INSTITUTO COLOMBIANO DE APRENDIZAJE MANUAL MICROSOFT EXCEL 2007

REGIONAL CHAPINERO

MICROSOFT EXCEL 2007 Conceptos bsicos de Excel

Excel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula. Es til para realizar desde simples sumas hasta clculos de prstamos hipotecarios. Nminas, Balances Generales, Kardex, Presupuestos, Formatos Comerciales como Facturas, Manejo de Bases de Datos, Grficos Estadsticos. Etc.

Qu es y para qu sirve Excel 2007?

Excel2007 es una hoja de clculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces otro programa de Office, como Word, Access, Outlook, PowerPoint,... te resultar familiar utilizar Excel, puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de Office. Una hoja de clculo es un programa que es capaz de trabajar con nmeros de forma sencilla e intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrcula donde en cada celda de la cuadrcula se pueden introducir nmeros, letras y grficos. Los documentos de Excel se denominan libros y estn divididos en hojas. La hoja de clculo es el espacio de trabajo. Excel 2007 comparte la misma interfaz de otros programas de la suite Office 2007, por lo tanto, encontraremos el Botn de Office y la Cinta de opciones, organizada en fichas y grupos.

Elementos de una hoja de clculo:

1 4 3 2 5 6 7

9
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REGIONAL CHAPINERO 1) La cinta de opciones es el elemento ms importante de todos, ya que se trata de una franja que contiene las herramientas y utilidades necesarias para realizar acciones en Excel. Se organiza en pestaas que engloban categoras lgicas. 2) Filas: espacios horizontales de la hoja de clculo. Se identifican con nmeros. Cada hoja de clculo de Excel 2007 tiene 1.048.576 filas. 3) Celda: es la unidad de trabajo de la hoja de clculo. Es la interseccin de una columna con una fila. Se identifica con la letra de la columna y el nmero de la fila, como por ejemplo, A1. 4) Cuadro de nombres: muestra el nombre de la celda activa. 5) Columnas: espacios verticales de la hoja de clculo. Se identifican con letras. Cada hoja de clculo de Excel 2007 tiene 16.384 columnas. 6) Selector de Celdas: Nos indica la Celda Activa. Donde est ubicado el Selector o Indicador de Celda se insertara el texto o la formula. 7) Barra de frmulas: muestra el contenido de la celda activa (celda seleccionada). A la izquierda de la Barra de frmulas se encuentra un asistente para insertar funciones. 8) Etiquetas: las etiquetas identifican a las hojas de clculo. Si hacemos clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta podemos cambiarle el nombre, el color, y otras acciones que veremos ms adelante. 9) Insertar hoja de clculo: de forma predeterminada, Excel 2007 presenta 3 hojas de clculo, pero desde este cono podemos agregar ms.

Otros conceptos bsicos

Rango de celdas: cuando seleccionamos ms de una celda hablamos de un rango, por ejemplo, A1:B5 significa que estamos afectando un rango formado por 10 celdas, ya que los dos puntos (:) significan hasta. En cambio, si nombramos a un rango A1;B5, afectamos solo 2 celdas (A1 y B5), ya que el punto y coma (;) significa y. Ms adelante, cuando veamos funciones, comprenderemos mejor este concepto. Alineacin predeterminada de texto y nmeros: de forma predeterminada, los caracteres de texto se alinean a la izquierda, y los nmeros a la derecha. Excel reconoce como nmeros a los nmeros enteros, decimales, fechas y horas. Es decir, que pueden ser utilizados en operaciones de clculo.

