Desarrollo de Una Base de Datos para el manejo de informacin clnica y administrativa en ortopedia y traumatologa

* Dr. Alvin G. Bent, ** Dr. Andrs Alejo Echeverri. *Residente de cuarto ao Ortopedia y Traumatologa. Facultad de Salud. Universidad del Valle ** Medico Ortopedista Universidad del Valle. Clnica Reemplazos Articulares Hospital Universitario del Valle. Correspondencia: alvinbent@hotmail.com, andresecheverri@calipso.com.co Con el objeto de desarrollar un sistema de base de datos de informacin mdica y administrativa eficientes, el servicio de Ortopedia y Traumatologa de la Universidad del Valle y el Servicio de Ortopedia del Hospital Universitario del Valle desarrollaron una aplicacin que facilita ingresar los pacientes admitidos al Servicio tanto de carcter ambulatorio como de urgencias. Este programa, permite almacenar informacin de caractersticas administrativas, epidemiolgicas, clnicas y de diagnstico, as como de su manejo mdico y/o quirrgico. Tambin colecta informacin sobre las diferentes reas logsticas y de infraestructura y con esa informacin puede ser fuente continua de estudios tanto prospectivos como retrospectivos. Se realizaron talleres y seminarios en el servicio para definir los contenidos que son parte del sistema. Se utiliz un motor de base de datos llamado MySql en el cual se desarrollaron diversas tablas que aglutinarn la informacin deseada y tuviera caractersticas de manejo en red en lenguaje PHP. Palabras clave: Base de datos, MySql, PHP (Protocol Hypertext Program), Pacientes, Fractura, Clasificacin, Mllen.

Seccin III Investigacin

Resumen

We have developed an information system for the orthopedics and traumatology department of the Universidad del Valle and Hospital Universitario del Valle, with the purpose of creating a database that include the patients from emergency room and the out clinic. This Database could save the general information and special administrative characters, epidemiology, diagnostics and his medical and chirurgical management. Also, it could save data about different hospitals areas; whit this information could be an information source for clinical researches in retrospective and prospective form. We was made many briefings, gatherings and forums whit the orthopedic department staff, to define the specific and corrects data issue to could be part of the system. We Used a MySql database program which envelopes many tables who order the information and also can work in internet language PHP; Finally this database its a basic key to the normal and correct information handled. Key words: Database, MySql, PHP (Protocol Hypertext Program), Patiens, Fracture, Clasification, Mllen.

Abstract

En la historia del conocimiento mdico, tanto el anlisis de la observacin del manejo de los diferentes casos, como la correlacin clnica entre los diferentes procesos patolgicos y teraputicos, han hecho que el desarrollo de nuevas formas de tratamiento mdico o quirrgico, al igual que la investigacin bsica y clnica, tengan un soporte muy importante en la manipulacin de volmenes de informacin cada da mayores. Al mismo tiempo, esta acumulacin de datos crece con las experiencias de otras personas que son compartidas o

Introduccin

socializadas en el mundo cientfico cada da ms fcilmente con el advenimiento de la sistematizacin y la transmisin de datos en red, a lo cual se suma el vertiginoso mundo de la comunicacin virtual.1 Estas ideas han motivado al mundo mdico a desarrollar herramientas que se adapten a los requerimientos del nuevo siglo y en forma particular han estimulado a los miembros del Departamento de Ortopedia y Traumatologa de la Universidad del Valle y del Hospital Universitario del Valle a desarrollar un Proyecto de Base de Datos que sirva para

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manejar informacin del da a da con los pacientes y sus problemas, y que facilite las labores de tipo administrativo, y abra un camino mas fcil para nuestros proyectos de investigacin.

