Dinmica Propuesta para las Reuniones Distritales Perodo 2004-2005

Representacin Distrital de Rotaract Distrito 4870 Dinmica Propuesta para las Reuniones Distritales
1. Introduccin
Para iniciar un cambio necesitamos estar bien informados sobre qu queremos cambiar. Por supuesto no vamos a modificar drsticamente la forma en que venamos trabajando, pero creo conveniente hacer las correspondientes aclaraciones para que todos sepamos dnde estamos parados y dnde queremos estarlo. La presente dinmica es simplemente un conjunto de explicaciones por las que me gustara que todos los que vamos a trabajar en las mesas entendamos, trabajemos y vivamos.

El por qu de las reuniones

Una reunin consiste en una discusin cara a cara entre tres o ms personas, en la que cada uno tiene un inters comn e igual oportunidad de expresar su opinin, y cuyo objetivo es llegar a alguna forma de accin o de decisin unificada. Es importante el hecho de que se tome a las reuniones como formas de actuar, y no como simples debates. Para eso necesitamos que se fomente la utilidad del dilogo y del estar informados en los clubes.

Qu venimos a hacer a las reuniones distritales?

Varios de nosotros hemos comentado la utilidad de una reunin distrital en el 4870, y hablamos de informarse sobre los dems clubes, a fomentar el compaerismo en el distrito, a capacitarnos. Estamos totalmente de acuerdo con esos tres importantsimos aspectos; pero hacia donde queremos enfocar el trabajo es que los clubes crezcan a partir de las reuniones distritales. Es decir, que dichos eventos funcionen como motivadores, como grandes oportunidades, como herramienta, como visin de un distrito. Volviendo a la pregunta principal; decid comentar algo sobre eso:

Venimos a apuntar algunos datos que nos pueden ser de enorme ayuda (un mail que puede ser la puerta hacia un
buen proyecto, por ej.).

Venimos a recibir papeles, de los cuales se leern la mitad (slo las personas comprometidas las leen hasta el
ltimo rengln).

A representar a nuestro club (desde el presidente hasta el ms nuevo aspirante). Venimos a creer que es informativa; y que slo nosotros podemos hacerla productiva. A pasar un buen rato, a compartir con otros clubes este hermoso mundo llamado Rotaract.

Cundo empieza y cuando termina una reunin de presidentes?

Para esta pregunta habra una respuesta obvia, la cual sera: empieza a las 9 de la maana y termina a las 6 de la tarde. Pero eso no es lo que buscamos. La idea a desarrollar vale tanto para las reuniones de presidentes como para cualquier otra reunin en esta y otras organizaciones. Lo que queremos destacar es la preparacin para una reunin. El crecimiento concreto de las organizaciones como Rotaract no se producen las reuniones, se produce entre reuniones. Con esto queremos decir que la cantidad de trabajo producido, la cantidad de informacin asimilada entre reuniones va a ser el factor determinante para que la siguiente reunin sea productiva. Bajmoslo al plano de los clubes. Todos sabemos que en las reuniones ordinarias de nuestros clubes se cruza mucha informacin, nos hacemos cargo de algunas actividades, y prometemos que para la prxima reunin la traemos hecha. Ahora bien, aqu entra a jugar el compromiso con la institucin y los tiempos que manejemos en la semana, un tema difcil de llevar en Rotaract. Pero qu pasara si nadie, ningn integrante del club, se dedicara al menos

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media hora en toda la semana; y llegara a la prxima reunin tal como fue a la otra? Para no ponernos trgicos, vamos a pensarlo del otro modo, del ideal: Todos leyeron todos los mails que se mandaron durante la semana Todos cumplieron con lo que se haban comprometido Todos se reunieron con alguien para trabajar, se lleg a algo y luego fue comunicado al resto de los integrantes. Todos tienen algo importante para decir en la reunin. Pensndolo as, esto sera el paraso, no? Pero sabemos que eso es muy difcil de lograr, aunque no imposible. Creemos que todo depende del compromiso rotaractiano del cual venimos hablando hace tiempo.

Mdulos paralelos de Trabajo / Proyectos de Servicio

Seguramente, hay otros integrantes de Rotaract que no comparten la idea de que una reunin distrital sea til. Comnmente son los aspirantes, los socios ms nuevos, aquellos que prefieren la accin antes que la informacin, o aquellos que no tienen ganas de escuchar nada referido a reglamentos, Rotary Internacional y dems yerbas. Para eso, diseamos un mdulo de trabajo que comience paralelamente con la reunin. De esta forma obtenemos dos cosas: que en la mesa se queden las personas que quieren trabajar; y que aquellos que no le interesen los temas a tratar en la reunin; se capacite o haga alguna actividad de servicio; la cual ser planificada por el club anfitrin.

