UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA CENTRO DE CINCIAS HUMANAS LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO E CONTABILIDADE

ANLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTBIL NA EMPRESA DINMICA CONTABILIDADE LTDA.

Viosa MG Novembro 2011

UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIOSA CENTRO DE CINCIAS HUMANAS LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE ADMINISTRAO E CONTABILIDADE

IERMACK MADURO FRANA

ANLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTBIL NA EMPRESA DINMICA CONTABILIDADE LTDA.

Monografia apresentada Universidade Federal de Viosa como parte das exigncias de concluso do curso de Cincias Contbeis.

Orientadora: Prof. Tain Rodrigues Gomide Souza Pinto

Viosa MG Novembro 2011

IERMACK MADURO FRANA ANLISE DO CONTROLE INTERNO DO SETOR CONTBIL NA EMPRESA DINMICA CONTABILIDADE LTDA.

Monografia apresentada Universidade Federal de Viosa como parte das exigncias de concluso do curso de Cincias Contbeis.

APROVADA em:

Professor (a) ______________________________ DAD/UFV

Professor (a) ______________________________ DAD/UFV

Tain Rodrigues Gomide Souza Pinto

DAD/UFV (Orientadora)

Viosa MG Novembro 2011

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AGRADECIMENTOS

Agradeo aos meus pais, Saul e Silvani, que, mesmo to distantes e vendo-os apenas uma semana por ano, me apoiaram at o fim, sempre acreditando e confiando na minha capacidade de ser um grande homem de sucesso durante e aps a graduao. Aos meus irmos, Irany, Aleksander e Tatiana, que ajudaram muito no meu crescimento pessoal e at tiveram a coragem de investir em mim, pagando cursos e outras coisas (garanto que no se arrependem). Aos meus sobrinhos, Gabriel, Isabela, Ncolas e Victor, que mesmo no sabendo qual curso estou concluindo, muito menos para que serve este curso, me incentivam dizendo que me amam e tem saudade de mim toda vez que conversamos ao telefone. Naia que tanto me incentiva e cuida. Sempre perto e me apoiando nos momentos mais difceis e conturbados. famlia Rodrigues Gomide e ramificaes os quais me apoiam tanto na universidade quanto na vida pessoal e que tenho tanto carinho. Aos amigos/irmos da Repblica Arapuca, Onda Mxima, Tufo Tufo e outras. Aos colegas de trabalho do grupo CPT e Dinmica Contabilidade onde tive a felicidade de realizar novas amizades e agregar novos conhecimentos. Ao Google por estar sempre minha frente nos momentos mais difceis de encontrar alguma resposta. Aos professores de cincias contbeis que me proporcionaram a alegria de gostar de contabilidade. Em especial, minha orientadora e amiga Tain Rodrigues Gomide Souza Pinto por ser sempre to dedicada, paciente e responsvel. Enfim, a todos meus amigos espalhados por este mundo e queles que me incentivaram ou tentaram me desestimular, pois a descrena de uns pode surgir a verdadeira fora de outros.

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LISTA DE ABREVIATURAS

CFOP Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes de Servios CI Controle Interno CNPJ Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica Danfe Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrnica NF Nota fiscal NFE Nota Fiscal Eletrnica NFEs Notas Fiscais Eletrnicas NFS Nota Fiscal de Servio NFs Notas Fiscais NFSs Notas Fiscais de Servios DRH Departamento de Recursos Humanos Sintegra Sistema Integrado de Informaes sobre operaes interestaduais com mercadorias e servios SPED Sistema Pblico de Escriturao Digital xml Extensible Markup Language

RESUMO Este trabalho versa sobre o tema controle interno, conjunto de procedimentos que se destina especialmente preveno de erros e problemas, alm de primar pela qualidade e eficincia nos servios dos funcionrios. Com informaes mais confiveis, o uso de boas prticas de controle interno auxilia os gestores na tomada de decises mais precisas. O objetivo deste trabalho analisar os procedimentos de controle interno adotados pela empresa Dinmica Contabilidade Ltda. comparando os resultados perante aos princpios fundamentais do controle interno. Para tal, utilizou-se como metodologia a pesquisa em documentos da empresa que definiam as atividades desempenhadas por cada funcionrio. Foi realizada uma entrevista semi-estrutural com a chefe do setor contbil e feita uma observao participativa. O referencial terico fundamentou-se em autores da auditoria e da administrao, alm de websites de rgos conceituados na rea contbil e administrativa. A anlise foi realizada identificando cada setor e as funes desempenhadas para melhor identificar cada atividade e as caractersticas de controle utilizadas em cada atividade. Os resultados apontaram que a empresa em anlise faz uso de bons nveis de controle interno, porm, comete alguns erros em virtude da no utilizao de manuais dos procedimentos de cada atividade.

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SUMRIO 1. INTRODUO ...................................................................................................... 1 2. REFERENCIAL TERICO ................................................................................... 3 2.1 2.1.1. 2.1.2. 2.1.3. 2.1.4. 2.1.5. 2.1.6. 2.1.6.1. 2.1.6.2. 2.1.6.3. 2.1.6.4. 2.1.6.5. 2.1.6.6. 3.1 3.2 3.3 3.4 4.1 4.2 4.2.1 4.2.2 4.2.3 4.2.4 4.2.5 4.2.6 4.2.7 4.2.8 4.2.9 Controle Interno ................................................................................................. 3 Definio ........................................................................................................ 3 Importncia .................................................................................................... 5 Objetivos ........................................................................................................ 7 Componentes ................................................................................................. 8 Limitaes ...................................................................................................... 9 Princpios do controle interno ......................................................................... 9 Responsabilidade ..................................................................................... 10 Rotinas internas ........................................................................................ 10 Acesso aos ativos ..................................................................................... 11 Segregao de funes ............................................................................ 11 Confronto dos ativos com os registros ...................................................... 12 Amarrao do sistema .............................................................................. 12

3. METODOLOGIA DA PESQUISA ........................................................................ 14 Classificao da Pesquisa ............................................................................... 14 Coleta de Dados .............................................................................................. 15 Anlise de Dados ............................................................................................ 15 Unidade Emprica de Anlise .......................................................................... 15 Informaes gerais .......................................................................................... 17 Anlise do Controle Interno ............................................................................. 18 Administrao de contratos .......................................................................... 18 Setor de compras ......................................................................................... 20 Setor de pagamentos ................................................................................... 21 Setor de recebimentos ................................................................................. 24 Entrada das notas fiscais ............................................................................. 25 Setor fiscal ................................................................................................... 26 Setor contbil ............................................................................................... 28 Arquivamento dos documentos .................................................................... 29 Gerao de Impostos ................................................................................... 31

4. DESCRIO, ANLISE E DISCUSSO DOS DADOS...................................... 17

5. CONSIDERAES FINAIS ................................................................................ 33 6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ................................................................... 35 ANEXOS ................................................................................................................... 37

1. INTRODUO Perante o cenrio atual em que as empresas prestadoras de servios contbeis passam por um crescente nvel de concorrncia no mercado tanto no que tange quantidade de novas empresas deste ramo quanto na alta qualidade dos servios oferecidos por elas, estas empresas tendem a se adaptar de forma que atenda s necessidades dirias de seus clientes fazendo com que o custo total aumente. Ao se falar dos custos auferidos pelas empresas de servios de contabilidade pode-se conferir que a maior parte destes custos faz ligao direta com a dificuldade em satisfazer as intenes e vontades diversas dos clientes, alm da necessidade de atualizao e adaptao constante s leis fiscais e contbeis. A otimizao dos recursos disponveis e a consequente reduo dos custos so peas chave para a manuteno das empresas no mercado. Com isso, a utilizao de forma adequada da ferramenta do controle interno se torna imprescindvel nas organizaes, j que, conforme observa Melo (2011), o uso adequado da ferramenta de controle interno facilita a administrao, garante a otimizao dos recursos disponveis, aufere maior eficincia e eficcia nos procedimentos, alm de contribuir com a imagem da empresa. A maioria das grandes organizaes, com o intuito de diminuir os custos e manter maior controle, possui contabilidade interna. Com isso, o setor responsvel pela contabilidade da empresa passa a atender exatamente s exigncias dos gestores e, por se tratar da contabilidade interna, o setor contbil pode se dedicar s atualizaes e adequaes exigidas pela legislao especfica da atividade desenvolvida na empresa. Qualquer que seja a organizao de suma importncia que se d maior valor s adaptaes e atualizaes do sistema de controle interno, pois isto garante a organizao das informaes que chegam aos gestores, que podem, assim, tomar as decises mais corretas. Dentro deste contexto, o presente estudo busca responder seguinte questo: os procedimentos adotados no setor contbil da empresa Dinmica Contabilidade esto em conformidade com o disposto pelos princpios do controle 1

interno? Para tal, buscou-se, como analisar o processo de controle interno da empresa em questo fazendo uso dos seguintes procedimentos: identificar os procedimentos de controle interno adotados; verificar a efetividade dos procedimentos de controle interno adotados;

analisar o sistema de controle interno a partir dos princpios do controle

interno;

