CENTRO DE ENSINO UNIFICADO DO MARANHO PS-GRADUAO EM FINANAS EMPRESARIAIS E CONTROLADORIA

KELLY RODRIGUES DA COSTA RAIMUNDO NONATO DA CRUZ NETO

ORAMENTO BASE ZERO COMO TCNICA DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO

So Lus

2009 KELLY RODRIGUES DA COSTA RAIMUNDO NONATO DA CRUZ NETO

ORAMENTO BASE ZERO COMO TCNICA DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Monografia apresentada ao curso de Ps-Graduao em Finanas Empresarias e Controladoria do Centro de Ensino Unificado do Maranho - CEUMA, como requisito para obteno do ttulo Especialista em Finanas Empresariais. Orientador: Kenard de Andrade

So Lus

2009 KELLY RODRIGUES DA COSTA RAIMUNDO NONATO DA CRUZ NETO

ORAMENTO BASE ZERO COMO TCNICA DE PLANEJAMENTO FINANCEIRO

Monografia apresentada ao curso de Ps - graduao em Finanas Empresariais e Controladoria do Centro de Ensino Unificado do Maranho, como requisito para obteno do ttulo de Especialista em Finanas Empresariais.

Aprovada em _____/______/_____

BANCA EXAMINADORA

________________________________________ Professor Kenard Andrade (Orientador)

_________________________________________ 2 Examinador

________________________________________ 3 Examinador

A Deus e aos nossos pais, pelo amor, apoio, compreenso, e ajuda incondicional em todos os momentos desta caminhada.

AGRADECIMENTOS

Agradecemos a todos, que direta ou indiretamente contriburam para a concluso deste curso de Ps - graduao, em especial: A Deus, por haver nos concedido vida e o privilegio da conscientizao de saber que sem a presena Dele nada possvel. Aos nossos pais, por estarem sempre presentes em todos os momentos da minha vida, nos motivando, aconselhando, transformando nossas alegrias em suas felicidades e nos dando a certeza que sempre ser nosso porto seguro. Aos nossos amigos, por estar ao nosso lado em todos os momentos das nossas vidas, sempre nos aconselhando e confortando. Aos nossos irmos, pelo amor, ateno, compreenso e confiana dispensados em todos os momentos das nossa vidas. Ao nosso orientador Professor Kenard Andrade, por ter nos ensinado e conduzido ao longo dessa jornada, com a inerente pacincia dos mestres. Aos meus inmeros amigos do curso de Ps graduao em Finanas Empresariais pela ateno e apoio que nos deram durante o curso.

Investir em conhecimentos rende sempre melhores juros Benjamin Francklin

RESUMO

A correta aplicao do oramento em uma organizao pea-chave para o sucesso empresarial. O presente estudo monogrfico tem como objetivo destacar a importncia do oramento como tcnica de planejamento financeiro, abordando aspectos histricos, conceituais, classificao e critrios de utilizao. Para isso, ser analisado o oramento Base Zero ou OBZ como um instrumento de gerenciamento que se ajusta s novas tendncias, proporcionando ao gestor um controle efetivo dos gastos operacionais. Portanto, o oramento Base Zero uma excelente tcnica de planejamento financeiro por permitir um controle real dos gastos e, consequentemente, alavancar a organizao para esta ser destaque no setor em que atua. Palavras-chave: Oramento. Planejamento. Oramento Base Zero.

ABSTRACT

The correct budgets application in a organization is key part to the company success. This assignment has the main purpose to detach the budgets importance as a technique for financier planning, approaching some historicals aspects, concepts, classifications and technics of use. So that, will be analyzed the Base Zero Budget or OBZ as an management instrument that adjusts to new trends, providing an real control of the operationals expenses for manager. Therefore, the Base Zero Budget is an excellent technique for financier planning because permits the real control of expenses and, consequently, helps the company to be prominense in the sector when it works. Key words: Budget. Planning. Base Zero Budget.

LISTAS DE ILUSTRAO

Figura 1 Figura 2 Figura 3 Tabela 1 Figura 4 Tabela 2 Figura 5 Figura 6 Figura 7 Figura 8 Figura 9 Tabela 3 Figura 10 Figura 11 -

Componentes de um sistema oramentrio.............................. Exemplo de oramento global................................................... Organograma proposto da estrutura de uma empresa............. Os seis objetivos principais do oramento................................ Grupos de quadros oramentrios............................................ Relao entre planejamento e oramento................................. Subdiviso dos pacotes de deciso.......................................... Exemplo de VBZ por pacote...................................................... Exemplo de VBZ por pacote...................................................... Exemplo de VBZ por pacote...................................................... Exemplo de VBZ por pacote...................................................... Medidas de UDN....................................................................... Matriz de responsabilidade do OBZ.......................................... Priorizao dos pacotes deciso...............................................

15 17 21 26 30 34 35 37 38 38 39 40 41 43

SUMRIO

1 2 3 3.1

INTRODUO............................................................................................... PLANEJAMENTO ORAMENTRIO.......................................................... ORAMENTO ECONOMICO FINANCEIRO................................................ Origens do oramento.................................................................................

11 13 14 16

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3.2 3.3 3.4 3.5 5.3 3.6 5.4 3.7 5.5 3.8 5.6 3.9 5.7 3.10 5.8 4 5.9 4.1 6 4.2 4.3 5 5.1 5.2

Estrutura bsica do oramento.................................................................. Conceitos, objetivos e caractersticas...................................................... Condies necessrias para implantao do sistema oramentrio..... Classificao do sistema oramentrio.................................................... Identificao dos pacotes de deciso...................................................... Estrutura organizacional............................................................................. Elaborao das metas da Unidade de Negcios UND......................... Vantagens do sistema oramentrio......................................................... Elaborao das PBZs................................................................................. Limitaes edas VBZs................................................................................. Elaborao problemas do sistema oramentrio.................................. Sistema de controle oramentrio............................................................. Priorizao dos pacotes de deciso......................................................... Objetivos do controle oramentrio.......................................................... Acompanhamento do OBZ........................................................................ ORAMENTO............................................................................................... Vantagens e desvantagens do OBZ.......................................................... Tipos de oramentos................................................................................... CONCLUSO............................................................................................... Demonstrao do resultado do exerccio projetado................................ REFERNCIAS............................................................................................ Balano patrimonial projetado................................................................... ORAMENTO BASE ZERO (OBZ).............................................................. Conceitos e caractersticas........................................................................ Processo oramentrio do OBZ.................................................................

