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ORGANIZACIN FONDOS ACUMULADOS RECONSTRUCCION DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL

RECONSTRUCCION DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL Datos del Aprendiz Nombres y Apellidos Cdigo Curso Documento de Identidad JHON JAMER OVIEDO PARRA 202458 941219 02049 de Ambalema- Tolima

1. Conocimientos de conceptos y principios Proceso de reconstruccin de la historia institucional: concepto, elaboracin y aplicacin. - Compilacin de informacin institucional. - Actos administrativos e historia de la Organizacin. - Marco terico y normatividad - Manuales de funciones - Manuales de procesos y procedimientos. - Manuales de gestin documental - Estructura orgnico-funcional 2. Conocimientos de Proceso: Elabora de manera responsable el plan de trabajo archivstico, de acuerdo con los resultados del diagnstico documental. Aplica de manera responsable los principios y procesos archivsticos en la organizacin del fondo documental: 3. Forma de presentacin: El taller debe ser impreso y archivado en el portafolio de evidencias, a su vez debe ir desarrollando y aplicndolo al proyecto de aprendizaje por equipos de trabajo. 4. Tiempo de elaboracin: 4 horas, taller grupal 5. Descripcin del Taller: Durante el desarrollo de la competencia tenemos como objetivo la aplicacin prctica de los conceptos propuestos al inicio de este taller. Todo se ver reflejado en la gestin del proyecto de aprendizaje denominado Creacin de empresa archivstica, que tiene como propsito la apropiacin cognitiva y practica de las diferentes herramientas que se presentan a lo largo de este taller. Para el desarrollo adecuado de este ejercicio es indispensable el trabajo colaborativo, el debate y la consolidacin de criterios. 5. Conceptualizacin:

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ACTIVADOR COGNITIVO Por muy larga que sea la tormenta, el sol siempre vuelve a brillar entre las nubes. Khalil Gibran. 2.3.2 RECONSTRUCCIN DE LA HISTORIA INSTITUCIONAL La reconstitucin del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organizacin de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histrico de la institucin productora lo que a su vez permitir re conducir los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos. Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuentes primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las secundarias son las bibliogrficas. En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa relativa al ente o entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que produjeron la documentacin. Esta primera etapa en lo posible debe contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institucin, ya sea porque estubie- ran vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestin administrativa y tcnica de la institucin de manera que su informacin sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizacin archivstica. Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el carcter de cada entidad (orden nacional o

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territorial, del nivel central o descentralizado); deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional: ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusin o supresin de las entidades que le antecedieron. CREACIN: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Pblicas que crean el nuevo ente. Resoluciones, Escrituras

DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus polticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad. Documentacin administrativa: Esta informacin se encuentra en aquellos documentos generados por rganos de direccin o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de Junta Directiva, Reglamentos, Estatutos, Manuales de Funciones, Manuales de Procedimientos. ORGANIGRAMAS para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la estructura orgnica de la institucin a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de la misma documentacin objeto de organizacin. Planes, Programas, Informes y Proyectos. Inventarios de bienes muebles e inmuebles.

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Documentacin tcnica. Actas de Comits Tcnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las reas Tcnicas, Proyectos, Convenios, Informes Tcnicos. CAMBIOS ESTRUCTURALES Leyes, Decretos. DESAPARICIN Leyes, Decretos de fusin o liquidacin. La revisin y anlisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de creacin, de cambios estructurales y de supresin; el lugar de funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurdico de la entidad, las funciones y atribuciones, actividades, estructura(s) interna(s), entidades precedentes. El inters de la recopilacin de esta informacin radica en la necesidad de tener una gua que permita conocer la manera como se produjo la documentacin en cada etapa de su vida institucional as como poder explicar los cambios en la produccin documental (asuntos iguales, nuevos asuntos, asuntos clausurados), eliminacin de documentos y criterios que tuvieron en cuenta para ella y de esta manera poder aplicar procesos de clasificacin ms objetivos para adelantar la tarea de organizacin de la documentacin. Como resultado de la historia institucional de la entidad o entidades productoras se puede elaborar una grfica que muestre los perodos de desarrollo institucional de la entidad responsable de la documentacin como de aquellas que se le fusionaron o de las cuales hered documentacin. Vase la siguiente tabla con los que se presentan en este apartado. Los formatos contienen preguntas diseadas para indagar el nmero de depsitos que posee la institucin, as como el estado de

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organizacin, sistemas de ordenacin y clasificacin implementados, tipos de soportes y estado de conservacin de los mismos. El nivel de organizacin involucra aspectos diversos como son el conocimiento de la historia de la documentacin, de su custodia, de las entidades productoras as como de su contenido informativo, fechas y volumen. Por esta razn es indispensable, conocer de manera metdica el devenir histrico y la realidad de nuestros depsitos de archivos. Parte de este objetivo se logra con la aplicacin secuencial de los tres formatos que a continuacin se presentan; los dos primeros estn acompaados por un ejemplo tomado del diagnstico hecho en el Archivo de Malaria en los aos 1999 y 2002. 6. Actividades complementarias: De acuerdo al material entregado realice las siguientes actividades: 1. Qu importancia tiene la reconstruccin de la historia institucional para la organizacin de los fondos acumulados? R/. La reconstitucin del principio de procedencia es la base fundamental para el desarrollo de los procesos de organizacin de los fondos acumulados; su objetivo es restablecer el contexto histrico de la institucin productora lo que a su vez permitir re conducir los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos. Para obtener una informacin veraz, objetiva e ntegra sobre los productores de la documentacin se debe recurrir tanto a fuentes primarias como secundarias. Las fuentes primarias pueden ser documentales u orales, las secundarias son las bibliogrficas.