2. REFERENCIAL TERICO Neste tpico, sero utilizadas explanaes de autores que discutem o controle para poder embasar a anlise do controle interno na empresa Dinmica Contabilidade Ltda. Sero discutidos alguns assuntos sobre o controle interno, tais como: definio, importncia, objetivo, componentes e limitaes do controle interno, assim como os princpios do controle interno.

2.1 Controle Interno

2.1.1.

Definio

O controle interno, segundo Almeida (2010), representa o conjunto de procedimentos, mtodos ou rotinas com os objetivos de proteger os ativos, produzir dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa. O Instituto de Auditores Internos do Brasil, Audibra, citado por Bordin e Saraiva (2005), afirmam que:
(...) controles internos devem ser entendidos como qualquer ao tomada pela administrao (assim compreendida tanto a Alta Administrao como os nveis gerenciais apropriados) para aumentara probabilidade de que os objetivos e metas estabelecidos sejam atingidos. A Alta Administrao e a gerncia planejam, organizam, dirigem e controlam o desempenho de maneira a possibilitar uma razovel certeza de realizao.

A partir dos conceitos de Franco e Marra (2001, p. 267), o controle interno definido como sendo todas as tcnicas empregadas pela organizao com o intuito de vigiar, fiscalizar e verificar a administrao, permitindo prever, observar, dirigir ou governar as prticas da empresa. Sobre os meios de controle existentes, vrios deles so definidos por Franco e Marra (2001, p. 267), tais como:
(...) todos os registros, livros, fichas, mapas boletins, papis, formulrios, pedidos, notas, fatura, documentos, guias, impressos, ordens internas, regulamentos e demais instrumentos de organizao administrativa que formam o sistema de vigilncia, fiscalizao e verificao utilizado pelos administradores para exercer o controle sobre todos os fatos ocorridos na empresa e sobre todos os atos praticados por aqueles que exercem funes direta ou indiretamente relacionadas com a organizao, o patrimnio e o funcionamento da empresa.

Os meios de controle incluem, mas no se limitam a: forma de organizaes, sistemas, procedimentos, padres, plano de contas, estimativas, oramentos, inventrios, relatrios, registros, mtodos, projetos, segregao de funes... (Attie, 1998, p. 112). Segundo Floriano e Lozeckyi (2006), apud D`Avila e Oliveira (2002, p.25),
Controle interno um processo, executado pelo conselho de administrao, gerncia e outras pessoas de uma organizao, desenhado para fornecer segurana razovel sobre o alcance de objetivos nas seguintes categorias; eficcia e eficincia operacional; mensurao de desempenho e divulgao financeira; proteo de ativos; cumprimento das Leis e regulamentaes.

O Comit de Organizaes Patrocinadoras, citado por Boyton et al (2002) define controle interno como um processo operado pelo conselho de administrao, pela administrao e por outras pessoas, desenhado para fornecer segurana razovel quanto consecuo de objetivos nas seguintes categorias: confiabilidade de informaes financeiras; obedincia (compliance) s leis e regulamentos aplicveis; eficcia e eficincia de operaes. O controle interno operado por vrias pessoas, Floriano e Lozenckyi (2006) afirmam que o controle interno um processo e um meio a ser executado por pessoas de todos os nveis dentro da organizao, no apenas por formulrios e manuais. Ainda segundo Floriano e Lozenckyi (2006),
O controle est presente em quase todas as formas de ao empresarial, uma vez que os administradores avaliam o desempenho de pessoas, de mtodos e processos, de mquinas e equipamentos, de matria-prima, de produtos e servios, em todos os nveis organizacionais.

Segundo Attie (1998, p. 114), pode-se classificar o controle interno em contbil e administrativo:
Controles Contbeis compreendem o plano de organizao e todos os mtodos e procedimentos relacionados com a salvaguarda do patrimnio da propriedade dos registros contbeis. Controles Administrativos compreendem o plano de organizao, bem como os mtodos e procedimentos relacionados com a eficincia das operaes, voltadas para a poltica de negcios da empresa e, indiretamente, com os registros financeiros.

Desta forma, Bordin e Saraiva (2005) afirmam que a diferena entre o controle contbil e administrativo que o primeiro se preocupa com os princpios que protegem o patrimnio e os registros, enquanto o controle administrativo se preocupa com os setores operacionais da empresa. ALMEIDA (2010) define alguns exemplos de controles internos contbeis, tais como: sistema de conferncia, aprovao e autorizao; segregao de funes; controle fsico sobre ativos; auditoria interna. Sobre os controles administrativos, Almeida (2010), tambm cita alguns exemplos, so eles: anlises estatsticas de lucratividade por linha de produtos; controle de qualidade; treinamento de pessoal; estudos de tempos e movimentos; anlise das variaes entre os valores orados e os incorridos.

2.1.2.

Importncia

Os controles internos so de extrema importncia e, para Franco e Marra (2001, p.269),

(...) quanto melhores e mais eficientes os controles internos implantados na empresa auditada, mais segurana adquire o auditor com relao aos exames que est procedendo. Essa eficincia pode gerar menor tempo gasto pelo auditor no seu trabalho e, consequentemente, um menor custo para a empresa auditada.

O controle interno teve no dia 27 de setembro de 2011, mais um reconhecimento por parte da CVM (Comisso de Valores Mobilirios) sobre sua extrema importncia como forma de regulao de uma entidade. De acordo com a edio realizada nas Instrues 505 e 506, a CVM afirma que:
O modelo de regulao das operaes passa a se basear, prioritariamente, na adoo e superviso de regras, procedimentos e controles internos estabelecidos pelos prprios intermedirios, atendendo a parmetros mnimos determinados pela Instruo e pelas normas das entidades administradoras de mercados organizados. A norma aprimora ainda os mecanismos que incentivam e facilitam a autorregulao das operaes em mercados organizados, bem como fortalece o papel das entidades administradoras de mercados. <http://www.cvm.gov.br/port/infos/Comunicado%20505-506.asp>

Em outras palavras:
Bancos, corretoras e demais intermedirios do mercado tero, dentro de um ano, de explicitar, por escrito, suas condutas e prioridades para execuo de ordens e as situaes em que pode haver conflito de interesse. Tambm

tero que criar a figura do diretor de compliance, para garantir o cumprimento de suas normas regulamentares, com a elaborao de um relatrio semestral. www.classecontabil.com.br/noticias/ver/15759

A utilizao de um controle interno adequado traz inmeras vantagens para os gestores e, nas palavras de Boytonet al (2002, p. 320), o controle interno reduz a incidncia de relatrios financeiros fraudulentos. A importncia do controle, conforme Fayol (1994), possui seis diferentes pontos de vista administrativa, comercial, tcnico, financeiro, da segurana e da contabilidade exemplificados abaixo: Administrativa Assegura que o programa exista e esteja em perfeita sincronia com os usurios e se o comando exercido segundo os princpios adotados, se a coordenao exerce conferncias, etc. Comercial Assegura-se da certeza da entrada e sada de materiais, realizao correta do inventrio, cumprimentos dos contratos, etc. Tcnico So observadas as operaes, seus resultados, estado de conservao, funcionamento do pessoal e das mquinas, etc. Financeiro Controla a organizao dos recursos financeiros e aos livros de controle financeiro assim como a aplicao destes recursos. Da segurana Confere se os meios de segurana, tanto para os funcionrios quanto para o prprio funcionamento das mquinas, esto em perfeito estado de conservao. Da contabilidade Assegura que os documentos necessrios cheguem no devido prazo e que, se os documentos proporcionem clara viso sobre a situao da 6

empresa, e que no haja nenhum documento ou estatstica irrelevante etc. Na percepo de Attie (1998, p.111):
O controle interno compreende o plano de organizao e o conjunto coordenado dos mtodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimnio, verificar a exatido e a fidedignidade de seus dados contbeis, promover a eficincia operacional e encorajar a adeso poltica traada pela administrao.

