INDICE

INDICE.................................................................................................................................. 1 DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA ............................... 2

1. INTRODUCCIN .................................................................................................................................. 2 2. PRUEBA DE DIAGNSTICO DE LA UNIDAD (PRE-TEST) ....................................................................... 3

UNIDAD UNO CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS .................. 4

1.1. DATO................................................................................................................................................ 4 1.2. INFORMACIN ................................................................................................................................. 4 1.3. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN ......................................................................................... 4 1.4 TIPOS DE INFORMACIN .................................................................................................................. 5 1.5 Sistema de procesamiento de transacciones (SPT) .......................................................................... 5 1.6 Sistema de apoyo de decisin (SEA). ................................................................................................ 5 1.7 Sistema de apoyo al ejecutivo (SAE)................................................................................................. 6 1.8 Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS) ................................................................................ 6 1.9 COMPONENTES BSICOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVOS SIA. ............. 6 1.10 REQUERIMIENTOS PARA ESTRUCTURAR UN SISTEMA DE INFORMACION ADMINISTRATIVO SIA........................................................................................................................................................... 7 1.10.1. Planeacin del SIA. ..................................................................................................................... 7 1.10.2. Proyecto del SIA.......................................................................................................................... 7 El hardware .............................................................................................................................. 8 El software ............................................................................................................................... 8 La estructura del sistema. .................................................................................................... 8 1.10.3. Instrumentacin del SIA ............................................................................................................. 9 1.10.4. Monitoreo y mejora del SIA........................................................................................................ 9 1.11. PLANEACIN ORGANIZACIONAL Y EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINSITRATIVOS -SIA. .... 10 1.12. SISTEMAS DE INFORMACIN ...................................................................................................... 10 1.13. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVOS. ...................................................................... 10 1.14 EFECTOS DE LA TECNOLOGA INFORMTICA EN LA ADMINISTRACION. ...................................... 11 1.15 TECNOLOGA INFORMTICA EN EL SECTOR DE SERVICIOS. ........................................................ 11 AUTOEVALUACIN (POS-TEST). ............................................................................................. 11

UNIDAD DOS..................................................................................................................... 13
2. TEORIA DE LOS SISTEMAS ................................................................................................................. 13 2.1 TEORIA DE SISTEMAS ...................................................................................................................... 13 2.2. LOS SISTEMAS ................................................................................................................................ 14 2.3 CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS. ......................................................................................... 14 2.4. ENFOQUE SISTMICO .................................................................................................................... 16 2.5. CARACTERSTICAS BSICAS DEL ANALISIS SISTMICO. .................................................................. 16 2.6. LA TEORA DE LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES. ............................................................. 16 2.7 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS. ..................................................................... 17 Entorno ............................................................................................................................................ 17 Retroalimentacin ...................................................................................................................... 18 2. 8 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS SOCIOTECNICOS. .......................................................... 18

UNIDAD TRES................................................................................................................... 19
3. MODELOS ADMINISTRATIVOS. ......................................................................................................... 19 3.1. CARACTERSTICAS .......................................................................................................................... 19 3.2. CLASES DE MODELOS .................................................................................................................... 19 a) Modelos mentales ................................................................................................... 19 b) Modelos Formales ................................................................................................... 19 c) Modelos icnicos ..................................................................................................... 19 d) Modelos anlogos .................................................................................................... 20 e) Modelos simblicos ................................................................................................. 20 3.3. LA TECNOLOGA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EN LA ADMINSITRACIN ....................... 20 3.4. SERVICIOS ELECTRNICOS PARA LOS CIUDADANOS Y USUARIOS ................................................ 22 3.5. COOPERACIN CON OTRAS ADMINISTRACIONES Y EMPRESAS. ................................................... 22 3.6. SITIO WEB O PORTAL CIUDADANO. ....................................................................................... 23

UNIDAD CUATRO ............................................................................................................ 25

4. DISEO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO. ......................................................................................... 25 DATOS DEL PROCESO ........................................................................................................................... 25 Documento ...................................................................................................................................... 25 1.1.1.1 Proceso ......................................................................................................................... 26 1.1.1.2 Decisin ........................................................................................................................ 26 1.1.1.3 Multiformes .................................................................................................................. 26 1.1.1.4 Conector dentro de pgina ........................................................................................... 26 1.1.1.5 Conector de pgina aparte ........................................................................................... 26 1.1.1.6 Flujos de informacin ................................................................................................... 26 4.1. Actividades para disear un sistema ............................................................................................. 27 BIBLIOGRAFA UTILIZADA PARA LA COMPILACIN DEL MDULO: ........................................ 28

DISEO DE SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVA

1. INTRODUCCIN

Dra. Nancy Vsquez Castillo, MBA

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Toda actuacin administrativa se apoya en el uso de la informacin, la cual sienta las bases para el proceso de toma de decisiones Los administradores y otras personas que toman decisiones deben tener informacin til sobre los resultados del desempeo para as planear, apoyar y tomar medidas adecuadas. Aqu radica la importancia que los sistemas de informacin tienen para los administradores. La informacin tambin es la base de la funcin de control administrativo. Cualquier sistema de control de la comunicacin debe brindar informacin exacta, en el momento oportuno y para las personas adecuadas, si el objetivo de sta es la ejecucin eficaz de la tarea. El trmino sistema de informacin administrativa (SIA) se refiere al desarrollo y al uso de sistemas de informacin eficaces dentro de la organizacin, lo cual no se aplica slo a los niveles gerenciales, sino a todos los estratos y personas que componen su estructura. EL SIA se refiere a la suma de todos los sistemas de informacin de la empresa. Un sistema es un conjunto de partes interdependientes que actan en forma conjunta para llevar a cabo una funcin determinada, que forma un todo unitario y que tiene un objetivo especfico. Cul es la diferencia entre dato e informacin? Cmo se construye la informacin? Qu aporte brindan los sistemas de informacin a la organizacin). Estas dudas y otras ms que pueden surgir durante el estudio de esta asignatura, se despejarn cuando haya concluido con la revisin y comprensin del documento.
2. PRUEBA DE DIAGNSTICO DE LA UNIDAD (PRE-TEST)

Al haber aprobado un gran porcentaje de las asignaturas que forman parte del currculo de la Carrera de Administracin de Empresas de Servicios y Recursos Humanos, estar en capacitad de resolver las siguientes preguntas. a) El administrador que rol cumple dentro de la organizacin.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------b) Cree usted que la sistematizacin de la informacin facilita la toma de decisiones. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. c) Mencione los componentes del proceso administrativo ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------d) Qu entiende por sistema?---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

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UNIDAD UNO CONCEPTOS Y CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS

1.1. DATO

Los datos de una empresa, pueden ser la cantidad de produccin, los contratos seran los resultados de anlisis de esos elementos, con el objeto de definir, por ejemplo, aumentar o disminuir la produccin, comparable o no a cierto proveedor, aumentar o disminuir la capacidad productiva. Dato es un elemento cualquiera, identificado en su forma bruta, que por s solo no conduce a comprender un hecho o situacin determinados.

