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GUA DEL USUARIO
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Garanta
Garanta Limitada
EziSolution Software garantiza que tanto los medios de almacenamiento como la documentacin proporcionados por la empresa estn libres de defectos, en materiales y mano de obra, durante un perodo de 90 das desde la fecha original de compra. En caso de que, dentro del periodo de garanta, EziSolution Software reciba aviso de defectos en los materiales o la mano de obra, y de que determinare que dicho aviso es correcto, EziSolution Software reemplazar el medio o la documentacin defectuosos. La responsabilidad total y exclusiva por el incumplimiento de esta garanta limitada, as como las compensaciones pertinentes, debern limitarse al reemplazo del medio o de la documentacin defectuosos, y no incluirn ni se extendern a ninguna reclamacin o a ningn derecho a obtener una indemnizacin por daos y perjuicios, u otros reclamos similares, incluyendo, de manera enunciativa pero no limitativa, lucro cesante, prdida de datos o daos ocasionados por el uso del software, o daos especiales, incidentales o resultantes, o cualesquier reclamos similares. EziSolution Software se libera especficamente de toda responsabilidad en cuanto a otras garantas, representaciones o condiciones, ya sean expresas o implcitas, lo que incluye, de manera enunciativa pero no limitativa, toda garanta o condicin implcita de comercializacin o adecuacin para un propsito particular. Todos los dems trminos implcitos estn excluidos. EziSolution Software no se responsabiliza, ni ejerce ninguna representacin, garanta o condicin por ningn producto, medio, software o documentacin que no haya sido fabricado o suministrado por EziSolution Software.
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INTRODUCCIN .......................................................................................................................... 7 GUA DE INICIO RPIDO .......................................................................................................... 8 INDICACIONES, CONSEJOS Y ACCESOS DIRECTOS.................................................... 111 INGRESO DE FECHAS .................................................................................................................... 11 INGRESO DE LOS DATOS DEL PROVEEDOR Y DEL CLIENTE ........................................................... 11 ORDEN DE CLASIFICACIN EN LAS PANTALLAS DE LISTAS .......................................................... 11 TECLAS DE FUNCIN .................................................................................................................... 11 IMPRIMIR (F3) Y EL CUADRO DE DIALOGO DE IMPRESIN DE WINDOWS ..................................... 13 PANTALLA DE INICIO DE SESIN ....................................................................................... 15 MEN PRINCIPAL ..................................................................................................................... 16 INICIO / FINAL DEL DA ................................................................................................................ 24 MEN DE INFORMES .................................................................................................................... 25 INFORME RESUMIDO DE INGRESOS............................................................................................... 26 INFORME DE VENTAS DEL PDV ................................................................................................... 27 INFORME DE VENTAS DEL PERSONAL........................................................................................... 28 INFORME DE VENTAS DE GRUPO .................................................................................................. 29 MEN VENTAS ........................................................................................................................... 30 FACTURACIN.............................................................................................................................. 31 PAGOS RECIBIDOS ........................................................................................................................ 35 AGREGAR / MODIFICAR CLIENTES ............................................................................................... 37 CORREOS ELECTRNICOS MASIVOS................................................................................ 40 INFORMES DE VENTAS ........................................................................................................... 43 LISTA DE CLIENTES ...................................................................................................................... 43 INFORME RESUMIDO DE VENTAS ................................................................................................. 44 INFORME DE CLIENTES VENCIDOS ............................................................................................... 45 ESTADOS DE CUENTA DEL CLIENTE ............................................................................................. 46 INFORME DE ANLISIS DE VENTAS .............................................................................................. 47 INFORME DE RDENES PENDIENTES............................................................................................. 47 INFORME DE IMPUESTO A LAS VENTAS ........................................................................................ 47 INFORME DE VENTAS POR CLIENTE.............................................................................................. 48 VENTAS POR PRODUCTO .............................................................................................................. 49 VENTAS DEL CLIENTE POR PRODUCTO ......................................................................................... 49 VENTAS DE PRODUCTO POR CLIENTE........................................................................................... 49 VENTAS POR REPRESENTANTES DE VENTA .................................................................................. 50 MEN INVENTARIO ................................................................................................................. 51 TARJETAS DE INVENTARIO ........................................................................................................... 52 MANTENIMIENTO DE LOS GRUPOS DE INVENTARIO...................................................................... 57 MANTENIMIENTO GLOBAL DEL INVENTARIO ............................................................................... 58 AJUSTE DE LA CANTIDAD DE INVENTARIO ................................................................................... 59
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INFORMES DE INVENTARIO ................................................................................................. 61 CONSULTA DE ARTCULO ............................................................................................................. 61 CONSULTA DE TRANSACCIONES................................................................................................... 62 INFORME DE CANTIDADES ........................................................................................................... 62 INFORME DE PRECIOS DE VENTA.................................................................................................. 62 INFORME DE PRECIOS DE COSTO .................................................................................................. 63 INFORME DE ARTCULOS DE MOVIMIENTO LENTO ....................................................................... 63 INFORME DE AGOTADOS .............................................................................................................. 63 INFORME DE REABASTECIMIENTO DE INVENTARIO ...................................................................... 64 INFORME DE ADQUISICIN DE INVENTARIO ................................................................................. 64 INFORME DEL VALOR DEL INVENTARIO ....................................................................................... 64 HISTORIAL DE ARTCULOS ........................................................................................................... 65 MEN COMPRAS ....................................................................................................................... 66 COMPRAS ..................................................................................................................................... 67 PAGOS A PROVEEDORES ............................................................................................................... 70 AGREGAR / MODIFICAR PROVEEDORES ....................................................................................... 72 INFORME DE COMPRAS ......................................................................................................... 74 LISTA DE PROVEEDORES .............................................................................................................. 74 INFORME DE LISTA DE COMPRAS ................................................................................................. 75 INFORME DE RDENES DE COMPRAS ........................................................................................... 76 INFORME DE PROVEEDORES VENCIDOS........................................................................................ 76 ESTADOS DE CUENTA DE LOS PROVEEDORES ............................................................................... 77 INFORME DE ANLISIS DE COMPRAS ............................................................................................ 78 INFORME DE RDENES PENDIENTES............................................................................................. 78 INFORME DE INVENTARIO DISPONIBLE......................................................................................... 78 INFORME DE IMPUESTO A LAS COMPRAS ...................................................................................... 78 INFORME RESUMIDO DE COMPRAS............................................................................................... 79 MEN CUENTAS ........................................................................................................................ 80 CATLOGO DE CUENTAS.............................................................................................................. 80 ASIENTO CONTABLE .................................................................................................................... 85 RECONCILIACIN BANCARIA ....................................................................................................... 86 INFORMES CONTABLES ......................................................................................................... 87 LISTA DE CUENTAS ...................................................................................................................... 87 INFORME DE LOS ASIENTOS DIARIOS ........................................................................................... 88 INFORME DE SALDOS DIARIOS ..................................................................................................... 88 INFORME DE SALDOS MENSUALES ............................................................................................... 89 ESTADO DE CUENTA .................................................................................................................... 89 INFORME DE BALANZA DE COMPROBACIN ................................................................................. 89 INFORME DEL BALANCE GENERAL............................................................................................... 90 DIARIO.......................................................................................................................................... 91 CITAS ........................................................................................................................................... 91 NOTAS ......................................................................................................................................... 91 CALENDARIO INTERACTIVO ......................................................................................................... 92 BOTONES PULSADORES ................................................................................................................ 92 Nuevo ...................................................................................................................................... 92
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Hoy.......................................................................................................................................... 92 Buscar ..................................................................................................................................... 92 Lista......................................................................................................................................... 93 Cerrar (Esc) ............................................................................................................................ 93 TELFONOS ................................................................................................................................ 94 MANTENIMIENTO..................................................................................................................... 96 REINDEXADO DE ARCHIVOS ......................................................................................................... 96 IMPORTAR / EXPORTAR ARCHIVOS .............................................................................................. 98 CONFIGURACIN DEL SISTEMA .................................................................................................. 100 Compaa.............................................................................................................................. 101 Ventas.................................................................................................................................... 103 Inventario.............................................................................................................................. 104 Compras................................................................................................................................ 105 P.D.V..................................................................................................................................... 107 HARDWARE ......................................................................................................................... 109 PAGOS.................................................................................................................................. 113 LEALTAD.............................................................................................................................. 114 RESTAURAR ARCHIVOS DEL RESPALDO ..................................................................................... 115 RESTAURAR ARCHIVOS DEL RESPALDO ..................................................................................... 115 CONFIGURACIONES DE LOS USUARIOS ....................................................................................... 116 Configuraciones de Seguridad.............................................................................................. 117 Configuraciones.................................................................................................................... 118 INTERFAZ ............................................................................................................................ 118 Ventas.................................................................................................................................... 119 P.D.V..................................................................................................................................... 120 Correo electrnico ................................................................................................................ 121 MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE IMPUESTOS ...................................................................... 1233 CONFIGURACIN DE CUENTAS PREDETERMINADAS ................................................................... 124 ELIMINAR ARCHIVOS DE DATOS ................................................................................................ 125 RESPALDO................................................................................................................................. 126 Qu es un Respaldo?........................................................................................................... 126 Por qu Respaldar? ............................................................................................................ 126 Con que frecuencia se debe respaldar?.............................................................................. 126 En el mismo lugar o en otro lugar? .................................................................................... 126 Medio de Respaldo................................................................................................................ 126 PREGUNTAS FRECUENTES (CMO) ................................................................................. 131 Cmo activar la proteccin con contrasea......................................................................... 131 Cmo desactivar la proteccin con contrasea.................................................................... 131 Cmo desactivar algunos elementos del men para otros usuarios..................................... 131 Cmo cambiar los colores del sistema ................................................................................. 131 Cmo desplegar una imagen en el men principal .............................................................. 131 Cmo cambiar la interfaz del usuario .................................................................................. 132 Cmo devolver Ventas o Compras........................................................................................ 132 Cmo eliminar las bases de datos e iniciar desde cero........................................................ 132 Cmo cambiar la moneda y el nombre de impuesto............................................................. 132 Cmo restaurar los datos respaldados ................................................................................. 132 Cmo agregar usuarios de red ............................................................................................. 132
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Cmo agregar el logotipo de una compaa a las facturas.................................................. 133 Cmo actualizar a la versin ms reciente......................................................................... 1333 Cmo imprimir etiquetas y cdigos de barras para productos .......................................... 1333 CONSEJOS PARA SOLUCIONAR PROBLEMAS............................................................... 135
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Introduccin
Introduccin
El sistema Retail-Man ha sido diseado para personas de negocios con un conocimiento limitado de principios contables. Este sistema facilita que usuarios con conocimientos bsicos de contabilidad puedan ingresar informacin en la computadora, sin tener que preocuparse sobremanera de los principios de dbito y crdito. El objetivo de este sistema es utilizar mtodos de gestin de un establecimiento comercial similares a aquellos tradicionales, pero de una forma mucho ms rpida. As el establecimiento podr ahorrar miles de dlares de formas distintas, entre las que se incluyen: Cobro ms rpido de los dbitos Pago a tiempo a los acreedores Menores pagos a los contadores Presentaciones de impuestos ms rpidas Etc. La interfaz del usuario del sistema es muy sencilla y los errores hechos durante la captura de los datos pueden ser corregidos tan fcilmente como se hicieron. Toda la informacin necesaria est a su alcance en todo momento, lo que le hace ganar tiempo. El sistema Retail-Man funciona con los sistemas operativos Windows 9x, 2000, XP y la mayora de los sistemas de red compatibles con Windows. Cumple con las normas para el ao 2000 y no tiene un lmite de perodo para los asientos contables. En la versin multiusuario, varios usuarios pueden acceder a los datos al mismo tiempo. Actualmente, Retail-Man cuenta con soporte va Internet. El usuario puede enviar correos electrnicos con gran facilidad a los clientes, proveedores o contactos directamente desde el sistema. Tambin soporta el envo masivo de correos electrnicos, lo que le brinda al usuario una herramienta de publicidad muy valiosa, rpida y econmica.
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Inicio Rpido
Gua de Inicio Rpido

Intentar implementar un sistema contable electrnico y de control de inventario en un establecimiento comercial puede ser abrumador. Probablemente se est preguntado por dnde empiezo? La Gua Rpida de Inicio le brinda un enfoque claro, paso a paso, con explicaciones bsicas. Todas las tareas estn divididas en pasos separados y simples que puede seguir de manera secuencial, y que le permitirn obtener los resultados deseados.
Paso 1
Decidir qu usuarios van a utilizar el sistema y sus niveles de acceso. Cuando se instala por primera vez, Retail-Man viene con cinco usuarios. Los usuarios 1 y 2 tienen acceso a todas las partes del sistema. Si necesita que el sistema sea seguro, apenas le sea posible debe asignar una contrasea para cada usuario. Si no necesita seguridad en el sistema, simplemente deje en blanco la contrasea del usuario maestro. Para asignar la seguridad, seleccione Mantenimiento, Mantenimiento del Archivo de Usuarios, y luego agregue o elimine usuarios conforme le resulte necesario. Usted puede darle a los usuarios uno de los cuatro posibles niveles de acceso siguientes: 0 Sin acceso 1 Slo lectura 2 Leer y escribir 3 Acceso total (Leer, escribir, modificar y borrar) Los primeros dos usuarios (usuario maestro y administrador) siempre tendrn un acceso completo a todas las partes del sistema, sin importar los niveles de acceso que se les asigne. Utilice Ctrl + F12 para cambiar a los usuarios desde cualquier parte del sistema.
Paso 2
Seleccione Mantenimiento y luego Configuracin del Sistema para configurar su nombre de compaa y otros datos. Para mayor informacin consulte la seccin correspondiente.
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Paso 3
Seleccione Ventas y luego Agregar/Modificar Clientes para agregar los datos del cliente. Se recomienda crear un Nombre del Cliente llamado VENTAS EFECTIVO para todas las ventas en efectivo.
Paso 4
Seleccione Compras y luego Agregar/Modificar Proveedores para agregar los datos del proveedor. Se recomienda crear un nombre de proveedor llamado COMPRAS EFECTIVO para todas las compras en efectivo.
Paso 5 (Opcional)
Seleccione Inventario y luego Mantenimiento del Grupo de Inventario para crear o modificar los grupos de inventario. Por ejemplo, los grupos tpicos para un establecimiento de cmputo podran ser: Computadoras Monitores Impresoras Software Etc . . . Mientras est configurando los grupos de inventario, tambin se le recomienda crear grupos de gastos, tales como: Electricidad, Telfono, Gastos bancarios, etc.
Paso 6
Seleccione Inventario y luego Agregar/Modificar Inventario para agregar el inventario y los servicios que vende su establecimiento. Tambin se recomienda agregar todos los servicios y gastos que el sistema adquiere, como por ejemplo: Electricidad, Cargos telefnicos, Mantenimiento del automvil, etc. De esta forma, el establecimiento puede procesar a todos los acreedores desde una misma seccin: compras.
Paso 7
Si su establecimiento ya ha sido ingresado, seleccione INVENTARIO y luego Ajuste de la Cantidad de Inventario para agregar las cantidades de inventario que ya tiene. Otra forma de agregar el inventario es ingresarlo seleccionado Compras, y luego Comprando.
Paso 8
Si su establecimiento ya ha sido ingresado, debe entrar las cuentas pendientes de los clientes y proveedores. Para hacerlo, puede crear una factura de ventas o compra para cada cuenta pendiente. La fecha de la factura tiene que reflejar el perodo contable. Utilice * en la columna de nmero de pieza y luego, bajo datos, ingrese Saldo Inicial,
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Cant. con 1 y el monto. Esto asegurar que el monto de impuestos sea correcto y tambin le permitir modificar la informacin en el futuro si se presenta la necesidad. Una vez que se hayan realizado los pasos anteriores, podr comenzar la actividad comercial. El Sistema Retail-Man viene con un catlogo de cuentas estndar. Una cuenta importante es la 1001 Efectivo Disponible. Utilcela como una cuenta temporal para soportar todos los ingresos que lleguen al establecimiento provenientes de todas las clases de ventas. Por ejemplo, supongamos que su establecimiento procesa cinco facturas de este modo: N Factura 1 2 3 4 5 Monto $100 $150 $90 $50 $80 Forma de pago Efectivo Cheque Tarjeta de crdito Crdito Dbito directo a su banco.
Los pagos de las facturas 1, 2 y 3 deben registrarse como recibidos por la Cuenta 1001 Efectivo Disponible. La factura nmero 4 no se pag, de modo que su pago no debe ser procesado. El pago de la factura nmero 5 debe procesarse en la Cuenta 1002 Cuenta Bancaria. Al final del da, crearemos un comprobante de depsito con los pagos de las primeras tres facturas, que totalizaran $100+$150+$90 = $240 y lo enviamos al banco. Para reflejar esta transaccin, seleccione Cuentas y luego Asiento de Diario para crear un asiento de diario como sigue: 1. Con el cursor en el campo Nmero de Diario, presione Enter. Esto asignar un nuevo nmero de diario. 2. Ingrese la cuenta bancaria de 1002 en la cuenta superior 3. En la seccin siguiente, ingrese la cuenta 1001 - Efectivo Disponible con la fecha y el monto. 4. Guarde la transaccin. Una vez que haya hecho esto, el saldo de la Cuenta Bancaria se incrementar en $240, mientras que la cuenta de Efectivo Disponible volver a 0, (suponiendo que comenz en 0). Al recibir el estado de cuenta, notar que concuerda exactamente con el registro computarizado al mostrar dos transacciones en ese da; la primera ser por el monto de $80 que fueron directamente al banco, mientras que la otra ser de $240. Seleccione Cuentas y luego Reconciliacin Bancaria para reconciliar el estado de la cuenta bancaria. Debe agregar todos los cargos del banco que aparecen en el estado de cuenta, a travs de la seccin Compras. La cuenta de pago de estos cargos tiene que ser la cuenta 1002 Cuenta Bancaria.
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Indicaciones, Consejos y Accesos Directos

Ingreso de Fechas
La mayora de los campos de fecha se completarn con la fecha de hoy. Para cambiar la fecha puede: 1. Sobrescribirla. 2. Hacer clic con el botn derecho del ratn en el campo fecha e ingresarla interactivamente.
Ingreso de los Datos del Proveedor y del Cliente

Los proveedores y los clientes pueden seleccionarse a partir de sus listas respectivas, ingresando ya sea el cdigo en el campo Cdigo correspondiente, o el nombre en su respectivo campo Nombre. Si la informacin que proporciona es vlida, los datos de la pantalla se completarn. Si la informacin es invlida o incompleta, se le presentar una lista para que haga su seleccin interactivamente. La lista se desplegar con el nombre ms parecido al nombre parcial que se ingres; si ingres un cdigo parcial en el campo Cdigo, la lista se desplegar con el cdigo ms parecido al que se ingres.
Orden de Clasificacin en las Pantallas de Listas

Las pantallas de listas se utilizan para lo siguiente: Pantalla Lista de Clientes (seleccionar Ventas, Agregar/Modificar Clientes) Pantalla Lista de Inventario (presionar F9 F10) Pantalla Lista de Proveedores (seleccionar Compras, Agregar/Modificar Proveedores) Seleccionar pantalla cuenta (seleccionar Cuentas, Catlogo de Cuentas) Al ver estas pantallas, se puede cambiar el orden de clasificacin de las primeras dos columnas haciendo clic sobre el encabezado de la columna. Los datos de la lista se ordenarn para que correspondan al orden de la columna sobre cuyo encabezado hizo clic.
Teclas de Funcin
Para mayor velocidad y simplicidad, utilice las siguientes teclas de funcin:
F1: Activar el sistema de ayuda.

Esta tecla de funcin activa la ayuda incorporada de estilo Windows y est activa en todo el sistema.
F2: Guardar Transaccin.

La tecla de funcin F2 se utiliza en los formularios de ingreso de datos de todo el sistema y le permite al usuario utilizar el teclado para guardar los datos ingresados al presionar F2. F3: Imprimir Transaccin.
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La tecla de funcin F3 se utiliza para imprimir informes, facturas, cotizaciones, rdenes de compra y otros. Para seleccionar la impresora de destino, utilice el ratn y hacer clic con el botn derecho sobre la tecla de Impresin F3 para acceder al cuadro de dialogo de la impresora.
F4: Borrar Transaccin (Facturacin y Compras).

