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Tabla de contenido
CAPITULO 1: DESCRIPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS ................................................................. 1

Definir un proyecto.......................................................................................................................................... 1 Definir los objetivos del proyecto ................................................................................................................... 1 Definir las suposiciones del proyecto .............................................................................................................. 1 Definir las delimitaciones del proyecto ........................................................................................................... 2 Preparar un plan de administracin del mbito.............................................................................................. 3 La Administracin de Proyectos ...................................................................................................................... 4 Fases de un proyecto....................................................................................................................................... 4 El tringulo del proyecto. ................................................................................................................................ 5 Resumen del Capitulo 1 ............................................................................................................................... 9

Introduccin:
Antes de comenzar un proyecto, necesita definir el objetivo del proyecto, y luego determinar cules de las tareas necesita realizar para alcanzar ese objetivo. Una vez definido El objetivo Del proyecto y determinadas las tareas, el siguiente paso es idetntificar quin se encargar de cada tarea, cundo comenzar cada tarea, y cunto se va a tardar en realizar cada una de ellas. Adems, durante ls fase de planificacin debe determinar el coste total del proyecto. Una vez que el proyecto est en marcha, resulta adecuado seguir el progreso de cada tarea. Por ejemplo, se puede anotar cuando h comenzado realmente uma tarea, cundo se termina y cules son los problemas encontrados. A medida que se ejecuta cada tarea, puede ser necesario realizar ajustes debidos a causas inesperadas, como La enfermedad de un empleado o el retraso em la entrega de materiales. En estos casos, El plan necesita ser ajustado, y esta informacin tiene que ser comunicada a todos los implicados. Como puede ver, La gestin de un proyecto conlleva el empleo de diferentes actividades de gestin y coordinacin. Mantener el seguiemiento de todos los aspectos del proyecto y conseguir que todo continue adelante hacia el objetivo del proyecto puede convertirse en un reto. Usando Microsoft Project 2007, puede planificar, gestionar y coordinar eficazmente um proyecto, desde su concepcin hasta su finalizacin. No slo puede guaradar y almacenar informacin sobre un proyecto, sino adems podr mantenerla actualizada, e incluso crear escenarios de anlisis de hiptesis (qu pasara si) para anticiparse a los efectos de de los acontecimientos en su proyecto. Con Project como herramienta de gestin de proyectos, puede gestionar su proyecto con toda confianza.

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CAPITULO 1:
Objetivo

DESCRIPCION DE LA GESTION DE PROYECTOS

Captulo de toma de contacto. Conocer los conceptos y terminologa de un administrador de proyectos e ir asimilando ciertos trminos de MS Project que describen esas acciones y trabajos fundamentales.

Definir un proyecto
Durante la fase de planificacin de proyectos que tienen una duracin significativa o requieren los servicios de muchas personas, es importante definir los objetivos, las suposiciones y las delimitaciones del proyecto.

Definir los objetivos del proyecto

Unos objetivos de proyecto claros son cruciales pues el xito del proyecto vendr determinado por el grado de cumplimiento de los mismos. Un objetivo de proyecto claro es especfico y mensurable. Deben evitarse objetivos imprecisos como "Crear resultados modernos". Los objetivos de un proyecto pueden incluir: Una lista de resultados del proyecto. Fechas de cumplimiento especficas, tanto para la finalizacin del proyecto como para los hitos intermedios. Criterios de calidad especficos que deben cumplir los resultados. Lmites de costo que no debe sobrepasar el proyecto. Para que los objetivos resulten eficaces, es importante que todos los participantes del proyecto estn oficialmente de acuerdo con ellos. A menudo, el administrador del proyecto crea un documento de objetivos que se convierte en una parte permanente del proyecto. Tras crear un documento de objetivos en un programa diferente de Microsoft Project, puede adjuntarlo al archivo de proyecto para tener acceso a l de forma sencilla.

Definir las suposiciones del proyecto

Durante la etapa de planificacin de un proyecto, probablemente surgirn muchas cuestiones importantes sin respuesta; por ejemplo, cundo estarn disponibles los recursos clave para iniciar el trabajo, y cunto tiempo llevar un nuevo proceso. Para comenzar la planificacin, se hacen conjeturas hipotticas y, a continuacin, se utilizan esas estimaciones para crear la programacin.

