Bewirtungskosten

1. Was sind Bewirtungskosten und welche knnen Sie steuerlich geltend machen
Der Gesetzgeber hat bestimmte Ausgaben nicht oder nur zum Teil als Betriebsausgabenabzug zugelassen. Hierzu gehren auch die Bewirtungskosten ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG). Steuerrecht: Fundstellen: 4 Abs. 4, 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2, 4 Abs. 7 EStG; 15 Abs. 1a Nr. 1, 14 UStG; EStR 22; EStH 22. Handelsrecht: Fundstelle: 275 HGB Buchungssatz fr Bewirtungskosten Bewirtungskosten Vorsteuer 200 32 an Finanzkonto 232

Soll Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

Haben Finanzkonto

SKR 03/04 1200/1800

Buchungssatz fr die nicht abzugsfhigen Betriebsausgaben bei Kapitalgesellschaften nicht abzugsfhige Betriebsausgaben 69,60 an Bewirtungskosten Vorsteuer 60,00 9,60

Soll nicht abzugsfhige Betriebsausgaben

SKR 03/04 4655/6645

Haben Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

Praxis-Info:
Auerhalb der Bilanz muss der Gewinn um diese nichtabzugsfhigen Betriebsausgaben erhht werden.

Buchungssatz fr die nichtabzugsfhigen Betriebsausgaben bei Einzelunternehmen Privatentnahmen 69,60 an Bewirtungskosten Vorsteuer 60,00 9,60

Soll Privatentnahmen

SKR 03/04 1800/2100

Haben Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

2. Bewirtungskosten sind generell abzugsfhig

Das Handelsrecht kennt fr die Bewirtungskosten keine Einschrnkungen. Die gesamten Aufwendungen drfen den handelsrechtlichen Gewinn mindern, da sie im engeren betrieblichen Zusammenhang gettigt wurden ( 275 HGB). Auch das Steuerrecht lsst die Bewirtungskosten zuerst einmal - Kosten, die durch den Betrieb veranlasst sind - als Betriebsausgaben zu ( 4 Abs. 4 EStG). Dann aber kommt im nchsten Absatz ( 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG) die Einschrnkung. Danach knnen Aufwendungen fr die Bewirtung von Personen aus geschftlichem Anlass nur zu 70 % (bis 2003 80 %) als Betriebsausgaben gebucht werden. Die restlichen 30 % (bis 2003 20 %) drfen den Gewinn nicht mindern, und sind auerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder hinzuzurechnen.

Praxis-Info:
Eine Bewirtung liegt vor, wenn Personen bekstigt werden und die Darreichung von Speisen oder/und Getrnken eindeutig im Vordergrund steht. Bewirtungsaufwendungen sind Aufwendungen fr den Verzehr von Speisen, Getrnken und sonstigen Genussmitteln. Hierzu gehren auch die Nebenkosten wie z.B. Trinkgelder und Garderobengebhren.

3. Bewirtung ist nicht gleich Bewirtung

Bei der Bewirtung mssen Sie unterscheiden zwischen
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allgemeinen betrieblichen Bewirtungskosten und geschftlichen Bewirtungskosten.

Die allgemeinen betrieblichen Bewirtungskosten sind in voller Hhe als Betriebsausgaben abzugsfhig. Hier erfolgt keine Krzung auf 70 %. Diese liegen vor z.B. bei Betriebsveranstaltungen und Arbeitnehmerbewirtung (EStR 21 Abs. 7). Selbst wenn Partner der Arbeitnehmer an der Veranstaltung teilnehmen, bleibt sie betrieblich.

Praxis-Info:
Mit dem vollen Betriebsausgabenabzug kann es aber auch sein, dass es sich um Lohnzahlungen handelt, die versteuert werden mssen (z.B. bei unblichen Betriebsveranstaltungen; 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 2 EStG).

4. Die geschftlichen Bewirtungskosten sind nicht voll abzugsfhig

Die geschftlichen Bewirtungskosten fremder Personen, mit denen Sie eine Geschftsbeziehung aufbauen wollen oder bereits unterhalten, sind nur zu 70 % (bis 2003 zu 80 %) abzugsfhig.

