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BITACORA
NDICE 1. Generalidades. 2. De la forma de la bitcora. 3. Reglas generales para el uso de la bitcora. 3.1 Apertura. 3.2 Numeracin y fechado de notas. 3.3 Redaccin y escritura. 3.4 Errores. 3.5 Tachaduras y enmendaduras. 3.6 Sobreposiciones. 3.7 Inutilizacin de espacios sobrantes. 3.8 Retiro de copias. 3.9 Validaciones. 3.10 Frecuencia y cantidad de notas. 3.11 Compromiso de uso 3.11.1 Anotaciones de la supervisin. 3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante. 3.11.3 Recomendaciones especiales. 3.12 Custodia. 3.12.1 Durante la ejecucin de la obra. 3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas. 3.12.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva. 3.13 Cierre de bitcora. 4. Reglas de aplicacin de la bitcora.

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4.1 Disponibilidad. 4.2 Firmas. 4.3 Inviolabilidad. 4.4 Actividades peridicas. 5. Archivo de bitcora. 6. Bitcora de servicios. 7. Marco normativo 1. Generalidades

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La bitcora es un instrumento tcnico de control durante el desarrollo de los trabajos de construccin o de prestacin de servicio, controlando el ejercicio de los mismos. En ella deben registrarse los asuntos relevantes que se presenten, considerando los acontecimientos que resulten diferentes a los establecidos en el contrato y sus anexos; as como dar fe del cumplimiento de eventos significativos en tiempo o situaciones ajenas a la responsabilidad de la contratista. La bitcora para los efectos de la ley artculo 46, es el medio oficial y legal de comunicacin entre las partes que firman el contrato y estar vigente durante el desarrollo de los trabajos. Su uso es obligatorio en todas las obras y servicios, por lo que la residencia y la supervisin, debern prever que los rganos internos de control vigilarn el uso y seguimiento de la misma. Por lo anterior, es de resaltar la importancia que resulta el esfuerzo que debe realizar la Supervisin en su elaboracin, para asentar oportuna, sistemtica y detalladamente los acontecimientos relevantes, lo que nos permite confirmar el orden originalmente planeado, as como los incidentes que lo interrumpen o modifican. Los argumentos que se asienten deben ser fidedignos y respaldados con los datos claramente expresados, 2. De la forma de la bitcora El formato de la bitcora se ajustar a las necesidades de cada proyecto pero en todos los casos deber cumplir, como mnimo con lo siguiente:

2.1 Utilizar una bitcora por cada contrato. 2.2 La bitcora de la Obra consistir en una o ms libretas de pastas duras y resistentes. En la pasta principal aparecer el nombre de Pemex u Organismo Subsidiario y espacios para indicar el rea responsable de la ejecucin de los trabajos, segn sea el caso, el nmero del Contrato, la Descripcin de la Obra y la identificacin Bitcora de Obra y un Rengln para el nmero de libreta.

