CAPITULO II PRUEBA SABER 11

INTRODUCCIN La prueba SABER 11 es el examen de estado para el ingreso a educacin superior. Esta prueba se aplica dos veces al ao y para cada aplicacin se requieren tres tipos de materiales descritos a continuacin: 1. Material de examen: Son todos los materiales que el usuario utilizar para presentar el examen. Estos materiales son de tres tipos: Cuadernillos: Son los instrumentos donde se encuentran las preguntas que se realizarn a los usuarios. Hoja de respuesta cerrada: Es el instrumento donde el usuario rellena un crculo para seleccionar su respuesta a una pregunta de seleccin mltiple. Hoja para operaciones: Es una hoja que los usuarios utilizan libremente para realizar clculos o apuntes durante la aplicacin del examen. 2. Otros materiales de examen: Son materiales complementarios que el usuario y el aplicador utilizan durante y despus de la aplicacin. Acta de sesin: Es una hoja con el listado de los cuadernillos asignados a un saln particular. El acta de sesin no es utilizada por el usuario, sin embargo se considera material de examen pues cumple con tres funciones: 1) Durante el empaque de las pruebas indica qu cuadernillos agrupar por saln; 2) Durante la aplicacin sirve para verificacin por parte del jefe de saln, de los cuadernillos entregados en su saln y 3) Sirve para sealar los cuadernillos de usuarios ausentes. La cotizacin de este material debe estar incluida en la cotizacin de los cuadernillos.

3. Material de kits de aplicacin: Son todos los materiales de apoyo que el personal del ICFES que aplica las pruebas, utiliza para llevar a cabo la aplicacin. Este material no requiere un manejo confidencial especial. Este material puede ser de cuatro tipos: Kit de aplicacin (para el delegado). Kit para el coordinador de nodo. Kit para el coordinador de municipio. Material adicional para cada nodo. La confidencialidad que el contratista deber manejar para cada uno de los anteriores materiales se describe a continuacin:

Tabla Confidencialidad Material de Examen Materiales que lo conforman

Que pueden ser Plegados Cosidos al lomo o al caballete

Requiere custodia SI. Requieren custodia antes, durante y despus de la aplicacin SI. Requieren custodia durante y despus de la aplicacin SI. Requieren custodia antes, durante y despus de la aplicacin

MATERIAL DE EXAMEN

Cuadernillos, Hojas de Respuestas y Hoja para operaciones

Hoja de respuesta cerrada

Hoja para operaciones

Otros materiales de examen

Acta de sesin

Requiere manejo confidencial SI. Requieren manejo confidencial antes, durante y despus de la aplicacin SI. Requieren manejo confidencial durante y despus de la aplicacin SI. Requieren manejo confidencial antes, durante y despus de la aplicacin

Tabla Confidencialidad Material de Kits de Aplicacin Tipo de Kit MATERIAL DE KITS DE APLICACIN Kit de aplicacin (para el delegado) Kit para el coordinador de nodo Kit para el coordinador de municipio Material adicional para el nodo Para que el contratista inicie sus operaciones, el ICFES har entrega de toda la informacin necesaria para tal fin. En el momento en que el ICFES implemente una solucin de Prevencin de Perdida de Datos (DLP), el contratista debe indicar mximo 2 equipos que tendrn la informacin confidencial suministrada por el ICFES y permitir el acceso a estos, para la instalacin de los agentes de monitoreo. Es necesario entonces que el contratista en ese momento suministre una conexin segura (VPN) entre estos equipos y el servidor DLP del ICFES. En caso que el contratista requiera ms de 2 equipos para almacenar la informacin confidencial del ICFES, el contratista deber suministrar el licenciamiento de software DLP que cubra los equipos adicionales.
2

Requiere manejo confidencial

NO

La entrega de esta informacin se distribuir en 4 grupos y a su vez cada grupo ser provisto en 3 entregas, a excepcin del grupo 1 que ser provisto solo en 2 entregas, como se muestra a continuacin: Grupo 1: Archivos PDFs de artes para la impresin de cuadernillos y hojas de respuesta de la aplicacin. Ver 16.1 Recepcin de Archivos y preparacin del material (Cuadernillos) y 17.1 Recepcin de Archivos y preparacin del material (Hojas de Respuestas). Archivos con el contenido detallado de la informacin de usuarios, la asignacin por salones y sitios de aplicacin para la personalizacin hojas de respuestas, cuadernillos, actas de sesin y certificados de asistencia. Estos archivos sern suministrados al contratista con la informacin contenida en los campos detallados y descritos a continuacin:

Grupo 2:

Archivo personalizacin de hojas de respuestas (HR): o REGISTRO: Consecutivo que corresponde al registro realizado desde el portal Icfes Interactivo. o NOMBRE: Apellidos y nombres de la persona que realizar la prueba en un sitio determinado. o NUMCUAD: Consecutivo alfanumrico que corresponde al nmero del cuadernillo que se le entregar a la persona que presenta la prueba. o CITA_SNEE: Cdigo formado por el prefijo de la aplicacin, ms el nmero de registro y un dgito de verificacin. P.ej.: AC201010000018, EK201020000026. o SERV: Corresponde a un cdigo de servicio (Examen de estado de ingreso a educacin superior). o ORDEN: Orden de ubicacin del citado dentro del saln. o SESIN: Consecutivo que identifica la jornada en que se presenta la aplicacin por el usuario. o DOCUMENTO: Nmero de documento de identidad de la persona que presentar el examen. o HR: Tipo de hoja de respuesta configurado para esta aplicacin y examen.

Archivo de Biblias (BL): o CODSITSALON: Cdigo que identifica la ubicacin exacta en la que se va a ejecutar la Aplicacin. o CIUDADSITIO: Cdigo DANE que identifica la ciudad en la que se va a ejecutar la Aplicacin. o CODIGOSITIO: Cdigo del sitio en la ciudad de 3 dgitos. o NOMBRESITIO: Nombre especifico del lugar donde se va a ejecutar la Aplicacin. o DIRECCIONSITIO: Direccin de la ubicacin exacta del sitio en donde se va a ejecutar la Aplicacin.

o SALN: Nombre especfico del saln donde se ubicar la persona que presentar la prueba. o LETRACUADERNILLO: Conjunto de letras que identifica el tipo de cuadernillo. o CODPROGRAMA: Cdigo de la prueba seleccionada por el citado. o NOMBREPROGRAMA: Nombre de la prueba seleccionada por el citado. o CODAREAFORMACION: Cdigo de la sub-prueba (nfasis o Componente flexible) seleccionada por el citado. o NOMBREAREAFORMACION: Nombre de la sub-prueba (nfasis o Componente flexible) seleccionada por el citado. o DEL: Nmero inicial del tipo de cuadernillo dentro del saln. o AL: Nmero final del tipo de cuadernillo dentro del saln. o CANTIDAD: Nmero que representa la cantidad de cuadernillos de un tipo dentro del saln. o NOMMUNICIPIO: Nombre del municipio donde se ejecutar la Aplicacin. o SESIN: Consecutivo que identifica la jornada en que se va a ejecutar la Aplicacin. Archivo de Rtulo Acta (RA1, RA2): o PROGRAMA: Prefijo de la Aplicacin. P.ej.: EK20102, AC20102. o FECHA APLICACIN: Fecha en la que se ejecutar la Aplicacin. o SESIN: Nombre de la sesin en la que se aplicar el cuadernillo. (Primera Sesin- Segunda Sesin). o CDIGO SITIO: Cdigo del sitio en el que se ejecutar la Aplicacin. o SITIO: Nombre completo del sitio en el que se ejecutar la Aplicacin. o DIRECCIN: Direccin completa del sitio de ejecucin de la Aplicacin. o BLOQUE SALN: Nombre del bloque y saln en que se ejecutar la Aplicacin. o DEPARTAMENTO: Nombre del departamento en el que se encuentra ubicado el sitio de la ejecucin de la Aplicacin. o CIUDAD: Nombre de la ciudad en la que se encuentra ubicado el sitio de la ejecucin de la Aplicacin. o UBICACIN: Orden de ubicacin del citado dentro del saln. o CUADERNILLO: Consecutivo alfanumrico que identifica el cuadernillo que se le entregar a la persona que presentar la prueba. Dentro del Grupo 2 tambin se considera la informacin de los formatos de apoyo, en este componente se generan los reportes que sirven de ayuda para la organizacin y logstica en los diferentes sitios donde se lleva a cabo la ejecucin de las Aplicaciones. Estos son:

o o o o o o Grupo 3:

Reporte formato Puertas de saln. Reporte formato Registro de Asistencia. Reporte formato Biblias. Reporte Listado Alfabtico por Sitio. Formato Rtulos Acta. Formato Rtulo Bolsa. Formatos PDF para el alistamiento y empaque de los kits de aplicacin. (Ver 19. Impresin Kits de Aplicacin y 20. Empaque de Kits de Aplicacin). Para el empaque de los kits de Delegados, El ICFES proporcionar al contratista la informacin de la prueba y cantidades de materiales impresos y elementos de consumo. El ICFES proporcionar en formato excel las siguientes especificaciones por sitio de aplicacin para su posterior armado y distribucin.

CODIGO CONSECUTIVO DE SITIO NOMBRE DEL SITIO DIRECCION DEL SITIO CODIGO DIVIPOLA DEL MUNICIPIO DE UBICACIN DEL SITIO NOMBRE DEL DEPARTAMENTO NOMBRE DEL MUNICIPIO NOMBRE DEL NODO AL QUE PERTENECE EL SITIO NOMBRE DEL MUNICIPIO SEDE DE NODO ESPECIFICACION DE SI ES UN MUNICIPIO DIFERENTE A LA SEDE DE NODO O NO NUMERO DE SESIONES POR SITIO ESPECIFICACION DE SI EN EL SITIO SE APLICARA SOLO AC, AC y VG o SOLO VG TOTAL DE SALONES DEL SITIO CITADOS EN EL SITIO NUMERO DE DELEGADOS ASIGNADOS AL SITIO NUMERO DE COORDINADORES DE SITIO ASIGNADOS NUMERO DE COORDINADORES DE SEGURIDAD ASIGNADOS AL SITIO NUMERO DE COORDINADORES DE SALONES ASIGNADOS AL SITIO NUMERO DE JEFES DE SALON ASIGNADOS AL SITIO NUMERO DE AUXILIARES ASIGNADOS AL SITIO NUMERO DE DACTILOSCOPISTAS ASIGNADOS AL SITIO Grupo 4: Archivos con el contenido para el pago de nmina. En este componente se genera la informacin que sirve como apoyo para la entrega de los insumos financieros, que se requieren para poder realizar la logstica en la ejecucin de las aplicaciones. Estos son:

Nominas pdf que se diligencian en el momento del pago.

Cuadro de la Aplicacin (pdf y xls) (CA), el archivo contiene la siguiente informacin: o SITI_CONSECUTIVOCIUDAD: Cdigo del sitio en el pas. o SITI_NOMBRE: Nombre completo del sitio de ejecucin de la Aplicacin. o SITI_DIRECCION: Direccin completa del sitio de ejecucin de la Aplicacin. o SITI_TELEFONO: Telfono del sitio de ejecucin de la Aplicacin. o SITI_FAX: Fax del sitio de ejecucin de la Aplicacin. o SITI_EMAIL: E-mail de contacto en el sitio de ejecucin de la Aplicacin. o SITI_NOMBRECONTACTO: Nombre completo del contacto en el sitio de ejecucin de la Aplicacin. o COD_CIUDAD: Cdigo del DANE de la ciudad donde se ejecuta la aplicacin. o MUNICIPIO: Nombre del municipio de ubicacin del sitio. o SALS: Cantidad de salones del sitio. o CITADOS: Cantidad de citados por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o COORD_SITIO: Cantidad de Coordinadores de Sitio por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o COORD_SEG: Cantidad de Coordinadores de Seguridad por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o COORD_SALON: Cantidad de Coordinadores de Saln por sitio para la ejecucin de la Aplicacin. o JEFESSALONEK: Cantidad de Jefes de Saln EK por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o JEFESSALONGSA: Cantidad de Jefes de Saln GSA por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o TOTAL_JEFE_SALON: Total de Jefes de Saln por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o AUXILIAR: Cantidad de Auxiliares por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o VALOR_COORD_SITIO: Valor a pagar para cada Coordinador de Sitio por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o VALOR_COORD_SEG: Valor a pagar para cada Coordinador de Seguridad por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o VALOR_COORD_SALON: Valor a pagar para cada Coordinador de Saln por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o VALOR_JEFESALEK: Valor a pagar para cada Jefe de Saln EK por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o VALOR_JEFESALGSA: Valor a pagar para cada Jefe de saln GSA por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o VALOR_AUX: Valor a pagar para cada Auxiliar por sitio de ejecucin de Aplicacin. o VALOR_DACTILO: Valor a pagar para cada Dactiloscopista por sitio de ejecucin de Aplicacin.

o RF_COO_SITI: Valor a descontar de Rete Fuente para el Coordinador de Sitio. o RF_COORD_SEG: Valor a descontar de Rete Fuente para el Coordinador de Seguridad. o RF_COO_SAL: Valor a descontar de Rete Fuente para el Coordinador de Saln. o RF_JEFESSALONEK: Valor a descontar de Rete Fuente para el Jefe de Saln EK. o RF_JEFESSALONGSA: Valor a descontar de Rete Fuente para el Jefe de Saln GSA. o ICA_COO_SITI: Valor a descontar de ICA para el Coordinador de Sitio. o ICA_COO_SEG: Valor a descontar de ICA para el Coordinador de Seguridad. o ICA_COO_SAL: Valor a descontar de ICA para el Coordinador de Saln. o ICA_JEFE_EK: Valor a descontar de ICA para el Jefe de Saln EK. o ICA_JEFE_GSA: Valor a descontar de ICA para el Jefe de Saln GSA. o ICA_AUX: Valor a descontar de ICA para el Auxiliar por sitio. o ICA_DACTILO: Valor a descontar de ICA para el Dactiloscopista por sitio. o NETO_COO_SITIO: Valor neto a pagar por Coordinadores de Sitio. o NETO_COO_SEG: Valor neto a pagar por Coordinadores de Seguridad. o NETO_COO_SAL: Valor neto a pagar por Coordinadores de Saln. o NETO_JEFESALEK: Valor neto a pagar por Jefes de Saln EK. o NETO_JEFESALGSA: Valor neto a pagar por Jefes de Saln GSA. o NETO_AUX: Valor neto a pagar por Auxiliares. o NETO_DACT: Valor neto a pagar por Dactiloscopistas. o SUBTOTAL: Subtotal a pagar por sitio. o TIPO_SITIO: Tipo de sitio. o SESIONES: Orden de la sesin en que se ejecutar la Aplicacin. o DACTILOS: Cantidad de Dactiloscopistas para el sitio donde se ejecutar la Aplicacin. o TRANS_DACTILO: Valor de transporte que se le da a los Dactiloscopistas por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o TRANS_DELEGADO: Valor de transporte que se le da a un Delegado para un sitio en el que se ejecutar la Aplicacin. o TOTAL_SITIO: Valor total a pagar para el sitio. o DACT_REG: Cantidad de Dctilos Regionales. o DACT_ESC: Cantidad de Dctilos de Escuela. o DACT_EXT: Cantidad de Dctilos Externos. o AUX_GSA: Cantidad de Auxiliares GSA. o COO_SAL_GSA: Cantidad de Coordinadores de Saln GSA o NETO_COO_SAL_GSA: Valor Neto de Coordinador de Saln GSA. o NETO_AUX_GSA: Valor Neto de Auxiliar GSA. o VALOR_COO_SAL_GSA: Valor a pagar Coordinador de Saln GSA.

o VALOR_AUX_GSA: Valor a pagar por Auxiliar GSA. o NOMBRE_DELEGADO: Nombre completo del delegado por sitio de ejecucin de la Aplicacin. o DOCUMENTO_DELEGADO: Nmero de identificacin del delegado por sitio de Aplicacin. Las fechas de entrega de estos 4 grupos de informacin se harn iniciando con la primera entrega y las siguientes 2 entregas en semanas sucesivas, a excepcin del grupo 1 que ser provisto solo en 2 entregas en semanas sucesivas de la siguiente manera: Tabla de fechas de entrega de informacin para los grupos 1, 2, 3 y 4 GRUPO 1 GRUPO 2 PDFs Artes Informacin para impresin Personalizacin PRUEBA Cuadernillos y Cuadernillos y Hojas de Hojas de Respuestas Respuestas 4 Semanas 3 Semanas antes de la antes de la aplicacin aplicacin 2 Semanas SABER 11 2012 antes de la B 3 Semanas aplicacin antes de la aplicacin 1 Semana antes de la aplicacin 8 Semanas antes de la aplicacin SABER 11 2012 A 7 Semanas antes de la aplicacin 3 Semanas antes de la aplicacin 2 Semanas antes de la aplicacin 1 Semana antes de la aplicacin

GRUPO 3 PDFs Kits

GRUPO 4 Informacin Pago de Nmina 3 Semanas antes de la aplicacin 2 Semanas antes de la aplicacin 1 Semana antes de la aplicacin 3 Semanas antes de la aplicacin 2 Semanas antes de la aplicacin 1 Semana antes de la aplicacin

3 Semanas antes de la aplicacin 2 Semanas antes de la aplicacin 1 Semana antes de la aplicacin 3 Semanas antes de la aplicacin 2 Semanas antes de la aplicacin 1 Semana antes de la aplicacin

NOTA: En el evento de presentarse reclamaciones a travs de cualquier medio (tutela, derechos de peticin, entre otros), existe la posibilidad por parte del ICFES de entregar un archivo adicional de cada uno de los 4 grupos de informacin, hasta un da antes de la distribucin del material de examen. Las cantidades totales estimadas de usuarios que presentarn la aplicacin se muestran a continuacin:

Tabla de cantidades estimadas de usuarios, cuadernillos y hojas de respuestas por aplicacin

APLICACIN

USUARIOS POR APLICACIN 150.000 620.000

CUADERNILLOS

HOJAS DE RESPUESTAS 300.000 1.240.000

SABER 11 2012 - B SABER 11 2012 - A

300.000 1.240.000

Teniendo en cuenta lo anterior, el presente capitulo aborda las condiciones mnimas y condiciones de prestacin del servicio de las pruebas SABER 11 A y B para las dos divisiones del contratista: la divisin de procesos de impresin y la divisin de procesos logsticos. En particular, la divisin de procesos de impresin del contratista ser responsable de la IMPRESIN DEL MATERIAL DE EXAMEN, de la DESTRUCCION DE PLACAS DE IMPRESIN, DESTRUCCIN DE PRODUCTO NO CONFORME, la DESTRUCCIN DE MATERIAL SOBRANTE, el EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN y de la IMPRESIN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE KITS DE APLICACIN. Estas responsabilidades se describen en la PARTE I del presente captulo. Por su parte, la divisin de procesos logsticos ser responsable de la DISTRIBUCIN, RECOLECCIN, DESEMPAQUE, DESTRUCCIN DE CUADERNILLOS Y CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMEN, de la DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN DEL MATERIAL DE KITS DE APLICACIN y del PAGO DE GASTOS RELACIONADOS CON LA APLICACIN DE LAS PRUEBAS. El flujo de procesos correspondientes a la divisin de procesos de impresin se muestra a continuacin:

