El estado de resultados o de prdidas y ganancias

Generalidades Los emprendedores, propietarios o accionistas, tienen como uno de sus objetivos principales, el que las inversiones realizadas en sus empresas, generen utilidades, con el consecuente crecimiento del patrimonio, que permita el crecimiento de las mismas y su solidificacin en el mercado. No hay que ser egresado de Harvard para entender que la diferencia entre el valor de las ventas y el costo de las mismas, corresponde a ganancias no a utilidades. Alguna vez un microempresario me dijo muy orondo, sumando y restando yo se cuanto me gano en los negocios que hago. Ciertamente estas operaciones son necesarias, pero aqu lo importante es saber, que se suma y que se resta. Algunos empresarios insisten en el manejo de una contabilidad de bolsillo y los ms modernos, en su contabilidad de agenda: apuntes por aqu, papelitos por all, para finalmente calcular cunto se ganaron en un determinado negocio. En el manejo y la experiencia en el da a da se podr adquirir la maa que se quiera, pero la minucia de la informacin har falta para la toma de decisiones finales y ante todo para ejercer los debidos controles que mejorarn el saldo final de la cifra que representa las utilidades. La contabilidad es el idioma de los negocios, afirma una frase inmensamente conocida y manoseada, pero que no termina de convencer a algunos escpticos. Toda empresa, independientemente de su envergadura, busca objetivos financieros. Cada empresario puede cumplir mejor su funcin y alcanzar de manera clara y convincente esos objetivos, aplicando los principios contables en su negocio, abrindose al entender el idioma contable. Contabilidad y estados financieros La Contabilidad es una disciplina con normas, principios y procedimientos estandarizados, sujeta a leyes, que nos gua a como ordenar, analizar y registrar las operaciones o transacciones realizadas por la empresa, facilitndonos el poder elaborar los Estados Financieros (llammoslos resmenes), que nos mostrarn de manera cientfica, como van los negocios, adems de facilitarnos informacin para proyectarnos a futuro. La informacin contable debidamente registrada nos permitir la elaboracin de diferentes Estados Financieros, con misiones u objetivos especficos, que sern una importante herramienta en el desarrollo de nuestra gestin administrativa. Son el reflejo del movimiento econmico de una empresa en un momento determinado.

Lo principales estados financieros y el aporte de informacin de cada uno de ellos los detallamos a continuacin: El Balance General (BG), que refleja todos los recursos que la empresa posee o controla (Activos); las deudas que mantiene (Pasivos) y el inters de los propietarios en la misma (Patrimonio). El Estado de Resultados (ER), que resume las operaciones de la empresa derivadas de sus actividades econmicas de comprar, producir, transformar y de vender o bien proveer servicios durante un periodo determinado. Este estado incluye todos los ingresos generados por la empresa y todos los costos y gastos en que incurri en sus operaciones, para finalmente mostrarnos el resultado: ganancias o prdidas. El Estado de Flujo de Efectivo (EFE), que muestra el movimiento del efectivo y sus aplicaciones. El Estado de Cambios en las Ganancias Retenidas (ECGR), muestra cambios que pueden ocurrir por ingresos netos, distribucin de dividendos y aportes de capital. El Estado de Evolucin del Patrimonio (EEP), que refleja los cambios ocurridos en las distintas partidas patrimoniales de la sociedad, durante un periodo determinado. Desarrollarlos en base a la informacin disponible puede resultar fcil o engorroso, dependiendo las circunstancias de registro, pero lo importante es, el que una vez obtenidos estos, puedan ser ledos y al ser sometidos a anlisis, conocer que dicen. Estado de resultados o de prdidas y ganancias: En esta oportunidad nos dedicaremos al estudio de este documento, que ser el nico de los Estados Financieros mencionados anteriormente, que nos mostrar la situacin econmica de la empresa, con referencia a utilidades o a prdidas. Se le conoce tambin como Estado de Rendimiento; Estado de Ingresos y Egresos, o Estado de Resultados, Estado de Productos y Rentas, o Estado de Utilidades. Para conocer de primera mano, como van los negocios y que resultados se han obtenido en las operaciones realizadas, se elabora el Estado de Resultados; informe dinmico que muestra los ingresos, costos y gastos incurridos durante un perodo (mes, trimestre, semestre o un ao), para finalmente reflejar las Utilidades o Prdidas del ejercicio, en el periodo de que se trate. Conceptos generales: Al Balance General se le considera una radiografa del estado econmico de la empresa en el periodo que abarca, que comparado con otro, de un periodo diferente, reflejar el crecimiento o disminucin de los valores que reflejan cada uno de sus cuentas y/o grupos de cuentas (Activos (Caja, Bancos, Inversiones, Propiedades, etc.) Pasivos (Acreedores, Obligaciones financieras, etc.) y el comportamiento del Patrimonio (Capital, Utilidades del Ejercicio, etc.), y