La tecla de funcin F4 se utiliza para borrar las transacciones en las pantallas de ingreso de datos, como por ejemplo: facturacin, compras y dems. El sistema solicitar la confirmacin del borrado antes de proceder.
F5: Procesar Pago (Facturacin y Compras).

Al presionar la tecla de funcin F5 en las pantallas de facturacin y compras, se activa la pantalla de pago para pagar una sola factura o compra.
F7: Crea una lista de facturas pendientes en facturacin y compras.

Al presionar F7 en las pantallas de facturacin o compras, se crea una lista de todas las facturas o compras de los ltimos 12 meses. Para ver una lista de facturas, ya sea para un cliente o un proveedor, ingrese el cdigo de cliente o proveedor antes de presionar F7 en la pantalla de facturacin o compras.
F8: Bsqueda por Nmero de Serie.

Al presionar F8, se le solicita al usuario que proporcione un nmero de serie a buscar. El nmero de serie tiene que ser exactamente igual al ingresado, si no la bsqueda fallar. Si tiene ms de un nmero de serie para 2 artculos diferentes, puede utilizar las teclas de flecha ARRIBA/ABAJO para navegar a travs de ellos.
F9: Bsqueda por Nmero de Pieza.

Al presionar F9, se le solicitar al usuario que proporcione un nmero de pieza a buscar. Si el nmero de pieza no existe, el sistema desplegar la lista de inventario remarcando el nmero de serie ms prximo.
Shift+F9: Bsqueda por Nmero de Pieza Equivalente.

Al presionar la combinacin de SHIFT y F9, se le solicitar al usuario que proporcione un nmero de pieza equivalente a buscar.
F10: Bsqueda por Datos de la Pieza.

Al presionar F10, se le solicitar al usuario que ingrese los datos de un artculo a buscar. Puede ingresar las primeras letras de los datos del artculo; el sistema producir una lista de inventario ordenada por los datos de artculo, y mostrar al comienzo de la lista la cadena de caracteres a buscar o aquella ms cercana.
SHIFT+F10: Bsqueda por Otros Datos de la Pieza.

Al presionar la combinacin de SHIFT y F10, se le solicitar al usuario que proporcione otros datos de la pieza a buscar. Para ver otros datos de los artculos en la lista de bsqueda de inventario debe haberse activado desde Mantenimiento > Configuracin del Sistema > Men Inventario
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F11: Calendario.
Al presionar F11, se mostrar el calendario con la fecha actual remarcada. Utilice las teclas de flecha para moverse entre las fechas, y luego presione <Enter> para transferir la fecha del calendario a un campo Fecha.
F12: Calculadora.
Al presionar F12, se abrir la calculadora de Windows. Al volver a presionar F12, se abrir otra instancia de la calculadora de Windows.
<Alt>+F12: Si est conectado, abre el cajn de efectivo.

Si est instalado y conectado, al presionar la combinacin de teclas Alt y F2, se abrir el cajn de efectivo. Para instalar un cajn de efectivo, vaya a Mantenimiento > Configuracin del Sistema > Hardware.
<Ctrl>+F12: Bloqueo del Sistema / Cambio de Usuario.

Presionar la combinacin de teclas Control y F12 permite cambiar el usuario registrado en el sistema; si se ingresa 3 veces una contrasea invlida, el sistema se cerrar.
<Shift>+F12: Imprime Etiquetas en las Pantallas de Facturacin y Compras.

Utilice esta combinacin de teclas para imprimir las etiquetas y los cdigo de barras de los artculos de inventario. La impresin puede enviarse a cualquier impresora e iniciarse desde cualquier posicin en la pgina al seleccionar los valores de rengln y columna.
Imprimir (F3) y el Cuadro de Dilogo de Impresin de Windows

Para imprimir en la impresora predeterminada, seleccione Imprimir (F3) en cualquier parte donde el botn Imprimir est disponible. Si hace clic con el botn derecho del ratn sobre el botn Imprimir (F3), se desplegar el dilogo de impresin de Windows.
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Esto le permitir seleccionar la impresora de destino, que puede ser una impresora local, una impresora de red o un fax. Para enviar facturas, cotizaciones u rdenes de compra por fax, debe tener un mdem instalado o conectado a su sistema con software de fax en el sistema. Windows incluye software de fax que se puede utilizar. Asimismo, hay muchos otros paquetes que puede utilizar como Software de Fax.
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Pantalla de Inicio de Sesin
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Pantalla de Inicio de Sesin

Una vez que se inicia el sistema Retail-Man, la primera pantalla que aparece es la pantalla de inicio, que solicita el ingreso de la contrasea. El usuario debe proporcionar una contrasea vlida para poder acceder al sistema. La contrasea maestra del sistema est en blanco cuando se inicia el sistema por primera vez. Hay un nmero de contraseas distintas que el sistema aceptar, pero el usuario maestro debe programar estas contraseas mediante la seccin Mantenimiento del sistema.
Cada contrasea puede tener un nivel diferente de acceso al sistema, permitiendo as que el gerente controle el acceso del usuario a cada seccin del sistema. Para activar la proteccin de la contrasea debe proporcionarle al usuario maestro una contrasea.
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Pantalla del Punto de Venta
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Men Principal
Una vez que se ha ingresado una contrasea vlida, el sistema muestra la pantalla del Men Principal, con las opciones desplegadas horizontalmente en la parte superior de la pantalla. Puede utilizar las flechas izquierda y derecha para moverse entre las opciones, y puede utilizar la tecla Enter para acceder a esa opcin. El sistema incluye dos interfaces integradas para que el usuario elija, como se muestra a continuacin: INTERFAZ DE BOTONES GRANDES
INTERFAZ DEL MEN y BARRAS DE HERRAMIENTAS
Puede cambiar la interfaz del usuario yendo a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DE USUARIO > CONFIGURACIONES y seleccionando la opcin: Men y Barra de Herramientas, para utilizar una interfaz de estilo de men con barras de herramientas para el acceso rpido a los artculos utilizados con frecuencia. La navegacin con esta interfaz difiere ligeramente de la anterior. Debe utilizar la tecla: ALT+la letra subrayada en el men seguida por la primera letra o el nmero de la
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opcin, o puede utilizar el ratn y hacer clic en la barra de herramientas o en el elemento del men deseado. Asimismo, se puede cambiar la apariencia del sistema, cambiando los colores del sistema, o incluso se puede tener una imagen en el men principal cambiando el despliegue, como corresponda. Tenga en cuenta que si decide agregar una imagen al escritorio debe asegurarse de que la ruta del archivo de imagen no contenga espacios.
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La pantalla del Punto de Venta es el lugar donde el cajero realiza todas las ventas. Seleccione PDV en el men principal para desplegar la pantalla: Punto de Venta.
Campos de la pantalla Punto de Venta: Fecha La fecha predeterminada es la de hoy, sin embargo, el usuario puede cambiar esta fecha si se permite. N de Venta Asignada automticamente por el sistema, comienza con 1 al inicio de cada da. N de Cliente/Nombre Campo opcional para ingresar un Cdigo de Cliente o el Nombre del Cliente Puntos El sistema despliega el nmero de los puntos de lealtad no redimidos acumulados por el cliente. Los puntos de lealtad deben ser activados primero en la tarjeta del cliente. ste es un campo de slo lectura. Usuario El sistema despliega el usuario registrado. ste es un campo de slo lectura.
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Hoy El sistema despliega el da y la fecha de hoy. ste es un campo de slo lectura. Estacin El nmero de estacin predeterminado es 1 y se muestra en la parte superior de la pantalla. Para cambiar el nmero de estacin (digamos a 2), agregue el nmero de estacin necesario como un parmetro al acceso directo, de la siguiente manera: 1. En el escritorio, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el acceso directo para abrir el men desplegable. 2. Seleccione Propiedades. 3. Seleccione la pestaa Acceso Directo. 4. La ruta al programa Retail-Man se desplegar en el campo Destino. 5. Haga clic al final de la ruta para asegurarse de que ya no est destacada. 6. Al final de la ruta, ingrese un espacio y luego el parmetro (nmero de estacin necesario). 7. La ruta ser similar a: C:\RMAN\RMAN.EXE 2 8. Haga clic en OK para cerrar el acceso directo y guardar el cambio. N de Pieza Ingrese o explore el artculo o el cdigo de barras. Este campo puede tener hasta 15 caracteres (letras y nmeros). Si ingres un cdigo que no existe, se le mostrar una lista de artculos comenzando con el cdigo inmediato al que se haya ingresado. Se puede navegar hacia arriba o abajo. Luego seleccione el que desee, presionando la tecla Enter. El cdigo del artculo que ha seleccionado se transferir a la pantalla de ventas. Datos de la Pieza Si se ha activado la edicin de la descripcin (consulte el Men Mantenimiento, Configuracin de Punto de Venta, Pestaa Configuracin del PDV), el cursor se detendr en el campo Descripcin para permitir que el operador lo modifique. Si deja en blanco el campo Nmero de Pieza e ingresa una descripcin del artculo, el sistema desplegar el archivo de inventario para realizar una seleccin. Cant. Este campo le permite ingresar la cantidad vendida. Su valor predeterminado es 1. Si se ha activado Edicin del campo Cant. (consulte el Men Mantenimiento, Configuracin del Punto de Venta, Pestaa Configuracin del PDV), el cursor se detendr en el campo Cant. y esperar a que el operador cambie la cantidad si fuera necesario. Si no se ha activado Edicin del campo Cant., el cursor omitir el campo Cant. Sin embargo, el operador todava puede editar el campo haciendo clic sobre el campo Cant. Monto $ Este campo despliega el precio de venta del artculo que se est vendiendo. Si se ha activado la opcin Edicin, el operador puede cambiar el precio. Si no se ha activado la opcin Edicin, el operador no puede cambiar el precio.
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Impuesto Se despliega el cdigo de impuesto conforme haya sido registrado para el artculo en el archivo de inventario. El operador puede cambiarlo manualmente a otro cdigo de impuesto vlido. Desc. % El operador puede ingresar un porcentaje de descuento si se ha activado esta opcin. (Para hacer esto, consulte Men Mantenimiento, Configuracin del Punto de Venta, Pestaa Configuracin del PDV). Para terminar la venta, presione Esc o Enter sobre un campo vaco de N de Pieza. Total $ Conforme cada artculo sea ingresado, la lnea del total de artculos se desplegar en el campo Total $. Ent En Existencia Impuesto $ Estos campos son slo de despliegue y muestran la ubicacin del almacenamiento, el nmero en el inventario y el monto del impuesto.
Total $ Cuando todos los artculos hayan sido ingresados, el operador presionar Enter en el campo vaco de N de Pieza de la lnea siguiente. Se calcula el total y se despliega en el campo Total $ en la parte inferior de la pantalla. El cursor pasa al campo Pagado $. Pagado $ El operador ingresa ahora la forma de pago seleccionndola en una lista desplegable. Esta lista puede modificarse desde la Pantalla de Configuracin del Sistema. El campo ahora se desplaza al monto en Total $ y el operador puede ingresar un monto ms alto de acuerdo con lo que se ofrece para el pago. Hay dos mtodos para ingresar el pago. El primero es mediante una lista desplegable (ms adecuada para los usuarios con teclado). Para acceder a este mtodo, simplemente presione <Enter> sobre un campo vaco de N de Pieza en la cuadrcula del PDV y el cursor se mover a la lista desplegable donde puede hacer el pago. Una o ms opciones de pago pueden utilizarse para pagar la misma transaccin.
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La otra pantalla de pago es ms adecuada para usuarios de pantalla tctil o ratn, aunque tambin puede utilizarse con el teclado normal. Esta pantalla se activa al presionar F2 o F3 despus de completar la transaccin en el PDV. Puede aceptar mltiples opciones de pago para la misma transaccin en el PDV.
Tenga presente que si tiene activo el redondeo, ste ocurrir sobre la primera opcin de pago, que es Efectivo. Si selecciona otras opciones de pago, no habr redondeo. Utilice el teclado numrico para ingresar los montos o presione las pestaas de pago para llenar rpidamente el campo Pago. As pues, si quiere pagar con tarjeta de crdito, presione la tecla 0 para que quede en cero el campo Efectivo, y luego presione la tecla 3 de T/Crdito para llenar el campo Tarjeta de Crdito con el monto completo. Despus presione F2 para guardar o F3 para guardar e imprimir. Cambio $ El monto del cambio que se le entregar al cliente, si lo hubiera. Cuando el operador haya completado la venta, se guardar el registro correspondiente, se abrir el cajn de efectivo, se imprimir el comprobante de venta y se actualizarn todos los archivos asociados. Se pueden cambiar las opciones de pago. Consulte la pestaa Men Mantenimiento > Configuracin del Sistema. F6 reimprime un comprobante de venta. Se puede enviar la impresin a la impresora normal o a la de comprobantes.
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F7 se utiliza para reimprimir o borrar un comprobante de venta. Para activar o desactivar el borrado, consulte la pestaa Men Configuracin > Configuraciones del Usuario > Configuraciones > PDV.
Retener / Recuperar Este botn permite retener las ventas del PDV y recuperarlas posteriormente.
Retail-Man Men Rpido
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Al hacer clic en el botn MEN de la pantalla PDV, se activa la pantalla Men Rpido. Esto le permitir utilizar ya sea una pantalla tctil o un ratn, para ingresar los artculos vendidos con frecuencia.
Se puede presionar CONTROL+ALT y hacer clic en cualquier botn para modificar el contenido y el cono de ese botn, de forma que se adece a las necesidades de su establecimiento. Si ingresa el nmero de pieza equivocado, el sistema se lo indicar con el mensaje Nmero de Pieza Equivocado, por favor corrija cada vez que presione esa tecla. Tenga en cuenta que la hilera superior de botones le permite ingresar un grupo diferente de artculos para cada botn del men.
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Inicio / Final del Da

La pantalla Inicio / Final del da se utiliza para realizar la reconciliacin de efectivo al final del da. El usuario debe ingresar los montos que estn en el cajn de efectivo al Inicio del da, as como los montos que estn en el cajn de efectivo al final del da de trabajo. Entonces el usuario podr imprimir el informe de reconciliacin de efectivo, que mostrar toda discrepancia en los montos presentes al final del da. Todos los montos positivos indican un supervit, mientras que los montos negativos indican un dficit que debe investigarse.
Fecha: Ingrese la fecha de hoy Nmero de Estacin: El nmero de estacin predeterminado es 1. Sin embargo, si tiene una licencia multiusuario, debe ingresar cada nmero de estacin y cada monto por separado. Inicio del Da: Ingrese los montos al comienzo de cada da, contando el dinero que hay en la caja de esa estacin. Contado: Para cada estacin tiene que ingresar los montos al final del da de trabajo. Una vez que lo haya hecho, podr abrir el informe 2 del PDV para tener una lista de los montos correctos.
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Men Principal
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Men de Informes
Retail-Man le permite generar una amplia variedad de informes para controlar su establecimiento. Todos los informes pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un archivo, segn las selecciones realizadas despus de rellenar los campos de cada pantalla para solicitar el informe. En el caso de los informes enviados a la pantalla, utilice las teclas Re Pg y Av Pg para navegar a travs de los informes. Si prefiere hacer una bsqueda ms rpidamente, presione la tecla F para obtener una ventana donde podr ingresar el texto a buscar.
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Men Principal
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Informe Resumido de Ingresos

Descripcin: Este informe despliega el resumen de ventas por tipo de pago durante un perodo concreto.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Ubicacin: Desde la Fecha A la Fecha Ingrese la ubicacin o djela en blanco para todas las ubicaciones. Esta opcin slo aparecer en la versin de ubicaciones mltiples. Ingrese las primeras fechas a incluir en el informe. La ltima fecha a incluir.
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Informe de Ventas del PDV

Descripcin: Ventas en la fecha indicada.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Ubicacin: Ingrese la ubicacin o djela en blanco para todas las ubicaciones. Esta opcin slo aparecer en la versin de ubicaciones mltiples.
Tipos de Informe: Informe detallado: Agrupa los artculos de cada venta. Informe resumido: Agrupa el monto total de cada venta. Reconciliacin de Efectivo: Para imprimir la reconciliacin de efectivo de hoy. Tamao del Informe: Seleccione angosto para un informe de 40 columnas, ancho para 80 columnas. Fecha Incluir Facturas Ingrese la fecha de la que quiere el informe. Marque la opcin para incluir las facturas de venta en el informe.
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Informe de Ventas del Personal

Descripcin: Ventas para los miembros del personal durante un perodo especfico en formato detallado, resumido o por artculo.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Ubicacin: Ingrese la ubicacin o djela en blanco para todas las ubicaciones. Esta opcin slo aparecer en la versin de ubicaciones mltiples.
Nombre del Empleado Ingrese el nombre del empleado para incluirlo en el informe, o deje el espacio en blanco para incluir a todo el personal. Tipo: Desde la Fecha A la Fecha Seleccione Total, Resumido o Detallado Ingrese de la primera a la ltima fecha que quiere que el informe cubra.
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Informe de Ventas de Grupo