16 17 19 20 34 20 39 21 40 22 41 22 42 23 43 25 44 26 46 30 48 31 32 32 33

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1 INTRODUO O presente trabalho tem por objetivo propiciar uma anlise da importncia do Oramento numa organizao. Atualmente o tema tomou novos rumos face as grandes transformaes na rea econmica e financeira, provocando a imediata necessidade de novas estruturas organizacionais arrebatadas pela extraordinria revoluo cientfica e tecnolgica. Uma empresa necessita de sade financeira com o objetivo de ser bem sucedida e competitiva para poder conviver com as oscilaes do mercado e apresenta diferenas no meio de uma concorrncia cada vez mais acirrada. O primeiro mandamento que uma empresa deve seguir o planejamento financeiro. Uma organizao saudvel tem permanente preocupao principalmente com as finanas. Entende-se que a elaborao de um sistema oramentrio deve ser o mais simples possvel, entretanto, esse sistema deve ser planejado de maneira a identificar todos os departamentos e nveis superiores, quer da administrao quer da superviso, possibilitando dessa forma o controle dos gastos, ao mesmo tempo em que propicia a avaliao da eficincia e produtividade. Assim sendo, de fcil compreenso que um sistema oramentrio um importante instrumento da administrao de uma empresa de qualquer porte, para o freqente controle de todas as atividades como um instrumento dinmico de gesto. O oramento base zero - OBZ prope uma nova abordagem na rea de Gesto Oramentria e Controle de Custos. Um modelo pautado nas bases da gesto de conhecimento, visando acima de tudo aprendizagem compartilhada e difuso de novos conhecimentos. A implantao do Oramento Base Zero - OBZ traria para as empresas de pequeno e mdio porte vrios benefcios, propiciando uma viso holstica e um alto conhecimento do funcionamento das empresas. Demonstrarei neste trabalho, que o oramento base zero rejeita a viso tradicional dos demais oramentos, pois no se prende aos dados resultantes de anos anteriores, as suas projees so coligidas como se fosse pela primeira vez. necessrio ter-se uma idia ampla do que seja Oramento para depois partir-se para o Oramento Base Zero - OBZ e logo suas finalidades. Com o mais profundo cuidado examinei vrias fontes sobre a matria e por ser um tema interessante foi

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razo da escolha do ttulo desta monografia que recomendo atenta e dedicada leitura.

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2 PLANEJAMENTO ORAMENTRIO Em todos os nveis da administrao ocorre o planejamento oramentrio e o sucesso da empresa, depende da qualidade desse planejamento. Planejamento e controle so funes que devem ser diferenciadas. De igual modo, deve acontecer com o oramento, visto que facilita o exame em separado do planejamento oramentrio e o controle oramentrio, objetivando que a empresa atinja a sua meta. A caracterstica mais importante do planejamento oramentrio coordenar as vrias atividades de uma empresa como um todo, a fim de realizar os seus objetivos. No s o planejamento que assegura a realizao dos planos necessrio que exista controle. O processo de controle exige estabelecimento de padres de desempenho para guiar a realizao bem sucedida do planejamento oramentrio. Um planejamento oramentrio bem sucedido depende de vrios outros fatores, por exemplo, uma estrutura organizacional formal que aponte claramente as reas de autoridade e responsabilidade, assim como um sistema de informaes contbeis que permita efetivo controle financeiro.

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3 ORAMENTO ECONMICO FINANCEIRO Os pases que esto em desenvolvimento injetados pelo crescente volume de negcios e diversos tipos de transaes, ora de bens, ora de servios, so dependentes econmicos da globalizao, face ao fluxo internacional de capitais cada vez maiores e sempre mais competitivos. A empresa obrigada a planejar, definir objetivos e metas para a execuo dos seus servios, objetivando a produo de bens a preos mais baixos, para a conquista do mercado e dos consumidores. As metas da empresa so originadas dos seus objetivos. A globalizao faz com que a empresa reduza os preos de seus produtos em relao aos preos de seus concorrentes, para ganhar mercado, fator imprescindvel para a sobrevivncia e desenvolvimento da empresa. A produtividade outro fator muito importante nesse processo de globalizao, pois o aumento da produo gera a viabilidade de colocao no mercado e os produtos alcanam preos mais competitivos. O processo de tomada de deciso da empresa auxiliado e orientado pelo sistema oramentrio por ser um instrumento de ao. A determinao dos objetivos e das metas da empresa envolve o conhecimento de tcnicas econmicas, contbeis, estatsticas e matemticas. Toda e qualquer empresa para o seu funcionamento precisa de planejamento e controle, variando no grau de detalhamento, pelas suas necessidades, tipo e porte. Na verdade, o planejamento se faz necessrio quando as empresas alcanam maturidade e se tornam importantes para os consumidores, para os acionistas e para os concorrentes. Nesse momento imprescindvel a implantao de um sistema oramentrio. Demonstramos os componentes de um sistema oramentrio na figura 1, a seguir:

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Objetivos e Metas

Oramentos de Vendas

Oramentos de Despesas Operacionais

Oramentos de Produo

Despesas Administrativas Despesas com Vendas Despesas Tributrias Despesas Financeiras Lquidas

Matrias-primas Mo-de-Obra Direta Despesas Indiretas de Fabricao

Custo dos Produtos Vendidos

Plano Geral de Operaes

Oramento de Caixa
Dem. de Resultado do Exerccio Projetado

Balano Patrimonial Projetado

Oramento Econmico Financeiro

Figura 1 Componentes de um sistema oramentrio Fonte : IANESKO, J. A. Oramento econmico financeiro: uma contribuio relevante para a tomada de decises nas empresas.

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3.1 Origens do oramento A administrao pblica deu origem ao Oramento, principalmente para empenhar sua verba e atualmente para aferir e fixar as prioridades no planejamento global dos governos. O oramento utilizado para planejar e controlar as aes da empresa, para estabelecer uma rotina para as atividades podendo orar os resultados a serem obtidos. Em 1919, nos Estados Unidos foi utilizada pela primeira vez a tcnica oramentria, entretanto, no Brasil, s a partir dos anos setenta, as empresas brasileiras se conscientizaram da necessidade de planejar e controlar suas atividades. O oramento a etapa do processo do planejamento estratgico em que se estima e determina a melhor relao entre resultados e despesas para atender s necessidades, caractersticas e objetivos da empresa no perodo esperado. O oramento abrange funes e operaes que envolvem todas as reas da empresa com necessidades de alocao de algum tipo de recurso financeiro, para fazer face s despesas de suas aes, conforme salienta Tavares (2000, p. 375).

3.2 Estrutura bsica do oramento O oramento apresenta uma estrutura bsica formada das projees financeiras dos oramentos (peas) de cada unidade da empresa, bem como, de um conjunto de oramentos para determinado perodo, e abrange o impacto tanto das decises operacionais quanto das decises financeira. A figura 2 demonstra de forma sumria as peas que compem o oramento global.

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Oramento Global
Oramento de Vendas/Receitas

Oramento do Estoque Final

Oramento de Fabricao

Oramento dos Custos dos Materiais Diretos

Oramento dos Custos de Mo-de-obra Direta

Oramento dos Custos Indiretos de Fabricao

Oramento do Custo dos Produtos Vendidos

Oramento Operacional

Oramento das Despesas Pesquisa e Desenvolvimento Vendas e Marketing Distribuio Administrao Outros

Demonstrao de Resultado Orada Oramento Financeiro Oramento de Capital Balano Patrimonial Orado Oramento de Caixa

Figura 2 Exemplo de oramento global. Fonte : IANESKO, J. A. Oramento econmico financeiro: uma contribuio relevante para a tomada de decises nas empresas.