En una organizacin los datos deben ser analizados y transformados mediante un proceso dinmico, lo cual permite servir de base para que los dirigentes y otras personas que deben tomar la decisin lo hagan de la forma ms adecuada.
1.2. INFORMACIN

Informacin

es

el

conjunto

de

datos

ordenados y analizados, lo cual le confiere significado y utilidad para tomar decisiones.

1.3. CARACTERSTICAS DE LA INFORMACIN

Esta informacin, debidamente utilizada, puede alterar la forma de actuar de la empresa, as como las relaciones con otras unidades de la organizacin. Adems para que sea til debe presentar algunas caractersticas por ejemplo: Comprensibilidad debe estar elaborada en forma correcta y contener trminos y smbolos adecuados para que el receptor o intrprete comprenda. Fiabilidad es necesario que sea precisa, congruente, real y comprobable desde la fuente y todo el proceso de transmisin.

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 Relevante. Debe ser esencial para el rea de responsabilidad, de actuacin del administrador. Integridad tiene que contener todos los hechos que el administrador necesita para la toma de decisiones. Concisin. Debo omitir materias ajenas al asunto, resumir la informacin clave y dejar a un lado los detalles y los datos que no tienen relacin con ella; Oportunidad. Tiene que estar disponible en el momento en que sea necesaria para la actuacin del administrador, pues anticipada podra ser olvidad o mal usada retrasada no tiene valor; Calidad. Es el grado de precisin con el cual la informacin retrata la realidad, a un costo razonable, para su procesamiento y distribucin. Un Sistema de Informacin recopila, organiza y distribuye datos, de modo que stos adquieren significado como informacin. Estos sistemas pueden ser formales o informales. Los primeros son estructurados y la informacin que contienen es obtenida y transmitida en forma escrita o en lnea (por computadora). Los segundos, por el contrario, son desestructurados y al informacin que proporcionan es obtenida por medio de la interaccin diaria, los boletines, las notas y los peridicos.
1.4 TIPOS DE INFORMACIN

Los sistemas de informacin tienen una jerarqua que se basa en la toma de decisiones de los diferentes niveles jerrquicos de la organizacin y la incidencia que representa para la organizacin.
1.5 Sistema de procesamiento de transacciones (SPT)

Una transaccin es un hecho que afecta al negocio, por ejemplo un orden de compra, la contratacin de un trabajador, la fecha de un contrato de suministros, etc. El procesamiento de la transaccin es crucial para cualquier actividad que sea viable. El conjunto y el mantenimiento de las transacciones diarias son los primeros procedimientos que deben ser computarizados en las empresas, principalmente lo que se refiere a la informacin bsica para las transacciones que se repiten diariamente. Los sistemas de procesamiento de la transaccin pueden ser usados para clasificar datos que tienen caractersticas comunes, para escoger elementos, para informes, resmenes y para almacenar datos e informacin para el gobierno.
1.6 Sistema de apoyo de decisin (SEA).

El sistema de apoyo a la toma de decisiones ayudan a los administradores a tomar decisiones que estn relativamente destructuradas, es decir no se tiene los datos necesarios para elegir la decisin ms adecuando y lo deben hacer mediante

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proyecciones o supuestos. Ejemplo proyecciones de importaciones para los prximos perodos.

1.7 Sistema de apoyo al ejecutivo (SAE).

Un sistema de apoyo al ejecutivo est constituido por la informacin proyectada para auxiliar a que el nivel ms alto de la administracin adquiera, manipule y use la informacin que los ejecutivos necesitan para mantener y elevar la eficiencia de la organizacin.
1.8 Sistemas de Automatizacin de Oficinas (OAS)

Es la aplicacin de tecnologa de la informacin diseada para apoyar las actividades de coordinacin y comunicacin en la oficina. La OAS incrementan la productividad de los trabajadores de la informacin: secretarias, contadores, archivistas o administradores que emplean, manejan o distribuyen informacin. Las OAS manejan la administracin documental (procesamiento de texto, edicin y archivo digital), la programacin (agenda electrnica) y la comunicacin (e-mail, correo de voz y video).
1.9 COMPONENTES BSICOS DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVOS SIA.

Todo SIA tiene cinco componentes bsicos: Entrada: Es aquella que se enfoca en los insumos, la materia prima. Es la fuerza de impulso, de arranque, de partida o entrada de un sistema, es decir materialenerga para operar el sistema. Procesamiento: Es la elaboracin o transformacin de dicho objetivo, es el que produce el cambio, es el proceso en el que la entrada cambia a salida, este procesamiento es la accin de un sistema. Salida: es el resultado del sistema, es aquella en la cual se ha creado el propsito o masa, ya est listo para lanzarlo, venderlo o tramitarlo a su debido objetivo. Retroalimentacin: su objetivo es controlar el estado del sistema, tambin mantiene o perfecciona el desempeo del proceso. Ambiente: es el que rodea externamente el sistema, el ambiente es un recurso para el sistema pero tambin una amenaza para su supervivencia. Adems de estos componentes bsicos, debemos considerar los siguientes elementos: Modelos: Combinacin de referencias lgicas, procedimientos y que manipulen las entradas y almacenan los datos en diversos medios, para producir los resultados esperados. Tecnologa: Consiste en reunir datos, orientar modelos, almacenar y acceder a los datos y la produccin y transmisin de salidas;

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 Datos bsicos: (Archivos) conjunto de textos, nmeros o imgenes que pueden no estar computarizados, utilizados por diversos usuarios en diferentes condiciones. (Koonstz H.; Weihrich, H. 2007).
1.10 REQUERIMIENTOS PARA ADMINISTRATIVO SIA ESTRUCTURAR UN SISTEMA DE INFORMACION

Dada la necesidad de tantos funcionarios ubicados en las diversas reas de la empresa, de contar con distintos tipos de informacin, los administradores deben realizar esfuerzos significativos para establecer un SIA eficaz. Para ello deben cubrir cuatro etapas bsicas del proyecto y la instrumentacin del SIA.1
1.10.1. Planeacin del SIA.

La planeacin del proceso y del proyecto es absolutamente necesaria cuando se debe establecer y operar un programa de SIA. Los equipos de este sistema exigen el compromiso de grandes recursos financieros y administrativos. Una planeacin correcta de un SIA comienza por la determinacin de los objetivos y las metas de la empresa e identificacin de las restricciones del entorno y las oportunidades. Despus de esta fase inicial de anlisis, se deben definir el propsito especfico del SIA y el lmite dentro del cual ste debe operar. La forma de los puede variar mucho, de organizacin. actividad, cuanto ms planeacin, tanto probabilidad de xito planes resultantes de acuerdo con el tipo Como en cualquier amplia sea la etapa de mayor ser la el sistema.