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Project 2007 Bsico Es importante hacer un seguimiento de las suposiciones que se hacen de manera que: Los participantes del proyecto puedan criticarlas y, despus, apoyar formalmente un conjunto de suposiciones del proyecto. Se pueda actualizar la programacin cuando se disponga de informacin adicional sobre esos factores. Hay que tener en cuenta las siguientes reas del proyecto para identificar suposiciones subyacentes: Entregas de otros proyectos o departamentos: Si el proyecto va a depender del trabajo de otras personas, son conscientes dichas personas de esta dependencia y estn de acuerdo con las fechas de entrega establecidas? Disponibilidad y uso de recursos (incluyendo personas, materiales y equipamiento): Si algunas de las personas que van a trabajar en el proyecto estn bajo otro cargo, a cargo de quin estn? Y, ha aprobado esa persona la utilizacin de estos recursos? Duraciones de las tareas: Estn fundamentadas las estimaciones de tareas en una informacin slida o en conjeturas? Costos del proyecto: Qu importancia tiene el costo en el proyecto? Quin debe aprobar el presupuesto o aumentarlo si es necesario? Tiempo disponible: Si se est trabajando teniendo presente una fecha lmite conocida, se puede completar de forma realista todas las tareas con un nivel aceptable de calidad? Resultados: Cumple el resultado esperado las expectativas del cliente y de otros participantes? Si se deben hacer concesiones en el resultado, estn de acuerdo los participantes sobre los aspectos del resultado en que se han de hacer las concesiones en primer lugar? Estos son unos pocos ejemplos de los asuntos a considerar antes de empezar un proyecto complejo. El xito del proyecto depende en ltimo trmino de la identificacin de suposiciones y de la realizacin de planes alternativos de seguridad, as como de llevar a cabo el proyecto tal como fue planeado.

Definir las delimitaciones del proyecto

Las delimitaciones en un proyecto son factores que pueden restringir las opciones del administrador del proyecto. Normalmente, las tres delimitaciones principales son: Programacin, como una fecha de fin fija o una fecha lmite para un hito principal. Recursos (materiales, instalaciones, equipamiento y personal, as como los costos asociados), como un presupuesto preestablecido. mbito, como un requisito de realizacin de tres modelos del producto.

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Un cambio en una de estas delimitaciones afecta normalmente a las otras dos, y tambin afecta a la calidad total. Por ejemplo, si decrece la duracin del proyecto (programacin), puede aumentar el nmero de trabajadores necesarios (recursos) y reducirse el nmero de caractersticas que pueden incluirse en el producto (mbito). El administrador del proyecto determina entonces si este ajuste es aceptable. Este concepto se denomina "delimitaciones triples de administracin del proyecto" o "tringulo del proyecto". Durante el proceso de planificacin, se deben enumerar las delimitaciones del proyecto para asegurarse de que todos los participantes del proyecto las conocen y tienen la oportunidad de hacer observaciones acerca de las mismas. Tambin es importante que los participantes se pongan de acuerdo sobre la forma en que se ha de responder a delimitaciones inesperadas que puedan surgir durante el proyecto. Por ejemplo, si los costos laborales resultan superiores a los previstos, los participantes pueden desear reducir el mbito del proyecto de ciertas maneras especficas predefinidas.

Preparar un plan de administracin del mbito

Una vez identificados los objetivos, suposiciones y delimitaciones del proyecto, est en condiciones de preparar un plan de administracin del mbito. El mbito del proyecto es la combinacin de todos los objetivos y tareas del proyecto con el trabajo necesario para su ejecucin, y el plan de administracin del mbito establece un procedimiento para el tratamiento de los cambios que se efecten en el proyecto. El plan de administracin del mbito es til porque los equipos del proyecto deben ajustar a menudo sus objetivos durante el mismo, y todos los participantes del proyecto tienen que estar informados puntualmente de los cambios que se introduzcan. El plan de administracin del mbito puede incluir: Una evaluacin de la probabilidad de que haya que cambiar el mbito, con qu frecuencia y en qu medida. Una descripcin de cmo se identificarn y clasificarn los cambios del mbito. Por ejemplo, en un proyecto de construccin, puede establecer que si el cliente solicita cambios del diseo con un costo inferior a 1.000 dlares, el capataz puede aprobarlos, pero si el costo es superior, el administrador del proyecto y el cliente deben evaluar de nuevo el mbito del proyecto en trminos de costo, recursos y otros factores. Un plan para determinar las acciones a emprender cuando se identifique un cambio del mbito (por ejemplo, informar del mismo al patrocinador e impartir una orden de cambio del contrato). Un plan de administracin del mbito bien preparado puede servir de base para confeccionar el plan de emergencia del proyecto.

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La Administracin de Proyectos
La administracin de proyectos es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para alcanzar un objetivo concreto, generalmente con delimitaciones de tiempo, recursos o costo. Un plan de proyecto puede ser sencillo, por ejemplo, una lista de tareas y sus fechas de comienzo y fin escritas en un bloc de notas. O puede ser complejo, por ejemplo, miles de tareas y recursos, y un presupuesto del proyecto de millones de bolvares. La mayora de los proyectos comparten actividades comunes, como la divisin del proyecto en tareas de fcil manejo, la programacin de las tareas, la comunicacin entre los miembros del equipo y el seguimiento de las tareas a medida que progresa el trabajo. Fases de un proyecto.

