GRUPO DE TRABAJO DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL

Propuesta de Cdigo Regional de Buenas Prcticas en Estadsticas para Amrica Latina y el Caribe. (Mayo 2011)

Director DANE: Jorge Bustamante R.

Subdirector DANE: Carlos Eduardo Seplveda Rico

Directora tcnica DIRPEN: Luz Amparo Castro Caldern

Grupo tcnico: Lina Paola Cardozo Orjuela Fredy Jahirs Rodriguez Glvis Mario Leonardo Nieto Antolnez Ramn Ricardo Valenzuela Gutirrez

PROPUESTA DE CDIGO REGIONAL DE BUENAS PRCTICAS EN ESTADSTICAS PARA AMRICA LATINA Y EL CARIBE

El Cdigo de Buenas Prcticas, es un Instrumento tcnico y regulador, estructurado por principios y buenas prcticas, cuya finalidad es contribuir al mejoramiento de la actividad estadstica nacional. Los principios son normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la prctica, en la actividad estadstica, mientras que las buenas prcticas estadsticas son acciones replicables, basadas en experiencias comprobadas con los mejores resultados, que contribuyen al mejoramiento de la actividad estadstica nacional. A. Entorno Institucional y Coordinacin: El Entorno institucional de la autoridad estadstica nacional es un elemento indispensable en la credibilidad y eficiencia de las estadsticas oficiales. Al mismo tiempo, las oficinas nacionales de estadstica ejercen la funcin de coordinar y regular sus sistemas estadsticos nacionales mediante polticas, normas y estndares para la investigacin, produccin y difusin de estadsticas de calidad. Principio 1. Independencia Profesional: La autoridad estadstica debe tener independencia profesional respecto a organismos polticos, administrativos y otras interferencias externas, para garantizar la credibilidad de las estadsticas oficiales. Buenas Prcticas 1.1. En la legislacin vigente se especifica que, los miembros del Sistema Estadstico Nacional deben desarrollar y difundir sus estadsticas oficiales, al margen de las influencias polticas y de otras interferencias externas. El director de la autoridad estadstica tiene el nivel jerrquico suficiente para garantizar el acceso de alto nivel a las autoridades polticas, organismos pblicos y entidades nacionales e internacionales. El director de la autoridad estadstica debe ser una persona de capacidad profesional e idnea en el conocimiento del desarrollo y difusin de las estadsticas oficiales. La difusin de estadsticas realizadas por los miembros del Sistema Estadstico Nacional, se distingue claramente y se desarrollan al margen de las declaraciones polticas. La oficina nacional de estadstica debe contar con una comisin de estadstica, compuesta por un grupo de expertos de capacidad profesional que asesoren en la determinacin de las polticas generales y los planes estratgicos del Sistema Estadstico Nacional. La mxima autoridad de la Oficina Nacional de Estadstica y los responsables en los dems miembros del Sistema Estadstico Nacional, son los nicos responsables para decidir sobre los mtodos, las normas y los procedimientos estadsticos, as como sobre el contenido y el calendario de las comunicaciones estadsticas.

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Los responsables de los servicios estadsticos del Sistema Estadstico Nacional, cuando proceda, realizan comentarios pblicos sobre cuestiones estadsticas que incluye crticas y usos inadecuados de las estadsticas oficiales.

Principio 2. Coordinacin del Sistema Estadstico Nacional: La coordinacin de las entidades productoras de estadsticas en el marco del Sistema Estadstico Nacional, permite planificar la actividad estadstica nacional, y a su vez mejorar la calidad, comparabilidad y coherencia de las estadsticas oficiales. Buenas Prcticas 2.1. En la legislacin nacional se consigna la existencia del Sistema Estadstico Nacional y designa un ente rector y coordinador, con el propsito de racionalizar las actividades estadsticas del pas. El ente rector y coordinador del Sistema Estadstico Nacional traza las directrices metodolgicas para la produccin estadstica nacional, a travs de la elaboracin de los planes o programas estadsticos. El ente rector y coordinador del Sistema Estadstico Nacional establece parmetros de participacin y responsabilidad para las entidades que lo conforman. Al interior del SEN existen comits consultivos de expertos con reglamentos de funcionamiento, que permitan una mejor comunicacin con los principales usuarios de las estadsticas oficiales.

