Otros tipos de Consultas

Tabla de contenidos
1.- CONSULTA DE SELECCIN INTERACTIVA .................................................. 3 2.- CONSULTAS DE ACCIN..................................................................................... 4 3.- CONSULTAS DE TABLAS DE REFERENCIAS CRUZADAS ......................... 6

Universidad de Salamanca Facultad de Economa y Empresa Informtica Aplicada a la Gestin de la Empresa

 2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproduccin parcial o total del presente documento sin permiso explcito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economa y Empresa. Departamento de Economa e Historia Econmica.

1.- Consulta de Seleccin Interactiva

Para aumentar su funcionalidad Access permite que una consulta pida al usuario el criterio por el que quiere seleccionar los registros. Por ejemplo, la consulta de seleccin que llamamos (Multitabla) Ventas de Empleados en 2010, nos permita visualizar las ventas para el empleado Mercedes. Si quisiramos ver las ventas de cualquier otro empleado, el procedimiento sera escribir en la fila de criterios el nombre del correspondiente empleado, borrando previamente el que all estuviera escrito. Para evitar tener que hacer esto cada vez que quisiramos cambiar de empleado vamos a crear una consulta interactiva (tambin denominadas consultas con parmetros) de la siguiente manera: Accedemos a la ventana de diseo de la consulta (Multitabla) Ventas de Empleado en 2010. En la fila de criterios del campo Nombre de la tabla Empleados borramos el criterio Mercedes y escribimos el texto: [Qu Empleado?]. Este texto, que es obligatorio escribirlo entre corchetes, lo utilizar el programa para preguntar por el criterio de la consulta. Botn de Office / Guardar como / Guardar objeto como. Nombre de la consulta: (Interactiva) Ventas de cualquier Empleado en 2010. Abrir la consulta o pasar de vista diseo a vista Hoja de datos y comprobar que aparece un cuadro de dilogo que pregunta por el criterio de la consulta. Escribir, por ejemplo Fernando, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

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Al picar en el botn aceptar, se mostrar en pantalla la informacin recogida en la consulta referente nicamente a este empleado.

Tambin es posible obligar al programa a pedir ms de un criterio, en cuyo caso habr que escribir en las filas de criterios de la casilla QBE los parmetros necesarios. Cuando se active la consulta, el programa los pedir segn su orden en la cuadrcula QBE: de izquierda a derecha. Igualmente, se puede definir un parmetro en una consulta abriendo sta en vista diseo y seleccionando el botn Parmetros, del grupo Mostrar u ocultar de la Pestaa Diseo. Una vez elegida esta alternativa se presenta en pantalla un cuadro de dilogo donde se indica el nombre del parmetro y el tipo de datos.

2.- Consultas de accin

Son aquellas que permiten realizar cambios en los datos almacenados en una tabla o en una consulta; concretamente permiten realizar las siguientes acciones: Aadir registros (consulta de datos anexados), Eliminar registros (consulta de eliminacin), Actualizar registros (consulta de actualizacin) y Crear una nueva tabla (consulta de creacin de tabla). Para crear una consulta de este tipo es necesario estar en vista diseo y picar en el Men Consulta o bien en la lista desplegable del correspondiente botn de la barra de herramientas, seleccionando de esta manera la consulta de accin que se pretenda crear. Consulta para aadir registros: Esta operacin permite agregar registros de una tabla a otra, teniendo ambas la misma estructura. Esta accin es muy interesante cuando una misma base de datos o tabla se utiliza en varios ordenadores no conectados entre s (por ejemplo, una empresa que cuenta con varias sucursales). La forma de agrupar los registros en una nica tabla consiste en hacer una consulta de datos anexados, aunque nosotros no la vamos a realizar ya que no tenemos este problema. Consulta para actualizar registros: Esta operacin permite modificar los datos (todos o slo algunos) de uno o varios campos de una tabla. Por ejemplo vamos a modificar los precios de venta de los tipos de cerveza (5 estrellas y clsica) de la marca Mahou incrementndolos en un 5%: En una ventana de diseo nueva (pestaa Crear / grupo Otros / botn Diseo de consulta) agregamos la tabla Ventas y de ella pasamos a la cuadrcula QBE los campos Concepto, Precio Venta y Fecha de Venta. Seleccionamos como tipo de consulta la de Actualizar (pestaa Diseo / grupo Tipo de consulta / botn Actualizar), con lo que aparecer una nueva lnea en la cuadrcula QBE denominada Actualizar a. En cambio, las filas de Orden y Mostrar han desaparecido. En la fila de criterios del campo Concepto escribimos: Mahou*, con lo que la actualizacin slo afectar a los tipos de cerveza de la marca Mahou. En la fila de criterios del campo Fecha de Venta escribimos: >31-12-10, con lo que la actualizacin slo afectar a los registros de Mahou cuya fecha de venta sea posterior al 31-12-10. 4

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En la fila Actualizar a del campo Precio Venta introducimos la expresin [Precio Venta]*1,05, que permitir calcular el nuevo valor para este campo. Se hace clic en el botn Ejecutar del grupo Resultados de la pestaa de Diseo, con lo que aparece un cuadro de dilogo indicndonos el nmero de registros que se van a actualizar (en nuestro caso dos).