Se desarroll una Base de Datos utilizando el programa MySql cuyo software permite utilizar sistemas de red tanto locales (Intranet) como universales (Internet). Este es un software pblico que tiene caractersticas investigativas y que permite manejar la aplicacin con base en un lenguaje PHP (Protocol Hypertext Program) para aplicaciones de acceso con exploradores de uso comn y acceso libre como son MSN Explorer, Netscape, etc. La recopilacin de datos mdicos se bas en procesos sistematizados y organizados que son de reconocida importancia: La clasificacin de fracturas que utiliza la AO (Clasificacin de Fracturas de Mller)2 con adaptaciones hechas en los huesos no clasificados; para los diagnsticos de enfermedades se utilizaron el CIE 9 y el 10 (Cdigo Internacional de Enfermedades 1999 y 2000);3 los procedimientos mdicos y quirrgicos ortopdicos estn catalogados segn el Manual de Procedimientos del SOAT 2003; adems se incorporan los Protocolos y Normas para las patologas ms comunes del Hospital Universitario del Valle 2003-20044 y los Protocolos y Normas de los Centros de Atencin Pblicos y Privados Inscritos en el Centro Regulador de Urgencias Departamental y Municipal del Valle del Cauca.5 Con esta informacin general ya definida y completa, se crearon las tablas electrnicas necesarias para vincularlas al programa de base de datos MySql, creando un ambiente de usuario y organizando los diferentes formularios y vnculos para el funcionamiento del programa. Como caracterstica importante, se emplearon mecanismos de digitalizacin de imgenes y su correspondiente relacin con el paciente y su patologa. Este proceso terminado ha sido evaluado por los autores y compartido con todos los miembros del Servicio para correcciones y retroalimentacin buscando una herramienta final lo mas completa posible y que se convierta en la Base de Datos Oficial para el Servicio de Ortopedia y Traumatologa del Hospital Universitario del Valle-Universidad del Valle. Esta informacin, mediante un acceso de usuario, puede ser compartida dentro de la institucin o desde otro sitio mediante las facilidades del Internet.

Marco terico

El Proyecto de Base de Datos se inici con una recopilacin y anlisis de las herramientas utilizadas hasta la fecha para la configuracin de informes escritos, cuadernos de datos de pacientes, estadsticas diarias recolectadas de pacientes hospitalizados, reportes quirrgicos, solicitudes de turnos e interconsultas y los reportes estadsticos del Servicio de Ortopedia para la Gerencia del Hospital Universitario del Valle. El segundo paso fue hacer una socializacin del proyecto con todos los miembros del Servicio de Ortopedia, buscando una unidad de criterio sobre las necesidades y requerimientos individuales que facilitaron definir el contenido de los elementos epidemiolgicos, mdicos y administrativos de uso rutinario para todos los usuarios. Hicimos tambin un trabajo de campo en las diferentes reas dentro del Hospital y se escogieron los lugares estratgicos en los cuales se maneja el mayor nmero de pacientes y se generan la mayor cantidad de datos e informacin, para, de esta forma, hacer un diseo de instalacin de red para transmisin de datos y evaluar los requerimientos fsicos y tecnolgicos, adems de la ubicacin de equipos de cmputo para la introduccin de la informacin. Este proyecto va paralelo al desarrollo de sistemas de informacin dentro de la institucin y contamos siempre con el concepto y aprobacin del Departamento de Sistemas del Hospital Universitario del Valle y con el apoyo y supervisin del Centro de Servicio de Informtica de la Universidad del Valle.

Materiales y mtodos

Por tratarse de una base de datos escrita en protocolo PHP, su acceso puede lograrse desde cualquier computador o sistema porttil (Pocket/Palm) que cuente con un programa de navegacin sin importar su marca (Microsoft Explorer , Netscape etc.). Se ingresa la direccin electrnica o URL con la cual se accede a la base de datos. Al ingreso del programa, el usuario debe tener una autorizacin determinada por los administradores del sistema, lo que genera un nombre (login) y una contrasea (password). Con este sistema se establecen categoras para los usuarios, que varan desde aquellos que solo tienen permitido observar los datos, hasta depositar datos nuevos o hacer modificaciones, este ltimo atributo se reduce nicamente al administrador de la red, lo cual proporciona una mayor seguridad y confidencialidad al sistema.
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Navegacin