3.3 Conceitos, objetivos e caractersticas O planejamento e o controle de resultados so funes bsicas da administrao de empresas. Clarividente que o planejamento e o controle de resultados no podem substituir uma boa administrao nem tampouco corrigir os erros de uma administrao incompetente, o que vale a qualidade dos administradores. O planejamento a curto prazo se daria entre seis meses at um ano, a fim de obter o melhor emprego dos recursos existentes. Algumas empresas nos dias de hoje, fazem adaptao do seu planejamento com as mudanas das condies, preparando o seu oramento a cada

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trimestre, mesmo com a durao de um ano. De trs em trs meses o plano revisado e se necessrio adicionado o quarto trimestre. Para perodos superiores a um ano, o planejamento a longo prazo, ou plurianual tem a finalidade de planejar os recursos necessrios s possveis fontes de utilizao por parte da empresa e a melhor alocao em termos de taxa de retorno do investimento a ser realizada. O controle verifica e analisa o que est sendo realizado e o que foi planejado, com o objetivo de acompanhar e verificar se os resultados esto sendo alcanados ou no. Portanto, entende-se que um sistema oramentrio um instrumento da gesto empresarial imprescindvel para todas as empresas, no importando o seu porte ou tipo de atividade desenvolvida, visto que o principal objetivo coordenar todas as atividades de uma empresa. O sistema oramentrio tambm um instrumento de tomada de deciso, cujo objetivo primordial a apresentao do plano geral de operaes, com regras das normas e procedimentos que regulamentam a organizao quando elaboram e executam o sistema oramentrio, atravs de vrias tarefas a serem efetivadas obedecendo a prazos dos departamentos da empresa. Para Welsch (1996, p. 35), existe uma relao fundamental entre o planejamento e o controle, pois sem um planejamento efetivo no poder haver um controle real e, reciprocamente, sem controle efetivo, o planejamento ser inexistente. O oramento apresenta vrias caractersticas, como sejam: 1. Projeo para o futuro - necessrio se faz que o processo oramentrio seja encarado como um guia para os projetos futuros, visto que as mudanas do empreendimento so determinadas por novas condies de trabalho. 2. Flexibilidade - em vez de um plano rgido para seguir, por causa das mudanas, que obrigariam a tomada de deciso contrria aos objetivos da empresa, deve ter flexibilidade de adaptao s novas condies. 3. Participao direta dos responsveis - o fator que deve ser observado com rigor, os responsveis pelas diferentes reas da empresa devem participar em equipe, expondo suas opinies, objetivando colaborar com a administrao e estabelecer as metas da organizao.

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3.4 Condies necessrias para implantao do sistema oramentrio importante a necessidade da empresa em oferecer condies imprescindveis para o funcionamento do sistema oramentrio, a fim de assegurar o bom andamento dos negcios e oferecer informaes e dados para os executivos confrontarem os resultados atingidos com os orados. Estrutura organizacional definida A estrutura da empresa deve estar definida para ocorrer implantao do sistema oramentrio, atravs de um organograma especificando os nveis hierrquicos, os setores subordinados, a delegao de autoridade e cobrana de responsabilidade, pois condio para o alcance dos objetivos da empresa de forma ordenada e efetiva. Contabilidade aberta e informatizada Por ser considerada o centro de informaes da empresa, a contabilidade, tem muita importncia para o controle oramentrio, pois garante a execuo do oramento, e atende a dois aspectos. a) Um aspecto gerencial que se destina a oferecer diferentes informaes sobre a administrao para a tomada de decises e alicerce para o controle oramentrio, onde se d a comparao dos resultados reais das operaes com queles orados. O oramento fornece os resultados previstos e a contabilidade dos resultados alcanados. b) Um aspecto convencional se destina s exigncias legais, com relao ao fisco, a acionista, entre outros, conforme princpios e convenes da contabilidade e de acordo com a Lei n 6.404, de 15 de dezembro de 1976 e o regulamento do Imposto de Renda. Fixao dos objetivos da empresa No fcil a tarefa de fixar os objetivos e metas de uma empresa, de competncia da alta administrao. No s estabelecerem objetivos e metas, mas tambm assegurar que sejam atingidos. Os objetivos parecem um pouco vagos, entretanto, as metas o ponto de partida de todos os esforos empreendidos no perodo do planejamento visto que se baseiam nas informaes, nos dados internos e externos da organizao, como sejam: o mercado, a conjuntura econmica e os recursos financeiros.

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3.5 Classificao do sistema oramentrio So duas as classificaes de oramento, quanto a sua amplitude: 1. Oramento operacional tambm de curto prazo, nele est envolvido todo o plano de operao da empresa, onde esta discriminada as receitas, as despesas e os custos e composto dos oramentos de venda, produo e despesas operacionais. A administrao orienta os objetivos e metas propostas para a empresa, e pode ser dividido em: a) oramento peridico confeccionado para um perodo especfico, normalmente um ano. b) oramento contnuo de igual modo do oramento peridico, porm organizado em intervalos orados de um ms ou de um trimestre. 2. Oramento de capital de longo prazo, tambm chamado de investimento ou estratgico e analisa as alternativas de investimento que a empresa dispe para a implantao e aumento da sua capacidade de produo e/ou comercializao. As empresas se utilizam de outros tipos de oramentos, para orar despesas que no tem nenhuma relao direta entre o nvel de despesas de uma atividade e os nveis efetivos de produo, so eles: a) oramento incremental - abordagem para o desenvolvimento de apropriaes de despesas discricionrias, que assume como ponto de partida, para cada item de despesa, a quantia gasta por ele, no ano anterior. b) Oramento base zero (OBZ) - abordagem para o desenvolvimento de apropriaes que assume que o ponto de partida para cada despesa discricionria zero. c) fundos projetados - abordagem que desenvolve apropriaes de despesas discricionrias, organizadas em cotas, objetivando alcanar algum resultado definido. 3.6 Estrutura organizacional A implantao de um sistema oramentrio depende da empresa dispor de uma estrutura organizacional adequada oferecendo condies viveis para a sua aplicao.

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No levado em considerao s o porte da empresa, pois o sistema oramentrio implantado tambm para atividades complexas ou simplificadas. de muito valor os recursos humanos da empresa a fim de ser executado o oramento, pois o responsvel pela implantao do sistema oramentrio deve conhecer profundamente o planejamento e controle financeiro, contabilidade e do mercado de capitais. Logo abaixo podemos observar um organograma proposto da estrutura funcional de uma empresa na figura 3. Organograma proposto DIRETORIA

Controller

Comisso Oramentria

Contabilidade

Oramento Operacional

Geral/ Fiscal

Controle de Oramento

Gerencial

Figura 3 Organograma proposto da estrutura funcional de uma empresa Fonte : IANESKO, J. A. Oramento econmico financeiro: uma contribuio relevante para a tomada de decises nas empresas.

3.7 Vantagens do sistema oramentrio As vantagens mais significativas para se utilizar um sistema oramentrio, que alcanam todas as operaes anuais de uma empresa, se destacam: a obrigao de analisar antecipadamente a base das polticas da empresa;

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define as responsabilidades dentro da empresa de cada funo; elaborao de planos de acordo com todos os departamentos; obrigao de apresentar em nmeros, o necessrio para atingir resultados satisfatrios; exige apresentao de dados adequados da contabilidade; obrigao de planejar com economia os seus recursos, a fim de minimizar os custos e otimizar as receitas; a realizao rotineira obrigatria de uma auto anlise das atividades da empresa.

