INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE ALVARADO

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INGENIERA INDUSTRIAL
MATERIA: CONTABILIDAD DE COSTOS SEMESTRE-GRUPO: 6 INGENIERIA INDUSTRIAL

PRODUCTO ACADMICO: RESUMEN TEMA: SISTEMAS DE CONTROL ADMINISTRATIVO

PRESENTA: CUEVAS ALVARADO NILVIA KARINA GARCIA BLANCO ANEL SALOMON VALDES CESAR ELI DOCENTE: M.V.I.I HIRAM CORDOVA GAMBOA

H. Y G. TLALIXCOYAN, VER. 25 DE FEBRERO DEL 2012

SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO

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INDICE
INTRODUCCION...3 OBJETIVO...4 SISTEMA DE CONTROL ADMINISTRATIVO......5
IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO...5 TIPOS DE CONTROL6 OBJETIVOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO...7 ETAPAS PARA DISEAR UN SISTEMA DE CONTROL

ADMINISTRATIVO....8 CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD....9 VENTAJAS DE LA CONTABILIDAD POR AREAS DE

RESPONSABILIDAD....10 LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN COMO FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE CONTABILIDAD.....11 PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES..13 EVALUACION DE LAS DIFERENTES AREAS DE RESPONSABILIDAD...14 INFORMES DE LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD.....16 DISTRIBUCIONES DE COSTOS INDIRECTOS.17

CONCLUSION..20

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INTRODUCCION

En este trabajo trataremos sobre la importancia de un buen sistema de control administrativo, sus objetivos, las principales etapas para disearlo, la naturaleza de la contabilidad por rea de responsabilidad, la estructura organizativa como premisa para implantar dicho tipo de contabilidad, el anlisis de partidas controlables y no controlables, la asignacin de los costos indirectos a las reas, los informes de actuacin de las reas de responsabilidad financiera, etc.

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OBJETIVO

Disear y analizar sistemas de control administrativo utilizando el sistema de contabilidad por reas de responsabilidad, que se apoyan en el costeo basado en actividades.

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IMPORTANCIA DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

Se define como

control administrativo al proceso mediante el cual la

administracin se asegura de que los recursos sean obtenidos y usados efectivamente en funcin de los objetivos planteados. Las empresas mexicanas para sobrevivir y competir tienen como estrategia la cultura de la calidad, esto implica un compromiso de mejoramiento continuo, que se logra al implantar un sistema de costeo basado en actividades que dar liderazgo en costos y una diferenciacin. Esto obliga a las empresas a contar con un sistema de informacin que permita monitorear los logros en eficiencia y efectividad. Toda organizacin es perfectible, es decir, siempre puede mejorar determinadas reas para lograr los objetivos fijados por la administracin. Si se acepta que todo es perfectible y que toda organizacin debe estar dispuesta a encontrar sus fallas y corregirlas, resulta obvia la importancia que tiene un correcto control administrativo. Ese control solo es posible si se cuenta con un sistema de informacin que sirva para cuantificar las fallas y los aciertos, de modo que constantemente se estn corrigiendo los errores y capitalizando los aciertos, lo cual traer como consecuencia el incremento del valor de la empresa. La implantacin de sistemas de control administrativo es de gran

importancia dentro de las empresas ya que permite el incremento econmico y la competitividad.

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TIPOS DE CONTROL

Control gua o control direccional Este mtodo consiste en que los resultados se pueden predecir y que las acciones correctivas deben efectuarse antes de completar la operacin.

Control selectivo Consiste en la verificacin de muestras de determinada operacin para detectar si cumple los requisitos previstos y determinar si puede continuarse el proceso.

Control despus de la accin Una vez que la operacin ha concluido, se miden los resultados y se comparan con unos estndares previamente establecidos.

