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Outlook 2010 的最佳作法 - Outlook - Office.

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Outlook 2010 的最佳作法
適用: Microsoft Outlook 2010

本文是由建立 Microsoft Outlook 2010 的產品研發小組因應客戶要求所
撰寫,而這也是撰寫本文最主要的理由。 Outlook 2010 設計用來供各種
工作需求與作風各異的廣大對象使用。雖然沒有唯一「正確的方法」,不
過我們知道在該程式中有幾種工作方式確實比其他方式容易。我們希望您
在瞭解最佳作法之後,能夠獲得 Outlook 的最佳使用體驗。
本指南呈現了我們針對如何充分善用 Outlook 2010 所做的建議。不過,
這不是完整的指南。內容只涵蓋少數幾個核心案例,幫助您配合自己的資
訊管理需求來運用 Outlook。
本指南預定提供給下列條件的人員使用:
• 在有大型 IT 部門的公司內工作。
• 一天會收到 30 封以上的電子郵件。
• 每天都要用很多時間使用 Outlook 2010 傳送/接收郵件,以及安排
或參加會議。
• 將 Outlook 2010 搭配 Microsoft Exchange Server 帳戶使用。
無論您的伺服器設定或組織規模為何,本文件都會很實用。

IT 系統管理員
句子前面若加上 Office 2010 標誌

,代表與其他 Microsoft Office

2010 產品 (如 Microsoft OneNote 2010 和 Microsoft SharePoint
Server) 相關。提及自動封存和 Outlook 資料檔 (.pst) 的句子,會標記有
檔案櫃的圖示

。若您的組織未部署這些產品或功能,可以忽略這些句

子,整體文件和工作流程也不會受到影響。

本文內容
做好時間管理的基本原則
設定 Outlook 2010:版面配置
資料夾
規則
待辦事項列
通知
類別
快速步驟
以四大原則整頓您的收件匣
每日檢閱:管理您的時間和工作
工作:執行您的工作
尋找郵件:有效搜尋
如何找到特定人員寄來的郵件
撰寫好的電子郵件
行事曆與會議
連絡人
常見問題集
參考資料
關於作者

做好時間管理的基本原則
Outlook 2010 這個工具可協助您管理電子郵件、行事曆、連絡人和工
作。因此它不只是通訊核心,也是時間管理的核心。若要充分善用
Outlook 2010,我們建議以下幾項基本原則:
• 減少郵件閱讀位置。運用一系列的規則,把所有需要閱讀的郵件全
部篩選到一個地方 (即 [收件匣])。
• 不需閱讀每封郵件。利用規則,將您需要閱讀的郵件傳送到 [收件
匣],然後讓其餘的郵件則原封不動地送到連絡人群組或通訊群組清
單、資料夾中 (連絡人群組資料夾)。您不需要 (在大部分情況下也不

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可能) 一一閱讀每一封傳給您的郵件。只有重要的郵件才應該送到
[收件匣]。其餘的郵件保留下來也有用處,例如日後您涉及到相關問
題時。
• 減少手動郵件歸檔位置。借助搜尋功能來尋找郵件,減少在腦中歸
檔的心神負擔。
• 運用四大原則處理郵件。閱讀郵件時,請決定郵件是否要:
• 刪除。
• 處理 (回應或歸檔以供參考)。
• 代理 (轉寄)。
• 延後處理 (使用類別和標幟),將其置於工作清單中,回頭再看。
• 把待辦事項清單縮減為一份。使用單一待辦事項清單及單一行事曆
來管理您需要做的事。
• 分批次工作。以類別協助您將類似的工作分為一組。
• 傳送郵件時,運用良好的判斷力。遵循寫好郵件的該做與不該做規
則。
• 定期檢閱您的行事曆和工作。
即使您未全盤採用本文所述的最佳作法,但只要依循其中幾點,就足以提
升您的 Outlook 2010 使用體驗。

設定 Outlook 2010:版面配置
依循下列最佳作法的第一步是設定系統,最佳化 Outlook 2010 的使用方
式。最佳作法包括:
• 將 [功能窗格] 開啟於左側。
• 把郵件放在 [交談] 檢視中,直接傳送給您的郵件就會自動格式化為
藍色。
• 把 [讀取窗格] 開啟於右側。
• 把 [待辦事項列] 開在最右邊。如果您的畫面解析度低於 1024 x 768
像素,可將 [待辦事項列] 最小化。
• 開啟 [快取 Exchange 模式]。
如需如何設定所建議版面配置的詳細資訊,請參閱常見問題集一節。

資料夾
最佳作法包括:
• 使用 [收件匣] 放置需要處理的郵件。[收件匣] 是用來放置直接傳送
給您、或是對您來說可能很重要而必須閱讀的郵件。
如果您會收到數個人之間來來回回的大量郵件,請將其改放在 [交
談] 檢視。否則,請使用日期排列方式 (預設排列方式)。您可以使用
自動格式規則,讓所有您是唯一收件者的郵件以藍色顯示。
• 使用 [收件匣] 下的單一參考資料夾,放置所有您日後可能需要回頭
參考的資料。沒有任何資料會自動歸檔到這個資料夾 (請使用規
則)。將這個資料夾命名為「1-參考」。加上 1-,會使其成為 [收件
匣] 下的第一個項目。這個資料夾建立在 [收件匣] 下,是為了方便
您摺疊 [收件匣],以及將其從檢視中移除。
請將此資料夾設定為每年自動封存一次。
附註

若此資料夾變得過大 (內含 10,000 個或更多項目),那麼當

您切換到此資料夾時,Outlook 2010 可能會變得很慢。
• 建立一個資料夾,專門放置與職涯有關、私密及個人的郵件。另外
建立一個資料夾來放置個人和職涯相關的資訊後,當有人站在您背
後時,您也可以很自由地搜尋郵件,而不必擔心個人機密郵件曝

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microsoft.Outlook .Office.aspx 2012/5/19 .Outlook 2010 的最佳作法 .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.com 頁 3 / 26 光。請將這個資料夾取名為「2-個人」。經理也可以建立一個名為 「3-管理」的資料夾,專門放置其對於員工的意見。 請將這些資料夾設定為每年自動封存一次。 • 建立一組資料夾,專門放置連絡人群組郵件。傳送到連絡人群組 (又 稱為清單伺服器或郵寄清單,或通訊群組清單) 的郵件,不一定都要 閱讀。這組資料夾是所有不會自動傳送到 [收件匣] 之連絡人群組郵 件的存放庫。您可以在 [收件匣] 下建立一個最上層資料夾,稱為 「連絡人群組」,然後針對連絡人群組的各個主題建立子資料夾。 通常,每個連絡人群組只要一個資料夾就足夠,不過,若您與好幾 個連絡人群組相關聯,不妨把所有郵件都傳送到同一個資料夾。 您可以摺疊最上層的「連絡人群組」資料夾,以免看到其下方資料 夾中尚未閱讀的郵件而分心。 附註 如果您需要閱讀連絡人群組中的每一封郵件,就不必為群組 建立一個資料夾。這些郵件都應該直接進入 [收件匣]。 如果連絡人群組資料夾有時間性,請將其設定為每六個月 (或更 頻繁地) 自動封存一次,例如,尋找共乘夥伴的連絡人群組應每天封 存一次。 • 建立一組資料夾專門放置 RSS 摘要。RSS 與連絡人群組資料夾集合 一樣,代表另一組有時候很有趣,但不見得必須一直閱讀,也不會 像直接傳送給您的郵件一樣急迫的資料。 Outlook 2010 會自動建 立這些資料夾。 搜尋資料夾 搜尋資料夾的功能很適合用來收集來自不同郵件和 RSS 資料夾的資訊。如 果您需要收集的資訊是儲存在不同的資料夾 (例如,在準備季度會議時), 搜尋資料夾的功能特別實用。 如果您收到大量郵件 (一天超過 200 封郵件),就很適合用搜尋資料夾的功 能來剖析不同寄件者的郵件。 我的最愛 (選用) [我的最愛] 可以讓您看到可能埋沒於郵件資料夾清單中的資料夾。 [我的最愛] 是郵件資料夾的子集,會顯示在 [功能窗格] 的頂端。就算不使 用 [我的最愛],也不會影響系統的運作,但是如果您的螢幕很小,不妨將 [功能窗格] 最小化,只要把郵件拖曳到最小化後的列,仍然可以順利將郵 件歸檔,此外還能執行一般搜尋,以及瀏覽至 [行事曆]、[連絡人] 和 [工 作]。 最佳作法是把下列資料夾歸到 [我的最愛] 中:[收件匣]、「1-參考」、[寄 件備份] 和 [刪除的郵件]。 規則 組織 Outlook 的目的是為了減少 [收件匣] 內不必要的「雜訊」,將最重 要的項目放在最上層。而規則在這個程序中可以協助您,根據您設定的準 則,將郵件移到資料夾內。規則會篩選傳送至 [收件匣] 的郵件,只留下必 讀的項目。 最佳作法是訂立下列規則 (如何設定這些規則的詳細資料請見本文結尾的常 見問題集): • 自動回覆 將沒有內容的會議回應全部移到 [刪除的郵件]。您可以 查看會議視窗內的追蹤索引標籤,看看誰已接受。 http://office.