Descripcin: Las ventas de grupos de productos durante un periodo de tiempo concreto, en formato detallado, resumido o por artculo.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Ubicacin: Tipo: Desde la Fecha A la Fecha Ingrese la ubicacin o djela en blanco para todas las ubicaciones. Esta opcin slo aparecer en la versin de ubicaciones mltiples. Seleccione Total, Resumido o Detallado Ingrese de la primera a la ltima fecha que quiere que el informe cubra.
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Men Ventas
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Men Ventas
El Men Ventas se utiliza para ingresar Facturas, Cotizaciones, Reservados, datos del cliente, recibos de pago y pagos de las ventas por cobrar, as como para obtener informes de ventas para anlisis. Este men es til para los establecimientos de venta al por menor y al por mayor que mantienen una lista de deudores. No hay lmite para el nmero de clientes y su historial de ventas.
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Facturacin
Seleccione Facturacin para ingresar efectivo y facturas o cotizaciones de los deudores. Cuando se ingresa una factura, se actualizan las cantidades del inventario, los estados de cuenta de los deudores, los archivos de cuentas y el archivo del historial de deudores. Las siguientes teclas de funcin estn activas en esta pantalla: F7 Lista de facturas F8 Bsqueda por nmeros de serie F9 Bsqueda de la lista de inventario por cdigo del artculo (nmero de artculo) F10 Bsqueda del archivo de inventario por datos del artculo SHIFT+F12 Imprimir Etiquetas
Tipo Nmero
Fecha: N Ref:
Para la facturacin, dejarlo en el valor predeterminado: Factura. Otras opciones son: Cotizacin, Reserva o Nota de Crdito. Para ingresar una nueva factura, presione Enter en el campo Nmero de Factura. Se crear una nueva factura con el nmero siguiente en secuencia. Para recuperar una factura existente, ingrese el nmero anterior de factura. Esta factura se recuperar y podr modificarla o borrarla. NOTA: El nmero de factura va de 1 a 99999999 La fecha predeterminada es la de hoy. Cmbiela si fuera necesario. CONSEJO: Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier campo Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario. Ingrese el nmero de referencia del cliente, como por ejemplo, el nmero de pedido.
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Vendedor:
Para los pedidos pendientes, ingrese PP+ Nmero de factura existente (por ejemplo, PP123). Esto emitir una nueva factura que recuperar los pedidos pendientes en esa factura previa. En este caso, los datos de la factura se desplegarn en la lista de piezas de la pantalla. Seleccione el cdigo del vendedor de la lista desplegable de usuarios.
Campos de Factura a: Cdigo: Ingrese el cdigo del cliente y presione Enter. Si el cdigo que ingres no se encuentra, el sistema desplegar la Lista de Clientes y podr navegar de arriba a abajo y seleccionar el que desee. Si no puede recordar el cdigo del cliente, ingrese el nombre del cliente o parte del nombre y presione Enter. Utilice la tecla TAB para moverse rpidamente en la cuadrcula. Trminos: Ingrese los trminos de la factura, tales como entrega, 7, 14, 90 das, etc. Columnas de las lneas de artculos de la factura: N de Pieza: Ingrese el nmero de pieza del artculo. Si ingresa slo una parte del cdigo, el sistema desplegar la Lista de Inventario donde podr seleccionar un artculo al presionar Enter sobre el que desee. Para ingresar un artculo que no est en el inventario, ingrese un asterisco (*) en el campo del cdigo. Para ingresar texto, vaya a los datos del artculo con la tecla tab e ingrselo. Datos: Si ingres un cdigo vlido, este campo se rellenar automticamente. Si ingres un *, el sistema permitir que ingrese la descripcin del artculo. Cantidad: Ingrese la cantidad que se est vendiendo. O/Compra: Si la cantidad solicitada es mayor a la disponible en el inventario, el sistema le permitir ingresar una orden pendiente, si esta opcin est activa en el sistema. Para activar esta opcin, seleccione Mantenimiento, Configuracin del Sistema, luego seleccione la pestaa Ventas y active Forzar Orden Pendiente. Monto $: Este campo se llena automticamente como parte de los datos del artculo. Sin embargo, puede ingresar otro valor sobre ste. Si presiona T forzar a que el sistema cambie al precio comercial, si presiona W cambiar el precio al de venta al por mayor. Impuesto: Si la tarjeta de inventario tiene el cdigo de impuestos incluido, este campo se llenar automticamente, de lo contrario seleccione el cdigo apropiado en la lista desplegable. Desc.%: Ingrese el porcentaje de descuento del artculo. Totales: El sistema calcula y despliega la cantidad total automticamente. Contine ingresando las lneas de artculos si fuera necesario hasta completar la orden. Cuando haya completado la factura, seleccione una de los siguientes opciones: Guardar (F2): Guardar la factura. Haga clic con el botn derecho para ver la factura en la pantalla. Imprimir (F3): Guardar e imprimir la factura. Consejo: Se puede enviar la factura a una impresora diferente o incluso al fax mediante un clic con el botn derecho del ratn sobre el botn Imprimir y elegir el destino. Para enviar por fax, tiene que instalar un software para fax, como el fax de Windows. Correo Se enviar directamente la factura al cliente por correo electrnico. El electrnico cliente tiene que rellenar el campo Correo Electrnico con una direccin vlida de correo electrnico. Si est utilizando un mdem para acceso
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telefnico, necesita conectarse primero con su ISP. Para los usuarios ADSL, el sistema enviar el correo electrnico como un anexo. Borrar (F4): Borrar la factura. Pago(F5) Pagar la factura. Entrega(F6) Imprimir un comprobante de entrega. F7 Desplegar una lista de facturas o cotizaciones para los 12 meses anteriores. Salir (Esc): Cerrar la pantalla de la factura sin guardarla. La factura se descarta. Shift+F12 Imprimir etiquetas para los artculos que acaba de ingresar. Para poder imprimir los nmeros de pieza como cdigo de barras, deber instalar la fuente de cdigo de barras que viene con Retail-Man, ya sea copiando el archivo a C:\WINDOWS\FONTS, o a travs de Panel de Control >Fuentes >Instalar nueva fuente. Importar: Esta opcin se utiliza de dos maneras: La primera opcin es mediante un clic en el botn Importar en la pantalla facturacin. Esto desplegar un dilogo para la importacin de archivo, lo que le permite importar a partir de diferentes formatos de archivo, incluyendo Excel, Delimitados por Tabulador, Separados por Coma CSV y formatos de bases de datos. El archivo debe contar con los campos de nmero de pieza, datos, cantidad y precio. Si tiene un escner remoto de cdigo de barras y desea explorar remotamente los artculos, mediante un clic con el botn derecho del ratn en el botn Importar se desplegar una pantalla que le permitir explorar remotamente los artculos. Una vez que lo haya hecho, haga clic sobre el botn Importar y los datos sern transferidos a la pantalla facturacin. Se podrn entonces modificar las cantidades y los precios.
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Pago (F5) Le permite ingresar el pago de la factura o un pago parcial.
Los campos de la pantalla Pago son: Fecha: Est predeterminada a la fecha de hoy. Cmbiela si fuera necesario. CONSEJO: Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier campo Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario. Monto Aparece completado con el monto pendiente de la factura. Se puede modificar, como suceder en el caso de los pagos parciales. Forma de pago: Seleccione un forma de pago en la lista desplegable (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito, etc.) Datos: Los datos del pago predeterminan la forma de pago. Se pueden sobrescribir si fuera necesario. Cuenta: Ingrese el nmero o el nombre de la cuenta. Si ingresa tan slo el comienzo del nombre o el nmero, se desplegar la Lista de Cuentas, posicionada segn lo que haya ingresado. En caso de dudas, ingrese ? y presione Enter para la lista de cuentas. Seleccione la que necesita. La cuenta predeterminada es EFECTIVO DISPONIBLE, la cual acta como una cuenta de control para la caja. Esta cuenta debe tener saldo cero una vez que el ingreso se enve al banco y se haya creado un asiento de diario para reflejar esa transaccin.
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Pagos Recibidos
Seleccione Pagos Recibidos para pagar un lote de facturas. Las facturas pueden pagarse de manera completa o parcial.
N de Pago
Para ingresar un nuevo pago, presione Enter sobre el campo N de Pago. Se crear un nuevo registro de pago con el nmero siguiente en la secuencia. Para recuperar un pago existente, ingrese el viejo nmero de pago. Este pago se recuperar y podr entonces modificarlo o borrarlo. NOTA: El rango del nmero de pago va de 1 a 99999999 Fecha de Pago La fecha predeterminada es la de hoy. Puede modificarla si lo desea. CONSEJO: Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier campo Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario. Nombre Ingrese el nombre del cliente. Monto Ingrese el monto que se est pagando. Pagado por Seleccione la forma de pago en la lista desplegable. Datos Ingrese los datos del pago. El campo aparece completado con la forma de pago. Cuenta Ingrese la cuenta por cobrar ingresando ya sea el nombre o el nmero, usualmente la cuenta de Efectivo Disponible (1001). Este campo se llena a partir de la Lista de Cuentas. Ingrese ? para obtener la lista a partir de la cual seleccionar. Desde la Fecha de Factura Ingrese la fecha inicial de las facturas que desea pagar.
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A la Fecha de Factura Ingrese la fecha final de las facturas que desea pagar. Estos dos campos filtrarn las facturas dentro de este rango de fechas y las desplegarn en la lista de Facturas Pendientes. Columnas de las Facturas Pendientes: N ste es tan slo un nmero de la lnea de artculo. Cada lnea est numerada a partir de 1 en la parte de arriba. N de Factura El nmero de factura, como se guard. Fecha Fecha de la factura. Total $ El valor monetario total pendiente de esta factura. Ya Pagado $ Esto es lo que ya se ha pagado. Pago de Hoy$ Ingrese el monto que se est pagando, aplicado sobre la lista de facturas pendientes. Pueden ser pagos parciales. El total de esta columna se despliega en la parte inferior derecha y debe coincidir exactamente con el valor en el campo Monto a la izquierda de la pantalla. Si intenta guardar con montos que no concuerdan, recibir un mensaje de advertencia. Contine ingresando los pagos de facturas en las distintas lneas, si fuera necesario. Cuando haya terminado, seleccione una de las siguientes opciones: Guardar (F2) Guarda el pago. Tenga en cuenta que el total de la columna Pagado $ tiene que coincidir exactamente con el valor en el campo Monto. El botn Guardar queda inactivo hasta que haya logrado esto. Imprimir (F3) Guarda e imprime la factura. Consejo: Haga clic con el botn derecho del ratn sobre Imprimir para elegir el destino, como por ejemplo una impresora distinta. Correo Guarda el pago y enva un correo electrnico al cliente con el electrnico recibo del pago. Borrar (F4) Borra el pago. Cerrar (Esc) Descarta cualquier cambio o adicin al pago y posiciona el cursor en la parte superior.
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Agregar / Modificar Clientes

Seleccione Agregar/Modificar Clientes para agregar, modificar o borrar los datos en la lista de sus clientes.
Al ingresar el nombre del cliente, el sistema desplegar el nombre en el campo superior, y la lista seguir despus de lo que ingres. Al presionar <ENTER> pasar a la pantalla Modificar. Nuevo Muestra la pantalla Cliente Nuevo para ingresar clientes nuevos.
Imprimir (F3) Imprime el sobre con el nombre del cliente y los datos de la direccin. Etiquetas Correo Imprime las etiquetas con el nombre del cliente y los datos de la direccin. Abre la pantalla Enviar Correo Electrnico. Ingrese los campos requeridos antes de enviar.
Correo Masivo Abre la pantalla Enviar Correo Electrnico. Todos los clientes que tengan una direccin vlida de correo electrnico en sus tarjetas de cliente y a quienes se les facture recibirn un correo electrnico al presionar el botn Enviar. Borrar(F4) Le permite borrar al cliente. Sin embargo, el cliente no se borrar, sino simplemente se le agregar ~ delante del cdigo y nombre de modo que no aparezca en el listado normal. Esto evitar que los usuarios borren clientes que tengan historial comercial.
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Cuando haya realizado los cambios necesarios, seleccione Guardar (F2) para guardarlos y volver a la pantalla anterior. Para agregar un cliente nuevo, seleccione Nuevo (F2) en la pantalla Lista de Clientes. La pantalla Nuevo Cliente se desplegar para que ingrese los datos. Esta pantalla es similar a la de Editar Datos del Cliente. Cdigo Ingrese un cdigo de hasta seis caracteres alfanumricos. Nombre del Cliente El nombre de la compaa o del establecimiento. Los campos Cdigo y Nombre del Cliente deben estar completados. Saludo Ttulo de los clientes (Sr., Sra., etc.) Otros datos Nombre, direccin, telfono, etc.; si fuera necesario. Trminos Los trminos de pago acordados, como por ejemplo 7, 14, 30 das. Precio Seleccione Venta al por menor, Comercial, Venta al por mayor, etc., conforme se haya acordado con el cliente. Si elige Descuento Cant., el precio depender de la cantidad vendida. Lmite de Crdito Ingrese el monto del lmite de crdito antes de que el sistema emita una advertencia. Nota Dos lneas de notas relacionadas con el cliente. Comienzo de Ingrese la fecha de inicio de la actividad mercantil del cliente. Actividad Mercantil Fin de Actividad Si rellena este campo Fecha, evitar que el sistema emita nuevas Mercantil facturas a partir de esa fecha. Unirse al Programa Marque esta opcin si desea incluir al cliente en el programa de de Lealtad recompensas de lealtad. Telfono Ingrese el nmero de telfono. Mvil Ingrese el nmero de telfono mvil.
Retail-Man System Fax Correo
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Ingrese el nmero de fax. Ingrese una direccin de correo electrnico vlida. Al hacer clic en la pestaa correo electrnico enviar correos al cliente. http:// Ingrese la direccin www. Al hacer clic en la pestaa http:// se abrir la pgina web. No correo Marque esta opcin para evitar que el cliente reciba correo masivo electrnico Masivo al enviarlo. Trminos Comerciales ingrese los trminos comerciales del cliente, como por ejemplo el nmero de das antes del vencimiento del pago o un texto como efectivo contra entrega (COD). Lmite de Crdito: Ingrese un lmite de crdito para que el sistema le advierta de si el cliente excede este lmite. Precio: Ingrese el tipo de precio para ese cliente con Venta al por menor, Mercantil, Venta al por mayor o Descuento por cantidad. Este campo est relacionado con las tarjetas de inventario y desplegar el precio asignado a cada artculo o servicio del inventario. Marque esta opcin si el precio de venta incluye el impuesto a las ventas, no lo marque si desea excluirlo.
Precio Incluye Impuesto:
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Men Ventas
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Correos Electrnicos Masivos

Esta opcin del men le permite enviar correos electrnicos masivos a los clientes, con o sin archivos anexos.
N de Destinatarios Este campo despliega el nmero de destinatarios de correo electrnico. Si el archivo contiene un gran nmero de entradas, puede tomar un poco de tiempo hasta que se despliegue esta pantalla. Para cambiar el nmero de destinatarios, haga clic en la pestaa Destinatarios de correo electrnico. El sistema desplegar la lista con los nombres y direcciones de correo electrnico y un cuadro de seleccin junto a ellos. Para desmarcarlos a todos, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezado de la columna. Para marcarlos a todos, haga clic con el botn izquierdo sobre el encabezado de la columna o seleccinelos individualmente. Una vez que haya terminado, haga clic en el botn de correo electrnico para enviarlo. Con Copia Ingrese una direccin de correo electrnico opcional para enviar el correo con copia.
Nombre del Remitente Ingrese su nombre. Si ha ingresado su nombre en la pantalla configuracin de correo electrnico bajo el men Mantenimiento, su nombre aparecer automticamente en este campo. Correo electrnico Ingrese su direccin de correo electrnico en este campo.
Retail-Man System del Remitente Solicitar Recibo
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Marque este cuadro para permitir que el destinatario le enve automticamente un acuse de recibo antes de leer su correo electrnico. Ingrese la lnea de asunto del correo electrnico. Si la lnea de asunto se dej en blanco, el sistema le advertir antes de enviar el correo electrnico. Debe ser un nombre de archivo vlido. Se puede agregar ms de un archivo adjunto si separa los nombres con un punto y coma. Marque el cuadro de seleccin que est junto al campo para que el sistema le permita seleccionar grficamente los archivos a agregar. Se puede optar por enviar su mensaje como un texto escrito en el cuadro de edicin siguiente, o como un archivo. Si selecciona un archivo, el sistema desactivar el cuadro de edicin y le permitir ingresar un nombre de archivo en el campo siguiente. El archivo debe ser de tipo texto, HTM, HTML o RTF; de lo contrario, un mensaje de error se desplegar al intentar enviar el correo electrnico con un tipo errneo de archivo.
Asunto
Archivo Adjunto
Tipo de Mensaje
Archivo de Mensaje Este campo estar inicialmente desactivado. Se activar una vez que elija un tipo de mensaje de archivo. Slo puede tener una entrada y de los tipos mencionados arriba. Texto del Mensaje Si ha seleccionado un mensaje de tipo texto, puede ingresar manualmente un mensaje de texto de longitud variable.
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Men Ventas
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Notas generales sobre el envo de correos electrnicos Para los usuarios con una conexin por va telefnica (utilizando un mdem estndar), es necesario conectar manualmente el mdem utilizando el icono de conexin va telefnica bajo Windows antes de poder enviar los correos electrnicos. Si intenta enviar los correos electrnicos sin conexin, se desplegarn mensajes de error. En caso de tratarse de un usuario de ADSL, el sistema utilizar la conexin ADSL sin ninguna intervencin de su parte, dado que siempre est abierta. Tenga en cuenta tambin que necesita configurar la pantalla correo electrnico bajo la seccin Mantenimiento, antes de poder enviar un correo electrnico. (Ver la pestaa Configurar correo electrnico bajo el Men Mantenimiento)
Para seleccionar / deseleccionar todos los nombres, haga clic con el botn derecho sobre el encabezado de la columna. Los nombres no seleccionados se excluirn del envo de correo electrnico masivo. Cambiar los nombres o direcciones de correo electrnico en esta pantalla tampoco afecta al nombre o a la direccin de correo electrnico en el archivo.
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Informes de Ventas
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Informes de Ventas
Todos los informes de ventas pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un archivo, segn lo que se seleccione despus de llenar los campos en cada pantalla de peticin de informe. NOTA: En la siguiente lista de informes, muchas de las pantallas de solicitud del informe tienen relativamente pocos campos y siguen un patrn repetitivo. Por esta razn, se han omitido algunas de las pantallas.
Lista de Clientes
Descripcin: Lista de los clientes seleccionados y sus estados, impresa de forma horizontal o vertical.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Tipo: Tipo de Informe: Estado Seleccionar el tipo de cliente. Seleccionar el tipo de informe: vertical, horizontal o etiqueta. Si elige Etiqueta, se le pedirn los datos de la etiqueta. Ingrese el cdigo del estado (WA, NY, etc.), o djelo en blanco para incluir a todos los estados.
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Informe de Lista de Facturas

Descripcin: Lista de facturas para un perodo, un cliente o un nmero de pieza en particular.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Seleccione en la lista desplegable el tipo de informe. Nmero de Pieza Ingrese un nmero de pieza para la lista de las facturas que incluyen ese artculo. Deje este campo en blanco si quiere que las facturas incluyan a todas las piezas. Nombre del Cliente Ingrese un Nombre de Cliente para la lista de las facturas que han sido emitidas para ese cliente. Deje este campo en blanco si desea incluir facturas para todos los clientes. Tipo de Informe Seleccione detallado o resumido. Estado Seleccione pendiente o pagado, o djelo en blanco para incluir todo. Desde la Fecha Ingrese la fecha de inicio que desea que cubra el informe. A la Fecha Ingrese la fecha final que desea que cubra el informe. CONSEJO: Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier campo Fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario.
Informe Resumido de Ventas

Descripcin: Resumen de ventas sobre un nmero concreto de meses. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y ao de inicio Hasta el Perodo Seleccione el mes y ao finales Para un informe que cubre slo un mes, ingrese lo mismo en ambos campos.
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Informe de Clientes Vencidos

Descripcin: Lista de los clientes con adeudos atrasados, clasificados en perodos: en curso, 30, 60 y +90 das.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y el ao que el informe cubrir. Estado Ingrese un cdigo de estado para restringir el informe a ese estado. Deje este campo en blanco si desea incluir a todos los clientes sin importar el estado. Incluir Direcciones Seleccione este cuadro si quiere que las direcciones se incluyan en el informe. Mostrar Saldo en 0 Seleccione este cuadro si quiere que el informe incluya a los clientes con saldo en cero.
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Estados de Cuenta del Cliente

Descripcin: Estados de cuenta detallados del cliente con todas las facturas pendientes y los pagos realizados durante un perodo determinado de tiempo.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nombre Ingrese el Nombre del Cliente si quiere que el informe sea slo sobre un cliente. Djelo en blanco si desea que el informe incluya todos los clientes con facturas pendientes. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Incluir Facturas Seleccione para incluir los pagos hechos durante el periodo Pagadas del informe; deseleccione para incluir slo las facturas pendientes. Estado Detallado Seleccione para producir un estado detallado que muestre los pagos. Columna ms a la Seleccione o deseleccione para incluir o excluir a cada izquierda cliente. Para deseleccionar a todos los clientes, haga clic con el botn derecho sobre el encabezado de la columna izquierda. Para seleccionar a todos los clientes con facturas pendientes, haga clic de vuelta sobre el encabezado. Notas a Aparecer Si desea enviar un informe a un cliente moroso, agregue el en el Estado comentario a incluir en este campo.
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Informe de Anlisis de Ventas

Descripcin: Anlisis de ventas durante un perodo de tiempo concreto, desglosado por departamentos de ventas. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe.
Informe de rdenes Pendientes

Descripcin: Lista de ordenes pendientes ordenadas por artculo y cliente. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nmero de Pieza Ingrese un nmero de pieza. Si ingresa un nmero de pieza incompleto, la Lista de Inventario se desplegar para que seleccione a partir de sta. Deje este campo en blanco si quiere incluir a todos los nmeros de pieza. Nombre del Cliente Ingrese un Nombre del Cliente. Si ingresa un nombre incompleto, la Lista de Clientes se desplegar para que haga su seleccin. Deje este campo en blanco si desea incluir a todos los clientes. Orden de clasificacin Seleccione el Nmero de Pieza o el Nombre del Cliente, segn el orden que desee.
Informe de Impuesto a las Ventas

Descripcin: El impuesto recaudado durante un perodo de tiempo concreto, ya sea sobre base lquida o acumulada, detallada o resumida. Nombre del Impuesto: El Impuesto puede ser GST, VAT, o TAX, dependiendo del pas donde usted se encuentre. Seleccione el nombre especfico del impuesto de acuerdo con su ubicacin, de la siguiente forma: Vaya al men Mantenimiento, seleccione Configuracin del Sistema, y luego vaya a la pestaa General. Establezca correctamente el campo Nombre del Impuesto. La palabra Tax se convertir en aquello que haya seleccionado. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Detallado/Resumido Seleccione de acuerdo con los requerimientos Efectivo/Acumulado
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Depsito Bancario
Descripcin: Comprobante bancario para un perodo de tiempo concreto. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio. A la Fecha Fecha final. Nombre del Banco Ingrese el banco al que est haciendo el depsito. Nombre de Cuenta Ingrese los datos de la cuenta a la que est haciendo el depsito. Nmero de Sucursal Cdigo de sucursal o cdigo de clasificacin. Nmero de Cuenta Ingrese su nmero de cuenta. La informacin ingresada en estos campos volver a desplegarse en el futuro.
Informe de Pagos por Ventas

