Apostila 2 - Gesto Empresarial I 5S

O nome 5S vem de palavras japonesas iniciadas com a letra S: seiri, seiton, seiso, seiketsu e shitsuke. Traduzi-las para uma nica palavra, em portugus, uma tarefa bastante difcil porque o idioma japons se expressa atravs de idias e conceitos generalizados. Vrias sugestes foram feitas e diversas palavras so utilizadas para representar cada S. No entanto, alcanou-se um denominador comum, abaixo relacionado: para seiri foi escolhida a palavra UTILIZAO- DESCARTE (tambm foram sugeridas arrumao, seleo, lgica e prtica); para seiton, ORDENAO (outras palavras votadas: sistematizao, organizao e classificao); para seiso, LIMPEZA (foi cogitada a palavra zelo); para seiketsu, ASSEIO (outras opes levantadas: higiene, sade, pureza e integridade); para shitsuke, AUTODISCIPLINA (foram votadas tambm: harmonia, disciplina, comprometimento, educao, padronizao). Decidiu-se tambm pela colocao da expresso SENSO DE na frente das cinco palavras escolhidas. Pode parecer que a inteno foi a de procurar manter a marca consagrada do nome do programa, ao optar-se por uma expresso iniciada com S na traduo para o portugus. Mas, na verdade, SENSO traduz com perfeio as idias de atitude e de pr-disposio para gerar os comportamentos de utilizao, ordenao, limpeza, asseio e autodisciplina. Um aspecto muito importante, que deve ser referenciado, o fato de que os 5S deveriam estar presentes na nossa vida cotidiana. Sendo aplicado no s no trabalho, mas tambm em casa, nos restaurantes, nos ambientes de lazer, nos banheiros tornando-se um hbito cotidiano de todos os cidados. Atualmente, no Japo, j existe um outro S, denominado de shittsokoku (persistncia). E ainda, as empresas utilizam 7S e 9S. No entanto, neste estudo restringir-se- aos 5S bsicos.

Senso de Descarte (Utilizao) - Seiri O sentido literal de seiri separar por grau, tipo ou tamanho. Para os 5S significa: identificar os itens e materiais necessrios e desnecessrios de cada posto de trabalho, isto , manter no local de trabalho apenas o que o empregado realmente precisa e usa. Saber utilizar , antes de mais nada, saber arrumar, separando o que presta do que no presta. Este o ponto inicial dos 5S: ter o senso, a percepo de saber o que essencial estar presente no posto de trabalho. Verificaes Nesta etapa as seguintes verificaes devem ser feitas: Existem objetos guardados h muito tempo, que nunca foram utilizados ou com freqncia de uso muito baixa? H coisas desnecessrias? Existem desperdcios que deveriam ser reduzidos ou eliminados? A cada resposta afirmativa algo deve ser descartado. Depois de feitas estas verificaes, o que for considerado desnecessrio deve permanecer por um tempo determinado em um local especial para o descarte. Assim, todos podero observar se aquilo que ser eliminado, no possui outra utilidade. Passando este tempo determinado, o que ainda restar no local escolhido, ser considerado realmente desnecessrio e dever ser eliminado do modo mais adequado, seja por meio de doao, ou lixo. Todos os materiais restantes sero trabalhados na prxima etapa do 5S. Benefcios Liberao de espao para os mais variados objetivos; Descarte de ferramentas, armrios, prateleiras em excesso, bem como de dados de controle ultrapassados e de itens j fora de uso; Eliminao do tempo de procura de documentos e materiais.

Senso de Organizao (Ordenao) - Seiton O sentido literal de seiton combinao de arranjo de partes, elementos, peas etc. segundo algum princpio ou mtodo racional. Para os 5S significa: determinar o local para se achar com facilidade algum documento, material ou equipamento necessrio. Ordenar a conseqncia natural de arrumar aquilo que se utiliza: preciso organizar, ordenar o que ficou. Verificaes Para iniciar a implantao deste S deve-se escolher o lugar certo de cada item, utilizando uma classificao muito simples, que est explicitada a seguir. Quando um material usado constantemente, deve ser mantido no local de trabalho ou prximo. Quando sua utilizao ocasional, mantido um pouco afastado do local de trabalho. Se seu uso raro, deve ser depositado em lugares afastados do local de trabalho. E finalmente, se um objeto no usado e o primeiro S foi concludo com sucesso, ele j deve ter sido descartado. Ento se torna importante padronizar e tornar conhecido de todos, alm da nomenclatura, a forma de ordenar e acessar os materiais e informaes. Todos precisam falar o mesmo idioma e conhecer aquilo que est sendo falado para que possam entender-se mais facilmente evitando que um objeto tenha vrios nomes Portanto se identifica cada item de uma maneira que facilite sua localizao e manuseio. Para isto utiliza-se muito a comunicao visual (uso de etiquetas, rtulos, cores), que quando bem utilizada, torna-se mais fcil e agradvel que a comunicao tradicional (por exemplo grandes textos). Esta comunicao deve ser aplicada de forma criativa, clara, sem deixar dvidas e com o cuidado de evitar a poluio visual, como o excesso de etiquetas. Benefcios Rapidez e facilidade na busca de documentos ou objetos; Controle sobre o que cada empregado usa; Diminuio de acidentes, em funo de tudo estar mais organizado; Facilidade na comunicao entre todos.