para el caso especfico del Patrimonio el crecimiento o disminucin se ver reflejado en las cifras que arrojar pormenorizadamente el Estado de Resultados. De hecho, el Estado de Resultados es un resumen de los cambios de capital y patrimonio durante el perodo, que resultan de las actividades comerciales, y que de primera mano nos muestra si se estn generando utilidades o perdidas, mensaje que utilizaremos para tomar las acciones de reforzamiento o correctivas que correspondan, servir adems como herramienta para formular la futura poltica econmica y financiera de la empresa. Es un documento complementario y anexo al Balance General, que describe el proceso operativo durante un periodo determinado y que, como anotbamos anteriormente, informa detallada y ordenadamente cmo se lleg al resultado que refleja. (Ganancia o Perdida). En este documento se pueden estudiar las Ventas (Ingresos), los Costos, los Gastos y las Utilidades o las Prdidas de la empresa. La elaboracin, presentacin y detalles de este documento difiere, dependiendo del tipo de empresa de que se trate: Comercial, Industrial o de Servicios. Empresas comerciales En una empresa comercial el costo lo constituye el valor de las compras de mercancas que sern vendidas en un momento dado. Los Gastos correspondern a las erogaciones necesarias para el normal funcionamiento del negocio: arriendos, servicios, sueldos, transportes, etc. El Estado de Resultados mostrara los ingresos derivados de las ventas logradas por la empresa y, los costos y gastos que se requirieron para generar los ingresos. La diferencia entre estos rubros (Ingresos por ventas menos costos y gastos) determinar la utilidad o la prdida del ejercicio. Ahora, dependiendo del tipo de administracin que se haga del inventario cambiar un poco la elaboracin del Estado de Resultados. La administracin o manejo de los inventarios podr hacerse bajo el esquema de Inventarios Peridicos o de Inventarios permanentes. Los inventarios peridicos nos obligarn siempre a contar, relacionar las existencias para finalmente valorizarlas y obtener de este modo el valor global del inventario de mercancas. Por su parte, los inventarios permanentes y cualquiera de los diferentes sistemas que se usen, nos obligar a controlar las existencias fsicas mediante tarjetas kardex individuales o mediante lecturas sistematizadas con cdigos de barras.

La utilizacin de los sistemas de administracin de inventarios obliga a cambios en el manejo contable (utilizacin de cuentas) Si la empresa maneja Inventarios peridicos, el esquema seria como sigue:

Observemos que el costo de la mercanca vendida se establece luego de restar el inventario final. (Conteo, clasificacin y valorizacin de la mercanca en existencia al final del periodo de que se trate), valor que deduciremos de las ventas netas, para obtener el rubor de Utilidad Bruta. El inventario inicial podra corresponder a dos situaciones concretas de registro: 1. A compra de mercancas al momento de iniciar operaciones el negocio. (Aprovisionamiento); 2. Al traslado del valor del Inventario final del periodo anterior a un nuevo periodo. Por ejemplo, si a diciembre 31 de 2011 el inventario final de mercancas en el Estado de Resultados fue de $23.000.000, este Valor se convertir en el Inventario Inicial en el Balance General a enero primero del ao 2012. Hay quienes dicen, de manera equivocada, que el inventario peridico ya es historia, pues el inventario prevaleciente es el conocido como Inventario Permanente, situacin que no es cierta, dado el que son muchos los negocios que a ms de manejar una gama bastante amplia de productos, sus ventas son minoristas y de poco valor, que no justifican el estar generando facturas de manera permanente, lo que dificulta su control mediante inventarios controlados por tarjetas o incluso por sistemas mediante cdigo de barras, que implicara tambin contar con lectores de estos cdigos y la existencia de un software que registre y descargue la salida de los productos vendidos. Este ltimo sistema, aun est lejos del alcance de muchos pequeos negocios.

Veamos ahora como se presenta la situacin con el Estado de Resultados cuando el Inventario es administrado de manera permanente.

Podemos observar, que lo que conocemos contablemente como juego de inventarios (Inventario inicial + Compras = Mercanca disponible para la venta Inventario Final), ha desaparecido del esquema y en su reemplazo solo vemos el concepto: Costo de Ventas, valor que es producto del saldo que esta acumulado en la cuenta contable con este nombre. Empresas industriales En una empresa industrial el costo est formado por la suma de los desembolsos que han sido necesarios en la fabricacin o transformacin de nuevos productos (Materiales o Materia Prima, Mano de Obra, y Carga fabril). Los registros contables hacen parte de la Contabilidad de Costos o Contabilidad Industrial. En este sistema la cuenta Compras es reemplazada por la de Materias Primas y se empieza a ejercer un control estricto sobre el tiempo utilizado por las personas que intervienen en el proceso productivo, de manera directa y de manera indirecta, y por otra parte de los insumos secundarios que no hacen parte del producto de manera significativa, pero que inciden en el aumento del costo en el proceso productivo. El proceso productivo obliga entonces a establecer control de inventarios para la materia prima en general. En la medida que vamos avanzando por las diferentes etapas del proceso productivo, se van dando, lo que conocemos como productos en proceso, que corresponden a productos que estn en desarrollo y aun no estn terminadas y que en la medida que avanzan en cada etapa, van adicionando materiales y mano de obra, que modifican poco a poco su costo, hasta convertirse en Productos Terminados, otro inventario que hay que implementar y controlar. Veamos ahora como se presentara el Estado de Resultados para una empresa industrial.