3.8 Limitaes e problemas do sistema oramentrio Podemos tambm encontrar algumas limitaes e problemas em um sistema oramentrio, mesmo com as vantagens mencionadas, como sejam: obteno de conscientizao dos dirigentes da empresa para o fato da existncia de um planejamento e de um controle financeiro; agir com flexibilidade na aplicao do sistema oramentrio; e exigncia para fixao especialmente no oramento de vendas. Ainda se pode citar o custo da formulao de um sistema, levando em considerao que nem todas as empresas dispem de recursos necessrios para o planejamento e elaborao dos oramentos. O sistema oramentrio deve ser implantado e adaptado gradualmente na empresa e no abruptamente, desde a sua implantao at que seja perfeita, leva de dois a trs anos, pois depende do porte da empresa. dos padres reais e quantificativas,

3.9 Sistema de controle oramentrio No s o planejamento que assegura a efetivao dos objetivos e meios propostos. Logo aps a execuo do oramento necessrio o controle, uma vez que tem por finalidade estabelecer padres indicadores e medidas de mensurao das operaes, a inexistncia de um planejamento efetivo no pode existir um

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controle real. O controle oramentrio assegura empresa rendimento dos meios econmicos utilizados na produo, na comercializao de seus produtos e onsequentemente no equilbrio das finanas, por isso fundamental o controle oramentrio, pois visa a verificao do comportamento das receitas e custos da empresa. No controle oramentrio so utilizados os relatrios de desempenho ao longo do perodo orado, visto a coordenao, a avaliao e o acompanhamento das operaes de acordo com os objetivos e metas fincados no sistema oramentrio. O elemento humano outro aspecto importante no controle oramentrio, em face de contribuio e responsabilidade pelos oramentos, desde a sua preparao e elaborao dos dados at o controle final dos mesmos. Os sistemas de informaes contbeis e gerenciais da empresa devem estar integrados ao controle oramentrio, face o fator custo-benefcio e a emisso dos relatrios tempestivos para as tomadas de decises.

3.10 Objetivos do controle oramentrio Verificar a realizao das metas propostas, ou seja, venda, produo, lucro e finanas, o objeto do controle oramentrio, visto que proporciona analisar o custo, volume e lucro, ferramentas importantes no planejamento de curto prazo, facilita que o administrador detecte o efeito das mudanas de umas variveis e no lucro. Comparando os objetivos e metas fixadas, o controle dos resultados econmicos e financeiros, pode medir a eficincia da estrutura de uma organizao e tambm quanto aos procedimentos utilizados para a execuo do sistema oramentrio. Os principais controles oramentrios so: Controle do oramento de vendas, que o ponto de partida do sistema oramentria. Deve ser feito em termos de quantidade e preo de venda projetada. Controle do oramento de produo que constitudo pelos oramentos de matrias primas, mo-de-obra direta e custos indiretos de fabricao,

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e representam todo o processo produtivo da empresa, juntamente com o oramento de produtos em elaborao e do custo dos produtos vendidos. Controle do oramento das despesas operacionais constitudo pelas despesas administrativas, que abrange as vendas, tributrias e financeiras lquidas, controladas de maneira comparativa entre o orado e o realizado, dando margem verificao de variaes. Controle de oramento de caixa utilizado como meio de controle dos seus principais objetivos que indicar a posio de caixa decorrente das atividades operacionais oradas. Tem grande influncia sobre os elementos patrimoniais, alm de comparar os ingressos e desembolsos de caixa entre o orado e o realizado. Controle do oramento global fundamental, visto que nele englobado todo o planejamento das atividades operacionais da empresa. realizado tambm em termos comparativos entre o orado e o realizado. No sentido da tomada de deciso o controle de todo o planejamento operacional serve tambm para corrigir eventuais distores e verificar os pontos fortes e fracos de todo o sistema.

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4 ORAMENTO O oramento visa orientar a administrao a fim de alcanar os fins especficos de uma empresa. constitudo de planos direcionados em questo de datas e de unidades monetrias. O oramento tem como objetivos, o planejamento, a coordenao e o controle de uma empresa, orientando a execuo das atividades, viabilizando coordenar todas as atividades que compem a empresa, a fim de otimizar os seus resultados como um todo, objetivando reduzir os riscos operacionais e detectar as causas que influenciaram os desvios ocorridos entre o planejamento e tudo que foi realizado possibilitando as correes. As etapas do oramento podem ser classificadas em oramento de longo prazo e de curto prazo. As empresas com objetivos estratgicos so consideradas no oramento de longo prazo da a sua grande importncia especialmente quando se considera o crescimento e expanso ditada na caracterizao dos modelos propostos. O oramento de curto prazo tem o perodo anual e em termos de utilizao de recursos, determina o que fazer, quando, quanto, como fazer e quais recursos utilizar. Os relatrios das sadas do sistema oramentrio se classificam em: - relatrios de anlise e desempenho - relatrios de anlise de resultado - relatrios especiais - relatrios finais Os objetivos principais do oramento so representados pela Tabela 1:

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Tabela 1 Os seis objetivos principais do oramento

OBJETIVOS

DESCRIO
sistemtico que corresponda estratgia de longo prazo da empresa.

PLANEJAMENTO Auxiliar a programar atividades de um modo lgico e COORDENAO COMUNICAO MOTIVAO CONTROLE AVALIAO

Ajudar a coordenar as atividades das diversas partes da organizao e garantir a consistncia dessas aes. Informar mais facilmente os objetivos, oportunidades e planos da empresa aos diversos gerentes de equipes. Fornecer estmulo aos diversos gerentes para que atinjam metas pessoais e da empresa. Controlar as atividades da empresa por comparao com os planos originais, fazendo ajustes onde necessrios. Fornecer bases para a avaliao de cada gerente, tendo em vista suas metas pessoais e a de seu departamento.

Fonte: BROOKSON, 2000, p.9

4.1 Tipos de oramentos O processo oramentrio se compe dos oramentos, a seguir expendidos, sem, contudo, obedecer seqncia lgica de elaborao que so eles: Oramento de vendas - o marco inicial do sistema oramentrio, uma vez que representa o plano das vendas futuras da empresa, a parcela mais expressiva da organizao. O responsvel pela elaborao desse oramento na maioria dos casos o executivo mximo da empresa, que deve ter cincia das limitaes da empresa. Uma das dificuldades enfrentadas no oramento de vendas, face ao avano tecnolgico das empresas, a formao do preo de venda dos seus produtos. de fundamental importncia para as empresas a poltica de preos, e em especial as varejistas. Para decidir com relao a formao e fixao de preos de vendas utilizada a anlise de custo. Um dos elementos bsicos para a formao do preo de venda, a utilizao do mark-up, que um ndice multiplicador ou divisor - que, aplicado ao custo do produto, fornece o preo de venda, ou seja, uma porcentagem que ser adicionada ao custo para que se