1.10.2. Proyecto del SIA.

El propsito principal del un SIA es brindar informacin a los administradores, la que ellos necesitan para tomar decisiones. El proyecto de un SIA debe comenzar por el anlisis, por el tipo de decisiones que los administradores toman en el momento, sobre
Teoras de la Administracin: Reinaldo O. da Silva, Editorial Thomson. Edicin Buenos AiresArgentina junio de 2006.
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un trabajo de una organizacin en particular, Conociendo estos aspectos y quien es el responsable de ellos, los administradores pueden especificar qu datos son necesarios, como deben ser reunidos y organizados, y qu procesos utilizaran para garantizar que la informacin obtenida llegue a la persona indicada. Despus de esta informacin, el administrador estar listo para proyectar el sistema, que en la mayor parte de las grandes organizaciones es la base del sistema de informacin. El proyecto del sistema tiene tres componentes: hardware software y estructura
El hardware es el equipo material del sistema, el cual consta de cuatro elementos

bsicos. CPU. Unidad central de procesamiento que contiene toda la lgica que gua las funciones de procesamiento; es el ncleo del sistema. Dispositivo de almacenamiento de datos, que contiene todos los datos que sern procesados por el CPU. Dispositivos de entrada/Salida, mecanismos tales como teclado, monitor, impresora, que conforma canales de comunicaciones entre el uso y la computadora; Canal de datos Instalacin que conecta los dispositivos de entrada/Salida y el CPU.
El software comprende los programas y las instrucciones que establecen como ser

manipulado u organizado cada dato. El software matemtico contiene instrucciones para realizar diversos clculos numricos; el de procesamiento de textos contiene instrucciones para mover, destacar, omitir, sumar u ordenar en un espacio los textos escritos. Existen muchos tipos de software utilizados por los administradores para manipular distintos tipos de informacin y transformarlos en informes utilizables. Bsicamente, se refiere a la relacin material y especial entre hardware y el software. Muchos sistemas de informacin ampliamente computarizados se basa en algn tipo de jerarqua estructural entre un sistema de computadora central grande y distintas computadoras pequeas o personales. (PC).
La estructura del sistema.

Sistema de procesamiento centralizado. El hardware y el software estn centralizados en un lugar y son operados por un grupo de especialistas en informtica. (O. da Silva 2006). Las aplicaciones modernas de este enfoque permiten que los administradores y otros usuarios accedan al sistema de la computadora central grande por medio de terminales distantes. En la actualidad se maneja sistemas de procesamiento distribuidos, en los cuales los paquetes de hardware y software estn distribuidos en toda la organizacin.

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La tecnologa con la finalidad de reducir los problemas de comunicacin entre computadores, ha desarrollado la red de rea local (LAN, es decir que est constituida por grupos de computadoras que se intercomunican y comparte recursos comunes, por ejemplo los datos el hardware y el software). (O. da Silva 2006)
1.10.3. Instrumentacin del SIA

La planeacin eficaz y el proyecto son esenciales para el xito de la instrumentacin del SIA, pero diversos factores deben ser tomados en cuenta: Para implementar el sistema se puede usar varios mtodos, por lo cual cabe observar que no todos sern eficaces en todas las circunstancias. Bsicamente existen cuatro mtodos. a) Instrumentacin directa: En este caso la implementacin del nuevo sistema se lleva a cabo de una sola vez, momento en el cual se sustituye todo el sistema existente; b) Instrumentacin paralela: Cuando se recurre a estas opciones, el sistema Nuevo y el Viejo operan en forma simultnea durante un perodo exitoso, suficiente como para permitir la situacin gradual del sistema nuevo y la comparacin del desempeo de los dos; c) Instrumentacin peridica: Proceso de instalacin del sistema se realiza por partes, es decir, segmento por segmento, a lo largo de toda la organizacin. Cabe sealar que la implementacin del SIA puede ser fuente de preocupacin, confusin y desafo para todos los empleados. Los problemas tcnicos de la misma deben ser tratados por los administradores a cargo de la organizacin con los usuarios finales, especialistas y proveedores involucrados en el desarrollo del SIAN. (O. da Silva 2006).
1.10.4. Monitoreo y mejora del SIA.

Para monitorear el desempeo y el uso del SIA, el administrador debe estar al tanto de los sntomas que indican la falta de adecuacin del mismo. Bsicamente, existen tres tipos de sntomas: operacionales, psicolgicos y referentes al contenido de la informacin. 2 La adecuacin de las operaciones de un SIA puede ser provocado por desequilibrio y existencia de fallas en el proyecto, as como falta de capacidad para explicar el funcionamiento. La falla psicolgica se da por la resistencia de los usuarios del SIA y por tener una actitud derrotista por parte de los adiestradores. Los informes discordantes, detalles excesivos o insuficientes, falta de exactitud de los resultados y demora de los informes generados por el SIA, son otros de los sntomas que demuestran que el SIA tiene fallas y que hay que hacer ajustes.

ibidem
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1.11. PLANEACIN ORGANIZACIONAL Y EL SISTEMA DE INFORMACIN ADMINSITRATIVOS SIA.

La planeacin estratgica implica un programa de largo plazo, elaborado por el nivel ms alto de la organizacin, que incluye la definicin de los objetivos y las metas de productos o servicios y as sucesivamente. Adems involucra un perodo de 5 a 10 aos y es apoyado por el Sistema de Informacin Administrativa. El control administrativo provee y controla recursos para alcanzar las metas de la organizacin: capital, mquinas, personas y dems

Beneficios Desempeo del SIA

Apoyo a la planeacin estratgica Internos Apoyo al control administrativo Apoyo al control de las operaciones

Mejora de la calidad del producto Externos Mejor de la distribucin del producto Mejora de la calidad del servicio

1.12. SISTEMAS DE INFORMACIN

Es un conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurada segn las necesidades de la empresa, recopila, elabora y distribuye la informacin necesaria para las operaciones de dicha empresa y para actividades de direccin y control, correspondientes para desempear su actividad de acuerdo a sus estrategias de negocio. El sistema de informacin en una empresa debe responder a objetivos de la organizacin en los niveles operativo, tctico y estratgico. Ejemplo la actividad contable de una empresa como es el suministro de datos sobre las actividades, el suministro de informes y el mantenimiento de registros es un sistema de informacin contable que responde al objetivo de la empresa. (O. da Silva 2006).
1.13. SISTEMAS DE INFORMACION ADMINISTRATIVOS.

Los profundos cambios experimentados en los ltimos aos en el ambiente socio/poltico/econmico en que se desarrolla la empresa moderna, unido esto a los avances de la tecnologa, obligan a encara urgentemente la necesidad de su remodelacin y adecuacin al concepto de sistema. Es indudable que en la

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gestin empresarial sobreviven aqullos que utilizan los mejores procedimientos y emplean los mejores medios para alcanzar sus objetivos. Los administradores de niveles superiores tienden a otorgar gran importancia a la planeacin estratgica (planes a largo plazo), mientras que los de niveles medios y operativos se encuentran ms en consideraciones relativas al trato y la instrumentacin de los referidos planes.
1.14 EFECTOS DE LA TECNOLOGA INFORMTICA EN LA ADMINISTRACION.

