarse las convenientes reservas de depreciacin y amortizacin. Cuarta. CAPITAL LIQUIDO CONTRA PASIVO. Al equiparar el capital neto con nuestras deudas, nos daremos cuanta de si el negocio pertenece ms a sus dueos que a sus acreedores o viceversa. Lo aconsejables es que la participacin de los propietarios sea mayor, pues ello dar solidez al negocio y evitar pago de intereses por el uso de un capital ajeno. Esto debe regir, an cuando el inters que se pague por un prstamo sea inferior al obtenido como resultado de las transacciones comerciales, pero si este caso se presenta, debe estudiarse con cuidado, para determinar cul es la mayor conveniencia. Para este punto, un capital de 1.5 a 1 de pasivo o mayor, se considera favorable. Quinta: UTILIDADES CONTRA CAPITAL. Es de suma importancia averiguar que porcentaje, con relacin al capital invertido, han producido las operaciones de una empresa. Desde luego, hemos de considerar que a mayor riesgo o trabajo para nuestra inversin, debe corresponderle mayor inters, as por ejemplo, si prestamos con una buena hipoteca, podemos considerar un riesgo mnimo, y un inters anual alrededor de 10% ser satisfactorio; esta es una de las razones por las que las instituciones financieras, trabajan con porcentajes relativamente reducidos. Para un comercio en que el capital est sujeto a contingencias mayores, puede ser bueno un inters de 18 a 20%. Continuando con esta secuela inversionista, la industria, que afronta los mayores riesgos derivados de la aceptacin de sus productos, investigaciones de mercado, inversin en proyectos, etc., y responsabilidades superiores con personal ms numeroso o calificado, puede aspirar a lograr un rendimiento de 25 a 30% de inters sobre sus patrimonio. Los porcentajes que aqu referimos, estn desde luego sujetos a un estudio minucioso, en el que debern tomarse en cuenta todos los factores posibles y la mayor experiencia a mano, para poder fijar el porciento de inters razonable. Sexta: ROTACIN DE COBROS A CLIENTES. El ritmo de las ventas con base crediticia, o en abonos diferidos a plazos retirados, debe guardar una estrecha relacin con los cobros por el mismo concepto. En este aspecto no es comn llevar un ritmo anticipado, pero en cambio, deber cuidarse el paralelismo de lo vendido, con los pagos hechos por los clientes. La relacin de la venta al cobro, resulta de dividir el total de las ventas realizadas, entres el promedio de la suma de los saldos de clientes y documentos por cobrar. Entre ms alto sea el ndice de rotacin resultante, la aceleracin de los cobros ser mayor, lo cual indicar una buena recuperacin de crditos, con la inherente ventaja de menor inversin de capital para este rengln. Es de advertir que hay que tomar tambin el promedio de los plazos concedidos, pues debe averiguarse si el exponente de rotacin est relacionado con la cifra promedio ltimamente citada. Pueden existir otras varias comparaciones, verbi gratia, los costos contra las ventas, los gastos contra las utilidades, las diversas clasificaciones de los gastos entre s, las ventas
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de contado contra las de crdito, el activo contra el capital, el activo circulante contra el activo fijo, el pasivo circulante contra el pasivo fijo y otras ms que pueden resultar interesantes. El encontrar y escoger las relaciones ms convenientes, depende del tipo de empresa, de la acuciosidad en el estudio econmico y de la capacidad administrativa de los dirigentes. Cada empresario tiene en sus manos, con el balance y el Estado de Prdidas y Ganancias, la mejor base para un anlisis provechoso y de conclusiones contributivas al progreso de la empresa. X. EL PUNTO DE EQUILIBRIO