Senso de Limpeza - Seiso O sentido literal de seiso retirar sujeiras, utilizando-se de vassoura, deixando sem p e sujeira. Para os 5S significa: deixar tudo limpo, com o cuidado de no se estar varrendo s por varrer, espanando s por espanar. A melhor interpretao para senso de limpeza : no basta varrer tirando p e sujeira, importante que cada um, aps utilizar determinado instrumento de medio, veculo, mquina ou ferramenta deixe-o nas melhores condies de uso possvel. Limpar tambm no forar (um equipamento ou mquina fora de suas especificaes), no desperdiar. Verificaes Primeiramente devem ser identificadas e eliminadas as causas da sujeira. Ento realizado um dia de limpeza geral, com a participao de todos. Neste dia nada pode ser esquecido. Armrio, mesas, equipamento, tudo deve ser limpo, no esquecendo do teto, embaixo das mquinas, e outros onde a sujeira se acumula e no percebemos. Certifique-se da existncia de cestos de lixo. Ento se verifica a existncia de defeitos nos equipamentos. Pois limpeza deve ser entendida como sinnimo de inspeo. O objetivo no apenas limpar a sujeira, mas tambm os desperdcios e as relaes pessoais. Um ambiente onde h franqueza, transparncia e respeito um ambiente limpo. As pessoas devem estar conscientes sobre a importncia e os benefcios da manuteno da limpeza no ambiente de trabalho. Cada um ser responsvel pela sua parte, evitando gerar lixo, deixando os utenslios limpos antes de guard-los, desligando e cobrindo os equipamentos no final do expediente, no jogando nada no cho. Benefcios Purificao dos postos de trabalho; Satisfao dos empregados em trabalharem em ambientes limpos; Maior controle sobre o estado de equipamentos, veculos, mquinas etc. aps o uso, feito pelos prprios empregados; Eliminao de desperdcios, ao se usar materiais e equipamentos da maneira correta.

Senso de Higiene - Seiketsu O sentido literal de seiketsu manter as condies de trabalho, fsicas e mentais, favorveis para a sade. Para os 5S significa: verificar se o pensamento, se o esprito do programa est sendo implantado, isto , checar e aprimorar o resultado parcial dos 5S em toda a empresa at esta quarta etapa do processo. verificar, por exemplo, o estado de banheiros, sanitrios, refeitrios, oficinas, reas operacionais etc. Se todos esses locais estiverem em perfeita ordem pode-se dizer que a empresa est cumprindo o programa satisfatoriamente. Este um senso que tambm busca a questo da higiene mental: necessria a existncia de um clima bom de trabalho, com conforto, segurana e com relaes saudveis entre todos os setores da companhia para que os 5S possam ser plenamente desenvolvidos. Verificaes Este senso inicia-se com a realizao de conversas buscando o esclarecimento de possveis dvidas sobre os 5S e sobre a importncia da sade de todos. Elaboram-se normas para a realizao das diversas atividades, visando regulamentar o raciocnio dos 5S. Ento se identificam os pontos crticos das etapas j aplicadas e os motivos de estarem ocorrendo de acordo com a filosofia dos 5S. Para isto, estabelece-se quem ir verificar o qu. Encontrando algo errado deve-se relatar ao responsvel. Existem alguns elementos que devem ser sempre verificados e devidamente corrigidos, como: visibilidade e iluminao adequadas, presena de poeira, temperatura ideal, ventilao, poluio sonora... Resumindo, o senso de higiene a conservao da limpeza e da organizao obtidas anteriormente atravs do estabelecimento de normas e rotinas. Benefcios Equilbrio e mental dos empregados; Melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade; Manuteno de pontos crticos, como banheiros e sanitrios, sempre em bom estado de uso; Segurana do trabalho.

Senso de Autodisciplina ( Compromisso) - Shitsuke O sentido literal de shitsuke treinamento de fora mental, fsica e moral utilizando instrues e autotreinamento, com fora de vontade, na busca da melhoria. Para os 5S significa: ter os empregados habituados a cumprir os procedimentos operacionais, ticos e padres estabelecidos pela empresa. Este o ltimo S e o mais complexo de todos, porque o momento em que os empregados j devem executar as tarefas como hbitos, sem, contudo, acharem que j est tudo funcionando perfeitamente ou que no h mais em que evoluir. Ao contrrio, a autodisciplina requer constante aperfeioamento: se est bom pode ficar ainda melhor. Verificaes necessrio que todos conheam e percebam a importncia dos 5S e de seus resultados e que entendam, concordem e cumpram os procedimentos e as regras solicitadas. Pois s existe dedicao quando as pessoas compreendem e se comprometem com aquilo que esto fazendo. As regras e procedimentos precisam ser claras e de fcil entendimento, visto que as pessoas incorporam regras quando percebem que para o seu bem-estar e de todos e assim as praticam constantemente. Quando pessoas falham deve-se verificar se as instrues foram claras, pois muitas vezes erros ocorrem por falhas na comunicao. Nesta etapa tambm a comunicao visual pode auxiliar na fixao de conceitos e instrues. A nica maneira de aplicar a disciplina atravs de discusses das normas e procedimentos, com a participao de todos e a total compreenso de suas vantagens. Benefcios Cumprimento dos procedimentos operacionais; Constante auto-anlise e busca de aperfeioamento dos empregados; Concretizao da gesto participativa; Melhor entrosamento entre empregados e gestores; Confirmao/reavaliao dos valores da empresa;