com • 收件者:我 頁 4 / 26 任何直接傳送給您,或是將您列於 [副本] 行的郵件, 都會傳送到 [收件匣],不會由其他規則處理,即使該郵件同時送到 連絡人群組也一樣。 • 會議邀請傳送到 [收件匣] 所有的會議邀請 (即使傳送到連絡人群 組) 都應該傳送到 [收件匣]。 • 傳送的郵件延期 這項規則會將郵件延後一分鐘 (或更久) 傳送。使 用這項規則時,請確認郵件已經傳送,再關閉電腦。 附註 這是用戶端專用規則,並不適用於 Outlook Web App (OWA)。 • 連絡人群組 任何傳送到連絡人群組的電子郵件,都會傳送到連絡 人群組資料夾,除非其關鍵字建議這封郵件非常重要,在此情況 下,郵件會傳送到 [收件匣]。相似的多個連絡人群組應使用相同的 規則,並且歸檔到同一個資料夾。如果您是連絡人群組成員,且必 須閱讀每一封郵件,請勿為其建立規則。任何您必須閱讀的郵件都 應該直接傳送到 [收件匣]。 規則組織完畢後,應如下所示。 待辦事項列 [待辦事項列] 是 Outlook 2010 右側的面板。其中會顯示行事曆、即將來 臨的約會及整合工作清單,包括: • 需要回應的郵件 (加上標幟的郵件)。 • 需要通話的連絡人 (加上標幟的連絡人)。 • 突然要做的工作。 設定 [待辦事項列] 的最佳作法如下: • 顯示日期導覽 (預設為開啟)。 • 如果螢幕解析度小,或者當天沒有很多會議,僅顯示三個約會 (預 設)。 • 如果螢幕解析度大,或者每天有很多會議,顯示五個約會 (五個或更 多)。 • 顯示工作 (預設為開啟)。 顯示快速連絡人 (如果您有 Microsoft Office Communicator • 2007 R2,則可以使用這項功能,而且預設為開啟)。 工作的預設排列方式是依 [到期日],不過您可以根據您使用標幟的方式, 考慮把排列方式改為依 [開始日期]。如果您想要查看已推延至下星期一的 工作,請依 [開始日期] 排列。如果您想在工作到期日當天看到工作,請依 [到期日] 排列。 預設標幟 最佳作法是將快速點選標幟設定為 [今天] (這是預設值)。 通知 如果您會收到大量郵件,或者很容易受到內送郵件的通知音效干擾,建議 您關閉下列選項: • 郵件桌面通知 • Windows 工作列中 Outlook 圖示上顯示的信封圖示 http://office.Outlook 2010 的最佳作法 .microsoft.aspx 2012/5/19 .Outlook .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Office.

aspx 2012/5/19 .microsoft.Outlook 2010 的最佳作法 .com 頁 5 / 26 • 游標短暫地變成信封 • 上述所有設定的音效 如果要變更這些設定,請依序按一下 [檔案] 按鈕、[選項] 和 [郵件]。 清除 [郵件送達] 下的所有核取方塊。 類別 Outlook 2010 中的類別可讓您以多種方式管理項目。我們建議您建立下 列三種類別: • 專案 (可包含人員) • 主題 • 位置或活動 雖然類別不是本系統的必要項目,但是如果勤於使用,也會讓您工作起來 更加輕鬆。例如,它們可以讓您更輕鬆地識別出現在可以做的工作,並且 幫助您將類似的工作分成一組,好讓您一次全部處理。 如果要建立類別,請執行下列動作: • 在任何檢視中,在 [常用] 索引標籤的 [標籤] 群組中,按一下 [分 類],然後按一下 [所有類別]。 最佳作法是針對下列項目建立類別: • 您的各直屬主管與經理,針對下次見面時想要檢討的事項 (例如,將 類別命名為「1:1 經理」)。 • 各重要位置或參與的活動類型,以便您執行大量動作 (有助於工作的 管理),例如: • @通勤:針對能夠在公司與住家通勤途中進行的工作。 • @電子郵件:針對涉及電子郵件、會議或 Outlook 2010 任何功 能的工作。 • @住家:針對只能在家裡做的工作。 • @會議:針對準備會議時所需的項目。 • @離線:針對不在電腦上進行的工作 (例如影印文件)。 • @線上:針對僅能在線上或透過網頁瀏覽器完成的工作。 • @電話:針對您必須撥打或接聽的電話。 • @閱讀:針對僅需要閱讀、不必回應的工作。 這個類別很適合需 要閱讀、但不便立即閱讀的長篇內容郵件或附件。 • @正在等待:針對您正在等待回應,但是並沒有明確指示接下來 該做什麼的郵件或工作。 http://office.Office.Outlook .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.

com 附註 頁 6 / 26 您可以使用 @ 符號,在類別清單中突顯類別。在特定類別前面標 記 @,可讓這些類別維持在類別清單頂端,並提醒您在執行此工作時應在 何處 (例如,「@電話」是指「在電話旁」)。 • 每一個重要的主題或專案,以便您輕鬆找到指定主題的郵件,尤其 郵件沒有內文或主旨可讓您在搜尋時找到郵件的情況下。 • 必須今日完成、不能拖到隔天的重要項目。 附註 您可以在單一項目上套用多個類別,這一點與歸檔相反,歸檔時, 項目一次只能出現在一個資料夾內。 例如,您希望在回信前先與經理討論 的重要郵件,可以歸類到 「@電子郵件」類別和「1:1 經理」類別。 「快速點選」類別應是您最常套用的類別。 如果要設定「快速點選」類別,請執行下列動作: • 在任何檢視中,在 [常用] 索引標籤的 [標籤] 群組中,按一下 [分 類],然後按一下 [設定快速點選]。 如您所見,類別會讓郵件和工作在 [待辦事項列] 突顯出來,使搜尋更有效 率,並且協助您準備好開會。 附註 外寄郵件請小心分類,您的收件者也許會看到您的類別。 如果您 的收件者使用 Outlook 2010 或 Exchange Server 2010,他們就會看到 您所設定的類別。 快速步驟 快速步驟是 Outlook 2010 的新功能,可讓您只按一下 就能執行多個動作。它們是 很實用的工具,可協助您保 持收件匣的整齊,並通常可 讓您在使用 Outlook 時更有效率。您只要發現自己一直在 Outlook 中重 複同樣的步驟,不妨建立一個快速步驟。 附註 快速步驟只適用於郵件。 最佳作法是設定下列快速步驟。如需詳細資訊,請參閱利用快速步驟自動 化一般或重複性工作。 快速步驟 功能 使用時機 參考 將郵件標記為已讀取。 這是單鍵歸檔按鈕。 將其移到「1-參考」資料 夾。 個人* 將郵件標記為已讀取。 用來歸檔個人郵件。 將其移到「2-個人」資料 夾。 完成 將郵件標記為已讀取。 將郵件標記為已完成。 適用於您已回覆或處理的參考郵 件。 http://office.Outlook .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Office.Outlook 2010 的最佳作法 .microsoft.aspx 2012/5/19 .