Ainda falando da importncia do controle interno, Attie (1998, p. 113) afirma que de extrema importncia que seja feita uma anlise do custo/benefcio da implantao ou aprimoramento de um tipo de controle a ser utilizado pela empresa. O autor afirma, tambm, que a avaliao do real benefcio deve ser atribuda importncia e qualidade da informao a ser gerada e que o custo de oportunidade deve ser utilizado para a anlise do custo do projeto. O bom funcionamento do controle interno de tamanha importncia que Hampton (1992, p. 474) faz um breve detalhamento do motivo desta importncia:
Os controles geram informaes para as decises. Qualquer que seja a histria contada pelos controles, eles a contam de forma tal que os gerentes possam decidir quais so as aes apropriadas para ajudar a guiar e dirigir a organizao na direo de suas metas. Assim como os controles comeam onde terminam os planos, as decises comeam onde terminam os controles.

A utilizao de um bom controle interno favorece a administrao, assim como Fayol (1994, p. 132) explica de forma simples e direta:
Bem feito, o controle um precioso auxiliar da direo; pode proporcionar certas informaes indispensveis que a fiscalizao hierrquica seria muitas vezes incapaz de fornecer-lhe. O controle pode estender-se sobre tudo; depende da direo e eficcia de seu funcionamento. Um bom controle previne as surpresas desastrosas, que poderiam degenerar em catstrofes.

2.1.3.

Objetivos

Segundo Bordin e Saraiva (2005), o controle interno tem como objetivos proteger os ativos, produzir os dados contbeis confiveis e ajudar a administrao na conduo ordenada dos negcios da empresa.

Nas palavras de Chiavenato (1997) o controle tem a finalidade de assegurar que os resultados de tudo que foi planejado, organizado e dividido cheguem o mais perto dos objetivos previamente estabelecidos. Chiavenato (1997, p. 443) ainda afirma que a essncia do controle reside na verificao se a atividade controlada est ou no alcanando os objetivos ou resultados desejveis. Numericamente, o controle interno possui quatro objetivos bsicos, definidos por Attie (1998) que seriam a salvaguarda dos interesses da empresa; a preciso e a confiabilidade dos informes e relatrios contbeis, financeiros e operacionais; o estmulo eficincia operacional e a aderncia s polticas existentes. Fayol (1994, p. 130) explica que o objetivo do controle detectar as faltas e erros para que possa repar-los e evitar repeties.

2.1.4.

Componentes

O TCE-BA - Tribunal de Contas do Estado da Bahia - (2007, p.29-30) define cinco componentes do controle interno que se inter-relacionam, so eles:
Ambiente de controle O ambiente de controle a base de todo o sistema de controle interno. Ele fornece o conjunto de regras e a estrutura, alm de criar um clima que influi na qualidade do controle interno em seu conjunto. O ambiente de controle exerce uma influncia geral na forma pela qual se estabelecem as estratgias e os objetivos, e na maneira pela qual os procedimentos de controle so estruturados. Avaliao de risco A melhor maneira de minimizar o risco atravs de procedimentos de controle. Os procedimentos de controle podem ser preventivos e/ou detectivos. As aes corretivas so necessrias para complementar os procedimentos de controle interno, com a inteno de alcanar os objetivos. Atividades de controle Os procedimentos de controle e as aes corretivas devem promover a otimizao dos recursos. Seu custo no deve exceder o benefcio que delas resulte (custo-eficcia). Informao e comunicao Informao e comunicao eficazes so vitais para que uma entidade conduza e controle suas operaes. A gerncia de uma entidade necessidade comunicao relevante, confivel, correta e oportuna, relacionada tanto aos eventos internos, quanto aos eventos externos. Ademais, a informao necessria a toda a entidade para que ela alcance seus objetivos.

 Monitorao Uma vez que o controle interno uma atividade dinmica que deve ser aperfeioada continuamente, em funo das mudanas e dos riscos que a entidade enfrenta, o monitoramento do sistema de controle interno necessrio, de modo a assegurar que o controle interno esteja em sintonia com os objetivos, o ambiente, os recursos e os riscos.

2.1.5.

Limitaes

Todo controle interno possui suas limitaes j que o sistema vulnervel s aes humanas que envolvem erros e falhas, prejudicando o funcionamento do sistema. Sendo assim, o TCU-BA (2007) afirma que sempre haver o risco de que o controle interno seja estruturado de forma deficiente ou que falhe na atuao esperada. Os fatores limitantes do controle interno, segundo Boytonet al (2002, p.322) so:
Erros de Julgamento Em funo de informaes inadequadas e outros motivos, responsveis podem ter julgamentos pobres ou errneos ao tomar decises ou realizar tarefas. Falhas Falhas podem ocorrer quando pessoas no entendem instrues corretamente, ou cometem erros por falta de cuidado, distrao ou cansao ou at mesmo, mudana constante de pessoal. Conluio Indivduos que agem conjuntamente em busca de favorecimento puramente pessoal e acaba prejudicando o sistema e, consequentemente, a empresa. Atropelamento pela administrao A administrao utiliza de seu poder perante o sistema atropelando-o em busca de objetivos ilegtimos. Custo x Benefcio O custo dos controles internos no deve ser superior aos benefcios que deles se esperam.

2.1.6.

Princpios do controle interno

Com a inteno de utilizar o controle interno para melhor satisfazer s necessidades, Almeida (2010) afirma que a organizao deve se basear nos seis itens que compem o Princpio do Controle Interno: Responsabilidade, Rotinas Internas, Acesso aos Ativos, Segregao de Funes, Confronto dos Ativos com os Registros e Amarrao do Sistema. Definidos da seguinte forma: 9

2.1.6.1. Responsabilidade Como forma de organizao da empresa, Almeida (2010, p. 43) afirma que as atribuies dos funcionrios ou setores internos da empresa devem ser claramente definidas e limitadas, de preferncia por escrito, mediante o estabelecimento de manuais internos de organizao com o intuito de assegurar que todos os procedimentos de controles sejam executados; detectar erros e irregularidades e apurar as responsabilidades por eventuais omisses na realizao das transaes da empresa. Crepaldi (2002) enaltece a importncia da definio de um funcionrio especfico para desempenhar os seguintes exemplos de tarefas internas de controle: aprovao de aquisio de bens e servios; execuo do processo de aquisio (cotao de preos, seleo do fornecedor e formalizao da compra); habilitao do documento fiscal do fornecedor para pagamento; pagamento ao fornecedor; aprovao de venda; deposito do numerrio em banco; pagamento dos empregados

2.1.6.2. Rotinas internas A organizao deve apresentar manuais com todas as suas rotinas internas para melhor funcionamento. (ALMEIDA, 2010, p. 44) Na viso de Crepaldi (2002), essas rotinas compreendem: formulrios internos e externos: fichas de lanamentos contbeis, pedido de vendas, adiantamento para viagem, requisies,

autorizaes, etc.; instrues para o preenchimento e destinaes dos formulrios internos e externos; 10

 evidncias das execues dos procedimentos internos de controle: assinaturas, carimbos, etc.; procedimentos internos dos diversos setores da empresa: compras no pas e exterior, contas a pagar, caixa, almoxarifado, controladoria, etc.