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2.3 Las primeras hojas incluirn una gua de uso de la bitcora de obra, la cual no ir foliada. 2.4 Cada libreta debe contar con una hoja original para la entidad y al menos dos copias, una para el contratista y otra para la residencia de obra o supervisin, en su caso. 2.5. Cada juego de original y copias debe estar siempre foliado con nmeros consecutivos y en la parte superior de las hojas se indicar el nmero del Contrato de que se trata. 2.6 Las hojas de copias deben ser desprendibles no as las originales que permanecern fijas en la libreta de la Bitcora. La primera copia desprendible deber ser para el Contratista o su Representante debidamente acreditado y la otra para el residente de obra o el Supervisor, en su caso. 2.7 El primer folio de la primera libreta deber iniciar con la nota de apertura y en seguida la nota de validacin del uso de la bitcora. 2.8 El contenido de cada nota debe precisar: nmero, clasificacin, fecha, descripcin del asunto, ubicacin, causa, solucin, prevencin, consecuencia econmica, responsabilidad si la hubiere y fecha de atencin, as como la referencia, en su caso, a la nota que se contesta. 3. Reglas generales para el uso de la bitcora La residencia de obra y la supervisin, as como el contratista debern observar las siguientes reglas generales para el uso de la bitcora. 3.1 Apertura. Su apertura se har previamente al comienzo de los trabajos y deber iniciar con una nota especial (nota de apertura), relacionando como mnimo lo siguiente: fecha de apertura, datos generales de las partes involucradas, nombre y firma del personal autorizado, domicilios y telfonos, datos particulares del contrato y alcances descriptivos de los trabajos y las caractersticas del sitio donde se desarrollarn, as como la inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente al personal tcnico que estar facultado como representante de la contratante y del contratista, para la utilizacin de la bitcora, indicando a quien o a quienes se delega esa facultad. Para los datos particulares del contrato, en la nota de apertura se deber de anotar como mnimo lo siguiente: Nombre de la dependencia, que supervisar la obra, indicando la direccin del proyecto, activo o la regin a la que pertenece. Nmero del contrato. Ttulo de la obra y su localizacin. Nombre o razn social del contratista. En el caso de supervisin por terceros, anotar los datos del contrato respectivo y el nombre de la empresa de supervisin. Nombre, firma, direccin y telfono del residente o supervisor. Nombre, firma, direccin y telfono del superintendente de construccin del contratista.

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Nmero del proyecto o su equivalente. Nmero de partida presupuestal. Importe del contrato. Plazo de ejecucin de la obra. Fecha de iniciacin programada. Fecha de terminacin programada. Valor y fecha programada de los anticipos

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3.2 Numeracin y fechado de notas. Todas las notas debern numerarse en forma seriada y fecharse en el da en el que se efecte el asiento consecutivamente respetando sin excepcin el orden establecido; para notas de eventos de fechas anteriores, en el texto de la nota ser referenciada la fecha correspondiente, cerrndolas con nombre y firmas del residente y/o supervisor y del superintendente de construccin del contratista. 3.3 Redaccin y escritura. Las notas o asientos debern efectuarse claramente, con tinta indeleble preferentemente de tinta negra, letra de molde legible, sin abreviaturas y utilizando papel carbn o autorreproducible para las copias.

3.4 Errores. Cuando se cometa algn error de escritura, de intencin o redaccin, la nota deber anularse por quien la emita, abriendo de inmediato otra nota con el nmero consecutivo que le corresponda y con la descripcin correcta. 3.5 Tachaduras y enmendaduras. Una nota cuyo original y copias aparezca con tachaduras y enmendaduras, ser nula. 3.6 Sobreposiciones. No se deber sobreponer ni aadir texto alguno a las notas de bitcora, ni entre renglones, mrgenes o cualquier otro sitio, de requerirse, se deber abrir otra nota haciendo referencia a la de origen. 3.7 Inutilizacin de espacios. Se debern cancelar los espacios sobrantes de una hoja al completarse el llenado de las mismas. 3.8 Retiro de copias.

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correspondientes, los interesados podrn retirar sus respectivas copias. 3.9 Validaciones.

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Una vez firmadas la(s) nota(s) de la bitcora, llena(s) la(s) hoja(s) o cancelados los renglones

Se podrn validar oficios, minutas, memoranda, circulares y cualquier otro documento, refirindose en notas de bitcora el contenido de los mismos o bien anexando copias. 3.10 Frecuencia y cantidad de notas. Estas se definen por cada caso en particular, por las situaciones que durante el desarrollo de los trabajos resulten distintas a las previstas originalmente en el contrato. 3.11 Compromiso de uso. El compromiso es de ambas partes y no puede evadirse esta responsabilidad. Asimismo, deber utilizarse la bitcora para asuntos trascendentes que deriven del objeto de los trabajos en cuestin. 3.11.1 Anotaciones de la supervisin Informes sobre cualquier circunstancia anormal que pueda influir sobre el desarrollo de la obra, sobre los precios unitarios establecidos en el contrato, o la recepcin satisfactoria de la obra. A continuacin se enuncian algunas situaciones que se consideran relevantes para su registro en bitcora, en forma enunciativa, mas no limitativa: a) Relativas a los documentos de la obra Instrucciones de los trabajos adicionales y/o extraordinarios, solicitndole el programa. Constancia de acuerdos y soluciones que se van generando en el proceso de la obra.

