ETAPAS EN EL ANALISIS Y DESCRIPCION DE CARGOS. A.

- Etapa de Planeacin Fase en la que se planea cuidadosamente todo el trabajo del anlisis de cargos. La planeacin del anlisis de cargos requiere algunos pasos, muchos de los cuales pueden suprimirse dependiendo de la situacin en que se encuentre la definicin de los cargos de la empresa. Los pasos de la planeacin son: - Determinacin de los cargos que van a describirse. - Elaboracin del organigrama de cargos y de la posicin respectiva de los cargos en el organigrama. - Elaboracin del cronograma de trabajo. - Eleccin del (de los) mtodo(s) de anlisis que va(n) a aplicarse: los mtodos ms adecuados se eligen de acuerdo a la naturaleza y las caractersticas de los cargos que han de analizarse. La eleccin recaer en los mtodos que presenten las mayores ventajas o, al menos, las menores desventajas en funcin de los cargos que van a analizarse. - Seleccin de los factores de especificaciones que se utilizarn en el anlisis, sobre la base de dos criterios: a.- Criterio de generalidad: los factores de especificaciones deben estar presentes en la totalidad de los cargos que van a analizarse o, al menos, en el 75% de ellos, para que puedan cotejarse las caractersticas ideales de los ocupantes; por debajo de ese porcentaje, el factor desaparece y deje de ser adecuado para la comparacin. b.- Criterio de variedad o diversidad: los factores de especificaciones deben variar segn el cargo, es decir, no pueden ser constantes o uniformes. - Dimensionamiento de los factores de especificaciones: determinar su lmite de variacin dentro del conjunto de cargos que se pretende analizar. La amplitud de variacin corresponde a la distancia comprendida entre el lmite inferior y el superior que un factor puede alcanzar con relacin a un conjunto de cargos. En lo fundamental, los factores de especificaciones constituyen un conjunto de medidores que sirven para analizar un cargo. - Gradacin de los factores de especificaciones: consiste en transformarlos de variable contina a discreta. Un factor de especificaciones se grada para facilitar y simplificar su aplicacin. B.- Etapa de Preparacin En esta fase se aprestan las personas, los esquemas y los

materiales de trabajo: - Reclutamiento, seleccin y entrenamiento de los analistas de cargos que conformarn el equipo de trabajo. - Preparacin del material de trabajo. - Disposicin del ambiente. - Recoleccin previa de datos. C.- Etapa de Ejecucin En esta fase se recolectan los datos relativos a los cargos que van a analizarse y se redacta el anlisis: - Recoleccin de los datos sobre los cargos mediante el (los) mtodo (s) de anlisis elegido(s). - Seleccin de los datos obtenidos. - Redaccin previsional del anlisis, hecha por el analista de cargos. - Presentacin de la redaccin previsional al supervisor inmediato, para que la rectifique o ratifique. - Redaccin definitiva del anlisis de cargos. - Presentacin de la redaccin definitiva

Mtodos de descripcin y anlisis de cargos

La descripcin y el anlisis de cargos son responsabilidades de lnea y funcin de staff, es decir, las responsabilidades por las informaciones que se dan es de lnea nicamente, en tanto que la prestacin de servicios de obtencin y manejo de informacin es responsabilidad de staff (analista de cargos). El analista de cargos puede ser un funcionario especializado del staff, como el jefe de departamento en el que est localizado el cargo que va a describirse y a analizarse, como tambin puede ser el propio ocupante del cargo. Los mtodos que ms se utilizan en la descripcin y el anlisis de cargos son: 1.- Observacin Directa Es uno de los mtodos ms utilizados, tanto por ser el ms antiguo como por su eficiencia. Su aplicacin resulta muy eficaz cuando se consideran estudios de micromovimientos, de tiempos y de mtodos. El anlisis del cargo se efecta mediante la observacin directa y dinmica del ocupante del cargo, en pleno ejercicio de sus

funciones, en tanto que el analista de cargos anota los puntos claves de su observacin en la hoja de anlisis de cargos. Como no siempre responde a todas las preguntas ni disipa todas las dudas, por lo general la observacin va acompaada de entrevista y discusin con el ocupante o con su supervisor. 2.- Cuestionario El anlisis se realiza solicitando al personal (generalmente los que ejercen el cargo que ser analizado o sus jefes o supervisores) que llene un cuestionario de anlisis de cargos, o que responda a las preguntas relacionadas con todas las indicaciones posibles acerca del cargo, su contenido y sus caractersticas. 3.- Entrevista Directa Garantiza una interaccin frente a frente entre el analista y el empleado, lo cual permite la eliminacin de dudas y desconfianzas. Se basa totalmente en el contacto y en los mecanismos de colaboracin y de participacin. demasiado tiempo. d.- Costo operativo elevado: exige analistas expertos y que el ocupante deje de hacer su trabajo. 4.- Mtodos Mixtos Para contrarrestar las desventajas y obtener el mayor provecho posible de las ventajas, se recomienda utilizar mtodos mixtos. stos son combinaciones eclcticas de dos o ms mtodos de anlisis. Los ms utilizados son: a.- Cuestionario y entrevista: en principio el ocupante llena el cuestionario y despus se hace una entrevista rpida; el cuestionario se tendr como referencia. b.- Cuestionario con el ocupante y entrevista con el superior, para profundizar y aclarar los datos obtenidos. c.- Cuestionario y entrevista, ambos con el superior. d.- Observacin directa con el ocupante y entrevista con el superior. e.- Cuestionario y observacin directa, ambos con el ocupante.

