CONTROL DE GESTION

El control debe servir de gua para alcanzar eficazmente los objetivos planteados con el mejor uso de los recursos disponibles (tcnicos, humanos, financieros, etc.). Por ello podemos definir el control de gestin como un proceso de retroalimentacin de informacin de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.

Fines del Control de Gestin El fin ltimo del control de gestin es el uso eficiente de los recursos disponibles para la consecucin de los objetivos. Sin embargo podemos concretar otros fines ms especficos como los siguientes: Informar Consiste en transmitir y comunicar la informacin necesaria para la toma de decisiones. Coordinar. Trata de encaminar todas las actividades eficazmente a la consecucin de los objetivos. Evaluar La consecucin de las metas (objetivos) se logra gracias a las personas, y su valoracin es la que pone de manifiesto la satisfaccin del logro. Motivar El impulso y la ayuda a todo responsable es de capital importancia para la consecucin de los objetivos.

Los condicionantes del control de gestin

El primer condicionante es el Entorno. Puede ser un entorno estable o dinmico, variable cclicamente o completamente atpico. La adaptacin al entorno cambiante puede ser la clave del desarrollo de la empresa. Los Objetivos de la empresa tambin condicionan el sistema de control de gestin, segn sean de rentabilidad, de crecimiento, sociales y medioambientales, etc. La estructura de la organizacin, segn sea funcional o divisional, implica establecer variables distintas, y por ende objetivos y sistemas de control tambin distintos. El Tamao de la empresa est directamente relacionado con la centralizacin. En la medida que el volumen aumenta es necesaria la descentralizacin, pues hay ms cantidad de informacin y complejidad creciente en la toma de decisiones. Por ltimo, la Cultura de la empresa, en el sentido de las relaciones humanas en la organizacin, es un factor determinante del control de gestin, sin olvidar el sistema de incentivos y motivacin del personal.

Instrumentos del Control de Gestin Las herramientas bsicas del control de gestin son la planificacin y los presupuestos. La planificacin consiste en adelantarse al futuro eliminando incertidumbres. Est relacionada con el largo plazo y con la gestin corriente, as como con la obtencin de informacin bsicamente externa. Los planes se materializan en programas. El presupuesto est ms vinculado con el corto plazo. Consiste en determinar de forma ms exacta los objetivos, concretando cuantas y responsables. El presupuesto aplicado al futuro inmediato se conoce por planificacin operativa; se realiza para un plazo de das o semanas, con variables totalmente cuantitativas y una implicacin directa de cada departamento. El presupuesto se debe negociar con los responsables para conseguir una mayor implicacin; no se debe imponer, porque originara desinters en la consecucin de los objetivos. La comparacin de los datos reales, obtenidos esencialmente de la contabilidad, con los previstos puede originar desviaciones, cuando no coinciden. Las causas pueden ser: Errores en las previsiones del entorno: estimacin de ventas, coste de ventas, gastos generales, etc.

Errores de mtodo: poca descentralizacin, escaso rigor temporal, falta de coordinacin entre contabilidad y presupuestos, etc. Errores en la relacin mediosfines: cifras ambiciosas, incorrecto uso de los medios, etc. Esas desviaciones son analizadas para tomar decisiones, tanto estratgicas (revisin y/o cambio de plan y programas), como tcticas u operativas (revisin y/o cambio de objetivos y presupuestos). Se pueden citar otras herramientas operativas como: la divisin de centros de responsabilidad, el establecimiento de normas de actuacin y la direccin por objetivos. Responsabilidades del control Facilitan la comunicacin y negociacin de objetivos. Clarifican las responsabilidades de cada centro en el proceso de decisin. Estimulan la motivacin y la iniciativa. Facilitan la evaluacin de la actuacin de cada responsable y de la identificacin de problemas. Una vez determinados los centros de responsabilidad se establecen parmetros que permitan: Establecer los objetivos iniciales de las diferentes unidades. Medir, y evaluar a posteriori, el comportamiento y el grado de cumplimiento de las actividades y responsabilidades de cada centro. Disear el sistema de informacin que facilite la toma de decisiones y el control. Facilitar la definicin de los objetivos al concentrarse en sta los indicadores. Medir la contribucin de cada centro al resultado. Evaluar la actuacin de cada responsable. Fases del Control de Gestin Fase 0: Situacin inicial Fase 1: Acciones simultaneadas Fase 2: Acciones simultaneadas. Fase 3: Puesta en marcha de previsiones a corto plazo. Fase 4: Acciones simultaneadas. Fase 5: Extensin del proceso presupuestario a dos o tres aos. Fase 6: Concordancia en el tiempo de los elementos.

Fase 7: Integracin formal. Fase 8: Delegacin de responsabilidades de gestin. CONTROL ORGANIZACIONAL El sistema de control organizacional, pretende crear congruencia y alinear los objetivos personales con los de la organizacin. A medida que la organizacin crece, o se vuelve ms compleja (por ejemplo cuando tiene ms empleados o est en un rea geogrfica muy dispersa), la necesidad de los sistemas de control es ms obvia, inclusive llega a representar una necesidad "urgente". En una empresa pequea el dueo puede asumir varias funciones entre ellas la de control, mientras que en una muy grande, esto sera imposible, por lo que se requiere de mecanismos formales y diversos. Los sistemas de control requieren de algunos elementos indispensables para orientar el trabajo humano hacia la congruencia y el alineamiento mencionado, como lo son: la Motivacin, Integracin, Informacin y Facilitacin. La retroalimentacin en este sentido, proporciona informacin acerca de las operaciones y sus resultados, y puede ser: a. Correctiva cuando produce la informacin necesaria para mejorar el desempeo de cada una de las operaciones. b. Evaluativa si informa acerca del estado general del sistema y sirve como base para la administracin de recompensas o castigos.