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chegue ao preo de venda desejado. O mark-up deve cobrir os impostos e taxas aplicadas sobre as vendas, as despesas administrativas, as despesas, as vendas e o lucro. Pode ser construdo um mark-up para cada produto ou linha de produtos. de fundamental importncia na formao dos preos de venda entender dois conceitos bsicos: O primeiro procedimento utilizado logo na formao do preo, baseado nas informaes objetivas, como tempo de fabricao e quantidade de materiais com valores a custos correntes. E segundo, trabalha com os princpios dos custos futuros. Oramento de produo - originado nas vendas projetadas, visto que nenhuma razo existe se uma produo for projetada se a empresa no contar com um mercado para expor o seu produto venda. Na empresa industrial o oramento de produo um instrumento necessrio, pois determina os custos dos produtos, em face de finalidade de transformar as matrias primas em produtos prontos, somados a mo-de-obra e s despesas ou custos de fabricao. No sistema oramentrio, o oramento de produo o instrumento bsico para a formalizao dos oramentos seguintes: a) compras e consumo de matrias primas; b) custo de mo-de-obra direta - MOD; c) despesas (ou custos) indiretas de fabricao - DIF. ou CIF; d) produtos de elaborao; e) custo dos produtos vendidos OPV. Para as empresas industriais o oramento de produo a parte mais complexa no plano geral de operaes. Podemos conceituar o oramento de produo como uma estimativa da quantidade de bens cuja fabricao deve se d no exerccio oramentrio juntamente com o seu custo. A diretoria da empresa define os objetivos e metas do oramento de produo, analisando o comportamento da demanda de seus produtos determinando um lote econmico ou um nvel mnimo de estoque, levando em conta a necessidade de capital de giro da empresa. Oramento de matrias-primas - O oramento de matrias primas formalizado uma vez que foram determinadas as unidades a serem produzidas atravs do oramento de produo. A organizao da produo um fator importante na coleta de dados e estimativas precisas e necessrias para que a empresa opere com normalidade. O acompanhamento do consumo de matrias

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primas pela produo e as compras necessrias so previstos nesse oramento, aspecto importante para atender a poltica de estoque da empresa. Deve-se levar em considerao o espao disponvel para estocar os produtos determinando o volume de cada compra no planejamento de aquisio e estoque. Oramento de produtos em elaborao Est diretamente relacionado ao oramento de matrias primas, se refere ao tempo de fabricao dos produtos. Se for longo o tempo de fabricao dos produtos, parte da produo orada para um determinado perodo ter sido iniciada em perodo anterior bem como a produo para o perodo seguinte (orado) ter seu incio neste. Isso significa dizer que necessrio calcular a matria prima adquirida para o fim do mesmo, considerando o planejamento da produo. Oramento de mo-de-obra direta (MOD) - O custo total de produo formado por esse oramento e mais os oramentos de matrias primas e de custos indiretos de fabricao. Os salrios mais encargos sociais e provises (frias, 13 salrio, contribuies previdencirias) pagos ao pessoal ocupado ou ligado no processo produtivo representa o oramento de mo-de-obra direta. Esse oramento formalizado pelo executivo encarregado do setor com o departamento de pessoal da empresa. Podemos concluir que esse oramento tem como objetivo determinar a necessidade de horas de trabalho, a estimativa de custos para cada produto e o planejamento quanto a necessidade de pessoal para a fbrica. Oramento de custos indiretos de fabricao ou CIF - constitudo em: mo-de-obra indireta, materiais indiretos, seguros, aluguis, taxas depreciaes, energia eltrica, gua e etc., so os considerados produtos de trabalhos especficos. Oramento de custo dos produtos vendidos - Esse oramento conclui o oramento de produo e fornece os estoques iniciais e finais de produtos prontos tanto em quantidades como em valores. Oramento de despesas operacionais - composto pelas despesas administrativas, com vendas, financeiras lquidas e tributrias. Compreende os custos de administrao inerente diretoria, staff executivo, pessoal burocrtico e os gastos de expediente, os custos comerciais incorridos antes, durante e aps as vendas, bem como, as despesas da rea de marketing do tipo administrativa: os custos financeiros, originrios dos juros e outras despesas decorrentes de financiamentos obtidos pela empresa e os custos tributrios representados pelos encargos fiscais.

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Oramento de caixa - atravs do oramento de caixa que se faz o planejamento financeiro da empresa. O oramento de caixa demonstra as entradas e sadas de caixa para um determinado perodo de tempo. A empresa deve ter sempre saldos de caixa, objetivando evitar embaraos e compensar as diferenas entre os ingressos e desembolsos de caixa, durante o exerccio projetado. Entendese que o principal objetivo do oramento de caixa propiciar o levantamento dos recursos financeiros necessrios para a execuo do plano geral de operaes, bem como a realizao das transaes monetrias da empresa, com a otimizao da aplicao dos recursos prprios e de terceiros, nas atividades na empresa. Oramento global - O plano geral de operaes de uma empresa se encerra com o oramento global. uma juno de todas as informaes os outros oramentos, com relao a produo e as despesas operacionais e por meio das tcnicas de formao de preos, fornecero os dados para o oramento de vendas (receita, quantidade e preo unitrio), de despesas tributrias (ICMS, PIS, COFINS, IRPJ, CSLL), em perodos de tempo ou mensal ou trimestral, alm da margem de lucro desejada pela empresa para esse perodo. Pode ser tambm elaborado de acordo coma Lei n 6.404/76. Segundo Sobanski, (1994:19), o processo oramentrio composto de 9 partes, conforme Figura 4.

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Grupos de Quadros Oramentrios

Oramento das Vendas Oramento das Desp. Comerciais e de Promoes

Oramento de Quantidades a Produzir

Oramento das Despesas Adm. E Outras

Oramento dos Materiais de Produo

Oramento da Mo de Obra Direta

Oramento dos Custos Indiretos de Fabricao

Oramento das Despesas Adm. E Outras

Oramento de Caixa (e Emprstimos)

Oramento dos Materiais de Produo

Oramento dos Materiais de Produo

Oramento dos Materiais de Produo

Figura 4 Grupos de quadros oramentrios Fonte : Sobanki. 1994:19

4.2 Demonstrao do resultado do exerccio projetado importante pea do sistema oramentrio juntamente com o balano patrimonial projetado, pois elaborado pelos oramentos operacionais auxiliares, como sejam: oramento de vendas, de produo (matria-prima, mo-de-obra direta, despesas indiretas de fabricao e custo dos produtos vendidos) e oramento

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de despesas operacionais (administrativas, de comercializao e financeiras lquidas). Com a aprovao dos oramentos auxiliares, pode ser analisado todo o plano geral de operaes pela comisso oramentria, que avalia atravs do lucro operacional projetado e tambm pela taxa de retorno sobre o investimento todo o planejamento realizado.

4.3 Balano patrimonial projetado a ltima etapa do sistema oramentrio e realizado comparando os exerccios encerrados no ano anterior e orado. Para a formalizao do balano patrimonial projetado preciso reunir os elementos patrimoniais necessrios no processo operacional da empresa. Tem o objetivo de informar a liquidez orada, que significa dizer, a capacidade financeira para o perodo em termos econmicos e a situao do patrimnio da empresa. O balano patrimonial projetado constitui pea importante do sistema oramentrio uma vez que viabiliza avaliar todo o planejamento realizado, com referncia aos aspectos econmico e financeiro, usando instrumentos tcnicos para analisar os balanos, e podemos citar: a) estrutura de capitais - verifica a participao de capitais de terceiros (endividamento); a composio do endividamento, a imobilizao do patrimnio lquido e a imobilizao dos recursos no correntes. b) liquidez - verifica a liquidez geral, a liquidez corrente e a liquidez seca. c) rentabilidade - verifica o giro do ativo, a margem lquida, a rentabilidade do ativo, a rentabilidade do patrimnio lquido, entre outros. d) prazos mdios - verifica o prazo mdio de renovao de estoques, o prazo mdio de recebimento das vendas, o prazo mdio de recebimento das compras, o ciclo operacional e o ciclo de caixa..