Fases de un proyecto.
Todos los proyectos constan de cuatro fases principales: 1. Crear el plan (planificacin). 2. Administrar el proyecto (desarrollar el proyecto introduciendo correctamente todos los datos). 3. Realizar el seguimiento del proyecto (observar como marcha). 4. Cerrar el proyecto (terminarlo).

Aunque podramos afirmar que "un proyecto es un evento o secuencia de eventos planificados, con un objetivo marcado", la mayora de los textos y libros experimentados en esta materia y basados en las ideas del prrafo anterior, coinciden en que la definicin de proyecto es: Un esfuerzo temporal para la creacin de un producto o servicio nico. Vamos a desgranar los conceptos fundamentales de dicha definicin para irnos adentrando en qu es y en qu consiste un proyecto: Se dice que un proyecto es Temporal porque tiene una duracin determinada (una semana, dos aos...). El factor tiempo es muy importante en la gestin de proyectos. Para la elaboracin de un proyecto siempre se tendr que fijar o bien una fecha de comienzo a partir de la cual desarrollar el proyecto hasta alcanzar una fecha de finalizacin, o bien lo contrario: Se fijar una fecha de terminacin a partir de la cual y retrospectivamente (para atrs) se vayan "retrocediendo" las tareas a realizar (con sus duraciones) hasta alcanzar la fecha de comienzo. Los proyectos no son indefinidos, sino que tienen una fecha de finalizacin y/o de inicio. El que exista una fecha de comienzo y una fecha de finalizacin, es un factor que diferencia a los proyectos de las llamadas "operaciones en curso". Estas suelen transcurrir de manera indefinida. Por ejemplo las actividades cotidianas de un departamento de recursos humanos, de un departamento contable... Sin embargo el objetivo de contratar a dos expertos en ventas puede constituir un proyecto ya que dichas personas debern estar contratadas para tal fecha.

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Project 2007 Bsico En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses, semanas, das, horas o minutos (las siglas respectivas son: ms, s, d, h, m).

Un proyecto conlleva tambin un Esfuerzo. Esto significa que para su consecucin se implican una serie de recursos (de personal, de equipamiento, de materiales generalmente) que son los encargados de llevar a buen puerto el proyecto. Los recursos mencionados (los que acabamos de nombrar) se engloban en los recursos de carcter de trabajo y/o recursos materiales. Por otro lado, la Gestin de Proyectos consiste en el Estudio y Planificacin de un Proyecto en funcin de su alcance, as como en el Control y Seguimiento del Proyecto durante su realizacin. Estas gestiones van encaminadas a evitar desviaciones sobre los objetivos planteados en dicho proyecto. A esto, a esta gestin de Proyectos nos ayuda Microsoft Project.

El tringulo del proyecto.

Existen 3 factores fundamentales que intervienen en todo proyecto: El Tiempo o duracin del proyecto. El Coste econmico del proyecto. El mbito en el que se desarrolla el proyecto. Seguramente el factor ms conocido por las personas participantes en un proyecto es el del tiempo. Podrn no conocer el coste financiero. Podrn no conocer que recursos (que tambin integran los costes, porque al final tambin se traducen en gastos) se utilizan en dicho proyecto. Pero lo que si se suele saber es para cuando el proyecto debe estar concluido. El tiempo, es por lo tanto la delimitacin ms conocida. Todo proyecto est sujeto al tiempo, a una duracin. La mayora de los proyectos tienen una fecha lmite para la que el proyecto deber estar concluido. Adems, el proyecto posiblemente disponga de una serie de hitos intermedios (o puntos intermedios de control) por cumplir.

