2.

DEFINICIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG Para poder entender cul es el propsito del SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG, lo primero que debemos tener claro son los conceptos de SISTEMA, GESTIN y SISTEMA DE GESTIN; para lo cual se han tomado como referentes, las definiciones que nos da la Gua de Armonizacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005 con la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica - NTCGP 1000:2004, expedida por el DAFP y la Alcalda Mayor de Bogot D.C., as: SISTEMA: Interrelacin mutua que se establece entre los elementos que componen un todo y que conducen al logro de objetivos. y, GESTIN: Conjunto de acciones que permiten interrelacionar cada uno de los elementos con el fin de dirigir las organizaciones. Si integramos estos dos conceptos, podemos precisar que: SISTEMA DE GESTIN: Conjunto de actividades que, interrelacionadas y a travs de acciones especficas, permiten definir e implementar los lineamientos generales y de operacin de las entidades pblicas. As las cosas, podemos definir tres (3) aspectos bsicos, QU ES, QU HACE Y PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG en las Entidades del Distrito Capital, as: QU ES EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG? Tal como lo define la Gua Nacional para la Simplificacin, el Mejoramiento y la Racionalizacin de Procesos, Procedimientos y Trmites, expedida por el DAFP y la Alcalda Mayor de Bogot D.C.: Es un conjunto de actividades mutuamente relacionadas que tienen por objetivo orientar y fortalecer la gestin, dar direccin, articular y alinear conjuntamente los requisitos de los Subsistemas que lo componen (Gestin de Calidad, Modelo Estndar de Control Interno, Gestin Ambiental, Gestin de Desarrollo Administrativo, entre otros). A esta definicin podramos adicionarle transversalmente las Polticas de Racionalizacin, Simplificacin, Estandarizacin y Automatizacin de Trmites; las cuales llevan inmersa la Estrategia de Gobierno en Lnea, y adems sumarle el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano.

Para mayor comprensin, se ilustra en la Grfica No. 7. Integracin de los Sistemas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestin Pblica, as:

SIG
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO Poltica Antitrmites y Estrategia de Gobierno en Lnea Programa Nacional de Servicio al Ciudadano SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

Gestin y Control

SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Grfica No. 7. Integracin de los Sistemas

QUE HACE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG? El Sistema Integrado de Gestin - SIG, como su nombre lo indica integra de manera armnica y complementaria el Modelo Estndar de Control Interno MECI 1000:2005, la Norma Tcnica de Calidad - NTCGP 1000:2009 y el Plan de Desarrollo Administrativo - PDA, conforme a los lineamientos establecidos en la Ley 87 del 29 de Noviembre de 1993 y su Decreto Reglamentario 1599 del 20 de Mayo de 2005; en la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003 y su Decreto Reglamentario 4485 del 18 de Noviembre de 2009; y, en la Ley 489 del 29 de Diciembre de 1998 y su Decreto Reglamentario 3622 del 10 de Octubre de 2005, respectivamente. Adicionalmente, y de manera transversal integra los lineamientos de la Ley 962 del 8 de Julio de 2005 y su Decreto Reglamentario 1151 del 14 de Abril de 2008, y los lineamientos del Decreto Reglamentario 2623 del 13 de Julio de 2009. Para mayor comprensin se ilustra en la Grfica No. 8. Integracin de las Normas, que forman parte del Sistema Integrado de Gestin Pblica, as:

SIG
Ley 489 de 1998 (D. 3622 de 2005) Ley 962 de 2005 (D. 4669 de 2005 y D 1151 de 2008) D. 2623 de 2009

Ley 872 de 2003 (D. 4485 de 2009)

Gestin y Control

Ley 87 de 1993 (D. 1599 de 2005)

Grfica No. 8. Integracin de las Normas

PARA QUE SIRVE EL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG? El Sistema Integrado de Gestin - SIG sirve para lograr la satisfaccin de las necesidades, expectativas y requisitos de los clientes, partes interesadas, usuarios, comunidad, beneficiarios o destinatarios del servicio, dado que las tres (3) normas que lo integran (MECI 1000:2005, NTCGP 1000:2009 y SISTEDA 2005) tienen elementos comunes (compatibles) que al ser ejecutados de manera organizada y coordinada con procesos de mejoramiento continuo, ayudan no solo a alcanzar los objetivos especficos de cada Sistema, sino a cumplir la obligacin legal de su implementacin. Para mayor claridad, a continuacin se ilustra el presente concepto en la Grfica No. 9. Propsito del Sistema Integrado de Gestin Pblica, as:

SIG
REQUERIMIENTOS

FUNCIN ADMINISTRATIVA POLTICAS MISIN VISIN

SATISFACCIN

USUARIO

MECI 1000:2005 NTCGP 1000:2009 SISTEDA 2005

USUARIO

Polticas, Objetivos, Estrategias, Metas, Normas, Procesos, Actividades, Procedimientos, Tareas, Controles, Indicadores, Sistemas de Informacin, Comunicacin y Planes de Mejoramiento

Grfica No. 9. Propsito del SIGESPU

3. CARACTERSTICAS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG El Sistema Integrado de Gestin - SIG, tendr las siguientes caractersticas: Integralidad: Las acciones en pro del mejoramiento institucional son integrales, por lo tanto atienden todas las dimensiones definidas en las normas que regulan los sistemas antes citados. Compatibilidad: Condicin bajo la cual el cumplimiento de los requisitos de un Sistema de Gestin de la Calidad permiten la implementacin, sin conflictos, de otro sistema de gestin o de control, es decir es posible implementarlos de manera integrada. Complementariedad: Debe existir complementariedad en todas las acciones de mejoramiento institucional. Transversalidad: Una accin de mejoramiento institucional se puede desarrollar transversalmente en dos o ms elementos de los sistemas que integran el SIG. Representatividad: Para efecto de las auditoras internas o externas, cada una de las acciones de desarrollo del SIG, representan el desarrollo de los sistemas que lo conforman, bajo los principios de la eficiencia y la economa.

4. INSTANCIAS DE DESARROLLO E IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN - SIG El Sistema Integrado de Gestin - SIG, tendr las siguientes Instancias de desarrollo e implementacin:

PERSONAS

PLANES

Direccin y Orientacin: La direccin y orientacin del SIG, ser responsabilidad del Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno - CCSCI. Ejecucin: Corresponde a los Jefes de las Dependencias, hacer efectiva la ejecucin de las polticas definidas por la instancia de direccin y orientacin. Operacin: Ser responsabilidad de los Grupos de Mejoramiento de Procesos, implementar las acciones que desarrolla el SIG. Apropiacin: Corresponde a cada uno de los funcionarios de la Administracin del Distrito Capital apropiar las acciones que desarrolla el SIG. Evaluacin: Corresponde a la Oficina de Control Interno, realizar la evaluacin al avance y desarrollo en la implementacin del SIG.

5. ARTICULACIN CON EL PROCESO ADMINISTRATIVO Para entender cul es el alcance del Sistema Integrado de Gestin - SIG en las Entidades Distritales, es fundamental conocer que es el PROCESO ADMINISTRATIVO, ya que el SIG lo impacta en todos sus elementos, para lo cual nos debemos hacer la siguiente pregunta: QU ES EL PROCESO ADMINISTRATIVO? Es la secuencia lgica de actividades que adelanta la Entidad Pblica del Distrito Capital en relacin con los siguientes elementos: Direccin, Planeacin, Organizacin, Ejecucin y Evaluacin (Seguimiento y Control), tal como se muestra en la Grfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo, a continuacin:

1. DIRECCIN
DEFINE LAS POLITICAS, OBJETIVOS Y METAS INSTITUCIONALES

2. PLANEACIN
ARTICULA Y ORIENTA LAS ACCIONES PARA EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

5. EVALUACIN (Seguimiento y Control)

VERIFICA Y REALIZA EL SEGUIMIENTO A LA GESTIN

4. EJECUCIN
DESARROLLA LAS ACTIVIDADES DETERMINADAS EN EL PROCESO DE PLANEACION

3. ORGANIZACIN
DISTRIBUYE LAS FUNCIONES Y COMPETENCIAS CON MIRAS AL LOGRO DE LOS OBJETIVOS INSTITUCIONALES

Grfica No. 10. Elementos del Proceso Administrativo

En relacin con el Proceso Administrativo, el artculo 10 del Decreto 2145 del 4 de noviembre de 1999, incluye las siguientes definiciones de dichos elementos:
Artculo 11. Direccin: El Nivel Directivo define las polticas, objetivos y metas corporativas a alcanzar durante los periodos constitucionales y legales correspondientes, como marco de referencia para la definicin de los planes indicativos y de accin.

Es importante destacar que todo el nivel directivo debe ejercer liderazgo permanente para asegurar la implementacin del SIG, a travs de la motivacin, la comunicacin y la supervisin.
Artculo 12. Planeacin: La planeacin concebida como una herramienta gerencial que articula y orienta las acciones de la entidad, para el logro de los objetivos institucionales en cumplimiento de su misin particular y los fines del Estado en general, es el principal referente de la gestin y marco de las actividades del control interno puesto que a travs de ella se definen y articulan las estrategias, objetivos y metas.