Para destacar en el esquema anterior, la aparicin de un nuevo concepto para hacer referencia al costo: Costo de Productos fabricados y vendidos, que nos muestra el valor de los productos vendidos. Averigemos como lo establecemos. Para poder establecerlo debemos elaborar un esquema previo llamado Estado de Costos y que veremos en forma simplificada, como sigue:

Empresas de servicios En una empresa de servicios, que como sabemos no entrega ningn bien material o tangible, recibir dinero por la actividad realizada (asesoras, educacin, etc.) el costo estar representado por las erogaciones que fueron necesarias para la prestacin del servicio.

Cuentas contables que intervienen en el proceso: Las cuentas que se utilizan para elaborar el Estado de Rendimiento Econmico, son las llamadas Cuentas de Resultados o cuentas temporales, que tienen la particularidad de nacer con el periodo estudiado y morir con l. Lo anterior quiere decir que los Ingresos, costos y gastos generados en un periodo dado, determinantes en el establecimiento o elaboracin del Estado de Resultados, solo estarn relacionados con l y no tienen o tendrn ninguna relacin o incidencia directa con periodos subsiguientes. El estado de rendimiento demuestra cmo se han obtenido los ingresos y cmo se han causado los gastos de una empresa durante un perodo determinado. Normas y conceptos contables a tener en cuenta: Ingresos: Los ingresos representan flujos de entrada de recursos, en forma de incrementos al activo o disminuciones del pasivo o una combinacin de ambos, que generan incrementos en el patrimonio, devengados por la venta de bienes, por la prestacin de servicios o por la ejecucin de otras actividades, realizadas durante un perodo, que no proviene de los aportes de capital. Gastos. Los gastos representan flujos de salida de recursos, en forma de disminuciones del activo o incremento del pasivo o una combinacin de ambos que generan disminuciones del patrimonio, incurridos en las actividades de administracin, comercializacin, investigacin y financiacin, realizadas durante un perodo, que no proviene de los retiros de capital o de las utilidades excedentes. Gastos operacionales de Administracin: Todos los gastos en los que incurra la empresa para desarrollar su actividad y que no estn relacionados con una actividad especfica (venta, produccin, etc.), pero que presten un concurso general al negocio. En este aparte se registrarn los Sueldos del personal de oficina, mensajeros, Servicio de Correo, Telfonos, Arriendos, Depreciacin de los muebles y equipos de estas dependencias, etc. Gastos Operacionales de Ventas: Sern todas las erogaciones que han sido necesarias para llevar a cabo la labor de ventas. En ellos incluyen el pago de Sueldos y Comisiones a los vendedores, Gastos de los vehculos de reparto de mercancas, publicidad, gastos de empaque o

embalaje, servicio de almacn, depreciacin de los muebles y equipos de esta dependencia, etc., en fin, todos los gastos que tengan que ver con esta actividad. Bruta operacional y el valor de los gastos operacionales. Ingresos no operacionales: Corresponde a los ingresos recibidos ocasionalmente, por conceptos diferentes del objeto principal del negocio, como utilidad en la venta de activos fijos y otras rentas extraordinarias. A la utilidad neta operacional se le suman los ingresos no operacionales, obteniendo las Utilidades o Prdidas Netas antes de Impuestos, segn sea el caso. A la utilidad neta antes de impuesto se le resta la provisin para impuestos, obteniendo la Utilidad Lquida. Gastos no operacionales: Comprende los gastos ocasionales que no correspondan al objeto principal del negocio, como prdida en la venta de activos fijos y otros gastos extraordinarios. Utilidad antes de impuestos: A la utilidad operacional se le adicionan los otros ingresos y se disminuyen los otros egresos para obtener la utilidad neta antes de impuestos. Impuestos sobre la renta: Se calcula sobre la utilidad neta antes de impuestos, aplicando el porcentaje establecido por la legislacin segn el tipo de empresa. Utilidad liquida: A la utilidad neta antes de impuestos, se le deducen los impuestos para obtener la utilidad lquida. Apropiaciones: La parte final del estado de prdidas y ganancias se conoce como la seccin de apropiaciones, porque indica lo que se hace con la utilidad neta obtenida. Se debe hacer una provisin para los impuestos que llegue a adeudar la empresa por concepto de las utilidades obtenidas. Reservas: La reserva legal es el 10% de la utilidad liquida. Otras reservas voluntarias se calculan de acuerdo a los porcentajes establecidos en los estatutos de la empresa. Utilidades del ejercicio: Este valor neto corresponde a los dueos de la empresa y se establece de manera final, que para efectos didcticos, quedara de la forma siguiente.

Este articulo corresponde al captulo 8 de libro Finanzas para Microempresarios, en revisin.