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REGIONAL CHAPINERO COMO MODIFICAR EL TAMAO DE LAS Tambin podemos insertar Filas y Columnas dando CELDAS
Podemos variar el Ancho de la Columna y el Alto de la Fila. Por Ejemplo: Deseamos Ampliar el ancho de la Columna B y el alto de la Fila 2. Ubique el puntero del Mouse en la unin de los encabezados de Fila o Columna que usted desea modificar. (en este caso ubicamos el cursor en medio del encabezado de la columna B y C. Cuando el puntero cambie de presentacin clic sostenido y modifique el ancho deseado. de

clic con derecho sobre la celda donde deseamos insertar la Fila o la Columna. De clic en la opcin Insertar. Aparece la siguiente Imagen

Seleccione la opcin deseada

El mismo procedimiento hacemos para modificar el alto de las Filas.

Cuando insertamos una fila, toda la informacin se desplaza hacia abajo y cuando insertamos una columna, esta desplaza la informacin hacia la derecha.

INSERTAR UNA HOJA DE CLCULO

En Microsoft Excel 2007 es muy fcil agregar Hojas de clculo,

INSERTAR FILAS O COLUMNAS

Seleccione la celda o celdas donde desea insertar la Filas o Columnas. Clic en la opcin INICIO. Damos clic en Insertar Cuando insertamos una Hoja Nueva esta queda enseguida de la hoja que esta activa.

MODIFICAR EL NOMBRE A LAS HOJAS DE CLCULO

1. De doble clic sobre el nombre de la hoja que desea modificar. 2. Digite el nombre deseado.

Seleccione la opcin deseada

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REGIONAL CHAPINERO ELIMINAR UNA FILA O COLUMNA TAMAO Y TIPO DE LETRA, NEGRITA, Para eliminar una Fila o Columna podemos hacerlo de CURSIVA Y SUBRAYADO
dos formas. 1. Seleccione los encabezados Columna que desea Eliminar. 2. Clic en la Opcin Inicio. 3. Clic en Eliminar. 4. De clic en la opcin deseada. de Fila o

ALINEACIN DEL CONTENIDO DE LAS CELDAS

COMBINAR O CENTRAR OTRA FORMA PARA ELIMINAR FILAS O COLUMNAS

1. Seleccione las celdas de las Filas o Columnas que desea Eliminar. 2. Clic con el Botn Derecho encima de la Seleccin. 3. Aparece la siguiente Imagen. Se utiliza para unir las celdas, podemos utilizarla para centrar un texto en un rango de celdas. 1. Seleccione las celdas que desea unir.

2. Clic en

APLICAR FORMATO NUMRICO

Antes de aplicar cualquier formato debemos seleccionar las celdas a las que deseamos aplicarlo.

Estilo Contabilidad: Separa los valores en Miles y les coloca signo pesos. 1. Seleccione la opcin deseada. 2. Clic en Aceptar. Estilo Porcentual: Multiplica los valores Por 100 y aplica signo Por ciento. Estilo Millares: Separa los valores en Miles Aumentar Decimales. Disminuir Decimales.

APLICAR FORMATO AL CONTENIDO DE LAS CELDAS

Para aplicar formato al contenido de las celdas podemos utilizar la opcin Inicio, estudiada en Microsoft Word. Recuerden que en la opcin Inicio encontramos la Categora Fuente, la Categora Numero. Etc.

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APLICAR BORDES
1.

REGIONAL CHAPINERO realice un clculo, toda frmula debe comenzar con el signo = (igual). Para relacionar en una frmula los distintos valores que vamos a utilizar en un clculo, tenemos que usar operadores. Los operadores bsicos de Excel son: + * / SUMA RESTA MULTIPLICACIN DIVISIN

Seleccione las celdas a las que desea aplicar bordes. 2. Oprima Ctrl 1

3. De clic en la Ficha Bordes.

En una formula no se recomienda utilizar valores

4. Seleccione el estilo de Borde Deseado. 5. Seleccione el color deseado. 6. Aplique el Borde dando clic en alguno de los Botones o dando clic directamente sobre la vista previa.

estndar

nmeros

constantes.