Cuadro Flujograma divisin procesos de impresin (Material de Examen)

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Cuadro Flujograma divisin procesos de impresin (Material de Kits)

Los procesos correspondientes a la divisin de procesos logsticos son:

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Cuadro Flujograma divisin procesos logsticos (Material de Examen y Material de Kits)

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PARTE I IMPRESIN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN E IMPRESIN Y EMPAQUE DEL MATERIAL DE KITS DE APLICACIN DIVISIN DE PROCESOS DE IMPRESIN
15. IMPRESIN DE CUADERNILLOS 15.1. RECEPCIN DE ARCHIVOS Y PREPARACIN DEL MATERIAL (CUADERNILLOS) El proceso inicia cuando el ICFES suministra al contratista los archivos para impresin (en formato PDF) en un CD, cifrados con dos claves, una para abrir los documentos y otra para imprimirlos, adicional a esto se entregaran pruebas impresas (impresin lser) de los diferentes tipos de cuadernillos que se imprimirn. A partir de estos archivos se realizan las pruebas de impresin y el traslado de las placas al rea de impresin. El CD con los archivos de los cuadernillos y las pruebas impresas que los acompaan, sern transportados mediante vehculo de seguridad suministrado por el contratista. El encargado de seguridad informtica y tecnolgica del ICFES debe constatar que el computador utilizado en el procesamiento de estos archivos de impresin no tenga ningn mecanismo para duplicar o extraer informacin (conexin de internet, puertos USB ni quemador de CD). A partir de los archivos de cuadernillos entregados en CD, el contratista deber realizar pruebas de impresin por la tcnica sherpa de alta calidad. En estas pruebas se verificar que el contenido (texto y arte) corresponda a lo entregado, imposicin y escala en el cual debe ir el examen. Una vez recibido el CD es responsabilidad del contratista la seguridad de la informacin que all est grabada. Una vez elaboradas las pruebas de impresin, los profesionales de la Subdireccin de Produccin de Instrumentos de la Direccin de Produccin y Operaciones del ICFES se harn presentes en las instalaciones del impresor, verificarn las sherpas y las aprobarn por escrito mediante acta. Una vez se lleve a cabo esta aprobacin el contratista fabricar las placas con que se dar inicio al proceso de impresin. 15.2. MULTAS POR DEFECTOS ATRIBUIBLES A IMPRESIN

Se aplicar la siguiente multa al contratista por defectos atribuibles a procesos de impresin en los cuadernillos que lleguen al usuario final. El valor de la multa ser descontado del valor del proceso facturado por el contratista.

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MULTA $ 500.000 por cada cuadernillo que llegue al usuario final con defecto atribuible a la impresin (impresin borrosa, manchas de tinta, mala compaginacin, etc.) 15.3. REQUERIMIENTOS TECNOLGICOS PARA IMPRESIN DEL MATERIAL DE EXAMEN (Cuadernillos) PROCESOS DE

La instalacin tecnolgica que el contratista disponga para el proceso de impresin y personalizacin de cuadernillos, deber contar con los equipos electrnicos, software y personal necesarios que permitan concluir satisfactoriamente los procesos anteriormente mencionados y en los tiempos y calidad estipulados por el ICFES. Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con: Un software que controle sus procedimientos de: o Recepcin de archivos y preparacin del material (Cuadernillos) o Impresin y personalizacin del material (Cuadernillos) Este software debe permitir: Imprimir el cdigo ICFES del cuadernillo. A este cuadernillo se le deber poder imprimir cdigo de barras o algn otro sistema que permita su control. Generar reportes estadsticos del avance de los procesos de impresin y personalizacin de cuadernillos cada 6 horas. Garantizar la integridad de la informacin entregada por el ICFES.

15.4. CONDICIONES DE SEGURIDAD PARA EL REA DE PRE-PRENSA Y EL REA DE IMPRESIN Las reas de pre-prensa, imposicin e impresin de material de examen debern estar adecuadas con todas las medidas de seguridad exigidas por el ICFES para garantizar la seguridad de la informacin. Como mnimo deber: Ser un rea dedicada exclusivamente para la impresin de materiales del ICFES, aislada fsica y visualmente, de piso a techo, del resto del rea de produccin del contratista. El material con que se asle el rea deber ser lo suficientemente duro y grueso para evitar hendiduras, agujeros o cualquier oportunidad de extraer material o informacin. No se podr realizar el aislamiento con mallas plsticas o telas. Contar con personal de vigilancia privada necesario durante el proceso, se debern vigilar las entradas del rea y las entradas entre reas. Contar con cmaras de seguridad que cubran todos los ngulos de las reas de pre-prensa, imposicin e impresin. Tener en cuenta que cualquier diseo del proceso no podr obstruir la visibilidad de las cmaras.

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Es necesario disponer de una caja fuerte para el almacenamiento del cuadernillo original, los CDs con los archivos magnticos y las placas para futuros posibles usos, adicionalmente se deben guardar las pruebas de impresin, hasta la fecha que el ICFES determine. El personal que trabaja en esta rea, debe someterse a pruebas de polgrafo debidamente documentadas y sus hojas de vida deben ser revisadas exhaustivamente por el contratista permitiendo el acceso a esta informacin en el momento en que el ICFES lo requiera.

Adicionalmente, los protocolos de seguridad debern tener en cuenta como mnimo que: Los operarios de impresin del material de examen deben utilizar uniformes de color diferente a los operarios del resto de la planta, de tipo overol de una sola pieza, sin bolsillos, marcado con un nmero especfico para cada operario en la espalda, que permita su identificacin por las cmaras de seguridad. Debern llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral. Un guardia de seguridad deber llevar el control de las personas que ingresan y salen de las reas de pre-prensa, imposicin e impresin. Las personas que ingresan al rea de impresin autorizadas por el ICFES deben ser relacionadas por escrito y portar una ficha con numeracin visible para las cmaras de seguridad. El rea de pre-prensa deber tener un control de acceso mediante clave de seguridad. Un guardia de seguridad debe requisar al personal que ingresa y sale de las reas de pre-prensa, imposicin e impresin, sin permitir la extraccin de cualquier tipo de material fsico o magntico del ICFES. Los guardias de seguridad debern vigilar el manejo que los operarios dan a los materiales durante el proceso de pre-prensa e impresin. Toda persona que entre a esta rea deber someterse a una requisa exhaustiva con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido. No se podr ingresar ningn tipo de elemento electrnico o mecnico que facilite la sustraccin de informacin tales como telfonos celulares, cmaras fotogrficas, memorias USB, MP3 o cualquier otro reproductor electrnico. No se podrn ingresar elementos metlicos como aretes, collares, manillas, joyas ni armas de ningn tipo. Tampoco se permitir ingresar con ningn tipo de gorra o sombrero. No se permitir el ingreso de alimentos y bebidas. Ningn operario podr trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de sustancias prohibidas. El personal de vigilancia deber llevar minuta de la entrada y salida de todas las personas que ingresen al rea. Cualquier otra medida de seguridad que establezca el ICFES que sea necesaria para garantizar la confidencialidad de la informacin.

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15.5.

IMPRESIN DE CUADERNILLOS

El proceso de impresin de cuadernillos inicia con el traslado de las placas al rea de impresin, procedentes del proceso de recepcin de archivos y preparacin del material, y finaliza con el producto impreso, listo para ser plegado, cosido al lomo o cosido al caballete segn los requerimientos establecidos por el ICFES. Para la impresin de cuadernillos el ICFES requiere como mnimo maquinaria plana de 2 colores o rotativa. Adicionalmente, el oferente podr presentar tecnologa adicional para este proceso. Al inicio del proceso el contratista deber contar los pliegos que ingresan y al finalizar contar la cantidad de pliegos impresos y la cantidad de pliegos no conformes, incluyendo la maculatura y los pliegos sobrantes almacenados. Este nmero debe coincidir con la cantidad total de pliegos ingresados inicialmente a la planta. Por cada tipo de cuadernillo el contratista debe imprimir un porcentaje del stock de reserva, que ser determinado por el ICFES con el fin de suplir imprevistos. El ICFES determinar el porcentaje de reserva a imprimir para cada prueba. Sin embargo el costo de estos porcentajes de reserva ser asumido por el contratista. En caso de identificarse errores en el instrumento, nicamente durante y/o despus de la aplicacin, el ICFES exigir al contratista compensaciones de carcter econmico. Los cuadernillos se deben organizar segn los cambios (p.e. A, B, C) para dar inicio el proceso de plegado o cosido, que corresponde a los tipos de cuadernillos. El contratista deber acordar con el ICFES al inicio del proceso los pantones con que realizar sus procesos a lo largo del ao. La pantonera a utilizar debe ser Slid Unicode para papel mate. Una vez impresos los cuadernillos en su totalidad o por parciales se dar inicio al proceso de plegado, cosido o engomado segn corresponda. 15.5.1. PLEGADO DE CUADERNILLOS El proceso de plegado inicia con los cuadernillos ya impresos y finaliza con el traslado de estos al rea de personalizacin. Si en el proceso anterior el contratista usa mquina plana de 2 colores, deber utilizar una mquina plegadora de pliego. Si en el proceso anterior el contratista usa maquina rotativa, los cuadernillos deben salir plegados de acuerdo a los requisitos tcnicos establecidos. Se requiere como mnimo un cuadernillo para cada usuario por sesin. El contratista debe hacer el plegado de acuerdo a los requerimientos que para cada prueba establezca el ICFES, segn las siguientes especificaciones:

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Tabla de Especificaciones Tcnicas Cuadernillo Plegado Saber 11 (cuadernillo plegado) Tamao final cerrado Tamao final abierto Tintas Papel Ancho de 16.5 cm, alto de 23 cm. Tamaos variados dependiendo de nmero de pginas (ver Tabla Tamaos pliegos y Cuadro Presentacin, tamaos y tipos de plegado). Una tinta (Pantone). Papel bond de 75 gramos de alta blancura. Fondo blanco, textos a una tinta de color, teniendo en cuenta que el color ser diferente para cada sesin. Estos exmenes se realizan en dos sesiones en un mismo da maana y tarde. Puede presentarse la posibilidad que en la sesin de la maana se requiera del tipo de cuadernillo tamao carta y en la sesin de la tarde se requiera del tipo de cuadernillo plegado. Refilado en los cuatro lados. Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z (ver Cuadro Presentacin, tamaos y tipos de plegado). Debe ir personalizado con el nmero del cuadernillo entregado por el ICFES. Desde 12 pginas hasta 36 pginas (ver Tabla Tamaos pliegos y Cuadro Presentacin, tamaos y tipos de plegado). Los cuadernillos sern numerados en forma alfanumrica y consecutiva hasta con seis (6) dgitos y dos (2) letras, a un color en cada cuadernillo, segn las instrucciones que para el efecto imparta el ICFES. El ICFES validar con el CONTRATISTA cdigos y controles adicionales que utilice en sus procesos. Para la prueba Saber 11 se manejan hasta 65 cambios por aplicacin. Cotizar el valor unitario de acuerdo a los siguientes rangos: (ver Tabla Rangos Estimados de Cuadernillos Plegados a Cotizar) Los rangos corresponden para efectos de facturar el valor de acuerdo a la cantidad solicitada. No obstante el valor a tomar en cuenta para la calificacin de la propuesta ser: Valor unitario de cuadernillos por 1.600.000. Para volmenes inferiores a 500 cuadernillos cotizar la alternativa de impresin digital y para volmenes de 501 a 10.000 cotizar impresin en offset.

Impresin

Acabado Personalizacin Nmero de pginas

Numeracin

Nmero de cambios

Cantidad

Las medidas del arte de los cuadernillos se encuentran en la tabla de Tamaos de Pliegos, que se relaciona a continuacin.

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Tabla de Tamaos de Pliegos Tamaos final pliego (CON refilado) 49.5 cm x 46 cm 66 cm x 46 cm 82.5 cm x 46 cm 99 cm x 46 cm 82.5 cm x 69 cm 99 cm x 69 cm

Tipo de pliego Pliego 12 pginas (3x2 pgs.) Pliego 16 pginas (4x2 pgs.) Pliego 20 pginas (5x2 pgs.) Pliego 24 pginas (6x2 pgs.) Pliego 30 pginas (5x3 pgs.) Pliego 36 pginas (6x3 pgs.)

Tipo de pliegue Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z Plegado en acorden a lo ancho, luego en Z

El impresor deber tener en cuenta 0,5 cm adicional de sangrado para cada una de las cuatros mrgenes para todos los cambios. Cuadro de Presentacin, Tamaos y Tipos de Plegado

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Tabla Rangos Estimados de Cuadernillos Plegados a Cotizar Esta tabla corresponde a la misma mencionada en el captulo I para este tipo de instrumento, con el complemento en un ltimo rango adicional de 1.000.001 a 1.500.000. Valor Unitario por cuadernillo segn los siguientes rangos # de pginas

# de cambios de 1 a 65

Cantidades a cotizar

SABER 11 - A Y SABER 11 - B

12 16 20 24 30 36 49.5 66 x 82.5 99 x 82.5 99 x Tamao abierto (cm) x 46 46 x 46 46 x 69 69 $ $ $ $ $ $ 1 a 10 $ $ $ $ $ $ 11 a 20 21 a 30 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 31 a 40 $ $ $ $ $ $ 41 a 50 51 a 100 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 101 a 200 $ $ $ $ $ $ 201 a 300 301 a 400 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 401 a 500 $ $ $ $ $ $ 501 a 1.000 1.001 a 1.500 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 1.501 a 2.000 $ $ $ $ $ $ 2.001 a 2.500 2.501 a 3.000 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 3.001 a 3.500 $ $ $ $ $ $ 3.501 a 4.000 4.001 a 4.500 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 4.501 a 5.000 $ $ $ $ $ $ 5.001 a 10.000 10.001 a 20.000 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 20.001 a 30.000 $ $ $ $ $ $ 30.001 a 40.000 40.001 a 50.000 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 50.001 a 100.000 $ $ $ $ $ $ 100.001 a 200.000 200.001 a 300.000 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 300.001 a 400.000 $ $ $ $ $ $ 400.001 a 500.000

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500.001 a 1.000.000 1.000.001 a 1.500.000

$ $

$ $

$ $

$ $

$ $

$ $

Todos los archivos de exmenes entregados tendrn las siguientes caractersticas PDF en alta calidad. En una sola tinta (negro), la cual se reemplazar por el pantone definido por el ICFES. En tamaos descritos anteriormente, dependiendo del tipo de aplicacin. En todos los casos, los archivos irn en hojas sueltas para que el proveedor haga la imposicin que sea necesaria. El contratista deber considerar en la cotizacin la variable del nmero de cambios y generar una cotizacin por intervalos de cada 5 cambios. Es decir, deber cotizar 13 tablas para rangos de cada 5 cambios. 15.5.2. COSIDO DE CUADERNILLOS El proceso de cosido de cuadernillos al lomo (cuando son hojas unitarias que se alzan y se colocan bajo una cabeza cosedora que coloca hasta 5 grapas laterales en el borde del lomo) o al caballete (cuando se colocan las hojas en cuartillas abiertas y con cosido de hasta 3 grapas a travs del centro y con posterior doblaje al centro) inicia con la recepcin de los cuadernillos impresos y finaliza con el traslado de stos al rea de personalizacin. Se requiere como mnimo un cuadernillo para cada usuario por sesin, de acuerdo con los requerimientos que para cada prueba establezca el ICFES, segn las siguientes especificaciones: Tabla de Especificaciones Tcnicas Cuadernillo Tamao 1/16 Cosido al Lomo o al Caballete Saber 11 (cuadernillo cosido 1/16) Tamao final cerrado Tamao final abierto Tamao antes de refile (abierto) Tintas Papel Ancho de 16.5 cm, alto de 23 cm. Ancho de 33 cm, alto de 23 cm. Ancho de 34 cm, alto de 24 cm. Una tinta (Pantone) Papel bond de 75 gramos de alta blancura. Fondo blanco, textos a una tinta de color, teniendo en cuenta que el color ser diferente para cada sesin. Los exmenes de estado se realizan en dos sesiones en un mismo da maana y tarde. Puede presentarse la posibilidad que en la sesin de la maana se requiera del tipo de cuadernillo tamao 1/16 y en la sesin de la tarde se requiera del tipo de cuadernillo plegado. Cosido al lomo o al caballete. Refilado tres lados (trifilado). Debe ir personalizado con el nmero del cuadernillo entregado por el ICFES.

Impresin

Acabado Personalizacin

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Nmero de pginas

Numeracin

Nmero de cambios Nmero de hojas

Cantidad

Hasta 60 pginas. Los cuadernillos sern numerados en forma alfanumrica y consecutiva hasta con seis (6) dgitos y dos (2) letras, a un color en cada cuadernillo, segn las instrucciones que para el efecto imparta el ICFES. El ICFES validar con el CONTRATISTA cdigos y controles adicionales que utilice en sus procesos. Para la prueba Saber 11 se manejan hasta 32 cambios por aplicacin en este tipo de cuadernillo cosido. Hasta 30 hojas. Cotizar el valor unitario de acuerdo a los rangos estimados as: (ver Tabla Rangos Estimados de Cuadernillos Tamao 1/16 Cosidos a Cotizar) Los rangos corresponden para efectos de facturar el valor de acuerdo a la cantidad solicitada. No obstante el valor a tomar en cuenta para la calificacin de la propuesta ser: Valor unitario de cuadernillos por 200.000. Para volmenes inferiores a 500 cuadernillos cotizar la alternativa de impresin digital y para volmenes de 501 a 10.000 cotizar impresin en offset.

