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MD/ 01
00134
1981
p ~
COMPONENTES
DEL PUESTO
DE TRABAJO
RECEPCION
CONTENIDO
INTRODUCCION 5
OBJETIVO TERMINAL 7
Compo ne nte. del Puest o
de Trabajo 9
Conmutador. Telfono Se-
eretet ial, Telfono Direct o 10
Escritorio 12
Si lla 13
Sal. de Recibe
U
Directorios Td t(niros U
AI'lt' nda 15
Talonario de Recades 16
fi chas en Blanro 17
Papelera de Piso 17
de Escrihi r ,.
para la .\!aqun. 17
PRUEBA FI NAL IH
BI BlIOCRAFI A
20
INTRODUCCION
En laUnidad anterior aprendiustedloqueesuna
recepcionista y la atencin adecuada que debe
drsele tanto al pbl ico externo como al interno.
En sta aprender cules son los componentesdel
puesto de trabajo de una recepcionista y sus
caractersticas. Es conveniente que los estudie
con especial cuidado. pues esto le ayudar en la
comprensin y aprendizaje de las siguientes
unidades de esle mdul o de RECEPCION.
5
".--- --- - - - - - --,
OBJETIVO TERMINAL
Al finali zar el estudio de esta Unidad. usted ser
capazde reconocer (marcando) lascaracler5t icu
de los elementos que componen el peeetcdetrabejo
de la eecepcicneta, si n m a r ~ n de mor.
)
COMPONENTES DEL PUESTO DE TRABAJO
Por cuanto esta Unidad consta de un solo lema,
no encont rar usted cbjetivoe intermedios;
simplemente la Unidad tiene un solo objetivo. el
ter mina!.
Se puede decir que un pueslo de trabajoes aquel
que ocupa una persona en una empresa con lodos
los elementos necesarios para cumplir con las
(unciones especficas asignadas.

La RECEPCION es un puesto de trabajo muy

impor tante en una empresa PUt'lI. romo se vioen
la Unidad ant erjor, donde el PUBLI CO S('
forma la prirnf'fa magr o de Ja emprf'Sa.

Ccnmutador.j elfono
eecret anel o telfono
directo.
Escritorio y silla
Sala de recibo
Direct orios telef6nicos
Agenda
Talonar io de recados
Fi chas en blanco
Papelera de piso
Ademb :
Por lo lanlo. la RECEPCIONISTAdebe tener un
complete conoci miento de los elementos que
{'ampollen su puesto de Irabajo.
EsIOS son:
-