En toda negociacin debe existir una cantidad que represente el mnimo de ingresos por ventas o servicio, necesario para que la empresa, aun no obteniendo utilidades, no sufra tampoco prdidas. Esta cantidad, hasta cuyo lmite, ni se pierde ni se gana, se denomina El punto de Equilibrio. Es de fundamental importancia conocer el punto de equilibrio, a fin de vigilar constantemente el total de entradas en un perodo, mensual como el ms indicado, y tratar de mantenerse siempre por encima de aqul o de compensarlo cuanto antes, si no hubiera podido alcanzarse en un ejercicio determinado. Lo primero de necesitamos averiguar, para determinar el punto objeto de nuestro estudio, ser el costo promedio de la venta y los gastos que varan en relacin con la misma; esta serie de erogaciones variables que sern mayores a ventas ms altas y disminuirn si las cuentas decrecen, pueden componerse de diversos gastos, entre los cuales citaremos, como ejemplo, el impuestos sobre las ventas, las comisiones, los gastos de empaque, la gasolina para los vehculos los repartidores, cierta clase de propaganda, estudios de mercado retribuidos a base del incremento en ventas, gastos por apertura de crditos y, si se trata de una negociacin fabril, los relacionados directamente con la produccin Los gastos fijos comprenden todas las partidas que deben pagarse independientemente de si la venta es alta o baja; entre ellos podremos encontrar las rentas, la luz, los sueldos administrativos y de oficina, los de los empleados, los de los empleados de mostrados si no estn a comisin, los diferentes seguros, la depreciacin y la amortizacin, los intereses sobre prstamos, etc. Para lograr una resolucin a base de un caso prctico, supongamos que hemos llegado a la conclusin de que el costo de venta es un 66% de la misma, y que los cargos variables representan un 9% adicional, haciendo un total de 75%.

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Por otra parte, hemos sumado los cargos fijos y nos han dado un monto de $116,131.91. Representando el punto de equilibrio, o sea la incgnita, por X determinaremos la ecuacin siguiente: X = 116,131.91 + .75X Pasando la incgnita con su coeficiente al primer trmino, le cambiaremos el signo, de acuerdo con la regla algebraica de los signos y resultar: X - .75X = 116,131.91

Efectuando la suma algebraica de las incgnitas que es igual a :.25X (1.X - .75X) la ecuacin quedar en la siguiente forma: .25X = 116,131.91 Trasladando al segundo trmino el coeficiente de X, que pasar dividiendo por estar multiplicando en el primero, de acuerdo con los postulados del lgebra, tendremos ahora: 116,131.91 X = ----------------------.25 Efectuando la divisin, el resultado final ser: X = 464,527.64 Que es el PUNTO DE EQUILIBRIO. De la ecuacin que precede, deduciremos la siguiente regla general: REGLA: PARA OBTENER EL PUNTO DE EQUILIBRIO, DIVIDIREMOS EL TOTAL DE GASTOS FIJOS, ENTRE EL RESULTADO DE RESTAR A 1.00, LA SUMA DE LOS PORDCIENTOS DE COSTO MAS GASTOS VARIABLES. Podemos comprobar las operaciones que antes desarrollamos, de esta manera: si vendemos 464,527.64 con unos cargos variables del 75% dichos cargos sern iguales a 348,395.73; agregndoles los cargos fijos de 116,131.91 tendremos:
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348,395.73 + 116,131.91 -------------------464,527.64 Cantidad que ya habamos determinado como punto de equilibrio, o sea aquella mnima para salir a mano es decir, sin prdida ni utilidad. Conociendo el punto de equilibrio, podemos hacer clculos para una ampliacin de nuestras operaciones y conocer cunto sera el resultado favorable si nuestras ventas subieran, mediante la promocin citada, 100 o 200 mil pesos ms, por ejemplo, y teniendo en consideracin que seguramente aumentaran los gastos fijos. Tambin sabramos la prdida que se resentira, de disminuir nuestros ingresos determinadas cantidades, por debajo de nuestro punto de equilibrio. Del mismo modo, nos ensearemos a controlar los gastos fijos y procurar aminorarlos o convertirlos en variables, pues exponiendo un ejemplo al extremo, a fin de hacer resaltar la importancia de tener los menos cargos fijos posibles, veremos que si todos los cargos fueran variables, desde la primera venta se tendra utilidad, ya que solamente gravitara sobre ella el porciento variable, y no existira punto de equilibrio; en cambio si los cargos variables fueran nulos, el punto referido se encontrara al nivel del total de cargos fijos, pues hasta que ellos se cubrieran con las ventas, principiara a haber utilidades.

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