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Principio 3. Mandato estadstico de recogida de datos: Las autoridades estadsticas deben tener un mandato jurdico claro para recoger informacin destinada a la elaboracin de estadsticas oficiales. A peticin de las autoridades estadsticas, se podr obligar por ley a las administraciones, empresas, hogares y el pblico en general a que permitan el acceso a los datos destinados a la elaboracin de estadsticas oficiales o a que presenten dichos datos; respetando el secreto estadstico Buenas Prcticas 3.1 La legislacin vigente otorga a la autoridad estadstica el mandato de recoleccin de informacin destinada a la elaboracin y difusin de estadsticas oficiales En la legislacin vigente, las personas y empresas se encuentran obligadas a suministrar informacin a la autoridad estadstica, contemplando sanciones para quienes incumplan la ley. La legislacin permite a la autoridad estadstica, el acceso y uso de registros administrativos en la generacin de estadsticas oficiales.

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Principio 4. Confidencialidad estadstica: Se debe garantizar la privacidad de las fuentes de informacin (personas, hogares y empresas), la confidencialidad, seguridad de la informacin que suministran y su uso exclusivo para la produccin y difusin estadstica. Buenas Prcticas 4.1 En la legislacin se establece la confidencialidad de los datos y prohbe los usos diferentes al estadstico (fines comerciales, de tributacin fiscal, de investigacin judicial, etc.). El personal involucrado en la generacin de estadsticas oficiales firma un compromiso de confidencialidad enmarcado en la ley y respectivas sanciones por incumplimiento. Existen normas y compromisos jurdicos de confidencialidad de informacin para el personal involucrado en la generacin de estadsticas oficiales y se dan a conocer a nivel general, as como tambin se estipulan sanciones por incumplimiento. Existen protocolos para mantener una estricta seguridad e integridad de las bases de datos estadsticos. Los encuestados son informados de los principales usos y limitaciones de acceso que aplica a la informacin que ellos proporcionan para la generacin de estadsticas oficiales. El acceso a microdatos esta sujeto a protocolos estrictos de confidencialidad, para los usuarios externos que acceden con fines de anlisis e investigacin estadstica.

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Principio 5. Recursos adecuados: Los recursos a disposicin de la autoridad estadstica deben ser suficientes y empleados de manera eficiente para la generacin de estadsticas oficiales Buenas Prcticas 5.1 La produccin nacional de estadsticas dispone de recursos humanos, financieros, fsicos y tecnolgicos adecuados para satisfacer las necesidades de informacin estadstica. El alcance, detalle, costo y tiempo para la generacin de estadsticas oficiales estn basados en el anlisis de las necesidades de informacin. La Oficina Nacional de Estadstica y los dems miembros del Sistema Estadstico Nacional tienen mecanismos de control para evaluar y justificar las solicitudes de nuevas estadsticas oficiales en relacin con su costo. La exclusin, inclusin o continuidad de las operaciones estadsticas es evaluada peridicamente por los responsables de la produccin estadstica, con el fin de optimizar el uso de los recursos.

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Principio 6. Compromiso con la calidad: Todos los miembros del Sistema Estadstico Nacional trabajan y cooperan conforme a normas, principios y estndares internacionales. Buenas Prcticas 6.1 Existe una poltica y un modelo de calidad claramente definidos y conocidos por los miembros del Sistema Estadstico Nacional. La calidad del producto estadstico se evala peridicamente conforme a lineamientos internos y normas internacionales. La Oficina Nacional de Estadstica y los miembros del Sistema Estadstico Nacional documentan y dan a conocer las polticas de calidad y los objetivos estratgicos a nivel interno para su cumplimiento. Se promueve y fomenta sistemticamente una cultura de mejora continua que incluye la documentacin de metodologas y procesos y el intercambio de buenas prcticas estadsticas para evaluar, controlar y mejorar la calidad de las operaciones estadsticas. Existen procesos documentados para evaluar y controlar la calidad del diseo, produccin, anlisis y difusin estadstica, generando los registros apropiados para validar los controles.