2.1.6.3. Acesso aos ativos Crepaldi (2002) enfatiza a necessidade do acesso aos ativos da empresa ser limitado a fim de estabelecer controle fsico sobre esses. Esse acesso pode ser direto (fisicamente) ou de forma indireta, por meio da preparao de documentos que autorizem sua movimentao. Sobre o acesso aos ativos da empresa, Crepaldi (2002, p. 217) esclarece algumas formas que representam este acesso, so eles:
Manuseio de numerrio recebido antes de ser depositado e conta corrente bancria: Emisso de cheques assinados; Manuseio de envelopes de dinheiro de salrios; Custdia de ativos (dinheiro em caixa, estoques, imobilizados).

Existem alguns exemplos de controles fsicos sobre ativos definidos por Almeida (2010, p. 46), tais como: local fechado para o caixa; o uso de cofres; revistas de funcionrios na sada do expediente.

2.1.6.4. Segregao de funes Este princpio diz respeito ao acesso de uma mesma pessoa aos ativos e aos registros contbeis. Almeida (2010, p. 46) utiliza o argumento que a segregao de funes consiste em estabelecer que uma mesma pessoa no podeter acesso aos ativos e aos registros contbeis, em virtude de essas funes serem incompatveis dentro do sistema de controle interno. Crepaldi (2002, p. 218) define que os registros contbeis so compreendidos pelo razo geral, registros inicial, intermedirio e final. O autor ainda esclarece que o 11

acesso a esses registros representa, para a pessoa que os prepara ou manuseia, informaes que servem de base para sua elaborao, em circunstncia que lhes permitem modificar os dados desses registros.

2.1.6.5. Confronto dos ativos com os registros A empresa deve estabelecer procedimentos de forma que seus ativos sob a responsabilidade de alguns funcionrios sejam periodicamente confrontados com os registros da contabilidade. (ALMEIDA, 2010, p. 46) Almeida (2010) ainda objetiva esse procedimento como: detectar desfalque de bens ou at mesmo registro contbil inadequado de ativos. So exemplos desse confronto dos ativos com os registros, segundo Crepaldi (2002): contagem de caixa e comparao com o saldo do razo geral; conciliao bancria; inventrio fsico dos bens do estoque e do ativo imobilizado em confronto com os registros. Almeida (2010), alerta que se a empresa no adota estes procedimentos de comparao do ativo fsico com os registros, pode abrir possibilidades de o funcionrio apoderar-se indevidamente do ativo sem que este fato seja descoberto por muito tempo. Alerta tambm que esse procedimento de controle deve ser feito por pessoas que no possuam acesso aos ativos.

2.1.6.6. Amarrao do sistema Na opinio de Almeida (2010, p. 47), o sistema de controle interno deve ser concebido de maneira que sejam registradas apenas as transaes autorizadas, por seus valores corretos e dentro do perodo de competncia. Para tal feito, o autor lista algumas providncias a serem tomadas, tais como:
conferncia independente do registro das transaes contbeis; conferncia independente dos clculos;

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 conferncia da classificao contbil de todos os registros finais (fichas de lanamento ou voucher) por um contador experiente; as rotinas internas de controle devem ser determinadas de modo que uma rea controle a outra; estabelecimento de controles sequenciais sobre as compras e vendas, de forma a assegurar que essas transaes sejam contabilizadas na poca devida;

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3. METODOLOGIA DA PESQUISA Embasando-se nos ensinamentos de Gil (1996 e 2009), esta pesquisa ser classificada quanto ao seu objetivo e procedimentos tcnicos utilizados e, posteriormente, sero identificadas as tcnicas para coleta e anlise dos dados.

3.1 Classificao da Pesquisa GIL (1996, p. 45) explica como deve chegar a uma classificao da pesquisa da seguinte forma: sabido que toda e qualquer classificao se faz mediante algum critrio. Com a relao s pesquisas, usual a classificao com base em seus objetivos. Baseando-se nos objetivos a pesquisa descritiva, j que, segundo Gil (1996), essa modalidade possui como objetivo primordial a descrio das caractersticas de determinada populao ou fenmeno ou, ento, o

estabelecimento de relaes entre variveis. Sendo assim, o objetivo maior deste trabalho ser descrever as caractersticas dos procedimentos de controle interno utilizados pela organizao e analisar se as mesmas esto de acordo com os princpios do controle interno. Quanto aos procedimentos tcnicos utilizados classificada em documental, observao participativa e estudo de caso. A pesquisa documental, conforme Gil (2009, p. 45), vale-se de materiais que no recebem ainda um tratamento analtico, ou que ainda podem ser reelaborados de acordo com os registros da pesquisa. Pode-se considerar que se trata, tambm, de uma observao participativa na qual Gil (1996) afirma que ela consiste no tipo de observao na qual existe a real participao do observador na vida da comunidade, do grupo ou de uma situao determinada. Neste ponto do trabalho, utilizando-se da pesquisa documental e observao participativa, foi realizado um estudo de caso que consiste, na viso de Gil (2009, p. 54), em um estudo profundo e exaustivo da organizao, permitindo, assim, um amplo e detalhado conhecimento. 14

3.2 Coleta de Dados Para alcanar tais objetivos, a coleta de dados deste trabalho foi dividida em etapas: inicialmente, foram coletadas informaes tcnicas da empresa que dizem respeito organizao interna, ou seja, como os setores so divididos, quais responsabilidades de cada funcionrio e qual atividade cada um deve desempenhar. Tais informaes foram encontradas em relatrios que especificam as atividades de cada funcionrio, no organograma do setor contbil e em um documento eletrnico onde a chefe do setor atualiza as atividades que, por ventura, mudem de funcionrio. Todos possuem acesso a este documento, porm s a chefe pode alter-lo. Uma entrevista semi-estrutural foi realizada com a chefe do setor para melhor visualizar como a distribuio das funes entre os funcionrios. Foi realizada uma observao participativa de todo andamento das atividades no setor com o intuito de verificar possveis falhas do funcionamento se confrontadas com os princpios do controle interno. O pesquisador deste trabalho realizou estgio no setor contbil da empresa em anlise sendo possvel a melhor participao efetiva no andamento das atividades e coleta de dados.

3.3 Anlise de Dados A partir dos dados e informaes coletadas, foi realizada uma anlise da funcionalidade da estrutura organizacional do setor contbil perante cada afirmao coletada em confronto com as proposies tericas j apresentadas nesta pesquisa. Para uma anlise mais intensa, buscou-se embasar nos princpios fundamentais do controle interno e foi conferido se o controle interno da empresa segue esses princpios.

3.4 Unidade Emprica de Anlise A pesquisa foi realizada na empresa Dinmica Contabilidade Ltda. ME, empresa esta que possui como atividade principal prestar servios de contabilidade e gerar as folhas de pagamento, alm de administrar contratos dos clientes. Possui 15

treze funcionrios no total, sendo que seis competem ao departamento de contabilidade, cinco pertencem ao departamento de recursos humanos, um realiza pagamentos e outra funcionria realiza as compras. Esta empresa se caracteriza pelo pouco tempo de vida no comrcio, j que iniciou suas atividades em maro do ano de 2011. Suas atividades podem ser consideradas ainda em fase de adaptao perante o pouco tempo de funcionamento e tambm pelo fato de que, logo aps sua abertura, alguns funcionrios do setor contbil tiveram a necessidade de se dedicarem exclusivamente a atender exigncias de uma fiscalizao da Receita Estadual a um dos clientes da Dinmica.

