ABIES

Aplicacin de Bibliotecas Escolares
Consejera de Educacin, Ciencia y Tecnologa

Secretara General de Educacin
Juan J. Espada - 2002
Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

Centro Nacional de Innovacin y Comunicacin Educativa

ndice
Novedades Abies 2.0 .............................................. Especificaciones ...................................................... Breve Glosario ........................................................ Instalacin de la aplicacin .................................... Pgina principal ...................................................... Barra Mens: Archivo, Ir a ..., Herramientas, Ayuda Mdulo Catlogo ..................................................... Mdulo Depsito ..................................................... Mdulo Prstamos .................................................. Mdulo Estadstica .................................................. Mdulo Lectores ..................................................... Mdulo Auxiliares ................................................... Instalacin y configuracin de Abies en Red .......... Actualizacin de Abies ............................................ Programa Z-Pista ....................................................
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Novedades Abies 2.0
Nueva estructura interna ms fiable y segura que implica un incremento importante de los requerimientos tcnicos del sistema informtico. Depsito actualizado (388.063 documentos). Integridad referencial de datos. Consultas OPAC (Catlogo en lnea). Nueva estructura de datos en formato Access. Incorporacin de una ayuda rpida. Incorporacin de un tutorial. Configuracin de valores por defecto. Nuevas posibilidades de elaboracin de listados. Nuevas prestaciones para realizar copias de seguridad. Nuevo interfaz de usuario. Nuevo sistema de trasvase de datos de versiones 1.1, 1.1b y 1.1c Nuevo sistema de integracin de registros bibliogrficos obtenidos de otras aplicaciones informticas. Posibilidad de definir nuevos tipos de documentos. Incorporacin de asistentes para la realizacin de diversas tareas. Consulta de prstamos efectuados por el usuario a lo largo del tiempo. Consulta de los lectores que han sacado en prstamo un determinado documento.

Especificaciones
Aplicacin diseada para trabajar en ordenadores PC con sistema operativo Microsoft W95/98/ME/NT 4.0/2000/XP. ABIES 2, esta diseado para el trabajo en una resolucin mnima de 800x600. Si se dispone de una red de rea local, el programa se puede instalar en varios puestos para trabajar de forma simultnea. En Windows NT hace falta el Service Pack 4 con la actualizacin para el ao 2000 que incluye el ADO (Componente de Acceso a Datos). Otro elemento que puede facilitar el manejo de Abies es disponer de un lector de cdigo de barras.
Caractersticas del ordenador para garantizar un funcionamiento satisfactorio: Microprocesador Pentium III 500 Mhz o AMD K7 500 Mhz. 64 Mb de RAM (recomendado 128 Mb). 50 Mb. de espacio en disco duro. Si se instala el Depsito en HD es necesario 500 Mb. aprox. Tarjeta de sonido Sound Blaster o compatible (no imprescindible) Unidad de CD-ROM de 6x o superior. Impresora de chorro de tinta o lser.

Breve Glosario (I)
ASIENTO BIBLIOGRFICO Representacin de una unidad documental en el catlogo, mediante la eleccin y redaccin normalizada de una serie de datos relacionados con su forma y contenido, cuya finalidad es identificar y localizar el documento. CATALOGAR Incorporar al catlogo los asientos bibliogrficos de los nuevos documentos. El asiento se puede crear totalmente aplicando las reglas de catalogacin, o bien se puede tomar de un depsito en cuyo caso slo es necesario introducir los datos propios del ejemplar. CATLOGO Conjunto de los asientos bibliogrficos de las publicaciones o documentos de una determinada coleccin, ordenados segn unas normas. CLASIFICACIN DECIMAL UNIVERSAL Sistema de clasificacin de todas las ramas del conocimiento. Se denomina decimal porque va dividiendo las reas de diez en diez, asignando a cada una un dgito decimal.
CDIGO DE BARRAS Etiqueta que contiene la informacin necesaria para identificar a un ejemplar de la coleccin. El cdigo de barras representa el nmero de ejemplar y facilita las rutinas de prstamo, devolucin o recuento. La etiqueta se suele colocar en la portada del documento o en la ltima hoja. No debe confundirse est cdigo con el que muchos documentos incorporan en su cubierta y que contiene el ISBN.

Breve Glosario (II)
COMPACTAR Y REPARAR Para asegurar un rendimiento ptimo, compacte la base de datos del catlogo de Abies con frecuencia. La compactacin y reparacin se hace en un nico proceso. Una de las ventajas ms inmediatas es la reduccin del espacio en disco ocupado por el archivo de datos. COPIA DE SEGURIDAD Copia de los archivos informticos creados y utilizados por el programa de automatizacin de la biblioteca (en nuestro caso la aplicacin ABIES), en un soporte o destino independiente del sistema informtico en el que est instalado. DEPSITO Conjunto de asientos bibliogrficos de publicaciones o documentos. En el proceso de catalogacin, antes de crear un nuevo asiento, se comprueba si ya existe en un depsito dicho asiento, que se puede reutilizar con unas pequeas modificaciones para adaptarlo a las caractersticas de la biblioteca. EJEMPLAR Cada unidad completa dentro de una edicin.
LIBRO DE REGISTRO Documento administrativo de la biblioteca en el que se recogen los documentos que se incorporan a la biblioteca. Debe contener la fecha de recepcin, una breve descripcin del documento y el nmero de inventario correspondiente (nmero de registro). La aplicacin ABIES permite imprimir total o parcialmente el libro de registro.
INVERSOS Los inversos son los trminos significativos por los que podremos realizar potentes consultas sobre el catlogo.

Breve Glosario (III)
MARC Formato electrnico para representar registros bibliogrficos y que est especialmente diseado para facilitar el intercambio electrnico de informacin bibliogrfica. El formato MARC se ha adaptado a las singularidades de cada idioma o pas, siendo el IBERMARC el formato propia del castellano de Espaa. NMERO DE REGISTRO Nmero de orden que dentro del libro de registro ocupa un documento de la biblioteca. Es importante matizar que no todos los asientos bibliogrficos del catlogo van a tener nmero de registro como por ejemplo los artculos, fotografas o diapositivas. OPAC Acrnimo de Open Public Access Catalog, que significa Catlogo Pblico de Acceso en Lnea. Es la herramienta informtica que permite a los usuarios consultar el catlogo para localizar los documentos que est buscando. POLTICA DE PRSTAMO Criterios que definen los distintos tipos de usuarios y de ejemplares. A partir de ellos se establece qu ejemplares se pueden prestar y cules no, la duracin mxima del prstamo en funcin del tipo de usuario y la cantidad mxima de ejemplares que puede tener en prstamos cada tipo de usuario. Estos criterios los establece la propia biblioteca en funcin de las caractersticas de su coleccin y sus usuarios. PALABRAS VACAS Son descriptores que, debido a su elevada frecuencia de aparicin, carecen de relevancia a la hora de interrogar la base de datos de registros bibliogrficos. A esta categora pertenecen las preposiciones, conjunciones y otros elementos.