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Principio 7. Imparcialidad y objetividad: Las autoridades estadsticas deben elaborar y difundir estadsticas oficiales respectando la independencia cientfica y hacerlo de forma objetiva, profesional y transparente, de modo que se trate a todos los usuarios por igual. Buenas Prcticas 7.1 Las operaciones e investigaciones estadsticas se desarrollan con metodologas y procesos documentados basados en la imparcialidad y transparencia, siguiendo objetivos establecidos claramente. Se documenta y se pone a disposicin del pblico las normas, clasificaciones, mtodos y procesos utilizados en la produccin de operaciones estadsticas (diseo, recoleccin, procesamiento y divulgacin). La eleccin de fuentes de informacin, mtodos, procesos, conceptos y difusin de los datos, es una responsabilidad profesional y se basa en los principios y mejores prcticas nacionales e internacionales, teniendo en cuenta las implicaciones en los costos. Existen lineamientos que garantizan que todos los usuarios tienen acceso al mismo tiempo a las comunicaciones estadsticas y existe un calendario en donde se anuncian previamente la fecha y hora de las comunicaciones estadsticas En la presentacin de resultados de las operaciones estadsticas, la objetividad y el profesionalismo se mantienen. La informacin se da a conocer de forma imparcial y comprensible para los usuarios.

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La autoridad estadstica cuenta con una declaracin sobre conducta, normas y valores ticos que rigen las prcticas estadsticas.

Principio 8. Cooperacin y participacin internacional: La cooperacin en el intercambio de experiencias e informacin, as como la participacin en el desarrollo conjunto de normas y actividades estadsticas, son indispensables para mejorar la calidad, el alcance de las estadsticas oficiales y la eficiencia de su produccin. Buenas Prcticas 8.1 La Oficina Nacional de Estadstica participa en actividades internacionales de inters estadstico que cuenten con apoyo de organismos internacionales. La Oficina Nacional de Estadstica lleva a cabo procesos de cooperacin internacional a fin de compartir y transmitir conocimiento entre los organismos internacionales y las Oficinas Nacionales de Estadstica. Se organizan las actividades relacionadas con la cooperacin internacional, a travs del desarrollo de diferentes mecanismos de transmisin del conocimiento.

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B.

Proceso Estadstico: las directrices, orientaciones, normas y buenas prcticas, tanto nacionales como internacionales son la base de las metodologas y procesos para disear, recolectar, procesar, analizar y difundir estadsticas con calidad. Principio 9. Metodologa slida: La produccin de estadsticas debe estar fundamentada en una metodologa slida y actualizada, lo cual exige herramientas, procedimientos y conocimientos especializados adecuados. Buenas Prcticas 9.1 Se trabaja en la concertacin de la implementacin de las metodologas, conceptos, clasificaciones y buenas prcticas que siguen orientaciones y directrices de aceptacin nacional e internacional a ser aplicados en todas las operaciones estadsticas. La metodologa de las encuestas y del uso de registros administrativos se evala peridicamente y, en caso necesario, se ajusta para garantizar una elevada calidad de los productos. Existe una concordancia detallada entre las clasificaciones nacionales y las clasificaciones internacionales de referencia preparadas por los organismos competentes. En la etapa de diseo de la operacin estadstica, se permite la flexibilidad en el diseo de los instrumentos de captura y procesamiento soportando los cambios en las necesidades de informacin de los usuarios.

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Existen comits integrados por acadmicos, instituciones y sectores para mejorar y evaluar la metodologa; mediante revisiones a la pertinencia de los mtodos aplicados, as como a la promocin y adopcin de mejores herramientas cuando ello sea viable.