Tabla de Rangos Estimados de Cuadernillos Tamao 1/16 Cosidos al Lomo o al Caballete a Cotizar Esta tabla corresponde a la misma mencionada en el captulo I para este tipo de instrumento, con el complemento en un ltimo rango adicional de 100.001 a 200.000. Valor Unitario por cuadernillo segn los siguientes rangos

# de cambios de 1 a 32

# de pginas 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 100 101 a 200 201 a 300 301 a 400 401 a 500 501 a 1.000 1.001 a 1.500 1.501 a 2.000 2.001 a 2.500

Cantidades a cotizar SABER 11 - A Y SABER 11 - B

1 a 10 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 60 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
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2.501 a 3.000 3.001 a 3.500 3.501 a 4.000 4.001 a 4.500 4.501 a 5.000 5.001 a 10.000 10.001 a 20.000 20.001 a 30.000 30.001 a 40.000 40.001 a 50.000 50.001 a 100.000 100.001 a 200.000

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

El impresor deber tener en cuenta 0,5 cm adicional de sangrado para cada una de las cuatros mrgenes para todos los cambios. Todos los archivos de exmenes entregados tendrn las siguientes caractersticas PDF en alta calidad. En una sola tinta (negro), la cual se reemplazar por el pantone definido por el ICFES. En tamaos descritos anteriormente, dependiendo del tipo de aplicacin. En todos los casos, los archivos irn en hojas sueltas para que el proveedor haga la imposicin que sea necesaria. El proveedor deber garantizar que el compaginado de la totalidad de los cuadernillos es correcto. Para esto el proveedor deber realizar un control 1 a 1 equivalente al 100% de los cuadernillos. El contratista deber considerar en la cotizacin la variable del nmero de cambios y generar una cotizacin por intervalos de cada 4 cambios. Es decir, deber cotizar 8 tablas para rangos de cada 4 cambios. 15.6. PERSONALIZACION DE CUADERNILLOS

El proceso de personalizacin es el proceso mediante el cual se asigna un cdigo alfanumrico a cada uno de los cuadernillos previamente impresos.

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Cuadro de Cuadernillo Estndar Personalizado

El proceso de personalizacin inicia con la recepcin de los cuadernillos plegados o cosidos y finaliza con el traslado de estos al rea de empaque. El contratista deber especificar detalladamente en su propuesta la tecnologa que utilizar en este proceso indicando velocidades de impresin de su maquinaria y nmero de mquinas que dedicar al proceso. Para minimizar el error de impresin en personalizacin el contratista deber anexar junto con la propuesta el control de mantenimiento peridico realizado a dicha maquinaria para garantizar el correcto funcionamiento de la misma durante el proceso. Los cuadernillos con personalizacin no conforme (cuadernillos sin personalizacin, manchados, borrosos, arrugados, etc.) se separarn del proceso. El contratista deber dejar relacin escrita de estos y deber volver a personalizar el cuadernillo defectuoso tomando cuadernillos del stock de reserva, donde tambin deber dejar relacin escrita de los cuadernillos usados. 15.7. DESTRUCCIN DE PLACAS DE IMPRESIN

Una vez impresos los cuadernillos el contratista deber mantener las placas en su custodia por el tiempo que determine el ICFES para responder a una posible falta de cuadernillos. Despus de este tiempo el contratista deber destruir las placas de impresin y los materiales usados para su elaboracin.

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La destruccin de las placas se debe hacer mediante aplicacin de disolventes y/o fundicin. El contratista deber mostrar en su propuesta el procedimiento que utilizar para la destruccin de las placas y cualquier otro material utilizado para su elaboracin. La destruccin de placas deber ser presenciada por un funcionario del ICFES que levantar un acta de destruccin de este material. El proceso de destruccin deber ser grabado con cmaras de video que evidencien la transparencia del proceso sin grabar algn contenido que pueda contener la placa. 15.8. DESTRUCCION DE PRODUCTO NO CONFORME Y SOBRANTE

Se considera producto no conforme a cualquier tipo de impresin como maculaturas, cuadernillos que queden en blanco, con la impresin corrida, borrosa, ilegible o cualquier otra condicin que no satisfaga los requerimientos del ICFES. El contratista deber reunir el material no conforme y el material sobrante para que, en la fecha que determine el ICFES, sean destruidos en presencia de un funcionario del ICFES que firmar el acta de destruccin de este material. El contratista deber realizar la destruccin del producto no conforme mediante trituradora de papel en tiras no superiores a 0.5 cm de ancho. El proceso de destruccin deber ser grabado con cmaras de video que evidencien la transparencia del proceso sin grabar algn contenido que pueda contener el material destruido. Estas grabaciones deben estar bajo la custodia del contratista y estar disponibles cuando el ICFES las requiera. 16. IMPRESIN DE HOJAS DE RESPUESTAS 16.1. RECEPCIN DE ARCHIVOS Y PREPARACIN DEL MATERIAL (HOJAS DE RESPUESTAS) El proceso inicia cuando el ICFES suministra al contratista los archivos para impresin (en formato PDF) en un CD o por correo electrnico, y las pruebas impresas de los diferentes tipos de hojas de respuestas que se imprimirn. A partir de estos archivos se realizan las pruebas de impresin y el traslado de las placas al rea de impresin. El contratista deber acordar con el ICFES al inicio del proceso los pantones con que realizar sus procesos a lo largo del ao. La pantonera a utilizar deber ser Slid Unicode para papel mate. La verificacin de las pruebas de impresin se har validando 4 elementos que corresponden al diseo, pantones correctos (aprobados por la Unidad de Diseo y Diagramacin del ICFES), el corte y la personalizacin (aprobados por la Unidad de Lectura ptica del ICFES).

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16.2.

MULTAS POR HOJAS DE RESPUESTA DEFECTUOSAS

Se aplicar la siguiente multa al contratista por defectos atribuibles a procesos de diseo, impresin, pantones, corte o personalizacin de las hojas de respuesta. El valor de la multa ser descontado del valor del proceso facturado por el contratista. MULTA Por cada hoja de respuesta que sea rechazada por la mquina de lectura ptica por defectos atribuibles al diseo, impresin, pantones, corte o personalizacin de las hojas de respuesta, se cobrara una multa por hoja de respuestas de acuerdo a los siguientes rangos: Valor Multa Unitaria por hoja de respuestas segn los siguientes rangos Rangos 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 100 101 a 200 201 a 300 301 a 400 401 a 500 501 a 1.000 1.001 a 1.500 1.501 a 2.000 2.001 a 2.500 2.501 a 3.000 3.001 a 3.500 3.501 a 4.000 4.001 a 4.500 4.501 a 5.000 5.001 a 10.000 Valor multa por unidad $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX $ XXX.XXX

SABER 11 - A Y SABER 11 - B

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16.3. INSTALACIN TECNOLGICA PARA PROCESOS DE IMPRESIN Y PERSONALIZACIN DEL MATERIAL DE EXAMEN (Hojas de Respuestas) La instalacin tecnolgica que el contratista disponga para el proceso de impresin y personalizacin de hojas de respuestas, deber contar con los equipos electrnicos, software y personal necesarios para concluir satisfactoriamente los procesos anteriormente mencionados y en los tiempos y calidad estipulados por el ICFES. Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con: Un software que controle sus procedimientos de: o Recepcin de archivos y preparacin del material (Hojas de Respuestas) o Impresin y personalizacin del material (Hojas de Respuestas) Este software debe permitir: Imprimir el cdigo ICFES de la hoja de respuestas y el cdigo del acta de sesin ya sea utilizando cdigo de barras o una tecnologa superior. Generar reportes estadsticos del avance de los procesos de impresin y personalizacin de hojas de respuestas cada 6 horas. Garantizar la integridad de la informacin entregada por el ICFES. PERSONALIZACIN Y CORTE DE HOJAS DE

16.4. IMPRESIN, RESPUESTAS

Una vez aprobadas las pruebas de impresin de hojas de respuestas el contratista dar inicio al proceso de impresin de este material. La aprobacin de las pruebas de impresin se har validando el diseo, pantones correctos (aprobados por la Unidad de Diseo y Diagramacin del ICFES), el corte y la personalizacin (aprobados por la Unidad de Lectura ptica del ICFES). Para la impresin de hojas de respuestas el ICFES requiere como mnimo maquinaria para formas continuas y variables o impresoras de matriz, se exige que el contratista presente una tecnologa adicional para este proceso. Para minimizar la lectura incorrecta de las hojas, el contratista deber utilizar para cualquier documento de lectura ptica tintas pantone. No se podrn utilizar tintas preparadas. PERSONALIZACIN El ICFES realiza la calificacin de las hojas de respuestas por medio de lectura ptica (OMR Optical Mark Recognition). Se consideran materiales de lectura ptica las hojas de respuestas cerradas. La personalizacin incluye el cdigo alfanumrico y el Timing Mark descrito a continuacin. La personalizacin deber realizarse en impresin digital. No se podr realizar impresin Inkjet.
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Todos los impresos destinados a lectura ptica debern contar con un Timing Mark. El Timing Mark es una secuencia de rectngulos negros (Timing Marks) que indican a la mquina de lectura el avance de las hojas de respuestas. El Timing Mark se imprimir en el anverso segn la informacin suministrada por el ICFES. El Timing Mark se muestra a continuacin: Cuadro de Especificaciones Tcnicas Hoja de Respuestas (Timing Mark)

El contratista deber garantizar que los Timing Marks se encuentran perfectamente alineados con el centro de los valos donde el usuario anota su respuesta como se muestra a continuacin:

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Cuadro de Especificaciones Tcnicas Hoja de Respuestas (Alineacin Timing Mark)

Cuadro de Personalizacin de Hojas de Respuestas Conforme

CORTE El corte de todos los impresos destinados a lectura ptica deber garantizar un corte perfecto entre las guas de corte, para evitar asimetras que afectan la correcta lectura ptica del material. El contratista deber garantizar que despus del corte, la alineacin del Timing Mark y el borde de la hoja sean perfectamente perpendiculares. Para verificar esta condicin la distancia entre el Timing Mark y la lnea de corte deber ser igual en toda la extensin de la hoja de respuesta como se muestra a continuacin:

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Cuadro de Especificaciones Tcnicas Hoja de Respuestas (Corte)

Cuadro de Corte de Hojas de Respuestas Conforme

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Cuadro de Especificaciones Tcnicas Hoja de Respuestas Conforme

Las condiciones de corte y personalizacin anteriormente nombradas debern ser verificadas con ayuda de una regleta de verificacin. En esta regleta se alinea el borde de la hoja de respuestas a una gua de puntos negros que indica si la hoja se encuentra correctamente personalizada para la lectura ptica. Esta regleta contiene unos puntos negros que deben coincidir con los centros de los valos, de lo contrario la personalizacin de la hoja no es correcta y la mquina de lectura no podr procesarla. A continuacin se presenta la regleta de verificacin y el mtodo que debe implementar el contratista. Cuadro de Regleta de Verificacin para Hojas de Respuestas El contratista deber adquirir una regleta de verificacin de lectura ptica en sextos de pulgada y realizar una verificacin de la personalizacin de cualquier documento destinado a lectura ptica antes de traerlas al ICFES para aprobacin. Esta regleta de verificacin se obtiene en Printers and Parts S.A.S. Nombre contacto Leonardo Perdomo. Telfonos (571) 7041903 y (57) 300 4941567. Direccin en Bogot Calle 52 A # 85 A -62 Piso 4. Pgina de internet www.printersandparts.com

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Cuadro del Mtodo Para llevar a cabo la Verificacin para Hojas de Respuestas

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Se requiere como mnimo una hoja de respuesta para cada usuario por sesin, de acuerdo con los requerimientos que para cada prueba establezca el ICFES, segn las siguientes especificaciones: Tabla de Especificaciones Tcnicas Hoja de Respuestas SABER 11 Hoja de respuestas Saber 11 Tamao final Tamao antes de refile Tintas Papel Acabados Personalizacin Ancho de 21.7 cm, alto de 15.8 cm. Ancho de 22.7 cm, alto de 16.8 cm. Dos tintas (Pantone y negro) por tiro y retiro*. Papel bond de 90 y 115 gramos de alta blancura. Refilado. Indispensable perfeccin en registro y corte. Debe ir personalizado con informacin y especificaciones que entrega el ICFES y con el cdigo binario. Cotizar el valor unitario de acuerdo a los siguientes rangos: (ver Tabla Rangos Estimados de Hojas de Respuestas a Cotizar). Los rangos corresponden para efectos de facturar el valor de acuerdo a la cantidad solicitada. No obstante el valor a tomar en cuenta para la calificacin de la propuesta ser: Valor unitario de hoja de respuestas por 1.600.000.

Cantidad

Tipo de impresin Offset. * Es posible que el retiro vaya a una sola tinta (Pantone), o a dos tintas (Pantone y negro), 1x1, 2x1 y 2x2. Nota: La prueba de impresin tiene que ser estrictamente igual al producto final. Se requiere un nmero mnimo de 100 muestras para las pruebas de lectura. El proceso de impresin tiene que ser el mismo tanto para pruebas de impresin como para la impresin definitiva. Nota: Debido al mtodo de lectura de estas hojas, es indispensable un excelente registro en la

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impresin y perfeccin en el corte sobre guas. El Pantone no debe ser preparado. Deben ser tintas puras. Tabla de Rangos Estimados de Hojas de Respuestas a Cotizar Esta tabla corresponde a la misma mencionada en el captulo I para este tipo de instrumento, con el complemento en dos ltimos rangos adicionales de 1.000.001 a 1.500.000 y de 1.500.001 a 2.000.000. Valor Unitario por hoja de respuestas segn los siguientes rangos Papel (gr) Tinta de color 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 100 101 a 200 201 a 300 301 a 400 401 a 500 501 a 1.000 Cantidades a 1.001 a 1.500 cotizar 1.501 a 2.000 2.001 a 2.500 SABER 11 - A 2.501 a 3.000 3.001 a 3.500 Y 3.501 a 4.000 4.001 a 4.500 SABER 11 B 4.501 a 5.000 5.001 a 10.000 10.001 a 20.000 20.001 a 30.000 30.001 a 40.000 40.001 a 50.000 50.001 a 100.000 100.001 a 200.000 200.001 a 300.000 300.001 a 400.000 400.001 a 500.000 90 1x1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 115 1x1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 90 2x1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 115 2x1 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 90 2x2 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 115 2x2 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
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500.001 a 1.000.000 1.000.001 a 1.500.000 1.500.001 a 2.000.000

$ $ $

$ $ $

$ $ $

$ $ $

$ $ $

$ $ $

La aprobacin de las pruebas de impresin se har validando el diseo, pantones correctos (aprobados por la Unidad de Diseo y Diagramacin del ICFES), el corte y la personalizacin (aprobados por la Unidad de Lectura ptica del ICFES). Todos los archivos de hojas de respuestas tendrn las siguientes caractersticas PDF en alta calidad. A una tinta o a dos tintas (Pantone y/o negro) por tiro y retiro, la cual se reemplazar por el pantone o pantones definidos por el ICFES. En todos los casos, los archivos irn en hojas sueltas para que el proveedor haga la imposicin que sea necesaria. 16.5. IMPRESIN Y CORTE DE HOJA DE OPERACIONES

Para la impresin y corte de hojas de operaciones el contratista deber cotizar 1.600.000 unidades para SABER 11 A y B con las siguientes especificaciones: Tabla de Especificaciones Tcnicas Hoja de Operaciones Hoja para operaciones Tamao final Tintas Papel

Ancho de 16.5 cm, alto de 23 cm. Tinta de color negro. Impresin slo por el tiro. Papel bond de 60 o 75 gramos corriente. Cuadro de Hoja de Operaciones

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Tabla de Rangos Estimados de Hojas de Operaciones a Cotizar Esta tabla corresponde a la misma mencionada en el captulo I para este tipo de instrumento, con el complemento en dos ltimos rangos adicionales de 1.000.001 a 1.500.000 y de 1.500.001 a 2.000.000. Valor Unitario por hoja de operaciones segn los siguientes rangos Papel (gr) Tinta de color 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 100 101 a 200 201 a 300 301 a 400 401 a 500 501 a 1.000 1.001 a 1.500 1.501 a 2.000 Cantidades a 2.001 a 2.500 cotizar 2.501 a 3.000 3.001 a 3.500 SABER 11 A 3.501 a 4.000 4.001 a 4.500 Y 4.501 a 5.000 SABER 11 B 5.001 a 10.000 10.001 a 20.000 20.001 a 30.000 30.001 a 40.000 40.001 a 50.000 50.001 a 100.000 100.001 a 200.000 200.001 a 300.000 300.001 a 400.000 400.001 a 500.000 500.001 a 1.000.000 1.000.001 a 1.500.000 1.500.001 a 2.000.000 60 1x0 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 75 1x0 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
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Todos los archivos de hojas para operaciones tendrn las siguientes caractersticas PDF en alta calidad. A una tinta (para impresin slo por un tiro). En todos los casos, los archivos irn en hojas sueltas para que el proveedor haga la imposicin que sea necesaria. 17. IMPRESIN ACTA DE SESIN 17.1. IMPRESIN Y CORTE DE ACTA DE SESIN

Para la impresin y corte de actas de sesin el contratista deber cotizar las unidades correspondientes al nmero de salones por cada aplicacin y con las siguientes especificaciones: Tabla de Especificaciones Tcnicas Acta de Sesin Acta de sesin Tamao final Tintas Personalizacin Papel Diseo Carta (Ancho 21.59 cm, Alto 27.94 cm). Una tinta. Tinta de color negro. Impresin slo por el tiro. Debe ir personalizada con cdigo de barras. Papel bond de 75 gramos corriente. En 3 franjas horizontales, divididas con 2 lneas punteadas para corte. Cuadro de Acta de Sesin

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Tabla de Rangos Estimados de Actas de Sesin a Cotizar Esta tabla corresponde a la misma mencionada en el captulo I para este tipo de instrumento. Valor Unitario por acta de sesin segn los siguientes rangos Papel (gr) Tinta de color 1 a 10 11 a 20 21 a 30 31 a 40 41 a 50 51 a 100 101 a 200 201 a 300 301 a 400 401 a 500 501 a 1.000 1.001 a 1.500 1.501 a 2.000 2.001 a 2.500 2.501 a 3.000 3.001 a 3.500 3.501 a 4.000 4.001 a 4.500 4.501 a 5.000 5.001 a 10.000 10.001 a 20.000 20.001 a 30.000 30.001 a 40.000 40.001 a 50.000 75 1x0 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $

Cantidades a cotizar SABER 11 - 1 Y SABER 11 - 2

18. EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN 18.1. EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN

El proceso de empaque inicia con la entrada del material de examen ya impreso y personalizado y finaliza con el material de examen correctamente empacado. El proceso podr iniciar una vez el material est impreso y personalizado en su totalidad o en cantidades parciales.