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OBJETIVOS DEL CONTROL ADMINISTRATIVO

El control administrativo en las organizaciones contribuye al logro de los siguientes objetivos: diagnosticar, comunicar y motivar. Diagnosticar El control administrativo es una herramienta que durante la toma de decisiones de la administracin permite descubrir reas problema o reas de acierto para corregir una situacin o capitalizar un acierto. La finalidad del control administrativo es preventiva ms que correctiva. Pretende diagnosticar a tiempo para evitar quiebras de empresas. Comunicacin Otro de los objetivos bsicos del control es proporcionar un medio de comunicacin entre las personas que integran la organizacin. Esto se logra informando los resultados de las actividades que se lleven a cabo dentro de las empresas. Un buen sistema de control administrativo debe estar orientado a detectar a lo que cada ejecutivo debera coordinar en relacin con las actividades bajo su control. Motivacin El ser humano necesita ser estimulado. Requiere incentivos para que contribuya al logro de los objetivos de la compaa; pero tambin requiere que los objetivos de la empresa no se encuentren en conflicto con sus objetivos personales o con los de su grupo social. Lo mas importante al implantar cualquier sistema de control es que el personal este convencido de la bondad de la herramienta puesta a su servicio, ya que una vez aceptada el nuevo sistema su implantacin es sencilla y exitosa.

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ETAPAS

PARA

DISEAR

UN

SISTEMA

DE

CONTROL

ADMINISTRATIVO.
1.-Definicion de los resultados deseados. En esta etapa se debe tratar de que los resultados deseados se expresen en dimensiones cuantificables. Una vez expresados los resultados de manera cuantitativa, deben relacionarse con las personas que en forma directa o indirecta tengan que ver con los objetivos fijados por la administracin, ya que el comportamiento humano influye en forma significativa sobre el xito de cualquier proceso. 2.-Determinacion de las predicciones que guiaran hacia los resultados deseados. Un control administrativo efectivo es el que se preocupa por determinar con anticipacin los elementos de prediccin que durante el proceso del control ayudaran a la obtencin de los resultados deseados. Los elementos predictivos son indicadores para detectar desviaciones respecto a lo planeado y corregir oportunamente las fallas que son: Cambio en los niveles mediables de los insumos. Complejidad del proceso Sntomas

3.-Determinacion de los estndares de los elementos predictivos en funcin de los resultados deseados. 4.-Especificacion de flujo de informacin. 5.-Evaluacion y aplicacin de la accin correctiva.

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CONTABILIDAD POR AREAS DE RESPONSABILIDAD

Analizaremos a continuacin un sistema de informacin especfico para realizar el control administrativo. Este sistema se denomina contabilidad por reas de responsabilidad. Un sistema de informacin va orientado a informar sobre la actuacin de las diferentes reas o unidades de la organizacin, a travs de un anlisis de sus procesos y actividades. Al frente de estas esta un responsable de los gastos e ingresos en que se incurran; con este sistema los superiores estarn informados de los resultados de la gestin y podrn aplicar las medidas convenientes. Por otro lado la administracin debe tener un apoyo para aplicar la administracin por excepcin, a fin de lograr mayor eficiencia y efectividad de los recursos que se manejan. El punto medular para detectar la productividad de las reas es la relacin entre insumos y resultados; deben traducirse a trminos monetarios para tener un comn denominador que permita comparar dicha relacin. Para traducirlos a trminos monetarios se multiplica la cantidad fsica por el costo estndar unitario o precio unitario. Los insumos expresados en la forma anterior reciben el nombre de costos, los resultados, el de ingreso. Dicho resultados sern comparados con lo realmente obtenido.

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VENTAJAS

DE

LA

CONTABILIDAD

POR

AREAS

DE

RESPONSABILIDAD

1. Facilita la correcta evaluacin de la actuacin de los ejecutivos de la empresa. 2. Ayuda a la aplicacin de la administracin por excepcin. 3. Sustituye a la presentacin tradicional de los resultados y favorece una mejor delimitacin de responsabilidades. 4. Motiva a utilizar la administracin por objetivos o por resultados.

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LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIN COMO FUNDAMENTO DEL SISTEMA DE CONTABILIDAD POR AREAS DE CONTABILIDAD.