Office.Outlook .microsoft.com 頁 7 / 26 將其移到「1-參考」資料 夾。 延期* 將郵件標記為已讀取。 適用於您稍後要處理的郵件。 將郵件標幟為今日工作 將其移到「1-參考」資料 夾。 *「個人」和「延期」等快速步驟不是預設的快速步驟。 選用快速步驟 除了上面所列的快速步驟外,視您的工作和日常活動而定,您可以建立下 列類型的快速步驟: 快速步驟 功能 使用時機 分類及移 動 將郵件標記為 已讀取。 您可以先將許多郵件分類,再歸檔郵件,以便日 後尋找。針對您常用的類別各建立一個快速步 驟。 將郵件分類。 將其移到「1參考」資料 夾。 標幟及移 動 將郵件標記為 已讀取。 為郵件加上標 幟。 您為項目標幟不同的日期,例如「明天」、「本 週」等。針對您常用的標幟各建立一個快速步 驟。 將其移到「1參考」資料 夾。 標幟、分 類及移動 將郵件標記為 已讀取。 您可以使用少許類別,協助您瞭解工作內容。範 例:@閱讀:標幟為明天,分類至 @閱讀類別。 為郵件加上標 幟。 將郵件分類。 將其移到「1參考」資料 夾。 參考及移 動 將郵件標記為 已讀取。 您經常轉寄電子郵件 (文章等) 給其他人。 建立「轉寄以 供參考」的郵 件。 將其移到「1參考」資料 夾。 代理 將郵件標記為 已讀取。 您現在收到的郵件其實是傳送給別人的。 針對特定人員 建立轉寄郵 件。 將其移到「1參考」資料 夾。 工作 建立帶有附件 的工作 對於加上標幟的郵件,您需要更多內容。 刪除郵件 連絡人群 組 將郵件標記為 已讀取。 將其移到連絡 人群組資料夾 (或是特定的 連絡人群組資 料夾)。 回覆及刪 除 開啟回覆視 窗。 刪除原始郵 件。 由於規則的緣故,[收件匣] 中不慎收到來自於連 絡人群組的某些郵件。範例:您建立一個規則, 將來自連絡人群組的所有郵件歸檔到一個資料 夾,但內文中任何位置有 bar 這個字的郵件除 外。有時候,有人傳送一封含有 bar 這個字的郵 件到連絡人群組,但其實與您無關。 您經常收到立即性的郵件需要回覆,但隨後您就 不需要這封原始郵件。例如:「嘿!要去吃午餐 嗎?」。您回覆:「當然好!」 您開始建立快速步驟之後,會發現還有其他方法可以減少完成某件事所需 的點擊次數。只要您發現自己一直重複做同一件事,不妨建立一個快速步 驟。而且,您應隨著專案變更來更新快速步驟,這樣才會做到真正該做的 事。 http://office.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook 2010 的最佳作法 .aspx 2012/5/19 .

Outlook .com 頁 8 / 26 以四大原則整頓您的收件匣 系統設定之後,就可以開始管理內送郵件。將 [收件匣] 設定為接收重要郵 件的中心位置後,可確信其中每個項目都是您需要處理的郵件並一一瀏 覽。 對於 [收件匣] 中的每一封郵件: • 如果不重要,請立即刪除。 • 如果可以在兩分鐘之內完成,請馬上處理 (回覆、歸檔、打電話 等)。 • 如果不是給您的郵件 (或如果可以的話),請代理 (轉寄)。 • 如果需要處理,但會花費兩分鐘以上的時間 (包括閱讀),則延後處 理 (推延郵件)。 如果需要參考這封郵件 (即使您已決定延後處理),請移到參考資料夾。目 的在於減少您接觸每封郵件的次數。 刪除 刪除不需要讀取的郵件。如果是垃圾郵件,請刪除。 如果您不想再收到此交談的任何郵件,請忽略。 馬上處理:2 分鐘衝刺 您會很驚訝地發現在兩分鐘內可以完成什麼事。舉例來說,很多郵件就可 以在 2 分鐘以內回覆。但是如果處理一封郵件要超過兩分鐘,那就延後處 理吧。若要感受兩分鐘有多久,請自行計時。 郵件處理完畢之後,請執行下列其中一項: • 如果後果不嚴重,請刪除。 • 使用快速步驟將其歸檔到參考資料夾 (例如「1-參考」)。 如果要記錄您曾做過的事,尤其是為了年度檢討的目的等,請使用「完 成」快速步驟 (這個步驟也會把郵件標記為已完成)。 代理 有時候您會收到其實是要由他人處理的郵件。在這些情況下,請回覆該郵 件,並在 [收件者] 行包含您代理其職務的人員。如果您發現自己經常這麼 做,不妨建立快速步驟,以回覆郵件並在 [收件者] 行新增所代理的人員。 如果您稍後要追蹤,請在傳送前先加上標幟來提醒自己。在 [待辦事項列] 中,將這項工作標記為「@正在等待」類別。 延後處理 何時該延後處理郵件 延後處理郵件是指稍後有空時再檢閱。 延後處理郵件的原因: • 無法在兩分鐘內處理完畢。 • 必須花點時間閱讀。 • 需要謹慎回應。 • 必須在另一個程式中採取其他動作 (例如,「需要新增至 <名稱> 文 件」)。 如何延後處理郵件:加上標幟 如果您決定沒空立即處理郵件,可以將其加上標幟: http://office.aspx 2012/5/19 .Outlook 2010 的最佳作法 .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.microsoft.Office.

Outlook 2010 的最佳作法 .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.microsoft.com 頁 9 / 26 • 如果您必須今天處理,請將其標幟為 [今天] (只要在標幟上按一下滑 鼠左鍵即可)。 • 如果您要延期更久,請在其上按一下滑鼠右鍵,標幟為更晚的日 期。 • 如果您需要多次參考郵件,希望能夠方便存取,請將其拖曳到 [待辦 事項列] 的 [稍後] 群組。如果您沒有 [稍後] 群組,請在工作上將 [開 始日期] 標幟為未來 100 年。(請少用此標幟,以免過於普遍)。 • 如果是短期內需要用到的項目,請將其標幟為 [沒有日期],以便顯 示在 [待辦事項列] 頂端。請謹慎使用這個群組,並且定期清除,因 為它位於工作清單頂端。 除了為郵件加上標幟之外,您還可以: • 新增適當的類別。 • 按一下「參考」快速步驟,將郵件標記為已讀取 (如果尚未這麼 做),然後歸檔到參考資料夾 (「1-參考」)。 如果您發現自己一直重複套用相同的類別和標幟,請建立一個新的快速步 驟,以加上標幟、分類和歸檔。 項目加上標幟後,就會出現在 [待辦事項列]。加上標幟並歸檔到參考資料 夾後,就表示您已經處理過,現在可以移到檢視外。但因為它在工作清單 中,因此您可以移到下一封郵件,因為您知道稍後還會回到已標幟的項 目。 如果您要在已標幟項目上新增其他資訊 如果郵件主旨行提供的內容不夠,您可以根據需要新增的資訊量來執行下 列一項: • 在 [待辦事項列] 按一下工作,或者以滑鼠右鍵按一下工作,然後選 取 [重新命名工作],以變更工作的名稱。變更工作的名稱時,不會 變更郵件的主旨,但卻能讓您更容易地瞭解下一個工作是什麼。 • 建立內含郵件作為附件的工作。 您也可以新增類別,讓您清楚看到下一個動作在哪裡。快速掃視內含已分 類工作的 [待辦事項列],可讓您知道哪一個工作可以立即採取行動 (「@辦 公室」)、哪些工作是您在等待其他人的動作 (「@正在等待」),以及會議 的主題是什麼 (「@會議」)。 何時處理您延後的工作? 處理完郵件之後,就可以處理工作清單了。這也就是您回應已延後處理之 郵件的時候。 歸檔 有時候您會收到目前不需要採取行動、但未來可能需要的郵件。隨附指示 的郵件就是一例。您可以按一下「參考」快速步驟,將這些郵件歸檔在參 考資料夾中 (「1-參考」)。若新增類別 (例如「@專案」),就能讓您在稍 後需要時更容易找到郵件。請在使用快速步驟歸檔之前完成此步驟。 郵件處理完畢之後,您應有整齊的 [收件匣],並能將焦點切換至行事曆和 工作。 每日檢閱:管理您的時間和工作 最佳作法是每天早上撥出時間管理您的工作清單和行事曆。這包括: • 檢閱當天和當週的約會和會議。 • 檢閱您的工作並調整。 • 將約會新增至行事曆中,以騰出時間來完成工作。 拒絕他人 您檢閱行事曆和工作清單時,對於您可以完成的工作,請保持實際一點的 態度。有時候,這代表您應拒絕他人。以下是幾種拒絕他人以爭取時間的 方法: http://office.Office.Outlook .aspx 2012/5/19 .