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Para cada usuario se ensamblarn individualmente los siguientes materiales: Cuadernillo. Hoja de respuesta cerrada. Hoja de operaciones El contratista deber tener en cuenta que el cdigo del ICFES para cuadernillo y hoja de respuesta deber coincidir para cada usuario. Cuadro Coincidencia de Cdigos de Materiales de Examen por Usuario

Teniendo en cuenta las condiciones anteriores, el contratista deber mostrar en su propuesta un mtodo que permita al operario: Ensamblar los materiales de cada usuario para cada saln de acuerdo al listado del acta de sesin, teniendo en cuenta los cambios, la sesin y la coincidencia del cdigo del cuadernillo con el cdigo de la hoja de respuesta. La representacin grfica de este requerimiento se muestra a continuacin:

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Ensamble de material de examen para cada usuario agrupado por saln

El contratista deber disponer, como mnimo, de los recursos descritos a continuacin para formar lneas de empaque. Las lneas sern las mesas de trabajo donde se realizarn las actividades de empaque del material de examen en paquetes, tulas y cajas. Las actividades de la lnea de empaque sern las siguientes: Tabla Actividades Lnea de Empaque

ACTIVIDAD Ensamble de material de examen para cada usuario agrupado por saln (Ver grfica inmediatamente anterior). Empaque del ensamblado de cada usuario en bolsa plstica agrupando por saln. Sellado al calor de las bolsas de cada usuario agrupando por saln. Validacin de coincidencia de cdigos de cuadernillo y hoja de respuesta. Empaque de cuadernillos en paquetes de cuadernillos y empaque de paquetes en tulas. Validacin de contenidos de tulas. Cierre de tula y lectura de precintos.

RESPONSABLE DIRECTO

DIVISIN RESPONSABLE Procesos de impresin Procesos de impresin Procesos de impresin Procesos logsticos Procesos de impresin Procesos logsticos

Operario 1 Operario 2 Operario 3 Operario 4 Operario 5 Operario 6

39

Validacin y empaque tulas y cajas vacas. Validacin precintos adicionales para el retorno. Empaque de tulas en cajas. Cierre de cajas, envoltura en vinipel, zunchado y paletizacin. Operario 7 Operario 8 Procesos de impresin Procesos de impresin

El contratista deber destinar las cantidades necesarias de cada tipo de operario para garantizar los tiempos de entrega acordados con el ICFES. Estas actividades las realizarn los operarios en la lnea de empaque como se muestra a continuacin: Actividades de la Lnea de Empaque

Como se puede ver, el empaque del material de examen est a cargo de la divisin de procesos de impresin pero, la supervisin del correcto empaque del material est a cargo de la divisin de procesos logsticos. Los requerimientos mnimos y responsabilidades que esta divisin deber cumplir para la prestacin del servicio se encuentran detallados en la PARTE II del presente captulo. A continuacin la descripcin detallada de las actividades a realizar por los 8 operarios de la lneas de empaque. El operario 1 deber ir pasando al operario 2 los salones ensamblados con su respectiva acta de sesin encima como se muestra a continuacin:

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Cuadro Ensamble de Salones con Acta de Sesin

El operario 2 tomar de a un saln e introducir el ensamblado de cada usuario, en una bolsa plstica a la medida, de la siguiente manera: Cuadro Empaque de Salones con Acta de Sesin en Bolsa Plstica

Este empaque deber garantizar que, para los usuarios que requieren cuadernillo y hoja de respuestas cerrada, el cdigo de barras de cada uno de ellos sea visible en el frente y al respaldo de la bolsa respectivamente como se muestra a continuacin:

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Cuadro Empaque Correcto de Cuadernillo y Hoja de Respuestas Cerrada por Usuario

La Hoja de operaciones se ensambla en la mitad del material y no es necesario poder ver esta hoja desde afuera. El operario 2 ir pasando al operario 3 los cuadernillos empacados pero an sin sellar, de forma ordenada por saln y con su respectiva acta de sesin como se muestra en la figura: Cuadro Cuadernillos en Bolsa Plstica sin Sellar por Saln

El operario 3 tomar los grupos de cuadernillos correspondientes a un saln y sellar al calor la bolsa de cada cuadernillo como se muestra a continuacin:

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Cuadro Sellado al Calor de Bolsa Plstica

El operario 3 ir pasando al operario 4 los cuadernillos ya sellados, de manera ordenada y por saln con el acta de sesin correspondiente encima como se muestra en la figura: Cuadro Cuadernillos Empacados por Saln y Con Acta de Sesin

El operario 4 (de la divisin de procesos logsticos) tomar los cuadernillos sellados por saln y validar, para cada uno de los cuadernillos, que el cdigo del cuadernillo y el cdigo de la hoja de respuesta son iguales. Para esta validacin la divisin de procesos logsticos del contratista deber disponer de un sistema de supervisin descrito en la PARTE II del presente captulo. La validacin que har el operario 4 se muestra a continuacin:

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Cuadro de validacin de cdigos de material de examen

Si en la verificacin se encuentra que alguno de los cdigos no coincide, el operario 4 devolver el cuadernillo al operario 3 para que abra la bolsa, corrija el material que no coincide por el que s es, selle la bolsa y le entregu el cuadernillo ya sellado para una nueva verificacin. El operario 4 ir pasando al operario 5 los cuadernillos sellados, de manera ordenada y por saln con el acta de sesin correspondiente encima como se muestra en la figura: Cuadro Validacin Empaque de Salones con Acta de Sesin en Bolsa Plstica

El operario 5 tomar cada uno de estos grupos de cuadernillos por saln y los introducir por saln en una bolsa plstica.

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Cuadro Empaque de Grupos de Salones con Acta de Sesin en Bolsa Plstica

Doblar la longitud sobrante de la bolsa hacia el respaldo de los cuadernillos y sujetar el paquete con una banda de caucho por el lado ms largo de los cuadernillos: Cuadro Sujecin Horizontal con Banda de Caucho de Bolsas de Salones

El mismo paquete de cuadernillos lo sujetar con otra banda de caucho en el sentido ms corto de los cuadernillos:

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Cuadro Sujecin Trasversal con Banda de Caucho de Bolsas de Salones

Finalmente sujetar el acta de sesin del saln respectivo bajo el primer caucho del paquete de cuadernillos: Cuadro Sujecin Acta de Sesin al Material de Examen Entre Primera Banda de Caucho

El operario 5 tomar los paquetes de cuadernillos completos y los empacar en tulas de acuerdo al ordenamiento que la divisin de procesos logsticos debi haber realizado previo al inicio del proceso de empaque. Este ordenamiento ser descrito en la PARTE II del presente captulo. Para realizar este empaque el operario tomar una tula vaca y le insertar el rtulo correspondiente en el bolsillo interno.

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Cuadro Ensamble Rotulo Tula En Bolsillo de Tula

En la tula rotulada introducir los paquetes de cuadernillos uno encima del otro, como se muestra a continuacin: Cuadro Empaque Bolsas de Salones Entre Tulas con Rotulo Tula

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El rtulo de la tula deber estar impreso en una fuente de fcil lectura, con un tamao no menor a 11 pts. El rtulo de la tula no deber ser impreso en material adhesivo y deber incluir como mnimo la siguiente informacin: Cuadro Rotulo Tula

El operario 5 ir pasando al operario 6 de manera ordenada las tulas con sus paquetes de cuadernillos ya empacados. Cuadro Tulas Con Material de Examen Listas para Cerrar

El operario 6 ir recibiendo las tulas del operario 5, tomar de a una tula, verificar que el contenido de la tula es el listado en el rtulo y se dispondr a cerrar la tula con precinto de seguridad. El precinto de seguridad es un sello que permite ser utilizado slo una vez y tiene un nico cdigo con su respectivo cdigo de barras en su etiqueta. El operario deber garantizar un cerrado ajustado del precinto de seguridad. No debern quedar espacios por donde el material se pueda extraer o deteriorar por un agente externo. Esta actividad se muestra a continuacin:

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Cuadro Cierre de Tulas con Precinto de Seguridad

Una vez sellada la tula con el precinto el operario registrar el nmero de precinto asignado a la tula haciendo lectura del cdigo de barras de la tula y el del precinto de seguridad.

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Cuadro Lectura Cdigos de Barras de Tula y Precinto de Seguridad

Este registro le permitir a la divisin de procesos logsticos relacionar los precintos de las tulas enviados a cada sitio por medio del Recibo de recoleccin y entrega del material, que ser utilizado en el sitio de aplicacin por el delegado del ICFES para corroborar que la tula no ha sido abierta durante el transporte. Las caractersticas y uso de este recibo de recoleccin y entrega del material se describen en detalle en la PARTE II del presente captulo. Una vez cerradas las tulas correspondientes a la caja, el operario 6 validar que estas tulas s corresponden a su respectiva caja. Para esto, tomar una caja vaca y le pegar el rtulo correspondiente en la esquina superior de una de sus caras. El rtulo de las cajas deber estar impreso en una fuente de fcil lectura, con un tamao no menor a 11 pts. El rtulo de la caja deber ser impreso en material adhesivo y deber incluir como mnimo la siguiente informacin: Cuadro Rotulo Caja

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Con la caja ya con rtulo y las tulas correspondientes a esa caja, el operario har lectura del cdigo de barras de la caja y de las tulas que se empacarn en ella para la verificacin. Cuadro Lectura Cdigos de Barras de Tulas y Caja

El sistema deber avisarle al operario si hace falta alguna tula o si se est incluyendo una que no corresponde a esa caja. Adicional al material de examen, en este punto se debern empacar tulas y cajas vacas para el retorno de las pruebas y precintos adicionales para sellar el material en los sitios de aplicacin. La descripcin y el uso de estos materiales adicionales en el retorno del material se encuentran en la PARTE II del presente captulo. Cmo mnimo el operario deber empacar el siguiente material adicional: 1 caja sin plegar para el retorno de las hojas de respuesta cerrada. Esta caja deber estar correctamente rotulada al igual que la caja con material. El campo del tipo de caja del rtulo deber decir CAJA VACIA. 1 tula para el retorno de las hojas de respuestas cerrada. Esta tula deber estar correctamente rotulada al igual que la tula con material. El campo del tipo de tula en el rtulo deber decir TULA VACIA. 1 precinto por cada tula que se enve en la caja incluyendo las tulas vacas. 1 precinto para asegurar la tula con cuadernillos de usuarios ausentes.
51

Estos materiales sern validados mediante sistema por el operario 6 mediante cdigo de barras. Esto es posible debido a que tanto cajas y tulas vacas como precintos debern tener cdigo de barras. En resumen, el operario 6 deber pasar al operario 7 los siguientes elementos agrupados por caja:

El operario 7 recibir del operario 6 los anteriores materiales. Los empacar en la caja y la pasar al operario 8 para que la zunche la envuelta en vinipel y la ubique en estibas por nodos. Las bolsas para paquetes de cuadernillos, tulas, cajas, zunchos, el vinipel y los precintos de seguridad sern suministrados por el contratista. El contratista deber realizar un cronograma de trabajo para el proceso de empaque que priorice los sitios de entrega ms lejanos en concordancia con las prioridades detectadas para los procesos logsticos.

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18.2. ADECUACIN REA DE EMPAQUE Y BODEGAJE DE MATERIAL YA EMPACADO Para llevar a cabo el proceso de empaque, el contratista adecuar en su planta un rea de empaque de material de examen, aislada del resto de la planta y directamente conectada con el rea de impresin y con la bodega destinada para el proceso logstico como se muestra a continuacin: Cuadro de Flujo de Materiales Durante el Proceso de Impresin y Empaque

18.3.

CONDICIONES DE SEGURIDAD PARA EL REA DE EMPAQUE

El rea de empaque de material de examen deber estar adecuada con todas las medidas de seguridad exigidas por el ICFES para garantizar la seguridad de la informacin. Como mnimo deber: Ser un rea dedicada exclusivamente para el empaque de materiales del ICFES, aislada fsica y visualmente, de piso a techo, del resto del rea de produccin del contratista. El material con que se asle el rea deber ser lo suficientemente duro y grueso para evitar hendiduras, agujeros o cualquier oportunidad de extraer material o informacin. No se podr realizar el aislamiento con mallas plsticas o telas. Contar con personal de vigilancia privada necesario durante el proceso, se debern vigilar las entradas y salidas del rea y de las divisiones por reas que se dispongan en el diseo de planta. Se deber vigilar el manejo que los operarios dan a los materiales durante proceso. Contar con cmaras de seguridad que cubran todos los ngulos del rea de empaque de material del examen de aplicacin. Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas.

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Tener en cuenta que cualquier diseo del proceso no podr obstruir la visibilidad de las cmaras. El personal que trabaja en esta rea, debe someterse a pruebas de polgrafo y sus hojas de vida deben ser revisadas exhaustivamente por el contratista.

Adicionalmente, los protocolos de seguridad debern tener en cuenta como mnimo que: Los operarios de empaque del material de examen de las divisiones de procesos de impresin y procesos logsticos debern utilizar uniformes de color diferente entre divisiones, incluso de operarios del resto de la planta, de tipo overol de una sola pieza, sin bolsillos, marcado con un nmero especfico para cada operario en la espalda, que permita su identificacin por las cmaras de seguridad. Debern llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral. Si la persona que ingresa al rea no hace parte del personal de empaque deber ser autorizada por escrito y deber portar una ficha con numeracin visible para las cmaras de seguridad. Toda persona que entre a esta rea deber someterse a una requisa exhaustiva con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido. No se podr ingresar ningn tipo de elemento electrnico o mecnico que facilite la sustraccin de informacin tales como telfonos celulares, cmaras fotogrficas, memorias USB, MP3 o cualquier otro reproductor electrnico. No se podrn ingresar elementos metlicos como aretes, collares, manillas, joyas ni armas de ningn tipo. Tampoco se permitir ingresar con ningn tipo de gorra o sombrero. No se permitir el ingreso de alimentos y bebidas. Ningn operario podr trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de sustancias prohibidas. El personal de vigilancia deber llevar minuta de la entrada y salida de todas las personas que ingresen al rea. Cualquier otra medida de seguridad que establezca el ICFES que sea necesaria para garantizar la confidencialidad de la informacin.

19. IMPRESIN KITS DE APLICACIN El kit de aplicacin es el conjunto de materiales de apoyo que el delegado utiliza para llevar a cabo la aplicacin. Este material no requiere un manejo confidencial especial, por lo cual puede ser impreso y empacado en un rea sin adecuaciones especiales de seguridad. Los elementos que conforman los kits de aplicacin se listan en la siguiente tabla. 19.1. MATERIALES QUE CONFORMAN LOS KITS DE APLICACIN

19.1.1. IMPRESOS CON INFORMACIN FIJA

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TIPO

IMPRESO JEFE DE SALN COORDINADOR DE SALONES COORDINADOR DE SITIO COORDINADOR DE SEGURIDAD COORDINADOR DE MUNICIPIO DELEGADO DACTILOSCOPISTA DELEGADO COORDINADOR DE SITIO COORDINADOR DE SALONES COORDINADOR DE SEGURIDAD COORDINADOR DE MUNICIPIO JEFE DE SALN DACTILOSCOPISTA JEFE DE SALN COORDINADOR DE SALONES COORDINADOR DE SITIO COORDINADOR DE SEGURIDAD COORDINADOR DE MUNICIPIO DELEGADO DACTILOSCOPISTA AUXILIARES DE ASEO COORDINADOR DE NODO JEFE DE SALN COORDINADOR DE SALONES DELEGADO (GENERAL Y ESPECFICO) COORDINADOR DE SITIO (ORGANIZACIN Y DESARROLLO DE LA APLICACIN) OFICINA DEL DELEGADO PROHIBIDO EL USO DE CELULARES SILENCIO BAOS HORA INICIO Y FIN PRIMERA Y SEGUNDA SESIN INSTRUCCIONES EXAMINADORES NOTIFICACIN DE EXAMINADORES PREGUNTA DE EXMENES DUDOSAS ACTA DE ANULACIN ACTA PARA EXAMINNDOS QUE NO PRESENTARON DOCUMENTO DE IDENTIDAD VALIDO ESTADSTICAS GENERALES DE LA APLICACIN INFORME PARA LA DIAN CORRECCIN DE DATOS FORMATO DE UBICACIN FORMATO DE NMINA

MANUALES

ACTAS DE COMPROMISO (En el reverso formato de evaluacin)

CREDENCIALES

INFORMES DE

AFICHES INFORMATIVOS

FORMATOS

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 OTROS DOCUMENTOS

DESCUENTO PARA LA ELABORACIN DE NMINAS ROTULOS PUERTA DE SALN RECIBO DE TRANSPORTE CUMPLIDO DE COMISIN CUADRO DE PRUEBAS O ESTRUCTURA DE LA PRUEBA INSTRUCCIONES ESPECFICAS REGLAMENTO DELEGADOS RESOLUCIN REQUISITOS DE EXAMEN

19.1.2. IMPRESOS CON INFORMACIN VARIABLE IMPRESOS CON INFORMACIN VARIABLE JEFE DE SALN COORDINADOR DE SALONES COORDINADOR DE SITIO COORDINADOR DE SEGURIDAD COORDINADOR DE MUNICIPIO DELEGADO DACTILOSCOPISTA 19.1.3. MATERIAL DE CONSUMO MATERIAL DE CONSUMO (Proporcionado por el ICFES) Esferos de tinta roja Esferos de tinta negra Lpices Marcadores Bolsas plsticas para hojas de respuesta Bolsa plstica grande Cauchos Cinta pegante Clips Bolsa Blancas con manijas Carpeta de yute Sobre de manila (tamao carta y oficio) Escarapelas (plsticos para las credenciales) 19.1.4. MATERIAL PARA EL DACTILOSCOPISTA MATERIAL PARA EL DACTILOSCOPISTA (Proporcionado por el ICFES)

56

KIT DACTOLOSCPICO

LUPA ALMOHADILLA BAYETILLA

19.1.5. MATERIAL PARA EL LECTOR MATERIAL PARA EL LECTOR (Proporcionado por el ICFES) PIZARRA METLICA DE 4 RENGLONES UN PUNZN 10 ACETATOS 1 TABLERO NEGATIVE 1 RODACHINA 1 ESTUCHE DE GEOMETRA (REGLA, COMPS, 2 ESCUADRAS UN TRANSPORTADOR)

KIT TIFLOLGICO

Los materiales de consumo, el kit para el dactiloscopista y el kit para el lector sern suministrados por el ICFES o un tercero. El contratista deber imprimir los siguientes elementos de acuerdo con las especificaciones mostradas a continuacin:
TIPO DE PAPEL No. De PGINAS FORMA DE IMPRESIN FIJA VARIABLE

