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Fabrcio Melo
INTRODUO
O Microsoft Excel 2007 um programa de planilha eletrnica de clculos, em que as informaes so digitadas em pequenos quadrados chamadas de clulas, as clulas so cruzamentos de linhas verticais e linhas horizontais. O programa Microsoft Excel 2007 um programa voltado para construo de Tabelas simples at as mais complexas, assim que voc abre o Microsoft Excel 2007 o que voc visualiza uma folha composta de colunas e linhas formando clulas. As clulas so organizadas por Colunas e Linhas, em que cada coluna denominada por uma letra do alfabeto e as linhas por nmeros formando uma referncia de clula. A referncia de uma clula se d por uma letra da coluna e um nmero de uma linha ex.: A1, B2. O nome do arquivo provisrio no Excel chamado de Pasta, nesta pasta de trabalho voc tem disponveis trs planilhas em que cada planilha tem uma quantidade de Clulas, Colunas, Linhas e Pginas. A nova verso do Excel 2007 tem uma nova interface do usurio orientada a resultados que facilita o trabalho no Microsoft Office Excel. Os comandos e os recursos que eram normalmente colocados em barras de ferramentas e menus complexos agora esto mais fceis de serem localizados nas guias orientadas a tarefas que contm grupos de comandos e recursos. Muitas das caixas de dilogo so substitudas por galerias suspensas que exibem as opes disponveis, e dicas descritivas ou visualizaes de exemplo so fornecidas para ajudar a escolher a opo correta.
Nesta nova verso temos uma maior quantidade de linhas e colunas, isso permitir que voc explore quantidades macias de dados nas planilhas, o Office Excel 2007 oferece suporte a 1 milho de linhas e 16 mil colunas por planilha. Especificamente, a grade do Office Excel 2007 de 1.048.576 linhas por 16.384 colunas totalizando a quantidade de folhas na vertical de 20.971 restando 26 linhas, na horizontal 1.638 restando 4 colunas, voc multiplicando a quantidade de linhas na vertical e horizontal voc ter esse total 34.350.498,00 de folhas por planilhas, esses valores eles variam dependendo do papel e da orientao da folha que voc estiver usando, como o Excel por padro trabalha com o tamanho do papel A4 e orientao em Retrato os clculos foram feito nesta configurao padro do Excel. Para aqueles que so curiosos, as colunas agora terminam em XFD, e no em IV.
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1 - Barra de ferramentas de acesso rpido: A Barra de Ferramentas de Acesso Rpido a pequena rea na parte superior direita da Faixa de Opes. Ela contm os itens que voc usa com frequncia: Salvar, Desfazer e Repetir. Voc pode adicionar seus comandos favoritos a ela para que estejam disponveis no importando em que guia voc esteja. 2 - Barra de Ttulo: Exibe o nome do arquivo salvo ou a ser salvo e o nome do programa. 3 - Barra de Guias: Agora nesta nova verso a barra de menus chamada de Guias, assim que voc abre o Excel 2007 a primeira que exibida o Incio, abaixo so exibas as duas barras de ferramentas Padro e Formatao das verses anteriores e outras opes, esse modo de exibio chamado de Faixa de opes. 4 - Faixa de Opes: A Faixa de Opes traz os comandos mais populares para o primeiro plano, para que voc no precise procurar em vrias partes do programa por coisas que faz o tempo todo. Tem como finalidade principal de facilitar e acelerar seu trabalho. A Faixa de Opes foi completamente pesquisada e projetada a partir de experincias dos usurios, portanto esses comandos esto na posio ideal. 5 - Barra de Frmulas: Ela dividida em duas partes: 1 - Caixa de nome: Exibe a clula que est selecionada. 2 - Inserir Funes: Abre uma caixa de dilogo mostrando as frmulas mais usadas no Excel, e permite tambm que voc escolha uma outra frmula que no seja classificada como a mais usada. 6 - Cabealho de Colunas: Esta opo permite identificar a coluna em que se encontra determinada informao.
12 - Controlador de Zoom: Permite que voc aumente ou diminua o tamanho da folha, facilitando a leitura do que foi digitado na pgina.