f.- Cuestionario con el superior y observacin directa con el ocupante, etc. La eleccin de estas combinaciones se har segn las particularidades de cada empresa, tiempo, objetivos del anlisis y descripcin de cargos.

Descripcin y anlisis de cargos

Las necesidades bsicas de recursos humanos para la organizacin se establecen mediante un esquema de descripcin y especificacin de cargos. La descripcin del cargo se refiere a las tareas, los deberes y las responsabilidades del cargo, en tanto que el anlisis del cargo se ocupa de los requisitos que el ocupante necesita cumplir. Por lo tanto, los cargos se proveen de acuerdo con esas descripciones y anlisis. El ocupante del cargo debe tener caractersticas compatibles con las especificaciones del cargo y el papel que deber desempear es el contenido del cargo registrado en la descripcin. La descripcin del cargo presenta el contenido de ste de manera impersonal, y las especificaciones suministran la percepcin que tiene la organizacin respecto de las caractersticas humanas que se requieren para ejecutar el trabajo. El concepto de cargo se basa en algunas nociones fundamentales: - Tarea: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta el ocupante del cargo, en general hace referencia a cargos simples y rutinarios (trabajadores por hora u obreros). - Atribucin: es el conjunto de actividades individuales que ejecuta la persona que ocupa el cargo. Se refiere a cargos que incluyen actividades ms diferenciadas (trabajadores por meses o los funcionarios). - Funcin: es el conjunto de tareas (cargos por hora) o atribuciones (cargos por mes) que el ocupante del cargo ejerce de manera sistemtica y reiterada, o un individuo que, sin ocupar un cargo, desempea una funcin de manera transitoria o definitiva. Para que un conjunto de tareas o atribuciones constituya una funcin, se requiere que haya repeticin al ejecutarlas. - Cargo: es un conjunto de funciones con posicin definida dentro de la estructura organizacional (organigrama). Ubicar un cargo en el

organigrama implica definir cuatro aspectos: el nivel jerrquico, el rea o departamento en que est localizado, el superior jerrquico (ante quin responde) y los subordinados (sobre los que ejerce autoridad). "Un cargo puede definirse como un conjunto de funciones que ocupa una posicin formal dentro del organigrama" Descripcin de cargos Es necesario describir un cargo para conocer su contenido. La descripcin de cargos es un proceso que consiste en enumerar las tareas o atribuciones que conforman un cargo y que lo diferencian de los dems cargos que existen en la empresa; es la enumeracin detallada de las atribuciones o tareas del cargo (qu hace el ocupante), la periodicidad de la ejecucin (cundo lo hace), los mtodos aplicados para la ejecucin de las atribuciones o tareas (cmo lo hace) y los objetivos del cargo (por qu lo hace). "La descripcin de cargos est orientada hacia los aspectos intrnsecos de los cargos" Anlisis de cargos Una vez que se identifica el contenido del cargo (aspectos intrnsecos), se pasa a analizar el cargo en relacin con los aspectos extrnsecos, es decir, con los requisitos que el cargo exige a su ocupante. La descripcin de cargos y el anlisis de cargos estn estrechamente relacionados en sus finalidades y el proceso de obtencin de datos; a pesar de ello, estn perfectamente diferenciados entre s: la descripcin se ocupa del contenido del cargo, en tanto que el anlisis pretende estudiar y determinar todos los requisitos, las responsabilidades comprendidas y las condiciones que el cargo exige, para poder desempearlo de manera adecuada. Estructura del anlisis de cargos. La descripcin de cargos es una simple exposicin de las tareas o atribuciones que el ocupante de un cargo desempea, en tanto que el anlisis de cargos es una verificacin comparativa de las exigencias que dichas tareas o atribuciones imponen al ocupante.