La definicin de la misin y la visin institucional con base en el objetivo constitucional y legal para la cual fue creada la Entidad Pblica del Distrito Capital, son el punto de partida del elemento planeacin. Todo el SIG fue diseado en forma coherente con tales propsitos. Los directivos de primer nivel deben ejercer liderazgo para definir adecuadamente y en forma oportuna los planes y programas de la Entidad Pblica Distrital.
Artculo 13. Organizacin: Funcin bsica de la gestin gerencial, que consiste en realizar la divisin y distribucin de funciones y competencias asignadas, con miras a lograr los fines y objetivos institucionales y del Estado.

En forma coherente con lo establecido en el elemento planeacin, se debe definir el modelo de operacin por procesos (mapa estratgico de procesos o

cadena de valor) y la estructura funcional a partir de los procesos ms adecuados para lograr los objetivos propuestos.
Artculo 14. Ejecucin: Implica el desarrollo de las actividades de la organizacin, determinadas en el proceso de planeacin, que contribuyen al logro de los objetivos corporativos establecidos, mediante la aplicacin y/o combinacin adecuada de procesos, procedimientos, mtodos, normas, recursos, sistemas de comunicacin, informacin y seguimiento.

Uno de los aspectos de mayor importancia para lograr los objetivos y metas institucionales es el liderazgo necesario para velar porque todo aquello que se plane se haga en la forma prevista.
Artculo 15. Evaluacin: Este componente es el complemento fundamental de la planeacin, consistente en la verificacin y seguimiento a la gestin dndole dinamismo al proceso planificador y facilitando la retroalimentacin de las actividades, la toma de decisiones y la reorientacin de las acciones para garantizar el logro de los resultados previstos.

El elemento evaluacin comprende un conjunto de mecanismos de seguimiento y control que al operar interrelacionadamente, permiten valorar en forma permanente la efectividad del SIG en la Entidad Pblica del Distrito Capital; la eficiencia, eficacia y efectividad de los procesos; el nivel de ejecucin de los planes y programas, los resultados de la gestin, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejoramiento de la Corporacin. El ejercicio del SIG, por lo tanto, no es un evento aislado, es ms bien una serie de acciones que ocurren de manera permanente a travs del funcionamiento y operacin de cada Entidad del Distrito Capital, debiendo reconocerse como un componente integral de cada dependencia o parte inherente a la estructura administrativa y operacional existente. Conforme a lo anterior, podramos concluir que los elementos del PROCESO ADMINISTRATIVO, forman parte del CICLO BSICO DE LA GESTIN (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), de la siguiente manera: Los elementos DIRECCIN, PLANEACIN y ORGANIZACIN, forman parte del PLANEAR; El elemento EJECUCIN, forma parte del HACER; El elemento EVALUACIN, forma parte del VERIFICAR; y, Como consecuencia de su aplicacin se genera el ACTUAR. Pero: QU ES EL CICLO BSICO DE LA GESTIN? Teniendo claridad cul es la relacin del SIG con el PROCESO ADMINISTRATIVO, es necesario identificar que el SIG parte de una estrategia gerencial conocida como el CICLO PHVA, CICLO DEL MEJORAMIENTO

CONTINUO O DEMING, el cual corresponde a las inciales de cuatro (4) actividades que deben ser desarrolladas de manera secuencial, que como ya mencionamos son PLANEAR, HACER, VERIFICAR y ACTUAR. Para mejor claridad conceptual del PHVA es importante definirlo tal como lo establece la Gua de Armonizacin del MECI 1000:2005 con la NTCGP 1000:2009 expedida por el DAFP y la Alcalda Mayor de Bogot D.C., as: Planear: Lo primero que se debe establecer es el camino, es decir, la definicin de las polticas y el establecimiento de un plan de accin. Hacer: Estos lineamientos deben llevarse a la prctica. Verificar: Una vez puesto en marcha lo planeado, se debe evaluar y monitorear el grado de cumplimiento de los planes establecidos. Actuar: De acuerdo a los resultados obtenidos, debe implementar acciones correctivas o de mejoramiento. As las cosas, es importante precisar que el SIG comparte la adopcin de un enfoque basado en procesos, con base en el Ciclo PHVA, el cual consiste en identificar y gestionar de manera eficaz numerosas actividades relacionadas entre s, la manera como se relacionan sinrgicamente los elementos de cada Sistema para el logro de los objetivos, lo cual se puede visualizar en la Grfica No. 11. Ciclo PHVA, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming, a continuacin:

El Ciclo PHVA
Poltica de Calidad Inicio del ciclo

Estandarizacin Acciones Preventivas

Objetivos de Calidad

PLANIFICAR A CTUAR
Programas + Recursos

Acciones Correctivas
Bases de datos

HACER VERIFICAR
Mediciones Implementacin + seguimiento
- Satisfaccin del Cliente - Productos - Procesos - Auditoras internas

Grfica No. 11. Ciclo PHV A, Ciclo del Mejoramiento Continuo o Deming