Los sistemas inteligentes (sistemas computarizados que tratan de imitar la inteligencia humana y elaborar decisiones para la evaluacin) y las inteligencias artificiales (tecnologa informtica que trata de imitar las actividades humanas que requieren de inteligencia, por ejemplo el pensamiento, la vista, la conversacin y la audicin) son desarrollados tecnolgicos que se encuadran en la categora de la tecnologa informtica. La tecnologa de las telecomunicaciones es otro amplio ramo de este campo. La velocidad y la eficiencia de la informacin y las tecnologas basadas en la computadora han crecido de manera notable, mientras que el costo de las mismas ha cado vertiginosamente. Algunos estudios han demostrado que el costo de la potencia de la computacin, con relacin al costo del procesamiento de informacin es mucho ms bajo en que en dcadas pasadas. La tecnologa informtica ha afectado al trabajo de los miembros de cualquier tipo de organizacin as como a la estructura y estrategia adoptadas por stas. 3
1.15 TECNOLOGA INFORMTICA EN EL SECTOR DE SERVICIOS.

El trabajo de papeleo, o con papeles, est saliendo paulatinamente de la administracin en general. En el sector de servicios, la tecnologa informtica ha sido utilizada, bsicamente, para acelerar y simplificar el trabajo que normalmente haca el personal de oficina, es decir, la manipulacin y el procesamiento de gran cantidad de informacin. Los procesadores de textos y las computadoras personales permiten que caso cualquier empleado de la organizacin pueda recuperar y manipular los datos, para generar informes y grficos y comunicarse con cada uno de los otros miembros de la organizacin y tambin con otras. En la dcada de los 50 un estudioso de la ciberntica crea que la introduccin de las computadoras en las actividades de la produccin como de los servicios generara desempleo; sin embargo, en la actualidad, las organizaciones siguen utilizando una cantidad importante de empleados administrativos, quienes son mucho ms eficientes si utilizan la tecnologa.
AUTOEVALUACIN (POS-TEST).
Organizacin de Empresas. Enrique Benjamn Franklin Fincowky: Editorial McGraw-Hall Universidad Nacional Autnoma de Mxico
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1. Explique qu es un dato y que es informacin.--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------2. Describa cuatro caractersticas de la informacin. a) -----------------------------------------b) -----------------------------------------c) -----------------------------------------d) ----------------------------------------3. Los Sistemas de Informacin Administrativos que objetivo persiguen en la administracin.
------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

4. La planeacin del SIA como se lo hace.

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UNIDAD DOS
2. TEORIA DE LOS SISTEMAS

Si bien hace mucho que existen nociones de los sistemas, una diferencia importante entre la era moderna y pocas anteriores es la manera de concebirlos o la filosofa de su enfoque. La teora general de sistemas es un campo lgico-matemticos que se encarga de elaborar y generar los principios que son aplicables a los sistemas en general. En trminos generales, Teora General de Sistemas abarca tres aspectos principales. El primero es la ciencia del sistema, que aplica la exploracin cientfica de los todos y de la totalidad. El segundo es la tecnologa del sistema, que abarca las tcnicas, los modelos y los enfoques matemticos de la ingeniera de sistemas. En tercero lugar se encuentra la filosofa del sistema, que significa una orientacin del pensamiento y visin del mundo, que considera la introduccin del sistema como un nuevo paradigma cientfico o modelo ideal, en contraste con la visin de la ciencia clsica que es analtica, mecanicista y lineal-casual.4
2.1 TEORIA DE SISTEMAS

Concepto. Teora de Sistemas o tambin llamada Teora General de Sistemas (TGS) es un concepto relativamente nuevo propuesto por el bilogo austriaco Ludwig von Bertalanffy a mediados del siglo XX. Consiste en un intento por explicar, complementar y ordenar todos los sistemas que se encuentran en la realidad (organismos, sociedades, etc.), pese a que puedan pertenecer a ramas diferentes. Algunos la llaman teora de las teoras; pues pretende buscar reglas de carcter general, aplicables a todos los sistemas y en cualquier nivel de la realidad. En una primera instancia se limit tan slo al campo de la biologa, pero con el tiempo super las barreras creando un amplio campo de la sistemtica, como son la Teora del Caos, la Teora del Juego, la Teora de la Informtica, entre tantas ms. (O. da Silva 2006) La TGS establece dos conceptos esenciales que se deben tener en cuenta en un sistema. En primer lugar la entropa que se refiere al fin de un sistema en particular, explicado en la prdida de una organizacin, especficamente en sistemas aislados (sin intercambio de energa con el medio), que culminan en una degeneracin total. Por lo tanto se concluye que este tipo de sistemas estn destinados a un fin catico y destructivo, pese a que intenten buscar una estabilizacin, aquella caer en el caos y el desorden. Si bien es cierto afecta a los sistemas cerrados, tambin repercute en los sistemas abiertos, al intentar combatir la entropa, generando lo que se llama neguentropa. La neguentropa es el concepto contrario a la entropa; tiende al orden y a la estabilidad en los sistemas abiertos. Se refiere especficamente a la energa importada y ahorrada por el sistema (energa que extrajo de su medio externo), para su sobre vivencia,

Administracin Pblica: Francisco Silva Garca: Universidad Central del Ecuador: Centro de de Trasferencia y Desarrollo de Tecnologa CTT.
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estabilidad y mejora de su organizacin interna, por lo tanto es un mecanismo autorregulador, capaz de sustentarse y mantener el equilibrio. La teora general del sistema tiene tres proposiciones bsicas. a) Los sistemas existen dentro de sistemas, las molculas existen dentro de las clulas, las clulas dentro del tejido, los tejidos dentro de rganos, los rganos dentro de organismos y as sucesivamente. b) Los sistemas son abiertos, las proposiciones en consecuencia de lo anterior. Cada sistema que se examine, excepto el menor o el mayor recibe y descarga algo en los otros sistemas. Estos sistemas tienen como prioridad el constante intercambio infinito con su ambiente constituido por los dems sistemas. c) Las funciones de un sistema depende de su estructura, para los sistemas biolgicos y mecnicos se debe tener un impulso para poder funcionar.
2.2. LOS SISTEMAS

Casi todas las cosas pueden ser vistas como un sistema. Un automvil es un sistema mecnico que tiene cientos de piezas. Una flor es un sistema botnico y un animal, un sistema zoolgico. Un ser humano es un sistema fisiolgico y psicolgico, constituido por clulas, rganos, actitudes, expectativas y muchos otros elementos. Una empresa mercantil es un sistema sociotcnico, porque combina la organizacin humana con la tecnologa de las mquinas, los materiales, los procesos y as sucesivamente. relacionados con su entorno, de modo que forman un todo .

Un Sistema puede ser definido como un conjunto de elementos interactivos, cada uno de ellos relacionados con su entorno, de modo que forman un todo.

2.3

CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS.

