CRITERIOS GENERALES PARA LA PRODUCCION INSTITUCIONAL DE INFORMACION TECNICA Y CIENTIFICA EN MATERIA AMBIENTAL (Versin 1.

Agosto 10 de 2009)
Lineamientos generales de produccin, gestin, servicios y uso de la informacin: se debe establecer un marco de criterios y normas predefinidas que orienten las decisiones y actuaciones en la materia. Conciliacin de intereses: los intereses alrededor de la informacin y las necesidades especficas de los usuarios estarn plenamente representadas y tendrn un seguimiento mediante puntos mnimos de control para garantizar una adecuada gestin de los datos y la informacin. Compatibilidad con los procesos de gestin de calidad: el proceso de gestin de informacin maneja los ciclos de calidad recomendados en normas ISO, especficamente, estarn presentes los ciclos PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), segn los principios de la gestin basada en procesos y la mejora continua (Norma NTC GP1000). Flexibilidad para permitir la coexistencia y la articulacin: el proceso general unificado deber permitir un grado de flexibilidad suficiente para permitir la diversidad de las reas misionales y sus diversos roles institucionales.. Inventario de informacin ambiental: se debe contar con un inventario de informacin ambiental actualizado Planeacin: como condicin permanente y necesaria se debe elaborar un Plan de Gestin de Informacin. Proceso Unificado: se constituir un proceso unificado general de gestin de los datos y la informacin ambiental para la SDA, en el que se definan las etapas y las responsabilidades en el ciclo de la informacin, en cumplimiento de la misin institucional. Componentes estructurantes de la gestin de la informacin: el proceso de gestin de la informacin y el conocimiento debe contar con los siguientes componentes:

El objeto misional de la Entidad desarrollado de manera conceptual, estructural y

metodolgica

Una estructura de Tecnologas de la Informacin y la Comunicacin TIC Una estructura organizacional y de equipo humano para la gestin del conocimiento Un esquema tcnico, administrativo y operativo de la gestin de la informacin y el
conocimiento

Indicadores de produccin, gestin, acceso, servicios y uso de la informacin ambiental

Ciclo de la gestin de la informacin: debe contemplar la planeacin, captura, produccin, administracin, difusin, promocin, acceso, uso y beneficios de la informacin ambiental. Transparencia: en el proceso podrn visualizarse de manera difana las etapas diversas por las que debe transitar un conjunto de datos Beneficiarse del desarrollo de la Informtica y las telecomunicaciones: deben proveerse los mecanismos que permitan establecer claridad en las reglas de juego, de manera que se logren aprovechar los ltimos desarrollos en informtica y en telecomunicaciones para potenciar su uso. La gestin de informacin es una responsabilidad de autoridades establecidas: Cada institucin deber proveer autoridades nombradas para controlar la gestin de la informacin como un intangible que requiere desarrollo, custodia, documentacin y responsabilidad administrativa.

Articulacin con sistemas de informacin: se deben establecer mecanismos y velar porque en la gestin de la informacin este siempre presente la articulacin con: Sistema de Informacin Ambiental Institucional Sistema Ambiental del Distrito Capital SIAC Observatorio Distrital Ambiental Sistema de Informacin Ambiental para Colombia - SIAC

Unidades organizacionales suficientes: Las instituciones que manejan informacin ambiental debern contar con las unidades organizacionales necesarias para una adecuada coordinacin gestin y seguimiento al interior de la entidad. Esquemas de supervisin: se deben proveer los esquemas de supervisin que aseguren el cumplimiento de los diferentes criterios de aprobacin o la satisfaccin de requisitos de validez Contar con aplicativos y procedimientos que permitan: analizar, clasificar, modelar y relacionar sistemticamente datos e informacin. Articulacin interinstitucional: la produccin de informacin debe tener en cuenta los aspectos de coordinacin, concurrencia, subsidiariedad y complementariedad con las entidades que corresponda La gestin de la informacin debe contribuir a garantizar:

a) El incremento permanente de la eficiencia, eficacia y efectividad institucional

b) La no duplicacin de actividades, responsabilidades y esfuerzos c) Veracidad y actualizacin en el uso de los documentos y la informacin d) Visualizar la informacin como valor estratgico e) Construir visiones y marcos integrados con prospectiva para la planeacin y accin a corto, mediano y largo plazo f) Desarrollos conceptuales y leguajes consensuados g) Establecer el aprendizaje organizacional como prctica cotidiana h) Toma de decisiones fundamentada en informacin veraz y oportuna i) Apropiacin social del conocimiento j) Establecer una relacin directa entre la gestin del conocimiento y los planes institucionales k) Construir una cultura institucional orientada a la valoracin, gestin y uso del conocimiento l) Conectividad entre los diferentes cuerpos de informacin m) Armonizar el lenguaje institucional n) Generacin de capacidades para la innovacin a partir de la internalizacin del conocimiento o) Atender eficiente, eficaz y efectivamente las necesidades, requerimientos y expectativas del cliente interno y externo, de acuerdo al objetivo misional de la entidad p) Disponibilidad de la informacin y conocimiento clave en tiempo real Condiciones del producto: cada producto de informacin o conjunto de datos debe tener unas condiciones de gestin que asegure al mismo tiempo el control y registro de su produccin y un seguimiento de extremo a extremo: desde la planeacin hasta la disposicin del producto por la sociedad. Sencillez: su entendimiento deber estar acorde con las caractersticas del grupo poblacional a quien va dirigido, o en su defecto, al alcance de cualquier funcionario o usuario Promocin de la informacin ambiental: se deben hacer todos los esfuerzos necesarios y posibles para promover el acceso, la distribucin y el uso de la informacin ambiental.