Equipos de Trabajo
Estos sern sin duda los protagonistas de las reuniones. Lo que se busca es la conformacin de equipos slidos, con integrantes de distintos clubes si se puede; que debatan y compartan metas, mtodos de trabajo e ideas. Sabiendo que las distancias son grandes, y que las dems vas de comunicacin no llegan a igualar una reunin cara a cara; sugerimos a cada equipo de trabajo que todos sus integrantes se renan antes, durante o despus de los eventos distritales; con el fin de efectivizar sus comunicaciones y fomentar el compaerismo. Uno de los grandes objetivos es poder formar equipos entre los comits de los clubes. Tal es el caso de que todos los comits de Servicios en el Club estn comunicados. El tema a desarrollar ahora son los mdulos que tendrn a su cargo los equipos de trabajo; para lo cual tendremos que hacer diversas clasificaciones: Equipos a nivel Distrito: Relaciones Pblicas, Extensin, Capacitacin y Compaerismo Equipos a nivel Club: Comunidad, Club, Desarrollo Profesional e Internacionales Equipos a nivel Agencia: Trabajo en Conjunto, Recursos Humanos, Relaciones Pblicas e Internacionales reas de trabajo a nivel Rotary: La Fundacin Rotaria, otros programas de RI (a definir)

Cada reunin distrital, se trabajar sobre un equipo (rea) distinto. Por ejemplo, en la reunin N X se trabajar sobre los equipos a nivel club. Entonces, los equipos de Comunidad, Club, Desarrollo Profesional e Internacionales prepararn mdulos de trabajo con temticas a definir por ellos mismos. En el caso de los equipos de Agencia,

Espacios de los clubes

Para intentar cambiar la monotona de que cada representante del club informe los proyectos realizados; cuando tranquilamente se puede realizar por otros medios (boletines, gacetillas, mails) se intentar trabajar los siguientes aspectos: Estado de los clubes (a nivel grupo, amistad, motivacin, y compromiso) Sugerencias (a la representacin u otros clubes) Promocin del trabajo en conjunto Reclamos (a la representacin u otros clubes) Ideas

Marco Institucional de las Reuniones Distritales

Nuestro manual de procedimiento define a las reuniones distritales como:

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El propsito de la reunin distrital de Clubes Rotaract es promover proyectos de servicio en la comunidad, aumentar la comprensin internacional y fomentar el desarrollo profesional en un contexto de amistad y camaradera. Del mismo modo, insta a los clubes a promover proyectos de servicio: Los Clubes Rotaract congregados en una reunin distrital de Rotaract, podrn, con el voto de una mayora que represente las tres cuartas partes de los Clubes Rotaract del distrito decidir la realizacin de una obra distrital de servicio y la creacin de un Fondo Distrital de Rotaract destinado a recaudar fondos para dicha obra. Todas las contribuciones para ese Fondo debern ser voluntarias. La obra de servicio y el Fondo debern ser aprobados por el gobernador de distrito. Los planes especficos que se formulen para el desarrollo del proyecto, as como las instrucciones que se den con respecto al uso del Fondo, debern tambin contar con la aprobacin del gobernador y de las tres cuartas partes de los Clubes Rotaract del distrito. El gobernador de distrito designar un comit distrital que tendr a su cargo la formacin y administracin del Fondo distrital de Rotaract, este comit estar compuesto por rotaractianos del distrito y un rotario, por lo menos, integrante del Comit Distrital de Rotaract. El Fondo distrital de Rotaract ser depositado en una cuenta bancaria en la que se indicar claramente que el Fondo es propiedad del distrito de Rotaract y que no pertenece a ningn rotaractiano o Club Rotaract. Por esta razn, debemos aprovechar la internacionalidad que esta institucin nos da y trabajar en conjunto en pos de nuestras comunidades. Y para dejarnos sin excusas, nuestro Gobernador Distrital nos da total apoyo par realizaciones de Subvenciones Compartidas, lo cual nos da posibilidades de trabajar en grande. La mesa est servida. Emmanuel Lanza Vice-Representante Distrital Perodo 2004-2005 Luis Seia Representante Distrital de Rotaract Perodo 2004 - 2005

Referencia bibliogrfica
Manual de Procedimiento de Rotaract Manual de Instruccin para el Representante Distrital de Rotaract Las Comunicaciones en la Direccin de Empresas, Robert Breth