Por lo general, el anlisis de cargos se refiere a cuatro reas de requisitos; cada una de las cuales se encuentra dividida en varios factores de especificaciones, los cuales son puntos de referencia que permiten analizar una gran cantidad de cargos de manera objetiva. Las cuatro reas de requisitos se refieren a: - Requisitos Intelectuales: tiene que ver con las exigencias del cargo, los requisitos intelectuales que el aspirante debe poseer para desempear el cargo de manera adecuada. 1.- Instruccin bsica. 2.- Experiencia bsica anterior. 3.- Adaptabilidad al cargo. 4.- Iniciativa necesaria. 5.- Aptitudes necesarias. - Requisitos Fsicos: tienen que ver con la cantidad y la continuidad de energa y de esfuerzos fsico y mental requeridos para desempear el cargo adecuadamente: 1.- Esfuerzo fsico necesario. 2.- Capacidad visual. 3.- Destreza o habilidad. 4.- Complexin fsica necesaria. - Responsabilidades Implcitas: se refiere a la responsabilidad que el ocupante del cargo tiene, adems del trabajo normal y de sus atribuciones. 1.- Supervisin de personal. 2.- Material, herramientas o equipo. 3.- Dinero, ttulos o documentos. 4.- Contactos internos o externos. 5.- Informacin confidencial. - Condiciones de trabajo: se refiere a las condiciones ambientales del lugar donde se desarrolla el trabajo y sus alrededores. Evalan el grado de adaptacin del elemento humano al ambiente y al equipo, y facilitan su desempeo. 1.- Ambiente de trabajo. 2.- Riesgos.

En el proceso de anlisis y descripcin de cargos se han identificado los pasos siguientes:

1Determinar los objetivos del empleo del anlisis de cargos: el anlisis de cargos tiene diferentes finalidades por lo que resulta importante determinar con qu objetivos se realizar el mismo para definir los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear y la informacin de salida que se pretende obtener, as como orientarlos en funcin de delimitar los requerimientos humanos del cargo como base para desarrollar el proceso de seleccin. 2Elaboracin del modelo terico del anlisis: un paso metodolgico vital en el desarrollo de una investigacin es la modelacin del objeto, pues la misma refleja las concepciones tericas sobre las que se basa el investigador y sus conocimientos respecto al objeto. Por ello es necesario determinar los elementos, aspectos, factores o dimensiones que se valorarn en el desarrollo del anlisis del cargo, lo que determinar de forma directa la confeccin de los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear. 3Preparacin del personal que efectuar el anlisis: un elemento de vital importancia desde el punto de vista metodolgico, es la preparacin del personal que realizar el estudio, de ello depende en gran medida la calidad del trabajo. 4Definir los cargos que sern objeto de anlisis: es necesario, en funcin de la planificacin y organizacin del anlisis de cargos, definir aquellos que sern objeto de estudio, la cantidad de cargos y de ocupantes de los mismos, el tipo de cargo y fuerza necesaria, pues esta informacin condiciona los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear. 5Definir las fuentes de informacin a emplear: otro elemento que tiene incidencia directa en los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear en la obtencin de la informacin, son las fuentes que brindarn esta. Entre las principales fuentes a emplear se encuentran las siguientes: ocupantes de los cargos; jefes de los ocupantes de los cargos; ocupantes de cargos vinculados con el cargo objeto de estudio; expertos y la documentacin existente del cargo u otros similares y los manuales de normas y procedimientos, de funciones, calificadores. 6Involucrar a los participantes: el anlisis de cargos es un proceso donde la informacin se obtiene por personas y por las interrelaciones entre estas fundamentalmente. En esto desempean un papel central los ejecutores directos de la actividad, ya que son portadores de un gran cmulo de experiencias e informacin. 7Reunir la informacin existente sobre los cargos: es difcil que surja un cargo que no tenga un antecedente en otro cargo, o que no exista al menos uno similar en otras empresas. Por eso se hace necesario estudiar las experiencias y la informacin existente sobre los mismos, ubicndolo en la estructura de la organizacin dentro del conjunto de interrelaciones que sostiene con otros.

8Definir los mtodos, tcnicas e instrumentos a emplear en la obtencin de la informacin: el valor del proceso de anlisis, descripcin, especificacin y elaboracin de los perfiles de competencias de los cargos depende del grado de adecuacin en el empleo de los diferentes mtodos, tcnicas e instrumentos. Entre los principales mtodos y tcnicas empleados se encuentran: mtodo de observacin directa, mediante una serie de tcnicas e instrumentos como son las fotografas del da, guas de observacin y listas de comprobacin; la autobservacin a travs de los denominados diarios de trabajo; anlisis de documentos tales como manuales de trabajo, calificadores y otros; cuestionarios. 9Recogida de la informacin: en este aspecto es importante el rigor, la tica y la seriedad en la aplicacin y en el registro sistemtico de la informacin. 10Organizacin y procesamiento de la informacin: una vez aplicados los instrumentos y recogida la informacin, se procede a organizar la informacin obtenida y se computa la misma en una tabla de frecuencias 11Bsqueda de consenso sobre las descripciones: El anlisis de cargos debe dejar definido qu aspectos quedarn reflejados en las descripciones, valorando los acuerdos existentes sobre los criterios propuestos en la informacin obtenida. 12Confeccin de la descripcin del cargo: luego de haber concordancia sobre los principales objetivos, funciones, caractersticas del trabajo, valores organizacionales y exigencias de un cargo como elementos estructurales de las competencias se elabora sobre esa base la descripcin del mismo.