Outlook 2010 的最佳作法 .microsoft.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Office.com 頁 10 / 26 • 拒絕您不需要參加的會議。沒錯,您可以這麼做。 • 刪除您不需要做或您知道您不會做的工作。 • 傳送郵件,讓對方知道您正在回應 (同時務必在傳送時加上標幟,以 提醒自己)。最好讓他人知道您會在某個確定日期之前回應,而不是 讓他人認為您忘了他的要求。 行事曆管理 現實情況是,如果您一天都排滿了會議,能完成工作和撰寫郵件的時間就 變少,因此請把工作移到其他日子。 如果工作需要花很長的時間執行,或是您必須執行的工作 (而不是您決定不 需要做的工作),請將其從 [每日工作清單] 拖曳到行事曆,把時段預訂下 來。 建立工作的方式 當您瀏覽行事曆和工作時,難免會開始想到更多必須做的事。以下是幾種 在 Outlook 中建立工作的方法: • 為郵件加上標幟。 • 在工作清單頂端的 [輸入新工作] 方塊中輸入。 • 使用鍵盤快速鍵 Ctrl+Shift+K 建立新的工作。 • 如果您正在開車,請使用行動裝置或行動電話的語音備忘功能來記 錄您的工作 (若此行為合法且安全),稍後再將其抄寫到 [待辦事項清 單] 中。 • 如果您正在開會,請在 OneNote 中記下筆記。OneNote 中加 上標幟的項目會顯示在 Outlook 2010 工作清單中。 管理工作的方式 以下是協助自己處理工作的方法: • 在 [待辦事項列] 或工作清單頂端的 [輸入新工作] 方塊中、或 [每日 工作清單] 的空間中輸入工作,或者按一下功能區的 [新工作],以新 增工作。 • 清理不需要做的工作。工作清單是重要的空間,請保持整齊,否則 其功效將會消失。 針對您要保留的已標幟郵件,請按一下 [從清單 移除],或者只要按下 Delete 即可。 • 將已完成的工作標記為已完成,以便從 [待辦事項列] 中移除。 • 變更已標幟郵件的工作主旨,讓工作更好處理。例如,已標幟郵件 的主旨行「無法透過鍵盤變更群組成員資格」應重新命名為「回覆 萊姆」,此為這項工作的下一個動作。如果要變更工作主旨,請按 一下 [待辦事項列] 中的項目並輸入新主旨,或者按一下滑鼠右鍵, 再按一下 [重新命名工作]。變更工作主旨並不會變更郵件的主旨。 只有您在工作清單中看到的主旨會變更。 • 套用類別可協助您識別執行下一個步驟的位置,以及突顯某些工 作。 • 重新排列工作,將類似的工作 (例如有相同類別的工作) 分在同一 組。如果要移動工作,請在工作清單中按一下並拖曳工作。如此一 來,您就可以一併處理類似的工作。 • 將 [每日工作清單] 和 [待辦事項列] 中的工作拖曳到您打算執行工作 的日期。如果是需要花點時間的工作,請將工作拖曳到行事曆,撥 出時間完成這些工作。 雖然有條理是很好,但也不要花太多時間在工作清單的優先順序排列與管 理上。管理工作清單的程序不應該佔用您的生活! 使用您的行事曆:建立約會來管理您的時間 請記住:時間永遠不夠用。 http://office.aspx 2012/5/19 .Outlook .

com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook .com 頁 11 / 26 若要妥善管理時間,必須花時間處理郵件、管理約會和工作,以及思考您 必須做什麼。 您可以在行事曆上,為自己排程一般約會和會議的時間。行事曆應視為實 際的時間規劃,如果已經排程,就應該按表操課。 請撥出時間來: • 處理郵件。如果您會收到大量郵件,撥出時間處理郵件就特別重 要。即使您已設定規則,只讓重要郵件出現在 [收件匣],但還是需 要時間處理那些郵件。 秘訣 處理和讀取郵件時,可以按一下狀態列上的 [讀取] 按鈕 , 將 [功能窗格]、[待辦事項列] 和功能區最小化,別讓畫面太過雜亂。如果 要重新開啟所有項目,請按一下 [標準] (就在 [讀取]) 的左側。 • 每日每週檢閱您的工作和約會。檢視行事曆和工作,並根據您的優 先順序來評估約會與工作。如果行事曆中有很多項目,此時您應 該: • 清除衝突的約會,因為您無法同時出現在兩個地方。 • 排定工作時間。 • 思考您目前在做什麼、您的時間是否花得值得,以及您的優先順序 設定是否正確。 • 定期與經理會面。定期與主管會面可協助您說明目前的工作,並在 必要時重新設定優先順序。如果要設定定期或週期性會議,請按一 下 [週期性] 。 工作:執行您的工作 每週檢閱 查看整體的時間與工作,可以協助您將重要工作排在較不急迫的工作前。 這有助於他人清楚瞭解能切合實際地預期您完成什麼工作,而哪些是不切 實際的預期。檢閱過去一週及未來一週,也有助於準備您與經理的每週會 議,或者準備進度電子郵件。 在哪裡執行工作 處理郵件之後,在 Outlook 中執行工作 (回覆郵件等) 的最佳位置是 [工 作]。切換到 [工作] 後,您將不會因為不斷傳送至 [收件匣] 的郵件而分 心。 大量處理工作 當您瀏覽工作清單和行事曆時,請將類似的工作一起執行。比方說,如果 您只有幾分鐘的時間,就趁這幾分鐘打所有的電話 (如果只有幾通電話要 打)。您有更多心力時,就處理需要耗費大量心力的工作 (對某些人來說, 可能是指回應郵件)。不需耗費太多心力的工作 (像是讀取狀態郵件等),在 一天中較晚的時間或心力較少時再做。「大量處理」工作的方式可以讓所 有專案同時都有進展。 大量處理工作的方法之一是變更排列方式,把 [排列: 開始時間] 變更 [排列: 類別]。您可以按一下 [排列:] 標題,再按一下 [類別]。 附註 如果您有工作會使其他人無法完成其工作,請先從那些工作開始做 起。 http://office.Office.aspx 2012/5/19 .microsoft.Outlook 2010 的最佳作法 .

com 頁 12 / 26 完成工作 完成工作之後,請將其標記為已完成。 Outlook 2010 會自動保留已完成 工作的清單。這份清單是已完成工作的實用摘要。如果您不需要保留工作 或郵件的記錄,請刪除它,或者清除標幟。 離線工作 如果您有許多工作要做,不妨考慮離線工作,避免不斷傳入的郵件而分 心。 當您在線上和離線工作之間切換時,Outlook 設定檔中的所有電子郵件帳 戶都會變更。 • 在 [傳送 / 接收] 索引標籤上,按一下 [喜好設定] 群組中的 [離線工 作]。 當您離線工作時,[離線工作] 命令會以醒目提示。 按一下醒目提示的 [離線工作],即可回到線上模式。 尋找郵件:有效搜尋 如何找到特定人員寄來的郵件 如果您要尋找來自於特定人員的郵件,請按一下參考資料夾 (例如「1-參 考」) 中的 [搜尋] 方塊,然後按一下 [搜尋] 索引標籤中的 [寄件者]。 輸入人員的名稱。 http://office.aspx 2012/5/19 .microsoft.Office.Outlook .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook 2010 的最佳作法 .

aspx 2012/5/19 .com 頁 13 / 26 或者,開始時輸入名稱,再按下向下鍵,選取 [寄件者],縮小搜尋範圍。 如何找到含有附件的郵件 若要找到含有附件的郵件,請按一下 [搜尋] 方塊,然後在 [搜尋] 索引標籤 上按一下 [含附件]。 所有搜尋字詞都具有累加性,因此如果您要尋找由某人寄來且含有附件的 郵件,請按一下功能區的命令 ([寄件者]、[有附件]),以建立您的搜尋。 在整個信箱中尋找郵件 有時候,只搜尋參考資料夾是找不到郵件的,例如您傳送出去的郵件,或 是歸錯檔的郵件就找不到。 在這些情況下,請先從任何資料夾開始搜尋 ([收件匣]、「1-參考」等),然後按一下 [請在 [所有郵件項目] 中再搜尋一 次]。 您也可以按一下 [搜尋] 索引標籤上的 [所有郵件項目]。 如果您懷疑要找的項目可能是在已接受的會議邀請中 (因此是在您的行事曆 內),請嘗試將搜尋範圍擴大為 [所有 Outlook 項目]。 如果您發現經常搜尋整個信箱,您可以移至 [Backstage 檢視],將預設搜 尋範圍設定為一律搜尋所有資料夾。 1.Outlook 2010 的最佳作法 . 按一下 [結果] 下的 [所有資料夾]。 停止搜尋 當您找到要找的項目,並且準備繼續進行下一個工作時,請按一下 [搜尋] 方塊旁的 ,或者在 [搜尋] 索引標籤的 [關閉] 群組中,按一下 [關閉搜 尋]。 http://office.Office. 按一下 [搜尋]。 3.Outlook .microsoft. 按一下 [檔案] 索引標籤,再按一下 [選項]。 2.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.