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4. DESCRIO, ANLISE E DISCUSSO DOS DADOS

4.1 Informaes gerais Para realizar uma anlise emprica que se aproxime ao mximo do que realmente acontece na empresa, deve-se avaliar as atividades desenvolvidas separadamente, a fim de melhor visualizar os desvios perante os princpios do controle interno, que a base para esta anlise e, posteriormente, deve ser feita uma anlise geral. Antes de confrontar as atividades com a teoria dos princpios do controle interno, necessrio um entendimento maior sobre as notas fiscais. Como a Dinmica uma empresa prestadora de servios de contabilidade, ela possui duas modalidades de documentos fiscais: os que chegam dos seus clientes e os que chegam dos seus fornecedores. Esta explicao se deve ao fato que os documentos dos clientes so compostos por documentos de entrada e sada e que poderiam acabar sendo confundidos com os documentos de entrada e sada da prpria Dinmica Contabilidade. Grande parte das empresas no Brasil j est obrigada a utilizar a nota fiscal eletrnica de acordo com a Lei 5172 e suas alteraes posteriores; com isso, os clientes repassam para a Dinmica todos seus arquivos com extenso .xml (Extensible Markup Language) referentes aos pedidos de compra ou venda, assim como os fornecedores da Dinmica tambm precisam repassar estes arquivos. Estes arquivos com extenso .xml so as verdadeiras notas fiscais eletrnicas e so conhecidos e chamados simplesmente por arquivos xml. Estes arquivos so lanados no sistema Pro-Software com a finalidade de melhor visualizar o contedo da nota fiscal eletrnica e impresso o Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrnica Danfe para futuramente, se necessrio, localizar o documento em sua forma fsica sem a necessidade de entrar no sistema para realizar a leitura do arquivo xml. Neste trabalho, todas as notas fiscais e notas fiscais eletrnicas estaro englobadas no termo notas fiscais ou apenas pela abreviatura NFs ou at mesmo em documentos fiscais; isso se motiva pelo fato de que ambas se diferem somente quanto forma, fsica ou digital, respectivamente. 17

Para efeito de ativos da Dinmica, sero considerados todos os documentos fiscais, tanto em papel quanto eletrnicos, dos clientes como os verdadeiros ativos da empresa. No sero considerados outros ativos imobilizados, tendo em vista a pequena quantidade, e estes no so de tamanha relevncia nas anlises. No h necessidade de lanar todos os documentos no sistema fiscal. Legalmente, algumas empresas so obrigadas por se enquadrarem em alguns critrios exigidos pelo governo estadual. Estas empresas so identificadas por possurem o nmero de inscrio estadual que deve ser destacado no documento fiscal. Apesar da dificuldade em analisar todos os procedimentos de controle na empresa, foram elencadas as principais atividades, cujas anlises sero apresentadas a seguir, contemplando desde a entrada dos documentos fiscais na empresa, vindos dos clientes, passando pelos devidos lanamentos fiscais e contbeis at o arquivamento destes documentos e, posteriormente, clculos dos impostos devidos.

4.2 Anlise do Controle Interno A anlise do processo de controle interno da empresa Dinmica Contabilidade foi baseada, principalmente, nos princpios do controle interno abordados por Almeida (2010). Cada setor teve suas atividades descritas detalhadamente e foram analisados os princpios do controle interno que so mais relevantes e mais se destacam em cada setor.

4.2.1 Administrao de contratos Este setor se define pela administrao de contratos em geral, tanto da empresa Dinmica quanto alguns contratos de clientes. As funes de confeccionar e administrar os contratos so de

responsabilidade de apenas um funcionrio. Estes documentos, em sua forma digital, so salvos em uma pasta no computador com senha de acesso conhecida apenas pelo funcionrio responsvel e pela chefe do setor. Para os clientes, so 18

confeccionados contratos de prestao de servios, comodato, aluguis de imveis prprios, dentre outros. Neste setor, so elaborados os contratos de prestao de servios contbeis da Dinmica que formaro a base do faturamento da empresa. Para ser confeccionado a chefe do setor contbil repassa ao responsvel por este setor os dados do novo contratante, os valores a serem cobrados e as atividades que sero desenvolvidas. Logo aps, o documento confeccionado pelo funcionrio e enviado aos contratantes (clientes) para assinarem, sendo enviado, posteriormente para os scios da contratada (Dinmica) tambm assinarem. Antes de assinarem, ambas as partes conferem se as clusulas esto como foi combinado. Se uma das partes negociantes do contrato quiser fazer alguma alterao aps o contrato pronto, mas antes de ser assinado, o funcionrio tem a responsabilidade de mediar a negociao entre as partes, adaptando o contrato s novas caractersticas impostas e aceitas pelas duas partes negociantes. Esta rotina no possui manual por no serem estas atividades constantes e definidas, j que cada contrato possui exigncias e particularidades diferentes uns dos outros, entretanto, deve seguir uma sequncia de procedimentos padres (recebe os dados para o novo contrato, confecciona o contrato, manda para o contratante conferir e assinar, depois repassa para o contratado conferir e assinar) e sempre com anotaes e protocolos ao enviar os documentos s partes negociantes. Todos os contratos so impressos e assinados em duas vias de igual teor, com isso, uma via fica com o cliente e a outra arquivada em uma pasta que possui todos os contratos. Em relao aos contratos dos clientes administrados pela Dinmica, estes ficam em pastas separadas para melhor localiz-los quando necessrio. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta atividade est de acordo com o princpio da responsabilidade, por possuir autoridade delegada e de conhecimento do funcionrio que a detm. Alm disso, as duas partes interessadas pelos contratos leem o contrato por inteiro antes de assinar, a fim de evitar qualquer tipo de erros ou equvocos. 19

Pode-se considerar que este setor obedece ao princpio das rotinas internas mesmo no possuindo um manual escrito j que as atividades devem seguir uma sequncia de procedimentos

acompanhada por anotaes e protocolos. Analisando o acesso aos ativos, confere-se que os contratos ainda no finalizados, ficam salvos no computador protegidos por senha e, aps finalizar os contratos, eles so arquivados em pastas na prateleira a que todos possuem acesso; porm, os contratos possuem assinaturas em todas as vias tanto do contratado quanto do contratante; com isso, a possibilidade de alterao posterior s assinaturas se torna muito difcil.

4.2.2 Setor de compras O setor de compras composto por uma nica funcionria. Somente ela pode fazer qualquer compra para a empresa. A funcionria deste setor somente pode realizar alguma compra se receber requisio diretamente dos chefes de setores informando que dever ser comprado. Este processo de requisio feito atravs do sistema de comunicao interna, onde todas as mensagens ficam registradas. O acesso ao sistema de requisies liberado para o chefe de cada setor e, no setor contbil, h dois funcionrios que tambm possuem acesso liberado. Justifica-se haver mais pessoas com este acesso em virtude da possibilidade de ausncia da chefe do setor. Todo procedimento de cotao de preo e qualidade realizado antes da efetivao da compra. Aps a compra, a nota fiscal enviada para a diretora geral da empresa para aprovao do pagamento. Esta nota fiscal deve estar acompanhada pela justificativa da compra e pelo destino deste material. Este setor de compras no possui manual, sendo reconhecido que h necessidade de tal, mas como o setor pequeno, ainda no houve tempo disponvel para a definio deste manual. 20

Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta atividade est sendo desempenhada de acordo com o princpio da responsabilidade. Como h apenas uma funcionria no setor, dela toda responsabilidade pelas compras. Pode-se considerar que este setor obedece ao princpio das rotinas internas mesmo no possuindo um manual escrito j que as atividades devem seguir uma sequncia de procedimentos

acompanhada por anotaes e requisies. Entende-se que imprescindvel a utilizao de manuais, pensando at mesmo no direcionamento das atividades para um novo funcionrio, caso haja necessidade. O sistema amarrado no sentido de que somente poder ser realizada a compra se algum chefe de setor fizer o pedido atravs de requisio e, mesmo assim, aps a compra efetivada, as notas so repassadas para a diretoria analisar se realmente esta compra obedeceu aos critrios exigidos pelas normas da empresa. O setor obedece, tambm, ao princpio de segregao de funes, pois a responsvel pela compra no possui acesso ao pagamento nem aos registros contbeis.

4.2.3 Setor de pagamentos Este setor tambm composto por apenas uma funcionria que possui total responsabilidade pelos pagamentos. O objetivo realizar os pagamentos, gerando relatrios mensais sobre os gastos para diretoria da empresa, para que seja feita a conferncia da realizao do pagamento. Todo acesso s contas bancrias e sistema interno de pagamento controlado por login e senhas que somente a responsvel pelos pagamentos tem conhecimento.