Se pulsa en S y se guarda la consulta con el nombre: Actualizacin de Mahou. Si ahora visualizamos la tabla de Ventas o cualquier consulta donde se haya utilizado esta tabla, comprobaremos que la actualizacin ha afectado a todas ellas. Cada vez que ejecutemos la consulta de accin creada (se ejecuta al intentarla abrir desde la ventana del objeto consultas, o bien cuando la abrimos en vista diseo y picamos en el botn Ejecutar) se actualizara un 5% el precio de venta de los registros que hemos seleccionado. Consulta de creacin de tablas: Esta operacin permite crear una nueva tabla a partir de una consulta que acte sobre varias tablas al mismo tiempo, y guardar en ella los datos seleccionados de cada una de dichas tablas. Por ejemplo: En una ventana de diseo nueva aadimos las tablas Clientes y Ventas y de ellas pasamos a la cuadrcula QBE los campos Nombre, Localidad y Concepto. No mostramos el campo Localidad (de esta manera en la tabla que se cree no visualizarn estos datos) e introducimos para este campo el criterio Salamanca. Se hace clic en el botn Crear tabla del grupo Tipo de consulta. El programa muestra un cuadro de dilogo en el que ponemos el nombre de la tabla que se va

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a crear: Preferencias de los Clientes de Salamanca y se deja verificada la alternativa Base de datos activa. A continuacin, se pulsa en Aceptar. Ahora guardamos la consulta con el nombre: Creacin de tabla. Ejecutamos la consulta creada, bien desde la ventana de diseo de la misma (Botn Ejecutar), o bien desde el objeto Consultas de la ventana de la base de datos. Si lo hacemos con esta ltima opcin, previamente cerramos la consulta creada (si pasamos al objeto tablas veremos que la nueva tabla todava no est creada puesto que no hemos ejecutado an la consulta de accin) y activamos la consulta de accin. El programa avisar de que ejecutar una consulta de creacin de tablas. Hacemos clic sobre el botn S y ya se ejecuta la consulta, volviendo a mostrar un cuadro de dilogo indicando que va a pegar, en nuestro caso, siete registros. Picamos en S. Si ahora se selecciona el objeto tablas veremos la nueva tabla que se ha creado a partir de los datos que seleccionamos en la consulta de accin anterior. En cualquier consulta de accin (tanto sta como la anterior) las modificaciones que se efecten en los datos como consecuencia de ejecutar dichas consultas no pueden deshacerse. Consulta de eliminacin de registros: Esta operacin permite borrar un nmero determinado de registros en una tabla, siempre y cuando cumplan con un criterio previamente establecido. En una ventana de diseo agregamos la tabla Preferencias de los Clientes de Salamanca y pasamos a la cuadrcula QBE los dos campos que contiene. A continuacin seleccionamos como tipo de consulta la de eliminacin (pestaa Diseo / grupo Tipo de consultas / botn Eliminar). El programa mostrar una nueva fila en la cuadrcula QBE denominada Eliminar, desapareciendo igual que antes, las filas de Orden y Mostrar. Escribimos Carlsberg en la celda criterios del campo Concepto, con lo que se eliminarn los registros cuyo nombre coincida con esta expresin. Guardamos la consulta con el nombre: Eliminacin de registros. Ejecutamos la consulta de alguna de las dos formas que ya hemos visto y el programa mostrar una ventana donde nos informa del nmero de registros que va a eliminar (en nuestro caso, dos). Hacemos clic sobre el botn S para confirmar la eliminacin. Cerramos la consulta de accin. Si abrimos la tabla Preferencias de los Clientes de Salamanca se puede comprobar que los registros del Concepto Carlsberg han sido eliminados sin posibilidad de deshacer dicha eliminacin.

3.- Consultas de Tablas de Referencias Cruzadas

Permiten resumir los datos de una o varias tablas o consultas en forma tabular, cruzando los datos de los campos expresados como cabeceras de columnas y de filas. Se crean en la ventana diseo de una nueva consulta, o a travs del asistente (aunque esta opcin, cuando se incluyen campos que pertenecen a distintas tablas, obliga a crear una consulta previa que contenga los campos que se necesiten. Despus se usa esta consulta para crear la consulta de referencias cruzadas). Por ejemplo, queremos visualizar el nmero de marcas de cerveza que vende cada empleado. En este proceso hay que
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indicar qu tabla o tablas se seleccionarn y qu campo se distribuir en filas y cul en columnas, as como la opcin que se va a utilizar para resumir la informacin. - Como vamos a seleccionar las tablas Empleados, Ventas y Tipo Productos accedemos a una nueva ventana de diseo y agregamos estas tres tablas. - Para seleccionar la opcin Consulta de tabla de referencias cruzadas es necesario pulsar en el botn General del grupo Tipo de consultas, observando que en la cuadrcula QBE aparece una nueva fila que lleva por ttulo Tab ref cruz, que sustituye a la fila Mostrar. - Pasamos a la cuadrcula QBE los campos Nombre (de la tabla Empleados), Marca (de la tabla Tipo Productos) e IdEmpleado (de la tabla Ventas). - Seleccionamos para la celda Tab ref cruz del campo Nombre la opcin Encabezado de fila (los datos de este campo se distribuirn en filas). - Para la misma celda del campo Marca elegimos la opcin Encabezado de columna (los datos de este campo se distribuirn en columnas). - Para la misma celda del campo IdEmpleado seleccionamos la opcin Valor (as se indica que este campo es el que da los resultados de la tabla). - Para la celda Total del campo IdEmpleado seleccionamos la opcin Cuenta y para la misma celda Total de los otros dos campos la opcin Agrupar por. - Si se pasa de la vista diseo a la vista hoja de datos se comprueba el resultado obtenido. - Guardamos la consulta con el nombre: Marcas vendidas por Empleados.

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