Debemos utilizar las referencias o Celda donde se encuentra ubicado ese valor. Al trabajar con Celdas solo basta cambiar un valor y todos los resultados cambiaran automticamente. Ejemplo de Formulas Bsicas

7. Al terminar damos clic en Aceptar.

Orden de prioridad
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos que encuentra en una misma frmula es: Clculos entre parntesis Exponentes Multiplicacin y divisin Suma y resta

Operaciones de clculo en Excel

Para Excel, una frmula es una ecuacin que nos permite realizar clculos con los valores que hemos ingresado en la hoja de clculo. Para que Excel identifique que estamos solicitando que

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REGIONAL CHAPINERO Para este caso aplicaremos una operacin Ejemplos de Clculos Combinados: Matemticas bsica, mientras estudiamos las 1. Calcule el resultado del siguiente Funciones. enunciado:

3 + 2 * 4
FALSO

Para muchos esta

Muchos estudiantes haran lo siguiente para calcular la nota de Javier: Recuerda Que.. = B2 + C2 + D2 / 3
Un promedio es la suma de los Valores dividido entre el nmero de valores

operacin da como resultado

20

..

3 + 2 * 4
3 + 11
La Respuesta Correcta es 11 Porque segn la prioridad de los operadores Aritmticos; primero se Multiplica y luego se Suma 2. Ahora hagamos la misma operacin Agrupando los dos primeros Valores:

Si observamos esta frmula est mal planteada porque solamente se est dividiendo es la celda D2. El resultado ser 9.1.

= (B2 + C2 + D2) / 3

Esta frmula si est Bien Planteada. Primero debemos agrupar los valores y despus lo dividimos en el nmero de Valores.

(3 + 2) * 4
5 * 4 20
=

Segn la prioridad de los operadores Aritmticos primero debemos resolver las operaciones que se encuentran dentro de los parntesis. 3. Un estudiante tiene tres notas parciales, calcule la nota final.

4.

Debemos tener en cuenta que para calcular la nota final debemos aplicar un Promedio.

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REGIONAL CHAPINERO FORMATO DE CELDA En Excel encontramos una opcin donde se integra todas las alternativas para modificar el formato de celdas. 5. Oprima Ctrl y el Numero Uno del Teclado Alfanumrico. Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora. Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin: Permite escoger formatos de fraccin. entre nueve

Ficha

Aqu encontramos las diferentes alternativas para modificar el formato Numrico. A continuacin encontraremos las distintas opciones del recuadro Categora:, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coge por completo en la celda. Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Nmero:

Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato. Aprende cmo definir formatos numricos personalizados en el siguiente avanzado.

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1. REGIONAL CHAPINERO 11. Seleccione la celda E1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda E5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 12. En la celda F1 ingrese la fecha de hoy. 13. Seleccione la celda F1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda F5.

Ejercicio

1:

rellenar

datos

14. En la celda G1 ingrese la fecha de hoy. 15. Seleccione la celda G1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda G5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 16. OBSERVE QU SUCEDI EN CADA CASO Y SAQUE SUS PROPIAS CONCLUSIONES. 17. Cambie el nombre de la Hoja 1 por EJERCICIO 1. doble clic Para ello, puede hacer sobre la etiqueta y

automticamente
1. Abra un nuevo libro de Excel. 2. En la celda A1 ingrese el nmero 1. 3. Seleccione la celda A1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda A5. 4. En la celda B1 ingrese el nmero 1. 5. Seleccione la celda B1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda B5, mientras mantiene presionada la tecla Ctrl. 6. En la celda C1 ingrese la palabra EXCEL. 7. Seleccione la celda C1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda C5. 8. En la celda D1 ingrese EXCEL 2007. 9. Seleccione la celda D1 y desde el controlador de relleno, haga clic y arrastre hasta la celda D5. 10. En la celda E1 ingrese EXCEL 2007.

reemplazar el texto, o hacer clic con el botn secundario sobre la etiqueta y seleccionar la opcin Cambiar nombre del men contextual.

Ejercicio 2: otra forma rpida de rellenar datos

1. Pase a la Hoja2 2. Seleccione el rango A1:B5 3. Escriba EXCEL 2007 (se escribir en la celda A1. Asegrese que el rango permanezca seleccionado) 4. Presione simultneamente las teclas Ctrl y Enter.