Insere planilha, clulas, linhas e colunas. Exclui planilha, clulas, linhas e colunas. Vrias opes de formatao de clulas
Orientao do Texto Aumentar e Diminuir Recuo Cor da fonte Cor de Preenchimento Borda
GUIA INSERIR
Cabealho e Rodap
Caixa de Texto
Linha de Assinatura
Inserir Hiperlink
ClipArt SmartArt Formas Grupo Grficos: Para criao de diferente tipos de grficos
WordArt
GUIA DADOS
Atualiza todos dados obtidos fontes externas os de
OBTER DADOS EXTERNOS: Vrias opes para obteno de dados Externos a partir de diversas fontes, tais como: Access, Web, Texto, etc.
de
Insere ou Exclui Filtros. Oferece opes Avanadas para Classificao de Dados, tais como: Cor da Fonte, Cor da Clula, etc.
de
GUIA REVISO
Ferramentas de Pesquisa, tais como: Sinnimos e Traduo. Algumas dessas ferramentas necessitam estar conectada Internet.
Verifica a Ortografia.
GUIA EXIBIO
Abre uma nova janela Exibe a planilha em Modo Normal ou em Layout de Pgina Organiza todas as pastas de trabalho abertas em uma s tela.
Exibe a planilha em Tela Cheia Exibe ou cria um modo de exibio personalizado. Exibe as quebras de pginas na planilha. Exibe ou oculta a rgua, Linhas de grade, Barra de Frmulas, Ttulos e Barra de Mensagens.
Congela painis para que voc possa sempre visualizar os ttulos em planilhas grandes.
Ao criar um documento novo por predefinio abre-se uma pasta de trabalho com trs folhas de clculo, definidas por: Plan1, Plan2, e Plan3.
Na opo Documentos Recentes, escolha o arquivo que pretende e clique uma vez com o boto esquerdo do mouse que o arquivo ser aberto. Caso o documento que pretende no se encontre na lista, clique em Abrir e procure-o atravs da caixa de dilogo Abrir. Ao encontrar o documento pretendido, para abri-lo d um duplo clique sobre o cone que o representa.
SALVAR UM DOCUMENTO
Quando criado um documento novo, este fica na memria do seu computador at ser gravado no disco rgido pela primeira vez. Para guardar um documento, clique no boto Office e escolha Salvar ou pressione simultaneamente as teclas CTRL+S. O comando Salvar limita-se a gravar o seu documento no disco, no formato e com o nome que j lhe atribuiu. Contudo, se a primeira vez que vai gravar o documento desde que o criou, surgir um dilogo de gravao mais completo igual ao que surgiria caso escolhesse a opo Salvar Como e que lhe permite escolher o formato do documento a gravar, bem como o local no disco onde o pretende guardar. Existem duas maneiras de se salvar (ou gravar) uma pasta de trabalho: Menu Arquivo, opo Salvar como: o Excel exibir uma caixa de dilogo Salvar como, que permitir a voc escolher o Nome e o Local onde sua pasta de trabalho ser gravada. Se a sua pasta de trabalho j foi gravada uma vez, e voc tiver feito apenas uma alterao nela, ao acionar a opo Salvar como do menu Arquivo, o Excel exibir novamente a caixa de dilogo Salvar como, permitindo a voc escolher um novo nome e um novo local para realizar uma cpia extra de trabalho. Mas caso voc no deseje modificar o nome nem gravar uma cpia em outro local, basta clicar no boto salvar da caixa de dilogo, surgir uma mensagem perguntando se voc quer substituir o arquivo existente, basta clicar em Sim. Menu Arquivo e clicar na opo Salvar, ou clicar no boto Salvar da barra de ferramentas botes padro: se voc estiver salvando o arquivo pela primeira vez, o Excel tambm exibir a caixa de dilogo Salvar como para que voc determine o nome e o local onde a pasta ser armazenada. Porm, se a sua pasta de trabalho j foi gravada uma vez, e voc tiver feito apenas algumas alteraes na mesma, ao clicar em uma dessas opes, o Excel ir gravar as alteraes realizadas na pasta de trabalho, no havendo assim, a necessidade de exibir a caixa de dilogo Salvar como.
VISUALIZAR UM DOCUMENTO
A forma simples de visualizar um documento de Excel 2007 tanto mais importante quanto ao contrrio de um documento de texto, o mais provvel que exista uma grande quantidade de dados a exibir e que estes no estejam propriamente de acordo com o formato de uma pgina A4.
FECHAR UM DOCUMENTO
Se quiser fechar o documento ativo dever clicar no boto Office e selecionar Fechar. Caso no tenha realizado uma operao de salvar, depois das ltimas alteraes, ter a oportunidade de o fazer antes de o documento ser definitivamente fechado.
PLANILHAS E CLULAS
A planilha o principal documento utilizado pelo Excel 2007 para armazenar e trabalhar com informaes. Uma planilha consiste de clulas que so organizadas em linhas e colunas. Tais linhas e colunas so utilizadas para criao de tabelas com somas, totais e outros clculos.