Breve Glosario (IV)
REGISTRO BIBLIOGRFICO Es toda aquella referencia a cualquier documento que pueda ser tratado con ABIES. No contiene informacin acerca de los ejemplares que puedan estar dados de alta en nuestro catlogo, sino nicamente informacin tal como el tipo de documento, ttulo, autor, editorial, etc. La base de datos de registros bibliogrficos contiene la informacin comn a todos los ejemplares idnticos. SIGNATURA TOPOGRFICA Cdigo normalizado para determinar la ubicacin fsica del ejemplar dentro de la coleccin. Cada biblioteca debe establecer la codificacin en funcin de sus dependencias y los criterios organizativos de la coleccin. La UNESCO recomienda como signatura un cdigo formado por tres bloques: la CDU, las tres primeras letras significativas en mayscula del autor principal y las tres primeras letras del ttulo en minscula. TEJUELO 1. Etiqueta adherida al lomo de un libro con cualquier indicacin referente al mismo (normalmente la signatura topogrfica del ejemplar). 2. Inscripcin en el lomo de un libro con datos referentes al mismo.
UBICACIN Cada una de las dependencias de un edificio que van a albergar de manera permanente todos o parte de los fondos de la coleccin de la biblioteca. En el caso de una biblioteca escolar, adems de la sala principal pueden considerarse ubicaciones los seminarios, sucursales en otros edificios o la sala de profesores. Las aulas se pueden considerar ubicaciones aunque la rotacin de sus fondos aconseja que se trate como un tipo especial de usuario.

Instalacin de la aplicacin
Cuando se introduce el CD en el lector arranca automticamente.
En caso contrario ejecutar el archivo X:\autorun\autorum.exe (donde X representa la unidad asociada al lector)

