Cdigo: GC-C-01

CARACTERIZACIN DE PROCESOS

Versin: 6 Fecha: 24/08/2010

PROCESO PROPIETARIO COEJECUTORES

GESTIN COMPRAS Jefe Departamento Administrativo Coordinadores Nacionales de Compras, Servicios, Logstica, Almacn y Activos Coordinador Administrativo y Financiero, Lderes de compras en las Sedes ENTRADAS
- Solicitud de pedido en el sistema de compras. - Directrices legales

OBJETIVO: Asegurar la adquisicin de bienes y servicios, que suplan de manera oportuna los requerimientos de los procesos de la Corporacin

FUENTES
- Todos los procesos de la Corporacin - Proceso Direccionamiento corporativo - Proceso de gestin de compras - Proveedor Externo - Todos los procesos de la Corporacin

SUBPROCESO / ACTIVIDADES

NIVEL

SALIDAS

CLIENTES
- Proceso de Gestin de Compras - Todos los procesos

Planeacin de las compras

- Asignacin de pedidos

- Sistema de compras - Cotizacin de productos - Especificacin de compra

Evaluacin y Seleccin de proveedores

N/ R

- Base de datos de proveedores

- Proceso de Gestin de Compras

- Proceso de gestin Financiera - Proceso de Gestin de Compras

- Base de datos proveedores - Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) - Acta de comit - Trminos de referencia - Registro Presupuestal (RPTA)

Formalizar compra

N/ R

- Contrato - Orden de compra - Orden de servicio

- Proveedor

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Versin: 6 Fecha: 24/08/2010

FUENTES
- Proveedor - Proceso de Gestin de Compras -

ENTRADAS
Contrato Orden de compra Orden de servicio Producto y/o servicio

SUBPROCESO / ACTIVIDADES
Recibir elementos comprados/ Prestacin de Servicios

NIVEL

SALIDAS
- Recibo a conformidad de productos o servicios

CLIENTES
- Todos los procesos de la Organizacin

N/ R

- Proceso de Gestin de Compras

- Recibo a conformidad de producto o servicios - Sistema de Compras (Corponet) - Resultados de Indicadores del proceso - Resultados de Informes de auditoria y de otras fuentes - Proyectos de Mejora - Reporte de hallazgos

Re-Evaluacin del Proveedor

N/ R

- Resultados de Re-Evaluacin del proveedor

- Proveedor - Proceso de Gestin de Compras

- Proceso Gestin Compras - Proceso Sistema de Gestin integral

Seguimiento, Autoevaluacin y Control del Proceso Analizar indicadores de gestin Formular y ejecutar Planes de Mejora (Acciones Correctivas y Acciones Preventivas) N/R N/R

- Reportes de no conformidades con planes de accin. - Indicadores con anlisis y acciones

- Proceso Sistema de Gestin Integral - Proceso Gestin Compras

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RECURSOS
HUMANOS: Jefe Departamento Administrativo Coordinadores Nacionales de Compras y Servicios Coordinadores Administrativos Lderes de compra Auxiliares de Compras TECNICOS: Equipos de cmputo Sistema de Compras (Corponet) Software Financiero (Apoteosys) APOYO: Implementos de Oficina INFRAESTRUCTURA Bodega de Almacn -

REQUISITOS
Circular No. 003 de 2005 Gastos de viaje Circular No. 007 de 2004 Interventora Circular No. 001 de 2009 Proceso de adquisicin de bienes y servicios Circular No 006 de 2009 Adicionar la circular reglamentaria No.001 de 2009. Circular No. 007 de 2005 Autorizacin cuantas Circular No. 002 de 2008 De Adquisicin de Hardware y Software Memorando circular 001 de 1997 Activos Fijos Circular No 006 de 1997 baja y venta de bienes. Circular No 002 de 2009 Manejo Y Control de los Inventarios De Semovientes Norma ISO 9001:08 7.4 Compras, 7.5.5 Preservacin del Producto Ley 29 de 1990: Modificacin por la ley 1286 de 200910-29 Decreto 255 de 1992, Articulo 7 literal B, Exencin Derechos de Aduana Decreto 1909 de 1992, modificado por el decreto 2685 de 1999 Decreto 2557 de 2007 sobre agenciamiento aduanero Hojas de Seguridad -

CONTROLES
Verificacin de las especificaciones de solicitudes Seguimiento a la asignacin de pedidos

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DOCUMENTOS
GC-P-01 Procedimiento para la Adquisicin de Bienes y servicios GC-P-02 Procedimiento de Importaciones GC-P-03 Procedimiento de Almacn GC-P-04 Procedimiento para el Control de Activos GC-I-01 Instructivo para la elaboracin de trminos de referencia GC-I-02 Instructivo para llevar a cabo interventorias GC-G-01 Gua para el Almacenamiento en CORPOICA

REGISTROS
Orden de Compra, Orden de servicio, Contrato, Entrada y Salida de Almacn, Factura, Acta de Apertura de propuestas, Acta de comit, Cotizaciones, Cuadro Comparativo, Trminos de Referencia, Mandato Licencia de importacin, Gua de importacin, Resolucin de exencin de IVA expedida por la entidad otorgante, Formato de COLCIENCIAS de Legalizacin de Exencin, Declaracin de Importacin, Resultados de evaluacin del proveedor, Concepto financiero, Concepto jurdico, Concepto de auditoria, Seleccin proveedores de Bienes y Servicios, Lista de verificacin de producto, Verificacin de servicio a satisfaccin, Solicitud de servicio de transporte terrestre, Reserva y tiquetes areos, Formato devolucin de productos -

INDICADORES
Desempeo global del proveedor Oportunidad del proceso

CONTROL DE CAMBIOS

FECHA
04-04-2008 Elaboracin del documento

CAMBIO
Ajustes despus de segundo ciclo de auditoria interna, se eliminaron algunos registros del proceso y se unificaron otros, se incluyeron Circulares Reglamentarias Circular No. 002 de 2008 de Adquisicin de Hardware y Software, Circular No. 009 de 2008 Actualizar los Porcentajes y Vigencias de las Plizas previstas el Numeral 6 de la Circular Reglamentaria No. 005 De 2000 Ajuste en el nombre de los requisitos de la norma ISO 9001:00 aplicables al proceso

VERSIN
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10-10-2008

27-11-2008 06-05-2009

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Ajuste por cambio de las circulares reglamentarias No 009 de 2008 y No 005 de 2000

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FECHA
24/09/2009 26/10/2009

CAMBIO
Inclusin de una nueva circular reglamentaria, cambio en el indicador del proceso Ajuste en la redaccin de los controles y objetivo del proceso. Actualizacin de los requisitos legales del proceso Ajuste en los cargos responsables del proceso, de acuerdo con la nueva estructura organizacional y en los nombres de algunos registros, separacin de los procedimientos para Almacenamiento y control de activos en dos documentos independientes, eliminacin de los registros de orden de despacho debido a que con la nueva reparametrizacin de Apoteosys estos no se utilizan

VERSIN
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