Praxis-Info:
Nehmen an einer geschftlichen Bewirtung neben den Geschftsfreunden auch Arbeitnehmer teil, drfen Sie die Kosten nicht aufteilen. In diesem Fall gehren die gesamten Kosten zur den geschftlichen Bewirtungskosten und unterliegen der Krzung. Ein Unglck kommt selten allein Der Bundesfinanzminister hat zum 1.4.1999 das Umsatzsteuerrecht gendert. Waren bis zum 31.3.1999 die gesamten Vorsteuerbetrge abzugsfhig, ist dies seit 1.4.1999 nicht mehr so. Bei Bewirtungskosten ab diesem Zeitpunkt mssen die abzugsfhigen Vorsteuerbetrge ebenfalls um 30 % (bis 2003 um 20 %) gekrzt werden ( 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG). Keine Bewirtung sind
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wenn Aufmerksamkeiten in geringem Umfang gereicht werden (Kaffee, Tee oder Gebck) z.B. im Rahmen einer betrieblichen Besprechung. Voraussetzung ist aber, dass es sich um eine bliche Geste der Hflichkeit handelt. Auf die Hhe der Aufwendungen kommt es nicht an. die Produkt- und Warenverkostungen z.B. im Herstellungsbetrieb, bei Kunden, Gro- und Einzelhndler, bei Messen, da hier ein unmittelbarer Zusammenhang mit dem Verkauf der Produkte u. Waren besteht. Neben dem eigenen Produkt drfen auch Aufmerksamkeiten gereicht werden (z.B. Brot bei einer Weinprsentation).

Diese Kosten knnen in voller Hhe (ohne Einschrnkung auch bei der Vorsteuer) als Betriebsausgaben gebucht werden.

5. Sie haben zwei Methoden zur Auswahl

Das bedeutet fr Sie, dass die anteiligen Bewirtungskosten und Vorsteuerbetrge
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bei Kapital- und Personengesellschaften auf das Konto "nicht abzugsfhige Betriebsausgaben" umgebucht und auerhalb der Bilanz dem Gewinn wieder zugerechnet werden oder bei Einzelunternehmen ber eine "fiktive Entnahmebuchung" korrigiert werden.

Beispiel: Am 6.5.2004 laden Sie Geschftsfreunde zu einem Essen ein, um die Geschftsbeziehungen zu intensivieren. Die Kosten betragen 823,95 + 131,83 Umsatzsteuer = 955,78 . Ihnen liegt eine ordnungsgeme Rechnung vor. Lsung: Die gesamten Betriebsausgaben sind seit 2004 nur zu 70 % abzugsfhig. Der Vorsteuerabzug muss auch auf 70 % beschrnkt werden.

6. Bei Kapital- und Personengesellschaften

Buchungssatz fr Bewirtungskosten

Bewirtungskosten Vorsteuer

823,95 131,83 an Finanzkonto 955,78

Soll Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

Haben Finanzkonto

SKR 03/04 1200/1800

Buchungssatz fr die nicht abzugsfhigen Betriebsausgaben in der Steuerbilanz nicht abzugsfhige Betriebsausgaben 286,74 an Bewirtungskosten Vorsteuer 247,19 39,55

Soll nicht abzugsfhige Betriebsausgaben

SKR 03/04 4655/6645

Haben Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

Der Gewinn muss auerhalb der Bilanz um die nicht abzugsfhigen Betriebsausgaben erhht werden.

7. Fr Einzelunternehmen
Buchungssatz fr Bewirtungskosten Bewirtungskosten Vorsteuer 823,95 131,83 an Finanzkonto 955,78

Soll Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

Haben Finanzkonto

SKR 03/04 1200/1800

Buchungssatz fr die nicht abzugsfhigen Betriebsausgaben in der Steuerbilanz Privatentnahmen 286,74 an Bewirtungskosten Vorsteuer 247,19 39,55

Soll Privatennahmen

SKR 03/04 1800/2100

Haben Bewirtungskosten Vorsteuer

SKR 03/04 4650/6640 1575/1405

Buchfhrungs-Tipp:
Einzelunternehmen mssen nicht (knnen aber) so buchen. Auch Einzelunternehmer knnen den Gewinn auerhalb der Bilanz um die nicht abzugsfhigen Betriebsausgaben erhhen.

Praxis-Info:
Ohne besonderes Konto keine Betriebsausgaben: Damit die Bewirtungskosten bzw. der 70%-ige Anteil auch vom Finanzamt anerkannt wird, mssen Sie die gesamten Kosten auf einem gesonderten Konto "Bewirtungskosten" buchen ( 4 Abs. 7 EStG).

8. Aufzeichnungspflichten
Die gesamten Kosten mssen getrennt von sonstigen Kosten gebucht werden. Nachfolgende Flle verstoen nicht gegen die gesonderten Aufzeichnungspflichten (BFH, Beschluss vom 19.8.1999, BStBl II 2000, S. 203; EStH 22):
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Sie knnen auch mehrere Belege in einer Summe buchen, wenn diese z.B. in einer Kreditkartenabrechnung zusammen abgerechnet werden. Wenn auf diesem "Sonderkonto" auch irrtmlich einzelne andere Kosten gebucht und diese durch Umbuchungen berichtigt wurden. Wenn Sie alle geschftlichen Bewirtungskosten auf dem "Sonderkonto" buchen und erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten eine Umbuchung vornehmen.

Buchen Sie die Bewirtungskosten zusammen mit anderen nicht besonders aufzeichnungspflichtigen Aufwendungen auf einem sonstigen Konto, entfllt der Betriebsausgabenabzug in voller Hhe (BFH, Beschluss vom 19.8.1980, BStBl II 1980, S. 745; 4 Abs. 7 EStG; EStR 22).