Men de instalacin
Tras arrancar aparece el siguiente men de instalacin:
Es recomendable que el primer paso consista en seleccionar la opcin Lame primero (muestra informacin sobre los requerimientos de hardware y software necesarios para ejecutar la aplicacin).
(Modelo de objetos de componentes de Microsoft) (Componentes de Acceso a Datos de Microsoft)
Cada proceso de instalacin se acompaa de un asistente que gua e informa de los pasos a seguir.
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Orden de instalacin de los componentes (I)
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Nota importante: Es necesaria la instalacin previa de estos dos componentes en equipos que tengan W95 o W98-1 edic. y, a su vez, no tengamos instalado Office 2000. Es necesario reiniciar el ordenador una vez instalados.
Una vez instalada la aplicacin podremos comprobar que funciona haciendo clic en el icono de Abies que ha aparecido en el Escritorio.
Se analiza con detalle en la pgina 62 de este Tutorial.
(Un asistente guiar todo el proceso)
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Orden de instalacin de los componentes (II)
Programa que permite acceder a servidores de los que poder obtener referencias bibliogrficas que se pueden incorporar al Depsito Auxiliar de Abies.
Requieren tener instalado el programa Adobe Acrobat Reader, ya que se encuentran en formatopdf. La versin 5 se encuentra en la carpeta Varios del CD de instalacin con el nombre ar500esp.exe, que se instalar en nuestro disco duro haciendo clic sobre el nombre del archivo. Las versiones posteriores de este programa se pueden actualizar en la direccin de internet http://www.adobe.com
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Instalacin programa Trasvase datos Abies
Slo se instalar y se realizar el trasvase si el centro es usuario de Abies 1.1. El proceso se inicia desde el men de arranque del CD-ROM de Abies (Opcin Trasvasar datos), paso n5 indicado en diapositiva Men de instalacin (mediante un asistente). Es conveniente que este programa se instale dentro del mismo directorio en el que se encuentra Abies, y tambin dentro del mismo grupo de programas.
Por defecto el programa se crea dentro de la carpeta y grupo Abies 2.
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Realizacin Trasvase datos Abies (I)
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Una vez instalado el programa se inicia el proceso de trasvase de los datos, que consiste bsicamente en indicar la ubicacin de los datos de la versin anterior y luego esperar mientras se efecta el trasvase. Inicio de Windows>Programa >Abies2>Trasvase de datos (aparece el cuadro de dilogo que se presenta a continuacin).
Bsqueda de la ruta donde se encuentra la carpeta con los ficheros requeridos.
El programa presenta la ubicacin por defecto de los datos en Abies 1 (Basedato).
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Indicacin del proceso que est realizando.
Informacin de las incidencias que se hubiesen producido en el trasvase.
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Realizacin Trasvase datos Abies (II)
6 Los datos trasvasados estn en un archivo temporal.
Es necesario tener en cuenta que: No se pueden recuperar los datos desde una copia de seguridad de Abies 1.1c. Es necesario hacerlo desde el directorio que contiene los datos.
El ltimo paso consiste en reemplazar el archivo de datos existente por el obtenido.
No se trasvasarn los prstamos en curso y las estadsticas. Es conveniente solucionar estas incidencias con anterioridad.
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Pgina principal de Abies 2.0
Control Abies Barra de mens Barra de tareas
Ayuda de Abies
Tareas ms habituales
Generador de inversos (utilidad para la realizacin de bsquedas) Datos del Centro Barra de estado Control de acceso
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Barra Mens: Archivo-Ir a-Herramientas-Ayuda
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Men Archivo: Copia de seguridad (I)
Principal motivo: prevenir la prdida de informacin como consecuencia de un problema en el sistema informtico. La informacin tiene un valor elevado (gran inversin de tiempo y de recursos). La medida ms efectiva es realizar copias de seguridad peridicamente, a ser posible a diario. En Abies 1 la copia de seguridad se encontraba en el Men Herramientas. Las copias de seguridad de versiones anteriores no son compatibles con Abies 2. Tras realizar el trasvase de datos se deben realizar nuevas copias de seguridad con la versin actual. No debemos realizar la copia en ningn caso en la misma unidad en que tenemos la base de datos. Si la copia de seguridad se hace en la unidad A (disco de 3 1/2), si hace falta se dividir en tantos disquetes como sean necesarios, pidindonos la insercin de uno nuevo cuando el anterior este lleno.
Es recomendable tener activadas estas opciones. Se pueden modificar tanto en este cuadro de dilogo como en el Men Herramientas > Opciones > Copia de seguridad.
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Men Archivo: Copia de seguridad (II)
Advertencia: Si tenemos creada nuestro depsito individual (Deposito.mdb) y ya hemos ido incluyendo los datos desde otros archivos, aunque no sea lo fundamental del programa, este depsito nos puede ser de gran utilidad. Abies 2 no nos hace referencia a realizar la copia de seguridad del mismo. Por lo tanto, de esta base de datos deberemos hacer la copia de seguridad nosotros mismos sin la ayuda del programa, con aplicaciones externas (por ejemplo, mediante el Sistema Operativo o mediante Winzip), o copiar directamente directamente en otra unidad el archivo Deposito.mdb, si es que cabe en la unidad correspondiente.
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Parmetros Copia de seguridad
Men Herramientas > Opciones > Copia de seguridad. Debe ser un hbito en el trabajo cotidiano de la biblioteca. Para ello se debe establecer desde el primer momento las pautas de actuacin. Las copias de seguridad en el mismo disco duro no son fiables al 100%. Es conveniente utilizar otros dispositivos (disquetes, unidades zip, discos duros aadidos, CR-ROM o recursos accesibles mediante red de rea local. A ttulo de sugerencia, es buena prctica disponer de cinco juegos de disquetes (normalmente todo el catlogo puede grabarse en dos), uno para cada da de la semana. Las copias de seguridad deben conservarse en lugar seguro.
La copia de seguridad se efecta al cerrar la aplicacin si est configurado para ello, o bien desde el Men Archivo > Copia de seguridad.
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Men Archivo: Recuperar copia de seguridad
La operacin contraria a la copia de seguridad es la restauracin. Restaurar una copia de seguridad se efecta desde el Men Archivo > Recuperar copia de seguridad. Aparece el siguiente cuadro de dilogo, en el que debemos indicar el lugar en el que se encuentra dicha copia. Nos informa del lugar de la ltima ubicacin y fecha en que se realiz la ltima copia y si sta se encuentra o no en el lugar especificado. A continuacin, pulsaremos el botn Recuperar (que permanecer inactivo si no se encuentra la copia) y una vez terminada la copia pulsaremos el botn Cerrar. Al restaurar los datos de una copia de seguridad reemplazamos todos los datos actuales por los contenidos en el fichero de la copia de seguridad. Antes de proceder a la restauracin debemos estar seguros de que no queda otra alternativa. Importante: Qu ocurre si tenemos que reinstalar el programa Abies 2 completo?. Una vez haya finalizado dicha reinstalacin abriremos la copia de seguridad con un programa descompresor (Winzip, que se puede obtener en http://www.winzip.com), extraeremos el archivo de la ubicacin correspondiente (c:\\Archivos de programa\Abies2\Datos) y nos dir que ya existe un fichero con ese nombre y si lo queremos sobreescribir. Diremos que S y tendremos en condiciones de funcionamiento otra vez Abies 2.
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Men Archivo: Compactar y reparar
Para asegurar un rendimiento ptimo, es necesario compactar la base de datos del catlogo de Abies con frecuencia. La compactacin y reparacin se hace en un nico proceso. Una de las ventajas ms inmediatas es la reduccin del espacio en disco ocupado por el archivo de datos. Permite restablecer las relaciones existentes entre las tablas de la base de datos, que pueden verse alteradas por el aumento de informacin acumulada. No es posible ejecutar realizar otras operaciones con Abies simultneamente. Se requiere acceso exclusivo a la base de datos para realizar esta tarea, por lo que no podr ejecutarla si el catlogo est siendo accedido desde otros puestos.
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Men Archivo: Generar inversos
Asistente
Los inversos o ndice son los trminos significativos por los que podremos realizar potentes consultas sobre el catlogo. Se trata de una tarea delicada en la que se recorre el catlogo extrayendo los trminos significativos e incluyndolos en una tabla sobre la cual se harn las consultas. Es conveniente que no se realicen otras operaciones con el ordenador mientras se ejecuta este proceso. No es necesario que ejecute esta opcin si los inversos estn actualizados (ver barra de estado del programa). Se puede acceder al asistente de generacin haciendo clic directamente sobre este mensaje informativo de la barra de estado. Los inversos pueden dejar de estar actualizados tras modificaciones en las tablas Auxiliares o por integrar lotes que afectan a los datos de los fondos.
(barra de estado)
Por todo ello, es conveniente que los inversos estn actualizados y las tablas compactadas.
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Men Archivo: Integrar
Es recomendable no utilizar el ordenador para otras tareas hasta que no concluya el proceso. No se pueden recuperar los datos desde una copia de seguridad de Abies 1. Es necesario hacerlo desde el directorio que contiene los datos. No se trasvasarn los prstamos en curso y las estadsticas. Es conveniente solucionar estas incidencias con anterioridad.