Principio 10. Procesos estadsticos adecuados: La calidad de las estadsticas oficiales debe apoyarse en procesos adecuados aplicados al diseo, recoleccin, produccin, anlisis y difusin de informacin. Buenas Prcticas 10.1 Los cuestionarios, manuales y aplicativos informticos se prueban y validan antes de iniciar el proceso de recoleccin de datos. Se utilizan sistemas informticos en los procesos de captura, codificacin, crtica y validacin de la informacin, as mismo se revisan y actualizan peridicamente segn lo previsto. Las etapas del proceso estadstico se revisan o actualizan conforme lo requiera la operacin e investigacin estadstica. Se utilizan recursos tecnolgicos apropiados para la estimacin e imputacin y se revisa o actualiza peridicamente conforme a lo dispuesto en el diseo. Las revisiones siguen procesos normalizados y consolidados de acuerdo con el cronograma establecido y con las observaciones pertinentes a que haya lugar. Los estudios y anlisis de las revisiones se dan a conocer al pblico. Los conceptos y definiciones utilizados en el uso de los registros administrativos con fines estadsticos deben cumplir con los parmetros requeridos en un proceso estadstico de calidad

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Principio 11. Solicitud de informacin no excesiva: La entidad productora de estadsticas fija sus metas teniendo en cuenta la reduccin de carga de los encuestados progresivamente. La solicitud de informacin debe ser proporcionada respecto a las necesidades de los usuarios y no ser excesiva para las fuentes. Buenas Prcticas 11.1 La Oficina Nacional de Estadstica tiene procedimientos articulados y sistematizados para obtener informacin de las cuentas empresariales (informacin financiera), y cuando es posible, se utilizan medios electrnicos para facilitar la transmisin de informacin. El alcance y detalle de la demanda de informacin de las operaciones estadsticas hacia las fuentes, se limita a lo estrictamente necesario. Se hace un esfuerzo continuo para utilizar y/o desarrollar tcnicas de muestreo para reducir la carga sobre las fuentes de informacin.

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Se promueve el uso compartido de datos entre los productores de estadsticas a fin de evitar la duplicidad de produccin de estadsticas. Se aceptan las estimaciones y aproximaciones ms fiables cuando no se dispone de la informacin exacta.

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Principio 12. Relacin costo eficacia: Los recursos deben utilizarse eficazmente Buenas Prcticas 12.1 Se controla la utilizacin de recursos de las entidades productoras de estadstica a travs de medidas internas y externas independientes. 12.2 Se realizan esfuerzos proactivos para mejorar el potencial estadstico de los registros administrativos y evitar encuestas directas costosas. 12.3 Existe una normatividad nacional que permite a los miembros del Sistema Estadstico Nacional, compartir datos de empresas y personas, para reducir costos de recoleccin, sin vulnerar la confidencialidad estadstica o las reservas a ley que a que haya lugar. 12.4 Se utilizan tecnologas de informacin y comunicacin con el fin de optimizar los procesos de generacin y difusin de estadsticas oficiales. C. Proceso Estadstico: las directrices, orientaciones, normas y buenas prcticas, tanto nacionales como internacionales son la base de las metodologas y procesos para disear, recolectar, procesar, analizar y difundir estadsticas con calidad. Principio 13. Pertinencia: Las entidades productoras de estadstica satisfacen las necesidades de informacin de los usuarios conforme a sus requisitos. Buenas Prcticas 13.1 La oferta de estadsticas a nivel nacional est basada en las necesidades prioritarias de informacin del gobierno, empresas y comunidad en general, teniendo en cuenta los recursos disponibles. Para ello se debe disponer de mecanismos y estrategias relacionadas con los planes estadsticos, mesas sectoriales, talleres de trabajo interinstitucionales, encuestas de satisfaccin y retroalimentacin de los usuarios. Existen procesos en la entidad para asesorar, capacitar e informar a los usuarios respecto a los nuevos productos estadsticos, as como para consultar peridicamente sobre la utilidad prctica que tienen las operaciones estadsticas actuales. Las entidades productoras de estadstica y los usuarios, a travs de comits acadmicos, interinstitucional y sectoriales, participan en procesos de identificacin, anlisis y evaluacin de requerimientos de informacin y se documentan.

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Se realizan peridicamente encuestas para conocer el grado de satisfaccin de los usuarios sobre las estadsticas oficiales.