Podemos identificar diversas caractersticas principales comunes a las organizaciones consideradas como sistemas abiertos. En este estudio abordaremos cinco caractersticas: el ciclo de los hechos, la entropa negativa, el procesamiento de la informacin, el crecimiento y el mantenimiento y la equifinalidad.

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a) Ciclo de los hechos. Toda organizacin existe en un ciclo de hechos que implica la importacin, la transformacin y la exportacin de energa. Aqu, el uso del trmino energa refleja la influencia de la Teora de Sistemas, concebida por las ciencias biolgicas, relacionada con la organizacin de los seres vivos. En las empresas mercantiles, la energa toma la forma de insumos humanos, recursos financieros, materiales y equipos y bienes/servicios productivos. b) Entropa negativa. La segunda caracterstica de las organizaciones como sistemas abiertos es que importan ms energa de la que exportan. En ocasiones, esta caracterstica se llama entropa negativa, lo que simplemente significa que un sistema abierto, para sobrevivir o crecer, debe absorber ms energa de la que libera. En el caso de una empresa mercantil, una ilustracin obvia de la entropa negativa es la rentabilidad a largo plazo, sin embargo, es necesario aclarar que esta caracterstica se refiere a todas las formas de energa, no slo a los recursos financieros. c) Procesamiento de la informacin. Esta caracterstica de un sistema abierto, que procesa la informacin para escoger la que ser incorporada por el sistema, para almacenarla, interpretarla y decidir cules sern las respuestas ante al informacin analizada. d) Como los sistemas tienen una capacidad limitada para procesar la informacin, deben contar con procesos de codificacin para seleccionar la que absorber. Las organizaciones no pueden procesar toda la informacin disponible que encuentran en su entorno. e) Crecimiento y mantenimiento. La cuarta caractersticas de los sistemas abiertos es que presentan una tendencia al crecimiento y otra al mantenimiento, es decir, contienen fuerzas que favorecen la estabilidad y se resisten al cambio, pero tambin presentan otras que lo estimulan y buscan oportunidades para la innovacin, la renovacin y el crecimiento. El sistema abierto est en constante interaccin con su entorno y alcanza un estado estable o equilibrio dinmico, dado que tambin mantiene la capacidad de trabajo o la energa de transformacin. El equilibrio de las tendencias hacia el crecimiento y el mantenimiento sirve para conservar el carcter bsico del sistema. f) Equifinalidad. Esta es la caracterstica que define que un sistema abierto puede alcanzar el mismo estado final, a partir de distintas condiciones inciales y por medio de diversos procedimientos. La equifinalidad destaca la flexibilidad para elegir los medios que sern utilizados para alcanzar los fines. Adems crea una relacin entre las metas y los mtodos. g) El enfoque de los sistemas tambin sugiere la idea integradora de que el desempeo de una organizacin es producto de la interaccin, ms que de la suma de sus partes; por consiguiente, es posible que mediante la accin de dos o
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ms partes, se consiga un efecto que una o cualquiera de las partes, por s sola, no podra conseguir.
2.4. ENFOQUE SISTMICO

Dentro del pensamiento formal y cientfico, el enfoque analtico implica pensar en las distintas partes que conforman un evento o un fenmeno y las relaciones que stas establecen entre s. Pero existe tambin otra forma cientfica de estudiar los fenmenos: el enfoque sistmico. A diferencia del analtico, que desagrega las partes del objeto de estudio, este enfoque contempla la totalidad de los componentes de un sistema, centrndose fundamentalmente en las entradas y salidas de materia, en los flujos de energa y en las interrelaciones entre sus componentes.5
2.5. CARACTERSTICAS BSICAS DEL ANALISIS SISTMICO.

Las principales caractersticas de la moderna teora de la administracin basada en el anlisis sistemtico son las siguientes: Punto de vista sistemtico: la moderna teora visualiza a la organizacin como un sistema constituido por cinco partes bsicas: entrada, salida, proceso, retroalimentacin y ambiente. Enfoque dinmico: el nfasis de la teora moderna es sobre el proceso dinmico de interaccin que ocurre dentro de la estructura de una organizacin. Multidimensional y multinivelado: se considera a la organizacin desde un punto de vista micro y macroscpico. Es micro cuando es considerada dentro de su ambiente (sociedad, comunidad, pas); es macro cuando se analizan sus unidades internas. Multimotivacional: un acto puede ser motivado por muchos deseos o motivos. Las organizaciones existen porque sus participantes esperan satisfacer ciertos objetivos a travs de ellas. Probabilstico: la teora moderna tiende a ser probabilstica. Con expresiones como en general, puede ser, sus variables pueden ser explicadas en trminos predictivos y no con certeza.
2.6. LA TEORA DE LOS SISTEMAS EN LAS ORGANIZACIONES.

Bertalanffy hizo hincapi en la parte de la Teora General de Sistemas que l llamo de los sistemas abiertos. La base de su concepcin es que un organismo vivo no es un conglomerado de elementos separados, sino un sistema definido, que posee organizacin y totalidad.

netweb: http://www.cgh.org.co/temas/descargas/elenfoquesistemico.pdf
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Es decir, un sistema abierto que mantiene un estado constante con respecto a la materia y a la energa, las cuales actan para mantenerlo en transformacin (Equilibrio dinmico). Un sistema abierto que mantiene un estado constante con respecto a la materia y a la energa, las cuales actan para mantenerlo en transformacin (el llamado equilibrio dinmico). El entorno y el organismo se influyen de manera recproca, lo cual genera un estado de equilibrio dinmico (Estado de intercambio de elementos), descripcin que encaja adecuadamente con las organizacin mercantiles tpicas. Estos son sistemas construidos por los individuos, en interaccin con el entorno consumidores, clientes, competidores, organizaciones de mano de obra, proveedores, gobierno y otras entidades. Adems de ello, las organizaciones mercantiles son sistemas de partes interrelacionadas, que trabajan entre s para alcanzar determinado nmero de metas, tanto propias como de sus miembros. El concepto de las organizaciones mercantiles como sistemas sociales ha recibido bastante atencin en aos anteriores. La escuela de sistemas sociales considera la administracin como un sistema de interrelaciones culturales, enfoque que se apoya en la sociologa e implica reconocer la existencia de organizaciones formales e informales dentro de un sistema integrado total. Adems, seala que todas estas estn expuestas a las presiones externas del entorno cultural; en sntesis son sistemas, partes de un sistema ambiental mayor. En los sistemas, la importancia se concentra en torno a la toma de decisiones, como el foco principal de atencin; despus, en los sistemas de comunicacin, la estructura de la organizacin, las cuestiones de crecimiento (entropa y/o homeostasis) y los problemas que genera la incertidumbre. Este enfoque reconoce los modelos ms complejos del comportamiento administrativo y sus consecuencias.6
2.7 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS ABIERTOS.