El sistema de contabilidad por reas de responsabilidad no se podra implantar en una empresa donde no este perfectamente definido el papel que desempea cada uno de los miembros de la organizacin; por ello, es necesario que este perfectamente delimitada la autoridad y responsabilidad de cada uno, de manera que nunca ocurra una situacin de la cual nadie es responsable. Este sistema de basa en la existencia de una persona responsable de lo que ocurra dentro de cada rea, de tal forma que en un momento dado pueda explicar las razones que provocaron ciertos hechos en los cuales el sistema de control administrativo esta interesado. Un sistema de control se justifica en tanto que sirva a las personas para su mejoramiento y desarrollo dentro de la empresa, y a esta para diagnosticar fallas y aciertos, corrigiendo los primeros y capitalizando los productos, en coordinacin con cada uno de los responsables, actividad que seria imposible en personas a cargo de esas funciones. Para facilitar el objetivo de comunicacin del sistema, codificar dichas reas; esta coordinacin puede ser numrica alfabtica o bien una combinacin de ambas; ello depender de cual ayude mas a la comunicacin entre los interesados del sistema.

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ORGANIGRAMA GENERAL Y ESTRUCTURA DE UNA EMPRESA DE TAMAO MEDIO

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PARTIDAS CONTROLABLES Y NO CONTROLABLES.

Una vez que se han determinado las reas, sus responsables y la codificacin respectiva, toca determinar en cada una de las reas de responsabilidad el control que tendr de las partidas utilizadas. Las partidas controlables son la clave para evaluar la actuacin de los ejecutivos. Es necesario determinar cuales conceptos controlan dichos centros o reas, porque en ultima instancia lo que servir de punto de apoyo para analizarlas ser el diagnostico de las partidas controlables; esto no quiere decir que el ejecutivo responsable de un rea solo se preocupe de las partidas controlables, por que existen ciertas partidas que aunque no sean controlables se deben mostrar en un reporte de actuacin, para analizar el cuidado que tiene al administrar los resultados.

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EVALUACION DE RESPONSABILIDAD

LAS

DIFERENTES

AREAS

DE

Todos los centros de responsabilidad general resultados (producen algo) y a su vez todos tienen insumos (consumen recursos). Por lo tanto, la clasificacin se organiza en funcin de la dificultad de medir ambos factores y la relacin entre ellos. De acuerdo con este criterio, los principales tipos de centros de responsabilidad son: 1.- Centros de costos estndares Este sistema de control parte del principio de que se pueden medir los resultados multiplicando su cantidad fsica por el costo unitario estndar de cada producto obtenido. Se detectan as las variaciones del rea de produccin. Ya sean bienes o servicios, lo que se produce en la empresa y en el rea especifica. 2.- Centros de ingresos Trata de medir la captacin de mercado, expresado en trminos de ventas, lo cual puede ser comparado con lo que cuesta lograr esas ventas. Este centro supone el establecimiento de un presupuesto de ingresos de ventas y de gastos de ventas, de tal manera que peridicamente se compare lo presupuestado y se justifiquen las diferencias. 3.- Centros de gastos discrecionales Algunas reas de la organizacin no pueden ser medidas con centros de costos estndares o de ingresos. Estas reas son las administrativas: contralora, relaciones industriales, departamento legal, investigacin y desarrollo, finanzas, etc., cuya misin principal es servir a la lnea.

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4.- Centros de utilidades Los centros de costos estndares y de ingresos miden bsicamente un subconjunto de la utilidad de la organizacin a que pertenecen. Es necesario mantener la independencia de actuacin de cada uno de los subconjuntos, para que no haya inferencia. Los centros de utilidades permiten medir los insumos y resultados y la relacin entre ellos, dejando que la utilidad sea una medida integral de la actuacin al evaluar los insumos, los mercados y la interaccin entre ellos. 5.- Centros de inversin Lo que distingue un centro de utilidad de uno de inversin consiste en que lo que se mide en este ltimo es la forma en que se han manejado los activos o recursos asignados a un rea o divisin de la compaa.