2 - Poder fazer isso tambm, clicando com o boto direito do mouse sobre o nome da planilha e no menu que surgir clicar em Renomear.
INSERIR PLANILHAS Para inserir novas planilhas em seu projeto, clique na guia Incio, v at o grupo Clulas da faixa de opes e clique no boto Inserir, em seguida clique na opo Inserir planilhas.
Tem tambm a opo de ir at a Guia de Planilhas, localizada na parte inferior esquerda da tela, e clicar na guia Inserir Planilha (Shift + F11).
SELECIONANDO Existem vrios casos de seleo: Uma Clula: Clicar sobre a clula indicada; Vrias Clulas em sequncia: Basta pressionar e arrastar por sobre as clulas desejadas; Vrias Clulas alternadas: Para a primeira clula, devemos clicar com a tecla Shift pressionada e para as demais, basta ir clicando ou pressionando e arrastando com a tecla Ctrl pressionada; Linha: Clicar no Cabealho de Linha. Para vrias, pressionar e arrastar. Para alternadas usar o Ctrl; Colunas: Clicar no Cabealho de Coluna. Para vrias, pressionar e arrastar. Para alternadas usar o Ctrl;
DIGITANDO Antes de comear a digitar devemos saber de algumas coisas: Para digitar normalmente: Selecione a clula com um clique e digite; Para corrigir: Voc poder usar a Barra de Frmulas corrigindo a palavra na caixa Linha de Entrada, ou dando um clique duplo sobre a clula e corrigindo somente a parte que deseja; Palavras repetidas: Quando digitamos alguma palavra que j existe na mesma coluna ou linha que est sendo digitada, o Excel ir mostrar Auto-Completar esta palavra. Para aceitar, pressione a tecla Enter. Caso no pressione Esc.
INSERINDO E EXCLUINDO LINHAS E COLUNAS Imagine que, durante a digitao de uma sequncia de dados, alguns dados foram esquecidos, ficando a tabela incompleta. Os dados podem ser introduzidos posteriormente nos locais corretos, bastando para isso fazer a escolha adequada entre as opes de insero, encontradas na Guia Incio: Selecione o local adequado e clique na ferramenta Inserir, Inserir Linhas na Planilha ou Inserir Colunas na Planilha.
De modo semelhante, possvel fazer a excluso de colunas ou linhas que tenham sido introduzidas equivocadamente ou que no sejam mais necessrias. O comando de excluso de linhas ou colunas pode ser encontrado na Guia Incio, na ferramenta Excluir, Excluir Linhas da Planilha ou Excluir Colunas da Planilha.
A definio de tamanho extremamente comum para as linhas e colunas. Porm, no Microsoft Office Excel 2007, as linhas e colunas da planilha que contm ttulos ou aquelas que contm clulas de contedo formatado com um tipo de letra diferente podem ter a altura aumentada ou diminuda. Para alterar a altura de uma linha ou largura de uma coluna, faa o seguinte: Aponte o mouse entre as linhas 1 e 2; Clique e arraste para alterar a altura da linha.
REFERNCIA ABSOLUTA
Conforme o prprio nome diz, uma referncia absoluta utilizada quando voc precisa criar uma frmula com uma clula fixa na planilha. Por exemplo, suponhamos que voc queira calcular o desconto de 10% os valores dos produtos contidos em uma lista, e o valor de 10% esteja na clula B3. Diante disso, ser necessrio fixar a clula B3 para que, quando a frmula for copiada pra outras clulas, esta referncia de clula no mude. Quando voc trava uma clula para que ela no seja alterada, voc fez uma Referncia absoluta dentro da frmula. Para criar uma referncia absoluta dentro da frmula, basta voc pressionar a tecla F4 aps digitar a referncia de clula. Tal referncia ir exibir um sinal de cifro ($) antes da referncia da coluna e antes da referncia da linha, conforme voc pode notar abaixo:
$B$3
O sinal de cifro ($) antes da referncia da coluna e antes da referncia da linha indica que ambas esto travadas. Assim, no importa se a frmula ser copiada para baixo ou para o lado, a referncia da clula B3 no ser alterada dentro da frmula.
REFERNCIA MISTA
A Referncia mista, conforme o nome diz, quando voc trava apenas a coluna ou a linha para que no sejam alteradas quando a frmula for copiada. Se a referncia conter o sinal de cifro ($) apenas antes da referncia da coluna, isto quer dizer que somente a referncia da coluna no ser alterada quando a frmula for copiada. No entanto, a referncia de linha ser copiada. Da mesma forma, se a referncia conter o sinal de cifro ($) apenas antes da referncia da linha, isto quer dizer que somente a referncia da linha no ser alterada quando a frmula for copiada, mas a referncia de coluna sim. Para definir uma referncia mista, basta pressionar duas vezes a tecla F4 caso voc queira travar somente a linha, ou pressione trs vezes a tecla F4 para travar a coluna.