com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook 2010 的最佳作法 .com 頁 14 / 26 撰寫好的電子郵件 下列規則會讓您看起來很專業,並且將郵件傳送出去。 撰寫好電子郵件的基本規則:該做 • 傳送前先閱讀一次。 • 主旨具描述性並以動作為導向。例如「銷售小組:請傳送建議的董 事會退修會日期」,其中「銷售小組」是指群組名稱,而「請傳 送」就是動作。其他有用的字首還包括「FYI:」和「需要採取行 動」。 • 如果需要採取動作,請在 [主旨] 方塊陳述要採取什麼動作。 • 如果交談的主題有變,則變更郵件的主旨。 • 所有郵件保持簡短扼要。 • 組織郵件內容,從最重要的寫到最不重要的。 • 重要資訊不妨採用粗體。 • 將動作項目或問題置於另一行,以突顯內容並吸引注意力。 • 提出問題時,將人員的名稱以粗體表示。例如:「萊姆:專案進度 如何?」 • 將郵件收件者人數限制為需要讀取郵件的收件者。 • 將需要接獲通知的人員列入 [副本] 行。 • 將需要回應或採取動作的人員列入 [收件者] 行。 • 在適當的時候使用簽名,但是簽名要簡短專業,而且儘量不要使用 圖形。 • 如果您希望對方立即回應,請不要傳送郵件。請打電話或 傳送立 即訊息。 • 如果電子郵件交談中超過 10 封郵件,但還是沒有解決方案,請考慮 召集會議來討論問題。電子郵件不一定是有效解決複雜問題的工 具。選取郵件後,在 [常用] 索引標籤的 [回覆] 群組中,按一下 [會 議]。 • 認可需要進一步回應的郵件。如果您太過忙碌,無法馬上完整答 覆,也要讓寄件者知道您正在研究問題,稍後會在特定的時間或日 期之前回覆。同時為郵件加上標幟,以提醒自己稍後要處理。 • 謹慎使用使用 [高重要性] 。 • 如果您提出問題,而且有數個人都可能回應,請僅選擇傳送給一個 人,而不要傳給整個群組。 http://office.microsoft.aspx 2012/5/19 .Office.Outlook .

com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook .aspx 2012/5/19 .microsoft.Outlook 2010 的最佳作法 .com 頁 15 / 26 待處理:傳送時加上標幟 當您傳送郵件給某人,而且需要對方回應時,請執行下列動作: • 傳送時請加上標幟,以提醒自己。 • 變更 [待辦事項列] 中已加上標幟之郵件工作的名稱,改為以「待處 理」開頭。 • 將其標記為「@正在等待」類別。 • 當您執行這三個步驟時,就會知道下一個動作是傳送另一封郵件, 或是等待回應。 秘訣 提醒自己再傳送一封郵件,通常比為郵件加上標幟來提醒收 件者來得有效。同樣的,當您在郵件中承諾要做某件事時,請為自 己加上標幟,讓 [待辦事項列] 中有一項工作來提醒您。 撰寫好電子郵件的基本規則:不該做 • 不要使用信箋。 • 不要傳送每封郵件時也都傳送給您的經理。 • 不要在生氣時傳送郵件。建議寫好後先儲存在 [草稿] 資料夾,稍後 再回頭檢查。 • 如果傳送的郵件內容很長 (兩個段落以上),別預期對方會快速回 應。 • 傳送第一封郵件之後,別在一天之內再傳送追蹤郵件。如果您沒有 及時獲得回應,不妨改用電話或 立即訊息。 • 不要在傳送的每封郵件中使用讀取回條或送達回條。只有當您不確 定收件者是否會收到郵件時才使用。 • 不要在傳送的每封郵件加上標幟或 。收件者會漸漸學到要忽略 它。 • 不要全部大寫。 • 不要傳送附件,改為傳送連結。 這項規則尤其適用於會議邀請,因 為附件會大幅佔用伺服器配額。 • 不要展開通訊群組清單。展開通訊群組清單後,會讓郵件很難閱 讀,並導致使用規則的人將其置於錯誤的郵件資料夾。 • 不要用諷刺挖苦的口昒。您的幽默感可能會遭到對方誤解。 • 不要寫您不希望讓全公司看到的內容。您永遠不會知道這些郵件最 後會傳到誰手上。 • 不要使用讓人難以閱讀的草寫或「有趣」字型。 • 不要使用紅色字型,因為難以閱讀,而且可能會解讀為極為重要的 意思。 • 不要針對連絡人群組使用 [全部回覆] 來要求將您移除。千萬不要。 給連絡人群組的建議 (連絡人群組舊稱為「通訊群組清單」) 如果您要回應很大的連絡人群組,請遵循郵件的該做與不該做規則。 如果您需要更多資訊,或者正在個別調查問題,請回應給整個連絡人群 組,讓每個人知道您有回應,然後個別回覆給個人。問題解決之後,請務 必回應連絡人群組。這樣一來,連絡人群組的其他成員也能參考這個解決 方案。 如何重新導向人員 如果有人傳送郵件至您所屬的連絡人群組,而那封郵件最好由其他人或另 一個連絡人群組回覆,請執行下列動作: • 回覆時,請在 [收件者] 行列出正確的連絡人群組或人員。 • 將回覆傳送給正確的連絡人群組或人員。 http://office.Office.

Outlook 2010 的最佳作法 . 在郵件中提及您有內置註解。例如,加上「請參閱下方的其他註 解」這一句。 2.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562. 區隔您的文字與原始郵件。其他建議還包括: • 變更字型色彩。 • 前面加上您的名稱或縮寫,並以括弧括住,例如 [方史分]。 • 將字型改為斜體、粗體,或粗體加斜體。 3. 不要刪除任何不是您寫的內容。 如果您只要針對冗長郵件的一小部分內容加上註解,請將郵件的那一部分 複製到您的回信、改用不同的顏色,並使用引號括住這段引文,然後輸入 您的回應。 何時使用密件副本 如果您在郵件的 [密件副本] 方塊中加入收件者的名稱,郵件的副本會傳送 給該收件者,但郵件的其他收件者並不會看到該收件者的名稱。 當您認為有些人不必再收到電子郵件,或者如果交談主題已變更,請使用 密件副本功能,將那些人從電子郵件交談中移除。 例如,若您是收到問題的五個人之一,而且您想要回答問題,請將其他四 個人移到 [密件副本] 行,然後寫上「密件副本傳給卡瑟、亞力、建宏和 瓊 安。以下是答覆…」。以後的郵件就只會在您和原始寄件者之間傳送。 不要使用 [密件副本] 讓第三方 (例如您的經理) 知道機密訊息。密件副本收 件者可能沒有發現自己收到的是密件副本,並回覆給所有人,導致他人知 道他收到密件副本郵件。這很可能會讓您背上暗中搞鬼的惡名。 請不要使用密件副本通知第三方問題,而是在傳送郵件之後再轉寄給第三 方。 行事曆與會議 何時適合召開會議? 請在下列情況下召開會議: • 新小組的人員首次合作。 • 已在數幾個人之間傳送 10 封以上的超長郵件。 • 需要討論、腦力激盪或共同作業。 • 當會議是讓事情順利進展的最有效方法時,就召開會議,並在召開 會議前釐清會議的目標。 http://office.microsoft.Outlook .com 頁 16 / 26 • 不要將原始連絡人群組放在 [密件副本] 行,因為如此一來其他人的 規則將不會篩選您的郵件。反之,請將連絡人群組留在 [收件者] 或 [副本] 行上。 • 如果您正在轉換至新職務,並且發現您經常重新導向人員,請設定 快速步驟。 如何從連絡人群組移除 如果您從想退出的連絡人群組收到郵件,請傳送郵件給您的網路系統管理 員或該連絡人群組的擁有者,要求他們將您移除。不要回覆整個連絡人群 組。如果要尋找連絡人群組的擁有者,請按兩下 [收件者] 行上連絡人群組 的名稱。 如何使用內置註解 將內置註解新增到您收到的郵件,可以方便您回答問題和直接回應問題。 最佳作法是執行下列動作: 1.aspx 2012/5/19 .Office.

microsoft.Outlook .Office.aspx 2012/5/19 .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.com 頁 17 / 26 邀請誰 只邀請需要參與的人。多邀請一個人參加會議,都會使會議更複雜,更難 控制。另一方面,如果需要做出決策,請確定所有關鍵關係人都在場,否 則開會就是浪費時間和資源。 如何選擇會議時間 您可以在行事曆中查看受邀者的空閒/忙碌資訊,選擇大家都可以開會的時 間。使用 [排程小幫手] 來檢視所有與會者的可與會時間。 空閒/忙碌方格會顯示與會者的可與會時間。綠色垂直線代表會議的開始。 紅色垂直線代表會議的結束。 若要在撰寫會議邀請時檢視 [排程小幫手],請執行下列動作: • 在 [會議] 索引標籤上,按一下 [顯示] 群組中的 [排程小幫手]。 [會議室尋找工具] 窗格包容建議的會議最佳時間 (也就是大部分與會者有空 的時間)。如果要選取會議時間,請在 [會議室尋找工具] 窗格的 [建議的時 間] 區段中,按一下建議時間,或是在空閒/忙碌方格上挑選時間。 附註 如果 [會議室尋找工具] 窗格沒有出現,請在 [會議] 索引標籤的 [選 項] 群組中,按一下 [會議室尋找工具]。 如果您發現經常與同一群人開會,請在 [功能窗格] 中建立一個群組,好讓 您更容易看到人員的空閒-忙碌資訊。這些群組也可包含會議室,讓您更谷 易找到可用來開會的會議室。 如果要建立行事曆群組,請執行下列動作: • 在 [行事曆] 的 [常用] 索引標籤上,按一下 [管理行事曆] 群組中的 [行事曆群組],然後按一下 [建立新的行事曆群組]。 何時親自與會,何時遠端開會 在下列情況下,要親自與會: • 小組第一次合作。 • 需要展示或傳閱非電子格式的項目。 • 腦力激盪會議。 • 密切共同作業會議。 • 並非每一個人都有電話、 Office Live Meeting 或適當的電子會 議軟體與設備。 http://office.Outlook 2010 的最佳作法 .