Las organizaciones pueden ser consideradas como sistemas abiertos, los cuales incorporan insumos del entorno (productos de otros sistemas) y, por medio de una serie de actividades, los transforman o convierten en productos (insumos para otros sistemas) para alcanzar algn objetivo. Ejemplo.
Entorno
Insumos Materias primas Informacin Recursos financieros Productos Y Proceso de transformacin (Subsistema interrelacionado)

Bienes

Servicios

Administracin en los Nuevos Tiempos: Idalberto Chiavinato: Editorial McGrawHill; Edicin Mayo 2002
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Retroalimentacin

Todas las organizaciones deben tener objetivos claros, pues ellos determinan la naturaleza de los insumos, la serie de actividades para elaborar los productos y el alcance de las metas de la organizacin. La retroalimentacin acerca del desempeo del sistema y los efectos de las operaciones en el entrono, con medios en trminos del logro de los objetivos y de los proyectos. Segn la teora de sistemas, todos los sistemas abierto, cualesquiera que stos sean (el cuerpo humano, las organizaciones o la sociedad), comparten ciertas caractersticas. AL mismo tiempo, reconoce diferencias significativas entre los distintos tipos de sistemas abiertos7.
2. 8 LAS ORGANIZACIONES COMO SISTEMAS SOCIOTECNICOS.

El enfoque de los sistemas, que, como dijimos considera a las organizaciones como un todo lo que implica el estudio de las mismas en trminos de las relaciones entre las variables tcnicas y las variables sociales existentes dentro del sistema. Los cambios que ocurren en una parte, sea tcnica o social, afectar a otras partes y tambin al sistema en su conjunto. El concepto de la organizacin como un sistema socio tcnico dirige la atencin hacia el proceso de transformacin o conversin en s, hacia la serie de actividades por medio de las cuales la organizacin trata de alcanzar sus objetivos. Este tipo de sistema est relacionado con las interacciones entre factores psicolgicos y los sociales, entre las necesidades y las desventajas de la parte humana de la organizacin y sus requisitos estructurales y tecnolgicos.

DA SILVA, Reinaldo: TEORIA DE LA ADMINSITRACIN, Thomson

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UNIDAD TRES
3. MODELOS ADMINISTRATIVOS.

Bsicamente hablamos de modelos que las empresas van copiando, adaptndolos y generalizndolos a las necesidades de las mismas, ya que estos no suelen ser rgidos. Estos se representan a travs de tcnicas, procesos, modelos y sistemas administrativos.
3.1. CARACTERSTICAS

Son aplicados para producir un cambio. Para su aplicacin requiere del uso de distintas herramientas. Son modelos que pueden aplicarse a ms de un tipo de empresa. Son modelos que cambian la forma de desempeo del recurso humano de la empresa, a travs de las herramientas aplicadas.

3.2. CLASES DE MODELOS

Existe una variedad de modelos y esquemas para clasificarlos. Una de las ms conocidas y aplicables es la identificada como Modelos MENTALES y Modelos FORMALES.
a) Modelos mentales

V. Johnson-Laird sugiere que las personas razonan con modelos mentales. Los modelos mentales son como bloques de construccin cognitivos que pueden ser combinados y recombinados conforme sea necesario. Como cualesquiera otros modelos, stos representan el objeto o situacin en s; una de sus caractersticas ms importantes es que su estructura capta la esencia (se parece analgicamente) de esa situacin u objeto (Hampson y Morris, 1996, p. 243). Un modelo mental es una representacin interna de informaciones corresponde anlogamente a aquello que se est representando, La analoga pude ser total o parcial, o sea, un modelo mental es una representacin que puede ser totalmente analgica o parcialmente analgica y parcialmente proposicional.
b) Modelos Formales

Los modelos formales consisten en una serie de aseveraciones expresadas en trminos lgicos que representan las propiedades esenciales del sistema original. Ejemplo de estos: la ley de la gravedad, los diez mandamientos, reporte meteorolgico etc. Estos se clasifican en: Icnicos Anlogos Simblicos

c) Modelos icnicos
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Es la transformacin a escala del sistema real. Al transformar a escala el modelo, se omiten varias partes del sistema, que posiblemente no son consideradas importantes. Ej: los modelos a escala, las maquetas, el planetario, la fotografa. En un modelo a escala de un avin, el diseador omite voluntariamente algunos aspectos de la nave, como los cables elctricos y varias instalaciones electrnicas. Sin embargo, mantiene intactos otros aspectos idnticos como el color, la forma, el diseo interior.
d) Modelos anlogos

Una variedad ms abstracta de modelos, son los ANLOGOS. Se caracterizan fundamentalmente por transformar las propiedades originales, es decir, utilizan unas propiedades para representar otras. Su base de representacin son los GRFICOS. Ej.: los organigramas, mapas topogrficos, diagramas. Los mapas topogrficos utilizan diferentes colores, para representar la altura sobre el nivel del mar.
e) Modelos simblicos

Se utilizan para representar sistemas muy complejos. En este caso los smbolos representan las propiedades. Se fundamentan en el diseo de expresiones algebraicas. Ej.: ecuaciones, frmulas matemticas.
3.3. LA TECNOLOGA DE INFORMACIN Y COMUNICACIN EN LA ADMINSITRACIN

Las tecnologas de la informacin y las comunicaciones y los sistemas de informacin estn cambiando la forma de actuar y trabajar de la administracin sin que se produzca un rompimiento o cambio tan brusco que se haga perceptible por s mismo. Este cambio es tan paulatino y continuo que, an cuando no pasa inadvertido, no presenta unas caractersticas de rotundidad tales que obligue a planterselo como un problema organizativo de importancia para la propia entidad. Consecuentemente, no se est dando la importancia y prestando la atencin que el fenmeno precisa. Los sistemas de informacin y las tecnologas de la informacin y el conocimiento van a abrir un mundo de posibilidades para la administracin y para los ciudadanos y usuarios de la misma que van a reconfigurar un nuevo modelo de servicio que nunca haba existido anteriormente ni tan siquiera en prototipos o modelos de ejemplo que se acercasen a la nueva realidad que se est imponiendo: 24 horas al da, todos los das de la semana (Administracin 7/24) Es necesario, cuanto antes mejor, realizar una reflexin que responda al nuevo modelo de organizacin administrativa que debe derivarse de lo que podramos denominar administracin electrnica y las consecuencias organizativas que dicho modelo va a tener en el futuro de la administracin.