Ao clicar em Inserir Funo, surge uma caixa de dilogo que facilita a escolha da funo pretendida.
UTILIZANDO FRMULAS PARA CALCULAR Uma Frmula uma equao que analisa e faz clculos com dados em uma planilha. As frmulas no Excel sempre so iniciadas pelo sinal de igual (=), seguido dos valores a serem calculados e dos operadores de clculo. Veja um exemplo: =3+5 Alm de servir valores diretamente dentro de uma frmula, voc tambm pode utilizar referncias de clula que contm os valores desejados para realizar um clculo. Dessa forma, o
REFERNCIAS Uma referncia identifica uma clula ou um intervalo de clulas em uma planilha e informa ao Microsoft Excel onde procurar os valores ou dados a serem usados em uma frmula. Com referncias, voc pode usar dados contidos em partes diferentes de uma planilha em uma frmula ou usar o valor de uma clula em vrias frmulas. Voc tambm pode se referir a clulas de outras planilhas na mesma pasta de trabalho e a outras pastas de trabalho. Referncias s clulas de outras pastas de trabalho so chamadas vnculos. Por padro, o Excel usa o estilo de referncia A1, que se refere a interseo da coluna com a linha. Ou seja, a forma como as clulas so identificadas. OPERADORES Um sinal ou smbolo que especifica o tipo de clculo a ser executado dentro de uma expresso. Existem operadores matemticos, de comparao, lgicos e de referncia.
CONSTANTES
Posicione-se na clula onde deseja que saia o resultado, como por exemplo, a clula C2 e digite o sinal de igualdade. Digite a referncia da primeira clula que deseja somar. Se preferir, clique na clula que contm o primeiro dado e automaticamente a referncia ser includa na frmula.
Digite o operador matemtico correto. No caso, o sinal de +. Digite ou clique na prxima clula, como por exemplo, a clula B2 para determinar a referncia.
Antes de confirmar, sempre verifique sua frmula para ver se est correta. Para confirmar pressione a tecla Enter e observe o resultado.
Retornando a seleo para a clula que contm o resultado da frmula, clula C2, observe acima da Barra de Frmulas que ela mostra o clculo que foi criado para obter aquele resultado. Isso acontece pra que voc diferencie uma clula onde foi digitada diretamente uma informao de uma clula onde foi criado um clculo para se obter aquela informao.
Alm disso, essa barra pode ser usada para que voc EDITE a frmula. Por exemplo, para mudar apenas o operador matemtico, alterando de soma para multiplicao: EDITANDO UMA FRMULA Com a seleo na clula que contm o resultado da frmula, clique dentro da barra de frmula para ativar a edio. Voc pode clicar e usar as setas de movimentao do seu teclado para posicionar o ponto de insero do lado direito do sinal de adio.
Confirme e note que o resultado ser atualizado automaticamente, de acordo com a nova operao.
Outra maneira de ativar a edio de uma frmula teclando F2 de seu teclado ou dando um duplo-clique na clula que contm o resultado, e mudar os dados da frmula diretamente dentro da clula. Atualizao automtica de resultados Voc pode estar se perguntando por que usar as referncias das clulas ao invs de usar os valores que esto dentro dela, ao criar uma frmula. Por exemplo, no exemplo anterior, porque no criar a frmula com a estrutura = 127 + 432. Usar as referncias das clulas permite que, ao alterar a informao contida em qualquer clula envolvida no clculo, o resultado seja automaticamente alterado. Por exemplo, ao mudar a quantidade do ms de janeiro para 250 e teclar ENTER o resultado da frmula tambm ir mudar.
Isso s foi possvel porque voc usou o NOME da clula ao criar a frmula, e no o nmero que estava dentro dela. COPIAR FRMULA PARA CLULAS ADJACENTES Copiar uma frmula para clulas vizinhas representa ganho de tempo ao trabalhar com planilhas. Imagine, por exemplo, uma planilha que contm um maior volume de informaes, onde necessita apenas de uma frmula, mas que deveria ser repetida para cada linha ou coluna diferente. Seria uma grande perda de tempo e esforo para digitar cada frmula. Para isso existe a ala de preenchimento. Ela fica na parte inferior direita da caixa de seleo de uma clula, no formato de um pequeno quadrado preto. Ala de preenchimento Sua manipulao permite copiar rapidamente contedo de uma clula para outra, inclusive frmulas. TRABALHANDO COM FUNES NO EXCEL Funes so frmulas predefinidas que efetuam clculos usando valores especficos, denominados argumentos, em uma determinada ordem ou estrutura. As funes podem ser usadas para executar clculos simples ou complexos. Uma Funo funciona como um operador dentro de uma frmula, semelhante adio, subtrao etc. Porm, as funes so capazes de realizar clculos mais complexos e de maneira mais simples. As funes so compostas por duas partes bsicas e comeam com um sinal de igual (=), seguido do nome da funo, um parntese de abertura, os argumentos da funo separados por vrgulas e um parntese de fechamento.