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REGIONAL CHAPINERO 5. QU PAS? 6. Cambie el nombre a Hoja 2 por

EJERCICIO 2

Ejercicio 3: eliminar hojas

1. Haga clic con el botn secundario del mouse sobre la etiqueta de la Hoja3 y en el men contextual Eliminar. 2. Guarde el libro en su carpeta (se guardarn TODAS las hojas) como EJERCICIOS 1-2-3 Si necesitamos obtener otro tipo de resultado, podemos introducir parntesis en la frmula, para indicarle a Excel que primero debe realizar los clculos que se encuentran dentro de ellos. De este modo, el resultado de =(3+4+5)/3 es 4, que resulta de: elija la opcin

Clculos combinados Cuando en una misma frmula tenemos que realizar diferentes tipos de clculo, Excel resolver las operaciones dentro de la frmula con un determinado orden de prioridad, siguiendo el criterio matemtico de separacin en trminos. De este modo, el resultado de =3+4+5/3 es 8,67 que resulta de:

Orden de prioridad
El orden de prioridad que aplica Excel para realizar los clculos bsicos que encuentra en una misma frmula es:

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1) Clculos entre parntesis 2) Multiplicacin y divisin 3) Suma y resta

EJERCICIOS DE OPERACIONES
Cada uno de los ejercicios se debe realizar en una hoja diferente del mismo libro. Cambie el nombre de cada hoja por el nombre del ejercicio (doble clic sobre la etiqueta de la hoja, o clic derecho sobre la etiqueta de la hoja > Cambiar nombre) Cuando se encuentre con que no tiene ms hojas, haga clic en el cono

Ejercicio 5

Completa la tabla que sigue hallando el crecimiento nat

(SON 8 EJERCICIOS QUE DEBEN QUEDAR EN EL MISMO LIBRO. POR LO TANTO, SU LIBRO DEBE CONTENER 8 HOJAS) Aplique los formatos necesarios para que sus planillas queden similares a las de los modelos propuestos en cada ejercicio. Todas las opciones de formato se encuentran en la ficha Inicio. EXPLRELAS!!! Guarde en su carpeta como OPERACIONES
TASAS NATALIDAD MORTALIDAD CRECIMIENTO NATURAL

CRECIMIENTO NATURAL = TASA DE NATALIDAD -TASA DE M

CRECIMIENTO NATURAL DE LA ARGE AO 1915 AO 1950 AO 1960 AO 19 35,1 25,5 22,7 15,5 9 8,6 ? ? ? ?

Ejercicio 6
CANTIDAD 2 7 9 5 PRODUCTO PRECIO UNITARIO PRECIO TOTAL LAPICERAS 5 ? CARPETAS 12 ? RESMAS 10 ? MARCADOR 8 ?

Completar la columna PRECIO TOTAL multiplicando la cantidad vendida por el P

Ejercicio 4

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Ejercicio 7
HALLAR LAS DENSIDADES DE POBLACIN DE LA CAPITAL FEDERAL Y DE LAS SIGUIENTES PROVINCIAS

Densidad = Total de habitantes / Superficie

SUPERFICIE km 2 DENSIDAD hab./km 2 200 ? 307571 ? 100967 ? 168766 ? 88199 ? 99633 ? 224686 ? 78781 ? 72066 ? 53219 ? 143440 ? 89680 ? 148827 ? 29801 ?