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INFORMES DE LAS AREAS DE RESPONSABILIDAD

El xito de un sistema de control administrativo depende de la forma en que se maneje la informacin. Dicho flujo de informacin deber contestar tres interrogantes: A quien se va informar?, Cundo?, Cmo? Adems de responder a estas preguntas es necesario que los informes sean relevantes y oportunos. Se debe excluir la informacin que no ayude a ejercer el control administrativo, de manera que lo informado ofrezca datos que faciliten la administracin por excepcin por parte de los responsables, y que sean oportunos, es decir, que se emitan a tiempo para que apliquen las acciones correctivas en el momento preciso.

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DISTRIBUCIONES DE COSTOS INDIRECTOS

Uno de los problemas esenciales de la contabilidad por reas de responsabilidad para determinar el costo de cada rea es la distribucin de los costos que no se identifican con ningn rea, pero que sirven a varias. Estos costos se prorratean entre aquellos departamentos productivos y de servicios beneficiados. Al proceso de realizar la distribucin de costos entre las reas productivas y de servicios se le conoce como prorrateo primario. Junto con el problema del prorrateo primario, la organizacin enfrenta el de distribuir los costos de los departamentos de servicios entre los departamentos o reas que se ven beneficiadas con dichos servicios. Ambos prorrateos se deben efectuar tomando en consideracin para cada partida el mejor criterio relacionado con su costo generador. El enfoque actual consiste en minimizar los prorrateos, es decir, se debe tratar de identificar lo ms posible cada partida con su causa-efecto. Para evitar el prorrateo, lo mejor es aplicar el sistema de costos por actividades y adaptarlo en cada caso; ya que entre menos sean los costos prorrateados, mejor calidad tenemos en la informacin de costos. Todos los costos que sean asignados o distribuidos deben aparecer en los reportes de actuacin, como partidas no controlables, por que se supone que el responsable del rea no decidi la forma de la distribucin y utilizacin de cierto servicio. Respecto a la asignacin de los departamentos de servicio, en los de lnea es necesario tener mucho cuidado en su distribucin por que puede ocurrir que si

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se les cobra a las reas de lnea el uso que haga el servicio, pueden dejar de utilizarlo. Sin embargo, para la empresa dicho departamento de servicio significa un gasto independientemente de uso que hagan de el las reas productivas. Un mtodo adecuado para realizar la asignacin o distribucin de los costos de las reas de servicio entre los departamentos de lnea es el siguiente:

1.- Cada departamento de servicio debe elaborar su presupuesto maestro o anual utilizando la tcnica de presupuesto base 0. 2.- Se seleccionaran las bases para efectuar la reasignacin de los costos teniendo en cuenta el denominador o base que se elija representa lo mejor posible los beneficios que se generan a los departamentos de la operacin. 3.- Se obtiene una tasa de aplicacin dividiendo el costo del departamento de servicio entre la base elegida de los departamentos en que va a ser asignada el costo del mismo. Costos presupuestados del departamento Tasa de distribucin = -----------------------------------------------------------------Base elegida 4.- Se lleva a cabo la distribucin propuesta entre los departamentos que utilizaron el servicio. Algunas recomendaciones que pueden ser tiles cuando una empresa considera como distribuir los costos de los departamentos de servicios son los siguientes: La tasa de aplicacin siempre debe utilizarse sobre los costos presupuestales del departamento de servicio; en ningn.

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Nunca la asignacin a un departamento de operacin debe estar establecida en funcin de la cantidad de servicio que ha sido solicitado por los dems departamentos o reas, ya que ello provoca confusiones.

De ser posible, se debe controlar el comportamiento de los costos en cada rea de servicio separado, asignado a las reas de operacin.

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CONCLUSION
La contabilidad administrativa tiene como objetivos ayudar a planear, a tomar decisiones y a ejercer el control administrativo dentro de una empresa. Los costos estndares, los presupuestos, el modelo costo-volumen-utilidad, el costeo basado en actividades, etc. Con la utilizacin de estas herramientas se facilita el control administrativo.

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