EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO.

ESCRITOS Y DOCUMENTOS QUE LO INTEGRAN: SOLICITUDES O INSTANCIAS: PROVIDENCIAS Y DILIGENCIAS; DICTAMENES E INFORMES; PROPUESTAS Y MOCIONES; CERTIFICACIONES; NOTIFICACIN DE ACUERDOS; RESOLUCIONES, DECRETOS, OFICIOS, ETC. EL EXPEDIENTE ADMINISTRATIVO. A. Concepto de expediente administrativo. El artculo 164 del ROF (Reglamento de organizacin y funcionamiento y rgimen jurdico de las Entidades locales, Real Decreto 28/11/86) define el Expediente administrativo como el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirve de fundamento y antecedentes de una resolucin administrativa, as como las diligencias encaminadas a ejecutarla. Dicho artculo en su apartado 2 ndica que el expediente administrativo lo compone la agregacin sucesiva de documentos, dictmenes, informes, pruebas, diligencias, solicitudes, etc. Las hojas tiles sern rubricadas y foliadas por el rgano competente. El Expediente administrativo se iniciar (art. 165 ROF): a) De oficio si el objeto del expediente es la resolucin de una necesidad pblica o servicio administrativo. b) A instancia de parte, cuando lo que se pretende con el el expediente es la resolucin de una pretensin particular. B. Caractersticas. Si desde el punto de vista archivstico el expediente es el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento para la resolucin administrativa de un asunto determinado, podemos extraer las siguientes conclusiones: Un expediente no es una carpeta llena de papeles, sino una serie ordenada de documentos sobre un determinado asunto. Los documentos de un expediente estn unidos entre s por una relacin causa-efecto. En un expediente encontraremos tanto documentos producidos por la propia unidad administrativa documentos de carcter internos- como procedentes de otros organismos o de particulares documentos externos-. En los distintos procedimientos pueden producirse documentos de contenido esencial (resoluciones, informes, dictmenes) y documentos de enlace (aquellos cuya finalidad es servir de nexo en el expediente). Hay que distinguir tambin en la formacin de un expediente los documentos de contenido esencial, de los documentos de apoyo informativo, que son aquellos que siendo necesarios para el desarrollo de las actuaciones en un procedimiento no forman en ningn caso parte de las mismas, como sucede con las fotocopias de las disposiciones, etc. DOCUMENTOS QUE LO COMPONEN. A. Concepto de documento. Etimolgicamente, la palabra documento deriva del latn documentum y sta a su vez, del verbo docere que significa ensear, instruir. As pues, en este sentido el documento ensea, instruye sobre algo, independientemente de la materia en que haya sido confeccionado y del medio que se haya utilizado para la enseanza que con el se pretende dar. Se define el documento desde un punto de vista amplio y genrico, como un objeto corporal, producto de la actividad humana que queda en l reflejada y que conserva y transmite permanentemente la representacin de un hecho ajeno a l. Una de las caractersticas esenciales del documento administrativo es que, a diferencia de otros documentos, no se produce de forma aislada, sino en el contexto de un expediente en el que encuentra su razn de ser, puesto que cada uno responde a una actuacin concreta dentro de un

procedimiento encaminado a la resolucin de un asunto determinado, y por tanto, estn unidos entre s por una relacin de causa-efecto. B. Instancias o solicitudes: Se trata del documento por el cual el particular presenta una pretensin y a travs del cual se inicia el procedimiento administrativo. El artculo 70 de la LRJPA, nos ndica que el contenido mnimo de la solicitud o instancia es: a) Nombre y apellidos del solicitante o su representante, as como el medio preferente para realizar las notificaciones o domicilio. b) Hechos, razones y peticin que concreta la solicitud. c) Lugar y fecha. d) Firma del solicitante u otro medio que acredite de manera suficiente la voluntad del solicitante. e) rgano o unidad administrativa al cual se dirige la instancia o solicitud. El art. 70.2 LRJPA nos seala que en el caso de que se presente una pluralidad de solicitudes sustancialmente iguales, podrn ser formuladas en una nica solicitud, salvo que las normas reguladoras dispongan otra cosa. El art. 70.3 ndica que el solicitante tiene derecho a recibir recibo acreditativo de la solicitud presentada, pudiendo valer la fotocopia de la solicitud con expresin de la fecha de presentacin formalmente con el sello de entrada en el registro. El art. 70.4 contempla que las Administraciones debern establecer modelos formalizados para las solicitudes, estando a disposicin de los ciudadanos. El art. 71.1 respecto a la subsanacin y mejora de las solicitudes, seala 10 das de plazo para aportar los documentos preceptivos. La administracin comunicar al solicitante este hecho, advirtindole que en caso contrario dar por desistida dicha solicitud, resolviendo el procedimiento en los trminos del artculo 42 (obligacin de resolver). En este mismo sentido, el art. 70.3 seala que las solicitudes podrn ser mejoradas por los solicitantes. C. Providencia: Son actos administrativo que se dictan durante la sustanciacin del expediente administrativo, cuya finalidad es dar curso al mismo. Son dictados por el rgano competente y contendrn como mnimo: a) rgano que lo dicta. b) Precepto jurdico que le sirve de fundamento. c) Contenido objeto de la providencia. d) Lugar, fecha y firma. Segn el artculo 195 del ROF, las providencias sern notificadas a los afectados en el plazo de 10 das. Se intentar que la tramitacin del expediente sea lo ms fluido posible, evitando providencias innecesarias. As mismo, el artculo 75 de la Ley 30/92 establece que se proceder a la tramitacin simultnea de los asuntos que por su naturaleza lo permita y por tanto no exija una tramitacin sucesiva. Adems el art. 74 de la Ley 30/92 ndica que la ordenacin del procedimiento administrativo seguir el criterio o principio de celeridad y su tramitacin se har de oficio. D. Diligencia: Son actos administrativos de mera tramitacin, de simple constancia de los hechos. Contendr las siguientes indicaciones:

a) Persona que dicta la realiza. b) Contenido. c) Lugar, fecha y firma. A lo largo del ROF son varias las referencias a las diligencias: El art. 109.2 cuando las sesiones de los rganos colegiados por falta de qurum u otras circunstancias no se ha podido celebras, dar lugar en el acta de la sesin que el Secretario dicte la diligencia oportuna haciendo constar esta circunstancia, as como las personas que hubieran asistido en su caso. El art. 164.1 se refiere a las diligencias, que forman parte del Expediente administrativo. El art. 198, a la hora de definir el libro de actas, como instrumento pblico foliado y encuadernado, legalizada cada hoja con la rbrica del Alcalde o Presidente, y con el sello de la corporacin. Se menciona la necesidad de diligencia de apertura del Secretario, donde se haga constar el nmero de folios de que consta el libro y la fecha de inicio de transcripcin de las sesiones. El arti. 199.5, en el caso de que no haya suficientes hojas al final del libro de actas, para la transcripcin del acta de una sesin se aadirn las hojas necesarias mediante diligencia del Secretario. As mismo, en cada tomo del libro de actas, se dictar diligencia donde se haga constar las fechas de las actas de sesiones que comprende. E. Dictmenes: Son propuestas que se someten al Pleno tras el estudio del expediente por la Comisin informativa (art. 97 ROF), conteniendo una parte expositiva y por otra el acuerdo a adoptar. Los dictmenes de las comisiones informativas son preceptivos y no vinculantes. El art. 123 ROF, seala que las Comisiones Informativas estn integradas por miembros de la Corporacin y tienen como funcin el estudio o informe de los asuntos que debe resolver el Pleno o la Junta de Gobierno local (cuando se refiera a competencias delegadas del Pleno), salvo cuando hayan de adoptarse acuerdos declarados urgentes. El art. 126.2 del ROF ndica que los asuntos resueltos sin dictmen porque haya sido declarado urgente, se dar cuenta a la comisin informativa en la 1 Sesin que celebre. F. Informes. El Jefe de la Dependencia competentes para tramitar el Expediente realizar un informe que ponga de manifiesto los antecedentes y las disposiciones legales o reglamentarias en que se funde. Art. 172 ROF. Ser necesario el informe previo del Secretario y adems en su caso del Interventor cuano lo solicite el Presidente de la Corporacin o 1/3 de sus miembros o el asunto exija una mayora especial para su aprobacin. El informe contendr: a) Enumeracin clara y sucinta de los hechos. b) Disposiciones legales aplicables y alegaciones razonadas de la doctrina. c) Pronunciamientos que haya de contener la parte dispositiva. G. Propuesta: Es el Proyecto de decisin que se formula por el rgano administrativo al decisor del expediente. Tambin debemos referirnos a la Propuesta de Resolucin como el proyecto de resolucin, que pertenece a la fase de terminacin.