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Para realizar algum pagamento, este deve ser sempre formalizado com autorizao pelo responsvel pela compra ou outros pagamentos; normalmente, os chefes dos setores so os nicos que pedem para realizar algum pagamento, porm, em alguns casos que sejam bem fundamentados, pode ser que outro funcionrio, que no seja o chefe do setor, mande algum documento para o setor de pagamentos. Todos e quaisquer documentos a serem pagos so levados para aprovao de pagamento pela diretora geral da empresa semanalmente, na quarta-feira. Neste passo, a diretora confere a autorizao dada pelos chefes setoriais ou, em casos muito especiais, por outro funcionrio. Aps a conferncia, a diretora geral rubrica todos os documentos que esto autorizados a serem pagos e transfere o montante de dinheiro necessrio para a conta bancria qual a funcionria tenha acesso. Os talonrios so mantidos em lugar seguro com fechamento por chaves e sob a responsabilidade da funcionria do setor de pagamentos. Caso o pagamento seja realizado por tales de cheques, estes devem estar preenchidos com o valor exato do montante de documentos que iro ser pagos e nominais. Estes cheques so assinados pela diretora da empresa. A conta bancria utilizada para pagamentos no a mesma que recebe dos clientes; por isso, surge a necessidade de se transferir o montante para realizar as quitaes. A folha salarial obedece a critrios particulares. O departamento de recursos humanos (DRH) envia um relatrio com o valor total da folha para o setor de pagamentos e este o repassa para a diretora geral transferir o montante para a conta de pagamentos. Logo em seguida, o DRH envia instituio bancria um relatrio contendo a conta e valor a ser transferido para cada funcionrio da Dinmica. Com isso, a responsvel do setor de pagamentos apenas repassa o montante monetrio da folha de pagamentos para a diretoria, no tendo responsabilidade por realiz-los. Mensalmente, realizado um relatrio de todos os pagamentos realizados durante o ms anterior e repassados para a diretora geral. Este setor no possui manual de rotinas. Justifica-se o fato pelo volume das atividades aqui desenvolvidas

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no ser muito grande e sim, exigir muita responsabilidade e confiana. Outro motivo estar sempre sendo adaptado s exigncias da diretoria. A funcionria deste setor no possui acesso ao sistema de compras nem ao sistema de escriturao contbil. O sistema de pagamentos no interligado, pois para realiz-los necessrio que tenha o documento comprobatrio em mos para mostrar diretora geral autorizar o pagamento. Ao trmino de todos os pagamentos, os documentos so enviados ao setor de entrada dos documentos fiscais. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta atividade obedece ao princpio da responsabilidade possuindo uma nica responsvel por todo processo de pagamentos. A parte no que tange ao pagamento da folha salarial de inteira

responsabilidade do DRH. Observa-se que este setor obedece ao princpio das rotinas internas mesmo no possuindo um manual escrito j que as atividades seguem uma sequncia de procedimentos que devem sempre ser autorizados pelos chefes dos setores. Entende-se que este setor exige muita confiana e agilidade, sendo imprescindvel a utilizao de manuais, pensando at mesmo no direcionamento das atividades para um novo funcionrio, caso haja necessidade. O sistema no amarrado eletronicamente, porm ele se amarra no fato de que a diretora geral exige visualizar os documentos em mos e a diretoria quem transfere o montante para os pagamentos serem realizados, alm de ordenar que seja produzido um relatrio mensal com todos os pagamentos para conferncia. A responsvel pelos pagamentos no possui acesso s escrituraes contbeis to pouco ao setor de compras, satisfazendo ao princpio da segregao de funes.

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4.2.4 Setor de recebimentos Este setor possui como objetivos emitir as notas fiscais para os clientes e conferir o pagamento das mesmas junto ao extrato bancrio. Somente a diretora da empresa possui acesso conta bancria de recebimento de clientes. Os recebimentos de clientes e integralizao de capital dos scios da empresa so todos realizados via conta bancria. Desta forma, a diretoria tem acesso de forma rpida e precisa sobre quanto, exatamente, de recursos financeiros a empresa dispe, alm de agilizar o processo de conferncia. Todos os clientes possuem contratos de prestao de servios com os valores fixos mensais e, caso haja gastos adicionais, so geradas novas cobranas. Tais cobranas extras so baseadas na quantidade de material consumido para a prestao de servio de cada cliente. Todo este processo previsto em contrato assinado por ambas partes. Sempre, no ltimo dia de cada ms, gerada uma nota fiscal para cada cliente com o valor total a ser pago pelos servios contbeis prestados pela empresa Dinmica. Esta atividade efetivada por apenas uma funcionria. O processo de conferncia dos recebimentos feito pela chefe do setor contbil, sempre comparando com os valores que deveriam ser pagos. No h um manual de rotinas referente a este setor, o que se justifica pelo fato de que as atividades deste setor so mnimas e de muito fcil entendimento. A forma de regular as atividades deste setor uma planilha que fica em posse da chefe do setor, onde ela identifica o valor que cada cliente deve pagar, se fez a nota fiscal para cada cliente especfico e qual o valor realmente pago. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta atividade obedece ao princpio da responsabilidade possuindo uma funcionria e a chefe do setor com responsabilidades distintas e de pleno conhecimento das duas partes envolvidas. Os procedimentos realizados neste setor respeitam o princpio das rotinas internas por possurem atividades padronizadas e constantes, sem variaes de curto prazo na forma com que so realizadas. 24

Quanto ao manual de rotinas, a empresa Dinmica pecou por no possu-lo. Uma atividade de tamanha responsabilidade deve ter um manual de rotinas para melhor direcionar o funcionrio. Este setor obedece ao princpio da segregao de funes j que a pessoa que faz a cobrana no a mesma que confirma o pagamento. A amarrao do sistema baseia-se nas anotaes na planilha que fica em posse da chefe do setor, na qual ela anota cada atividade deste setor. A chefe do setor confere as notas fiscais prontas para cobrana dos clientes, obedecendo, assim, o princpio do confronto dos ativos com os registros.

4.2.5 Entrada das notas fiscais Este setor possui como objetivo maior separar os documentos por empresas para auxiliar os lanamentos posteriores. Os clientes remetem as notas fiscais mensalmente para a Dinmica sempre ao incio do ms subsequente ao da competncia destas. Tambm recebe as NFS de entrada aps serem pagas pelo setor de pagamentos. Uma funcionria responsvel por separar as NFs, primeiramente por clientes e, posteriormente, organizadas por Cdigo Fiscal de Operaes e Prestaes de Servios (CFOP) dentro da pasta de cada cliente. As NFs vindas dos fornecedores so separadas por CFOP. Aps a separao das notas fiscais, estas so repassadas, juntamente com um relatrio constando todas as NFS que chegaram empresa, para um funcionrio que faz os lanamentos fiscais de todas as empresas que so necessrias transmisso do arquivo Sintegra ou Sped. Este processo utilizado como padro para melhor identificar a qual cliente pertencem os documentos, auxiliando posterior lanamento fiscal das notas no programa, fazendo referncias a qual empresa pertence o documento, no se esquecendo de respeitar a classificao do CFOP por nota. 25

No se faz uso de manual referente a esta rotina na empresa por se tratar de uma atividade muito simples. Esta tarefa no faz uso de sistemas, sendo que os funcionrios, que recebero estes documentos, posteriormente podero detectar qualquer falha que houver nas devidas separaes e classificaes por CFOP. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta funo obedece ao princpio da responsabilidade, uma vez que foi designada uma nica funcionria para realiz-la; ou seja, esta funcionria responsvel por esta atividade. Pode-se verificar que este setor obedece ao princpio das rotinas internas mesmo no possuindo um manual escrito j que segue uma sequncia de procedimentos simples e que, havendo falha nesta atividade, esta ser identificada rapidamente pelo setor seguinte que receber os documentos. No se faz necessrio o uso de sistemas para realizar esta atividade j que uma pequena e rpida etapa, alm de que o prximo funcionrio poder detectar algum erro ao analisar os documentos antes de lan-los no programa fiscal.

4.2.6 Setor fiscal Esta atividade muito importante em virtude do alto grau de

responsabilidade, tendo em vista que, neste ponto, a empresa gera os arquivos digitais com as informaes totais das notas fiscais de entrada e de sada. Posteriormente, estes arquivos so enviados ao banco de dados do governo estadual. Os documentos fiscais so lanados no sistema de contabilidade fiscal. Aps realizar as devidas conferncias, se os dados foram corretamente enviados para o sistema, so gerados os arquivos digitais para transmiti-los ao governo utilizando os sistemas Sintegra e Sped.