El asistente ayuda a integrar datos de fondos y lectores procedentes de otras aplicaciones a Abies. De igual manera, tambin le permitir eliminar datos ya almacenados en Abies procedentes de integraciones anteriores. Para preservar el trabajo realizado en la versin anterior hay que adaptarlo al nuevo formato de la aplicacin, ya que no son compatibles entre s. Mientras dura la operacin el asistente ir presentando en pantalla mensajes informativos.
Debemos diferenciar entre: Integrar: Trasvasar lotes de fondos o lectores al Catlogo. Importar: Introducir uno o ms documentos al Depsito.
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Men Archivo: Integracin de datos
Asistente
Seleccin de tarea
Mensaje sobre qu es la integracin.
Opciones.
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Integracin datos fondos
1 La opcin Genrico Abies necesita que tengamos instalado Microsoft Access 2000 o posterior. Los pasos necesarios se explican en el apartado denominado Integracin de datos de otras aplicaciones (pgina 34).
Opciones.
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Integracin datos lectores (I)
1 2
Opciones.
Opciones.
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Integracin datos lectores (II)
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Al crear el lote de integracin nos aparece una pantalla en la que debemos poner un nombre (se recomienda que sea descriptivo y que incluya referencia a la fecha de integracin) y marcar los elementos por defecto (por ejemplo, que los fondos sean de tipo libro. 6
Las opciones de Borrar lotes sealan los nombres que les hemos asignado a los mismos, con la fecha en que fue creado, y aparece un botn que indica Borrar el que se encuentra seleccionado, apareciendo la pantalla de finalizacin una vez borrado.
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Men Archivo: Importar al Depsito Auxiliar (I)
1
El asistente ayuda a importar referencias bibliogrficas procedentes de otras centrales catalogadoras al Depsito Auxiliar de Abies. Tambin puede eliminar referencias bibliogrficas procedentes de importaciones anteriores en funcin del nmero de lote asignado por el asistente en su momento.
En el primer caso, se trata de un archivo que puede contener las referencias bibliogrficas en formato MARC, que podemos obtener de programas externos.
Opciones.
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Men Archivo: Importar al Depsito Auxiliar (II)
Los pasos siguientes son: 5 6
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Integracin de datos bibliogrficos (I)
Los dos catlogos ms interesantes de los que obtener registros son: - Ariadna: Catlogo en lnea de la Biblioteca Nacional: (http://www.bne.es/esp/catfra.htm) 2 - Rebeca: Catlogo colectivo de la Red de Bibliotecas Pblicas del Estado: (http://www.mcu.es/REBECA/ busqueda.html).
Una vez localizados los registros, escogemos el modo de presentacin IBERMARC. Se selecciona todo el texto correspondiente al registro y copiarlo en el portapapeles.
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Integracin de datos bibliogrficos (II)
3 Ahora se cambia de aplicacin activa y se vuelve a Abies. En el Men Archivo > Importar al Depsito, se arranca el asistente que guiar el proceso de incorporacin del registro.
Seleccionamos el tipo de tarea de importar referencias desde el portapapeles de Windows.
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Integracin de datos bibliogrficos (III)
En esta ventana verificamos el contenido del portapapeles.
Seleccionamos el tipo de documento a importar. Una vez seleccionado el tipo de documento, el sistema incorpora el registro al Depsito.
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Integracin de datos de otras aplicaciones (I)
Paso 1: Crearemos una carpeta especfica para este trabajo, a la que denominaremos, por ejemplo, Provisional Paso 2: A ella llevaremos una copia del archivo Importar.mdb que se encuentra en Abies2. Paso 3: Desde Access abriremos este archivo. Su nica tabla es Ejemplares. Paso 4: Mediante el Men Archivo > Obtener datos externos > Importar, importaremos la tabla BIBLIO (nombre que le demos) con nuestros datos (aunque en cada usuario sabr su nombre). Ahora la base de datos Importar.mdb contiene dos tablas (Ejemplares y BIBLIO). Paso 5: Antes de continuar, es conveniente realizar una copia de cada tabla para preservarlas de posibles errores y tener la posibilidad de volver a comenzar.
Puede ocurrir que el centro educativo posea datos de un antiguo programa de biblioteca. Introducir todos los datos nuevamente es, evidentemente una arduo trabajo. Es posible implementar la mayora de nuestros datos en Abies 2. Las condiciones para llevar a cabo esta tarea requieren que el centro cuente con una persona que sea usuaria asidua de Access 2000 o superior, para poder transformar los datos que se encuentran en otro formato (dbf, paradox o cualquiera reconocido por Access). Pare ello procederemos del siguiente modo:
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Integracin de datos de otras aplicaciones (II)
A la copia Ejemplares la llamaremos Ejemplares2 y a la copia BIBLIO la llamaremos BIBLIO2. Ahora la base de datos de Access importar.mdb tiene 4 tablas (BIBLIO, BIBLIO2, Ejemplares y Ejemplares2). La tabla BIBLIO2 no puede tener registros NULOS en el campo que contenga el ttulo del libro. Si existen registros con esta circunstancia hay que depurar esa tabla, o se rellenan adecuadamente los ttulos o es necesario borrar los registros que carezcan de ttulo. Esto se puede hacer marcando cada registro carente de ttulo y eliminndolo o, en el caso de que haya muchos registros de estas caractersticas (lo que no sera normal) lo podemos depurar desde Access. A partir de este momento se trabajar con BIBLIO2 y Ejemplares2.
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Integracin de datos de otras aplicaciones (III)
Paso 6: Crearemos una consulta Crear una consulta en vista diseo que contenga las tablas BIBLIO2 y Ejemplares2, combinaremos el campo numrico y el campo IdEjemplar de Ejemplares2. En la lnea que indica la combinacin pulsaremos el botn derecho del ratn para elegir en las Propiedades de la combinacin la segunda opcin Incluir TODOS los registros de BIBLIO2 ...., seleccionaremos una consulta del tipo Consulta de datos anexados y cuando aparezca la ventana de Anexar a, elegiremos Ejemplares2. Suponiendo que nuestro campo numrico identificador de registros se llama NUM y que adems vamos a anexar la informacin de otros campos de BIBLIO2 (por ejemplo, AUTOR, TTULO y EDITORIAL), completaremos la consulta de datos anexados que tengamos, por ejemplo:
SUPUESTO 1:
Si la tabla BIBLIO2 contiene un campo numrico de cada registro, hay que asegurarse en vista diseo de la tabla que dicho campo es numrico y entero largo (al igual que el campo IdEjemplar de la tabla Ejemplares2. Si no es as habr de cambiarse con estas especificaciones. Adems, si ese campo de nuestra tabla es campo clave le quitaremos esa propiedad.
Campo Tabla Anexar a
NUM BIBLIO2
AUTOR
TITULO Titulo
EDITORIAL BIBLIO2 Editorial
ETC.... BIBLIO2 Etc....
BIBLIO2 BIBLIO2
IdEjemplar Autor
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Integracin de datos de otras aplicaciones (IV)
Paso 7: Como precaucin no ejecutaremos la consulta sin observar primero qu ocurre en la vista hoja de datos. Si esta vista nos parece correcta ejecutaremos la consulta que podemos guardar como qrEjemplares si no hemos obtenido errores. Paso 8: Ahora comprobaremos que Ejemplares2 ya contiene los datos de la tabla BIBLIO2 y, por encima de todo, nos aseguraremos de que el campo IdEjemplar contiene los datos numricos de identificacin de registros, de no ser as la integracin desde Abies 2 ser tarea intil. Paso 9: Para que la tabla Ejemplares2 pueda ser reconocida por Abies 2 es necesario que vuelva a ser renombrada como Ejemplares (para ello no olvidar previamente nombrar de alguna otra forma la que an tenemos intacta con el nombre Ejemplares por si hay que volver a utilizarla).
Realizado el paso anterior, saldremos de Access y realizaremos lo siguiente: Paso 10: Pondremos otro nombre al archivo Importar.mdb que se encuentra en la carpeta Abies 2 y, a continuacin, llevaremos a esa carpeta una copia de Importar.mdb en la que hemos estado trabajando. Y que contiene la tabla Ejemplares con nuestros registros. Como medida de precaucin, se puede reservar una copia del archivo Abies.mdb que se guarda en la subcarpeta Datos de Abies 2.
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Integracin de datos de otras aplicaciones (V)
Paso 11: Entramos en Abies 2 y realizamos la integracin de fondos mediante Archivo > Integrar (los pasos a seguir para una correcta integracin se realizan mediante el asistente). 3 1 2
Hay que seleccionar la opcin Integrar datos de fondos y en la ventana siguiente elegir la opcin Genrico de Abies.
Antes de proceder a la integracin debemos activar la casilla Juego de caracteres OEM en el caso de que los registros que se quieren integrar tienen un juego de caracteres de MS-DOS, en caso contrario, si el juego de caracteres es de Windows, dejamos en blanco la casilla. Si hemos tenido xito, al finalizar la integracin es necesario Generar inversos (Men Archivo). Una vez hayamos llevado a cabo la operacin completa, sin esperar a que nos lo pida al salir, es conveniente que el Administrador realice la Copia de seguridad (Men Archivo > Copia de seguridad)
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Integracin de datos de otras aplicaciones (VI)
SUPUESTO 2:
Si la tabla BIBLIO2 no tiene un campo numrico que identifica cada registro, estamos ante una tabla de datos sencilla sin identificador numrico de registros. Sin este identificador numrico dicha tabla no se entender con Ejemplares2 por culpa del campo clave IdEjemplar que identifica unvocamente cada registro. Es necesario crear un identificador en BIBLIO2. Hay que abrir Vista diseo, insertar una fila en primer lugar, poner NUM al nombre del campo, tipo de datos = Autonumrico, formato = Entero largo, nuevos valores = Incrementalmente e indexado = No. Cuando cerremos la tabla en modo Diseo y la abramos en modo Hoja de datos, observaremos el campo NUM con los nmeros correspondientes. Ahora habr que seguir los pasos del Supuesto 1 descrito en las pginas 36 a 38 (si la tabla BIBLIO2 contiene un campo que identifica cada registro).
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Men Herramientas: Opciones generales (I)