PROVINCIA HABITANTES Capital federal 2960976 Buenos Aires 12582321 Catamarca 265571 Crdoba 2764176 Corrientes 795021 Chaco 838303 Chubut 356587 Entre Rios 1022865 Formosa 404367 Jujuy 513992 La Pampa 260034 La Rioja 220729 Mendoza 1414058 Misiones 789677

Ejercicio 8
LIBRERA "EL ESTUDIANTE"
Artculos Descripcin Goma Lpiz Birome Cuaderno Cantidad vendida 10 20 145 15 Precio unitario $ 1,50 $ 2,25 $ 3,40 $ 10,50 Subtotal IVA TOTAL

1 2 3 4

Completar los cdigos de artculo como serie, ingresando AR1 y luego arrastre desde el controlador de relleno Calcular el SUBTOTAL multiplicando la cantidad vendida por el precio unitario Calcular el IVA multiplicando el subtotal por 21% Calcular el TOTAL sumando el subtotal + el IVA

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Ejercicio 9
SUPERMERCADO: VENTAS DIARIAS
Completar los das como serie lineal con Valor inicial 1 e incremento 1 Sumar los importes de Contado Sumar los importes de Tarjeta

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Calcular este importe como Total Contado + Total

VENTAS DEL DIA

DIAS COMESTIBLES CONTADO TARJETA $ 300,00 $ 500,00 $ 846,27 $ 287,97 $ 648,71 $ 189,67 $ 918,93 $ 996,41 $ 334,51 $ 444,46 $ 485,34 $ 698,55 $ 182,47 $ 244,44 $ 629,37 $ 253,62 $ 517,97 $ 204,17 $ 790,08 $ 559,10 $ 910,25 $ 731,37 $ 233,99 $ 242,97 $ 404,92 $ 947,56 $ 159,82 $ 852,32 $ 928,22 $ 247,59 ? ? PERFUMERIA CONTADO TARJETA $ 250,00 $ 450,89 $ 375,28 $ 816,37 $ 0,51 $ 268,49 $ 994,46 $ 782,35 $ 214,22 $ 16,94 $ 635,69 $ 288,19 $ 831,95 $ 820,93 $ 14,07 $ 382,79 $ 319,78 $ 725,52 $ 141,32 $ 128,57 $ 28,63 $ 350,79 $ 463,43 $ 559,66 $ 231,80 $ 723,36 $ 845,68 $ 632,55 $ 799,53 $ 404,09 ? ? PANADERIA CONTADO TARJETA $ 355,00 $ 300,00 $ 480,00 $ 656,62 $ 89,47 $ 854,77 $ 589,36 $ 570,25 $ 569,32 $ 440,41 $ 549,48 $ 617,45 $ 547,62 $ 428,31 $ 545,03 $ 226,36 $ 583,39 $ 683,90 $ 258,33 $ 322,75 $ 294,30 $ 539,15 $ 626,58 $ 812,06 $ 334,39 $ 253,84 $ 444,01 $ 853,35 $ 797,85 $ 852,27 ? ?

TOTALES
CONTADO ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? TARJETA ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? TOTAL por DIA ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

TOTALES

SUMAR LOS TOTALES DE CADA COLUMNA

Ejercicio 10
INFORME DEL PRIMER SEMESTRE Perodo Ingresos Egresos SALDO $ 450.230,00 $ 125.600,00 $ 325.987,00 $ 122.350,00 $ 125.687,00 $ 97.500,00 $ 98.700,00 $ 84.900,00 $ 85.230,00 $ 42.300,00 $ 45.890,00 $ 35.400,00 TOTAL DEL PRIMER SEMESTRE Comisin:

1 2 3 4

Completar la columna PERODO como serie cronolgica con valor inicial ENERO y lmite JUNIO Calcular el SALDO restando INGRESOS - EGRESOS El TOTAL DEL PRIMER SEMESTRE es la suma de los saldos Calcular la comisin multiplicando el total del primer semestre por 6%

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Ejercicio 11
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RESOLVER LAS SIGUIENTES SITUACIONES APLICANDO CLCULOS COMBINADOS

1)

NOTAS DE UN ALUMNO 7 4,5 8

Promedio ?

2) Una persona tiene por da los siguientes gastos: viticos $ 2,50 kiosko $ 4,50 alimentos $ 15 fotocopias $ 0,50 Plantear en una sola frmula el gasto semanal (todos los das gasta lo mismo) Gasto semanal

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