CARPETA

PRESENTACIN

TINTAS

TAMAO

MANUALES: Para efectos de la oferta econmica del anexo 3, el proponente deber cotizar el manual en

presentacin plegado. No obstante dentro de la oferta deber presentarse cotizacin de cosido al lomo.
JEFE DE SALN PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS PLEGADO AL CENTRO 1X1 24 X 34 CERRADO 6. UNA CUARTILLA MS UNA HOJA ADICIONAL 6. UNA CUARTILLA MS UNA HOJA ADICIONAL 6. UNA CUARTILLA MS UNA HOJA ADICIONAL 6. UNA CUARTILLA MS UNA HOJA ADICIONAL X

COORDINADOR DE SALONES

PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS

PLEGADO AL CENTRO

1X1

24 X 34 CERRADO

COORDINADOR DE SITIO

PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS

PLEGADO AL CENTRO

1X1

24 X 34 CERRADO

COORDINADOR DE SEGURIDAD

PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS

PLEGADO AL CENTRO

1X1

24 X 34 CERRADO PARA PLEGADO:2 4 X 34 CERRADO. PARA COSIDO AL LOMO TAMAO CARTA

COORDINADOR DE MUNICIPIO

PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS

PLEGADO AL CENTRO O COSIDO AL LOMO

1X1

PARA PLEGADO 6. PARA COSIDO AL LOMO 10

57

DELEGADO

PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS

PLEGADO AL CENTRO Y COSIDO AL CABALLETE

1X1

24 X 34 CERRADO

DACTILOSCOPIS TA

PAPEL PERIDICO 48,8 GRMS

PLEGADO AL CENTRO

1X1

24 X 34 CERRADO.

10. DOS CUARTILLA MS UNA HOJA ADICIONAL 6. UNA CUARTILLA MS UNA HOJA ADICIONAL

ACTAS DE COMPROMISO (EN EL REVERSO FORMATO DE EVALUACIN) Acta de compromiso del Delegado Acta de compromiso Coordinador de sitio Acta de compromiso Coordinador de salones Acta de compromiso Coordinador de seguridad Acta de compromiso Jefe de saln Acta de compromiso Dactiloscopista Acta de compromiso Coordinador de municipio BOND 75 UNA HOJA SUELTA UNA HOJA SUELTA 1 X0 CARTA 1 X

BOND 75

1X1

CARTA

BOND 75

UNA HOJA SUELTA

1X1

CARTA

BOND 75

UNA HOJA SUELTA UNA HOJA SUELTA UNA HOJA SUELTA UNA HOJA SUELTA

1X1

CARTA

BOND 75

1X1

CARTA

BOND 75

1X1

CARTA

BOND 75

1X1

CARTA

CREDENCIALES Delegado Coordinador de sitio Coordinador de saln Coordinador de seguridad Coordinador de Nodo Jefe de saln Auxiliar Dactiloscopista MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS MAULE 120 GRMS EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA EMPACADO EN ESCARAPELA 1X0 1X0 1X0 1X0 1X0 1X0 1X0 1X0 INFORMES JEFE DE SALN COORDINADOR DE SALONES GENERAL ESPECFICO BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 HOJA SUELTA HOJA SUELTA HOJA SUELTA HOJA SUELTA 1X0 1X1 1 X1 1 X1 35 X 22 CARTA 35 X 22 35 X 22 2 2 2 2 X X X X 10 X 12 10.3 X 6.2 10.3 X 6.2 10.3 X 6.2 10.3 X 6.2 10.3 X 6.2 10.3 X 6.2 10.3 X 6.2 X X X X X X X X

58

GRMS ORGANIZACIN Y DESARROLLO DE LA APLICACIN

BOND 75 GRMS

HOJA SUELTA

1X1

CARTA

AFICHES INFORMATIVOS Oficina del Delegado ICFES Prohibido el uso de celulares Silencio Baos Hora inicio y fin primera y segunda sesin Instrucciones examinadores Formato de notificacin a examinadores Formato recepcin de informes a delegados Formato preguntas de examen dudosas Formato acta de anulacin Formato acta para examinandos que no presentan documento de identidad vlido Estadsticas Generales de la Aplicacin Formato Informe para la DIAN Formato de correccin de datos Formato de ubicacin Formato de nmina Formato de remuneracin de servicios tcnicos Formato rtulos de puerta de saln Recibo de transporte Cumplido de comisin Cuadro de pruebas Instrucciones especficas BOND 60 BOND 60 BOND 60 BOND 60 BOND 60 BOND 60 HOJA SUELTA PLEGADA HOJA SUELTA PLEGADA HOJA SUELTA PLEGADA HOJA SUELTA PLEGADA HOJA SUELTA PLEGADA HOJA SUELTA PLEGADO 2X0 2X0 2X0 2X0 32,5 X 50 32,5 X 50 32,5 X 50 32,5 X 50 X X X X

2X0 2X0 FORMATOS

47 X 68 47 X 68

X X

BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS

HOJA SUELTA

1X1

21,6 X 28 2 X

HOJA SUELTA

1X1

CARTA 2 X

HOJA SUELTA HOJA SUELTA

1X1 1X1

21,6 X 28 2 21,6 X 28 2 X X

HOJA SUELTA

1 X1

21,6 X 28 2 X

BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 BOND 75 GRMS BOND 75

HOJA SUELTA HOJA SUELTA HOJA SUELTA HOJA SUELTA HOJA SUELTA PLEGADO HOJA SUELTA HOJA SUELTA

1X0 1X1 1X1 1X1 1X0 1X1 2X0

21,5 X 28 2 35 X 25 35 X 25 2 21,6 X 28 35 X 25 21,6 X 28 2 21,6 X 28 2 X X 2 2 X X X 2 X X

OTROS DOCUMENTOS HOJA SUELTA HOJA SUELTA HOJA SUELTA PLEGADO AL CENTRO 1X0 1X0 1X0 1X1 21,5 X 14 14 X 9.5 21,6 X 28 22 X 28 ABIERTO 2 2 2 2 X X X X

59

Reglamento del delegado Resolucin de requisitos del examen

BOND 75 BOND 75

PLEGADO AL CENTRO PLEGADO AL CENTRO HOJA SUELTA PERFORADO PARA LEGAJAR HOJA SUELTA PERFORADO PARA LEGAJAR HOJA SUELTA PERFORADO PARA LEGAJAR HOJA SUELTA PERFORADO PARA LEGAJAR HOJA SUELTA PERFORADO PARA LEGAJAR

1X1

22 X 28 ABIERTO 22 X 28 ABIERTO

1X1

IMPRESOS CON INFORMACIN VARIABLE Carta solicitud de personal Frecuencia por sitio Formato visita a la planta fsica Carta de Presentacin Delegado Cuadro de aplicacin Listado de registro e identificacin Biblia Listado alfabtico Listado de puerta de saln BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS BOND 75 GRMS 1X0 21,5 X 28 2 1X0 21,5 X 28 2 1X0 21,5 X 28 APROX. DE 2 A 4 APROX DE 2A4 APROX DE 2A4 APROX. DE 2 A 8 X X

1X0

21,5 X 28

1X0

CARTA

HOJA SUELTA HOJA SUELTA PERFORADO PARA LEGAJAR HOJA SUELTA HOJA SUELTA

1X0

OFICIO

1X0 1X0 1X0

CARTA CARTA CARTA

VARIABLE 2 APROX. DE 2 A 4

X X X

20. EMPAQUE DE KITS DE APLICACIN El contratista recibir en su bodega destinada a procesos de empaque de kits, por parte del ICFES o de un tercero, todos los elementos necesarios para el armado y empaque de los kits diferentes a los impresos que el contratista deber producir (lpices, esferos, marcadores, cintas, escarapelas, y otros materiales de consumo). El contratista tendr que recibir estos elementos a satisfaccin bajo acta debidamente firmada y embodegar estos insumos para su posterior empaque. Los Kits de dactiloscopista y Kits tiflolgicos se reutilizan de una prueba a otra. En este caso, los kits de este estilo, que provengan de pruebas pasadas debern ser verificados, que estn completos y en perfecto estado para ser utilizados en la siguiente prueba. Los Kits que se encuentren deteriorados o incompletos debern ser debidamente relacionados. El ICFES enviar un funcionario que har auditora de estos elementos deteriorados y autorizar darlos de baja o autorizar la introduccin de los elementos que le hagan falta al kit. Los kits dados de baja debern ser retornados a instalaciones del ICFES y descontados del inventario del Contratista. Una vez est impreso el material que completa los elementos del kit, ya sea en su totalidad o parciales, el contratista deber adecuar un rea de empaque para este material. Esta rea no requiere adecuaciones de seguridad especiales dado que el material que maneja no es confidencial.

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El ICFES entregar al contratista la informacin con las cantidades de elementos a empacar en los kits en el Grupo 3. El contratista deber realizar un cronograma de trabajo para la recoleccin de ste material. En este cronograma se definir si se harn entregas parciales o si por el contrario se har en un solo da. El empaque de los kits deber priorizar los envos que requieren mayor tiempo de transporte. Se empacarn tres tipos de Kit diferentes y un material adicional para cada nodo: Kit de aplicacin (para el delegado). Kit para el coordinador de nodo. Kit para el coordinador de municipio. Material adicional para cada nodo.

Los materiales que contienen los kits de cada uno de los anteriores tipos son los mismos, varan las cantidades que se empacan de cada uno. 20.1. EMPAQUE DEL KIT DE APLICACIN (KIT DEL DELEGADO)

El Kit de aplicacin se compone de tres grupos de elementos: Carpeta del delegado Bolsa blanca para el delegado Sobre de manila La carpeta del delegado contiene una lista de formatos legajados en su interior y la bolsa blanca contiene otros elementos y el sobre de manila, que a su vez contiene dos formatos. Los contenidos de estos tres elementos se muestran en el siguiente numeral. Una vez armados, la carpeta del delegado se introduce dentro de la bolsa blanca para el delegado con el resto de los elementos de la bolsa. Para las instituciones que el ICFES solicite se debern empacar Kits dactiloscpicos y/o tiflolgicos. Estos se introducen en la bolsa blanca para el delegado junto con los dems elementos. 20.1.1. CONTENIDO DEL KIT DE APLICACIN
CARPETA DEL DELEGADO 1 por delegado Los siguientes elementos van legajados dentro de una carpeta de yute La escarapela ya debe tener la credencial adentro. Solo se debe introducir en la carpeta, no se debe legajar Rotulada como se muestra en el siguiente numeral

Informe General de aplicacin Informe Especfico de aplicacin Formato de notificacin a examinadores Formato preguntas de examen dudosas Formato acta de anulacin Formato Informe para la DIAN

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Formato de correccin de datos Formato de nmina Formato descuentos para la elaboracin de nminas Cuadro de pruebas o estructura de la prueba Biblia Listado alfabtico de usuarios Instrucciones especficas Carta solicitud de personal Frecuencia por sitio Formato visita a la planta fsica Cuadro de aplicacin Estadsticas Generales de la Aplicacin Resolucin de requisitos del examen Reglamento del delegado Acta de compromiso del Delegado Carta de Presentacin Delegado Informe de Coordinador de sitio (Organizacin y desarrollo de la aplicacin) Recibo de transporte Cumplido de comisin Credencial y escarapela Delegado SOBRE DE MANILA Dentro del sobre se introducen los siguientes dos listados. Cada uno de ellos puede tener varias pginas segn el tamao del saln Debidamente rotulada como se muestra en el siguiente numeral

LISTADO DE REGISTRO DE ASISTENCIA E IDENTIFICACION LISTADO PUERTA SALON BOLSA BLANCA PARA EL DELEGADO Dentro de la bolsa blanca con manijas se introducen los siguientes elementos Finalmente, se introducen la carpeta del delgado ya armada y el sobre de manila con los formatos ya adentro Ntese que las escarapelas deben empacarse ya con las credenciales dentro Debidamente rotulada como se muestra en el siguiente numeral

MANUAL DELEGADO MANUAL COORDINADOR DE SITIO MANUAL COORDINADOR DE SALONES MANUAL COORDINADOR DE SEGURIDAD MANUAL JEFE DE SALN MANUAL DACTILOSCOPISTA MANUAL DELEGADO MANUAL COORDINADOR DE SITIO MANUAL COORDINADOR DE SALONES MANUAL COORDINADOR DE SEGURIDAD MANUAL JEFE DE SALN MANUAL DACTILOSCOPISTA Acta de compromiso Coordinador de sitio Acta de compromiso Coordinador de salones Acta de compromiso Coordinador de seguridad Acta de compromiso Jefe de saln

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Acta de compromiso Dactiloscopista Acta para examinandos que no presentan documento de identidad vlido Credencial y escarapela Coordinador de sitio Credencial y escarapela Coordinador de saln Credencial y escarapela Coordinador de seguridad Credencial y escarapela jefe de saln Credencial y escarapela Auxiliar Credencial y escarapela Dactiloscopista Formato de ubicacin Rtulos puerta de saln Cuadro de pruebas o estructura de la prueba Instrucciones especficas Informe del Jefe de saln Informe Coordinador de salones Esferos de tinta roja Esferos de tinta negra Lpices Marcadores borrables Bolsas plsticas para hojas de respuesta Bolsa plstica grande (para delegado) Bolsa plstica grande (para coordinador de salones) Bandas de caucho Cinta pegante Clips KIT DACTILOSCPICO Este kit es entregado por el ICFES Se empaca dentro de la bolsa blanca para el delegado junto con los dems materiales para las instituciones que el ICFES indique

LUPA ALMOHADILLA BAYETILLA KIT TIFLOLGICO Este kit es entregado por el ICFES Se empaca dentro de la bolsa blanca para el delegado junto con los dems materiales para las instituciones que el ICFES indique

PIZARRA METLICA DE 4 RENGLONES 10 ACETATOS 1 TABLERO NEGATIVE 1 RODACHINA UN PUNZN 1 ESTUCHE GEOMETRA (1 REGLA, 1 COMPS, 2 ESCUADRAS Y 1 TRANSPORTADOR)

NOTA: Todas las escarapelas deben ser empacadas en la bolsa blanca completamente ensambladas, es decir, el impreso (credencial) ya debe estar dentro de la escarapela plstica, esto puede implicar al contratista un alistamiento de estos elementos previo al empaque del kits.

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20.2.

ROTULOS DEL KIT DEL DELEGADO

La carpeta, la bolsa blanca y el sobre de manila deben venir rotuladas con al menos las siguientes caractersticas: Rtulo de la Carpeta del Delegado

Rtulo del Kit y del sobre de manila (Se pegan en la bolsa blanca y en el sobre de manila)

Los rtulos deben contener el nombre de sitio completo. Debe tener espacio suficiente para un nombre de 80 caracteres con tamao de fuente no menor a 10 pts. 20.3. KIT PARA EL COORDINADOR DE NODO

El kit para el coordinador de nodo consta nicamente de una carpeta. El contratista deber empacar, para los nodos que el ICFES indique, los siguientes elementos empacados en carpeta de yute. CARPETA DEL COORDINADOR DE NODO Credencial y escarapela

1
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MANUAL DELEGADO MANUAL COORDINADOR DE SITIO MANUAL COORDINADOR DE SALONES MANUAL COORDINADOR DE SEGURIDAD MANUAL COORDINADOR DE MUNICIPIO MANUAL JEFE DE SALN Estadsticas Generales de la Aplicacin Recibo de transporte Cumplido de comisin Cuadro de pruebas o estructura de la prueba Instrucciones especficas Reglamento del delegado Resolucin de requisitos del examen 20.4.

1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 (Slo para una aplicacin) 1 (Slo para una aplicacin)

KIT PARA EL COORDINADOR DE MUNICIPIO

El kit para el coordinador de municipio consta nicamente de una carpeta. El contratista deber empacar, para los coordinadores de municipio que indique el ICFES, los siguientes empacados en carpeta de yute. CARPETA COORDINADOR DE MUNICIPIO Credencial y escarapela Manual Delegado MANUAL COORDINADOR DE SITIO MANUAL COORDINADOR DE SALONES MANUAL COORDINADOR DE SEGURIDAD MANUAL COORDINADOR DE MUNICIPIO MANUAL JEFE DE SALN Estadsticas Generales de la Aplicacin Recibo de transporte Cumplido de comisin Cuadro de pruebas o estructura de la prueba Instrucciones especficas Reglamento del delegado Resolucin de requisitos del examen FORMATOS 20.5. 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 1 1 1 (Slo para una aplicacin) 1 (Slo para una aplicacin) Una muestra de cada formato

MATERIAL ADICIONAL PARA CADA NODO

El material adicional para cada nodo es el material que el coordinador de nodo dispone para responder a imprevistos en los nodos. El ICFES indicar las cantidades a empacar de cada elemento para cada nodo. El empaque no tiene algn orden en particular.
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Este material se enviar al coordinador de nodo, antes de la aplicacin, en la fecha y el lugar que el ICFES indique. 20.6. ORGANIZACIN DE LOS KITS DE APLICACIN YA EMPACADOS

Los kits sern finalmente empacados en cajas de cartn debidamente rotuladas con su contenido y destino. Los kits se empacarn en orden y las cajas se numerarn en orden consecutivo. Las cajas debern tener el mayor nmero de kits posible para minimizar el nmero de cajas que el coordinador de nodo manejar en su reunin previa y el desperdicio de stas, pues el coordinador reparte los kits a sus delegados y las cajas no se utilizan ms. Las cajas de kits son de libre diseo por parte del contratista, al igual que el rtulo correspondiente. El ordenamiento del empaque de los kits deber tener en cuenta los siguientes requerimientos de entrega: Tabla Ordenamiento del Empaque de Kits KIT Kit de delegado ENTREGA

En el Nodo ICFES correspondiente* En un solo grupo en las instalaciones del ICFES en Kit para Coordinadores de Nodo Bogot. En un solo grupo en las Kit para Coordinadores de instalaciones del ICFES en Municipio Bogot. A el Nodo ICFES Material adicional para cada Nodo correspondiente *El nodo AGUADEDIOS se entrega en Bogot Tabla Nodos ICFES con Departamentos NODOS MEDELLN DEPARTAMENTOS QUE CONFORMAN EL NODO ANTIOQUIA CHOCO CALDAS MANIZALES QUINDIO RISARALDA BARRANQUILLA ATLNTICO

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MAGDALENA CARTAGENA VALLEDUPAR BOLIVAR CESAR LA GUAJIRA CRDOBA MONTERIA SUCRE HUILA NEIVA TOLIMA VILLAVICENCIO TUNJA CALI TULUA POPAYN PASTO BUCARAMANGA CUCUTA BOGOT AGUA DE DIOS META BOYACA VALLE TULUA CAUCA NARIO SANTANDER NTE. DE SANTANDER BOGOT CUNDINAMARCA (CON ANTIGUOS TERRITORIOS NACIONALES)

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PARTE II DISTRIBUCIN, RECOLECCIN, DESEMPAQUE, DESTRUCCIN Y CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMEN DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN DEL MATERIAL DE KITS DE APLICACIN PAGO DE GASTOS RELACIONADOS CON LA APLICACIN DE LAS PRUEBAS DIVISIN DE PROCESOS LOGSTICOS
21. SUPERVISIN DEL EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN Como se explic en el numeral 4 de la PARTE I, la divisin de procesos logsticos del contratista tendr la responsabilidad de recibir a satisfaccin los materiales empacados por la divisin de procesos de impresin. Para que el proceso de empaque pueda llevarse a cabo, la divisin de procesos logsticos del contratista deber, en primer lugar, realizar el ordenamiento del material de examen por salones en tulas y cajas. De esta manera, la divisin de procesos logsticos del contratista deber mostrar en su propuesta los siguientes dos puntos respecto al empaque del material de examen: Una descripcin detallada de la forma en que va a hacer el ordenamiento de los paquetes de salones en tulas y cajas. Como mnimo deber mostrar las codificaciones que utilizar para paquetes, tulas y cajas, el nmero de cuadernillos que empacar por tula y la codificacin que dar a las tulas y cajas vacas. Una descripcin detallada del proceso de supervisin que utilizar para garantizar el correcto empaque del material de examen de cada uno de los usuarios de acuerdo con la informacin suministrada inicialmente por el ICFES.