Descripcin: Lista de los pagos y la forma en que fueron aplicados en las facturas. Se utiliza principalmente para verificar los pagos ingresados. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Cliente Seleccione un cliente de la lista desplegable, o deje este campo en blanco para incluir a todos los clientes. Desde la Fecha Fecha de inicio. A la Fecha Fecha final.
Informe de Ventas por Cliente

Descripcin: Datos de las ventas desglosados por cliente, para uno o ms clientes, durante un perodo de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: A partir del cdigo de El nmero de cliente ms bajo a incluir en el informe. cliente Hasta el Cdigo de El nmero de cliente ms alto a incluir en el informe. Cliente Para un solo cliente, ingrese el mismo nmero en ambos campos. Desde la Fecha Fecha de inicio. A la Fecha Fecha final. Rep. de Ventas Seleccione un usuario de la lista desplegable, o deje en blanco para incluir a todos los representantes de ventas. Estado Ingrese un cdigo de estado, o deje en blanco si desea incluir a todos los estados. Mostrar Ventas en 0 Seleccione esta opcin si quiere incluir las ventas en cero en el informe.
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Informes de Ventas
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Ventas por Producto

Descripcin: Datos de las ventas desglosados por grupo de inventario y/o producto, para uno o ms grupos de inventario y/o productos, durante un perodo de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Grupo de Inventario Seleccione un grupo de inventario de la lista desplegable, o deje este campo en blanco si desea incluir a todos los grupos de inventario. Del N de Pieza Ingrese el rango de nmeros de pieza a informar. Para un solo nmero de pieza, ingrselo en el campo Hasta el N de Pieza Del N de Pieza, o deje ambos campos en blanco para incluir todos los nmeros de pieza. Desde la Fecha Fecha de inicio. A la Fecha Fecha final. Valor $ / Cantidad Seleccione de acuerdo con el orden requerido para el informe. Mostrar Ventas en 0 Seleccione si quiere incluir las ventas en cero en el informe.
Ventas del Cliente por Producto

Descripcin: Productos comprados por un cliente determinado durante un perodo de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nombre del Cliente Ingrese el nombre del cliente, o seleccinelo en la Lista de Clientes. Desde la Fecha Fecha de inicio. A la Fecha Fecha final. Valor $ / Cantidad Informe en valor monetario o cantidad.
Ventas de Producto por Cliente

Descripcin: Qu rango de productos se han vendido a todos los clientes durante un perodo de tiempo!
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el rango de nmeros de pieza a informar. Para un solo nmero de campo ingrselo en Hasta el N de Pieza ambos campos. Grupo de Inventario Seleccione un grupo de inventario de la lista desplegable, o deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos de inventario.
Retail-Man System Desde la Fecha A la Fecha Rep. de Ventas
Informes de Ventas Fecha de inicio. Fecha final. Seleccione un usuario de la lista desplegable, o deje en blanco para incluir a todos los representantes de ventas.
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Ventas por Representantes de Venta

Descripcin: Informe de ventas, desglosado por representantes de ventas durante un perodo determinado de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio. A la Fecha Fecha final. Mostrar Ventas en 0 Seleccione si quiere incluir las ventas en cero en el informe.
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Men Inventario
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Men Inventario
Utilice el men inventario para agregar, modificar y borrar las tarjetas de inventario y los artculos de servicio, y para producir informes relacionados con el inventario.
Teclas de Funcin Las dos teclas de funcin ms importantes que estn activas en el men inventario son: F9 consulta sobre artculos por cdigo de inventario o nmero de pieza. F10 consulta por descripcin de inventario o nombre de pieza.
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Men Inventario
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Tarjetas de Inventario
Seleccione las Tarjetas de Inventario para agregar, modificar o borrar un artculo de inventario o servicio. Todos los artculos en el inventario tienen que tener una tarjeta de inventario.
Nmero de Pieza Ingrese el nmero de pieza del artculo o el cdigo de barras. Es obligatorio ingresar datos en este campo. El nmero del artculo puede contener hasta 15 caracteres alfanumricos. Tenga en cuenta que * y . no pueden ser utilizados como los primeros caracteres del nmero de pieza. Nombre de Pieza Ingrese el nombre del artculo. Es obligatorio ingresar datos en este campo. Otros Datos ste es un campo opcional. Aqu puede ingresar datos adicionales para un artculo. Proveedor Predeterminado Ingrese el proveedor predeterminado. El nombre del proveedor debe existir. Para mayor informacin sobre el ingreso de proveedores, consulte Men Compras, Agregar/Modificar Proveedores ms adelante en esta Gua del Usuario. Notas Ingrese notas adicionales. Imprimir Otros Datos En la Factura Revise si quiere que se impriman otros datos en la factura. Artculo de Inventario / Artculo de Servicio / Paquete Seleccione uno para identificarlos. El hecho de seleccionar Artculos de Servicio no reduce los niveles de inventario.
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Men Inventario
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Inactivo
Seleccione Paquete si un artculo contiene a otros artculos; esto activar la pestaa Contenido de Paquete para ingresar los datos del artculo. Si el artculo no se utilizar ni se incluir en los informes, seleccione este cuadro.
Pestaa Datos: Precio de Venta al por Ingrese el precio al por menor del artculo menor $ . Cant. Venta al por Ingrese la cantidad que aplica para el precio al por menor. menor Este campo se utiliza cuando el cliente tiene descuentos por cantidad/volumen. Precio Comercial $ Ingrese el precio comercial del artculo. Cant.Comercial Ingrese la cantidad que aplica para el precio comercial. Precio Venta al Ingrese el precio al por mayor. por mayor $ Cant.Venta al Ingrese la cantidad que aplica para el precio al por mayor. por mayor $ La informacin a la derecha de la pantalla se actualiza a travs de las transacciones sobre el inventario (ventas y compras), y no puede cambiarse manualmente. Para comenzar a ingresar cantidades en el inventario, debe utilizar compras con el proveedor como Inventario Anticipado. Grupo de Inventario Utilice este campo para ingresar los artculos bajo los diferentes grupos (tales como: Bebidas, Alimentos, etc.). El propsito del grupo de inventario es permitir que se rastree cmo se ha desempeado cada grupo. Cdigo de Impuestos Seleccione un Impuesto de la lista desplegable. Cuenta de Ventas Seleccione una cuenta de ventas opcional. En caso contrario, el sistema aplicar la venta a la cuenta de ventas predeterminada. C/C Compras Seleccionar una cuenta opcional de compras. Esto es til al aplicar gastos como son los cargos telefnicos, electricidad, etc., a su propia cuenta de gastos. Si se deja en blanco, el sistema aplicar la compra a la cuenta de compras predeterminada. Ubicacin de Entrada Opcionalmente, utilice este campo para ubicar el inventario en un establecimiento grande. Nivel de Reabastecimiento Ingrese el valor de la cantidad mnima de inventario que el sistema deba reportar, en caso de que el nivel de inventario caiga por debajo de esa cantidad. Cant.de Reabastecimiento Ingrese la cantidad a pedir cuando el nivel caiga por debajo del nivel mnimo de inventario. En Especial Ingrese un precio especial de descuento opcional. De Ingrese las fechas en las que el precio especial de Hasta descuento estar disponible para los clientes. ltimo Costo Ingrese el costo del ltimo artculo para un artculo nuevo.
Retail-Man System Pestaa Historial:
Men Inventario
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Despliega el desempeo de cada artculo en los 12 meses anteriores.
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Men Inventario
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Pestaa Nmeros de Pieza Equivalentes: Permite ingresar los nmeros de pieza de varios proveedores para las piezas equivalentes que se compran a diferentes proveedores.
Cada lnea de artculo en la lista representa un proveedor alternativo para la pieza especificada en los campos que aparecen en la parte superior de la pantalla. N ste es tan slo un nmero de la lnea de artculo. Cada lnea est numerada a partir de 1 en la parte de arriba. Nmeros de Pieza El nmero de pieza particular del proveedor alternativo. Nombre de Proveedor El nombre del proveedor alternativo. ltima Compra La fecha en que compr por ltima vez esta pieza al proveedor alternativo. Costo El precio actual cobrado por este proveedor alternativo.
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Men Inventario
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Pestaa Contenido del Paquete: La pestaa Contenido del Paquete est activa slo cuando la opcin Paquete est seleccionada. Cada lnea de artculos en la lista representa un artculo entre varios artculos diferentes que posiblemente contiene el paquete. Por ejemplo, una computadora 486 puede suministrarse como un paquete compuesto de varios artculos, tales como: gabinete con procesador, monitor, teclado, ratn, etctera. Estos artculos se mostrarn como lneas de artculos en esta pestaa.
Nmero de Pieza Descripcin Cantidad Costo $ Venta $
El nmero de pieza del artculo en el paquete. La descripcin del artculo. El nmero de estos artculos provistos en un solo paquete. El costo para usted. El costo para el cliente.
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Men Inventario
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Mantenimiento de los Grupos de Inventario

Seleccione Mantenimiento de los Grupos de Inventario para agregar, modificar o borrar el archivo de grupos. Este archivo se utiliza en conjunto con el archivo de inventario para agrupar a los artculos en categoras y simplificar los informes.
Seleccione Nuevo para agregar un nuevo grupo. Seleccione Editar para cambiar los datos de un grupo existente. Cdigo El cdigo alfanumrico del grupo. Nombre del Grupo El Nombre del grupo.
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Men Inventario
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Mantenimiento Global del Inventario

Seleccione Mantenimiento Global del Inventario para cambiar los niveles de reabastecimiento, las cantidades de reabastecimiento, los precios, los cdigos de impuesto, los incrementos de precio por un porcentaje y dems sobre un rango de nmeros de pieza o un cdigo de grupo en una sola operacin.
Tipo de Mantenimiento
Del N de Pieza Al N de Pieza Nombre de Grupo
Seleccione una de las siguientes opciones en la lista desplegable, de acuerdo con el tipo de mantenimiento que desea realizar: Nivel de Reabastecimiento Cantidades de Reabastecimiento % Precio al por menor % Precio Comercial % Precio al por mayor Cdigo de Impuestos % Descuento El primer nmero de pieza al que quiere que se aplique. Ingrese una combinacin de nmeros de pieza y cdigo de grupo para restringir el rango a aquellas piezas a las que desea mantener.
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Men Inventario
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Ajuste de la Cantidad de Inventario

Seleccione Ajuste de la Cantidad de Inventario para ajustar las cantidades de inventario debido a una de las siguientes condiciones: 1- Para ingresar las cantidades del inventario cuando implementa el sistema por primera vez.
2 Para convertir de un artculo a otro (como por ejemplo desempacar una caja de bolgrafos para venderlos individualmente). Tenga en cuenta que para quitar algo del inventario debe ingresar la cantidad en negativo. El total de esta transaccin debe ser cero.
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Men Inventario
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3 Inventario Daado / Robado.
Nuevamente, la cantidad a sacar del inventario siempre es negativa. Nmero El sistema aplicar automticamente un nuevo nmero a cada transaccin nueva. Si desea recuperar una transaccin anterior, ingrese el nmero de la misma y luego presione Enter. Ingrese la fecha de la transaccin. Ingrese los datos de la transaccin Ingrese una cuenta a aplicar desde el catlogo de cuentas.
Fecha Datos Asentar en C/C
Lista de cuadricula: N de Pieza Ingrese el nmero de pieza del artculo; los datos se despliegan Datos del Artculo para mostrarle con qu piezas est trabajando. Cantidad Ingrese la cantidad para ajustar el nivel de inventario: una cantidad positiva para agregar al inventario, una cantidad negativa para retirar del inventario. Costo El sistema desplegar el costo individual del artculo. Total$ El sistema desplegar el total. Guardar (F2) Imprimir (F3) Borrar Cerrar (Esc) Para guardar las cantidades del inventario actualizado. Imprimir Transaccin. Para borrar/descartar la transaccin. Para cerrar la pantalla sin guardar.
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Informes de Inventario
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Todos los informes de inventario pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un archivo, segn lo que seleccione despus de llenar los campos en cada pantalla para solicitar el informe. NOTA: En la lista de informes siguiente, muchas de las pantallas de solicitud del informe tienen relativamente pocos campos y siguen un patrn repetitivo. Por esta razn se han omitido algunas de las pantallas.
Consulta de Artculo
Descripcin: Informe sobre la venta o compra de un artculo en un perodo determinado de tiempo.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Datos del Artculo Ingrese los datos del artculo del que desea obtener el informe. Utilice F9 Buscar N de Pieza para consultar el cdigo del artculo, y F10 Buscar Nombre de Pieza para consultar los datos del artculo. Grupo de Inventario Seleccione el Grupo, o dejlo en blanco si desea incluir a todos los grupos. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Ventas / Compras Ventas reportar las transacciones de ventas. Compras reportar las transacciones de compras. Detalle / Resumen Seleccin de acuerdo con el nivel de detalle que desee. .
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Consulta de Transacciones
Descripcin: Informe que muestra las transacciones de todos los artculos en un perodo determinado de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Ventas / Compras Ventas reportar las transacciones de ventas. Compras reportar las transacciones de compras.
Informe de Cantidades
Descripcin: Informe de los artculos del inventario y sus cantidades actuales, para un rango indicado de nmeros de pieza. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos Incluir Cant.0 Seleccione esta opcin si quiere incluir el inventario con cantidad cero en el informe.
Informe de Precios de Venta

Descripcin: Informe de los precios de venta de los artculos de inventario.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos Incluir Cant.0 Seleccione esta opcin si quiere incluir en el informe el inventario con cantidad cero.
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Informe de Precios de Costo

Descripcin: Informe del ltimo costo y promedio de los artculos del inventario, ordenados por cdigo de artculo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos
Informe de Artculos de Movimiento Lento

Descripcin: Informe sobre todos los artculos que no se han vendido despus de una fecha determinada. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos ltima Fecha de Venta Ingrese la fecha despus de la cual no se vendieron los artculos.
Informe de Agotados
Descripcin: Informe de todos los artculos donde las cantidades de inventario estn en cero o por debajo de cero. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos
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Informe de Reabastecimiento de Inventario

Descripcin: Este informe se utiliza para tener una lista de todos los artculos cuyas cantidades hayan cado por debajo del nivel mnimo de reabastecimiento. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos
Informe de Adquisicin de Inventario

Descripcin: Tambin llamado Informe de Costo del Inventario. Incluye las cantidades y los precios actuales del inventario. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin o Nmero de Pieza o Datos del Artculo o Grupo y Nmero de Pieza o Grupo y Datos
Informe del Valor del Inventario

Descripcin: Despliega el inventario actual real. Se puede desplegar el inventario ya sea para un grupo especfico o para todos los grupos. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Seleccione a partir de la lista desplegable: Clasificacin - Grupo y Nmero de Pieza - Grupo y Datos
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Historial de Artculos
Descripcin: Historial de las ventas y compras de un rango especfico de artculos en un perodo determinado de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Ingrese el primer nmero de pieza. Al N de Pieza Ingrese el ltimo nmero de pieza. Cdigo del Grupo Ingrese un cdigo de grupo a reportar. Deje este campo en blanco para incluir a todos los grupos. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe.
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Men Compras
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Men Compras
Utilice el men Compras para ingresar datos de los proveedores, pagos por compras e informes y anlisis de compras. Este men se utiliza particularmente para los establecimentos de venta al por menor y al por mayor que tienen una lista de acreedores. No hay lmite para el nmero de proveedores o su historial.
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Men Compras
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Compras
Seleccione Compras para ingresar facturas de contado y de acreedor, u rdenes de compra. Una vez que haya ingresado una factura, se actualizarn automticamente las cantidades del inventario, los estados de cuenta del proveedor, los archivos de la cuenta y el archivo del historial del proveedor. Las siguientes teclas de funcin estn activas en esta pantalla: F9 Bsqueda por cdigo de artculo (nmero de artculo) en la lista de inventario. F10 Bsqueda por datos de artculo en el archivo de inventario.
Compra/Orden Nmero
Fecha No_Ref Vendedor
Seleccione Compra u Orden de la lista desplegable. Consejo: Para cambiar a una orden de compra, presione la tecla con la letra O sobre este campo. Para ingresar un nuevo nmero, presione Enter sobre el campo Nmero. Se crear una nueva entrada con el nmero siguiente en la secuencia. Para recuperar un nmero existente, ingrese el nmero anterior. Esta entrada se recuperar y podr entonces modificarla o borrarla. NOTA: El rango para el nmero va de 1 a 99999999 La fecha predeterminada es la de hoy. Puede modificarla si lo desea. Ingrese el nmero de referencia del proveedor Ingrese el cdigo del vendedor.
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Men Compras
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Datos del Proveedor: Cdigo Ingrese el Cdigo del Proveedor. Si el sistema no lo encuentra, se desplegar la Lista de Proveedores y podr navegar hacia arriba o abajo y seleccionar un proveedor. Consejo: Si no recuerda el cdigo del proveedor, vaya abajo hasta el campo del nombre del proveedor e ingrese el nombre del proveedor o parte del nombre. Nombre Se rellena automticamente a partir de la Lista de Proveedores. Si Direccin lo desea, puede sobrescribir o modificar los datos. Trminos Ingrese los trminos comerciales de la factura (7 das, 14 das, etc.). Datos de Entrega Ingrese los datos adicionales que sean necesarios en la factura / el comprobante de entrega. Impuesto Incluido Controla si el impuesto est o no incluido en el precio. Tasa El valor en el campo Monto se multiplica por el factor ingresado en el campo Tasa, lo que le permite realizar conversiones monetarias. Saldo $ Estos datos del campo se Lmite Cred $ calculan automticamente Disponible $ a partir de la lista de proveedores. Datos de la lnea de artculo de la Factura u Orden: Nmero de Pieza Ingrese el nmero de pieza del artculo. Si slo ingresa una pieza del cdigo, se le mostrar la Lista de Inventario. Seleccione uno presionando Enter sobre el artculo deseado. Para ingresar un artculo que no est en el inventario, ingrese un * en el campo Cdigo y entonces podr ingresar el texto en el campo Datos del artculo. Datos Si ingres un cdigo vlido en el campo Nmero de Pieza, los datos del artculo se completarn automticamente. Si ingresa un * en el campo Nmero de Pieza, podr ingresar la descripcin del artculo. Cantidad Ingrese el nmero de artculos o peso, etc. P/Orden Si la cantidad necesaria no puede suministrarse debido a la falta de inventario, el sistema le permitir ingresar una orden pendiente. Tenga en cuenta que la opcin de orden pendiente debe estar activa. Para mayor informacin consulte Mantenimiento, Configuracin del Sistema, Ventas. Monto $ Se calcula automticamente, aunque puede sobrescribir el precio proporcionado por el sistema. Impuesto Ingrese un cdigo de impuesto, por ejemplo G para GST. Para mayores datos consulte Mantenimiento, Mantenimiento del Archivo de Impuestos. Desc % Ingrese el descuento del artculo. Total $ Se calcula automticamente. Otros campos: Ent En Existencia Cant.Total Con el cursor posicionado sobre el campo nmero de pieza de una lnea concreta de artculo, los siguientes campos desplegarn los datos de esta pieza. Ubicacin de la pieza en el establecimiento. Cantidad. Nmero total comprado.
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Men Compras
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Venta al por menor $ Los valores monetarios de Comercial $ venta al por menor, comercial y al por mayor C/Venta $ pueden sobrescribirse si lo desea. Subtotal $ Los valores monetarios del Impuesto $ subtotal, impuesto, pagado y total Pagado $ se recalcularn Total $ automticamente. Contine ingresando las lneas de artculos hasta que la factura u orden est completa, entonces seleccione una de las siguientes opciones: Guardar (F2) Guardar la factura. Imprimir (F3) Guardar e imprimir la Compra/Orden. Consejo: Haga clic con el botn derecho del ratn sobre Imprimir para elegir el destino ya sea a una impresora distinta o para enviar por fax la factura. Correo Guarda el documento y lo enva por correo electrnico al proveedor. Borrar (F4) Borra la factura. Salir (Esc) Descarta cualesquier cambios o adiciones a la factura y posiciona el cursor en la parte superior. Shift+F11 Imprime etiquetas. Pago (F5) Pago o pago parcial. Seleccionar Pago le permite ingresar el pago de la factura o un pago parcial. Se desplegar la pantalla pago:
N Pago Fecha Monto Forma de pago Datos Cuenta
Se completa automticamente. La fecha predeterminada es la de hoy. Puede modificarla si lo desea. Ingrese el monto pagado. Seleccione Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crdito, etc., en la lista desplegable. Ingrese los datos del pago. Ingrese la cuenta a pagar, ya sea el nombre o el cdigo de la cuenta. sta se verificar con la Lista de Cuentas.
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Men Compras
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Pagos a Proveedores
Seleccione Pagos a Proveedores para pagar un lote de facturas. Las facturas pueden pagarse de manera completa o parcial.
N Pago
Para ingresar un nuevo pago, presione Enter sobre el campo N de Pago. Se crear un nuevo registro de pago con el nmero siguiente en la secuencia. Para recuperar un pago existente, ingrese el nmero de pago anterior. Este pago se recuperar y podr entonces modificarlo o borrarlo. NOTA: El rango del nmero de pago va de 1 a 99999999 Fecha de Pago La fecha predeterminada es la de hoy. Puede modificarla si lo desea. Nombre del Proveedor Ingrese el nombre del proveedor. Monto $ Ingrese el monto pagado. Forma de pago Escoja la forma de pago, Efectivo, Tarjeta de Crdito, etc., en la lista desplegable. Datos Ingrese los datos del pago. Este campo tiene como valor predeterminado la forma de pago. Puede modificarlo si lo desea. Cuenta Ingrese la cuenta a pagar, ya sea el nombre o el cdigo de la cuenta. sta se verificar con la Lista de Cuentas. Ingrese ? para obtener la lista de la cual seleccionar.
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Men Compras
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Campos de Facturas Pendientes: N Es tan slo un nmero de la lnea de artculo. Todas las lneas estarn numeradas a partir de 1 en la parte de arriba. Factura # El nmero de factura como se guard. Fecha La fecha de la factura. Total $ El valor monetario total pendiente de esta factura. Pagado $ Lo que ya ha sido pagado. Vencido $ Ingrese el monto que se est pagando, aplicado sobre la lista de facturas pendientes. Pueden ser pagos parciales. El total de esta columna se despliega en la parte inferior derecha y debe coincidir exactamente con el valor que aparece en el campo Monto, a la izquierda de la pantalla. Si intenta guardar montos que no concuerden, recibir un mensaje de advertencia. Contine ingresando los pagos de factura en las distintas lneas, si fuera necesario. Cuando haya terminado, seleccione una de las siguientes opciones: Guardar (F2) Guardar el pago. Tenga en cuenta que el total de esta columna Pagado $ tiene que coincidir exactamente con el valor en el campo Monto. El botn Guardar queda inactivo hasta que lo haya logrado. Imprimir (F3) Guarda e imprime el pago. Consejo: Haga clic con el botn derecho del ratn sobre Imprimir para elegir el destino, como por ejemplo una impresora distinta Correo Guarda el pago y enva por correo electrnico un aviso de envo al proveedor. Borrar (F4) Borra el pago. Cerrar (Esc) Descarta cualesquier cambios o adiciones al pago y posiciona el cursor en la parte superior.
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Men Compras
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Agregar / Modificar Proveedores