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Esta reflexin hace ya tiempo que deba haberse iniciado para afrontar el cambio con la suficiente antelacin. Todos podemos observar como el mundo de las empresas y de los negocios ha ido cambiando delante de nuestros ojos. Mucho antes de que la administracin incorporase las tecnologas de la informacin y la comunicacin, el sector privado ya haba incorporado las redes informticas y de comunicaciones a su entorno, ya haba formalizado relaciones con sus proveedores que ahora estn siendo descubiertas por la administracin, haban dado utilidad y manejado la informacin como un elemento de valor para su negocio, haban inventado y diseado nuevos servicios donde antes no existan. En definitiva, han utilizado, manejado y aprovechado los sistemas y las tecnologas de la informacin de forma eficaz para su negocio. Entre tanto, en la administracin no hemos sido capaces de incorporar con la agilidad y eficacia suficiente estas tecnologas y sistemas de informacin a nuestro mundo. Este fenmeno se muestra ms duramente conforme se reduce el tamao y la capacidad econmica y financiera de la administracin. As, la administracin local est viviendo el problema con una intensidad mayor que el resto de administraciones al contar con menos recursos econmicos, humanos, financieros y con un entorno menos desarrollado y evolucionado, sobre todo en el mundo rural y de los pequeos y medianos municipios. An as, es cierto que la administracin ha trabajado y llevado a cabo iniciativas de incorporacin de las tecnologas y sistemas de informacin, y los conocimientos derivados de las mismas, a su mbito y crculo de actuacin, pero no ha sido suficiente. Se han modernizado las organizaciones administrativas desde una orientacin clara de dar satisfaccin a las propias necesidades de la organizacin relacionadas con su trabajo. Consiguientemente, debemos hacer un esfuerzo an mayor para conseguir que las autnticas ventajas que las tecnologas y los sistemas de informacin representan, repercutan e impliquen unos mejores servicios y unos niveles de eficiencia, eficacia y calidad mayor en nuestras administraciones. La aplicacin de la tecnologa de la computacin para la administracin de la informacin y sistema de apoyo de decisiones ciertamente ha tenido un efecto en la manera en que los administradores desempean sus labores y en cmo se comportan las organizaciones. Uno de los primeros estudios del impacto de la computarizacin sugiri que podra haber una estructuracin cada vez mayor de la administracin de mandos medios a un nivel ms alto para algunas posiciones de la administracin de mandos medios, ms diferencias entre la alta y la administracin de mandos medios, y una centralizacin de la organizacin. El principal efecto de la computarizacin en las organizaciones ha sido la capacidad para procesar papeleo con precisin y velocidad inusitada; la segregacin de los administradores de mandos medios a los papeles de "funcionario" y "programador" no se ha dado. La cantidad de usos que la
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administracin de alto nivel hace de la informacin basada en la computacin y de las mismas computadoras vara de organizacin a organizacin y es una materia de disputa entre los autores sobre administracin.
3.4. SERVICIOS ELECTRNICOS PARA LOS CIUDADANOS Y USUARIOS

La administracin tiene que tomar las medidas concretas que sean precisas para desarrollar y proyectar su imagen y actuaciones a prcticamente todos los campos de actividad en que presta sus servicios y cuyos destinatarios son los ciudadanos y los usuarios de la organizacin administrativa. Cada vez es ms necesario pensar en prestar servicios 24 horas al da, todos los das de la semana. En este sentido, es preciso promover todas las iniciativas que estn dirigidas a la modernizacin y prestacin de servicios de acuerdo con las necesidades y demandas de los usuarios. Los mtodos son muchos y vlidos, siempre que consigan el fin perseguido de hacer ms cercana y accesible la administracin al usuario. Desde este punto de vista, cualquier tipo de actuacin que conlleve una ms fcil, cmoda y rpida interaccin entre la administracin y los usuarios y viceversa, merecer la pena realizarla.
3.5. COOPERACIN CON OTRAS ADMINISTRACIONES Y EMPRESAS.

Es evidente que para los ciudadanos, usuarios y empresas, en general, la imagen de las Administracin Local aparece separada y aislada de la que pudiera presentar la administracin autonmica o central. La Administracin Local es una administracin cercana, prxima, identificable y accesible cosa que no suele ocurrir con las otras administraciones que citbamos anteriormente-que hace que el usuario la identifique como propia. Por consiguiente, las administraciones deben hacer un esfuerzo para intentar acordar, convenir o asumir acuerdos y planes de actuacin que se dirijan a una homogeneizacin de la informacin, a posibilitar el intercambio de datos, a ahorrar trmites y desplazamientos a los usuarios, en definitiva, a la cooperacin interadministrativa. Este mismo esfuerzo debe realizarse en cualquier materia o actuacin que suponga la cooperacin entre administraciones dirigidas a extender el uso de las tecnologas y sistemas de informacin. Adems, es preciso que desde la administracin realice un esfuerzo de cooperacin y de relacin con el sector privado para establecer acuerdos, convenios, planes de cooperacin que ayuden y permitan prestar los servicios necesarios, y aquellos otros que se demanden, mediante procedimientos innovadores. En este sentido, la referencia ms cercana es la de la cooperacin con bancos y cajas de ahorro para utilizacin de los cajeros automticos, tarjetas ciudadanas, financiacin de actividades, etc. Pero tambin podemos hablar de supermercados, correos, televisiones, asociaciones, etc. En definitiva, se trata de cooperar y colaborar con interlocutores sociales, econmicos, comunicacin, empresas, etc. para ver en qu forma podran colaborar en la prestacin de servicios y cmo pora prestarse el servicio recproco. Antes hablbamos de los

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bancos y cajas de ahorro como colaboradores potenciales pero se me ocurre que a veces se deber recurrir a los sectores y organizaciones sociales ms dbiles para solicitar su ayuda. De todos es conocido que el fenmeno de Internet est provocando una nueva diferenciacin social o discriminacin tecnolgica derivada de la posibilidad o no de acceder a la tecnologa. En este sentido, el posible y necesario acercamiento de la organizacin administrativa al ciudadano slo se podr hacer en aquellos sectores ms desfavorecidos a travs de organizaciones, colectivos sociales y similares, que podrn prestar ese servicio por su cercana y presencia fsica.
3.6. SITIO WEB O PORTAL CIUDADANO.