En particular, el sistema utilizado para de supervisin del empaque deber garantizar que: Para cada uno de los usuarios el cdigo del cuadernillo coincida con el cdigo de la hoja de respuesta. Los paquetes de cuadernillos correspondan a los listados en el acta de sesin y a los listados en la biblia entregada por el ICFES. Los paquetes de cuadernillos se encuentran empacados en el orden que describe el acta de sesin. El acta de sesin se encuentra empacada con el paquete de cuadernillos correspondiente Los paquetes de cuadernillos estn empacados en las tulas y cajas correspondientes. El registro y control del nmero del precinto utilizado para cerrar cada tula. Es decir, debe llevar una relacin del nmero de precinto con que se cerr cada tula. Las cantidades empacadas de precintos y tulas y cajas vacas adicionales para el correcto retorno de los materiales son las correctas.

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La lectura de material de examen se puede continuar en caso de encontrarse alguna inconformidad en la verificacin del empaque y as no parar el funcionamiento de toda la lnea mientras se corrige el error.

La divisin de procesos logsticos del contratista deber proporcionar el equipo de trabajo que lleve a cabo estos controles. Para cada una de las pruebas el contratista deber hacer auditora al 100% de las cajas, verificando que su contenido sea el correcto antes de ser cerradas por completo. El proceso que el contratista proponga para el empaque del material de examen deber estar en capacidad de generar reportes del avance en el nmero de lectura cada 6 horas indicando el nmero de usuarios empacados. Estos reportes debern ser comunicados al ICFES tan pronto se generen. El resultado de esta supervisin del proceso de empaque ser la recepcin a satisfaccin del material de examen por parte de la divisin de procesos logsticos del contratista. Dicha entrega se har en el pas del material del rea de empaque a la bodega de material ya empacado. El material ya supervisado se almacenar en la bodega que la divisin de procesos dedic para los procesos logsticos junto a su rea de empaque. A partir de este punto el material de examen estar bajo custodia de la divisin de procesos logsticos del contratista. El ICFES realizar auditora permanente al proceso de empaque. El contratista deber disponer de los recursos necesarios para corregir inmediatamente cualquier inconformidad con el material de examen, los medios de empaque o el empaque de las pruebas. 21.1. MULTA RESPUESTA POR ERROR EN LA COINCIDENCIA DE HOJAS DE

Se aplicar la siguiente multa al contratista por cada empaque por usuario donde no coincida el cdigo del cuadernillo con el de la hoja de respuesta. El valor de la multa ser descontado del valor del proceso facturado por el contratista. MULTA $ 500.000 por cada usuario a quien no le coincida el cdigo del cuadernillo con el cdigo de la hoja de respuesta, incluyendo cuadernillo de respuesta abierta si aplica.

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21.2.

MEDIOS DE EMPAQUE

El contratista deber garantizar que los medios de empaque del material de examen cumplen como mnimo con las siguientes caractersticas: Las bandas de caucho para sujetar los paquetes de cuadernillos debern tener mnimo 5 cm de ancho y 9 cm de largo. La tula deber como mnimo contar con las siguientes especificaciones: Tabla Especificaciones Tcnicas Tula TULA Dimensiones De acuerdo a las necesidades de empaque. Sin embargo, consideramos que el mejor tamao para todas las pruebas es de 31cm x 24cm x 45 cm (largo, ancho, alto) Vinilo transparente calibre 8 - Impermeable - Transparente - Que se pueda cerrar con precintos de seguridad con mnimo 2 agujeros por cara, protegidos con aro metlico. - Bolsillo interno ubicado en la cara de mayor longitud donde se pueda introducir el rtulo con la identificacin del contenido de la misma. Este bolsillo deber tener como mnimo 2 cm de holgura a lo largo y a lo ancho respecto al rtulo que contenga - Tamao y fuente fcilmente legibles - Deber contener la informacin indicada en el numeral 4 de la PARTE I

Material Diseo

Rtulo

Las cajas que contendrn las tulas debern contar como mnimo con las siguientes especificaciones: Tabla Especificaciones Tcnicas Cajas CAJAS Dimensiones De acuerdo a las necesidades de distribucin teniendo en cuenta el tamao de los cuadernillos, la cantidad de cuadernillos por tula y el nmero de tulas por caja. Sin embargo, sugerimos cuatro tamaos distintos. Caja mini 30 cm x 26 cm x 20 cm (largo, ancho, alto) Caja pequea 32 cm x 26 cm x 34 cm (largo, ancho, alto) Caja grande 50 cm x 32 cm x 34 cm (largo, ancho, alto) - Caja mini y pequea: Cartn corrugado de calibre C540K segn norma Icontec NTC 452. - Caja grande: Cartn corrugado de doble pared de designacin 1050 (tipo D7K) segn norma Icontec NTC 452.

Material

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Rtulo

- Papel adhesivo - Tamao de fuente no menor a 10 - Deber contener la informacin indicada en el numeral 4 de la PARTE I mnimo con las siguientes

El precinto de seguridad deber contar como especificaciones segn norma tcnica ISO PAS 17172:

Tabla Especificaciones Tcnicas Precinto de Seguridad PRECINTO DE SEGURIDAD Dimensiones Correa de 27 cm de fcil aplicacin y remocin Polipropileno de alta densidad Material - Correa dentada Rtulo - Sin lnea de ruptura fcil Numeracin - 7 caracteres alfanumricos - Numeracin estampada al calor en la etiqueta - Adhesivo con numeracin y cdigo de barras correspondiente Nota: El Contratista deber certificar que sus precintos cumplen con norma de calidad ISO PAS 17172. El contratista deber adjuntar esta certificacin cada vez que realicen la compra de precintos. El cerrado de la caja deber ser con cinta adhesiva de 48 mm de ancho y no deber obstruir la visibilidad de los rtulos. 21.3. INSTALACIN TECNOLGICA PARA LA SUPERVISIN PROCESO DE EMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN DEL

La instalacin tecnolgica que el contratista proponga deber contar con los equipos electrnicos, software y personal necesario para concluir satisfactoriamente los procesos anteriormente mencionados en los tiempos acordados con el ICFES. Como mnimo la instalacin tecnolgica del contratista deber contar con: Un software que controle sus procedimientos de: o Supervisin del empaque de cuadernillos y hojas de respuesta en su coincidencia. o Bodegaje de material ya empacado. o Despacho en bodega y entrega de material en los sitios de aplicacin. Soporte tcnico 24 horas durante el desarrollo de los procesos de empaque y conteo de hojas de respuesta.

Este software debe permitir:

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Realizar la distribucin de los cuadernillos en paquetes por saln y estos a su vez en tulas y cajas para el empaque. Verificar la coincidencia del cdigo ICFES del cuadernillo con el cdigo de la hoja de respuestas ya sea utilizando cdigo de barras o una tecnologa superior. Garantizar la integridad de la informacin entregada por el ICFES. Generar reportes estadsticos del avance del proceso de verificacin por usuario cmo mnimo cada 6 horas. Estos reportes debern ser consolidados y enviados al ICFES por internet como se muestra a continuacin:

22. DISTRIBUCIN, RECOLECCIN Y DESEMPAQUE DEL MATERIAL DE EXAMEN 22.1. DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN

Una vez empacado el material de examen, ya sea en cantidades totales o parciales, el contratista iniciar el proceso de distribucin.

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El material ser recogido en las instalaciones de empaque y bodegaje del material de examen del contratista, de ah iniciar la distribucin a los nodos y sitios de aplicacin que el ICFES indique. Los cuadernillos debidamente empacados en tulas y cajas de cartn, deben ser transportados con todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar el manejo estrictamente confidencial y de seguridad del material. Cuando se abran las cajas de material de examen en el sitio de aplicacin, el nmero de sello debe coincidir con el nmero de sello del documento. El material de examen lo entregar el operador logstico, antes de iniciar cada sesin, a cada delegado del ICFES en la cantidad, ciudad, sitio, da y hora establecidos por el ICFES para la realizacin de las pruebas. El principio de simultaneidad debe cumplirse en la entrega y recepcin del material de examen, de acuerdo con los horarios que informe el ICFES, estos estn relacionados con la citacin de los usuarios que presentarn las pruebas y no pueden ser modificados por ningn motivo. En cada sitio deber permanecer como mnimo un representante de procesos logsticos del contratista por cada 650 alumnos que presenten la prueba en ese sitio. Este representante acompaar la aplicacin y responder por la entrega, recepcin y seguridad del material de examen y el diligenciamiento de los recibos quede constancia del manejo de este material. Las funciones de este representante y los procedimientos del da de aplicacin se encuentran descritos en el Anexo X.X Manual del representante del operador logstico. El contratista deber garantizar que todos sus delegados conocen estas funciones. Media hora despus de iniciada cada sesin y cuando el delegado del ICFES lo indique, el representante de procesos logsticos del contratista recibir y contar los cuadernillos y las hojas de respuestas de los examinandos ausentes, este material lo empacar en una tula y la sellar, as mismo la custodiar hasta finalizar cada sesin de examen. El delegado del ICFES solicitar al representante del contratista este material para incorporar los cuadernillos a los salones originales y las hojas de respuestas a la tula marcada para este material. Una vez finalice cada sesin, en el respectivo sitio de examen, el delegado del ICFES recibir y contar la cantidad de hojas de respuestas y de cuadernillos de examen por saln y en este mismo momento igualmente ser contado este material por el representante de procesos logsticos del contratista. Las hojas de respuestas sern entregadas por el delegado del ICFES, en el orden que el ICFES establezca, al delegado del operador logstico, quien proceder a empacarlas en tulas transparentes, identificadas con un rtulo con cdigo de barras y las sellar con sus respectivos precintos de seguridad. Se realizar el empaque de los cuadernillos en las mismas tulas de seguridad en que se recibieron y en el mismo orden, se sellarn con los sellos de seguridad y los nmeros de estos, tanto de la bolsa de seguridad que contiene las hojas de respuestas como las que contiene los cuadernillos de examen, se relacionarn en el recibo de entrega y recoleccin de este material. Posteriormente las transportar en cajas de cartn, hasta sus instalaciones en la ciudad de Bogot.

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Mediante comunicacin que enviar la Subdireccin de Aplicacin de Instrumentos, con la debida antelacin, se dar a conocer la informacin para la entrega del material de examen a fin de cumplir con las fechas pactadas para su posterior entrega. Un da hbil despus de terminada la aplicacin, el contratista deber transportar de forma segura al ICFES 5 ejemplares del original de cada uno de los instrumentos de evaluacin, correctamente empacados, en tula plstica, sellada con precinto de seguridad y en caja vinipelada. 22.1.1. RECIBOS DE CONTROL PARA LA DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN A continuacin se relaciona una serie de formatos que debe tener en cuenta el contratista de logstica como planillas de control para llevar a cabo el objeto del contrato, los cuales no hacen parte de la oferta econmica, y que deben ser entregados al impresor para el respectivo empaque de acuerdo a las instrucciones del ICFES. Estos formatos son de libre diseo por parte del proponente. El proponente con la oferta debe entregar una muestra de cada uno. 22.1.1.1. RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN Tamao: Papel: Impresin: 21,5 X 28 centmetros (Tamao carta) Bond blanco de 60 gramos de peso por metro cuadrado. Anverso una tinta Presentacin: Hojas sueltas

Un formato de control por sitio de aplicacin y por sesin, con cuatro copias, la parte superior, de ste formato, debe tener la informacin del sitio de aplicacin, el total de tulas y el total de cuadernillos a entregar y la relacin de los nmeros de los precintos de seguridad de cada tula, lo anterior para tener control cuando el encargado del distribuidor logstico le entrega el material de examen al delegado ICFES. En la parte inferior tendr el espacio para relacionar la cantidad de hojas de respuestas devueltas y cantidad de cuadernillos y los nmeros de los sellos de seguridad utilizados para sellar las tulas, esta parte se diligencia cuando finaliza cada sesin del examen y se ha contado todo el material. Este formato se diligencia en original y copia, al inicio y al final de cada sesin de examen, su diligenciamiento ser refrendado en cada sesin tanto con la firma del delegado del ICFES y del encargado por parte del distribuidor logstico. 22.1.1.2. FORMATO PARA EL CONTROL DE HOJAS DE RESPUESTA Tamao: Papel: 21 X 14 centmetros Bond blanco de 60 gramos de peso por metro cuadrado.

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Impresin:

Anverso una tinta Presentacin: Hojas sueltas

Un formato de control por sitio de aplicacin y por sesin. En este formato el delegado del ICFES y el encargado del logstico, registran la cantidad de hojas de respuestas que el delegado ICFES le est entregando al encargado del distribuidor logstico, en este formato se registra el total de hojas de respuestas de presentes, ms total hojas de respuestas de ausentes y ms total hojas de respuestas de anulados, dando esta suma el total hojas de respuestas que el ICFES recibi con los cuadernillos al inicio de la sesin del examen. Este formato se diligencia en original y copia, su diligenciamiento ser refrendado con la firma del delegado del ICFES y del encargado por parte del distribuidor logstico. 22.1.1.3. FORMATO PARA EL CONTROL DE CUADERNILLOS DE AUSENTES Tamao: Papel: Impresin: 21 X 14 centmetros Bond blanco de 60 gramos de peso por metro cuadrado. Anverso una tinta Presentacin: Hojas sueltas

Un formato de control por sitio de aplicacin y por sesin. En este formato el delegado del ICFES y el encargado por parte distribuidor logstico, registran la cantidad de cuadernillos de ausentes que se recogen en cada saln de examen y que el delegado ICFES le entregar el encargado del distribuidor logstico, en este formato se registra el total por saln, el total por sitio de aplicacin y el nmero del sello de la tula utilizada para asegurar estos cuadernillos. Este formato se realiza en original y copia, su diligenciamiento ser refrendado con la firma del delegado del ICFES y del encargado por parte distribuidor logstico. 22.1.1.4. PLANILLA DE CONTROL Tamao: Papel: Impresin: Presentacin: Carta Bond blanco de 60 gramos de peso por centmetro cuadrado. Anverso una tinta Hojas sueltas

Una planilla de control por sitio de aplicacin y por sesin. En esta planilla el delegado del ICFES deber registrar la hora exacta en que el distribuidor logstico entrega el material de examen en cada sesin, igualmente la hora en que paga la nmina, el diligenciamiento ser refrendado con la firma del delegado del ICFES y del encargado por parte distribuidor logstico.

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22.2. SELECCIN Y CAPACITACIN DE REPRESENTANTES DEL CONTRATISTA PARA PROCESOS LOGSTICOS Como mnimo los delegados del operador debern ser bachilleres, mayores de edad y ser contratados de acuerdo a las leyes laborales vigentes. Para garantizar la correcta ejecucin de los procesos mencionados en la Parte II del presente anexo el contratista deber garantizar la correcta capacitacin de sus representantes que irn a cada uno de los sitios donde se realice la aplicacin de las pruebas. Estos representantes debern estar capacitados en: Procedimientos de entrega y recoleccin del material de examen. Protocolos de seguridad para custodia y manipulacin del material. Procedimientos para el pago de nmina. Manejo de contingencias.

El contratista deber evaluar previo a cada prueba a sus representantes en el conocimiento detallado de los anteriores cuatro puntos y deber mostrar los resultados detallados de esta evaluacin al ICFES. Para cumplir lo anterior, el proponente deber mostrar en su oferta los siguientes puntos: Metodologa de capacitacin de sus representantes en todo el territorio nacional. Recursos utilizados en la capacitacin en todo el territorio nacional. Metodologa de evaluacin.

El ICFES podr intervenir y hacer parte de las capacitaciones que el contratista realice. El contratista deber permitir a los coordinadores de nodo del ICFES hacer supervisin de la capacitacin del contratista en todo el pas. Igualmente, el ICFES podr solicitar al Contratista antes de cada prueba suministrar las hojas de vida de los representantes a utilizar. 8.3. COBERTURA Para garantizar el desarrollo de los procesos logsticos el proponente debe contar con una amplia red de distribucin en ciudades, municipios y zonas rurales donde el ICFES requiere realizar la aplicacin de las pruebas, con la infraestructura fsica (instalaciones, cmaras, alarmas, personal de vigilancia, vehculos, centrales y radios de comunicacin, etc.) adecuada para la operacin. El ICFES opera la aplicacin de las pruebas mediante la distribucin geogrfica de NODOS desde los cuales se atiende a todo el pas. El proponente debe contar como mnimo con oficinas o regionales ubicadas en las siguientes ciudades:

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NODOS MEDELLN MANIZALES BARRANQUILLA CARTAGENA VALLEDUPAR MONTERIA NEIVA VILLAVICENCIO TUNJA CALI POPAYN PASTO BUCARAMANGA CCUTA BOGOT

En caso de presentarse un servicio adicional el contratista debe estar en capacidad de atenderlo de inmediato. 8.3.1. REQUERIMIENTOS EN BODEGA PRINCIPAL La bodega principal en la que el contratista desarrolle los procesos logsticos podr ser adyacente al rea de empaque de material de examen. Deber contar con las siguientes caractersticas: rea de bodegaje para uso exclusivo de material del ICFES, aislada fsica y visualmente, de piso a techo, de los dems materiales que se encuentren en la bodega. El material con que se asle el rea deber ser lo suficientemente duro y grueso para evitar agujeros, huecos o cualquier oportunidad de extraer material o informacin. No se podr realizar el aislamiento con mallas plsticas o telas. El acceso a esta bodega ser con candado y clave. Circuito cerrado de TV El rea de recepcin de material deber estar aislada fsicamente, al menos por una malla metlica de cualquier material de otros clientes del contratista. Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas. El ordenamiento se har en RACKS. Se requiere de un montacarguista para manipular los RACKS. Los racks sern divididos por zonas geogrficas del pas.