.Office.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook 2010 的最佳作法 .Outlook .microsoft..aspx 2012/5/19 .com 頁 18 / 26 如果大家都有,不妨使用 Live Meeting 開會,或者利用電話開會。 秘訣 如果您要出差到開會地點,請在行事曆上的會議前後排程旅行時 間。 如何處理相關的文件 在準備會議時,通常在開會前或開會時,會共用一些文件。 如果所有與會者都能連線公司網路,請將文件放在 SharePoint 網站或 共用網路磁碟機上。 如果有任何與會者不是公司的內部人員 (例如,沒有權限可以存取您內 部網路的廠商),不妨使用 SharePoint Workspace。 不要在會議邀請中傳送附件。 準備議程:讓「工作」協助您 • 「@會議」是議程項目的放置中心 。 建立一個工作,將它標記為「@會議」類別,然後將開始日期或到 期日設定為會議當天的日期。當會議日期逐漸接近,討論議題逐漸 出籠時,只要有任何註解、分項和想法,就一一新增到工作上。這 項工作就成為您的會議議程。 會議結束之後,請將這個工作標記為完成,然後針對您的動作項目 建立新工作。 • 如果您想要討論一組郵件或只討論一封郵件. 如果您正與其他人共同作業,或只想有更多空間來記錄您的想 法,不妨考慮使用 OneNote 筆記本,以透過 SharePoint 網站共 用或本機伺服器共用。 OneNote 2010 所提供的筆記體驗比 Outlook 2010 工作更加豐富。 在開會期間:如何共同作業 開會時採用的共同作業工具視與會者的位置和存取權而定。 如果您要針對一份文件共同作業,而且所有與會者都在同一個會議室裡, 請使用 Word 的追踨修訂和註解功能。 如果您在發表簡報,而且有些與會者是在遠端參與,請使用 Microsoft Lync 的線上會議與聊天功能。如果會議不是那麼正式,則使用 Microsoft Lync 群組聊天功能加入每個人,然後共用您的桌面或第二部顯示器: http://office. 如果有郵件想要在會議上討論,請將該郵件標幟為會議當天,並且 標記為「@會議」類別。 如果您有三封以上的郵件要討論,不要每封都加上標幟,因為會使 工作清單顯得凌亂。請改而使用會議名稱建立新工作:以滑鼠右鍵 按一下郵件,將其拖曳到新工作上 (即時複製)。將這個工作標記為 「@會議」類別。 • 如果您希望有更多空間來記錄您的想法...

Outlook 2010 的最佳作法 .Office.com 頁 19 / 26 如果您想要以較為臨機操作的方式共同作業,可以使用 OneNote,在 單一筆記本中記筆記。如果筆記本不是共用的筆記本,請在會議結束後, 以郵件傳送筆記。 如果您要記錄筆記或會議記錄,也可以使用 OneNote,將 Outlook 的 會議詳細資料插入筆記中。會議結束之後,您可以將筆記以郵件傳送給與 會者。 如何結束週期性會議 當一系列會議結束時,您可以不取消會議 (這會移除會議的所有歷史記 錄),而是變更週期模式,在最後一次會議時結束。若要這麼做,請按一下 [週期性] 按鈕,然後變更結束日期。 何時及如何共用行事曆 您不見得需要分享您的行事曆,因為組織中的每個人都能看到您何時有空 或忙碌,但不一定需要看到會議和約會的內容或主旨。不過,如果您希望 小組能夠看到您所有的會議和約會,可以很容易就與小組共用您的行事 暦。 您可能會想請他人代表您管理行事曆,例如,請一位助理幫您接受或拒絕 會議。這時候,您可以委派他人代理您的行事曆。如果您要委派他人代理 您的行事曆,只要選擇一個人就好:別讓所有人成為您行事曆的代理人。 委派多位代理人容易使行事曆出錯。 您可以為群組活動建立每個人都能存取的 SharePoint 行事曆,而不是 共用您的行事曆。例如,在 SharePoint 網站上建立行事曆來追蹤群組的 休假排程。 當您要和看不到您空閒/忙碌資訊的人 (例如公司外部人員) 安排會議時,請 以郵件傳送您的行事曆。 附註 您的行事曆是否共用,取決於系統執行的 Microsoft Exchange Server 版本,以及系統管理員如何設定伺服器。 連絡人 在公司環境中何時使用 Outlook 2010 連絡人 即使您任職的公司使用全域通訊清單,但偶爾您也會想把連絡人保留在 Outlook 2010 中。您可以針對下列人員建立連絡人: • 公司外部人員。 • 您要記住其相關事情,或是想要在其連絡資訊新增資訊 (例如生 日)。 • 您想要將其同步處理到您的行動電話,尤其是如果您的行動電話沒 有連線到公司通訊錄,或您沒有連線時。 何時在 Outlook 2010 中建立連絡人群組 當您想更輕鬆地傳送郵件給公司外部的一群人時,可在 Outlook 2010 中 建立連絡人群組 (先前稱為個人通訊群組清單)。至於公司內部的所有群 組,則建立公用連絡人群組 (請向 IT 系統管理員請教作法)。 常見問題集 什麼是快速步驟? 快速步驟是 Outlook 2010 的新功能,可讓您只按一下就能執行多個動 作。它們是很實用的工具,可協助您保持收件匣的整齊,並通常可讓您在 使用 Outlook 時更有效率。您只要發現自己一直在 Outlook 中重複同樣 的步驟,不妨建立一個快速步驟。 附註 快速步驟只適用於郵件項目 (例如 [收件匣] 內的項目)。 為何讀取窗格要顯示在右側,而非底部 (或關閉)? http://office.aspx 2012/5/19 .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook .microsoft.

按一下 [進階檢視設定] 對話方塊中的 [設定格式化的條件]。 3. 在 [設定格式化的條件] 對話方塊中按一下 [新增]。 4.Outlook 2010 的最佳作法 . 在 [字型] 對話方塊的 [色彩] 下按一下 [藍色],然後按一下 [確定]。 6. 在 [檢視] 索引標籤上,按一下 [目前檢視] 群組中的 [檢視設定]。 2.Outlook .microsoft.com 頁 20 / 26 比起在寬而短的欄中閱讀文字,在長而窄的欄中閱讀文字更容易。這是因 為把眼睛往下移動,比由左向右長距離移動更容易,後者的動作會動到頭 部和頸部,因此會讓您感到疲勞。建議您開啟讀取窗格,這樣就不必一一 開啟每一封郵件來閱讀內容。 如何處理不再需要的資料夾? [功能窗格] 資料夾清單應該保留供常用的資料夾使用。如果滿是您根本無 法識別的資料夾,請將所有郵件移到參考資料夾,然後刪除現有資料夾。 如何將所有只傳送給我的郵件變成藍色? 1.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562. 在 [名稱] 方塊中輸入「我」,然後按一下 [字型]。 5. 在 [設定格式化的條件] 對話方塊中按一下 [條件]。 7.Office. 在 [篩選] 對話方塊中,選取 [唯一的收件者] 旁的 [我是] 核取方塊, 然後在每個開啟的對話方塊上按一下 [確定]。 我何時應使用交談檢視? 交談檢視在下列情況中很實用: • 您不常檢查郵件,因此一次要看較多郵件。 • 您有很多郵件往來含有大量往來討論內容。 • 您需要查看誰回覆誰的內容。 • 您會收到大量郵件。 在交談檢視中檢視郵件,就可以很輕鬆地看到哪些交談的往來討論最多。 這時候,您可能只想閱讀並回覆交談中的最後一封郵件。您也可以選取並 處理整個交談。例如,可能有一長串系列的郵件,而最後一封只簡單寫 著:「謝謝你的回答」,這時候只要刪除整個交談就行了。 您在交談檢視中時,也可以查看其他資料夾中的郵件,而這個功能在您收 到冗長交談的新郵件時非常實用,因為您可以看到整個歷程記錄,包括您 的回覆。 是否應將個人郵件和公司郵件放在一起? 減少郵件閱讀位置並不表示您應將工作和個人郵件混在一起。最佳作法是 工作和個人通訊使用不同的郵件帳戶。不過,您應減少必須處理的電子郵 件地址數量。還好,您可以用 Outlook 2010 同時檢視多個帳戶。您可以 在一個資料檔案檢視您的工作郵件 (Exchange Server),而在另一個資料 檔案檢視 Windows Live Hotmail (使用 Outlook Connector) 和 Google Gmail 帳戶,而這些全都在 Outlook 2010 的同一個設定檔內。 已讀取和未讀取狀態對我有何幫助? Outlook 2010 中的已讀取和未讀取狀態可以快速顯示哪些郵件已至少讀 取過一次,哪些郵件則尚未讀取。然而,您只要按一下郵件,就能輕鬆地 http://office.aspx 2012/5/19 .