Desde la ptica de la administracin, una alternativa es la puesta en servicio de un portal o espacio web, desde el cual se pueda conseguir informacin, hacer determinados trmites y, lgicamente, integrado con los sistemas de gestin interna. Para lograr este objetivo la administracin debe mantener una actitud favorable a la incorporacin de las nuevas tecnologas y la adaptacin organizativa y legal que va a ser precisa. La gran mayora de las innovaciones tcnicas y transformaciones en el campo de las telecomunicaciones y la informacin escapan a la previsin gubernamental. Referente a la relacin con otras Administraciones: intercambio de datos, correo electrnico, envo de resoluciones, procedimiento administrativo e intercambio de registros. En relacin con las empresas: la remisin de formularios, licencias, autoliquidaciones, ofertas, concursos, ficheros bancarios, presentacin de facturas, procesos de homologacin de productos, pagos va Internet, etc. . Servicios econmicos entre la administracin y los ciudadanos y usuarios Las tecnologas y los sistemas de informacin abren unas posibilidades, hasta hace poco tiempo desconocidas para la administracin, de modificar sustancialmente y simplificar de manera clarsima las operaciones econmicas entre la administracin y los ciudadanos o usuarios.. Ahora bien, estas posibilidades tambin conllevan grandes riesgos y retos que deben asumirse como propuesta de futuro de la administracin. As, debe garantizarse, en todo caso y en todo momento, las posibilidades de acceso de aquellos sectores de poblacin que podemos denominar como tecnolgicamente desfavorecidos, as como la integridad y seguridad de las transacciones que se efecten. En este orden de servicios, podemos sealar una serie de aspectos que tienen gran importancia y trascendencia en estas posibilidades de utilizacin de los sistemas de
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informacin para la prestacin de servicios econmicos: Simplificacin de las tramitaciones hasta el lmite mximo posible. Si se pretende que el propio ciudadano sea el que realice la operacin de forma completa. Evitar la repeticin de datos y de informaciones hasta el mximo posible, lo que contribuir a la simplificacin y sencillez de procesos al tiempo que garantizar la existencia de un menor nmero de errores posibles. Si ya conocemos los datos del ciudadano, no le obliguemos a cumplir todos los datos nuevamente. Luego con simples consultas de base de datos podemos obtener sus datos y compilar sus impresos de forma automtica y sin que prcticamente tenga que intervenir. Procurar la tramitacin automtica de todo tipo de pagos o cobros que se realicen entre la administracin y los ciudadanos. Es preferible efectuar una transferencia bancaria a que un usuario deba desplazarse a las oficinas de la entidad, es preferible una domiciliacin a un pago directo, es preferible un cargo a cuenta que una reclamacin econmica, es preferible un mecanismo de compensacin que un pago y un ingreso.

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UNIDAD CUATRO
4. DISEO DEL SISTEMA ADMINISTRATIVO.

El desarrollo de un Sistema de Informacin comprende varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del anlisis, el cual ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de Sistema que utiliza uno ms de los componentes: Software, hardware, personas, base de datos, documentacin y procedimientos. A esta etapa se le
conoce tambin con el nombre de Diseo Lgico.

En una organizacin o empresa el anlisis y diseo de sistemas, es el proceso de estudiar su situacin con la finalidad de observar cmo trabaja y decidir si es necesario realizar una mejora; el encargado de llevar a cabo estas tareas es el analista de sistemas con el aporte de un grupo multidisciplinario que conozcan en forma clara las fases y procesos que debe contener un sistema. El diseo de un sistema de informacin produce los elementos que establecen cmo el sistema cumplir los requerimientos identificados durante el anlisis del sistema. El primer paso en el diseo de sistemas es identificar los informes y las salidas que el sistema producir; a continuacin los datos especficos de cada uno de stos se sealan, incluyendo su localizacin exacta sobre el papel, la pantalla de despliegue o cualquier otro medio. El diseo tambin describe los datos calculados o almacenados que se introducirn. Los datos y los procedimientos de clculo se describen con detalle. Se seleccionan las estructuras de los archivos y los dispositivos de almacenamiento, como son discos o cintas magnticas o papel. Los procedimientos deben de mostrar cmo se van a procesar los datos y cules van a ser las salidas. Los documentos que contienen las especificaciones del diseo se pueden representar por medio de los diagramas de flujo, tablas y smbolos especiales.

DATOS DEL PROCESO

Documento

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1.1.1.1 Proceso

1.1.1.2 Decisin

1.1.1.3 Multiformes

1.1.1.4 Conector dentro de pgina

1.1.1.5 Conector de pgina aparte

1.1.1.6 Flujos de informacin

El diseo de sistemas es un proceso altamente creativo que en gran medida puede ser facilitado por lo siguiente:
a) Definicin slida del problema. b) Descripcin del sistema existente. c) Conjunto de requerimientos del nuevo sistema.

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4.1. Actividades para disear un sistema

Lo primero que se hace para disear u sistema es hacer un mapa, planear o arreglar las partes en un todo que satisfaga los objetivos involucrados. El diseo de sistemas requiere principalmente la coordinacin de actividades, los procedimientos de trabajo y la utilizacin de equipo para alcanzar los objetivos organizacionales. El patrn de diseo de sistemas sigue una tcnica iterativa. El diseo de sistemas es un proceso creativo en el que el analista repite a travs de varias actividades o procedimientos de trabajo, uno a la vez, investigando mentalmente a travs del proceso completo. Otra consideracin en la fase de diseo es el control que se debe ejercer desde el sistema. Algunos controles se determinarn por medio de diferentes parmetros de sistemas tales como las aplicaciones y las entradas. Probablemente se necesite disear ciertos controles de calidad. Por ejemplo, todas las entradas deben preparase en forma consistente para mantener la confianza del sistema y evitar posibles errores en los procedimientos. Las especificaciones de diseo describen las caractersticas del sistema, sus componentes o elementos y la forma en que estos aparecern ante los usuarios. Para muchos usuarios, el xito de un sistema est relacionado con la creencia que tengan sobre s el sistema tiene las caractersticas adecuadas. Los componentes de un sistema de informacin descritos durante el anlisis de requerimientos, son el punto principal del diseo. Los analistas deben disear los siguientes elementos: 1. Flujos de datos: Movimientos de datos hacia, alrededor y desde el sistema. 2. Almacenes de datos: Conjuntos temporales o permanentes de datos. 3. Procesos: Actividades para aceptar, manejar y suministrar datos e informacin. Pueden ser anuales o basadas en computadora. 4. Procedimientos: Mtodos y rutinas para utilizar el sistema de informacin y lograr con ello los resultados esperados. 5. Controles: Estndares y lineamientos para determinar si las actividades estn ocurriendo en la forma anticipada o aceptada, es decir, si se encuentran bajo control. Asimismo especificar las acciones que deben emprenderse cuando ocurren problemas o presentan circunstancias inesperadas. Puede incluirse un reporte sobre las excepciones o procedimientos para la correccin de los problemas. 6. Funciones del personal: Las responsabilidades de todas las personas que tienen que ver con el nuevo sistemas incluyendo los usuarios, operadores de computadora y
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personal de apoyo. Abarca todo el espectro de componentes del sistema, incluso desde la entrada de datos hasta la distribucin de salidas o resultados. A menudo, las funciones del personal se establecen en forma de procedimiento.

BIBLIOGRAFA UTILIZADA PARA LA COMPILACIN DEL MDULO:

BANDA GAMBOA, Hugo A.: Sistemas de Informacin Gerencial. Politcnica Nacional. Quito, 2004. DA SILVA O. REINALDO: Teoras de la Administracin. Editorial Thomson. Mxico 2006.

Escuela

FINKOWSKY, Franklin Enrique Benjamn, Sistemas Administrativos, Anlisis Y Diseo. Ed. McGRAW-HILL Interamericana de Autores, S.A. de C.V., Mxico 2004 MERIZALDE, Vinicio. GERENCIA DE PERSONAL. Escuela Politcnica Nacional, Quito, 2004. LAUDON K.C. y LAUDON J.P. SISTEMAS DE INFORMACIN GERENCIA, 6ta. Ed. Prentice Hall. Mxico 2001. FRANKLIN ENRIQUE Benjamn. Organizacin de Empresas Anlisis, diseo y estructura, Mc Graw Hill

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