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Una vez ingresado, el usuario llegar a la pgina principal de bienvenida que lo introduce a su trabajo as: MEN PRINCIPAL El objetivo de este men es llevar al usuario a escoger segn la necesidad de trabajo de su eleccin. Ingreso de pacientes: Su utilidad es incluir un nuevo paciente en el sistema con la informacin necesaria para su identificacin : sus datos personales, fecha de nacimiento, telfono, seguridad social y estrato socioeconmico. Esta informacin permanece en el sistema independientemente del nmero de ingresos y se relaciona directamente con todas las tablas, formularios y bsquedas. Bsquedas Por medio de esta opcin se puede ingresar a la informacin ya recolectada de un paciente, ya sea por su nmero de cdula, nmero de historia clnica, combinacin de nombre y apellido, etc. Reportes Se obtiene acceso al servicio de bsqueda de informacin estadstica. Por medio de esta opcin se puede tener informes sobre patologas, datos estadsticos, etc. Esta informacin puede ser analizada cruzndola con datos como fechas, tipo de patologa y ciruga, mdico tratante, servicio que interviene, material utilizado, etc. Administracin Se obtiene acceso al sistema de tablas (estructura bsica de registro de la informacin). Esta es la estructura interna de los programas que permite editar y modificar el contenido de las tablas. Informacin Lleva al usuario o visitante a informacin sobre el Servicio de Ortopedia y Traumatologa, historia, misin, visin, etc. Tambin es el lugar donde se publica la informacin relacionada con el Servicio; adems, contiene un directorio de usuarios donde se encuentra informacin acerca de ellos: nmeros telefnicos, especialidad, cargo, etc. MEN DE FORMULARIOS Una vez se ingresa a la informacin principal de un paciente, ya sea de novo o por su bsqueda, se escoge una fecha de ingreso y se llega al men de formularios.

Dicho men da la opcin de ingresar, editar e informar sobre los diferentes momentos de su hospitalizacin, tales como: Formulario de ingreso Contiene informacin sobre: Mecanismo de la lesin, ya sea traumtico o por enfermedad ortopdica. Ciudad y lugar de remisin; adems de cdigos de autorizacin de remisin del Servicio de la Red de Urgencias. Descripcin Patolgica. Tipo de herida Patologa Ortopdica Patologa Mdica Tipo de Fractura Es de escogencia mltiple y tipo cascada basada en la clasificacin de Fracturas de la AO sugerida por el Dr. Mller. La clasificacin de la fractura se logra mediante la bsqueda en varias tablas con formato de escogencia mltiple asociadas entre s, entregando un resumen estandarizado y comprensible para el usuario de forma descriptiva y alfanumrica. Manejo empleado Define el tipo de manejo que se indica para cada caso del paciente, decisin quirrgica, materiales escogidos para el procedimiento quirrgico, manejo, tcnica quirrgica, etc. Interconsultas Es de escogencia mltiple, y comprende todas las especialidades mdicas existentes en el Hospital Universitario; redacta la fecha de solicitud y es editable; adems de que puede ser estadsticamente conmutable o analizable en el tiempo durante el cual es visto el paciente por cualquier especialidad. Tambin proporciona informacin estadstica mediante bsquedas de especialidades, frecuencia de consultas de cada una de ellas y su relacin con las diferentes patologas ortopdicas y traumticas en una fecha determinada, adems de su labor administrativa y de investigacin. Subespecialidades Da informacin estadstica y de control sobre las subespecialidades ortopdicas que necesita cada paciente de acuerdo a su patologa; genera mediante bsquedas un reporte permanente sobre las necesidades de las subespecialidades.

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Formulario de ciruga En este formulario se ingresa la informacin sobre: Procedimiento quirrgico Es de escogencia mltiple, basado en tablas de procedimientos SOAT utilizadas en nuestro hospital; brinda la opcin de una bsqueda por nombre o cdigo de procedimiento as como de palabras claves. Nombre de Cirujano, ayudante (s), Anestesilogo. Hallazgos Operatorios. Descripcin del procedimiento. Complicaciones. Observaciones.