Outlook 2010 的最佳作法 .aspx 2012/5/19 .Office.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.microsoft.com 頁 21 / 26 觸發郵件的已讀取和未讀取狀態,因此這些狀態不是最好的記錄,只是工 具而已。 如果要快速地將郵件標記為已讀取,請按下鍵盤快速鍵 Ctrl+Q。如果要將 其標記為未讀取,則按 Ctrl+U。 為什麼已讀取/未讀取狀態不夠? 有些人嘗試使用已讀取和未讀取狀態指出郵件是新郵件或參考項目。但是 未讀取狀態並不可靠,因為只要郵件不再成為焦點 (當您按一下其他郵件 時),就會自動標記為已讀取,而且通常其他裝置 (例如電話) 也會將郵件標 記為已讀取。郵件難免會重複閱讀,到時還得再花腦力想一次您需要做什 麼。使用未讀取/已讀取狀態來區分 [收件匣] 中工作項目與未處理項目的作 法,在您收到很多郵件時往往會失去作用,因為有些郵件只要看到主旨就 知道不必讀,所以您永遠都不會讀取那些郵件。更加有效的 [收件匣] 處理 方案是一一讀取郵件,並決定該怎麼處理。然後,郵件就應該離開 [收件 匣],而不是保持為「未讀取」。 為何應將郵件歸檔? 最佳作法是使用中央存放庫來存放郵件,好讓您在「處理」郵件之後能參 考郵件。需要查看的資料夾數目有限後 (「1-參考」和「2-個人」),就不 必擔心將郵件歸錯檔,或如果它與多個主題或專案相關,還必須將其複製 到多個資料夾。 這並不表示不必逐一瀏覽同一主題或專案的每封郵件。 Outlook 2010 可 提供更好的工具 (例如類別和搜尋資料夾) ,讓您有效進行搜尋。 為午麼只應有一個參考資料夾? 只有一個資料夾時,不必思考哪個資料夾存放哪些郵件,而且您知道這個 資料夾內的每封郵件都已讀取,而且想要保留下來。 若有多個資料夾,就表示每次將郵件歸檔時,都必須選擇要使用哪一個資 料夾。萬一每封郵件適合的資料夾不只一個時,那就更複雜了。由於在有 多個選擇時,有很多資料夾根本都沒有用到,這就會製造混亂而已。 雖然把所有郵件全部留在 [收件匣] 裡,好像也沒什麼大不了,可是每次您 查看一封郵件時,都會支付無形的成本,因為您總會想:「這封郵件是必 須處理,還是僅供參考?」讓 [收件匣] 只存放新郵件,腦袋就能放輕鬆 了。[收件匣] 是一個別人能夠運用的地方,而您要在參考資料夾中放置什 麼東內容,就只有您能夠決定。 為何連絡人群組需要不同的資料夾? • 不同的封存頻率 您應該根據自動封存的主題和頻率,建立不同 的資料夾供不同的連絡群組使用。比方說,如果您是在共乘連絡人 群組中,則 [共乘] 資料夾中的郵件最好每天刪除。存放與工作相關 之主題的連絡人群組就不必常常封存,舉個例說,只要一年封存一 次就行了。 • 將交談有效分組 當您用不同的資料夾存放不同主題的連絡人群組 時,您會看到整個交談分在同一組。您需要時,可以在一個資料夾 內有效進行搜尋。 為何連絡人群組和 RSS 需要使用不同的資料夾? 傳送到大型通訊群組清單和 RSS 摘要的郵件,很容易就會淹沒 [收件匣]。 您可以把這些資訊串流視為一份大型報紙,其中可能有實用或有趣的文 章,但讀完整份報紙會花費相當多時間。 就讓規則來協助您閱讀對您來說 最有意思也最相關的郵件吧。 哪些連絡人群組應移到資料夾,而不是收件匣? 適合置於通訊群組清單規則與資料夾的是下列通訊群組清單: • 收到大量郵件。 • 傳送給許多人。 公司所發佈內含重要新聞的郵件 (例如 CEO 的訊息),以及 IT 部門所發佈 關於伺服器停機時間的郵件,都不應該移到資料夾中。傳送給連絡人群組 且偶爾才有實用或有趣內容的郵件,無論頻率為何,都應該設定規則及一 個資料夾。 http://office.Outlook .

選取 [是會議邀請或更新] 條件 (您得向下捲動來尋找這個選項),然 後按 [下一步]。 6. 在 [步驟 2] 下,按一下 [表單名稱],再選取 [接受會議回覆] 及 [暫 訂會議回覆]。您新增兩個表單後,請按一下 [關閉],然後在主要的 [規則精靈] 視窗中按 [下一步]。請確定從對話方塊頂端的清單中選 取 [應用程式表單],否則可能會錯過 [接受會議回覆] 及 [暫訂會議 回覆]。 7. 選取 [停止處理其他規則] 動作 (您可能需要向下捲動才能找到這個 選項),然後按一下 [完成]。 http://office. 在 [規則精靈] 的 [從空白規則開始] 下,選取 [將規則套用至我收到 的郵件],然後按 [下一步]。 5. 在 [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]。 4. 在 [規則精靈] 的 [從空白規則開始] 下,選取 [將規則套用至我收到 的郵件],然後按 [下一步]。 5. 在 [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]。 4.microsoft. 按一下 [管理規則及通知]。 3.Office.Outlook 2010 的最佳作法 . 按一下 [管理規則及通知]。 3. 在 [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]。 4.aspx 2012/5/19 . 在 [步驟 1] 下,選取 [使用表單名稱表單] 核取方塊。(您可能需要向 下捲動才能找到這個選項)。 6. 選取 [我的名字在 [收件者] 或 [副本] 方塊中] 核取方塊,然後按 [下 一步]。 6. 在 [規則精靈] 的 [從空白規則開始] 下,選取 [將規則套用至我收到 的郵件],然後按 [下一步]。 5. 選取以下例外:[除了內文包含特定文字之外]。 8.Outlook .com/zh-hk/outlook-help/HA102459562. 在 [步驟 2] 中按一下 [特定文字]、輸入一個空格,然後依序按一下 [新增] 和 [確定]。 9. 選取 [停止處理其他規則] 條件 (您可能需要向下捲動才能找到這個 選項),然後按一下 [完成]。 如何設定「會議邀請傳送至收件匣」規則? 1.com 頁 22 / 26 如何設定 RSS 的規則? 如果您訂閱數個 RSS 摘要,請將其視為另一個通訊群組清單。有趣的 RSS 郵件 (根據關鍵字判斷) 移至 [收件匣],否則,自動歸檔到 RSS 資料夾。 若我有保留原則或 Exchange Server 線上封存功能的話,該怎 麼辦? 請使用組織的解決方案代替自動封存,而且一如往常遵循公司的政策。如 果公司政策規定您必須有多個資料夾來存放每一類型的項目,請遵守該政 策。 如何設定「自動回覆」規則? 1. 按一下 [檔案] 索引標籤。 2. 按一下 [檔案] 索引標籤。 2. 按一下 [檔案] 索引標籤。 2. 按一下 [完成]。 如何設定「收件者:我」規則? 1. 按一下 [管理規則及通知]。 3.