Seleccione Agregar/Modificar Proveedores para agregar, modificar o borrar los datos del proveedor.
Navegue la lista y seleccione el registro del proveedor con su ratn. Para encontrar rpidamente a un proveedor, simplemente comience a ingresar el nombre del proveedor. La lista cambiar para seguir la informacin ingresada. Seleccione Editar para cambiar los datos de un proveedor existente. Esto desplegar la pantalla Editar Datos del Proveedor
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Men Compras
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Cdigo del Proveedor A cada proveedor se le da un cdigo de hasta seis caracteres alfanumricos. Es obligatorio ingresar datos en este campo. Saludo Sr., Sra., etc. Nombre de Proveedor El nombre de la compaa o del establecimiento. Es obligatorio ingresar datos en este campo. N del Establecimiento Nmero del establecimiento. Direccin La direccin del proveedor. Nombre de Contacto La persona con la que normalmente trata. Telfono Ingrese el nmero de telfono Mvil Ingrese el nmero de telfono mvil Fax Ingrese el nmero de fax Correo Ingrese la direccin de correo electrnico No correo Marque para retirarlo de la lista de correo masivo cuando se electrnico Masivo est haciendo el envo masivo. http:// Ingrese la direccin de la pgina web. Al presionar la pestaa http:// se abrir la pgina web. Comentarios Cualquier informacin til. Condiciones de Pago COD, 7,14, 30 das, etc. Lmite de Crdito Ingrese el monto del lmite de crdito, antes de que el sistema emita una advertencia. Otros campos: Compras $ Resea de su historial Vencido $ comercial con ese proveedor. Seleccione Guardar para guardar los cambios. Esto lo regresar a la pantalla anterior. Para agregar un nuevo proveedor, seleccione Nuevo (F2) de la pantalla Lista de Proveedores. La pantalla Nuevo Proveedor se desplegar para que ingrese los datos. Esta pantalla es similar a la de Editar Datos del Proveedor.
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Informes de Compras
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Informes de Compras
Todos los informes de compras pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un archivo, segn lo que seleccione despus de llenar los campos en cada pantalla peticin de informe. NOTA: En la siguiente lista de informes, muchas de las pantallas de solicitud del informe tienen relativamente pocos campos y siguen un patrn repetitivo. Por esta razn se han omitido algunas de las pantallas.
Lista de Proveedores
Descripcin: Lista de proveedores en un informe del tamao de una pgina completa o como etiquetas para sobres.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Estado Seleccione el cdigo o djelo en blanco para incluir todos los estados.
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Informes de Compras
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Informe de Lista de Compras

Descripcin: Lista de las facturas de compras durante un perodo determinado de tiempo para uno o ms proveedores.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nmero de Pieza Ingrese un nmero de pieza y/o el nombre del proveedor a filtrar. Nombre de Proveedor Datos para el informe. Deje en blanco uno o los dos campos para todas las piezas y/o todos los proveedores. CONSEJO: Haga clic con el botn derecho del ratn sobre el campo del nombre del proveedor para obtener una lista de proveedores. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. CONSEJO: Haga clic con el botn derecho del ratn en cualquier campo fecha y seleccione una fecha interactivamente desde un calendario. A la Fecha Fecha final del informe. Tipo de Informe Seleccione Detallado o Resumido, segn el nivel de detalle que desee. Estado Seleccione el estado de las compras.
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Informes de Compras
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Informe de rdenes de Compras

Descripcin: Lista de rdenes de compra durante un perodo de tiempo concreto. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nmero de Pieza Ingrese un nmero de pieza y/o el nombre de proveedor a filtrar. Nombre de Proveedor Datos para el informe. Deje en blanco uno o los dos campos para todas las piezas y/o todos los proveedores. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Tipo de Informe Seleccione Detallado o Resumido, segn el nivel de detalle que desee.
Informe de Proveedores Vencidos

Descripcin: Lista de los proveedores con adeudos atrasados, clasificados en perodos: en curso, 30, 60 y +90 das. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y el ao del que se informar. Estado Ingrese un cdigo de estado o djelo en blanco si desea incluir a todos los estados. Incluir Direcciones Seleccione si quiere incluir las direcciones en el informe. Mostrar Saldo en 0 Seleccione si desea que el informe incluya los saldos en cero.
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Estados de Cuenta de los Proveedores

Descripcin: Estados de cuenta detallados del proveedor, en los que se muestran todas las facturas pendientes y los pagos realizados durante un perodo determinado de tiempo.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nombre Ingrese el nombre del proveedor si quiere un informe sobre un proveedor en particular o djelo en blanco si desea incluir a todos los proveedores con facturas pendientes. Esto completar la lista de abajo con los proveedores que haya indicado. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Incluir Facturas Seleccione para obtener un estado detallado que mostrar Pagadas los pagos. Estado Detallado Seleccione para producir un estado detallado que mostrar los pagos. Notas a Aparecer Las notas ingresadas aqu aparecern en el informe. en el Estado Columnas en la lista de proveedores: Columna Extrema Incluya o excluya proveedores del informe al seleccionar o Izquierda deseleccionar a cada proveedor. Sugerencia: Para deseleccionar a todos los proveedores, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el encabezado de la columna izquierda. Para seleccionar a todos los proveedores con facturas pendientes, haga clic con el botn izquierdo sobre el encabezado. Nombre Los datos se llenan automticamente para Telfono ayudar a identificar a los proveedores. Saldo Actual $ Muestra el saldo pendiente actual.
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Informes de Compras
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Informe de Anlisis de Compras

Descripcin: El anlisis de compras en un perodo determinado de tiempo, desglosado por cada departamento de compras. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe.
Informe de rdenes Pendientes

Descripcin: Lista de rdenes pendientes ordenadas por nmero de pieza o por proveedor. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Nmero de Pieza Ingrese un nmero de pieza y/o el nombre del proveedor a filtrar. Nombre de Proveedor Datos para el informe. Deje en blanco uno o los dos campos para todas las piezas y/o todos los proveedores. Orden de Clasificacin Seleccione Nmero de Pieza o Nombre del Proveedor dependiendo del orden en que quiera el informe.
Informe de Inventario Disponible

Descripcin: Tambin se denomina Informe de rdenes de Compra. Comprende la lista de artculos en la orden. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Del N de Pieza Limita el informe a un rango indicado de nmeros Hasta el N de Pieza de piezas, o queda en blanco para incluir a todos. Cdigo del Grupo Limita el informe a un grupo o queda en blanco para incluir a todos los grupos. Orden de Clasificacin Seleccione en la lista desplegable: - Grupo y Nmero de pieza - Grupo y Datos
Informe de Impuesto a las Compras

Descripcin: Impuesto pagado durante un perodo de tiempo concreto, ya sea sobre una base lquida o acumulada, detallada o resumida. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Detallado o Resumido Lquido o Acumulado
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Informes de Compras
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Informe de Pagos a las Compras

Descripcin: Lista de los pagos y la forma en que fueron aplicados en las facturas. Se utiliza principalmente para verificar los pagos ingresados. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Proveedor Seleccione un proveedor en la lista desplegable (o ingrese el cdigo o el nombre del proveedor). Deje este campo en blanco si quiere incluir a todos los proveedores. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe.
Informe Resumido de Compras

Descripcin: Lista de las compras durante un perodo determinado de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y el ao en cada campo para especificar el Hasta el Perodo perodo que deber cubrir el informe.
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Men Cuentas
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Men Cuentas
Utilice el men Cuentas para las siguientes operaciones: Cambiar el catlogo de cuentas. Agregar o modificar las entradas contables. Realizar la reconciliacin de cuentas, como por ejemplo la reconciliacin bancaria. Emitir informes contables como Prdidas y Ganancias, y Balance General.
Catlogo de Cuentas
Seleccione el Catlogo de Cuentas para desplegar, agregar, modificar o borrar una cuenta del catlogo de cuentas. La mayora de los catlogos de cuentas se componen de diez encabezados: Encabezado 1. Activos Circulantes 2. Activos Fijos 3. Activos Intangibles 4. Pasivos Circulantes 5. Pasivos a Largo Plazo 6. Financiado por 7. Ventas 8. Costo de Ventas 9. Gastos 10. Otro Ingreso Ejemplo: Bancos, efectivo en la cuenta de caja Edificio de Oficinas Acciones, Fondos Acreedores, Sobregiros Prstamos Accionistas, Capital Venta en Efectivo, Venta a Crdito Compras Publicidad, Gastos de Automvil Comisin Recibida
Bajo cada encabezado hay subencabezados que pueden agregarse, modificarse o borrarse.
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Men Cuentas
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En la pantalla Cuenta se despliegan campos a seleccionar, para ayudar a encontrar e identificar cualquier cuenta que deba modificarse. Cdigo Cada cuenta debe tener un cdigo nico. Nombre Nombre de la cuenta. Grupo Grupo al que pertenece la cuenta. Los grupos estn numerados del 1 al 11. Tipo T=Ttulo E=Encabezado A=Asiento Traspasar Traspasa el saldo de la cuenta al final del ao contable. Para modificar una cuenta, utilice las teclas de arriba y abajo para posicionar el cursor sobre la cuenta que desee y presione la tecla Enter o seleccione Editar. Esto desplegar la pantalla Editar Cuentas.
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Men Cuentas
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Realice los campos necesarios, ingresando datos en los campos de la pantalla Editar Cuenta: Cdigo de Cuenta Hasta seis caracteres para identificar individualmente la cuenta. Datos de la Cuenta Nombre de la cuenta. Grupo Grupo de la cuenta del 1 al 11. Tipo E = cuenta a la que no se le pueden aplicar asientos. A = cuenta para asientos, como por ejemplo Cuenta del Banco. Traspasar Saldo S = Cuentas del Balance General (1 a 6) para traspasar al siguiente ao. N = Cuentas Mercantiles, de Prdidas y Ganancias. Cuando traspasa el saldo de una cuenta, aparecer como el saldo inicial para el siguiente ao. Cuando haya realizado los cambios necesarios, seleccione una de estas opciones: Guardar Cancelar Guarda los cambios y regresa a la pantalla anterior. Abandona los cambios sin guardarlos y regresa a la pantalla anterior.
Para agregar una nueva cuenta, seleccione Nueva. Esto desplegar la pantalla Agregar Nueva Cuenta, la cual es similar a la pantalla Editar Cuenta. Para borrar una cuenta, utilice las teclas de arriba y abajo para posicionar el cursor sobre la cuenta deseada, y presione la tecla Borrar o seleccione Borrar.
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Asiento de Diario
Seleccione Asiento de Diario para asentar las transacciones del establecimiento que no sean en efectivo. El asiento tiene dos partes, una muestra los campos de Nombre de Cuenta y Saldo actual en la parte superior de la pantalla, y la otra muestra las cuentas en la lista de la pantalla que aparece a continuacin:
Campos de la pantalla Comprobante de Diario: Nmero de Diario Para crear un nuevo asiento de diario, presione Enter en el campo Nmero de Diario. Se crear un nuevo asiento de diario con el nmero siguiente en la secuencia. Para recuperar un asiento de diario existente, ingrese el nmero de diario anterior. Este asiento de diario se recuperar y podr entonces modificarlo o borrarlo. Nombre de Cuenta Ingrese ya sea el nmero de cuenta o el nombre de la cuenta. Si el sistema no puede encontrar el asiento, desplegar el catlogo de cuentas, y podr entonces seleccionar la cuenta que desea presionando Enter sobre la cuenta. Saldo Actual $ Saldo de la cuenta superior. Lo siguiente asume que se estn ingresando transacciones en un asiento de diario. Si se ha recuperado una entrada anterior, podr deducir cmo modificar las transacciones a partir de lo que se detalla a continuacin. Todas las transacciones subsecuentes afectarn a la cuenta seleccionada, de modo que si el monto ingresado es positivo, se agregar al saldo de la cuenta, y si es negativo se restar de sta. Lista de columnas en la pantalla Comprobante de Diario:
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Nombre de Cuenta Si no puede recordar el nmero de cuenta, ingrese el nombre de la cuenta. Si el sistema encuentra el nombre lo desplegar y el cursor se mover al campo Datos. Datos Ingrese los datos de la transaccin, como por ejemplo el nmero de cheque. Fecha Ingrese la fecha. La fecha tiene que estar dentro del perodo contable correcto, de lo contrario recibir un aviso de advertencia. Si necesita cambiar el perodo contable, utilice Control+F10. Monto Ingrese el monto monetario, ya sea positivo o negativo. Contine ingresando transacciones en la lista si fuera necesario. Cuando haya terminado seleccione: Guardar Guarda el asiento de diario con el nmero asignado. Imprimir Guarda e imprime. Borrar Borra el asiento de diario. Suele utilizarse para borrar un asiento anterior. Cerrar Abandona cambios y agregados sin guardarlos.
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Asiento Contable
Seleccione Asiento Contable para asentar asientos mltiples a las cuentas. Por lo general se utiliza para las transacciones de efectivo indirectas, como los ajustes entre dos o ms cuentas.
Campos de la pantalla Comprobante de Diario: Nmero de Asiento Para crear un nuevo asiento, presione Enter sobre el campo Nmero de Asiento. Se crear un nuevo asiento con el nmero siguiente en la secuencia. Para recuperar un asiento existente, ingrese el nmero de asiento anterior. Este asiento se recuperar, por lo que podr modificarlo o borrarlo. Fecha Ingrese la fecha. Nombre de Cuenta Ingrese el nombre cdigo de la cuenta. La columna se completar automticamente con el nombre de la cuenta. Datos Ingrese los datos de la transaccin, como por ejemplo el nmero de cheque. Dbito $ Ingrese el monto monetario en el lado de dbito. Crdito $ Ingrese el monto monetario en el lado de crdito. Total $ La computadora controla los totales corrientes. Nota: Antes de que pueda guardar la transaccin, los montos de dbito y de crdito deben ser iguales. Contine ingresando transacciones en la lista si fuera necesario. Cuando haya terminado seleccione: Guardar Guarda el asiento con el nmero asignado. Imprimir Guarda e imprime. Borrar Borra el asiento. Suele utilizarse para borrar un asiento anterior. Cerrar Abandona cambios y agregados sin guardarlos.
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Reconciliacin Bancaria
Seleccione Reconciliacin Bancaria para reconciliar los asientos de las cuentas, como por ejemplo efectivo o banco. Hay una cuenta temporal que se utiliza para guardar el ingreso en efectivo, cheque y tarjeta de crdito. Se trata de un mtodo muy efectivo para controlar la cuenta del banco. Esta cuenta se denomina Efectivo Disponible. El saldo de la cuenta Efectivo Disponible tiene que ser cero despus de depositar el ingreso del perodo en el banco. De esta forma, su estado de cuenta bancario siempre concordar con el estado bancario generado por la computadora.
Campos de la pantalla Reconciliacin de Cuenta: Cuenta Ingrese el nmero o el nombre de la cuenta a reconciliar. Una vez que se ha ingresado un nmero de cuenta vlido, la cuenta y todas las transacciones que no se hayan reconciliado con los dbitos y crditos aparecern en la lista de la pantalla. Tenga en cuenta que, al reconciliar el estado de la cuenta bancaria, los lados del dbito y del crdito aparecen al revs. Esto es normal y debe ser as, ya que el estado de la cuenta bancaria est mostrando las transacciones desde el punto de vista del banco. Para reconciliar una transaccin, seleccione la columna de la extrema izquierda de la transaccin con un clic del ratn o presionando la barra espaciadora. Los totales de la parte de abajo se ajustarn apropiadamente. Cuando se hayan reconciliado todas las transacciones, seleccione una de las siguientes opciones: Guardar Imprimir Borrar Cerrar Guarda las cuentas reconciliadas. Imprime y guarda. Deselecciona todos los elementos seleccionados. Cierra la pantalla sin guardar. Esto no restaurar los artculos seleccionados.
Una vez guardadas, las transacciones reconciliadas no aparecern en la pantalla la prxima vez, a menos que dicha transaccin se modifique o se vuelva a ingresar.
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Informes Contables
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Informes Contables
Todos los informes contables pueden enviarse a una pantalla, una impresora o un archivo, segn lo que seleccione despus de completar los campos en cada pantalla para solicitar el informe. NOTA: En la siguiente lista de informes, muchas de las pantallas de solicitud del informe tienen relativamente pocos campos y siguen un patrn repetitivo. Por esta razn, se han omitido algunas de las pantallas. Los informes contables se utilizan para controlar la situacin contable del establecimiento.
Lista de Cuentas
Descripcin: Catlogo de cuentas.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Mostrar Cdigos de Cuenta Seleccione este cuadro si quiere que el informe incluya esta informacin
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Informes Contables
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Informe de los Asientos Diarios

Descripcin: Listado de asientos diarios detallados durante un perodo determinado de tiempo, para uno o todos los tipos de transaccin.
Campos de la pantalla para solicitar el informe: Tipo de Transaccin Seleccione en la lista desplegable, o djelo en blanco para incluir todos los tipos de transaccin. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe.
Informe de Saldos Diarios