Mquina de escribir
Mesa para la mquina
los ,los ltimos pueden o noestar en la
RECEI'CIO\' . Esto r1t' pt'lUlt lit' la urf(an ilal'ill
"l Ut' 1t' Ilf(a la empn-sa.
9
CONMUTADOR. TELEFONOSECRETARIAL.
TELEFONUDI RECTO
El manejo de cualqui era de ellos es lan
importante y de especial cuidado, que se tralar
en una Unidad apar le
Aq u se mostrarn ekunos modelos <I r cada UIIO
de ellos. r Uf'SIO que existen muchas marras y
variedad de estilos.
Conmut ador
El conmutador es un aparato tel efnico que
permite trasladar a lasdi versasdependenciasde la
empresa las ll amadasque ll egan defuera. Atravs
de l se pueden tambin efectuar llamadas externas
desde cualquier dependencia. Acta, pues, como
unaespecie de cenlral telfonica.
Este sistema de conmutacin lrlefnit'a l'S
utilizado por grandes empresas o en
expansi n .
Con 1'1 propsito lle 'lile usted rcmu-uce a
famili ar iuTse con estos eparatos.]c prcSl'JllamOS
en segui da algunos de los empleados por las
empresas colombianas:
Telfono Sefrl' tarial
Es un aparato que adems de prestar el servicio
telefnico normal. permite a la secretaria o a la
recepcioni sta comunicarse internamente con su
jefe o con otras dependenciasdelaempresa. Para
ell o dispone de una serie de tecl as, por lo cual
puede considerarse un conmutador pequeo.
Es ideal para empresas medianas donde puede
absorber la totalidad del trfi co telefnico,
brindando alta economa ygran funci onalidad en
sus comumcacrcnes.
10
Tambin es especial mente apio como eqUi -
po complementario en empresas que posean
conmut ador.
Eltelfono secret aria] se conoce tambi n con el
nombre de aparato intercomunicador.
La transferencia de una llamada a la o
dependencia solici tada se hace marcando la
extensin correspondiente, Tal marcacin se
efecta medi anil' teclas o a travs de un disco,
segn 1'1 estilo del telfono secretarial.
INTERCOlollJN1CAOQR
CON TECLAS
INTERCOWlJHtCAOOR
CON DISCO
TelHullu lli n '('l l1
[... (,llrl;fullo romn \' ('orril"lIh . ,1,' U....) en la-,
residenci as. ('11 la of n-ina o neeo-io. roneetado <1
una linea o rumo d,'ri\"J"ill .
11
E ~ l l l ~ 11"1" fonll" \il'lll'll 1'11 ,Ilf..r..nh'.. lulnr,'" v
.... Iiln.. IJa ra unnouizar ron la tl("('orat'itm '1111" 'ot"
h ' I1/=J .
Un 1{' IHullo llirt'dO(It,
1,1D1 GITEL2000, son:
Pl 'rmitl ' lJ.Wlar si n ue-esidadJI'
-oIg'j r
se- ft'(' illl' lI pUf am-
plifil'alor,
St' plwdt' rontrolnr ,,1volumen.
Pos!'!' timbn-s musi.uh-s Jf' Ji
lonalidad,,,
IX HIJ'OHIO
Deht' st-r Ilt'ljul'i u par,t . v no la
organizacin tlt' l sitio tll' u.dojo.
,
A continuacin
caractertstices.
""
modelo v
,
Gt'Il t' ral llll 'r1 11' la tra-ulos es-ntori os
)' St' pll l,t h' uliliz,lf para t'(llorar li sias,
'all' ndarins o datos lIt, con-nmc
rensulta.
COll sla .h- una ,'ajilb IJara 'olm'ar
lpit'!' s. d il's y nlljd us
J-I I"lllt'lius. En t' l interior SI' eohnuu
la a!t' n,!< y los objet:, dt , fn''ut'lIle
Uso,
12
Cavet as
Ill' arlll' r,lo ron l' l mlHI "ln ira
1,1 iZ'jui"rll a o J la derecha. En la
superior s,' rulcrun los
!II, 'flll1 inJs, r-u la itl fI'Tiur olros
ollj"tos ,'O IllO la [und;1o [orru ,1, ' 1,1
mquina tl t' l's.'ribir. si "lb f Olll lJUr w
uno 01 1' Jos ,J,.J I'Ill' S[U ,1"
trabajo.
SIU.A
D,'lu' rat oria ygraduahlf' paralllle se ajustea
[a altura l'ff"'isa. It' tal manera qut' la espalda
quede recta. .-\ ronunuacin puede usted
algunos rnodt'llIs ronla imli ,'arinstlbrt'
Dando vuelta a este tomillo sepuede subir obajar
e] asiento y graduar l'l t'sr'llrl ar.
Los rodarhiues nl' la sill a le facilitan el
desplazamient o hasta la mquina de escribir, si
sta integra su pUl'slo de trabajo.
13
d,nJe est ubicado el dispositivo qUI' permite
Los lJ i.,s .11"... n planos
1'1 piso.
Aqu se H' O clara mente los resortes que sirven
para graduar la si lla. El de debaj o grada la
altura: pi rl rl lado t'l espaldar ). el de atrs la
resistencia de st e al apoyar la espal da,
S\L\ DE RECIBO
La sala de recibo o de mUt"Lb I",ca
recepci n debe ser dI' un..stilo sencillo. SoJ,r.. la
" I '
m-sa de nlllru deben colocar o-ni... -i 1....
I.. t .. vi -ta-, lIt" illlt-rf" gen-ral.
DIRECWRIOS
Se deben tener l"1de la ciudad l el de la t'rnpr,''''I
romo mmmo.
14
la qut' propon-iouan allllalnll'lIlt' las
empresas dro It'IHoll O!O, 1'011 los lI<'lI1hrl"li.
direcciones \. nmeros 1t'If' fnin>s ,1,' los
suscriptores. Las. parl Mdel dirt'dorin 1t'It'fni<'O
son:
1. dt' los telfonos para lI alll allas
urgentes.
2. N meros nt' los telfonos 11.. las Empr..sas
MuniC"ipalt's. par3 reclamos.
3, Reglamento para publicaciones en ti Direc-
lorio. En su m culo nmerc 2sedeecribe el
ordencomo aparecen los nombres de los sus-
criptores (personales yde empresas).
;;. Tarifas " in,li, 'aliUls Il;Ir.;l b rp Ilislalwia,
h. I ' UII Ius uUIll I'rI"l' .las ).
los Illllll'rtIS h,I.,rillli"lIs 11", SlI!\I ril'lur,... y
lI SlIarltl s,
a. Irll li";lI" illl ll 'l> ,'olbuh ar las
amarillas.
h. Il1Il il'l' .
r. Usla ,l., susniplorM romerrial-s.
illlluslrial.... '! profMionalf"l.
Directorio Tddnl'o de la empreslI
Es la /tu la qul' contiene los nombres de los
Departamentos y seccione con sus respectivos
nmeros telefmcos dirt'tto5.sUSextensiones y
los nombres de los jefes.
Si la I'mprl'Y no la proporciona. I'5ta gua debe
ser I'laborada por la recepcionista. quien debe,
ademh. mant enerla aClualiuda.