Mediante el ingreso de datos del paciente ortopdico y de trauma, la recopilacin constante de informacin sirve de manera multifuncional para la realizacin de varias actividades: Consulta permanente. Durante el periodo de hospitalizacin del paciente el usuario puede tener acceso a la patologa de un determinado paciente; definir o evaluar su manejo; tener acceso a sus imgenes radiolgicas, histolgicas y corporales; observar el tipo de procedimientos; consultar con otros especialistas sobre el caso. Se puede acceder a la informacin administrativa mediante informes interrelacionados en el manejo de salas de hospitalizacin y quirfanos, programacin de turnos quirrgicos, disponibilidad de materiales y equipos, control de nterconsultas, acceso a los requerimientos continuos de valoracin de especialidades mdicas y de subespecialidades ortopdicas. Informes administrativos Para beneficio del sector administrativo, hay facilidades para que el personal cuente con un acceso automtico a la informacin relacionada mediante bsquedas del nmero de pacientes ingresados al servicio, manejos, uso de quirfanos, mortalidad, ocupacin, rotacin de camas, poblacin de salas, etc. Investigacin Mediante elaboracin de bsquedas predeterminadas, se puede tener acceso al nmero y caractersticas de una patologa particular, el manejo realizado, la evolucin y complicaciones; todos estos datos pueden estar relacionados con una fecha, mdico, especialidad mdica o subespecialidad ortopdica determinada. Esta facilidad en la manipulacin de datos, nos facilita el anlisis retrospectivo y nos prepara para definir estudios prospectivos dentro de parmetros de manejo predefinidos en el Servicio.

Resultados

Se tiene adems la opcin de ingresar, editar y consultar un nmero indefinido de cirugas realizadas a cada paciente. Formulario de Salas 1. En el se ingresa y se consulta sobre el manejo en salas, ya sea pre o post operatorio del paciente. Se puede analizar la informacin como: Servicio Interconsultado. Tipo de hospitalizacin especial. 1. En esta sub ventana se ingresa informacin sobre hospitalizaciones especiales como son: las de pacientes infectados y/o que requieren Unidad de Cuidado Intensivo; fecha de ingreso y salida de esa categora, manejo y complicaciones. Reintervenciones 2. Causa de reintervencin quirrgica y mdico que define dicha conducta. Egreso Vivo o muerto 3. Casilla determinante en labores estadsticas para definir los parmetros de mortalidad, mediante bsquedas. Fecha de Salida y responsable de ella. Definicin del manejo posterior a la hospitalizacin. Formulario de fotos En dicho formulario se ingresan imgenes y videos adquiridos digitalmente mediante una bsqueda en una carpeta o acceso perifrico, este sistema es particularmente amigable; el archivo se cataloga mediante una palabra ilustrativa, definida por el usuario (Rayos X, imgenes de paciente, intraquirrgica, posquirrgica, placa histolgica).

Estimulados por la necesidad creciente del Servicio de Ortopedia y Traumatologa del Hospital Universitario del Valle Universidad del Valle, referente al manejo de datos sobre pacientes y su manipulacin para el manejo mdico, administrativo y de comunicacin, se logr integrar en un trabajo conjunto de investigacin, las necesidades y soluciones adecuadamente actualizadas a la tecnologa para crear una
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Conclusiones

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herramienta de trabajo que brinda lo necesario para cumplir dichas expectativas, su implementacin, posibilidades de expansin y actualizacin y, finalmente, la respuesta al manejo constante, accesible y oportuno sobre los pacientes con patologa de trauma y ortopedia en nuestra institucin. El 90% de la informacin se ingresa mediante la utilizacin de tablas de escogencia mltiple con bsquedas determinadas alfabticamente y por conos de escogencia dicotmica; esto hace que el ingreso de la informacin se produzca de forma gil; adems, impide los cambios gramaticales de la informacin, que estadsticamente pueden generar problemas en el momento de realizar bsquedas y reportes. El uso de esta herramienta en un entorno de Intranet as como de Internet, permite el continuo acceso de los usuarios a la informacin tanto dentro del hospital como fuera de l, dando facilidades para actividades acadmicas y asistenciales como las interconsultas con docentes o mdicos asistenciales, toma de decisiones, grupos de opinin local o internacional, anlisis estadsticos y manejos gerenciales. Con el ingreso permanente de la informacin por parte de los miembros del Servicio de Ortopedia y Traumatologa

del Hospital Universitario del Valle, se tendr una fuente creciente de informacin estandarizada y se podr acumular un nmero de casos que permita extrapolar conclusiones con un valor estadstico que contribuya al ptimo manejo de la patologa de la especialidad. La experiencia adquirida en la creacin, implementacin y operacin de este programa, sirve de base para la generacin de nuevas fuentes de informacin en otros servicios tanto de Ortopedia como de otras especialidades, ya sea a nivel local, regional, nacional o mundial, recopilando datos de forma continua y automtica y, facilitando su interconexin.

Bibliografa
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