Praxis-Info:
Sind die Betriebsausgaben ganz oder zum Teil nicht abzugsfhig, so entfllt auch ganz oder teilweise der Vorsteuerabzug. ( 15 Abs. 1a Nr. 1 UStG). Bei Bewirtungskosten sind 30 % der Kosten steuerlich nicht abzugsfhig dementsprechend mssen Sie den Vorsteuerabzug auch um 30 % krzen

9. Einen Nachweis ber die Kosten mssen Sie auch erbringen

Die Bewirtungskosten sind nur abzugsfhig, wenn der betriebliche Anlass durch entsprechende Belege nachgewiesen wird. Aus dem Beleg mssen nachfolgende Angaben hervorgehen:
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Ort der Bewirtung Tag der Bewirtung Anlass der Bewirtung: Hier brauchen Sie keine Aufstze zu schreiben; ein kurzer Vermerk in

Stichworten reicht aus.

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Hhe der Aufwendungen Teilnehmer der Bewirtung

Bei Rechnungen mssen Sie darauf achten, dass es sich um eine ordnungsgeme Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes handelt (EStR 21 Abs. 8 Satz 8; 14 UStG). Grundstzlich
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muss der Rechnungsempfnger eingetragen sein: Bei so genannten Kleinbetrags-Rechnungen (Rechnungsbetrag inkl. Umsatzsteuer bis 100 / 200 DM) ist kein Rechnungsempfnger erforderlich. mssen die Leistungen genau bezeichnet werden: Anzahl, Art und Bezeichnung der Speisen und Getrnke. darf nicht ein Vermerk "Speisen u. Getrnke" angegeben sein. Dieser Vermerk reicht zwar fr den Vorsteuerabzug, aber nicht fr den Abzug als Betriebsausgaben ( EStR 21 Abs. 8 Satz 9).

10. Kleine Teilnehmergruppen mssen namentlich benannt werden

Auf der Rechnung bzw. auf den Belegen mssen die Teilnehmer mit Namen benannt werden (EStR 21 Abs. 9 Satz 1).

Buchfhrungs-Tipp:
Handelt es sich um grere Teilnehmergruppen, z.B. bei Betriebsbesichtigungen, ist es unzumutbar, jeden einzelnen Namen zu vermerken. Hier gengt es, wenn auf dem Beleg eine Sammelbezeichnung vermerkt wird (EStR 21 Abs. 9 Satz 2 bis 4).

11. Nur angemessene Kosten sind abzugsfhig

Das Finanzamt wird die Bewirtungskosten auch auf die Angemessenheit der Aufwendungen hin berprfen. Bei der Angemessenheit ist darauf abzustellen, ob ein ordentlicher, gewissenhafter Unternehmer angesichts der erwarteten Vorteile die Aufwendungen auf sich genommen htte. Neben
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der Gre des Unternehmens, der Hhe des lngerfristigen Umsatzes und des Gewinns

sind vor allem die Bedeutung des Reprsentationsaufwandes fr den Geschftserfolg und seine blichkeit in hnlichen Betrieben als Beurteilungsmastab heranzuziehen (BFH, Beschluss vom 20.8.1986, BStBl II 1986, S. 904; Beschluss vom 26.1.1988, BStBl II 1988, S.629; Beschluss vom 14.4.1988, BStBl II 1988, S. 771).

12. Kosten im Rotlichtmilieu - ohne das Finanzamt

Unangemessene Kosten dienen der allgemeinen Lebensfhrung und sind nicht als Betriebsausgaben abzugsfhig (EStR 21 Abs. 12).

Die Bewirtung rckt zugunsten anderer Leistungen (z.B. Variet, Striptease oder hnlichem) in den Hintergrund, wenn die gesamten Kosten im Missverhltnis zum Wert der verzehrten Speisen und Getrnke stehen (BFH, Beschluss vom 16.2.1990, BStBl II 1990, S. 575). Zu diesen unangemessenen Kosten gehren auch die Aufwendungen anlsslich von Besuchen in
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Nachtlokalen sowie Bordellen, bordellhnlichen Betrieben.

Ein Abzugsverbot besteht auch dann, wenn bestimmte Geschftspartner den Besuch derartiger Lokale erwarten, bzw. sogar blich ist. Mastab fr die Angemessenheit ist die allgemeine Verkehrsauffassung und nicht die Anschauung besonderer Gruppen der Wirtschaft (BFH, Beschluss vom 16.2.1990, BStBl II 1990, S. 575; BMF-Schreiben - BStBl I 1994, S. 855). Nur die angemessenen Kosten sind abzugsfhig: Im Rotlichtmilieu sind nur die auf die Bewirtungsleistung entfallenden angemessenenKosten abzugsfhig, mssen aber noch auf 70 % gekrzt werden (EStH 21; 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 7 EStG).

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