Desde esta pantalla se efectan las tareas propias de la administracin, configuracin y personalizacin de la aplicacin con los datos apropiados de la biblioteca y del centro. A esta opcin slo tiene acceso el Administrador de Abies. Tambin se puede acceder pulsando la tecla de funcin <F8>. Para ello, haremos clic en los elementos de la lista situada en el lateral izquierdo de la ventana para activar las opciones correspondientes en el lado derecho.
Nos permite iniciar el programa en la pantalla indicada en esta barra.
Esta opcin la puede desactivar cualquier usuario al iniciar el programa o desde el Men Ayuda.
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Men Herramientas: Opciones generales (II)
En el caso de no tener ninguno asignado. Permite insertar el logotipo de la Biblioteca.
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Men Herramientas: Opciones generales (III)
Este proceso es conveniente establecerlo y realizarlo antes de empezar a trabajar con la aplicacin.
Sugerencia: Las bibliotecas de aula es preferible darlas de alta como un tipo especial de usuario ms que como una ubicacin.
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Men Herramientas: Enlace a datos
En esta ventana se especifica la ubicacin de los datos en el sistema. Catlogo: (dato obligatorio). Se especifica la ubicacin que contiene el catlogo de la biblioteca (conjunto de ejemplares que hemos incluido). Puede encontrarse en un dispositivo local o en otro ordenador si se dispone de una red de rea local. Depsito de Abies: (dato optativo, aunque es muy importante dadas las ventajas de su utilizacin) Son registros bibliogrficos elaborados para incorporarlos al catlogo en vez de crear el registro. El CD de la aplicacin lo incluye. Por su extensin, el depsito de referencias precisa instalarse en el disco duro o accesible por red de rea local. Se compone de 388.063 documentos. Depsito auxiliar: (optativo y complementario). Se especifica la ubicacin (unidad y directorio) que contiene un depsito auxiliar de referencia en la que se pueden ir importando registros desde diferentes aplicaciones de gestin bibliogrfica. Se pueden crear tantos como sean necesarios. La ruta de los datos no son modificables de forma directa. Se debe utilizar el icono que aparece a la derecha de la casilla.
Permite modificar la ubicacin de cualquiera de los elementos de la configuracin realizada, de manera que podamos manejar ms de una Biblioteca desde el propio programa.
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Men Herramientas: Poltica de prstamos
La actividad de prstamo de documentos requiere establecer con antelacin estos datos: Tipo de lector: Cada usuario debe estar asociado a un tipo. Establece el nmero mximo de ejemplares que puede sacar en prstamo. Tipo de ejemplar: Cada ejemplar debe estar asociado a un tipo que determinar las duraciones mximas del prstamo. Poltica de prstamos:Establece la duracin del prstamo en funcin del tipo de lector y del tipo de ejemplar. A partir de esta informacin se determina la procedencia o no de un prstamo y se calcula la fecha de devolucin. Abies incorpora por defecto una poltica de prstamos que puede ser orientativa. Debemos configurar la que corresponde a nuestra biblioteca. Es aconsejable estudiar cuidadosamente cul ser la poltica y evitar hacer modificaciones en el futuro.
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Men Herramientas: Control de acceso
Para cada uno de los cuatro perfiles se establecen las operaciones autorizadas a un usuario que accede con dicho perfil, quedando inhabilitadas las dems. Asociada al perfil hay una contrasea que tendr que introducir el usuario para validarse. Los perfiles siguen un criterio jerrquico. Las operaciones autorizadas para cada perfil no se pueden modificar. La primera vez que arrancamos Abies se entra como Administrador, los perfiles no tienen contrasea asociada y el control de acceso est desactivado. Una vez establecidas las contraseas se puede activar el control de acceso. Si durante la ejecucin de la aplicacin se desea cambiar de perfil hay que acceder al men Herramientas, opcin Cambiar nivel de acceso. Tambin puede hacer clic sobre la barra de estado del programa. Para realizar consultas, es conveniente trabajar con el perfil ms restrictivo.
(barra de estado)
1. Administrador
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Men Herramientas: Perfiles control de acceso
2. Bibliotecario
3. Encargado
4. Invitado
En cualquier momento se puede cambiar el tipo de usuario y con ello el nivel de acceso desde la barra de estado o desde el men Herramientas > Control de acceso o pulsando la combinacin de teclas <Ctrl+N>.
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Men Herramientas: Cambiar nivel de acceso
Esta ventana aparece cada vez que se inicia el programa, permitiendo escoger el tipo de usuario y, en consecuencia, el nivel de acceso con el que deseamos iniciar el trabajo con la aplicacin. Durante la ejecucin de Abies permite cambiar el perfil del usuario con el que se est trabajando. En la ventana se deber introducir de manera exacta la contrasea asociada al perfil en el que deseamos validarnos. El Administrador es el nico que puede modificar la contrasea de los dems usuarios. Como medida preventiva al abandonar temporalmente el ordenador conviene dejarlo siempre activado con el perfil ms restrictivo que es el de Invitado. Si introducimos la misma contrasea para dos niveles, el programa recoge solamente el nivel ms bajo, con lo que nos podemos encontrar despus con serios problemas. Si no activamos el nivel control de acceso se puede entrar al programa libremente y se podran producir el borrado o modificacin de registros por parte de personal no autorizado.
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Men Ayuda: Ayuda Abies-Ayuda formato MARC
Ayuda de Abies (F1)
Ayuda formato MARC
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Men Ayuda: Primeros pasos - Sugerencias
Primeros pasos Sugerencias
Se muestran cada vez que arranca el programa.
Es posible desactivarlo haciendo clic en esta opcin.
Esta ventana ofrece informacin sobre el propio programa. Acerca de ABIES La parte superior muestra el nombre y versin de la aplicacin, junto con el copyright y el sitio web de Abies. El sitio web es accesible directamente haciendo clic sobre el texto. La parte inferior contiene una lista con la informacin detallada de versin de cada uno de los mdulos del programa. Esta lista es muy til para conocer si estamos manejando la ltima versin de esos mdulos, y as mantener el programa bien actualizado.
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Men Ayuda: Pgina de Abies - Foro Abies
Pgina de ABIES En la pgina web de Abies en Internet, podr acceder a toda la informacin relacionada con Abies que puede resultarle de inters, conocer las ltimas novedades, descargar las ltimas versiones de la aplicacin y de sus mdulos auxiliares, as como ponerse en contacto con otros usuarios del programa utilizando el foro de debate creado al efecto. Foro de ABIES El foro de Abies en Internet le permite ponerse en contacto con otros usuarios de la Aplicacin de Bibliotecas Escolares. Podr intercambiar opiniones, recabar informacin, resolver dudas de utilizacin y ayudar a otros a avanzar en el buen uso del programa.
http://abies.cnice.mecd.es/
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Mdulo Catlogo (I)
Permite seleccionar el campo sobre el que realizamos la bsqueda, simplemente, marcando el campo correspondiente en cualquiera de los registros.
Si la consulta se realiza desde aqu slo afecta al Catlogo y equivale a la aplicacin de un filtro sobre el mismo. No se realiza sobre el/los Depsito/s.
La informacin sobre los fondos propios de la Biblioteca se estructura en dos bases de datos: registros bibliogrficos y ejemplares, para evitar toda redundancia innecesaria. La base de datos de registros rene la descripcin bibliogrfica del objeto. Contiene, por tanto, la informacin comn a todos los ejemplares idnticos. La base de ejemplares contiene informacin especfica de cada ejemplar concreto.
Trminos significativos por los que podemos realizar bsquedas
Control de acceso
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Mdulo Catlogo (II)
Da acceso a catalogar un nuevo ejemplar, apareciendo en primer lugar el cuadro de dilogo Consulta avanzada que realiza la bsqueda tanto en el Catlogo como en el/los Depsito/s.
Sirve para modificar la ficha que se encuentra seleccionada y, por tanto, creada.
Slo puede ser utilizada por el Administrador y sirve para eliminar definitivamente un ejemplar del Catlogo.
Desempea la funcin (especialmente en red) de hacer que aparezcan los elementos del Catlogo, despus de que hayan podido ser aadido, modificados, eliminados, prestados o devueltos ejemplares desde el mismo o desde otro puesto informtico con acceso al programa.
Botn informativo. Aparece una tabla referida al ejemplar que est seleccionado en la que aparece el tipo de lector, curso, apellidos y nombre, junto con la fecha en que se ha prestado el ejemplar y el total de lecturas realizadas. Este botn es accesible por el Administrador y el Bibliotecario.
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Catalogacin
La incorporacin de fondos al catlogo sigue el mismo mtodo que las versiones anteriores. Primer paso: Consultar los depsitos activados por si se localiza el registro bibliogrfico ya elaborado. A partir de criterios de bsqueda sencillos se determina la existencia o ausencia del registro. Segundo paso: Si existe se aprovecha, quedando nicamente por consignar los datos del ejemplar (de esta manera se agiliza y facilita el trabajo rutinario y tedioso de elaborar el registro bibliogrfico). Aparece un cuadro de dilogo que nos permite aadir un nuevo fondo o un nuevo ejemplar a un fondo ya existente. Adems, se optimiza el funcionamiento de la aplicacin y la integridad de los datos, al no duplicar fondos idnticos, aadiendo simplemente ejemplares a los ya existentes. El mdulo Catlogo da acceso a todos los procesos relacionados. Desde aqu se realizan todas las tareas de mantenimiento del catlogo de la biblioteca: acceso a toda la informacin de los fondos y ejemplares, realizar consultas e informes, imprimir listados, etiquetas de cdigos de barra para los ejemplares, tejuelos, etc.