Esla especie de libro vi ene encuadernada y se

uliliu por lo general para anotar las citas y las
actividades que necesiten recordarse con
enticipeci n.
IS
DE RECADOS
Son formas impresas para registrar las ll amadas o
visitas qut> recibe la secretaria o la recepcionista
para el personal .11' la emprt'Sa. cuando ste
encuentre ausent.. en 1'1momento en que 11'
solici ta.
Los siguit' ntt""o -on los datos qut' contiene 1'1
formulario. 10" r-uales deben llenarse ron letra
legible.
J. Razn social.
2. Nombre dI' la persona a quien dehe entre-
garse el mensaje. Se escribe despus de la
palabra impresa PARA.
3. Fecha y hora de la visi ta o ll amada.
4. Xcmbre de la pt' rsona que solicita al emplea-
do. su empresa, el cargoque desempea yel
nmero de su telfono.
5. Dos cesillae para marcar con "X" si la
persona hasidosoliciteda perscnalotelef ni-
cemente. Pueden aparecer otras cuillu
correspondientes a mensajes frecuentes
(volver. por fa vor llamarle. elc.).
6. El recado, despu s al' la palabra Impn:::>4

i . Nombre de la persona que recibi el meno
saje.

"
CURTIEMBRES QUITO LTDA.
DI POrt, d. De lo
Ollom6 por ..lir_ OYlIII'M o Il olllono Ov,-..4
l)""
O VIIIO o .,.10 ORlr towor Ilo....rl, OOUloro ....
MENSAJE :
011 ""fono
F_
-
-""
16
CURTIEMBRES aUITO LTDA.
P, ;fs; V
SWtl,#ftI/ v/ .1
!lo po1'" uj;; De lo , mpl'lta :W.u,J l;;t'1",
:';I: W /f'L
OLlam6 por teli lono
OV01"'tr O 1101"011' Ovol...,.
o'l IlO o n f" OPor 10'f0l' 1I 0mar1. OOuitrl ..It
MENSAJE:
I4Q' la,
1:' J., o J :.10 !M.

"ilO.
r7r'
I n tno
ll}{) !?I/.
I ? .5",,18'?
FICII ASF\ RL\\CO
Son fl ' I'( Hlt " dI" I'JIU-I 1'11 bl anco de
aproximadanU'lIll' lo rm ,J e- por 6 11 1.' ancho.
si rven para anotar datos que
soliciten los visitantes vdeber n tenerse a mano
ron el fin dI" evita r prdida de tiempo.
l' II' EI.EI I DE1'150
Deb- cTrI"a JI ..ritorio paradepo-
sitar all tllS rr-.. ,l uo" dI' pap-lcra y lo..
d- m.. malt'rial"s t1 'slrhahll' s.
IIAQUI NADEESCRmm y MESAPARA
LAIIAQUINA
Si la orgunizacin de la rmpresa det ermina
qur la n'(, l'lll' iollislJ dt' hr elaborar algunos
trabajos mccauogr fl cos. la mquina y la
mesa harn parte del puesto de trabajo.
17
RECUERDE,
L.
debe vela r por la
organizacin ycuidadode
lodos los elementos que
integran su puesto de
trabaj o.
EJERCICIO
1. mu..1l1'"!i 1II........ rul' JI.:l ra la ofl!aniz;
l'in .1"1Ilm....l.. ,l. , lrahaju .1, la R,"q wiu..
.

b.
c.
d.

l.
2. Escriba t
usted put'd
fnico:

b.
c.
d.

PRUEBA FINAL
c.
b. Dir torio telefnico.
d.
c. Directorio alf.blico.
d. Agenda alfablica.
Le. det enidamente las siguientes afirmaciones y
marque con una "X" l. correcta segn el caso.
l. La Bula que proporci onan las empresas de
telMonos se ll ama:
l . Agenda ttlefnica.
.1B
2. De las fichas en blanco se puede decir que:
a. Se pueden unluer para dejar recados.
b. En ellas se efect an anotaci ones para
recordarl as con antelaci n a la fecha.
Sirven para anotar las cosa. de rut ina.
Se anolan datos que solici ten los visi
' anles.
3. EJ escritorio 11.. la r"'rpri onisla ,1..1... s-r:
.1, Crall,lr ron
h. Peq ue o ron .ta\,r- las.
1' " Gra ml .. ,:avt' las,
, ' t
q '
P ./
'1
SV!SlndSn
19
El runm u1;"lll llr lOS ufi1izoll lu '1111" 10110 por
rnl l'f1""d' :
1". (;rarlll,s.
BlBlIOGRAFIA
Divisin JI:' Comerci o v. n ' jr i a!', SE.' ,-\. SERIE
l IETODI C\ DE RECE/'CIO\. I'J68.
Di vi si n de Come rci o ,. Ser vicios. SE\' :\ .
Hecep-i n. GL: JA PARA El. I\STRt r.TOR.
Docum- r uc ISS
Divis in de Programa-i n Dilll' lif' a.
Reo- p -i n, U\ ID:\D['; AUTOFOR\ IATI\'.-\S.
Ni7.
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