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5 ORAMENTO BASE ZERO (OBZ) O oramento base zero ou OBZ foi pela primeira vez formalizada no Departamento de Agricultura dos Estados Unidos em 1960, entretanto, s em 1969 estudos foram implementados para a sua utilizao pela Texas Instruments, sendo utilizado inicialmente em 1970 pela Diviso de Assessoria e Pesquisa dos Estados Unidos. O oramento base zero - OBZ uma alternativa para solucionar as desvantagens de outras formas de oramentos que se utilizam do oramento do ano anterior como ponto de partida para a elaborao do oramento atual. Todas as peas projetadas no oramento base zero, so reunidas pela primeira vez, pois rejeita a idia dos outros oramentos, que levam em considerao os dados do ano passado somado a mais um adicional. O surgimento do oramento base zero se deu em face de trs problemas existentes no oramento empresarial, segundo Pyhrr (1973), que so: 1. no terem sido estabelecidos alguns objetivos e metas, ou os objetivos e metas, tal como a direo os entendia e previa no serem realistas luz do valor final orado; 2. algumas decises operacionais que afetavam as quantias necessrias no tinham sido tomadas; 3. as quantias do oramento no eram estritamente alocadas de acordo com as alteraes de responsabilidade e de carga de trabalho. A idia principal do OBZ envolver todos os empregados da unidade de negcio, buscando empenho e comprometimento com os resultados da unidade, que devem ser especialistas nas metas de sua responsabilidade e pela riqueza de detalhes do oramento e monitorar a contabilidade para garantir alcanar o resultado.

5.1 Conceitos e caractersticas As operaes do oramento base zero devem comear da estaca zero, portanto, exigido que sejam computadas as vendas, a fabricao e outras peas oramentrias.

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As solicitaes de dotaes oramentrias exigem as justificativas detalhadamente, para a avaliao e classificao quanto a sua importncia. Para cada atividade ou operao confeccionado um pacote de deciso, onde constam as analise de custo, finalidade, alternativas, medidas de desempenho, conseqncias de no executar a atividade e benefcios. As atividades, prioridades e recursos financeiros da empresa so reexaminados no oramento base zero em todo o incio de exerccio. Para tanto, emergem perguntas, quais sejam: O que gastar? Quanto gastar? Como gastar? Onde gastar? Por que gastar? As principais caractersticas e objetivos do OBZ, de acordo com Carvalho (2002, p. 5), so: analisar o custo-benefcio de todos os projetos, processos e atividades partindo de uma base zero; focalizar objetivos e metas das unidades de negcio cujos recursos so conseqncia do caminho ou direo planejada; assegurar a correta alocao de recursos com base no foco e nos fatores chaves do negcio; aprovar o nvel de gastos aps a elaborao com base em critrios previamente definidos; desenvolver forma participativa, com intensa comunicao entre as reas; e fornecer subsdios decisrios inteligentes para a gesto.

5.2 Processo oramentrio do OBZ Todas as funes e atividades da empresa so analisadas com detalhes a fim de atingir o resultado almejado alm de identificar opes entre realizao parcial ou total das metas estabelecidas e os custos a ela referenciado. So 5 as fases pelas quais passa esse processo, como demonstra a Tabela 2.

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Tabela 2 Relao entre planejamento e oramento

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Preparao da Coleta de Identificao base dados e avaliao Oramentria. detalhada das Estabelecimento atividades, de metas e alternativas e objetivos custos para realizao dos planos
Fonte: Pyhrr, 1981:3

Fase 4 Negociao do Oramento. Determinao das opes entre objetivos e custos

Fase 5 Consolidao do Oramento e plano de operao

Para cada fase desse fluxo espera-se um prazo mdio de um ms para a sua realizao. As partes que apresentam a maior dificuldade se acham entre a Fase 2 e a Fase 3. Os dados obtidos na Fase 2 geram o incio da elaborao do oramento futuro, no qual cada responsvel pela elaborao do oramento, por meio de uma reavaliao das despesas e gastos deve propor (Fase 3) o nvel de gastos para o exerccio futuro, justificando-os como objetivo principal, a maximizao do resultado da empresa.

5.3 Identificaes dos pacotes de Deciso Cada atividade descrita analisada separadamente, tanto as atuais como as novas, e podem estar em um ou mais pacote de deciso. A administrao pode alocar recursos financeiros para as atividades mais importantes, portanto, entendese que o pacote de deciso l um documento identificador ao descrever uma atividade especfica, oferecendo oportunidade para a administrao avaliar e priorizar uma atividade ou outra a fim de obter recursos imediatos e tomar decises para aprovar ou rejeitar. Segundo Pyhrr (1973, p. 6) a identificao das atividades onerosas ou custos elevados inclui: finalidade (metas e objetivos); conseqncias de no se executar a atividade; medidas de desempenho; caminhos alternativos; custos e benefcios.

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O pacote de deciso pode ser dividido em unidades menores chamadas de varivel base zero (VBZ) e para melhorar ainda mais a informao pode ser dividida em diversos ncleos base zero (NBZ), conforme Figura 5. VBZs PACOTES
Lpulos Malte High-Maltose Matria-prima cido Fosfrico Fermento Caramelo Cloreto de Clcio Isona D Aditivos Profoam Rolhas Rtulos Embalagem Garrafa Caixa Carto Outras Embalagens MOD Quebra gua Solvente p/ Inkjet Gerao de Frio Filme Shrink Ar Comprimido DIF Efluentes Industriais Gerao de Vapor Energia Eltrica Filme Stretch Filme Topo Pallet Descartvel Cola Tinta para inkjet Aromticos Pellet Amargor Extrato Amargor Pellet

Outras MP Cerveja
gua CO2

Custo Varivel

Cerveja
MIP Total

Figura 5 Subdiviso dos pacotes de deciso Fonte : LUNKES, Rogrio Joo. Manual de Oramento

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As informaes para a elaborao do oramento so extradas da unidade do ncleo base zero e s vezes confundido e utilizado pelos administradores/contadores como um centro de custo. A VBZ pode ser constituda de apenas um ncleo ou vrios ncleos. Como exemplo, apresentamos uma viso macro da VBZ de uma determinada empresa. Pode-se tambm exemplificar o ncleo base zero, com a abertura das variveis, assim:

UNIDADES Administrao Central Centros de Distribuio Fbricas Comerciais Outros...

NCLEOS BASE ZERO Produo Logstica Financeiro

VARIVEL BASE ZERO

CONTAS CONTABIS Aluguel do Prdio Administrativo

Aluguel de Imveis

Aluguel do Armazm/Depsito Aluguel do Prdio de Logstica

A empresa pode dividir o mtodo em vrios pacotes de deciso na formulao do oramento base zero, que podem ser divididos em vrias VBZs, que se agrupam formando ncleos base zero. Exemplificando: O pacote de deciso de aluguis pode ser dividido em aluguis de imveis e aluguis de veculos (VBZ) e esse gasto faz parte de um ncleo (NBZ). A elaborao do oramento de base zero de uma unidade exige a necessidade de garantir a existncia de donos de pacotes base zero (PBZ) e em especial as variveis atuantes (VBZ) que devero estudar e conhecer bem a atual estrutura da empresa, dimensionando-a para o exerccio seguinte, elabora a memria de clculo para cada varivel base zero, realizando comparaes com a mesma VBZ do ano anterior e justifica a solicitao de recursos.