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Consulta del Catlogo en lnea (OPAC) (I)
Consulta simple
Es el instrumento que nos permite consultar los fondos de la coleccin para localizar documentos. Se utiliza para: a) Localizar los fondos que cumplen unas determinadas condiciones, seleccionar y, posteriormente, consultar. b) Localizar registros bibliogrficos, bien en el Depsito bien en el Catlogo, en el momento de catalogar un ejemplar.
Sirve para seleccionar determinados ejemplares.
Aparte del Tipo de documento slo se puede utilizar un bloque para establecer los criterios de bsqueda. No es sensible a los smbolos diacrticos. Las palabras no significativas no son trminos vlidos de bsqueda. El orden de los trminos es indiferente.
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Consulta del Catlogo en lnea (OPAC) (II)
Consulta avanzada
Permite establecer criterios de bsqueda ms precisos. Incluye ms campos y la posibilidad de utilizar operadores boleanos o lgicos (Y - O NO). Una vez recuperado el resultado de la consulta, se nos muestra en pantalla el nmero total de documentos recuperados y una breve informacin sobre ellos. Si hacemos clic sobre Aplicar filtro, en la pantalla del Catlogo slo aparecern los documentos seleccionados, para poder analizarlos ms en detalle. Para volver a la situacin inicial basta pulsar Quitar filtro.
Sirve para buscar o crear un nuevo ejemplar.
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Consulta del registro bibliogrfico y ejemplares
Se accede desde el Men Catlogo > Consulta simple o Consulta avanzada.
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Catlogo: Descriptores de materia y la CDU
El registro bibliogrfico se compone bsicamente de dos elementos: a) Una descripcin del documento (ttulo, autor, ao de publicacin, lugar, nmero de pginas, etc.) b) Una descripcin del contenido del documento, es decir una explicacin de las materias o temas que son tratados en el documento. Para ello se utilizan los descriptores de materia y el sistema CDU que asigna una clave numrica a cada parcela del saber.
Las entradas de CDU se pueden dar de alta, eliminar o modificar desde el Men Auxiliares > opcin CDU.
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Catlogo: Imprimir libro de registro y listado ejemplares
Esta opcin nos sita en un cuadro de dilogo al que no afecta el hecho de que hayamos aplicado un filtro y nos permite imprimir todo el libro. Podemos imprimir a partir del nmero de registro que seleccionemos; a partir de una fecha; un intervalo. Se imprimir con las condiciones que hayamos marcado con una presentacin preliminar.
Nos permite realizar un listado de todos los fondos por ejemplares, o bien podemos imprimir ejemplares sueltos, sealando los nmeros de registro separados por coma (6,9,15, ...), o bien seleccionar un rango entre dos nmeros de registro. En esta opcin es posible presentar los ejemplares ordenados por el nmero de registro, por el nmero de ejemplar, por la fecha de alta, por los ttulos, por los autores o por las editoriales.
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Catlogo: Imprimir tejuelos y cdigos de barras
El ltimo proceso de catalogacin es imprimir el tejuelo y el cdigo de barras.
Se nos dan tres tipos de etiquetas ya creadas, que podemos modificar o eliminar. Para crear o personalizar un nuevo modelo de etiqueta se pulsa Nueva en el rea Tipo de etiqueta y habr que definir en milmetros las distancias en los respectivos controles para crear o modificar dicho formato.
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Catlogo: Informe
1 2
Para obtener un listado con los registros bibliogrficos de la rejilla de datos, est habilitada en el Men Catlogo la opcin Informe. Por medio de ella se inicia un asistente que gua todo el proceso hasta obtener el listado.
Seleccin de campos que queremos que aparezcan en el informe.
Posibilidad de poner ttulo al informe y una serie de opciones que aparecen marcadas por defecto.
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Mdulo Depsito
Funcin bsicamente igual que la del Mdulo Catlogo pero la bsqueda slo afecta a los Depsitos Acceso a la ayuda de Abies respecto del Depsito (igual que si pulsamos F1).
El Depsito Abies y el/los Depsitos Auxiliares ayudan a que la labor de catalogacin se simplifique y agilice. Son bases de datos de referencias bibliogrficas que no llevan asociada una base de datos de ejemplares, es decir, podemos encontrar fondos pero no ejemplares.
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Instalacin del Depsito
1 2
El proceso se inicia desde el men de arranque del CDROM de Abies y es guiado por un asistente. Este proceso puede tardar de 5 a 10 minutos dependiendo de la velocidad del equipo.
Una vez instalado es necesario activar el Depsito para que est realmente operativo. Para ello habr que ir al Men Herramientas > Enlace a datos.
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Depsito de Abies - Depsito Auxiliar
Depsito Abies Listado de referencias bibliogrficas.
Depsito Auxiliar
Mediante el botn Detalles podemos tener acceso a los datos principales y adicionales, pero no a los datos del ejemplar, del fondo seleccionado.
Detalles del fondo seleccionado.
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Mdulo Prstamos
La opcin por defecto es Bsqueda por ejemplar.
Hace referencia a todos los libros prestados. Aparece con dos lneas por registro (ejemplarprstamo y lector). Barra de desplazamiento para ver los campos que no quedan a la vista.
Icono retrasos
Las operaciones estn agrupadas en la misma ventana para facilitar el acceso a las mismas. Para poder prestar documentos, lgicamente, es necesario tener documentos catalogados y lectores dados de alta y con el carn vigente.
Estos botones slo pueden activarse si existen documentos prestados que cumplan el requisito correspondiente.
Filtro por ejemplar Filtro por curso Filtro por lector Retrasos
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Realizacin del prstamo
Si seleccionamos un ejemplar ya prestado aparecer un mensaje de aviso: Este ejemplar ya est prestado. Examinar. Si el ejemplar es No prestable aparece un mensaje que nos advierte de dicha circunstancia y deja en blanco el cuadro de dilogo. Si el lector ya tiene el cupo cubierto, nos lo advierte el programa y no deja realizarla prestacin de otro libro. Si introducimos un cdigo de un ejemplar que ya se encuentra prestado aparecer el mensaje Prestado en color rojo intermitente. Si el cdigo es adecuado queda en fondo blanco y aparecen los datos del ejemplar. De la misma manera ocurre con el lector. La fecha de terminacin del prstamo se puede modificar. Si la misma coincide en sbado o domingo retrasa automticamente la devolucin hasta el mes siguiente.
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Devolucin del prstamo
Examinar.
Al escribir el cdigo aparecen tanto los datos del ejemplar como los datos de lector y la fecha prevista de devolucin
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Prrroga del prstamo
Examinar.
Seleccin del cdigo del ejemplar.
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Anulacin del prstamo
Es equivalente a devolver el ejemplar, salvo por el hecho de que se considera anulado cuando el ejemplar no sale de la Biblioteca, y porque en Estadsticas no figuran los prestamos anulados pero s los ejemplares devueltos.
Examinar.
Desde la opcin Devolucin no podemos pasar directamente a Prrroga o a Anulacin, ni de Prrroga a Anulacin y viceversa, salvo que eliminemos el cdigo del ejemplar y lo volvamos a poner, aunque sea el mismo.
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Mdulo Estadstica
Acceso a la ayuda de Abies respecto de Estadstica (igual que si pulsamos F1). Opciones
La automatizacin de la biblioteca facilita la obtencin de datos estadsticos relativos a su actividad y utilizacin. La informacin se presenta de manera grfica y numrica. En el men Herramientas > Opciones de programa se configuran algunas caractersticas relacionadas con la presentacin de estadsticas.
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Estadstica: Ttulos ms prestados
Se puede delimitar el intervalo de tiempo al que se refieren las estadsticas. Los resultados se presentan en formato grfico. Las opciones que se pueden aplicar son:
barra - circular - portapapeles - archivo - imprimir - 3 dimensiones
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Mdulo Lectores
Realizacin de bsquedas, segn tengamos marcado alguno de los campos que aparecen en pantalla.
Permite ordenar por ms de un campo.
Permite seleccionar los lectores hasta con cuatro criterios.
Desde este mdulo se realiza todo lo relativo a la gestin de los usuarios. Bsicamente, el funcionamiento es igual al del Mdulo Catlogo.
(Imagen del lector si se hubiera insertado)
Las opciones Detalles, Eliminar y Actualizar son exactamente las mismas que en el caso del Mdulo Catlogo. En la opcin Nuevo no hay consulta previa y, adems, el cuadro de dilogo es bastante ms simple, si bien hay que tener todos los datos de los lectores previamente.
Muestra los ejemplares devueltos por el lector que se encuentra marcado.
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Alta, modificacin y eliminacin de lectores
Los usuarios se gestionan de manera similar a como se hace con el catlogo. nicamente el administrador y el bibliotecario pueden realizar esta tarea. El encargado puede consultar los datos pero no puede hacer modificaciones.
Por defecto la del sistema, pero se puede modificar por medio del calendario que aparece.
No es necesaria la letra, la aade automticamente el programa, pero exige la presencia de ocho dgitos o dejarlo en blanco.
Cuando pulsamos en el botn Nuevo del Mdulo Lectores nos aparece el siguiente cuadro de dilogo:
Si se desea se puede introducir una imagen del lector previamente escaneada. Se soportan los formatos grficos ms extendidos: jpg, gif, ico, bmp, emf y wmf.
Examinar.
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Impresin de carns de lectores
Los carns se pueden imprimir en cualquier momento. Su tamao es fijo (82 mm. x 55 mm.) y se realizan en papel DIN-A4, independientemente de la impresora que utilicemos. Las opciones de orden y filtro realizadas afectan directamente a la impresin de carns.