按一下 [檔案] 索引標籤。 2. 按一下 [完成]。 附註 這是用戶端專用規則,亦即,如果 Outlook 2010 不在執行中,就 無法運作。 如何設定「通訊群組清單」規則? 針對您為其成員的每個通訊群組清單或連絡人群組,若您不必讀取每一封 郵件,請建立一個規則。 1. 按 [下一步],然後將這個規則命名為 [寄件備份]。 12.Outlook 2010 的最佳作法 . 按一下 [完成]。 秘訣 如果您認為傳送到此連絡人群組的電子郵件沒有理由傳送到您的 [收件匣],不妨考慮要求從此連絡人群組中移除。 附註 針對每組通訊群組清單重複步驟 2 到 10 (每個資料夾都建立一個規 則)。 為何應使用規則? 隨著時間過去,您可能會收到愈來愈多的郵件。您無法閱讀每一封收到的 郵件,而且也不應嘗試這麼做。 您只要閱讀重要應閱讀的郵件即可。規則 可協助您安排重要郵件的優先順序,盡量不讓您分心。 秘訣 您不必因為郵件已經傳送給您 (或傳送到您訂閱的通訊群組清單), 就得要讀取或回覆。 標幟所設定的日期 快速步驟 功能 使用時機 今天 今天 今天 明天 明天 明天 本週 http://office. 選取 [寄件者: 個人或公用群組]。 6. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]。 4. 在 [規則精靈] 的 [保持組織化] 下,選取 [移動某人的郵件至資料 夾],然後按 [下一步]。 5. 選取以下例外:[除了它標示為重要性之外]。 10. 按一下 [管理規則及通知]。 3. 在 [步驟 2] 中按一下 [數個],然後在 [延後傳送] 對話方塊按一下 [確定]。([分鐘傳送] 方塊會顯示預設值 1)。 8.Outlook . 在 [步驟 2] 中按一下 [重要性],然後選取 [高重要性]。 11. 在 [規則精靈] 的 [從空白規則開始] 下,選取 [將規則套用至我傳送 的郵件],然後按 [下一步]。 5. 在 [步驟 2] 中按一下 [特定],然後選取適當的通訊群組清單資料 夾,然後按 [下一步]。 9. 按一下 [檔案] 索引標籤。 2. 再按一次 [下一步],將此規則套用至您傳送的每一封郵件。 6. 選取 [延後數個分鐘傳送]。 7. 在 [規則及通知] 對話方塊中,按一下 [新增規則]。 4. 按一下 [管理規則及通知]。 3. 按 [下一步]。 9.com 頁 23 / 26 如何設定「延後寄件備份」規則? 1.Office. 在 [步驟 2] 中按一下 [個人或公用群組],新增連絡人群組,然後按 [下一步]。 7. 選取 [移動到特定資料夾] 和 [停止處理其他規則] 核取方塊。(您可 能需要向下捲動才能找到這個選項)。 8. 選取以下例外:[除了我的名字在 [收件者] 或 [副本] 方塊中之外] 和 [除了主旨包含特定文字之外] 或 [除了內文包含特定文字之外]。 10.microsoft.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562. 在 [步驟 2] 按一下 [特定文字],然後輸入所有會使您想要閱讀郵件 的關鍵字。比方說,如果您所屬通訊群組清單是討論一般問題,但 有些問題只有您在處理,這時候請輸入該問題的關鍵字。按一下 [新 增],然後按一下 [確定]。 11.aspx 2012/5/19 .

Outlook 2010 的最佳作法 .aspx 2012/5/19 .Outlook .000 封郵件? 如果 [收件匣] 內的郵件超過 20 封,請先處理最後一週的郵件,然後把其 餘的郵件移到「1-參考」資料夾。沒錯,您可以這麼做,而且這麼做的感 覺超棒。 為何我有這麼多郵件? 如果您感覺郵件淹沒了您,可能是因為收到的郵件已經超出能夠負荷的數 量,您必須設定更進一步的規則。請試著依 [寄件者] 排列郵件,然後摺疊 所有標題,以分析郵件的來源。您還在閱讀不需要閱讀的連絡人群組嗎? 若是,請建立規則。若您變更檢視,請記得變更回來! 我有 10 分鐘:應先閱讀收件匣中的哪些郵件? 若您時間不夠,例如在會議間的空檔,您可以讀取藍色的郵件,也就是直 接傳送給您的郵件。通常這些郵件都在等待您才能進行下一個步驟,是最 重要的郵件。 我應多久讀取一次郵件? 對於很多人而言,讀取郵件幾乎是上了癮。請在早上花 20 分鐘瀏覽郵件, 然後將注意力轉向工作清單的每日檢閱。然後,開始一天的工作! 將讀取 郵件的時間限制為早上一次,下班前一次,即可大幅提升您的生產力。您 不妨一整週都嘗試這麼做,看看成效如何。 如何管理複雜的工作? 有些工作需要的規劃空間較大。針對這些工作,請使用 OneNote。比 方說,如果您正在規劃一個含有多個步驟、巢狀工作及其他內容的專案, 那麼 OneNote 是比較適當的工具。 如果您只想記住一些相關的工作,請將其列在工作內文中。有相關郵件 時,就將其拖曳到工作上。 是否應將個人郵件和公司工作放在一起? http://office.Office.microsoft.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.com 下週 頁 24 / 26 從現在開始算起兩天後,或是工作週的最後一天 (以先到達者為準)。(預設設定是,如果今天是星 期一,則為星期三;如果今天是星期二,則為星期 四)。 工作週的最後 一天 下一個工作週的第一天 下一個工作週 的最後一天 我應該如何處理 [待辦事項列] 中幾年前的工作和加上標幟的郵 件? 如果您未基於任何目的主動使用工作或標幟,請選取所有項目,按一下滑 鼠右鍵,然後選取 [刪除]。這個動作會刪除舊的工作,並從加上標幟的郵 件和連絡人移除標幟,但不會刪除這些項目。 我該如何處理未使用的類別? 刪除所有您不打算使用的類別。相同類別設定適用於所有項目,因此如果 類別適用於連絡人,請保留。 什麼是選擇色彩的最好方法? 建立色彩類別時,要審慎選擇色彩。例如,「@電話」和「@電子郵件」 不要選擇同一色彩,但所有的 1:1 類別要選擇類似的色彩 (例如綠色系)。 時間久了,您就能夠在查看工作清單時,僅根據色彩就能判斷工作目前是 否可以採取動作。比方說,如果「@住家」是紫色,而您目前正在工作, 您就不能做任何紫色的工作。 為什麼要為自己排程時間? 在行事曆上為自己排程時間,就會更新您的空閒/忙碌資訊,他人也較不會 預約您該時段的時間。如果行事曆中有很多項目,大概也只能利用這個方 法獲得專心工作的時間。 同時,這也可以協助您為工作立下承諾 (如果您將其記在行事曆上,就應依 照承諾在該時段做該項工作)。如果他人的排程重疊到您的工作時間,請務 必重新排程您的時間。別讓自己逃避工作! 如何處理收件匣內的 10.

com 的財星 500 大雜誌 關於作者 Melissa MacBeth 目前是 Microsoft Office 產品小組的部門經理。她負 責 Outlook 的數個時間管理功能,包括待辦事項列、標幟、傳送時加上標 幟,以及每日工作清單。她住在西雅圖,喜愛花草園藝。 © 2012 Microsoft Corporation.Outlook .microsoft. Covey • Getting Things Done (GTD) System (英文):由 David Allen & Company 提供 • Total Workday Control Using Microsoft Outlook (英文):作者 為 Michael Linenberger • Lifehacker (日文):完成工作的秘訣與下載項目 其他線上資源 • 整理收件匣:依交談組織郵件 (Outlook 2010 訓練課程) • 熟悉 Outlook 行事曆 (Outlook 2010 訓練課程) • 比爾蓋茲工作之道 (英文),發表於 CNNMoney.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.com 頁 25 / 26 請儘量將個人和公司工作放在一個地方。若只維護一份清單,可以減少您 查看必辦事項的位置。即使您目前已經只有一份清單,也請使用類別區分 個人和公司工作,並有效管理您的清單。您的個人工作會儲存在公司的 Exchange Server,IT 部門可能看得到這些內容,因此清單上儘量只放適 當的個人工作。 把工作全部記在腦裡有什麼不對? 把工作全部記在腦袋裡是行不通的。依靠 Outlook 2010 來追蹤工作,而 不依靠思慮過度的腦,是一種解放。您可以停止花費腦力來提醒自己要做 哪些工作 (「好,要記得傳送關於範本的郵件給約翰、傳送關於範本的郵件 給約翰、傳送關於範本的郵件給約翰…」),把注意力移到手邊的活動。 為什麼要在 Outlook 2010 中記下工作? 為什麼 Outlook 2010 中的工作清單比書面清單更好: • 書面清單無法自動更新。 • 書面清單無法輕易重新排列。 • 您可以使用 Outlook Web App,隨地檢視您的工作清單。 • Outlook 2010 整合了 OneNote 2010 和 Microsoft SharePoint Server,以及您的行動裝置/電話。 • 書面清單很容易就會遺失。 進階:如何為電子郵件建立搜尋資料夾? 您可以輕鬆存取與會議特定主題相關的一組郵件。您可以為會議建立一個 類別,再以下列準則建立一個搜尋資料夾:類別 <名稱>,標示為未完成, 以及來自特定時段。當您您收到該主題的郵件時,請標記為該類別。開會 時,將討論過的郵件標記為已完成。 參考資料 下列來源可提供您許多很棒的書籍和時間管理哲學: 書籍與其他資源 • McGhee Productivity Solutions (英文):提供諮詢服務與 eLearning 產品 • The 7 Habits of Highly Effective People Interactive Edition (英文):作者為 Stephen R.Outlook 2010 的最佳作法 . http://office.aspx 2012/5/19 . All rights reserved.Office.

microsoft.com/zh-hk/outlook-help/HA102459562.Outlook .Office.aspx 2012/5/19 .com 頁 26 / 26 http://office.Outlook 2010 的最佳作法 .