Descripcin: Lista de los saldos diarios de dbito y crdito del asiento de cuentas. Campos de la pantalla para solicitar el informe: De la Cuenta Cdigo de la cuenta inicial del informe. A la Cuenta Cdigo de la ltima cuenta del informe. Deje este campo en blanco para una sola cuenta. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe.
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Informe de Saldos Mensuales

Descripcin: Los saldos mensuales de dbito y crdito de las cuentas de asiento para todo el ao contable. Campos de la pantalla para solicitar el informe: De la Cuenta Cdigo de la cuenta inicial del informe. A la Cuenta Cdigo de la ltima cuenta del informe. Deje este campo en blanco para que incluya slo una cuenta. Para el Ao Seleccione el ao para el informe. N de Meses Ingrese el nmero de meses que el informe debe cubrir.
Estado de la Cuenta
Descripcin: Todas las transacciones para una cuenta, a lo largo de un perodo determinado de tiempo. Campos de la pantalla para solicitar el informe: De la Cuenta Cdigo de la cuenta inicial del informe. A la Cuenta Cdigo de la ltima cuenta del informe. Deje este campo en blanco para que incluya slo una cuenta. Si se incluye ms de una cuenta, el sistema emitir los estados de cuenta por orden de cuenta. Desde la Fecha Fecha de inicio del informe. A la Fecha Fecha final del informe. Mostrar Saldo en Cero S si necesita mostrar las cuentas sin transacciones. N en caso contrario.
Informe de Balanza de Comprobacin

Descripcin: Informe para verificar el saldo total del Catlogo de Cuentas. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y el ao que el informe cubrir. Mostrar Saldo en Cero Seleccione si quiere mostrar las cuentas con saldo cero. Mostrar Cdigos de Cuenta Seleccione si quiere que el informe incluya los cdigos de cuenta. Mostrar Lados Dbito y Crdito Seleccione para mostrar los lados del dbito y crdito, no seleccione para mostrar el saldo. El total de los dbitos debe ser igual al total de los abonos, en caso contrario, esto podra deberse a: 1. La contrapartida del saldo total no es cero en el asiento de saldos iniciales. Corrija los saldos iniciales para que la contrapartida sea cero.
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2. El sistema se cerr inesperadamente. Para solucionarlo seleccione Mantenimiento y luego Re-Indexar Archivo. Reindexe y vuelva a asentar todos los archivos. 3. Numeracin incorrecta del cdigo de cuenta. Para solucionarlo renumere el cdigo de cuenta de una forma lgica. 4. Asiento aplicado a una cuenta de encabezado. Para solucionarlo borre ese asiento en concreto.
Informe de Actividades, Prdidas y Ganancias

Descripcin: Este informe se utiliza para obtener la prdida / la ganancia bruta y neta durante un perodo determinado del ao contable. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y el ao que el informe cubrir. Mostrar Saldo en 0 Seleccione para ver las cuentas con saldo cero, no seleccione para omitirlas. Mostrar Cdigos de Cuenta Seleccione para obtener los cdigos de la cuenta.
Informe del Balance General

Descripcin: El valor neto del establecimiento. Campos de la pantalla para solicitar el informe: Para el Perodo Seleccione el mes y el ao que el informe cubrir. Mostrar Saldo en 0 Seleccione para ver las cuentas con saldo cero, no seleccione para omitirlas. Mostrar Cdigos de Cuenta Seleccione para obtener los cdigos de la cuenta.
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Diario
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Diario
El diario comprende tres secciones:
Citas
La seccin Citas tiene los encabezados de Tiempo y Datos, y ocupa el lado izquierdo de la pantalla. Esta rea despliega las citas y las notas que aplican para la fecha particular seleccionada en el Calendario Interactivo. Para ingresar las citas, no ingrese datos directamente en estos campos: presione el botn Nuevo. Consulte Botones Pulsadores ms adelante en esta seccin para recabar ms informacin sobre cmo ingresar citas.
Notas
La seccin Notas est posicionada en la parte superior derecha. Se podr ingresar directamente dentro de esta rea. A diferencia de las pginas de un diario en papel, lo que se escribe aqu se despliega sin importar la fecha seleccionada en el Calendario Interactivo. Esto significa que sus notas estn siempre visibles.
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Diario
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Calendario Interactivo
El Calendario Interactivo se posiciona en la parte inferior derecha. Al ir a Diario, aparece predeterminada la fecha de hoy. Para ver sus citas para otras fechas, seleccione interactivamente la fecha mediante el ratn.
Botones Pulsadores
Nuevo Para agregar una cita, seleccione Nuevo. Se desplegar la pantalla Nueva Cita: Ingrese los datos de la cita.
Campos de la pantalla Nueva Cita: Fecha La fecha predeterminada es la de hoy sin importar la fecha seleccionada en el Calendario Interactivo. Cmbiela a la fecha de su cita. Hora Ingrese la hora de su cita. Datos Ingrese los datos de la cita. Puede ingresar hasta 50 caracteres. Tipo Seleccione a partir de la lista desplegable: Las opciones son: Una vez La cita tiene lugar slo una vez, no regularmente. Diariamente La cita tiene lugar cada da a esta hora. Semanalmente La cita tiene lugar cada semana en este da. Da del Mes La cita tiene lugar en cierto da del mes. Mensualmente La cita tiene lugar en esta fecha cada mes. Anualmente La cita tiene lugar en esta fecha cada ao. Recordatorio Seleccione este cuadro para . . . Hoy Al presionar este botn el usuario vuelve a la fecha de hoy. Buscar Puede buscar cualquier cadena de texto en el archivo de citas.
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Diario
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Lista La lista puede ordenarse segn el tipo de cita para un rango de fechas. Cerrar (Esc) Cierra el Diario y vuelve al men principal.
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Telfonos
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Telfonos
Utilice Telfonos para encontrar, agregar, modificar o borrar las entradas en su directorio telefnico. El directorio le permite registrar la siguiente informacin en cada entrada: Nombre, Direccin, Nmero Telefnico, Telfono Mvil, Nmero de Fax y Direccin de Correo Electrnico.
Agregar Nuevo (F2) Agregar una nueva entrada. Ingrese los datos necesarios y seleccione Guardar para guardar la entrada, o seleccione Cancelar para abandonar los datos sin guardarlos. Esto lo regresar a la pantalla Directorio Telefnico, donde aparecer la nueva entrada, si se ha guardado, desplegada junto con las anteriores en orden alfabtico. Imprimir (F3) Posicione el cursor en el Directorio Telefnico, en la entrada que se desea imprimir, luego seleccione Imprimir o presione F3. Esto imprimir los datos del nombre y la direccin en un sobre. Borrar (F4) Posicione el cursor sobre el Directorio Telefnico en la entrada que se desea borrar, y luego seleccione Borrar o presione F4. Esto de hecho no borra la entrada, pero la mueve al final de la lista y le pone una tilde (~) como prefijo al nombre. Por ejemplo, si borra una entrada para Jos Deli, se cambiar el nombre a ~Jos Deli.
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Telephones
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Para restaurar una entrada borrada, busque al final de la lista a ~Jos Deli (ejemplo). Luego utilice Modificar (F6) para cambiar de vuelta el nombre a Jos Deli. Seleccione esta opcin para escribir un correo electrnico a la persona en la entrada del directorio. Envo masivo Seleccione esta opcin para enviar correo electrnico masivo a todas las entradas en el directorio telefnico. (Consulte las instrucciones para el envo de correo electrnico masivo a los clientes) Modificar (F6) Posicione el cursor sobre el Directorio Telefnico en la entrada que desee cambiar y luego seleccione Modificar o presione F6. Esto desplegar la pantalla Modificar Entrada de Directorio (similar a la pantalla Agregar Nueva Entrada) con los datos en los campos apropiados. Cmbielos de la manera deseada y luego seleccione Guardar para guardar los cambios, o Cancelar para abandonar los cambios sin guardarlos. Correo
Tenga en cuenta que en el campo Grupo puede agrupar sus entradas en la forma que quiera, ya sea por texto o nmero. Este campo se utilizar para filtrar los correos electrnicos y las impresiones. Cerrar (Esc) Cierra el directorio telefnico y regresa al men principal.
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Mantenimiento
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Mantenimiento
Utilice el men Mantenimiento para lo siguiente: Establecer preferencias y adecuar el sistema a sus requerimientos. Ejemplo: fijar el smbolo monetario. Arreglar problemas que pudieran presentarse si la computadora se cierra de manera anormal. Ejemplo: despus de un corte de suministro de corriente inesperado.
Reindexado de Archivos
Utilice el reindexado de archivos bajo las siguientes condiciones: Despus de un corte inesperado de suministro de corriente elctrica, incluyendo cuando se apaga accidentalmente la computadora sin seguir la secuencia normal de apagado. Si algo as sucediera, se le recomienda encarecidamente que reindexe todos los archivos. Si no lo hace pueden producirse resultados inesperados. Si los archivos de ndices se borraran por error. Despus de restaurar datos. Si Retail-Man comenzara a comportarse de alguna forma inusual. Normalmente significa que no puede encontrar datos que deberan estar all. Puntos generales: 1. Reindexar archivos cuando de hecho no hace falta no daar sus datos. 2. Es mejor reindexar archivos cuando no es necesario, en vez de arriesgarse a no reindexarlos cuando es necesario. 3. El propsito de los ndices es el de ofrecer rapidez y presentar datos en el orden correcto. La analoga es el ndice de la seccin amarilla, donde slo unas pocas pginas ayudan a ubicar rpidamente lo que busca entre miles de pginas de datos.
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Mantenimiento
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Secuencia de operaciones: Usted debe ser el nico usuario conectado a Retail-Man. Todos los dems usuarios, incluyendo la gente en una red, deben desconectarse de Retail-Man. Seleccione el archivo o los archivos que considere necesitan reindexarse, o seleccionlos a todos despus de un cierre anormal, seleccionando los cuadros apropiados. Seleccione OK para comenzar el reindexado. Esta operacin puede tomar varios minutos segn la cantidad de datos almacenados y la velocidad de su computadora. No interrumpa a la computadora hasta que vea el mensaje de Indexado Realizado. Seleccione Empacar Archivos Seleccionados si necesita eliminar toda la informacin borrada de la base de datos.
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Mantenimiento
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Importar / Exportar Archivos

Este elemento del men le permite importar o exportar datos hacia y desde los archivos de la base de datos que el sistema utiliza.
EXPORTACIN: Archivo de datos desde el cual exportar: Seleccione el archivo de datos desde el cual exportar. Seleccione los Campos de Datos Necesarios: Seleccione los campos necesarios movindolos al cuadro de la derecha. Operacin: Seleccione Exportar para exportar uno de los muchos archivos de bases de datos a un nmero de formatos diferentes. Tipo de Archivo: Seleccione el tipo de archivo al que est exportando. Los formatos vlidos son: EXCEL, CSV y DELIMITADO POR TAB. Archivo al que se Exporta: El sistema completa el archivo de destino predeterminado y utiliza la carpeta C:\TEMP para guardar el archivo exportado. Se puede optar por aceptar esta opcin o cambiar a una carpeta diferente. Tenga en cuenta que la ruta del archivo y el nombre no tienen que contener ningn espacio, de lo contrario fallar la exportacin y se
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Mantenimiento
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generar un mensaje de error. Una vez hecho esto, el sistema desplegar una cuadrcula con todos los datos a exportarse. Se puede elegir cambiar los datos en la cuadrcula sin afectar la base de datos. Tambin se puede evitar que se exporte un rengln simplemente mediante un clic en la columna ms a la izquierda para deseleccionarlo. Haga clic en el botn Exportacin para exportar los datos. IMPORTACIN DE DATOS: Archivos de Datos al cual se va a Importar: Seleccione el archivo de datos al que se va a importar. Seleccione los Campos de Datos Necesarios: Seleccione los campos necesarios movindolos al cuadro de la derecha. Operacin: Seleccione la opcin Importar. Tipo de Archivo: Seleccione el tipo de archivo del cual est importando. Los formatos vlidos son EXCEL, CSV y DELIMITADO POR TAB. Archivos de Datos del cual se va a Importar: Ingrese el nombre del archivo incluyendo la ruta completa del archivo desde el cual est importando. Asegrese de que los datos correspondan con los nombres del campo en la cuadrcula; de lo contrario obtendr datos incorrectos en los archivos de datos. Si hay una columna que no est importando, asegrese de tener campos en blanco en el archivo fuente. Tambin asegrese de ingresar un nombre de archivo vlido: el nombre de archivo y la ruta no deben contener espacios. Para seleccionar interactivamente el nombre del archivo, haga doble clic sobre el campo del archivo. Para excluir la importacin de un rengln, deseleccione la primera columna en la cuadrcula. Se pueden cambiar los datos que se estn importando si se sobrescriben en la cuadrcula. Esta accin no cambiar los datos en el archivo original.
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Mantenimiento
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Configuracin del Sistema

Utilice Configuracin del Sistema para configurar y mantener opciones y preferencias. La pantalla Configuracin del Sistema incluye siete pginas llamadas pestaas. Seleccione la pestaa que desee, ingrese datos en los campos, configure los botones de opcin y los cuadros de verificacin, luego vaya a la siguiente pestaa, haga las configuraciones, etctera. Despus de configurar todo de acuerdo con sus requerimientos, seleccione Guardar. As guardar los cambios. Cierre la pantalla Configuracin del Sistema y vuelva al men Mantenimiento. Para cerrar la pantalla sin guardarla, seleccione Cerrar o presione Esc.
Retail-Man System
Mantenimiento
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Pestaas de Configuracin del Sistema: Compaa Utilice la pestaa Compaa para ingresar el nombre y los datos del establecimiento que se imprimirn en todos los informes y las facturas que el sistema cree.
Si desea agregar el logotipo de la compaa, utilice o cree un archivo con el logotipo que contenga tanto el diseo grfico como el nombre, la direccin y los datos de contacto. En caso de ingresarse informacin errnea en este campo, se desplegar un error del sistema si el nombre del archivo es invlido.
Retail-Man System General
Mantenimiento
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Utilice la pestaa General para configurar las ubicaciones de almacenamiento en la computadora, as como para definir la moneda y los impuestos correspondientes al pas en el que se encuentra.
Decimales Smbolo de Moneda Nombre de Impuesto
Comienzo del Ejercicio Contable Formato de Fecha Seleccione el formato de fecha Tamao del Artculos de oficina Seleccione el tamao de los artculos de oficina a utilizar para la impresin. El tamao carta se utiliza en EE.UU., mientras que el A4 se utiliza en el resto del mundo. Ruta de los Archivos Retail-Man requiere una carpeta para los archivos temporales Temporales necesarios mientras se est utilizando el sistema; stos se borran automticamente cuando ya no se los necesita.
Nmero de posiciones para los decimales de la moneda. Ejemplo: Para 100 centavos en un dlar, configrelo en 2. Ejemplos: $, , Ejemplos: Tax de EE.UU., VAT del Reino Unido, GST de Australia y Canad. Ingrese la fecha de inicio del ejercicio contable.
Retail-Man System Ventas
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Utilice la pestaa Ventas para configurar las opciones de facturacin.
Precios Grabados de GST
Determina si los precios facturados incluyen o excluyen impuestos. Seleccione Cuenta de Ventas Cuando esta opcin est seleccionada, el campo Asentar en est visible en la pantalla Facturacin. Esto permite aplicar el monto total de la factura a una cuenta particular. Cuando esta opcin no est seleccionada, el campo Asentar en no aparece en la pantalla Facturacin y la factura completa se aplica a la cuenta predeterminada. Recordar si Est por Debajo Genera una advertencia si los niveles de inventario de la Cant. Mn. caen por debajo del mnimo indicado. Advertir si no Hay Inventario Genera una advertencia si el nivel de inventario es cero. Forzar el Pedido Pendiente Emite un pedido pendiente automticamente si el inventario cae por debajo del mnimo predeterminado. Mostrar Tel. y Fax del Cliente Incluye el nmero de telfono y el fax del cliente en los campos Entregar a en la pantalla Facturacin. Imprimir N de pieza en Factura Incluye los nmeros de pieza en las facturas. Imprimir rdenes Pendientes Incluye las rdenes de compra pendientes
Retail-Man System en Factura Imprimir % de Descuento en Factura Convertir Cotizacin en Predeterminada
Mantenimiento en las facturas. Incluye el % de Descuento en las facturas.
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Determina la opcin predeterminada de modo que cuando seleccione Ventas y luego Factura, la opcin predeterminada Factura/Cotizacin sea Cotizacin. Imprimir Factura como Imprime la factura como un comprobante en una Comprobante impresora de comprobantes. Valor de Cantidad Predeterminado Determina la cantidad predeterminada en las facturas. Decimales en los campos Cant. Establece el nmero de posiciones para decimales en las cantidades de la factura y en los campos % del Impuesto y % de Descuento. Copias de la Factura a Imprimir Determina cuntas copias de las facturas se imprimen Copias de Cotizacin a Imprimir Determina cuntas copias de las cotizaciones se imprimen. Ttulo de la Factura Ingrese el ttulo de la factura a imprimir. Mensaje de la Factura Permite ingresar el texto que se imprimir en todas las facturas. Ttulo de Cotizacin Ingrese el ttulo de la factura en la cotizacin impresa. Mensaje de Cotizacin Permite ingresar el texto que se imprimir en todas las cotizaciones. Inventario Utilice la pestaa Inventario para configurar el costo del inventario en las ventas y la pantalla consulta de inventario.
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Costo del Inventario en Ventas: Este grupo de opciones son los botones de opcin. Slo puede seleccionar uno de ellos. Sin Costo en Ventas Seleccione esta opcin para evitar el asiento del costo de cada venta en las cuentas. Utilizar el ltimo Costo Seleccione esta opcin para asentar el ltimo costo de inventario a las cuentas. Utilizar el Costo Promedio Seleccione esta opcin para asentar el costo promedio del inventario en las cuentas. Costo de Primera Entrada Seleccione esta opcin para asentar las cuentas segn Primera Salida lo primero que sale y lo primero que entra. Pantalla Consulta de Inventario: Esta opcin le permite configurar lo que se despliega en la pantalla Lista de Inventario al presionar F9 o F10. Mostrar Otros Datos Cuando se selecciona muestra el campo Otros Datos. Mostrar Entrada Cuando se selecciona muestra la ubicacin de la entrada. Mostrar Precio Venta al Cuando se selecciona muestra el precio de venta al por por menor menor. Mostrar Precio Comercial Cuando se selecciona muestra el precio comercial. Mostrar Precio Venta al Cuando se selecciona muestra el precio de venta al por Por Mayor mayor. Compras Utilice la pestaa Compras para fijar los valores predeterminados y los dems asociados con las compras y las rdenes de compra.
Retail-Man System
Mantenimiento
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Seleccionar Cuenta de Compra Cuando esta opcin est seleccionada, el campo Asentar en est visible en la pantalla Compras. Esto le permite aplicar el monto total de la factura a una cuenta particular. Cuando esta opcin no est seleccionada, el campo Asentar en no est visible en la pantalla Compras y se aplica la factura completa a la cuenta predeterminada. Tipo Cambiario de la Moneda Despliega el campo Tipo cambiario en la pantalla Compras. Copiar el Tel y Fax del Incluye los datos de contacto del proveedor en el Proveedor a la O/C campo Datos de Entrega de la pantalla Compras. Convertir la O/C en Predeterminada En la pantalla Compras, establece el campo predeterminado Orden/Compra como Orden. Valor de la Cantidad Establece las cantidades predeterminadas para los Predeterminada artculos de la orden de compra o la compra. Copias de Compras a Imprimir Nmero de copias de las facturas de compra a imprimir. Copias de O/C a Imprimir Nmero de copias de las rdenes de compra a imprimir. Mensaje de la Orden de Compra Permite ingresar un mensaje que se imprimir en todas las rdenes de compra.
Retail-Man System P.D.V
Mantenimiento
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Utilice la pestaa P.D.V. para fijar los valores predeterminados y los dems asociados con las ventas de punto de venta y la impresin del comprobante.
Configuracin de la Pantalla del PDV Establece el comportamiento de la pantalla PDV. Pedir N de Usuario en la Venta Marque esta opcin para forzar al usuario a proporcionar un nmero de usuario en cada lnea. Solicitar N de Usuario al guardar Marque esta opcin para forzar al usuario a proporcionar un nmero de usuario para dar seguimiento a su desempeo. Cotejar Nmero Similar Marque esta opcin para agrupar los nmeros de piezas similares en venta. Predeterminar para imprimir Marque esta opcin para predeterminarla a imprimir al guardar. Seleccione el tipo de redondeo de la lista Redondeo desplegable. Imprimir Comprobante como Factura Imprime el comprobante como factura normal. Imprimir N en el Comprobante Marque esta opcin para imprimir el N de comprobante en el recibo. Incluir Fecha en el N Imprime el nmero de comprobante incluyendo la fecha como aammdd. Incluir N Estac. Imprime el nmero de comprobante incluyendo el nmero de estacin. Imprimir N/Part. en el Comprobante Imprime el nmero de pieza en el registro. Imprimir Subtotal en el Comprobante Imprime el subtotal en el comprobante. Imprimir Descuento Imprime el descuento total en el comprobante.
Retail-Man System Imprimir Impuesto Total N de Lneas a Saltear
Mantenimiento
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N de Comprobantes a Imprimir Smbolo de Moneda
Imprime el impuesto total en el comprobante. Ingresa el nmero de lneas a saltear despus de la impresin. Ingresa el nmero de copias de los comprobantes a imprimir Ingresa el smbolo monetario a imprimir en el comprobante.
Retail-Man System HARDWARE
Mantenimiento
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Utilice la pestaa Hardware para determinar los valores predeterminados y dems asociados con el hardware utilizado, como impresoras de comprobantes, cajones de efectivo y despliegues de polos.
Resolucin de la Pantalla Impresora del PDV
Seleccione la resolucin de la pantalla, con un mnimo de 800x600. Seleccione la impresora de comprobantes a partir de una lista de impresoras. Si su impresora no aparece en esta lista, intente la impresora genrica o una equivalente similar. Tambin puede ingresar manualmente los cdigos de control. Debe tener instalado un Controlador de Windows. Para instalar adecuadamente una impresora de PDV, primero es necesario crear un controlador de impresora de Windows a partir de INICIO > CONFIGURACIONES > IMPRESORAS Y FAXES. Si no tiene un controlador de Windows adecuado para PDV, puede utilizar el controlador de Windows GENRICO. Este campo se utiliza para ingresar el cdigo de control de doble ancho de la impresora del PDV. Si no desea mostrar el nombre de la compaa a doble ancho, tan slo ingrese chr(32) en este campo. Lo mismo aplica para apagar (Off) el doble ancho
Controlador de Windows
Doble Ancho Encendido (Off)
Retail-Man System Auto Cortante Encendido Soporte de Grficos
Mantenimiento
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Medidor electrnico Polo de Despliegue
Cajn de Efectivo
Ingrese el cdigo de control para el autocortante de la impresora de PDV. Puede escoger entre corte parcial y corte completo. Revise el manual de la impresora. Marque la opcin si su impresora de PDV soporta grficos. La mayora de las impresoras nuevas soportan grficos. Las impresoras ms viejas de PDV no soportan grficos y causarn problemas a la hora de imprimir si esta opcin est activa. Si tiene medidor electrnico, ingrese los parmetros. Si tiene polo de despliegue, normalmente se conectar al puerto serial. Debe crear un dispositivo en PANEL DE CONTROL > IMPRESORAS y seleccionar IMPRESORA GENRICA con el puerto correcto de comunicaciones y las configuraciones del puerto de comunicaciones. Lo mismo aplica al cajn de efectivo en caso de dispositivo serial. Los cajones de efectivo se pueden conectar a un puerto serial (como COM1 o COM2) o que se pueda conectar a la impresora de comprobantes del PDV. Hay que ingresar el comando correcto de apertura del cajn para abrirlo. Utilice Shift + F12 para probar.
Haga clic en INICIO > CONFIGURACIONES > IMPRESORAS > AGREGAR NUEVA IMPRESORA
Retail-Man System
Mantenimiento
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Seleccione el puerto de comunicaciones que el dispositivo utiliza (polo de despliegue o cajn de efectivo)
Seleccione la Impresora GENRICA / TEXTO
Retail-Man System
Mantenimiento
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Luego d otro nombre al dispositivo utilizado. Despus de esto, el nombre del dispositivo aparecer en la pantalla Configuracin de HARDWARE.
Retail-Man System PAGOS
Mantenimiento
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Utilice la pestaa Pagos para establecer los mtodos de pago predeterminados (hasta 9), as como las cuentas a las cuales asentar al procesar pagos por ventas o facturas.
Ingrese el nombre del pago, las cuentas de asiento y marque la opcin de la pestaa depsito, para que el pago aparezca en el comprobante de depsito bancario al final del da de actividades.
Retail-Man System LEALTAD
Mantenimiento
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Utilice la pestaa Lealtad para configurar un programa de lealtad que recompense a los clientes habituales y los aliente a volver, al darles puntos de recompensa cada vez que vengan al establecimiento y compren algo. De este modo, cada dlar gastado gana un punto. Cada vez que el cliente alcanza un cierto nmero de puntos, el sistema los emite automticamente en forma de CUPN DE CRDITO EN EL ESTABLECIMIENTO, que se trata como si fuera efectivo y que se podr utilizar para pagar la siguiente compra. En cualquier caso, usted decide cunto quiere dar a los clientes por los puntos ganados.
Puntos a Reclamar Por el monto de Das para Expirar Nombre del Pago
Ingrese el nmero de puntos para imprimir el cupn de crdito en el establecimiento. Ingrese el monto que desea otorgar al cliente por los puntos ganados. Un campo opcional a llenar si desea especificar la fecha de expiracin. Ingrese un nombre de pago para que el sistema asiente el pago cuando se lo procese desde el PDV. El pago debe crearse desde la pantalla Pago.
Encabezado de Comprobante Ingrese el Encabezado del Crdito en el establecimiento. Pie del Comprobante Ingrese el texto del crdito que aparecer en la pantalla.
Retail-Man System
Mantenimiento
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Restaurar Archivos del Respaldo