Seleccin de lectores.
Seleccin del tipo de etiqueta. Aunque nos permite crear una nueva etiqueta no se puede modificar el tamao de la misma, slo nos deja ampliar o disminuir la distancia de mrgenes y entre etiquetas, siempre en tamao de papel A4.
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Incrementar validez del carn
Hace referencia al periodo de validez del carn. Presenta un cuadro de dilogo en el que podemos aumentar por aos completos (entre 1 y 100), cuando pulsamos el botn Incrementar periodo, y despus de pulsar en Aceptar del cuadro de aparece a continuacin. Este sistema de incremento afecta a todos los lectores y no slo a los que estn seleccionados. Es necesario realizarlo cada comienzo de curso, con el fin de que los lectores estn actualizados, pero debe hacerse antes de que hayamos introducido los nuevos lectores, para evitar que stos obtengan un ao ms de validez del carn de lo que les corresponde.
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Promocionar de curso
Debemos rellenar los cursos a los que promocionan los alumnos. Si no queremos promocionar algn curso debemos rellenar con los mismos datos la celda de la izquierda. Si dejamos en algn caso la celda de la derecha vaca, lo que haremos ser eliminar el curso en los lectores del curso anterior correspondiente a esa celda. Se recomienda que antes de realizar estas operaciones de promocin de curso vayamos al Men Herramientas > Opciones > Edicin y se desactive la casilla Pedir confirmacin antes de guardar, porque si no lo hacemos as debemos ir pulsando en Aceptar cada vez que el programa modifica el curso de cada uno de los lectores. En el caso de alumnos que abandonan el Centro hay que proceder a darles de baja.
En el caso de alumnos repetidores no nos queda ms remedio que promocionarlos en el grupo y, posteriormente, acudir a su ficha personal y modificar el curso.
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Opcin Informe del Mdulo Lectores (I)
Funciona exactamente igual que en el Mdulo Catlogo. En este Mdulo tericamente se puede incluir el campo fotografa, pero no est activada la orden HTML correspondiente a la incorporacin de grficos. Por lo dems, sin tener en cuenta la fotografa, tiene las mismas opciones, aunque aqu los campos hacen referencia a los lectores y no a los ejemplares. Se activa un asistente que ayuda a confeccionar los informes en diferentes formatos, permitiendo seleccionar los campos correspondientes.
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Opcin Informe del Mdulo Lectores (II)
A partir de aqu se genera el informe con los campos seleccionados y en el formato que hayamos elegido.
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Mdulo Auxiliares
Todos estos elementos se pueden aadir, modificar o eliminar (opcin exclusiva del Administrador) sin necesidad de que estemos trabajando con una ficha concreta
Acceso a la ayuda de Abies respecto de Estadstica (igual que si pulsamos F1).
Las tablas auxiliares contienen los datos que se utilizan en los distintos procesos tcnicos de la biblioteca. En unos casos estos datos se escogen de un conjunto amplio (descriptores o la CDU) y en otros se establecen directamente por la biblioteca, como es el tipo de lectores y de ejemplares. Es en realidad una pgina de configuracin de bastantes elementos que componen los campos de una ficha documental.
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Recomendaciones sobre el Mdulo Auxiliares
Es necesario estudiar las caractersticas propias de la biblioteca y establecer los criterios que se van a seguir en los distintos procesos. As es necesario establecer los siguientes parmetros: Los descriptores de materia que se van a emplear para describir los contenidos de los documentos. Las categoras de la CDU (si se va a utilizar) para asignar materias a los contenidos. Las aplicaciones pedaggicas adaptadas a los fines y proyectos del centro. Los tipos de fondos, es decir, cules son las categoras y qu criterios se van a seguir para asignar a cada fondo su tipo correspondiente. Las ubicaciones entre las que se van a distribuir los ejemplares. Los valores de las tablas auxiliares vienen fijados de antemano, pero slo como valores de referencia. Es el centro el que debe decidir qu valores se van a establecer para que se adapten a su situacin. Si se modifica un valor de una lista de Auxiliares ya existente, los inversos del Catlogo dejarn de estar actualizados, reflejndose en la barra de estado del programa. Por tanto, se deber ejecutar el asistente para la generacin de los inversos (Men Archivo > Generar inversos). Si se intenta aadir un valor que ya se encuentra en una tabla auxiliar, Abies informar de tal situacin, no permitiendo seguir con el alta. Si se intenta eliminar un valor de una lista, cuando este valor est siendo utilizado por cualquiera de los fondos o por alguno de los lectores, Abies nos informa de tal situacin y no nos permite borrarlo.
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Conjunto de opciones del Mdulo Auxiliares
Debajo del cuadro de bsqueda aparece el nombre de la tabla activa (la que hemos pinchado en el panel izquierdo) y debajo aparecen los nombres de los campos de dicha tabla, en forma de botn de color gris oscuro. Al hacer clic sobre el botn se ordenan alfabticamente de acuerdo con ese campo (esto tiene importancia a la hora de imprimir). A continuacin se presenta la lista de elementos con los distintos campos, uno de los cuales est siempre activo, y es el que indica el criterio de bsqueda (por defecto, el campo activo es el primero, y las opciones de bsqueda se realizan en Cdigo En la parte inferior de este panel derecho aparece un nuevo panel en el que figuran todos los fondos relacionados con el contenido del campo activo.
Salvo las opciones Portada, CDU e Imprimir, el funcionamiento de las distintas tablas es muy similar. En el panel derecho encontramos en la parte superior la lista de elementos que hayamos marcado en el panel izquierdo, adems de la opcin Buscar (que lo que hace es sealar el registro ms prximo a la bsqueda).
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Instalacin y configuracin de Abies en Red (I)
La base de datos se ubicar en un nico ordenador. Desde el punto de vista de la seguridad, es interesante dedicar un equipo exclusivamente para las tareas administrativas y habilitar otros para que los lectores (docentes o discentes) puedan consultar el catlogo. Para compartir o conectarse a un catlogo es necesario estar en el nivel de acceso de administrador. La secuencia a seguir es la siguiente: Si se utiliza W98 o W95, basta con abrir las propiedades de la carpeta que contiene la base de datos y compartirla con permiso de acceso total. Si se quiere, se puede establecer una contrasea para dificultar el acceso de usuarios no autorizados. Cuando se comparte, se modifica el icono que identifica la carpeta.
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Instalacin y configuracin de Abies en Red (II)
Configuracin Primero habr que instalar Abies en aquellos puestos que van a acceder al Catlogo (requisito ineludible). Especificar la ubicacin de la base de datos (Administrador): Desde el Men Herramientas > Enlace a datos, se establecen las ubicaciones.
Control de acceso Men Herramientas > Control de acceso. Es importante garantizar unas mnimas condiciones de seguridad en todos los puestos conectados al Catlogo.
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Actualizacin de Abies
Proceso: Es necesario que el usuario conozca exactamente la versin de los archivos de Abies que est utilizando. Para ello, tiene dos opciones: a) Explorador de Windows> Carpeta C:\Archivos de programa\Abies2, en donde con el botn derecho del ratn podr hacer clic en cada uno de los archivos. Aparecer un men emergente y pulsaremos la opcin Propiedades >Versin. b) En Abies 2, Men Ayuda>Acerca de Abies. 1) Descargar de internet el archivo parche a una carpeta del disco duro. 2) Ejecutar el asistente de actualizacin (Inicio>Programas>Abies2>Asistente de actualizacin). 3) Comprobar que la ubicacin de los archivos de la aplicacin Abies es la correcta. Si no lo fuese habr que localizarla. 4) Localizar, por medio del botn Examinar de la lnea correspondiente, la carpeta en que se ha descargado el parche. 5) Hacer clic en el botn Actualizar (ser utilizable cuando los dos campos estn completos. El asistente ir mostrando informacin del progreso y un informe de la actualizacin.
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Programa Z-Pista
Se trata de un programa que se encuentra en el CDROM de la aplicacin, junto con un manual en formato pdf. Facilita el acceso a internet por medio del protocolo 239.50 de acceso a Bibliotecas universitarias, gubernamentales, estatales. Por medio de este programa se pueden obtener referencias bibliogrficas directamente de internet para incorporarlas despus al Depsito en el disco duro, por medio de la opcin Archivo>Importar al disco duro. Dicha incorporacin se realizara por lotes.
Supongamos que tenemos que catalogar una determinada coleccin, y que la localizamos en la Biblioteca Nacional de Espaa. Independientemente del formato original que tenga, las bibliotecas referenciadas en Z-Pista pueden sernos de gran ayuda, ya que podemos bajar las referencias bibliogrficas e incorporarlas al Depsito. Con la conexin a internet activada, la secuencia sera Inicio>Programas>Zpista. Se abrira un cuadro de dilogo que nos permite iniciar la sesin con el asistente (marcamos la que corresponda y pulsamos Aceptar) o Cancelar para entrar en el programa sin ms. A partir de ah seguiramos los procesos que se describen en el manual de Z-Pista. Es conveniente que la carpeta de destino donde vayamos ubicando las referencias bibliogrficas se cree dentro de la carpeta del programa para facilitar la posterior labor de importar al depsito del disco duro. Finalmente hay que recordar todo lo que se ha dicho del Mdulo Auxiliares referido a Importar al depsito del disco duro.
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abies.dpba@ect.juntaex.es http://abies.cnice.mecd.es/
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Aplicacin de Bibliotecas Escolares