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O lanamento das notas no sistema interno possui apenas um responsvel direto que, antes de lan-las, possui a obrigao de conferir se realmente foram classificadas corretamente por CFOP obedecendo essncia da operao. O sistema utilizado necessita de login e senha para acesso, impossibilitando o acesso a pessoas no autorizadas. Durante o lanamento, devem ser conferidos todos os dados referentes ao cliente da nota fiscal, tais como, a razo social e CNPJ e tambm os produtos constantes no documento, bem como, se o valor total por produto est batendo e se o imposto destacado est correto. Esta atividade possui manual de lanamentos fiscais feito pelo fabricante do programa, mas no foi adequado realidade que a Dinmica necessita. O funcionrio responsvel por este setor possui acesso somente a estes lanamentos. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta funo obedece ao princpio da responsabilidade por ter sido delegada esta funo a um funcionrio que conhece suas obrigaes. O sistema fiscal possui acesso limitado por login e senha de forma que facilita identificar se outra pessoa alterou algo neste sistema. Pode-se considerar que este setor obedece ao princpio das rotinas internas j que as atividades devem seguir uma sequncia de procedimentos previamente definidos informalmente. Possuir um manual obsoleto o mesmo que no ter manual. As atividades aqui desenvolvidas so muito complexas, com isso, a adequao do manual existente traria um retorno grandioso ao setor. Obedece segregao de funes tendo em vista que o funcionrio deste setor no possui acesso a outros sistemas e setores. Obedece tambm o confronto dos ativos com os registros por conferir sempre se os documentos lanados no sistema possuem

correspondentes com os documentos constantes nos relatrios gerados pelo setor de entrada de documentos fiscais.

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O sistema no amarrado, pois onde so lanados os primeiros dados das NFS.

4.2.7 Setor contbil Aps os lanamentos fiscais prontos, so repassados todos os documentos para os funcionrios que fazem as contabilizaes. Quatro funcionrios so responsveis por esta funo. Cada cliente possui um colaborador responsvel por realizar os lanamentos contbeis. O acesso a estes lanamentos para cada cliente regulado por login e senha individual e cada funcionrio somente possui acesso liberado s empresas pelas quais ele responsvel. A empresa possui um manual no qual constam as rotinas deste setor, porm, como est ocorrendo uma mudana no sistema de contabilidade, este manual acabou se tornando obsoleto. Ainda se consegue tirar algumas orientaes deste manual, mas as contas especficas em si no so as mesmas que esto em uso atualmente. O plano de contas utilizado nico para todas as empresas e toda alterao passa pela aprovao da chefe do setor, sendo repassada a modificao aos outros funcionrios. Alm do plano de contas, so utilizados lanamentos padres com contas devedoras, credoras e histricos pr-definidos para os lanamentos mais corriqueiros. Todos os documentos so classificados quanto s contas que,

posteriormente, sero utilizadas para os devidos lanamentos no sistema contbil. Esta classificao deve obedecer essncia da operao ocorrida. Os documentos lanados no sistema contbil devem ser marcados por carimbo que contm o dizer: contabilizado. Desta forma, consegue-se melhor visualizao se o documento foi ou no lanado; mesmo assim, na dvida, no se dispensa a confirmao do lanamento no sistema.

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Quem faz estes lanamentos contbeis tambm faz as conciliaes das contas, sejam bancrias ou no, mas sempre com superviso da chefe do setor que, aps as conciliaes feitas pelos subordinados, confere se esto realmente corretas. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta funo obedece ao princpio da responsabilidade. Este setor est bem fundamentado e todos os funcionrios possuem e sabem de suas responsabilidades. Obedece aos princpios das rotinas internas por desempenhar atividades previamente definidas pelos chefes, utilizando plano de contas e lanamentos padres. O setor possui um manual obsoleto que pode causar transtornos ao ser utilizado. Respeita o princpio da segregao de funes por nenhum funcionrio deste setor possuir acesso direto a outros setores. Obedece tambm ao princpio do confronto dos ativos com os registros, j que, esporadicamente, feito este confronto. O sistema no amarrado, mas j est em fase de testes. Ao amarrar os sistemas, os documentos poderiam ser importados direto do sistema fiscal, dando maior confiana.

4.2.8 Arquivamento dos documentos O objetivo maior desta tarefa manter os documentos em fcil acesso para agilizar a procura quando necessria. A empresa possui armrios com diversas parties de forma que melhor separe os documentos por clientes. Utilizam-se pastas chamadas AZ para o arquivamento. As notas devem ser separadas dentro das pastas AZ, seguindo alguns critrios, tais como: plano de contas; documentos diversos (inclui os documentos no citados abaixo); impostos; 29

extratos bancrios; aplicaes bancrias; notas fiscais de entrada; notas fiscais de sada; notas fiscais de entrada referentes a imobilizado; custos de produo, comercializao e/ou prestao de servios.

A organizao desta forma, em pastas AZ, facilita caso que seja necessrio achar algum documento. Lembrando que os documentos devem ser arquivados em ordem de crescente de data, ou seja, os mais recentes sempre frente. Como so muitos documentos sendo usados ao mesmo tempo, pode ser que algum documento seja arquivado na pasta de outra empresa; desta forma, torna-se complicado perceber este erro, o que ocorre, geralmente, apenas quando precisar do referido documento e se for preciso realizar uma busca. No possui manual de rotinas por se tratar de uma atividade muito simples e que pode estar sempre se adequando ao espao disponvel; ou seja, se uma empresa possui muitos documentos e estes no cabem no respectivo espao, pode ser necessrio realocar algumas pastas. Estes armrios so acessveis a todos os funcionrios; segundo informaes da chefe do setor, eles possuem tica suficiente para saber que as informaes das empresas so sigilosas, e, se ele no est autorizado a ter acesso aos documentos de alguma empresa, no deve sequer mud-los de lugar sem autorizao do responsvel direto. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta atividade vai de acordo com o princpio da responsabilidade, tendo em vista que o responsvel pelos lanamentos contbeis, tambm responsvel pelo arquivamento. Pode-se afirmar que obedece ao princpio de rotinas internas baseando-se na realidade que este setor deve seguir como foi 30

definida anteriormente a forma como se arquivam os documentos, obedecendo sempre a uma rotina padronizada. No possui manual de rotinas por no ser realmente necessrio devido ao custo que geraria ao descrever um manual de uma atividade muito simples ainda contando ainda com provveis mudanas. O acesso aos ativos livre a todos, o que se justifica pelo fato de que os funcionrios necessitam utilizar os arquivos constantemente e qualquer meio utilizado para lacrar estes ativos, iria gerar desperdcio de tempo. Para fazer confronto dos ativos com os registros, fcil, porm trabalhoso. Em todo final de exerccio social realizada a conferncia das contas e, consequentemente, analisada superficialmente se os ativos foram devidamente lanados.

4.2.9 Gerao de Impostos O setor que gera os impostos depende de relatrios com os respectivos faturamentos e recebimentos efetivos tanto da Dinmica quanto dos clientes. Cada imposto possui perodos especficos para serem gerados, respeitando os princpios que cada modalidade de imposto exige, seja por competncia ou caixa, por exemplo. H, tambm, uma funcionria que possui acesso aos programas que geram os impostos de cada cliente. Ela precisa que o setor de recebimentos da Dinmica repasse os valores recebidos no ms. Em relao aos clientes, estes enviam os relatrios com os faturamentos por competncia e por caixa. A chefe do setor tambm possui acesso aos programas que geram os impostos, pois ela tem a obrigao de conferir regularmente os impostos gerados. Aps todos os impostos corretamente gerados, eles so encaminhados para os clientes pagarem e os impostos da Dinmica so enviados para o setor de pagamento.