Seleccione esta opcin para restaurar datos desde el medio de respaldo. Tenga en cuenta que perder toda la informacin ingresada desde que se hizo el ltimo respaldo. Por lo tanto, respaldar diariamente en diversos medios de respaldo cada da de la semana brinda la mayor proteccin contra la prdida de datos. As pues, si se presenta la necesidad de restaurar los datos debido a una falla de hardware o a una situacin similar, slo perder la parte correspondiente al trabajo de ese da.
Antes de restaurar, asegrese de que todas las dems instancias del programa estn cerradas y que nadie ms est utilizando el programa desde la red. Tambin tenga en cuenta que despus de restaurar podra necesitar reindexar los archivos para actualizar todo. Debe verificar las ltimas entradas en el sistema y agregar las que faltan.
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Mantenimiento
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Configuraciones de los Usuarios

Utilice Mantenimiento del Archivo de Usuarios para realizar las siguientes operaciones: Crear un usuario nuevo. Borrar un archivo existente. Establecer los permisos del usuario para el acceso a los archivos. Usted debe ser el usuario maestro o contar con los permisos del usuario maestro para realizar estas funciones.
Para modificar un usuario existente, seleccione el botn Modificar. Para agregar un nuevo usuario, seleccione Nuevo. Se desplegar la pantalla Modificar/Nuevo Usuario:
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Rellene los campos y luego seleccione una de las siguientes opciones: Guardar Cerrar Guarda los datos del nuevo usuario y vuelve a la pantalla anterior. Abandona los cambios y vuelve a la pantalla anterior sin guardarlos.
Configuraciones de Seguridad
Haga clic en el botn de seguridad para modificar la configuracin de seguridad para cada usuario. El sistema permite configuraciones detalladas basadas en 4 niveles. La configuracin 0 evitar el acceso al elemento del men, el 1 le dar acceso de slo lectura, el 2 le dar acceso de lectura/escritura y el 3 le dar acceso total, incluyendo el de borrado. Tenga en cuenta que los usuarios 1 y 2 tendrn acceso al sistema sin importar sus configuraciones de seguridad. Asimismo, si el primer usuario no tiene una contrasea, entonces el sistema no solicitar una contrasea al iniciarse. Para asegurar el sistema, se DEBE asignar al primer usuario una contrasea. Las contraseas no son sensibles a minsculas y maysculas, y pueden contener tanto letras como nmeros.
Retail-Man System Configuraciones
Mantenimiento
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Cada usuario del sistema tambin puede tener sus propias configuraciones del sistema, como por ejemplo interfaz, idioma, imagen del escritorio, colores del men, configuraciones del correo electrnico y otras configuraciones particulares. INTERFAZ Interfaz del usuario Seleccione una de las dos configuraciones de interfaz: Botones Grandes, adecuada para pantallas tctiles y ms fcil de usar para sealar y hacer clic en los botones grandes, o la interfaz estilo men, adecuada para el uso con el ratn. Idioma Deje en blanco si es Ingls o seleccione un archivo de idioma diferente. El sistema puede soportar cualquier nmero de idiomas, pero cuando el sistema se instala por primera vez, todos los campos idioma mostrarn Ingls. Los usuarios pueden cambiarlos a su propio idioma. Imagen del Escritorio Seleccione un archivo de imagen a desplegar en el escritorio del programa. Mostrar consejos Marque la opcin si quiere que el sistema despliegue el consejo en el Arranque del da en el arranque. Abrir Diario Marque esta opcin si desea que el sistema muestre el diario en el arranque. Mostrar Consejos Marque esta opcin para forzar al sistema a mostrar la ayuda de de la Herramienta consejos de la herramienta. Colores del Men Seleccione diferentes colores del men.
Retail-Man System Ventas
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Esta pantalla se utiliza para configurar las opciones de la pantalla ventas para cada usuario.
Desactivar Cambio de Fecha
Marque esta opcin para evitar que los usuarios cambien la fecha de las ventas.
Desactivar el Cambio de Precio Marque esta opcin para evitar que el usuario cambie el precio de venta. Desactivar Descuento Cajn de Efectivo Marque esta opcin para desactivar la columna de descuento en la pantalla ventas. Marque esta opcin para permitir que el usuario abra el cajn de efectivo.
Pantalla Consulta de Inventario Marque las opciones necesarias a mostrar en la pantalla Consulta de Inventario que estn disponibles al presionar las teclas de funcin correspondientes, como por ejemplo F9 y F10.
Retail-Man System P.D.V.
Mantenimiento
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Esta pantalla se utiliza para configurar el comportamiento de la pantalla del PDV para cada usuario.
Cada columna en la pantalla del PDV puede tener tres configuraciones: Desactivar, Saltear y Activar. Si desactiva la columna, el usuario no podr cambiar dicha columna. Al seleccionar Saltear, el sistema ir a la columna al realizarse una venta. Esto es til si no desea utilizar el teclado y el ratn para moverse de una columna a la siguiente. Activar esta opcin har que el sistema se detenga en cada columna activa. Permitir Descuento por Cant. Marque esta opcin si desea permitir descuento por cantidad de inventario como se ingres en la Tarjeta de Inventario. Permitir el Borrado Marque esta opcin para permitir al usuario borrar las entradas no deseadas del PDV. Tenga en cuenta que slo puede borrar las entradas de hoy. Si desea borrar entradas de fechas anteriores, debe cambiar la fecha del sistema para que el sistema le permita borrarlas.
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Correo Electrnico
La pestaa Correo Electrnico le permite configurar los parmetros de correo electrnico necesarios para enviarlos por medio del sistema. Cada usuario tiene que tener su propia configuracin. Los campos comunes entre todos los usuarios son el Servidor SMPT, el Puerto SMPT y el tiempo lmite.
Desde el Nombre Desde la Direccin de Correo Electrnico
Ingrese su nombre. ste se desplegar en el correo electrnico del receptor. Ingrese su direccin de correo electrnico.
Responder a la Direccin Ingrese una direccin de correo electrnico si desea recibir De Correo Electrnico un recibo de la persona a la que se lo envi. Puede ser la misma persona que la anterior o una diferente que asigne para recibir respuestas. Dominio SMTP Servidor SMTP Ingrese el Dominio SMTP si tiene uno en uso. Es obligatorio ingresar una direccin SMTP vlida en este campo. Normalmente puede obtenerla de su proveedor de servicio de Internet (ISP), o al revisar las cuentas de su Outlook / Express, copie la configuracin de Servidor SMPT que aparece all. Si el campo estuviera lleno con informacin errnea o si se dejara en blanco, no podr utilizar esta funcin.
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El sistema emitir advertencias y mensajes de error hasta que este campo se complete adecuadamente. Puerto SMPT Tiempo Lmite Ingrese el puerto SMTP, que normalmente es el 25. Ingrese el tiempo lmite en segundos. El valor predeterminado es de 30 segundos.
Autenticacin del Servidor Si su ISP requiere autenticacin del servidor, seleccione esta opcin e ingrese un nombre de usuario y una contrasea vlidos. Archivo Adjunto Seleccione el tipo de archivo al que desea que el sistema convierta los documentos que se le hayan enviado por correo electrnico o que se hayan guardado. Seleccione PDF si quiere que sus documentos incluyan imgenes como BMP y TPEG. Necesita tener un lector de PDF como el ACROBAT READER que puede descargar gratuitamente. Ingrese el texto predeterminado del mensaje que aparecer en las pantallas de envo masivo de correo electrnico, y que tambin se enviar con las facturas y rdenes de compra por correo electrnico. Para borrar un usuario, seleccinelo de la lista Archivo de Usuarios y luego seleccione Borrar. Aparecer la pantalla Borrar Usuario, que es similar a la pantalla Agregar Usuario, excepto que tiene el botn Borrar. Seleccione Borrar y responda a todas las advertencias. El usuario se borrar.
Texto Predeterminado del Mensaje
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Mantenimiento del Archivo de Impuestos

Seleccione Mantenimiento del Archivo de Impuestos para configurar los impuestos y las tasas aplicables en su pas.
Los impuestos que aparecen en la pantalla Cdigos de Impuestos son para Australia. Ajstelos segn corresponda. Para agregar un nuevo cdigo de impuestos, seleccione Nuevo. Esto posicionar el cursor en una lnea en blanco al final de la lista. Configure los valores de las tres columnas segn corresponda. Para cambiar un cdigo de impuesto existente, coloque el cursor sobre el cdigo que desea cambiar y seleccione Editar. Esto le permitir cambiar los campos de este cdigo. Seleccione Cerrar para guardar los cambios y regresar a la pantalla anterior.
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Configuracin de Cuentas Predeterminadas

Seleccione Configuracin de Cuentas Predeterminadas, para determinar qu cuentas se utilizarn para realizar asientos si no se especfica una cuenta. Esto es aplicable a: Facturacin, Compras y Pagos.
Ingrese un nmero de cuenta vlido en cada campo. Los nmeros de cuenta tienen que estar en el Catlogo de Cuentas. Puede obtener la Lista de Cuentas para hacer una seleccin interactivamente, mediante uno de los siguientes mtodos. Ingrese parte del nmero de cuenta y presione Enter. Haga doble clic sobre el campo. Cuando haya terminado, seleccione una de las siguientes opciones: Guardar Guarda los cambios y regresa a la pantalla anterior. Cerrar Abandona los cambios y vuelve a la pantalla anterior sin guardarlos.
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Eliminar Archivos de Datos

Esta opcin se utiliza para eliminar archivos de datos. Todos los datos eliminados se borrarn permanentemente y ser difcil recuperarlos. La accin de borrar datos es muy rpida, de modo que debe tener cuidado al utilizar esta opcin. Utilcela slo si necesita borrar todos sus datos (como cuando comienza por primera vez y quiere borrar todos los datos de prueba que cre). Tambin asegrese de proteger esta opcin de todos los dems usuarios del sistema, mediante las configuraciones de seguridad que se explican arriba, en la pantalla Configuraciones del Usuario.
Para borrar datos, seleccione los archivos de datos que desea borrar, luego ingrese una contrasea vlida y haga clic para proceder. Usted debe ser el nico usuario en el sistema y debe tener todas las dems instancias del programa cerradas.
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Respaldo
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Respaldo
Qu es un Respaldo? El respaldo es el proceso de copiar los datos de su computadora en uno de los siguientes lugares: Medio interno, como por ejemplo un segundo disco duro en la misma computadora. Medio externo, como por ejemplo un disco ZIP, CR-R, CD-RW, o un cartucho de cinta. Medio externo, como por ejemplo el disco duro de otra computadora. Por qu Respaldar? El objetivo del respaldo es evitar que pierda los registros de su establecimiento como resultado de un desastre. Los desastres pueden incluir cosas como: Corrupcin de archivos causada por tormentas elctricas o variaciones de corriente. Dao a su disco duro o a toda la computadora causado por uso y desgaste, o debido a algn accidente, como el hecho de dejar caer la computadora o por un incendio. Robo de su computadora. El respaldo es como un seguro. No lo necesita hasta que se produce un desastre. Con qu frecuencia se debe respaldar? Usted es la mejor persona para decidir sobre la frecuencia del respaldo. En trminos generales, el respaldo debera realizarse en todos y cada uno de los das laborales. En este caso, si respalda todas las noches al cierre de las actividades, si ocurriera un desastre al medioda slo perdera los registros comerciales de esa maana. Sin embargo, si decidi respaldar slo una vez a la semana, podra perder todos los registros de una semana, dependiendo de cundo se produzca el desastre. En el mismo lugar o en otro lugar? En otro lugar es mejor. El hecho de respaldar a otra computadora que est dentro del establecimiento es de poca ayuda en caso de incendio o si un ladrn se lleva todas las computadoras de su oficina. Es una buena idea respaldar a discos ZIP, LS-120, CD-R, CD-RW o a una computadora porttil que se lleve a casa. Es poco probable que haya un desastre en su hogar y en su establecimiento al mismo tiempo. Medio de Respaldo Pueden utilizarse muchos medios de respaldo para almacenar datos. Todos los medios comparten factores comunes, como el hecho de mantenerlos fuera del alcance del calor, de campos magnticos fuertes, de la luz directa del sol, de la humedad y del polvo o de la suciedad. A continuacin hay una lista de algunas de estas opciones con puntos a favor y en contra de cada una: 1. DISQUETES: Los disquetes son el medio de respaldo que ms se utiliza para archivos pequeos. Son baratos, convenientes y porttiles. Sin embargo, no son muy confiables, especialmente si se debe realizar el respaldo en ms de uno. Pueden
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desarrollar sectores defectuosos fcilmente y tienen que ser formateados regularmente para asegurarse de que sean confiables. Si el respaldo se extiende en ms de un disco, entonces cualquier disco defectuoso dentro del conjunto puede evitar que restaure la totalidad. Tambin pueden dar un falso sentido de seguridad, ya que a menudo parece que respaldan sin problemas pero en realidad tienen algn defecto. 2. UNIDAD ZIP: Las unidades zip utilizan discos especiales que parecen disquetes, pero son mucho ms rpidos. Su velocidad es comparable a la de los discos duros y son razonablemente confiables. De hecho puede ejecutar programas directamente desde ellos y pueden utilizarse como discos duros normales. El disco zip ms pequeo puede soportar hasta 100 MB. 3. CARTUCHO DE CINTA: Los cartuchos de cinta se utilizan para respaldar grandes cantidades de datos. Sin embargo, son dispositivos secuenciales, lo que significa que para restaurar un archivo particular debe explorarse la cinta; as pues, pueden tomar ms tiempo que el disco. Las cintas tambin pueden daarse en caso de una unidad defectuosa de cinta. 4. DISCO DURO: Los respaldos de disco duro son el tipo ms confiable de respaldo y tambin el ms rpido. El respaldo puede hacerse exactamente igual al original, de modo que si hay una falla en el disco duro principal, el disco duro de respaldo puede reemplazar directamente al defectuoso. Para un mejor respaldo en disco duro, se puede instalar en el sistema un disco duro extrable, lo que significa que el disco duro puede retirarse del sistema principal y guardarse en un lugar seguro. 5. LS-120: Se trata de un disquete de alta capacidad que puede almacenar hasta 120MB por disco. La desventaja es que no es rpido. 6. CD-W y DVD: ste es el nuevo medio de respaldo, con CDs que guardan hasta 700MB cada uno y DVDs que guardan hasta 4.7GB. Son baratos, rpidos y seguros. Respaldo Al salir del programa, el sistema despliega la Pantalla Salida. Seleccione Salir para cerrar el programa, Respaldo para respaldar los archivos de datos, o Cancelar para regresar al programa.
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Al seleccionar Respaldo, el sistema le pedir que indique la ruta de destino para guardar los archivos de datos. Tenga en cuenta que el tamao del destino tiene que ser mayor que el tamao de los archivos a respaldar. Haga clic con el botn derecho sobre el campo Respaldo para seleccionar la carpeta de destino; el sistema recordar la ltima eleccin de respaldo realizada la ltima vez que se respald.
Tenga en cuenta que los archivos respaldados son SLO LOS ARCHIVOS DE LA BASE DE DATOS, que se respaldan sin compresin alguna, lo que evitar que los archivos se corrompan durante la fase de compresin. La desventaja es que se necesita un medio de respaldo ms grande, pero en la actualidad el tamao del medio de respaldo puede ser muy grande y almacenar informacin que abarque varios aos. El medio de respaldo recomendado es un grabador de CD / DVD, una unidad ZIP o un dispositivo similar. No se recomiendan los disquetes. La experiencia ha demostrado que tienden a ser muy frgiles y poco confiables. El procedimiento ideal de respaldo tiene que permitir tantos medios de respaldo como el nmero de los das laborales de la semana, por lo que si el establecimiento opera durante cinco das a la semana, utilice cinco medios de respaldo y colqueles etiquetas que digan: Lunes, Martes, Mircoles, Jueves y Viernes. Luego, utilice el medio del da para el respaldo. Cree tambin un respaldo al final de cada mes y gurdelo por separado. Los medios de respaldo tienen que guardarse lejos del trabajo, en caso que se produjera un incendio, un robo o cualquier otra catstrofe que pudiera afectar al establecimiento. Si se presentara la necesidad de restaurar los datos respaldados por corrupcin de los archivos u otra situacin similar, los archivos pueden volver a copiarse en su ubicacin original. Asegrese de reindexar los archivos primero, despus de la operacin de restaurar, esto asegurar la integridad de los datos. Despus de completar la operacin de restaurar y reindexar los archivos, se debern ingresar nuevamente todos los datos ingresados desde el ltimo respaldo.
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En caso de que se produzca una cada total del sistema o un robo, o en un caso similar, deber reinstalarse todo el sistema desde el comienzo. Reinstale la VERSIN COMPLETA a partir del archivo original de configuracin y luego: 1 Copie los archivos respaldados a la ubicacin original. 2 Descargue e instale la actualizacin ms reciente. 3 Reindexe los archivos utilizando MANTENIMIENTO > REINDEXAR ARCHIVOS. 4 Reingrese los archivos perdidos desde que hizo el ltimo respaldo. Los pasos anteriores deben seguirse en la secuencia indicada para asegurar una restauracin correcta. Cuando respalde asegrese de que todas las dems instancias del programa estn cerradas; de lo contrario, el respaldo tal vez no contenga algunos datos que deberan haberse respaldado. Al respaldar, tenga en cuenta que los datos respaldados contienen toda la informacin que se ingres desde el primer da. Otro tema relacionado que cualquier persona formal de negocios considerar es un UPS (sistema de alimentacin ininterrumpida). El propsito del UPS es proteger a su computadora de cortes de luz o cambios de voltaje que pueden destruir sus datos. Le proporcionar a su computadora energa elctrica durante un perodo breve de tiempo despus de la interrupcin de corriente, lo que le dar tiempo para realizar un apagado adecuado del sistema. Los apagados inapropiados del sistema pueden causar la corrupcin de los archivos, lo que puede ser resultar muy costoso.
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Preguntas Frecuentes (Cmo)
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PREGUNTAS FRECUENTES (Cmo)