El contratista deber contar en bodega principal con el personal necesario para garantizar los tiempos del proceso. Como mnimo deber contar con:

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Un montacarguista que atienda exclusivamente las rutinas del ICFES durante los procesos de cargue y descargue de material en los racks. 4 operarios para el cargue del material. 1 guardia de seguridad que vigile el cargue y descargue de materiales al vehculo de transporte y 1 en la puerta de la bodega que se dedic a materiales ICFES mientras se realiza este proceso. Siempre que se abra la bodega del ICFES deber haber un 1 guardia de seguridad vigilando el proceso.

8.3.2. REQUERIMIENTOS EN BODEGAS NODO Las bodegas en los nodos de distribucin debern contar con las siguientes caractersticas: rea de bodegaje para uso exclusivo de material del ICFES, aislada fsicamente, de piso a techo, de los dems materiales que se encuentren en la bodega ya sea con malla de acero o con enrejado. El acceso a esta bodega deber ser como mnimo con candado. Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas.

Ya sea en bodega principal o en bodega nodo el material de examen del ICFES no podr almacenarse, en ningn momento, junto a materiales de otros clientes del contratista. Siempre tendr que estar almacenado en su totalidad en bodegas con las condiciones anteriormente descritas. De igual manera, el material del ICFES nunca podr ser almacenado directamente en el piso. Siempre deber ser ubicado sobre estibas o una estructura similar. El contratista deber mostrar en su propuesta los protocolos de seguridad que utilizar durante la distribucin en nodos. Como mnimo deber tener en cuenta: Siempre deber haber un guardia de seguridad vigilando el flujo de cajas desde la bodega del ICFES hasta el vehculo de transporte. Los materiales nunca deber ser dejados desatendidos durante el cargue y descargue Durante el cargue y descargue los materiales del ICFES no podrn ser dejados junto a materiales de otros clientes del contratista. Es decir,

El proponente deber demostrar las anteriores condiciones diligenciando el ANEXO 9 debidamente suscrita por el representante legal, en la cual hace constar que las regionales o, en su defecto, las oficinas con que cuente para cumplir con la cobertura requerida por el ICFES y evidencia de las condiciones de seguridad con que cuenta su bodega principal y sus bodegas nodos. El contratista deber mostrar en su propuesta los planos con las condiciones de almacenamiento y de seguridad en bodega principal y bodegas nodos. Estos planos debern contener las dimensiones de las bodegas y los esquemas de seguridad que se instalarn en las bodegas.

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8.4. INSTALACIN TECNOLGICA PARA DISTRIBUCIN Y RECOLECCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN. El contratista deber estar en capacidad de mostrar al ICFES el detalle del desarrollo de la distribucin y recoleccin del material de examen. Para esto, el contratista deber disponer de un sistema de trazabilidad de su proceso logstico que permita al contratista y al ICFES conocer el estado de los envos a los sitios de aplicacin a nivel nacional desde que el material sale de la bodega de material ya empacado hasta que es recibido en los sitios de aplicacin. Para realizar esta trazabilidad el contratista deber establecer puntos de control en las rutas desde su bodega principal hasta las bodegas nodo y desde las bodegas nodo hasta los sitios de aplicacin. El sistema de trazabilidad que el contratista proponga deber permitir: Que para los envos terrestres, los conductores informen su posicin y el estado de la mercanca en puntos de control a lo largo del trayecto. Que el conductor del contratista o el representante en cada sitio informe el estado de la entrega del material: Cumplido o novedad. El reporte del cumplido de entrega podr ser cmo mnimo por mensaje de texto o similar. Que el ICFES pueda ver la anterior informacin de los envos a los sitios de aplicacin de forma ordenada y actualizada.

Para cada nodo, sistema consolidar la informacin y la enviar por internet al ICFES como se muestra a continuacin:

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8.5. PROTOCOLO DE SEGURIDAD PARA EL TRANSPORTE DEL MATERIAL DE EXAMEN El contratista deber incluir en sus protocolos de transporte del material de examen, como mnimo, lo siguiente: Idealmente, los vehculos en que se transporte el material de examen slo lo podrn hacer en horas del da. De 6:00 am a 6:00 pm Para los envos en que el vehculo deba pernoctar slo lo podr hacer en sitios previamente establecidos por el contratista y que garanticen la seguridad del material. Los conductores debern reportar su posicin y el estado de la mercanca en los puntos de control establecidos por el contratista

23. CONSECUCIN DE SITIOS DE APLICACIN El Contratista deber presentar en su propuesta una estrategia para la consecucin de los sitios de aplicacin en las diferentes ciudades y municipios indicados en el Anexo XX. El ICFES facilitar la base de datos donde se encuentra la informacin de contacto de las instituciones educativas que han sido utilizadas en aplicaciones pasadas. Esta base de datos contiene el nmero de salones por institucin, la capacidad de estos salones y datos generales de contacto. Para la consecucin de los sitios de aplicacin el contratista deber realizar las siguientes labores: Contactar a las instituciones educativas que sean necesarias en cada municipio segn el nmero de alumnos que presentar la prueba, y solicitar, en nombre del ICFES, el uso sus instalaciones para la aplicacin de la prueba. Una vez aprobado el uso de la institucin, verificar que las condiciones fsicas del sitio de aplicacin son ptimas para el desarrollo de la prueba. Esta verificacin debe asegurar las siguientes condiciones: Que la informacin real de la institucin coincide con la informacin consignada en la base de datos del ICFES. Que la capacidad de los salones es la adecuada para el nmero de estudiantes que van a presentar la prueba en ese sitio. Que en cada saln haya una organizacin de pupitres en hileras mirando en la misma direccin y con una distancia entre hileras mayor a 80cm y que hay espacio para el jefe de saln (jefe de saln es el aplicador del ICFES que cuida cada saln). Que los pupitres son adecuados para presentar la prueba cmodamente. Es decir, que no son pupitres de preescolar, que no se encuentran daados o con cualquier condicin que no permita la correcta aplicacin de la prueba por parte del usuario. Que ningn saln a utilizar se encuentra al aire libre. Todos los salones deben estar cerrados por paredes.

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Que los baos se encuentran en estado adecuado para prestar servicio durante la aplicacin Que la iluminacin, ventilacin y condiciones fsicas del saln son adecuadas. Es decir, que no haya ventanales rotos, goteras, salones inundados, con ventilacin acorde al clima del rea, etc. Que la nomenclatura de los salones coincide con la descrita en la base de datos del ICFES. Que el sitio tenga vas de acceso que permitan a los alumnos llegar a presentar la prueba sin problemas. Que el sitio se encuentra rodeado por un ambiente tranquilo que permita a los usuarios realizar la prueba sin perturbacin. Que no haya ningn tipo de ruido excesivo o distraccin visual que venga desde el exterior. A partir de la anterior verificacin, el contratista deber actualizar el detalle de la informacin que no coincide con la base de datos del ICFES. En caso de no poder hacer uso de las instalaciones de la institucin educativa del municipio o ciudad, el contratista deber recurrir a otros espacios donde se pueda aplicar la prueba (Alcaldas, parroquias, edificios del gobierno, bibliotecas, salones deportivos, etc.) siempre garantizando las anteriores condiciones. En este caso, el sitio utilizado deber ser adicionado a la base de datos del ICFES para posteriores aplicaciones. En caso de definitivamente no poder encontrar un sitio apropiado para la aplicacin, el contratista deber concertar con el ICFES una estrategia para llevar a cabo la aplicacin. Una vez validadas las condiciones del sitio de aplicacin el contratista enviar una comunicacin al rector de la institucin o al responsable respectivo describiendo la siguiente informacin: Confirmacin de que se va a hacer uso de las instalaciones Listado de los salones o espacios que se utilizarn y el nmero de usuarios asignados a cada uno de estos salones o espacios utilizados. Requerir que la fotocopiadora y la cafetera de la institucin (si hay) se encuentren selladas durante todo el da de aplicacin. Requerir la confirmacin y el compromiso de la institucin de facilitar sus instalaciones para la prueba. Requerir que la institucin proporcione 1 auxiliar de aseo por cada 4 salones utilizados en la institucin, adjuntando los datos personales (nombre y cdula) de las personas a contratar. Cualquier otra informacin que sea relevante comunicar al sitio de aplicacin. El contratista deber estar en capacidad de responder a cualquier eventualidad (incumplimiento por parte de la institucin, desastres naturales, etc.). Deber poner todos los medios a su disposicin para conseguir los sitios de aplicacin adecuados. El resultado de este proceso deber ser la entrega por parte del contratista de:

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Un listado con las instituciones que cumplen con las caractersticas arriba enunciadas asignadas a cada municipio, especificando los salones utilizados por institucin y el nmero de alumnos asignados a cada saln. Un listado con las personas que sern auxiliares de aseo por institucin. Adicionalmente, en su propuesta econmica, el contratista oferente deber cotizar el valor adicional de ofrecer a cada sitio de aplicacin una pliza que cubra cualquier dao a las instalaciones ocurrido a causa de la aplicacin. 24. DISTRIBUCIN Y RETORNO DE MATERIAL DE KITS 24.1. SUPERVISION DEL EMPAQUE DE KITS DE APLICACIN

La divisin encargada de los procesos logsticos del contratista deber garantizar que los kits se encuentran correctamente armados de acuerdo a la informacin entregada por el ICFES. El resultado de esta supervisin ser la recepcin a satisfaccin bajo acta debidamente firmada de los kits a de aplicacin por la divisin encargada de los procesos logsticos. 24.2. DISTRIBUCION DEL MATERIAL DE KITS

El material de kits no se considera material confidencial, por lo tanto no requiere transporte con condiciones de seguridad especiales. Sin embargo, el contratista podr transportar el material de kits junto con el material de aplicacin. El contratista entregar los kits de aplicacin en la cantidad, ciudad, sitio, da y hora establecidos por el ICFES. A diferencia del material de examen, que se entrega en los sitios de aplicacin, la entrega del material de kits se har en las ciudades nodos, en los sitios que designe el ICFES y a los funcionarios que designe el ICFES, para su utilizacin en las reuniones previas a la prueba. El xito del proceso de distribucin efectiva de kits depende de la comunicacin que los coordinadores de nodo del ICFES tengan con los coordinadores regionales del contratista. Por esto, el contratista deber enviar al ICFES, al iniciar la distribucin de los materiales de cada prueba, los datos de contacto de sus coordinadores de envos regionales. En muchos casos, los sitios dnde se necesita que lleguen los kits se consiguen pocos das antes de la aplicacin, puede haber cambios de ltima hora en las reuniones previas de capacitacin, el horario en que las instituciones pueden recibir el material puede ser especfico, etc. Las situaciones que pueden ocurrir son diversas y tendrn que ser atendidas por los coordinadores regionales del contratista. 24.3. RECOLECCION Y RETORNO DE MATERIAL DE KITS

Una vez finalice la ltima sesin el da de la prueba, el delegado del ICFES deber entregar al representante del operador logstico, de forma inventariada los siguientes elementos: KIT PARA DACTILOSCOPISTA. KIT PARA EL LECTOR O KIT TIFLOLGICO (INCLUYE KIT DE GEOMETRA).

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Estos elementos deben ser empacados en una caja, enviados a las instalaciones del operador logstico en la ciudad de Bogot y posteriormente enviados a la bodega donde el contratista empaca los kits para ser tenidos en cuenta en la siguiente aplicacin. Los elementos de consumo se dejarn en los sitios de aplicacin y los informes de los delegados con los documentos soportes de la aplicacin, los recibirn los coordinadores de nodo el da lunes y martes despus de la aplicacin, los empacarn en cajas de cartn y se los entregarn al operador logstico en cada sede nodo para su retorno a Bogot. Los otros insumos de papelera sern entregados por el Delegado del ICFES a los planteles educativos donde se lleve a cabo la prueba. Al finalizar la ltima prueba del ao cualquier excedente de elementos de los kits debern ser retornados a instalaciones del ICFES debidamente empacados e inventariados. 24.4. REGISTRO DE DEVOLUCIN DE KITS

El contratista deber tener en cuenta el siguiente formato para llevar registro de los materiales de Kits devueltos el da de la aplicacin. Este formato no hace parte de la oferta econmica, y deber ser utilizado por el representante del operador el da de la aplicacin de la prueba. 24.4.1. FORMATO DE DACTILOSCPICO DEVOLUCIN DE KIT TIFLOLGICO Y

Tamao: Papel: Impresin: Presentacin:

21 X 14 centmetros. Bond blanco de 60 gramos de peso por metro cuadrado. Anverso una tinta. Hojas sueltas.

Un formato, con dos copias, por sitio de aplicacin donde se distribuyan kits tiflolgicos, dactiloscpicos o de geometra. En esta planilla el delegado del ICFES y el represente del operador logstico registran las cantidades de kits dactiloscpicos, tiflolgicos y de geometra entregados por el delegado del ICFES al encargado del distribuidor logstico al finalizar la prueba. Cada kit deber tener discriminada la cantidad de elementos que lo componen y un espacio de observaciones para anotar novedades en el estado del mismo. El diligenciamiento del formato ser refrendado con la firma del delegado del ICFES y el encargado por parte del distribuidor logstico. Este formato es de libre diseo por parte del proponente. El proponente deber entregar una muestra del mismo con la oferta.

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25. DESEMPAQUE, LECTURA Y ALMACENAJE DE HOJAS DE RESPUESTA, CUADERNILLOS DE RESPUESTA ABIERTA Y LISTADOS DE ASISTENCIA. Para este proceso el contratista deber adecuar en sus instalaciones dos reas de uso exclusivo del ICFES: Bodega para material de examen: En esta bodega se almacenarn los cuadernillos que retornan de las aplicaciones rea de lectura y almacenaje de hojas de respuesta: En este espacio el contratista abrir las cajas y tulas con hojas de respuesta bajo autorizacin de un funcionario del ICFES. Se realizar la lectura ptica de las hojas de respuesta y su almacenaje. El flujo de materiales de estas reas se muestra a continuacin: Flujo de materiales en la bodega principal del contratista

Una vez llegue el material de examen a la bodega principal del contratista, se separarn las cajas de cuadernillos y las de hojas de respuesta. Las cajas con cuadernillos sern enviadas a la bodega de material de examen, mientras que las cajas con hojas de respuesta sern enviadas al rea lectura y almacenaje de hojas de respuesta. Las actividades dentro del rea de lectura se organizarn de la siguiente manera:

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El contratista deber dedicar dos tipos de personal para este proceso. Operarios de desempaque que se encarguen exclusivamente de abrir, las tulas, reportar novedades y entregar las hojas por institucin a los operarios de lectura. Y, operarios de lectura, encargados de recibir las hojas de respuesta por institucin, realizar la lectura de las hojas en las mquinas respectivas y almacenarlas adecuadamente. El ICFES proporcionar las mquinas de lectura ptica y el profesional de lectura que liderar y supervisar el proceso. El contratista deber cotizar el valor total y unitario de 6 operarios de lectura que apoyen el proceso. Esta cantidad de operarios requeridos puede variar dependiendo de los picos de trabajo que se presenten durante el proceso. Estos operarios debern tener como mnimo un ttulo tcnico o tecnolgico y preferiblemente tener experiencia en procesos de lectura ptica de documentos. Una vez ingresan las cajas con hojas de respuesta al rea de lectura, el contratista proceder a la apertura de las tulas con las hojas de respuesta. Esto slo se podr realizar en presencia de un delegado del ICFES. Los precintos solo podrn ser abiertos previa autorizacin del funcionario del ICFES. Para poder autorizar la apertura de las tulas, el delegado del ICFES confrontar el RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN con el nmero de precinto que tenga la tula correspondiente. Para esto, el contratista deber contar con un procedimiento de retorno de sus recibos que permita entregar el RECIBO DE ENTREGA Y RECEPCIN DEL MATERIAL DE EXAMEN al delegado del ICFES en el momento de la apertura de la tula. El contratista deber mostrar en su propuesta, la estrategia que adoptar para el retorno a tiempo y en orden de estos recibos. Una vez abiertas las tulas, cada operario del contratista deber tomar de a 1 tula, es decir, de a 1 institucin, y verificar si se presentaron novedades. El operario podr verlo a simple vista ya que las hojas de respuesta vienen empacadas en grupos de presentes, ausentes y novedades, en torre uno sobre otro como se muestra a continuacin:

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Si la tula no presenta novedades, el paquete completo se pasar de forma ordenada al rea de lectura. Si presenta novedad, el operario deber pasar al funcionario del ICFES el grupo hojas de respuesta con novedad para que haga la respectiva anotacin. Una vez hecha la anotacin, el operario pasar el paquete completo, de forma ordenada por institucin, al rea de lectura. Para que el funcionario del ICFES pueda realizar la anotacin de las novedades, el contratista deber proporcionar un escritorio de trabajo con conexin elctrica para computador y conexin a internet Es importante preservar el orden en que se pasan las instituciones hacia el rea de lectura, previendo que no se refundan, desordenen o confundan hojas de respuesta de una institucin a otra. El contratista deber mostrar en su propuesta un mtodo que le permita al operario manipular una torre de hojas de respuesta cuidando el orden estricto en que se desempacaron. Las hojas de respuestas, los listados de asistencia y las actas de sesin debern ser entregados en su totalidad en el rea de lectura, a ms tardar, el viernes siguiente a la aplicacin. Los operarios de lectura irn recibiendo de los operarios de desempaque las hojas de respuesta ordenadas por institucin. Bajo supervisin del profesional de lectura del ICFES, los operarios realizarn la lectura de las hojas en las mquinas lectoras. Una vez ledas, las hojas se almacenarn de forma ordenada en los estantes que el contratista deber dedicar para tal propsito. Nota: En caso de ser necesario, el contratista proveer de personal de apoyo al momento de hacer la lectura de las hojas de respuesta para corregir errores durante el proceso de impresin, distribucin, recoleccin o desempaque para garantizar que los documentos sean ledos dentro de los tiempos establecidos por el cronograma de trabajo del ICFES. Nota: El contratista deber garantizar el retorno de la totalidad de las hojas de respuesta. En caso de extraviar alguna hoja de respuestas el operador deber disponer de los medios, la logstica y los recursos para aplicar nuevamente la prueba a los usuarios que falten, en los 10 das siguientes a la aplicacin, para garantizar que sus resultados se entreguen a tiempo.

