2.1.1 Definicin e importancia de los pronsticos PROYECTE SUS VENTAS.

Usted quiere vender ms en su negocio?. Muy bien, cunto ms? Qu pasa si el pedido de sus sueos llega maana, podra surtirlo? cmo van sus ventas este ao? En qu se basa para medirlas? Nos referimos a sus proyecciones de ventas, que en trminos acadmicos se denominan pronsticos de demanda. En efecto, el objetivo de un negocio de cualquier giro y talla es vender cada da ms. No obstante para lograrlo es necesario es necesario conocer la demanda de su mercado y la capacidad de su empresa: la demanda se pronostica, mientras que las ventas se planean.

Por qu pronosticar.
La demanda es una consecuencia de la eleccin de los compradores y lo que se puede vender es decisin de la direccin de la empresa. cunto quiere vender los prximos 12 meses?, su mercado comprara esa cantidad de productos o servicios, su empresa tiene la capacidad productiva para soportar ese volumen de ventas? Con los pronsticos de demanda usted define las respuestas a las preguntas arriba planteadas. Estas proyecciones repercuten directamente en la eficacia y eficiencia con que operan las reas de produccin. Mercadotecnia, ventas, finanzas, personal, logstica y otros departamentos funcionales de una compaa. Pongamos, por ejemplo, el caso de una empresa manufacturera que no tiene definido cunto puede vender en los siguientes tres meses. Ante tal circunstancia, la empresa podra ordenar materia prima de ms o de menos que lo requerido, hecho que se reflejara en mayores costos de almacenamiento en caso de sobre inventario, o bien , en desembolsos extra por compras de emergencia e, incluso, prdidas por incapacidad de abasto. Los pronsticos son confiables? Si, aunque no son exactos . Conforme desarrolle experiencia en su elaboracin y agregue tcnicas bien sustentadas, lograr cada vez, proyecciones ms cercanas a lo que su mercado desea, necesita y puede comprarle. En general las tcnicas de pronsticos cuantitativas para pronosticar la demanda a mediano y corto plazos (vea recuadro de vocabulario). Adems estas tcnicas son susceptibles de automatizarse mediante el empleo de software ya disponible.

Vocabulario para predecir su futuro.

Estos son algunos de los trminos con los que deber familiarizarse para hacer proyecciones en su pyme: Corto plazo: de 1 a 6 meses Mediano plazo: de 6 meses a 1 ao Largo plazo: de 1 a 5 o ms aos.

Tcnicas de juicio o cualitativas: Se basan en la experiencia, intuicin o conocimientos que se tienen sobre el comportamiento de la demanda en los mercados. Son ampliamente empleadas por las pymes, incluso sin que estas sepan que su olfato empresarial es una tcnica de pronstico. La desventaja es que si no se les sustenta con otras tcnicas, son difcilmente reproducibles, comprobables y documentables. Entre las ms reconocidas estn el juicio de expertos, la informacin de los vendedores y la investigacin de mercados. Tcnicas cuantitativas: establecen relaciones o funciones matemticas para pronosticar la demanda y se dividen en dos categoras: Tcnicas causales, en las que se relaciona la demanda del mercado con otros factores de influencia: tanto internos a la empresa ( su presupuesto de publicidad, por ejemplo) como externos ( inflacin, desempleo). La otra categora corresponde a las series de tiempo. Para usarlas se necesita contar con datos previos que muestren los niveles de demanda o ventas en el mercado para pronosticar tendencias, ciclos y estacionalidad. Por ejemplo, usted podra tomar los niveles de ventas registrados en los dos ltimos aos en su empresa como una base para planear las ventas del siguiente ao.

El maestro le recomienda
Las pequeas y medianas empresas son conocidas por su flexibilidad y habilidad para ajustarse a las condiciones cambiantes de cara a nuevos retos en el mercado. Esto implica que se encuentran en continuo movimiento, tras estrategias que contrarresten las de sus competidores, especialmente de los ms grandes1. Sin embargo, las pymes son tan dependientes de los pronsticos como sus contrapartes ms grandes. De hecho el ambiente inestable que enfrentan muchas de estas empresas hace de los pronsticos una prctica an ms importante. Las empresas que no pueden reaccionar con rapidez a las condiciones cambiantes y prever el futuro con algn grado de precisin, estn condenadas a la extincin. Para llevar a cabo este proceso, deben responder las siguientes preguntas: 1. Qu aspectos debemos considerar en el diseo de los procesos de pronsticos en la empresa? 2. Qu tipo y tcnicas de modelo utilizaremos? 3. Cmo se medirn los errores de pronsticos y se fijarn los mrgenes permisibles? 4. Qu paquete de computo se debe adquirir y utilizar? 5. Cmo podemos formar a pronosticadores en la empresa? El xito de los procesos de pronsticos depende de la gente, los procesos y recursos. El apoyo principal para desarrollar los pronsticos debe provenir de los niveles ms altos de la compaa, dueos y administradores generales.
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Jorge Durn, catedrtico especializado en la Escuela de Negocios de la Universidad de las Amricas, Puebla. Tomado de la edicin Entrepenur. vol 13 num 08

Por ejemplo, en una empresa de comercio, las reas de ventas y de compras deben asumir los roles principales en el manejo de los pronsticos, identificando los volmenes de venta de cada uno de los artculos por perodo, los niveles de existencias y los procesos de compras y tiempos de entrega por parte de proveedores. En el caso de empresas de servicio, Personal es un rea que tambin asume un papel fundamental en la elaboracin y uso de pronsticos, ms an si el personal requerido es altamente calificado. Si los montos de inversin en materiales, componentes y equipos son elevados, necesariamente implicar que finanzas se convierta en un jugador clave en los pronsticos. Se combinarn diversos mtodos y se definir una sola cantidad de demanda en el pronstico o sern varias de acuerdo con diversos escenarios que se planteen? Cualquiera que sea la decisin, se debern crear mecanismos de trabajo, reuniones peridicas, uso compartido de bases de datos, u otros que permitan condensar los pronsticos, sobre todo para alinear las actividades de produccin y ventas. A nivel general, debe definir los plazos a los que har sus proyecciones y reunir informacin acerca de la situacin actual de su mercado, datos histricos de demanda, estacionalidad, ciclo de vida de los productos y servicios, ventas sobre pedido o a partir de inventarios. Otro aspecto que les puede ayudar sobre manera es recabar informacin de sus proveedores y de su clientela. Hablamos de un sistema conocido como CPFR Colaborative Planning Forecasting Reserch (Planeacin, Pronosticacin, y Suministro Colaborativo, por sus siglas en ingles). Mediante el CPFR los clientes acuerdan compartir informacin con sus proveedores, lo cual da un esquema de ganar- ganar; la relacin se basa en la confianza: usted tiene mejor informacin para tomar decisiones y el cliente se beneficia pues recibir una mejor atencin y disminuir sus niveles de inventario o eliminar faltantes. Los pronsticos son raramente precisos al 100 por ciento para predecir el futuro, pero aprender de los errores ayudar gradualmente a reducirlos. Al respecto se recomienda establecer mecanismos de seguimiento para comparar la demanda real con la proyectada y hacer los ajustes convenientes, ya sea en los datos y parmetros que se utilizan o en la eleccin del modelo de pronstico utilizado. Dos recomendaciones adicionales: elija una tcnica que usted comprenda cabalmente y opte por una combinacin de buen juicio y mtodos sofisticados o numricos para la elaboracin de los pronsticos. Es una decisin inteligente.