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Se a empresa tiver vrias unidades as metas so fixadas nelas cujas medidas so detalhadas at que atinja o ltimo nvel hierrquico da empresa. Alguns exemplos de VBZs por pacote demonstram as Figuras 6, 7, 8 e 9: PACOTE Aluguis VBZ Aluguis de Hardware Aluguel Equipamentos Aluguel de Imveis Aluguel de Veculos Manuteno de Veculos Alugado Servios Fretes/Carretos Auditoria Impostos e Taxas Prmio de Seguro Servio Corretagem Ref. Seguros Adicionais Encargos/Provises Indenizaes/Aviso Prvio Ordenados Ajuda de Custo Assist. Mdico Odontolgico B. Treinamento Viagem e Estadias Estagirio Medicamentos Outros Gente PAT Previdncia Privada Programa Escolaridade Recrutamento e Seleo Sade Ocupacional Segurana Transferncia Transporte Treinamento Vale Alimentao

Fretes Gastos Financeiros

Gente

Indireto Gente

Figura 6 Exemplo de VBZ por pacote (Alugueis, Fretes, Gastos Financeiros, Gentes e Indireto Gente) Fonte: Universidade AMBEV

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PACOTE
Informtica

VBZ
Linha Comunicao Manuteno de Hardware Manuteno Solftware Proc. Dados Serv. Terc. Proc. Dados/Unidades Proc. Dados Desp. Acess. Desimpedimento de rea Desp. c/Advog. Contratados Despesas com Publicao Despesas Judiciais Documentos Gerais Honorrios Advoc. Eventuais Honorrios Advog. Permanente Cons de Edifcio e Inst Cons de Equipe p Escrit Cons de Mquina/Equipe Cons de Veculo Despesas com Laboratrio Manut. Barris Manut. de Cilindros CO2 Manuteno de Elevadores Serv Terceir Manut Event Serv Terceir Manut Perm.

Jurdico

Manuteno

Figura 7 Exemplo de VBZ por pacotes (Informtica, Jurdico e Manuteno) Fonte : Universidade AMBEV

PACOTES
Prejuzo com Distribuio

VBZ

Diferenas de Estoque Manuteno de Pallets Prej Prod Devol Prob Logi Prej c/Sin e Inden Prej CCorrente Inrrecuper Prej Cilindros e Barris Prej Erro de Programao Prej Pro Acabado Mov. Prej Prod. Acab. Transf. Prej Prod. Acabado FIFO Prej/ProdDevol-ProbProduao Prejuzo e Capatex Prejuzo c itens Obsoleto Prejuzo c Prod. Cerveja Prejuzo c/Prod. Refrigerante Prejuzo c/Pallets Prejuzo Embalagens Prejuzo Garrafas Ressarcimento Prejuzo Garrafeiras Outros Ressarcimentos (-) Ressarc. Prejuzo Ativo Giro (-) Figura 8 Exemplo de VBZ por pacotes ( Prejuzos com Distribuio e Ressarcimento) Fonte : Universidade AMBEV

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PACOTE Terceiros

VBZ Almoxarifado Apoio Adm (Serv. Gerais) Consultorias Correlagem de Cmbio Despesas com Subprodutos Folha Pagamento Jardinagem Limpeza Outros Servios Terceirizados Recepcionista Servios Administ. e Digitao Servios Indedutiveis Telefonista Temporrio Vigilncia Combustveis e Lubrificantes Condues Contribuies Doaes e Contribuies Erro Utilidades Eventos Material de Expediente Multas Ouras Utilidades Refeies e Lanches Telefone/Fax/Telex Viagens e Estadas Ajudante de Armazm Empilhadeiras

Utilidades

Apoio Logstico

Figura 9 Exemplo de VBZ por pacotes (Terceiros, Utilidades e Apoio Logsticos) Fonte : Universidade AMBEV

5.4 Elaborao das metas da Unidade de Negcio (UDN) A definio das diretrizes, premissas e padres gerais so feitos e conjuntura econmica social, metas de vendas e marketing, compras, produtividade e mais outros indicadores de desempenho poltica de investimentos, recursos humanos e informtica podem estar embutidos nos indicadores estratgicos do balanced scorecard ou no oramento estratgico. Os altos executivos da empresa definem as metas para as unidades de negcios e so responsveis pela formalizao de medidas de desempenho que

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devem ser atendidas. Para cada UDN, um gestor responsvel pela execuo e controle. Toda a unidade avaliada pelas medidas da UDN que so bastante amplas.

Tabela 3 Medidas de UDN

MEDIDAS DE DESEMPENHO Volume de Venda Contas a receber Cobertura - Quantidade de Clientes Market Share - Fatia de Mercado Concorrncia conquista do mercado Custo Total - OBZ

METAS 1.000.000 produtos R$ 200.000,00 6.000 clientes 45% do mercado 5% do mercado R% 800.000,00

Fonte: Manual de Oramento, pg. 97, Rogrio Joo Lunkes, Editora Atlas - 2003

5.5 Elaborao das PBZs

Os pacotes referentes a cada unidade so elaborados a partir da fixao das metas macro oramentrias, quando tambm definida a matriz de responsabilidade de cada pacote de deciso e de cada conta ou VBZ. O gestor de cada pacote responsvel pela aprovao e pelo controle do gasto da sua unidade. Tambm realiza a consolidao das VBZs de seu pacote e apresenta ao dono da unidade e a diretoria geral da empresa para aprovao ou reprovao do oramento.
Pct. Aluguis Pct. Utilidades Pct. Pessoal Pct. Fretes UDN Gestor da Unidade

PBZs

Gestor de cada Pacote

Unidade de Responsabilidade Imveis Joo (financeiro) Prdio Admin. Joo (financeiro) Armazm

NBZ s

VBZs

Equipamentos Pedro

Matriz de responsabilidade do OBZ Joo

(financeiro)

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Figura 10 Matriz de responsabilidade do OBZ Fonte : LUNKES, Rogrio Joo. Manual de Oramento

5.6 Elaborao das VBZs Todo e qualquer gasto efetivado na unidade o dono da VBZ tem que aprovar. A empresa deve usar preferencialmente as mesmas contas do plano de contas ou outro qualquer critrio. A elaborao, monitoramento e controle so de responsabilidade do responsvel de cada VBZ. A controladoria da empresa responsvel pela definio das premissas gerais e padres, para que a previso das metas oramentrias seja descentralizada na sua totalidade. O dono da VBZ o mesmo responsvel pela unidade de responsabilidade, que tem como meta a manuteno dos recursos para as atividades e satisfao de todos os clientes da empresa. sua atribuio tambm

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buscar formas de melhoria e reduo dos gastos de sua unidade de responsabilidade. Para diagnosticar as distores devem ser utilizadas ferramentas, como exemplo, o diagrama de causa efeito, se a unidade de sua responsabilidade apresentar problemas para manter os gastos dentro do previsto. Os recursos necessrios so usados com um bom gerenciamento, pois do contrrio a empresa pode apresentar resultados negativos a mdio e longo prazo, entre outros se registra a excluso do mercado, clientes insatisfeitos, inexistncia de informaes, a falta de crescimento, motivao do pessoal e desobedincia das obrigaes legais. O processo de reviso inicia-se to logo elaborados os pacotes de deciso. A determinado quanto gastar e onde gastar, e os pacotes so classificados em ordem de benefcio para a empresa. Os pacotes devem ser aceitos quando fixado o valor, com nvel de gasto com base em critrios de estratgia/custo/benefcio.