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Project 2007 Bsico El coste, no solo es econmico, puede ser humano (un electricista), de equipamiento (un ordenador o una pala excavadora), de material (ladrillos, cable, cinta de filmar...), de instalaciones (alquiler de un estudio, de una sala de reuniones...). Pero estos costes, al final y en definitiva se traducen en presupuesto econmico. Para todos los proyectos, el coste supone una delimitacin restrictiva. Solamente algunos proyectos no estarn sujetos a un presupuesto. El mbito del proyecto, tambin llamado alcance, es el trabajo requerido para realizarlo y conseguir el objetivo, el producto. Otra cosa bien distinta es el mbito del producto (mbito de proyecto frente a mbito de producto) que es el conjunto de caractersticas, funciones, especificaciones y calidad final que tiene dicho producto una vez terminado. Los documentos (en forma de manuales) que esquematizan esta informacin sobre el producto, se denominan especificaciones del producto. El mbito viene definido por las tareas a realizar. Ambos mbitos (el del proyecto y el del producto) estn estrechamente relacionados: Si en la elaboracin de una urbanizacin de chalets, reducimos el nmero de viviendas a la mitad, el mbito del proyecto se ve alterado por consiguiente. El mbito del proyecto est formado por las tareas. Las tareas, a su vez se dividen en fases. Las tareas, definen el mbito o alcance del proyecto. Las tareas se definen en jerarqua. Unas tareas deben comenzar al terminar otras, otras pueden discurrir simultneamente, es decir, se engarzan estratgicamente... Las tareas, a su vez, se pueden desgranar, se pueden dividir en fases. Los expertos recomiendan definir una estructura de descomposicin del trabajo (Works Breakdown Structure WBS). De dicha descomposicin, se derivan las duraciones de las fases y en definitiva, de las tareas. La duracin de las tareas es el periodo de tiempo que transcurre entre la fecha de comienzo de una tarea y su fecha de finalizacin. Como podemos establecer la duracin de una tarea? Existe alguna tcnica que nos ayude a definirla? La duracin de las tareas queda marcada o establecida aplicando alguno de estos factores: - La Historia. Consiste en establecer una consultora sobre similares proyectos realizados con anterioridad y recoger datos histricos. Como se hicieron, cuanto duraron sus tareas... - La Participacin. Consiste en contar con personas que tengan experiencia en proyectos idnticos (el mismo) aunque sean bajo otras circunstancias. - La Intuicin. Contar con personas que hayan realizado un proyecto con similares caractersticas. - La Indeterminacin. Hacer una estimacin, a veces no basada en nada concreto. (a voleo, por impulsos).

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Project 2007 Bsico Adems de lo comentado, para calcular la duracin de una tarea, podemos utilizar las tres duraciones siguientes: - La duracin optimista (Do). - La duracin pesimista (Dp). - La duracin esperada (De). Pues bien, para calcular la duracin media podremos aplicar la siguiente frmula: Duracin media (Dm) = (Do + Dp + 4 * De) / 6 <duracin optimista + duracin pesimista + cuatro veces la duracin estimada dividido entre 6> En MS Project, la duracin de las tareas se puede fijar en meses (esta duracin es novedosa en MS Project 2003), semanas, das, horas o minutos. Estos tres factores fundamentales de un proyecto (mbito, coste y tiempo) conforman lo que se ha dado en llamar el tringulo del proyecto:

Veamos. Suponiendo que el tringulo del proyecto est formado por esos tres lados, y que dada la magnitud del proyecto ese tringulo tiene una superficie determinada, y cada lado con un tamao determinado, se observa que si uno de los tres factores se modifica (la longitud de uno de los lados vara), se ven afectados los otros dos para seguir manteniendo el proyecto con la misma magnitud (en el tringulo, la misma superficie o rea). Si la duracin de un proyecto disminuye, podra ser necesario aumentar el presupuesto (coste) ya que sern necesarios ms recursos para realizar el mismo trabajo en menos tiempo. Si no se puede incrementar el presupuesto, podra ser necesario reducir el alcance (o mbito) de un proyecto puesto que no se puede hacer todo el proyecto en menos tiempo. Pero en ste caso, el resultado no sera el mismo.

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Project 2007 Bsico Si el presupuesto del proyecto disminuye, puede que sea necesario disponer de ms tiempo ya que no se puede contar con tantos recursos como es necesario, o con recursos tan especializados. Si no se puede incrementar el tiempo, puede que sea necesario reducir el alcance del proyecto ya que son menos recursos y no se puede realizar todo el trabajo previsto en el tiempo del que se dispone.

(NOTA: En la imagen anterior donde dice reducidos quiere decir alterados) Sin embargo, si el alcance del proyecto aumenta, puede ser necesario ms tiempo y/o ms recursos para realizar el trabajo adicional. Cuando el alcance de un proyecto aumenta una vez comenzado el proyecto, se dice que ha habido un Incremento de Alcance (tambin llamado incremento de mbito). mbito y alcance es lo mismo.

Una variacin de este ltimo factor (el mbito) puede resultar perjudicial si el Administrador de proyecto no reconoce y planifica los nuevos requerimientos.

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Resumen del Capitulo 1

Para Haga esto

Evaluar su proyecto y fijar el objetivo del proyecto.

Evaluar la complejidad del proyecto y las posibles restricciones con que tendr que trabajar. Formular un objetivo especfico: identificar el mbito del proyecto, las personas afectadas y el marco temporal.

Identificar las tareas, hitos y recursos del proyecto.

Listar las tareas claves y las duraciones. Observar las relaciones entre tareas: qu tareas dependen unas de otras, cules ocurren de modo regular, cules forman parte de una categora superior. Identificar los hitos y recursos.

Refinar el plan de proyecto.

Revise las necesidades del proyecto: personas que se necesitan; nuevos procedimientos utilizados. Identifique las restricciones del proyecto: plazos fijos y costes; cambios anticipados. Quin necesita conocer el proyecto y cul es la mejor presentacin de la informacin?

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