Consejera de Educacin, Ciencia y Tecnologa

Ministerio de Educacin, Cultura y Deporte

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Cuando se introduce el CD en el lector arranca automticamente.

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Tras arrancar aparece el siguiente men de instalacin:

(Modelo de objetos de componentes de Microsoft) (Componentes de Acceso a Datos de Microsoft)

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Se analiza con detalle en la pgina 62 de este Tutorial.

(Un asistente guiar todo el proceso)

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Por defecto el programa se crea dentro de la carpeta y grupo Abies 2.

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Bsqueda de la ruta donde se encuentra la carpeta con los ficheros requeridos.

El programa presenta la ubicacin por defecto de los datos en Abies 1 (Basedato).

Indicacin del proceso que est realizando.

Informacin de las incidencias que se hubiesen producido en el trasvase.

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El ltimo paso consiste en reemplazar el archivo de datos existente por el obtenido.

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Mensaje sobre qu es la integracin.

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Seleccionamos el tipo de tarea de importar referencias desde el portapapeles de Windows.

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En esta ventana verificamos el contenido del portapapeles.

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Campo Tabla Anexar a

EDITORIAL BIBLIO2 Editorial

ETC.... BIBLIO2 Etc....

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Nos permite iniciar el programa en la pantalla indicada en esta barra.

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En el caso de no tener ninguno asignado. Permite insertar el logotipo de la Biblioteca.

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