5.7 Priorizao dos pacotes de deciso No oramento base zero essa fase crtica, uma vez que traa o futuro da empresa. Os pacotes so selecionados adotando-se os critrios com base na estratgia dos objetivos. A empresa recebe os pacotes em ordem decrescente de benefcios. A operao de um programa particular ou unidade de responsabilidade representada pelo pacote de deciso, que representam incrementos que refletem nveis diferentes de atividade e de consumo dos recursos. A alta direo da empresa fixa previamente atravs de critrios ordenados os pacotes de deciso que so comunicados por meio do planejamento estratgico. Todos os pacotes considerados mdia prioridade e prioridade da empresa so aceitos. O pacote de deciso incrementado deve ser aprovado pelo dono do pacote e tem que enfatizar os benefcios e os resultados para a empresa, principalmente o aumento dos gastos. Para a efetivao do incremento o dono do pacote deve discernir com mincias os objetivos materiais e humanos necessrios.

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Enquanto um pacote bsico representa um nvel mnimo de atividade outros pacotes auxiliam a identificao do aumento de atividade e de gastos. Por exemplo, o pacote bsico de atendimento ao cliente pode incluir gastos com treinamento de empregados, gastos incrementais para visitas em outras empresas e assim por diante. A Figura 11 ilustra o processo de seleo dos pacotes de deciso:

A3

A2 B4 A1

Baixa Prioridade

A3

B3

A3 A2 B2 C2 A2 A1 B1 C1 A1 UR Recursos Humanos UR Produo UR Logstica Mdia Prioridade

A3

A2

Prioridade

A1

Figura 11 Priorizao dos pacotes deciso Fonte : LUNKES, Rogrio Joo. Manual de Oramento

Ranking

5.8 Acompanhamento do OBZ Para acompanhar melhor o oramento base zero - OBZ sugerido criar uma agenda mensal de acompanhamento para o Analista de Oramento de cada organizao, que dever constar dias especficos e datas agendadas com desvelo, considerando o fim do ms anterior e incio do ms seguinte, cujas datas so avaliadas e controladas.

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Abaixo relacionamos exemplos de calendrio anual de reunies e acompanhamentos: atualizao de arquivos de fechamento e sua disponibilidade para os donos dos pacotes, a fim de proceder anlise quanto ao custo do ms e para tambm corrigir possveis erros de lanamento (4 dia til); definio de tendncias dos trs meses subseqentes ao ms atual, com justificativa das VBZs com gastos alm das metas (1 dia da segunda semana); plano de ao para recuperar o gasto alm da meta (1 dia da segunda semana) reunio de acompanhamento, apresentao do controle (2 dia til da terceira semana); envio de planilha atualizada da composio do real x meta (penltimo dia do ms); elaborao da proviso das despesas para fechamento do ms, com os donos de pacotes (ltimo dia do ms). Para verificar o planejado e o realizado de uma empresa necessria a preparao do calendrio de acompanhamento do oramento. Se por acaso as metas projetadas no forem atingidas, o dono da VBZ deve apresentar as justificativas das variaes implementando um programa de melhoria continuado. Deve diagnosticar as causas que deram origem aos resultados no esperados para a soluo dos problemas.

5.9 Vantagens e desvantagens do OBZ O oramento base zero tem como principal desvantagem o tempo para a sua formulao, pois muito burocrtico visto que envolve muitos papis e inmeros controles, por isso demanda de mais tempo para a sua elaborao do que os oramentos tradicionais, visto que os gastos dependem de justificativa e aprovao. O oramento base zero pode ser implantado em qualquer empresa com ou sem fins lucrativos, bem como, na indstria, no comrcio e de qualquer servio, sendo essa uma das principais vantagens. Para o resultado globalizado do negcio as atividades so controladas atravs das relaes de contribuio.

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Podemos citar algumas vantagens do oramento base zero, a seguir: obriga os gestores reflexo acerca das operaes ao mesmo tempo em que procura oportunidades de melhoria; oferece informaes com detalhes inerentes a recursos necessrios para atingir os fins almejados; alerta os excessos e duplicidades no que diz respeito s atividades e aos departamentos; exige concentrao nas reais necessidades sem dar importncia s variaes do ano anterior; propicia um acompanhamento melhor daquilo que foi planejado para o que foi realizado; Podemos tambm enumerar vrios benefcios do OBZ com relao aos oramentos tradicionais, a seguir expendidos: o OBZ representa um movimento para alocar recursos levando em considerao a necessidade e o benefcio, enquanto que o oramento tradicional se prende a cuidar de extrapolar o passado adicionando um aumento em termos de porcentagem sobre o custo atual e geralmente no so destinados recursos para as linhas que no foram requeridos; no OBZ emerge uma atitude interrogativa no lugar de assumir prticas advindas do passado; o OBZ dirige a ateno para a produtividade e no exclusivamente para o custo; o OBZ desperta o interesse do pessoal pelo trabalho, por que existe o envolvimento e se mostram motivados.

6 CONCLUSO

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A economia mundial que vem sendo abalada pelo processo de globalizao atinge as empresas provocando a abertura de novos mercados exigindo a competitividade fundamentando-se na agilidade e flexibilidade como motivo de diminuio dos custos para possibilitar a apresentao de servios e produtos com o fim de superar as expectativas dos consumidores. O sucesso ou o fracasso da empresa determinado pela evoluo tecnolgica e o desenvolvimento de novas metas de trabalho, o que leva a diversificao dos profissionais da rea da contabilidade firmar o seu perfil nas novas tecnologias. O mercado econmico dos nossos dias busca perfeio dos sistemas contveis gerenciais das empresas, para a confirmao de que a informao e os recursos humanos so fatores que atingem a eficcia organizacional. A tecnologia da informao viabiliza a agilidade nos sistemas gerenciais, pois a informao levada para mais perto da deciso. No contexto procurei demonstrar que o sistema oramentrio aqui denominado de Oramento Base Zero ou OBZ um instrumento que pode ser extremamente til para a tomada de deciso nas empresas, independentemente do seu porte, habilitando-a a enfrentar as mais variadas situaes. Concluiu-se tambm que no oramento base zero todo valor a ser gasto precisa ser justificado, por isso leva mais tempo que os oramentos tradicionais para a sua elaborao, entretanto, conduz a um melhor resultado para a organizao, evitando a perpetuao das ineficincias. O objetivo do Oramento Base Zero obter resultados com o envolvimento de todos os empregados da empresa, melhorando sensivelmente a motivao e o interesse pelo trabalho, pois so eles os responsveis pela riqueza de detalhes do oramento alm de monitorar a contabilidade garantindo que os resultados da empresa como um todo sejam alcanados. O oramento base zero desenvolve a criatividade e o esprito de equipe dos funcionrios, trabalhando com grupos disciplinados, esclarece todos os processos e descentraliza as operaes. necessrio que o administrador entenda que o modo de alocao e distribuio de despesas de extrema importncia para o desenvolvimento e sobrevivncia da empresa.

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Oramento Base Zero, visa cada vez mais aumentar os lucros e diminuir os custos de uma organizao e podemos contribuir com o oramento base zero atuando com postura de Donos, controlando os gastos de nossa rea e identificando formas mais econmicas de obter os mesmos resultados com despesas menores.

REFERNCIAS

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