NOME DA FUNO: Todas as funes que o Excel permite usar em suas clulas tem um nome exclusivo. Para obter uma lista das funes disponveis, clique em uma clula e pressione SHIFT+F3. ARGUMENTOS: Os argumentos podem ser nmeros, texto, valores lgicos, como VERDADEIRO ou FALSO, matrizes, valores de erro como #N/D ou referncias de clula. O argumento que voc atribuir deve produzir um valor vlido para esse argumento. Os argumentos tambm podem ser constantes, frmulas ou outras funes. Um outro detalhe interessante numa funo a Dica de ferramenta Argumentos. Trata-se de uma dica de ferramenta com a sintaxe e argumentos que automaticamente exibida medida que voc digita a funo. Por exemplo, ao comear a digitar =SE( numa clula, voc ver:
Note que o Excel mostra a dica com a sintaxe completa da funo e os argumentos que podem ser inseridos dentro dela. Embora sejam muito teis, vale lembrar que as dicas de ferramenta so exibidas somente para funes internas. Para construir uma funo, ou seja, inserir uma funo em uma frmula, voc poder utilizar o boto Inserir funo, encontrado na Barra de frmulas.
Boto Inserir funo CONHECENDO ALGUMAS FUNES Agora voc conhecer algumas das funes do Excel: SOMA: efetua a soma dos valores especificados. Ex.: =SOMA(B5:B11) J vimos que fazer um somatrio numa clula muito simples. Mas para evitar de ficar inserindo cada referncia num somatrio de vrias clulas, de uma por uma, voc pode aplicar a funo SOMA. MXIMO: exibe o maior valor contido em uma lista. Ex.: =MXIMO(B5:B11) Esta funo busca entre as clulas com valores numricos selecionadas, o valor mais alto, retornando este resultado. MNIMO: exibe o menor valor contido em uma lista. Ex.: = MNIMO(B5:B11) Executa a ao contrria a funo MXIMO, ou seja, retorna o menor valor dentro da faixa de clulas selecionada. MDIA: calcula o valor mdio de uma lista de valores. Ex.: =MDIA(B5:B11). Esta funo calcula a mdia de uma determinada faixa de clulas contendo nmeros. Para tal, efetua o clculo somando os contedos dessas clulas e dividindo pela quantidade de clulas que foram somadas. HOJE: exibe a data atualizada. Ex.: =HOJE() Retorna um nmero que representa a data de hoje, no cdigo Data-Hora do Microsoft Excel, a fim de que seja possvel realizar clculos envolvendo esses valores. Quando a funo HOJE inserida em uma clula, o Excel formata o nmero como uma data.
AGORA: exibe a data e a hora atualizadas. Ex.: =AGORA() Retorna o nmero de srie da data e hora atual. O nmero de srie o cdigo de data-hora usado pelo Excel para clculos de data e hora. SE: analisa uma condio, permitindo definir o retorno caso a condio seja verdadeira e tambm o retorno caso a condio seja falsa. Ex.: =SE(A1>A2;Verdadeiro;Falso).
Em seguida, digite o ponto e vrgula; para separar o argumento e insira o Valor se Verdadeiro. Ou seja, qual o dado que ser retornado pela funo caso a condio especificada seja verdica. No caso, se o total foi acima de 3000, o valor se verdadeiro o prmio TV 29 polegadas. Como a informao trata-se de um texto, voc dever inserir o argumento entre aspas "", pois isso faz com que o Excel entenda que trata-se de um texto, e no uma frmula.
Digite novamente o ponto e vrgula para separar o prximo argumento, que ser o Valor se Falso. No caso, se a clula do total no tem um valor maior que 3000, o
Depois de obter o resultado, copie a funo da mesma maneira que copia frmulas para clulas adjacentes. Observe que o Excel executa automaticamente o teste lgico em cada clula do total e retorna o valor de acordo com o resultado do teste: Verdadeiro ou Falso.