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Este setor no possui manual de rotinas mesmo sabendo de sua necessidade. O sistema no amarrado para gerar os impostos, porm cada imposto depende de um relatrio especfico que pode ser comparados caso tenha alguma dvida sobre o real valor da guia de imposto a pagar. Outra forma de se detectar possvel erro uma das funes da chefe do setor, que confere todos os impostos gerados regularmente. Confronto com os princpios do Controle Interno: Esta atividade vai de acordo com o princpio da responsabilidade por esta funo ser delegada a uma funcionria, esclarecendo como sero as atividades a serem desempenhadas neste setor. Obedece ao princpio de rotinas internas fazendo-se uso das sequncias que as operaes neste setor devem seguir. No possui manual o que pode acabar prejudicando o processo de gerar impostos caso a funcionria responsvel esteja ausente. Acompanha o princpio da segregao de funes tendo em vista que suas atividades so divididas de forma que quem gera os impostos no so os mesmos que possuem acesso aos sistemas que geram os relatrios de vendas e pagamentos. Os sistemas no so amarrados, porm a chefe do setor responsvel por conferir esta atividade.

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5. CONSIDERAES FINAIS Ao final deste trabalho, infere-se que a empresa Dinmica Contabilidade possui boas prticas de controle interno, mesmo que tenha tido pouco tempo de adaptao, pois uma empresa muito jovem. Os setores analisados fazem uso correto do princpio de rotinas internas no sentido de que todos os procedimentos adotados so padronizados e definidos. A utilizao apropriada de um manual de rotinas no foi encontrada em nenhum dos setores, o que deveria acontecer, j que mesmo o funcionrio conhecendo suas obrigaes e sabendo como desempenh-las, ele continua sendo necessrio, principalmente para os casos extremos em que realmente haja necessidade de orientao precisa, por exemplo, quando um funcionrio faltar ao expediente e somente ele detm as informaes de como utilizar determinado sistema. O princpio responsabilidade do controle interno foi o mais percebido nesta empresa. definido um funcionrio para exercer e ter total responsabilidade sobre determinada atividade e todos no setor conhecem claramente suas funes. Ter maior responsabilidade faz com que o colaborador exija mais de si mesmo na tentativa de fazer o melhor. Sobre o acesso aos ativos, percebe-se que os ativos so de acesso a todos os funcionrios. Uma cultura da empresa que chama a ateno a alta confiana nos colaboradores a qual a chefe do setor afirma que nunca foi contrariada. O princpio da segregao de funes foi muito bem utilizado pela empresa ao ponto que desvincula os que recebem, pagam, compram dos que possuem acesso s escrituraes. Ao se tratar dos princpios do confronto dos ativos com os registros, a empresa no faz o confronto regularmente dos ativos com os registros, sendo realizado, normalmente, ao fim de cada exerccio. Quanto amarrao do sistema, a empresa falha muito por no ter um sistema todo integrado, em que as atividades sejam todas dependentes umas das outras; por exemplo, o setor de pagamentos somente conseguir realizar um pagamento se tiver lanado a compra no sistema. A melhoria do controle interno provocaria inmeros benefcios, tanto relacionados ao tempo gasto com as atividades quanto financeiros. Primeiro, 33

diminuiria o tempo gasto pesquisando como realizar alguma atividade se j tivesse um manual definindo como fazer e tambm garantiria lanamentos e procedimentos mais corretos fazendo com que as multas recebidas por rgos fiscalizadores diminussem. Desta forma pode-se afirmar que os procedimentos adotados pela empresa esto bem prximos dos princpios do controle interno analisados. Havendo, no entanto, necessidade de adaptar algumas situaes. A principal limitao identificada para a melhoria do controle interno adotado na empresa em anlise foi a falta de um sistema que atenda perfeitamente as necessidades dos funcionrios. Se houver adaptao do sistema para controlar

todo o processo entre os setores, haver maior confiana nas informaes e, consequentemente, diminuio dos erros.

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6. REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS ALMEIDA, Marcelo Cavalcante. Auditoria: um curso moderno e completo. 7 ed. So Paulo: Atlas, 2010. ATTIE, William. Auditoria: conceitos e aplicaes. 3. ed. So Paulo: Atlas, 1998. AUDIBRA Instituto dos Auditores Internos do Brasil. Normas brasileiras para o exerccio da auditoria interna. 2. ed. So Paulo: Audibra, 1992. BOYNTON, William C; JOHNSON, Raymond N; KELL, Walter G. Auditoria.So Paulo: Atlas, 2002. CHIAVENATO, Idalberto. Teoria geral da administrao: abordagens prescritivas e normativas da administrao. 4. ed. So Paulo: McGraw-Hill, Makron Books, 1997. CLASSE CONTBIL. CVM obriga bancos e corretoras a ter diretor de controles internos. 2011. Disponvel em: <http://www.classecontabil.com.br/noticias/ver/15759>. Acesso em: 03 de outubro de 2011. COMIT DE VALORES MOBILIRIOS. Comunicado. 2011. Disponvel em: <http://www.cvm.gov.br/port/infos/Comunicado%20505-506.asp>. Acesso em 10 de outubro de 2011. CREPALDI, Silvio Aparecido. Auditoria contbil: teoria e prtica. 2. ed. So Paulo: Atlas, 2002. FAYOL, Henri. Administrao industrial e geral: previso, organizao, comando, coordenao, controle; [traduo de Irene de Bojano e Mrio de Souza]. 10. ed. So Paulo: Atlas, 1994. FLORIANO J.C; LOZECKYI J; A importncia dos instrumentos de controle interno para gesto empresarial. 2006. Disponvel em: http://web03.unicentro.br/especializacao/Revista_Pos/.../PDF/6-Ed5_CASA_Instr.pdf. Acesso em 04 de Outubro de 2011. FRANCO, Hilrio; MARRA, Ernesto. Auditoria contbil. 4 ed. So Paulo, Atlas, 2001. GIL, Antnio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. So Paulo: Atlas, 1996. GIL, Antnio Carlos. Como elaborar projetos de pesquisa. 4 ed. So Paulo: Atlas, 2009. GOMES, Josir Simeone; SALAS, Joan M. Amat. Controle de gesto: uma abordagem contextual e organizacional. 2 ed. So Paulo: Atlas, 1999.

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HAMPTON, David R. Administrao contempornea: teoria, prtica e casos; [traduo de Lauro Santos Blandy, Antonio C. Amaru Maximiano]. 3. ed. So Paulo: McGraw-Hill, 1992. SIMPSIO DE INICIAO CIENTFICA DOS CURSOS DE CINCIAS CONTBEIS DE SANTA MARIA. O controle interno como ferramenta fundamental para a fidedignidade das informaes contbeis.1. 2005. Santa Maria. ORGANIZAO INTERNACIONAL DE ENTIDADES FISCALIZADORAS SUPERIORES. Diretrizes para as normas de controle interno do setor pblico. Traduo de Cristina Maria Cunha Guerreiro, Delanise Costa e Soraia de Oliveira Ruther. Salvador: Tribunal de Contas do Estado da Bahia, 2007. Disponvel em <http://www.tce.ba.gov.br/files/publicacoes/serie_traducoes/intosai_diretrizes_p_cont role_interno.pdf>. Acesso em 10/10/2011.

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ANEXOS

ORGANOGRAMA DO DEPARTAMENTO CONTBIL DA EMPRESA DINMICA CONTABILIDADE LTDA.

Juliana Cssia Livros Fiscais e de Prestao Servio. Gerao dos impostos. Livro caixa da fazenda. Declaraes para o Estado. Contabilizao: Alfa Hotel e Cursos, CPT Cursos, Videolocadora, Shop Veterinrio e Dinmica Contabilidade.

Maria Lcia (Coordenao) Aberturas/alteraes contratuais das empresas. Transmisso DCTF/DACON/DIRF/IRPJ/VAF. Conferncia/fechamento dos Balanos. Contabilizao das Holdings. Planejamento tributrio. Relatrios gerenciais.

Camila Gabriela Controle de estoque. Emisso Notas Tec Digital. Conferncia da contabilidade. Parametrizao Pro-controller. Lanamento Notas de Compras.

Eric Rocha Lanamentos Fiscais Conferncia do Sintegra/Sped Fiscal. Sintegra Seguro

Iermack Maduro Recebe aluguis e faz os relatrios. Faz os contratos e controla vencimentos. Contabilizao da UOV, Aprenda Fcil e Locadora Maciel

Natlia Brumano Atualizao documentao p/ licitao. Organiza o arquivo fiscal. Contabilizao da Liberta e do CPT Controle da depreciao do CPT.