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25.1.

DESEMPAQUE Y ALMACENAJE DE LISTADOS DE ASISTENCIA

En la misma tula de las hojas de respuesta se encuentran los listados de asistencia. Estos debern ser sacados de la tula y almacenados junto con las hojas de respuesta. El ICFES podr requerir al contratista ubicar algn listado en cualquier momento. El contratista deber poder ubicar un listado de asistencia en las siguientes 12 horas al requerimiento. La gestin de estos documentos es de libre diseo por parte del contratista, sin embargo, se recomienda al contratista almacenar los listados de asistencia de la siguiente manera: Cosidos por sitio de aplicacin y ordenados consecutivamente por cdigo de sitio. El cdigo de sitio se encuentra en la parte superior de la hoja, despus del nombre de la institucin.

Almacenando los listados de asistencia por cdigo de sitio, el contratista podr ubicar un listado con mayor celeridad y responder a cualquier requerimiento del ICFES. 25.2. CARACTERISTICAS FSICAS Y DE SEGURIDAD DEL AREA DE LECTURA Y ALMACENAJE DE HOJAS DE RESPUESTA Esta rea deber contar como mnimo con las siguientes condiciones: Ser un rea dedicada exclusivamente para el ICFES, aislada fsicamente de piso a techo del resto del rea de bodegaje del contratista. El cerramiento deber impedir que se hagan hendiduras, agujeros o cualquier ruptura que permita la extraccin de material. El acceso a esta bodega deber ser como mnimo con candado. rea mnima de 160 metros cuadrados Altura mnima de 2.30 metros Fuente regulada de 110 voltios con UPS Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas. Protegida contra roedores, fugas de agua, incendios, agentes contaminantes o cualquier otro elemento que pueda arruinar las mquinas o las hojas de respuesta. Deber contar con un diseo de planta que permita el flujo adecuado de materiales.

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Circuito cerrado de TV. Las cmaras debern cubrir todos los ngulos del rea. Contar con cmaras de seguridad que cubran las entradas a esta rea y todo el desarrollo del proceso. Las cmaras debern cubrir todos los ngulos de esta rea. No podr haber puntos ciegos. Contar con estantera suficiente para almacenar las hojas de respuesta y los listados de asistencia. Contar con al menos 2 mesas de trabajo para los operarios y un escritorio para el profesional del ICFES, con conexin telefnica y conexin a internet

Adicionalmente, los protocolos de seguridad para el rea de conteo debern tener en cuenta como mnimo que: Los operarios de desempaque del material debern llevar un overol sin bolsillos, marcado con un nmero nico en la espalda que permita su identificacin por las cmaras de seguridad. Debern llevar el overol correctamente puesto y con la cremallera completamente cerrada durante toda la jornada laboral. Los operarios debern portar el carnet de identificacin de empleado del contratista durante toda la jornada laboral. Si la persona que ingresa al rea no hace parte del personal de empaque deber ser autorizada por escrito y deber portar una ficha con numeracin visible para las cmaras de seguridad. Toda persona que entre a esta rea deber someterse a una requisa exhaustiva con el fin de evitar el ingreso de cualquier elemento prohibido. No se podr ingresar ningn tipo de elemento electrnico o mecnico que facilite la sustraccin de informacin tales como telfonos celulares, cmaras, memorias USB, MP3 o cualquier otro reproductor de msica, etc. No se podrn ingresar elementos metlicos como aretes, collares, manillas, joyas ni armas de ningn tipo. Tampoco se permitir ingresar con ningn tipo de gorra o sombrero. No se permitir el ingreso de alimentos y bebidas. Ningn operario podr trabajar en estado de embriaguez o bajo el estado de sustancias prohibidas. El personal de vigilancia deber llevar minuta de la entrada y salida de todas las personas que ingresen al rea. El contratista deber permitir la entrada de funcionarios del ICFES, contratistas del ICFES y contratista de la empresa de mantenimiento que contrata el ICFES para las mquinas bajo previa autorizacin escrita. Cualquier otra medida de seguridad necesaria para garantizar la confidencialidad de la informacin.

El contratista deber presentar en su propuesta econmica, la cotizacin del espacio destinado al rea de lectura y almacenaje de hojas de respuesta. Las hojas de respuestas debern ser almacenadas por el contratista por 4 meses, por lo que deber cotizar el valor del almacenamiento de estos 4 meses y por mes adicional.

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Todos los documentos que se almacenen en esta rea debern ser manejados bajo las buenas prcticas de gestin documental. El ICFES podr solicitar una o varias hojas de respuesta o listados de asistencia para atender a algn reclamo, correccin o verificacin de la calificacin de un estudiante, por lo que el contratista deber estar en capacidad de entregar los materiales solicitados en las 12 horas siguientes a la solicitud. 25.3. INSTALACIN TECNOLGICA PARA PROCESOS DE HOJAS DE RESPUESTA CONTEO DE

El contratista contar con una instalacin tecnolgica que cuente con los equipos electrnicos, software y personal necesario para concluir satisfactoriamente los procesos anteriormente mencionados en los tiempos acordados con el ICFES. Como mnimo la instalacin tecnolgica de este proceso deber contar con: Un software que soporte sus procedimientos de: o Conteo de hojas de respuestas o Despacho en bodega y entrega de material Un escritorio con conexin a internet para el computador del funcionario del ICFES que acompaar el proceso. Soporte tcnico constante durante el desarrollo de los procesos de empaque y conteo de hojas de respuesta. Si las labores de empaque y conteo se extienden 24 horas el soporte deber ser 24 horas igualmente.

El contratista deber estar en capacidad de mostrar al ICFES el detalle del desarrollo de proceso de conteo de las hojas de respuesta. Para esto, el contratista deber disponer de un sistema que permita al contratista y al ICFES conocer el avance del proceso. El sistema consolidar la informacin y la enviar al ICFES como se muestra a continuacin:

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25.4.

REA DE LECTURA Y ALMACENAJE DE HOJAS DE RESPUESTA

El contratista deber presentar en su propuesta la cotizacin de un espacio destinado al rea de lectura y almacenaje de hojas de respuesta. En esta rea se realizarn las siguientes actividades: Actividades del rea de lectura y almacenaje de hojas de respuesta

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Una vez ingresan las hojas de respuesta provenientes del rea de conteo, se dar inicio a la lectura ptica de las respuestas que los usuarios marcaron en las hojas. En este proceso el profesional del ICFES verifica a travs de las mquinas que el contratista realmente entreg la totalidad de las hojas. Una vez ledas, los operarios de apoyo tomarn ordenadamente las hojas y las almacenarn en estantes que el contratista dispondr para tal fin. El ICFES proporcionar las mquinas de lectura ptica y el profesional de lectura que liderar y supervisar el proceso. El contratista deber cotizar el valor total y unitario de 6 operarios que apoyen el proceso de lectura. Esta cantidad de operarios requeridos puede variar dependiendo de los picos de trabajo que se presenten durante el proceso. Estos operarios debern tener como mnimo un ttulo tcnico o tecnolgico y preferiblemente tener experiencia en procesos de lectura ptica de documentos. Las hojas de respuestas debern ser almacenadas por el contratista por 4 meses, por lo que deber cotizar el valor del almacenamiento de estos 4 meses y por mes adicional. Los listados de asistencia no tienen proceso de lectura. Ingresan al rea de lectura y son almacenados en un espacio destinado para ello dentro del rea durante el mismo tiempo de las hojas de respuesta. Todos los documentos que se almacenen en esta rea debern ser manejados bajo las buenas prcticas de gestin documental. El ICFES podr solicitar una o varias hojas de respuesta o listados de asistencia para atender a algn reclamo, correccin o verificacin de la calificacin de un estudiante, por lo que el contratista deber estar en capacidad de entregar los materiales solicitados en las 12 horas siguientes a la solicitud. El contratista deber permitir la entrada de funcionarios del ICFES, contratistas del ICFES y contratista de la empresa de mantenimiento que contrata el ICFES para las mquinas bajo previa autorizacin escrita. De igual manera, deber permitir al ICFES el ingreso e instalacin de muebles, armarios, estantes, archivos rodantes, y cualquier otro mobiliario a esta rea. Las caractersticas mnimas con que debe contar esta rea de lectura y almacenaje de hojas de respuesta se describen a continuacin. 25.4.1. CARACTERSTICAS MNIMAS PARA EL REA DE CONTEO Y ALMACENAJE DE HOJAS DE RESPUESTA El contratista deber adecuar el rea de lectura con las siguientes caractersticas: Ser un rea dedicada exclusivamente para el ICFES, aislada fsicamente de piso a techo del resto del rea de bodegaje del contratista. rea mnima de 145 metros cuadrados Altura mnima de 2.30 metros Fuente regulada de 110 voltios con UPS Condiciones de iluminacin, ventilacin e impermeabilizacin adecuadas. Protegida contra roedores, fugas de agua, incendios, agentes contaminantes o cualquier otro elemento que pueda arruinar las mquinas o las hojas de respuesta.

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Contar con cmaras de seguridad que cubran las entradas a esta rea y todo el desarrollo del proceso. Las cmaras debern cubrir todos los ngulos de esta rea. No podr haber puntos ciegos. Contar con estantera suficiente para almacenar las hojas de respuesta y los listados de asistencia. Contar con al menos 2 mesas de trabajo para los operarios y un escritorio para el profesional del ICFES, con conexin telefnica y conexin a internet

26. CUSTODIA DEL MATERIAL DE EXAMEN La divisin de procesos logsticos del contratista deber tener como mnimo custodiado en sus instalaciones durante 4 meses el material de examen, sin embargo podr permanecer tiempo adicional sin que sobrepase el plazo de duracin del contrato, incluyendo sus prorrogas, de acuerdo a las necesidades del ICFES, por tal razn los proponentes cotizarn dentro de la oferta econmica, el valor de la custodia por mes adicional. En cualquier momento del proceso, el ICFES podr solicitar al contratista localizar uno o varios cuadernillos en particular para traerlos al ICFES. Por lo tanto, el contratista deber tener el material del ICFES almacenado en completo orden y conocer la ubicacin exacta de cada caja, tula y paquete. 27. DESTRUCCIN DE MATERIAL DE EXAMEN El material de examen que se destruir sern los cuadernillos de preguntas. Luego de la aplicacin y una vez se haya retornado el material de examen, el proceso para destruccin de cuadernillos se deber realizar despus del periodo de custodia establecido por el ICFES. El contratista deber realizar la destruccin de cuadernillos mediante trituradora de papel en tiras no superiores a 0.5 cm de ancho. El contratista deber presentar en su oferta la metodologa que utilizara para la destruccin de este material. El proceso de destruccin deber ser grabado con cmaras de video que evidencien la transparencia del proceso sin grabar algn contenido que pueda contener el cuadernillo. 28. PAGO DE GASTOS RELACIONADOS CON LA APLICACIN DE LAS PRUEBAS La divisin de procesos logsticos del contratista, al tener bajo su control la distribucin de los cuadernillos y por consiguiente el acceso a todos los sitios de aplicacin a nivel nacional, tendr que realizar los pagos a las personas que se requieran para cumplir con la aplicacin de las pruebas, de acuerdo con las instrucciones que imparta el ICFES. El pago de la nmina en cada sitio de aplicacin ser responsabilidad del representante de la divisin de procesos logsticos del contratista. Previo a la realizacin de cada prueba el ICFES girar al contratista los recursos necesarios para el pago de las nminas de los aplicadores que participan en la misma (GIRO).

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Los pagos se realizan por tres (3) rubros presupuestales: - Servicios tcnicos. - Viticos y gastos de viaje. - Comunicaciones y transporte. Para realizar los pagos el ICFES suministrar todos los datos en archivo plano o Acrobat. Las obligaciones del contratista en relacin con este servicio son las siguientes: Diligenciar el informe para el reporte de pagos a la DIAN, de acuerdo con el requerimiento presentado por la Subdireccin Financiera y Contable del ICFES. Disponer de las condiciones necesarias para pagar a los examinadores: Delegados, Coordinadores de Sitio, Coordinadores de Salones, Coordinadores de Seguridad, Jefes de Saln, Dactiloscopistas, Auxiliares de Aseo, Lectores e Intrpretes que aplican los exmenes a nivel nacional. Pagar los servicios tcnicos, viticos y gastos de viaje en efectivo a los examinadores el da de la aplicacin, en las fechas que indique el ICFES y de acuerdo con las instrucciones que d el ICFES, excepto a los delegados a quienes se les cancelarn posteriormente a la aplicacin. Pagar en efectivo el da de la aplicacin y de acuerdo con las instrucciones quede el ICFES, el valor de transporte urbano que se liquida a los dactiloscopistas y delegados que aplican en la ciudad sede de nodo. Los dineros a cancelar a cada examinador debern ser empacados en sobres individuales y en los montos exactos que informe el ICFES, parte de los billetes debern estar visibles para que el examinador los cuente antes de retirar el sobre y as confirme lo que se le est pagando, finalmente realizado el pago en cada sitio y como soporte de legalizacin deber quedar una nmina firmada por los examinadores a quienes se les pago sin enmendaduras. Este proceso de pago ser auditado por el Delegado del ICFES y se confirmar lo pagado y lo no pagado a travs de un recibo del cual le quedar copia el delegado del ICFES. Pagar a los delegados, una vez, el ICFES d la orden de pago, previo envo por parte del ICFES, de un archivo plano contentivo del nombre, cdula y valor a cancelar a cada aplicador. La nmina de los delegados se girar mediante archivo previo en el Banco que el Contratista designe para tal fin. El delegado debe tener la posibilidad de cobrar en cualquier sucursal a nivel nacional. Una vez realizado el pago a los delegados, el contratista deber legalizar el avance dentro de los diez (15) das hbiles siguientes de acuerdo a las instrucciones adjuntas. Para legalizar el avance el Contratista debe presentar el detalle de los recursos ejecutados y los soportes de reintegro de lo no ejecutado, de acuerdo a las instrucciones dadas por el ICFES.

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Tambin deber entregar el original de las planillas de pago debidamente diligenciadas (con letra legible), foliadas, con los nombres completos, cdula, cargo desempeado en la aplicacin, valor pagado y firma de quien recibi el pago. La legalizacin debe entregarse en medio impreso y en medio magntico en los formatos que el ICFES disponga para tal fin. El orden de los originales fsicos deber ser el mismo en orden en que se encuentren en el archivo en medio magntico. En el evento de hacer pago de transporte u otro pago ordenado por el ICFES se deben adjuntar los soportes correspondientes. Atender el pago de servicios adicionales cuando el ICFES lo requiera. Responder por los recursos entregados como avance y proporcionar el tratamiento de seguridad requerido para los pagos que se realicen. Toda legalizacin de recursos por parte del contratista ser conciliada y verificada por parte del ICFES.

Las actividades relacionadas con el manejo de los recursos financieros son las siguientes: 28.1. ACTIVIDADES ANTES DE LA APLICACIN PARA PAGO DE NMINA

Diez (10) das hbiles antes de la Aplicacin el ICFES gira al Contratista el valor requerido para el pago de nmina para la ejecucin de la prueba, distribuido por los tres (3) rubros del gasto: - Servicios tcnicos. - Viticos y gastos de viaje. - Comunicaciones y transporte. Diez (10) das hbiles antes de la aplicacin el ICFES enva el Cuadro General de Aplicacin donde se indican los valores a pagar el da de la aplicacin en cada Sitio de Aplicacin. Cinco (5) das antes de la aplicacin el Contratista entrega un avance en efectivo a los Coordinadores de Nodo para que stos cubran imprevistos de la prueba, de acuerdo con la informacin suministrada por el ICFES. El Coordinador de Nodo deber entregar al Contratista los soportes de pagos ms los recursos no utilizados del avance dentro de los cinco (5) das siguientes a la aplicacin. 28.2. ACTIVIDADES DURANTE LA APLICACIN PARA PAGO DE NMINA

El da de la Aplicacin el Contratista debe realizar los pagos en los Sitios de Aplicacin, de acuerdo con la informacin suministrada por el ICFES en el Cuadro General de Aplicacin.

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Los soportes de pago en los Sitios de Aplicacin deben ser impresos y diligenciados en su totalidad y en forma correcta (en letra legible) por el Contratista. Los formatos de pago son suministrados por el ICFES. El Contratista y el ICFES disearn un formato de Control de Pago de Nmina en el Sitio de Aplicacin, del cual se entregar una copia al Delegado del ICFES. 28.3. ACTIVIDADES DESPUS DE LA APLICACIN PARA PAGO DE NMINA Dentro de los diez (10) das hbiles siguientes a la fecha de aplicacin el ICFES enva la Nmina de Servicios Tcnicos para pagar a los delegados por archivo previo. El Contratista dispone de tres (3) das hbiles para activar el archivo previo en el banco. LEGALIZACIN DE RECURSOS La legalizacin de recursos es el proceso mediante el cual el Contratista presenta el balance de ejecucin financiera del AVANCE girado por el ICFES. El Contratista dispone de diez (10) das hbiles, despus de enviada la Nmina de Servicios Tcnicos de delegados, para entregar el informe de legalizacin financiera al ICFES. El informe de legalizacin consta de 3 partes: 28.3.1. INFORME GENERAL DE LEGALIZACIN En esta parte se registra el resumen de la ejecucin financiera de la prueba teniendo en cuenta lo girado versus lo ejecutado en cada uno de los tres (3) rubros del gasto. All tambin se informan los valores no ejecutados por cada rubro. Este formato es suministrado por el ICFES en medio magntico. Al momento de presentar el informe de legalizacin, se tendr que haber reintegrado al ICFES el valor no ejecutado del avance para la respectiva prueba y anexar copia de la consignacin. 28.3.2. FORMATO DE PAGO POR SITIO DE APLICACIN En esta parte se reporta en medio magntico los valores pagados por Sitio de Aplicacin ms las devoluciones que se hayan presentado. Este formato es suministrado por el ICFES. 28.3.3. FORMATO DE PAGO POR APLICADOR En esta parte se reportan los valores pagados por aplicador, de acuerdo con los soportes de pago presentados por el Operador Logstico. Este formato ser suministrado por la Subdireccin Financiera del ICFES.

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NOTA: El Contratista realizar los pagos solicitados por el ICFES teniendo en cuenta que no puede superar los valores girados por cada rubro del gasto. En caso que los pagos vayan a superar alguno de los tres (3) rubros presupuestales del gasto, el Contratista deber informar previamente al ICFES para realizar el ajuste presupuestal correspondiente.

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