b) Relativas al plazo y programa de la obra Modificaciones del programa de obra. Condiciones metereolgicas que influyan en la ejecucin de los trabajos. Avance de los trabajos, tiempos perdidos por diversas causas y demoras respecto al programa. Describir con detalle las causas que puedan originar ampliaciones en el plazo. Cuando se efecten cambios en especificaciones de ingeniera y alcances que impliquen modificaciones al programa. Cuando por causas imputables a PEMEX el inmueble en que deber ejecutarse la obra, o los accesos necesarios para realizar el trabajo, no estn disponibles. c) Relativas a la ejecucin de la obra

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En su caso, inicio de cada una de las fases de la obra.

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Ordenes para que el representante del contratista se presente en la obra y reuniones peridicas, as como de los acuerdos y compromisos pactados en dichas reuniones. Materiales y equipos significativos proporcionados por PEMEX. rdenes de correccin por defectos de obra. Incidentes internos y externos que afecten el desarrollo de la obra.

Condiciones de inseguridad, daos al medio ambiente, falta de higiene en alguna(s) rea(s) de trabajo. Accidentes presentados en la obra. Constancia de la fecha de recepcin de las estimaciones presentadas por el contratista o su representante para su revisin. rdenes de suspensin de la obra, si es el caso, indicando la causa y rdenes de reiniciacin de la misma. Inscripcin de los documentos que identifiquen oficialmente el cambio de personal tcnico que estar facultado como representante de PEMEX. Fecha del acta de recepcin de los trabajos.

d) Sobre anotaciones hechas con anterioridad Avisos de incumplimiento de rdenes dadas al contratista Comentarios sobre las anotaciones hechas previamente por el contratista o su representante. Cancelacin o cambio de rdenes o instrucciones.

3.11.2 Anotaciones del contratista o su representante. Observaciones en relacin a las rdenes que haya recibido del supervisor, inconformidad con las mismas y cualquier circunstancia que a su juicio influya en la ejecucin de la obra o modifique las condiciones pactadas en el contrato en particular las que se indican a continuacin: a) Relativas a los documentos de la obra Solicitudes de informacin faltante, licencias, permisos, liberacin de bancos o tramos, estudios de factibilidad, planos o croquis de la obra y cualquier otro faltante que sea necesario para el cumplimiento del alcance del contrato. Acuse de recibo de planos, especificaciones y croquis de la obra.

b) Relativas al plazo y programa de la obra:

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Acuse de recibo de rdenes relativas al programa de obra, o modificaciones al mismo.

Causas de demora no imputables al contratista y solicitudes de ampliacin de plazo y/o modificaciones del programa de obra. Aclaraciones e inconformidades respecto a observaciones hechas por la supervisin sobre demoras y falta de cumplimiento del programa.

c) Relativas a la ejecucin de la obra Acuse de recibo u observaciones de rdenes de la supervisin relativas a correccin de defectos, procedimientos de construccin y suministro de personal, equipo y materiales. Constancias de mal tiempo, falta de materiales y equipo que deba entregar PEMEX, si es el caso, paros obligados y otras circunstancias que, a juicio del representante del contratista, se aparten de lo previsto en el contrato. Solicitudes de estudio de cada uno de los precios unitarios adicionales o extraordinarios que generen cambios o modificaciones al respecto.