Cmo activar la proteccin con contrasea Para activar la proteccin con contrasea, debe proporcionarle al usuario MAESTRO una contrasea. Para ello debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DE LOS USUARIOS y seleccionar al USUARIO MAESTRO (el primer usuario en la lista). Haga clic en el botn SEGURIDAD. Luego, en el campo Contrasea, ingrese la contrasea (asegrese de no olvidarla) y guarde. La siguiente vez que reinicie el sistema se le pedir una contrasea. Puede crear ms usuarios en la misma pantalla y proporcionarles a cada uno de ellos una contrasea. Tambin puede asignar el nivel de acceso para cada usuario segn opciones de mens (ver abajo). Tenga en cuenta que los primeros dos usuarios tendrn acceso a todo el sistema, sin importar su nivel de acceso. Cmo desactivar la proteccin con contrasea Para desactivar la proteccin con contrasea, debe poner en blanco la contrasea del USUARIO MAESTRO. Para hacerlo vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DE LOS USUARIOS, luego resalte el primer usuario y haga clic en el botn SEGURIDAD. Ponga en blanco el campo Contrasea y despus guarde. A partir de ah, cuando inicie el sistema, acceder al men principal sin contrasea. Cmo desactivar algunos elementos del men para otros usuarios Para desactivar algunos elementos del men o su nivel de acceso, vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DE LOS USUARIOS. Navegue hasta el usuario requerido y luego haga clic en el botn SEGURIDAD. Aparecer la pantalla con los datos del usuario y los niveles de acceso para cada elemento del men. Pase por todas las pestaas cambiando el nivel de 0 a 3 dependiendo de sus requerimientos, y utilice 0 para que el usuario no pueda acceder a esa opcin, 1 para slo lectura, 2 para lectura/escritura, y 3 para lectura, escritura y modificacin, incluyendo borrado. Tenga en cuenta que los primeros dos usuarios tendrn acceso total sin importar los niveles de acceso que se les hayan aplicado. Cmo cambiar los colores del sistema Para cambiar los colores del sistema debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIONES DEL USUARIO > CONFIGURACIONES > INTERFAZ. Debe elegir cuatro niveles de men para cambiar los colores, con una opcin adicional para desplegar una imagen en el men principal. Los colores del men se componen de 3 campos de color, ROJO, VERDE y AZUL, y los rangos varan de 0 a 255 por color. Esto le dar un control preciso del color sobre los 4 mens. Despus de elegir el color, guarde y el color elegido quedar activado de inmediato. Cmo desplegar una imagen en el men principal Para desplegar una imagen en el men principal, debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA > INTERFAZ. Haga doble clic en el Archivo de Imagen del Escritorio o un clic en la pequea caja al final de ese campo, para seleccionar de forma interactiva el archivo. El archivo debe ser de 800x600 para que se despliegue una imagen completa en el escritorio. El formato del archivo puede ser JPG, BMP o un formato de imagen similar. Asegrese de que el nombre del archivo de
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imagen o la ruta se adecuen a los estndares DOS con 8 caracteres o menos, y que no haya espacios en el nombre de archivo o en el nombre de la ruta. Cmo cambiar la interfaz del usuario El sistema tiene 2 clases de interfaz, una de ellas es la interfaz de Botones Grandes, la cual resulta fcil de utilizar, ya que es ms clara, no es necesario ser muy preciso con el ratn y puede utilizarse el teclado en lugar del ratn. La otra interfaz es un men con barras de herramientas que se utilizan como accesos directos rpidos a las secciones ms utilizadas en el sistema. Esta interfaz puede ser ms popular con los usuarios ms familiarizados con la interfaz estndar de Windows. Puede cambiar a voluntad entre las dos interfaces, pero en cada cambio debe salir y reiniciar el programa. Para cambiar la interfaz debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA > INTERFAZ y seleccionar la interfaz. Luego guarde, salga y reinicie el programa para activar la nueva interfaz. Cmo devolver Ventas o Compras Para devolver ventas en la pantalla Ventas, ingrese el nmero de pieza del artculo, luego en el campo Cantidad (Cant.) ingrese una cantidad negativa y deje el monto positivo. Lo mismo se aplica a la pantalla Compras. Cmo eliminar las bases de datos e iniciar desde cero Para eliminar los datos que ingres durante la prueba del sistema, debe ir a MANTENIMIENTO > ELIMINAR ARCHIVOS e ingresar la contrasea del USUARIO MAESTRO o GERENTE Cmo cambiar la moneda y el nombre del impuesto Para cambiar el smbolo monetario y el nombre del impuesto, vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA > GENERAL y cambie los campos necesarios. Cmo restaurar los datos respaldados Si resultara necesario restaurar los datos respaldados, instale el medio de respaldo en el sistema, luego realice una copia directa del medio de respaldo a la carpeta del programa. Tenga en cuenta que, al copiar los datos respaldados, perder todos los cambios que haya realizado a los datos desde el momento en que hizo el respaldo hasta el momento actual. Tambin debe reindexar los archivos mediante MANTENIMIENTO > REINDEXADO DE ARCHIVOS. Cmo agregar usuarios de red Para agregar usuarios de red al sistema, debe haber comprado la versin de red del programa, y luego debe sealar qu sistema de computadora actuar como servidor (no tiene que tener un servidor dedicado). Asegrese de que el disco duro en el servidor sea completamente compartible, y para ello haga clic en Mi PC, presione el botn derecho sobre la unidad C: y elija COMPARTIR Y SEGURIDAD; luego dle a la unidad un nombre para compartir como el de SERVERC y dle acceso total. Si tiene xito, ver una mano bajo el icono de la unidad C. A continuacin, cree un acceso directo en cada estacin de la siguiente manera (asumamos que el nombre de su servidor es SERVER y que el nombre de la unidad a compartir es SERVERC): en el acceso directo ingrese \\SERVER\SERVERC\RMAN.EXE y en el campo INICIAR EN de las propiedades del acceso directo, tambin debe ingresar \\SERVER\SERVERC.
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Tenga en cuenta que los nombres del servidor y el nombre de la unidad compartida tienen que seguir las convenciones de 8 caracteres o menos sin espacios, de lo contrario recibir errores del programa cada vez que intente ejecutarlo. Tenga en cuenta que, en caso de utilizar el programa intensamente, se recomienda emplear un servidor dedicado. Cmo agregar el logotipo de una compaa a las facturas Para agregar un logotipo de compaa a las facturas, utilice un programa como MS Dra.; ste es un programa de Windows para crear un archivo de grficos en formatos BMP, JPG o similares. Debe incluir el nombre de la compaa y los datos en ese archivo, as como el logotipo de la compaa. Guarde ese archivo en su carpeta de programa, luego vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA y en ARCHIVO DE LOGOTIPO PREDETERMINADO DE LA COMPAA, ingrese el nombre de archivo que acaba de crearse o haga doble clic en ese campo para seleccionarlo de forma interactiva. Despus de ingresar un archivo de imagen vlido, el sistema lo desplegar y aparecer en facturas y rdenes de compra. Asegrese de que el nombre del archivo o la ruta no contengan ningn espacio; de lo contrario, recibir mensajes de error al intentar imprimir las facturas. Cmo actualizar a la versin ms reciente Para actualizar el sistema a la versin ms reciente, debe ir a nuestro sitio web www.ezisolution.co.uk y descargar e instalar la actualizacin del programa. No olvide REINDEXAR los archivos al iniciar por primera vez el programa. Cmo imprimir etiquetas y cdigos de barras para productos Para imprimir etiquetas y cdigos de barras para productos, debe instalar la fuente de cdigos de barras que est incluida con el programa. Para ello abra el PANEL DE CONTROL de Windows, haga doble clic en el cono FUENTE, seleccione la pestaa ARCHIVO en el lado izquierdo superior de la Ventana Fuente, luego haga clic en INSTALAR NUEVA FUENTE e indquele a Windows que busque el archivo de fuente en la carpeta del programa. Una vez instalado, puede elegir imprimir las etiquetas y los cdigos de barras a partir de la pantalla VENTAS o COMPRAS. Presione SHIFT + F12 y siga las indicaciones. Cmo imprimir sobres con direccin La impresin de sobres con direccin se puede hacer desde las pantallas CLIENTES, PROVEEDORES o TELFONOS. Abra la pantalla deseada, elija el nombre del que se va a imprimir la direccin y luego haga clic en el botn Imprimir Sobre. Puede hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn Imprimir para seleccionar una impresora distinta a la predeterminada. Cmo elegir la impresora de destino al imprimir Para imprimir en una impresora distinta en la mayora de los informes o facturacin, al hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el botn Imprimir, se desplegar el cuadro de dilogo de la impresora, donde podr cambiar la impresora o incluso escoger un fax/impresora. Cmo enviar por fax una factura o una orden de compra
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Para enviar un fax desde el programa, haga clic con el botn derecho del ratn sobre el botn Imprimir en la pantalla Facturacin o Compras para desplegar el cuadro de dilogo de la impresora, donde podr elegir un fax/impresora. (Primero debe instalar el software de fax como por ejemplo el de Microsoft o Norton). Cuntas transacciones puede soportar el programa y cmo afectan a la velocidad El sistema puede manejar millones de registros, de modo que para un establecimiento con mucho movimiento puede registrar transacciones durante ms de 30 aos sin problemas ni cambios notables en la velocidad. Cmo cerrar el ejercicio financiero y comenzar uno nuevo El sistema lo hace automticamente sin ninguna intervencin del usuario. Sin embargo, debe ingresar las entradas contables comunes, como depreciacin en activos y otras similares. Su contador ser la persona apropiada para darle consejos al respecto. En cualquier caso, podr continuar trabajando en el sistema despus del final del ao contable, y podr regresar y agregar o modificar entradas del ao anterior en todo momento. Cmo actualizar de un solo usuario a multiusuario Para actualizar una licencia multiusuario, todo lo que tiene que hacer es pagarnos la diferencia y le proporcionaremos una llave del producto que agregar las capacidades multiusuario al sistema sin ninguna interrupcin a su trabajo. Cmo controla el sistema el nmero de das utilizados en la versin de prueba El sistema calcula la diferencia entre la primera fecha de captura y la ltima fecha de captura. El hecho de ingresar fechas fuera de la secuencia acelerar que aparezca el aviso de expiracin en el sistema. Sin embargo, si aparece el aviso de expiracin y no puede acceder al sistema, esto no significa que haya perdido los datos que ya ingres, slo significa que no puede acceder a ellos. Al obtener una llave del producto, podr continuar trabajando desde el ltimo punto de acceso al sistema. Cmo configurar la Impresora del PDV Para configurar adecuadamente la impresora del PDV, si decide utilizar una para imprimir comprobantes de ventas, primero debe crear un CONTROLADOR DE IMPRESORA DE WINDOWS. La ms apropiada es la IMPRESORA GENRICA. En Windows, haga clic en Inicio > Configuraciones > Impresoras y Faxes, y elija Agregar Nueva Impresora. Luego siga las indicaciones para crear el CONTROLADOR DE IMPRESORA GENRICA. Asegrese de imprimir una pgina de prueba en la impresora de comprobantes para verificar que est configurada correctamente. Luego inicie su software de aplicacin. Debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA > HARDWARE y, en el campo Impresora del PDV, seleccionar la impresora ms apropiada. Si su impresora no figura en la lista, elija una con el mismo fabricante; de lo contrario, seleccione Impresora Genrica. Debajo del campo CONTROLADOR WINDOWS, elija el controlador que acaba de crear en Windows. Asegrese de que los cdigos de control estn correctos. Si an est teniendo problemas al configurar la impresora, envenos un correo electrnico con el nombre de la impresora, el nmero de mdulo y la versin de software que est utilizando que tambin incluya la versin de Windows. Enve el correo electrnico a pos@ccounting.com
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Cmo configurar el Polo de Despliegue Para configurar adecuadamente el Polo de Despliegue, debe crear un controlador de impresora genrica desde Windows como lo hara para una impresora de PDV, y nombrarlo Polo de Despliegue en Com1 (o algo similar). Luego asegrese de que el Modo de Emulacin de Polo de Despliegue est configurado como EMULACIN EPSON. A continuacin, inicie Retail-Man, vaya a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA > HARDWARE, marque la opcin Polo de Despliegue del Cliente y elija el controlador y la impresora que acaba de crear. Entonces ingrese CHR(11) en CDIGO DE HOGAR y CHR(13) en CDIGO DE TECLA CR, y gurdelo. Cmo Imprimir el archivo de logotipo en Facturas y Compras Para imprimir un archivo de logotipo propio en facturas y rdenes de compra, debe ir a MANTENIMIENTO > CONFIGURACIN DEL SISTEMA > e ingresar el nombre del archivo del logotipo y la ruta. No obstante, si incluye un espacio en el nombre de archivo o la ruta, recibir este mensaje de error: Ruta o nombre de archivo invlido. Para arreglar esto, copie el archivo al directorio del software y dle otro nombre al archivo para excluir los espacios.
Consejos para solucionar problemas

Las cadas del sistema pueden producirse por varias razones. En la siguiente lista se mencionan los problemas principales que pueden surgir y la forma de arreglarlos: 1 Falla del hardware: no tenemos control sobre esto. Si la cada se debe a una falla de hardware, hay que arreglar el hardware primero. Tenga en cuenta que la falla de hardware puede causarle daos a sus datos, por lo que debe repararse de inmediato. 2 Hay problemas despus de cortes de luz o cambios de voltaje. Este problema por lo general se soluciona fcilmente al ir a MANTENIMIENTO > REINDEXAR ARCHIVOS, marcar todas las opciones y hacer clic en Proceder. Todas las instancias del programa deben estar cerradas al realizar esta accin. Tambin se recomienda un sistema de alimentacin ininterrumpida (UPS) para evitar este problema, que se presentar debido a fallas en el suministro de corriente elctrica. 3 Problemas despus de una actualizacin. Algunas veces, despus de aplicar una nueva actualizacin, notar problemas. Esto suceder si la actualizacin no se instal correctamente. Lo mejor es asegurarse de haber hecho un respaldo antes de la actualizacin, de ese modo slo restaura ese respaldo y vuelve a probar la actualizacin. 4 Sistema infectado con virus. Este problema puede ser uno de los ms difciles de solucionar, lo que depender del virus y del dao causado al sistema. Algunas veces se debe reformatear el sistema y se deben reingresar todos los datos. En la mayora de los casos, si nos enva los datos por correo electrnico, podremos verificar su integridad. 5 - Problemas debido a un sistema operativo. Hemos encontrado que versiones ms antiguas de Windows, como Windows 98 y ME, pueden crear inconvenientes por errores en el sistema operativo. Recomendamos ampliamente utilizar Windows 2000 o XP
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(paquete de servicio 1 y superiores), ya que ambos son razonablemente estables. Si cuenta con Windows ME o 98, es importante que lo cambie a la brevedad e instale 2000 o XP con SP1 o SP2. 6 Asegrese de que la impresora predeterminada es la impresora de informes y no la impresora del PDV. El sistema utiliza la impresora predeterminada de Windows como la impresora de los informes, de modo que si se design la impresora del PDV como la impresora predeterminada de Windows, sta slo podr imprimir 40 caracteres en lugar de 80. Incluso aunque no est planeando utilizar la impresora de informes, deber instalar un controlador de impresora de informes en Windows y configurarla como predeterminada. Nos ayudar saber el nmero de versin del programa; se halla en la primera pantalla que aparece despus de iniciar el programa (lado izquierdo superior). Si la pantalla es demasiado rpida, tan solo active la opcin Contrasea. Ingrese una contrasea para el Usuario Maestro en MANTENIMIENTO > MANTENIMIENTO DEL ARCHIVO DE USUARIOS y haga clic en Modificar sobre el primer usuario, luego ingrese una contrasea, guarde y a continuacin reinicie el sistema.

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GUA DEL USUARIO

Gua de Inicio Rpido

Indicaciones, Consejos y Accesos Directos

Ingreso de los Datos del Proveedor y del Cliente

Orden de Clasificacin en las Pantallas de Listas

F1: Activar el sistema de ayuda.

F2: Guardar Transaccin.

F4: Borrar Transaccin (Facturacin y Compras).

F5: Procesar Pago (Facturacin y Compras).

F7: Crea una lista de facturas pendientes en facturacin y compras.

F8: Bsqueda por Nmero de Serie.

F9: Bsqueda por Nmero de Pieza.

Shift+F9: Bsqueda por Nmero de Pieza Equivalente.

F10: Bsqueda por Datos de la Pieza.

SHIFT+F10: Bsqueda por Otros Datos de la Pieza.

<Alt>+F12: Si est conectado, abre el cajn de efectivo.

<Ctrl>+F12: Bloqueo del Sistema / Cambio de Usuario.

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