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En primera instancia, se recomienda consultar bibliografa relativa al ente o entes productores con el objeto de conocer la o las entidades que produjeron la documentacin. Esta primera etapa en lo posible debe contar con los testimonios de personas que conozcan el desarrollo de la institucin, ya sea porque estuvieron vinculadas laboralmente o poseen mayores conocimientos sobre la gestin administrativa y tcnica de la institucin de manera que su informacin sirva de soporte para el desarrollo del trabajo de organizacin archivstica. 2. Qu tipo de fuentes existen para reconstruir la historia institucional? Explique cada una de ellas. R/. Igualmente, se deben tener en cuenta las fuentes primarias escritas (documentales) sin importar el carcter de cada entidad (orden nacional o territorial, del nivel central o descentralizado); deben recopilarse los siguientes documentos para elaborar la Historia Institucional: ANTECEDENTES: Decretos o leyes de fusin o supresin de las entidades que le antecedieron. CREACIN: Leyes, Decretos, Ordenanzas, Pblicas que crean el nuevo ente. Resoluciones, Escrituras

DESARROLLO: Todos aquellos documentos generados por la propia entidad reglamentando el acto administrativo que le dio origen y que permiten conocer sus polticas, disposiciones, actividades y resultados de su actividad. DOCUMENTACIN ADMINISTRATIVA: Esta informacin se encuentra en aquellos documentos generados por rganos de direccin o sus grupos asesores: Decretos, Resoluciones, Actas de Consejo Directivo, Actas de

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Junta Directiva, Reglamentos, Manuales de Procedimientos.

Estatutos, Manuales de Funciones,

ORGANIGRAMAS: Para cada etapa de la vida institucional; en el evento de no encontrar los organigramas es preciso reconstruir la evolucin de la estructura orgnica de la institucin a partir de los materiales obtenidos en la bsqueda preliminar y de la misma documentacin objeto de organizacin. Planes, Programas, Informes y Proyectos. Inventarios de bienes muebles e inmuebles. Documentacin tcnica. Actas de Comits Tcnicos, Estudios, Manuales de Procedimientos de las reas Tcnicas, Proyectos, Convenios, Informes Tcnicos. CAMBIOS ESTRUCTURALES: Leyes, Decretos. DESAPARICIN: Leyes, Decretos de fusin o liquidacin. La revisin y anlisis de los anteriores documentos debe arrojar como resultado las fechas de creacin, de cambios estructurales y de supresin; el lugar de funcionamiento de la entidad y la existencia de regionales o seccionales, el estatuto jurdico de la entidad, las funciones y atribuciones, actividades, estructura(s) interna(s), entidades precedentes. 3. Explique la importancia de Actos administrativos e historia de la organizacin. R/. En ellos se realiza una descripcin pormenorizada de los cambios administrativos fundados en la normatividad, debe comprender el contexto histrico; la naturaleza jurdica y/o tipo de entidad; la periodizacin con base en las reformas administrativas aplicadas; la descripcin de funciones, ocupaciones y actividades; las atribuciones y fuentes legales; la estructura interna que implica la reconstruccin de sus organigramas; las relaciones interinstitucionales, y en general todos los datos que contribuyan a la reconstruccin orgnico funcional de la institucin.

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Ahora bien, si la atencin de la historia institucional se centra en la historia de la administracin y su marco jurdico (el efecto que sobre la ordenacin del Estado tiene una nueva legislacin administrativa y burocrtica), para su realizacin es necesario: en primer lugar, el acopio exhaustivo y sistemtico de disposiciones legales (normatividad) que hay que hacer para su conocimiento. 4. Qu influencia tienen los Marco terico y normatividad para la reconstruccin de la historia institucional? Ejemplifique. R/. Es demasiada porque de ellos podemos tomar como testimonio para decidir qu cambios o actualizaciones se han hecho en dicha organizacin. 5. Que son los Manuales de funciones? R/. En ellos se describe la organizacin formal, mencionado, para cada puesto de trabajo, los objetivos del mismo, funciones, autoridad y responsabilidades. Los manuales tienen por objeto el decirle a cada jefe o trabajador por escrito lo que se espera de l, en materia de funciones, tareas, responsabilidades, autoridad, comunicaciones, e interrelaciones dentro y fuera de la empresa. 6. Qu importancia tienen los Manuales de procesos y procedimientos, Manuales de gestin documental y la Estructura orgnico-funcional en la reconstruccin de la historia institucional? R/.

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7. Ejemplifique mediante el diagrama expuesto en el manual de organizacin de fondos documentales la historia institucional de la empresa estudiada durante la elaboracin de TRD.