UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

Tema VIII: Comunicacin

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO

GUIN DEL TEMA

1. FUNCIONES DE LA COMUNICACIN 2. ELEMENTOS DEL PROCESO DE COMUNICACIN

3. LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

4. BARRERAS DE LA COMUNICACIN EFICAZ

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

FUNCIONES DE LA COMUNICACIN
La comunicacin organizativa se refiere a la transferencia de significados entre miembros de una organizacin
Implica tanto la transmisin en si misma de las ideas como su comprensin por quien la recibe

La comunicacin en las organizaciones sirve para...

1.

Controlar: La comunicacin permite establecer o mantener normas as como presionar para que se cumplan Motivar: Todos los elementos que refuerzan la motivacin (fijacin de metas, retroalimentacin...) requieren una buena comunicacin Permitir la expresin emocional de los empleados Transmitir informacin y conocimientos para la toma de decisiones

2.

3. 4.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

codificacin

canal

decodificacin

Emisor

Receptor

retroalimentacin

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN

Emisor: Sujeto que codifica un pensamiento Codificacin: vocabulario y conocimiento

Cuatro condiciones afectan a la forma de codificacin y decodificacin: habilidad, actitud, conocimientos y sistema socio-cultural

Mensaje: lo que se comunica, datos y smbolos Canal: medio de comunicacin Retroalimentacin: comprobacin de si ha tenido xito.

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
Dimensiones relevantes de la comunicacin en las organizaciones:
Ascendente

Direccin

Descendente

Lateral
Formal

Tipos de redes
Informal Verbal (Oral o Escrito) Tipo

de lenguaje
No Verbal

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
Direccin de la comunicacin: La comunicacin descendente se dirige a niveles inferiores en la
organizacin, para asignar metas, dar instrucciones, sealar problemas.. Las circulares, carteles anunciantes, etc. se incluyen aqu

La comunicacin ascendente se dirige a niveles superior en la organizacin, para obtener feedback e informacin local
Ejs.- Reuniones de queja, encuestas de opinin... La comunicacin horizontal se produce entre niveles jerrquicos similares, para ahorrar tiempo y facilitar la coordinacin

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
Tipos de lenguaje:
Oral: Ventajas: velocidad y retroalimentacin Desventajas: mayor distorsin (ej.- telfono estropeado) Escrito: Ventajas: tangible, verificable, guardar, ms cuidadoso Desventajas: consume tiempo y falta feed-back No Verbal: Fundamentalmente corporal, permite emitir mensajes de afinidad y estatus, entre otros Adicional al verbal , lo complica sustancialmente

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

ELEMENTOS DE LA COMUNICACIN
La incorporacin de las telecomunicaciones informticas ha reducido algunos problemas del lenguaje:
El correo electrnico permite compaginar la precisin del lenguaje escrito con un coste de distribucin mnimo y un feedback relativamente rpido de los receptores Las videoconferencias o video-conversaciones permiten apreciar elementos del lenguaje no verbal entre mltiples interlocutores en diferentes lugares

LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

El diseo de una red formal depende de la organizacin:
Cadena de Mando:
Asociada a una estructura organizativa rgida Fomenta la exactitud en las comunicaciones

Red Rueda:

Asociada a la organizacin en torno a un lder, facilita su surgimiento

Red Multicanal:
Asociada a grupos autodirigidos

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Los rumores que corren entre los empleados de una empresa constituyen su red informal de comunicacin
En principio, no estn controlados por la administracin A veces tienen ms credibilidad que a los comunicados formales

Afectan a los intereses personales de los involucrados

Los estudios muestran la importancia de estas redes informales:

El 75% de los empleados se entera de las cosas por rumores Slo un 10% de los empleados ejercen de cotillas Los rumores en las organizaciones suelen ser ciertos en un 75%

LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

En qu circunstancias se generan los rumores:
Situaciones ambiguas sobre las que la empresa no se pronuncia, o no lo hace de forma creble Cuando estas situaciones afectan de forma importante a los empleados y la ambigedad les crea un estado de ansiedad

Cmo limitar los rumores y sus consecuencias negativas:

Fijar fechas fijas para la toma de decisiones importantes Explicar por qu algunos asuntos se estn administrando secretamente Explicar ventajas e inconvenientes de las alternativas a elegir, incluyendo la descripcin del peor escenario posible

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Qu canal de comunicacin usar para cada tipo de mensaje?
La respuesta est en funcin de la capacidad que tenga el canal para:
... manejar varias claves al mismo tiempo ... proporcionar un retroalimentacin rpida ... hacer la comunicacin personal Los mensajes ambiguos y complicados requieren un canal ms rico Los mensaje ms rutinarios pueden ser detallados en canales pobres riqueza del canal

LA COMUNICACIN EN LAS ORGANIZACIONES

Correo electrnico

Conversacin en persona

Canales Pobres

Canales Ricos

Circulares, Memorandos

Conversacin telefnica

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

BARRERAS A LA COMUNICACIN EFICAZ

Existen algunos elementos distorsionantes que pueden dificultar comunicacin, especialmente en las empresas:
La tergiversacin: El emisor puede manipular la informacin para que aparezca ms favorable a los ojos del receptor La percepcin selectiva: Los receptores tambin proyectan sus temores o esperanzas sobre los mensajes que decodifican Sobrecarga de informacin: Si la informacin que recibimos excede nuestra capacidad de procesar, podemos cometer errores al priorizar La ansiedad que provoca la comunicacin (oral) hace que se abuse a menudo de canales pobres (escritos)

BARRERAS A LA COMUNICACIN EFICAZ

Elementos que pueden ayudar a superar estas barreras:
Implicacin del presidente y de los gerentes Promover canales de doble va (ascendente y descendente) Comunicacin cara a cara Cuidar especialmente la administracin de malas noticias Responsabilidad compartida Adaptar los modelos de mensaje para los distintos receptores Tratar la comunicacin como un proceso continuo

UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID OpenCourseWare

COMPORTAMIENTO ORGANIZATIVO Ester Martnez-Ros

12/02/2010

BARRERAS A LA COMUNICACIN EFICAZ

Existen barreras de sexo en la comunicacin (oral): hombres y mujeres tienen diferentes estilos de conversacin:
Los hombres tienden a usar el habla para enfatizar el estatus:
Ofrecer soluciones cuando se les expone un problema les permite sentirse superiores
Uso de un lenguaje ms directo Usan un lenguaje para enfatizar su independencia, resaltando sus singularidades y diferencias

Las mujeres tienden a usar el habla para crear vnculos:

La simple comprensin mutua de los problemas les permite establecer estos vnculos
Tratan de ser ms indirectas al sealar los errores Tendencia a ser menos ostentosas

BARRERAS A LA COMUNICACIN EFICAZ

En ciertas dimensiones de la comunicacin las diferencias interculturales pueden resultar una barrera:
La semntica: Una misma palabra puede tener diferentes significados en diferentes culturas, y hay expresiones imposibles de traducir Los gestos tambin pueden cambiar el significado de un mensaje segn sea interpretado en diferentes culturas La entonacin en la comunicacin verbal puede cambiar el sentido del mensaje en diferentes culturas segn contexto e importancia Existen diferencias culturales en la percepcin de la propia realidad al comunicarla