Principio 14. Precisin y fiabilidad: Las estadsticas oficiales generadas deben reflejar la realidad de forma precisa y fidedigna. Buenas Prcticas 14.1 Se evalan y validan los datos originales, los resultados intermedios y la produccin estadstica, realizando comparaciones con otra informacin estadstica, cuando proceda. Se analizan y documentan los errores muestrales, y los que no son de muestreo, Los datos fuente se recolectan conforme a la metodologa y diseos divulgados para garantizar la fiabilidad. Se efectan revisiones regulares sobre el proceso estadstico para mejorar todas las etapas Se actualizan peridicamente las metodologas con el fin de cumplir con criterios de calidad en la generacin de estadsticas oficiales, as como adecuarlas a estndares internacionales.

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Principio 15. Oportunidad y puntualidad: Las entidades deben producir y difundir estadsticas oficiales de forma oportuna, puntual y transparente, de modo que se trate a todos los usuarios por igual. Buenas Prcticas 15.1 La oportunidad de los estadsticas producidas se debe reflejar en el tiempo transcurrido entre su perodo de referencia y su disponibilidad, considerando que el contexto del tiempo permita que la informacin sea til para los diferentes usuarios. Se establece la periodicidad de la difusin de las operaciones estadsticas, teniendo en cuenta los requisitos y necesidades de los usuarios en la medida de lo posible, as como las normas y compromisos internacionales en esta materia. Existe un da y una hora determinada para la difusin de cada estadstica. En caso que la difusin no vaya a producirse en el da establecido, se notifica por adelantado, dando las explicaciones pertinentes y fijando una nueva fecha. Se corrige y se publica lo antes posible, algn error relevante identificado en las estadsticas difundidas. Se anuncia de forma anticipada a la publicacin final de los resultados toda actualizacin sustancial que se realice en la metodologa, los procesos, los microdatos o las tcnicas estadsticas

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Principio 16. Coherencia y comparabilidad: Las estadsticas deben mantener la coherencia a nivel interno y a lo largo del tiempo, del mismo modo deben ser comparables entre regiones y pases. Buenas Prcticas 16.1 Las estadsticas producidas son coherentes a nivel interno y deben ser conciliables a travs del tiempo. Las estadsticas que se producen a partir del uso de registros administrativos, mantienen la coherencia en el uso de las clasificaciones, definiciones y conceptos requeridos para un proceso estadstico de calidad. Los marcos estadsticos, definiciones, clasificaciones, procedimientos, indicadores, conceptos y buenas prcticas se promueven y se utilizan en todas las estadsticas para incrementar la comparabilidad en el tiempo y entre conjunto de datos. Se promueve la comparabilidad a nivel nacional e internacional de las estadsticas producidas.

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Principio 17. Accesibilidad y claridad: Las estadsticas oficiales deben presentarse de forma clara, comprensible y difundirse adecuadamente, permitiendo el acceso equitativo a todos los usuarios, con meta datos y orientacin de apoyo si se requiere. Buenas Prcticas 17.1 Se garantiza a los usuarios el acceso de forma libre y equitativa a las estadsticas oficiales, mediante procedimientos claramente establecidos y conocidos. Las estadsticas oficiales se dan a conocer de tal forma que permitan expresar el contenido con claridad y precisin a los usuarios y que faciliten su correcta interpretacin y comparaciones significativas Los resultados de la produccin estadstica se presentan de acuerdo al calendario de fechas de difusin, publicado con antelacin. Existen procedimientos y normas establecidas para el acceso a los micro datos con fines de investigacin, garantizando en toda circunstancia la confidencialidad. La difusin de las estadsticas oficiales se realiza utilizando diferentes medios y tecnologa moderna que garantizan una mayor cobertura. Se promueve el uso de las estadsticas oficiales mediante la elaboracin y entrega de material didctico a las personas de prensa y usuarios en general. En la medida de lo posible se suministra apoyo tcnico para el anlisis de datos a solicitud de los usuarios y segn los acuerdos se hacen pblicos. Se publican los proyectos, documentos de trabajo especiales, metodologas y se describen los avances y progresos mediante informes cuando ello sea viable.

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