3.11.3 Recomendaciones especiales a) Instrucciones que deben referirse en la bitcora Los cambios del proyecto, con sus trabajos adicionales y/o extraordinarios, cambio de supervisor, notificaciones de retraso en los trabajos, con aplicacin de sanciones, suspensiones, reiniciaciones, terminaciones anticipadas y rescisin. b) Seguimiento de notas e indicaciones Debe darse seguimiento a las notas o indicaciones para que no se queden pendientes y finiquitarlas con una nota de cierre, para evitar la posibilidad de olvidos que puedan tener consecuencia en el cierre del contrato. c) Cuando aplique, llevar a cabo el control de los pagos provisionales establecidos en el artculo 78 del Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas 3.12 Custodia. Ser responsabilidad del residente de obra la custodia y permanencia de este instrumento en la obra, y

3.12.1 Durante la ejecucin de la obra

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Desde la fecha de iniciacin, la bitcora deber estar permanentemente en la obra a la disposicin del supervisor de la obra y del contratista para anotaciones y consultas as como para revisin de los auditores y funcionarios que se presenten en la obra debidamente acreditados. 3.12.2 En suspensiones de la obra por causas diversas Al presentarse una suspensin de la obra por afectaciones, cierre de accesos y/o secuestros de instalaciones, equipo o maquinaria, el supervisor de la obra deber considerar la situacin para determinar si recoge la bitcora, en cuyo caso se llevar a las oficinas de la residencia, para que una vez resueltas las situaciones descritas, se regrese a la obra. 3.12.3 Al trmino de la obra o por suspensin definitiva Al terminarse la obra o suspenderse en forma definitiva, la bitcora ser entregada a la oficina de PEMEX que resguarda el contrato original, para su custodia. 3.13 Cierre de bitcora. Ser con una ltima nota especial, en la que se dar por finiquitada la relacin tcnica de campo. Despus se procede a firmar y a anular todas las hojas sobrantes, inutilizndolas sin arrancarlas de la libreta y sta, por conducto de la supervisin se anexa al finiquito de la obra. 4. Reglas de aplicacin de la bitcora Para cada uno de los tomos de la bitcora se deber reglamentar y validar el uso de este instrumento, precisando como mnimo los siguientes aspectos, los cuales debern asentarse inmediatamente despus de la nota de apertura. 4.1 Disponibilidad. Horario en que se podrn asentar notas, el que deber coincidir con las jornadas de trabajo de campo. 4.2 Firmas. Las notas de la bitcora debern ser firmadas por ambas partes. Previendo que alguna de las dos partes no firme, se establecer en la apertura de la bitcora, un plazo mximo para la firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin.

Establecer plazo mximo para firma de los interesados, acordando en caso del vencimiento del plazo, la aceptacin del asunto en cuestin; 4.3 Inviolabilidad.

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responsable de la anotacin original; y 4.4 Actividades peridicas.

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Se deber enfatizar la prohibicin de modificar cualquiera de las notas ya firmadas, as sea por el

Es recomendable regular en las actividades de carcter tcnico administrativo, lo relativo a la autorizacin y revisin de estimaciones, nmeros generadores, obra extraordinaria, as como lo relativo a las normas de seguridad e higiene que deban implementarse. En este sentido, en la apertura de la bitcora de cada contrato se deber establecer cual ser la documentacin soporte de las estimaciones, as como la indicacin de que si alguno de los documentos que deben acompaar a alguna estimacin ha sido previamente entregado por el contratista, ser suficiente con hacer referencia a l en la propia estimacin, sin que exista la obligacin de volver a entregarlo. 5. Archivo de bitcora Durante tres aos posteriores a la recepcin de la obra, la bitcora se conservar en caja numerada de fcil localizacin en archivo que designe la dependencia de PEMEX que tuvo a su cargo la supervisin de la obra. 6. Bitcora de servicios Por lo que se refiere a contratos de servicios, se debe abrir una bitcora por cada contrato respetando las mismas reglas y obligaciones para su utilizacin estipuladas en este instructivo. 7. Marco Normativo Constitucin Poltica de los Estados Unidos Mexicanos Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas (LOPSRM). Reglamento de la Ley de Obras Pblicas y Servicios Relacionadas con las Mismas (RLOPSRM)

Polticas, Bases y Lineamientos en Materia de Obras Pblicas y Servicios Relacionados con las Mismas, para Petrleos Mexicanos, Organismos Subsidiarios y Empresas Filiales.

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TIPOS DE CONTRATO