H. Proposicin: Contemplada en el art. 97.2 del ROF como la Propuesta que se somete al Pleno relativa a un asunto incluido en el orden del da. Contiene una parte expositiva o justificacin y un acuerdo a adoptar. No se podr votar ni acordar nada si no esta incluido en el orden del da. Con carcter de urgencia podr ser debatido y acordado pero siempre que el Pleno acuerde su inclusin en el orden del da. I. Mocin: El art. 97.3 ROF lo define como la propuesta que se somete directamente al Pleno y podr formularse tanto por escrito como oral. El art. 91.4 del ROF seala que en la sesin del Pleno, una vez concluido el orden del da y antes de pasar a Ruegos y Preguntas, el Alcalde preguntar si algn grupo poltico desea someter algn tema de carcter urgente que no est incluido en el orden del da. Si el Pleno por mayora absoluta lo acuerda, pasar al debate y en su caso votacin. J. Resolucin: Es el acto administrativo dimanante del rgano que tiene la competencia (Alcalde o Presidente) que pone fin al procedimiento administrativo y la Administracin manifiesta su voluntad o decisin acerca del hecho objeto del procedimiento. En el debe aparecer: La voluntad expresa de la Administracin, decidir todas las cuestiones planteadas por los interesados y aquellas derivadas del mismo (art. 89.1 LRJPA), propuestas congruentes a las peticiones formuladas, la decisin de la Administracin, que deber ser motivada en los casos que determine la Ley y los plazos para recurrir su decisin. Las resoluciones del alcalde o presidente se plasmarn en un libro de actas. K. Acuerdos: Es tambin el acto por el cual se deciden todas la cuestiones planteadas en un expedientes, pero est reservado este trmino para el Pleno y la JGL. El art. 196.1 del ROF establece que los Acuerdos que adopten el Pleno y la Junta de Gobierno Local, cuando tengan carcter decisorio se publican y notifican en la forma prevista por la Ley (al igual que las Resoluciones), al igual que las resoluciones se plasmarn en un libro de actas L. Certificacin: Es uno de los casos de la aplicacin de la fe pblica, es un acto administrativo de comprobacin, caracterizado por su funcin autentificadora. Pueden ser de Juicio (cuando afirman la certeza de alguna cosa que queda a la libre apreciacin o valoracin del que certifica, mdicos o pobreza por ejemplo) o de Conocimiento (se limitan a constatar aquello que consta en los libros y documentos administrativos). Los certificados de Juicio los emiten los Alcaldes y los de Conocimiento los Secretarios. Las certificaciones de descubierto contra los deudores por recursos, alcances o descubiertos les corresponder a los interventores. El art. 205 del ROF indica que las certificaciones se expedirn por orden del Presidente de la corporacin y con su visto bueno, rubricada al margen por el jefe de la unidad y con el sello de la corporacin. El art. 206 del ROF seala que podrn expedirse certificaciones de resoluciones y acuerdos antes de ser transcritos aprobadas por el rgano competente, haciendo constar en la misma dicha circunstancia. El art. 105 de la CE y el 207 del ROF reconoce el derecho de los ciudadanos a obtener copias y certificaciones de los acuerdos, as como consulta de archivos y registros de la admn.. todos los actos, resoluciones y acuerdos de los rganos M. OTROS DOCUMENTOS Oficio: Es la comunicacin escrita de un rgano administrativo con destinatario nominativamente determinado. Es un trmino genrico, normalmente contiene notas especiales que hablan de notificacin, citacin, emplazamiento o requerimiento.

Citacin: Es la convocatoria con sealamiento del sitio, da y hora en que deba comparecer el citado. Emplazamiento: Es la convocatoria para comparecer dentro de un plazo que se seala. Requerimiento: Es un acto formal de intimidacin que se hace a alguna persona para que entrege, haga o deje de hacer alguna cosa. Edictos: Son anuncios que tienen lugar cuando quiere darse general conocimiento de unos hechos o cuando no sea posible hacer la notificacin personalmente. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES. Las comunicaciones y las notificaciones son actos administrativos de trmite, cuya finalidad es dar a conocer a alguna persona algo que debe conocer para el mejor desarrollo del procedimiento (providencia, decreto, etc). Como su finalidad es la puesta en conocimiento de una determinada persona de un acto administrativo, los vicios de que puedan adolecer las comunicaciones y notificaciones no afectarn a la validez del acto comunicado o notificado. Se encuentra regulado en los artculos 58 al 61 de la LRJPA y en los artculos 192 al 195 del ROF. Fundamentalmente, los actos de comunicacin pueden clasificarse en: a) Comunicaciones, que se dan entre rganos administrativos. b) Notificaciones, que se hacen a los ciudadanos, sean o no interesados en los expedientes. Comunicaciones. Las resoluciones de los Alcaldes y Presidentes de las Entidades Locales se extendern a su nombre, y si las mismas se adoptan por delegacin se har constar esta circunstancia. Las comunicaciones que hayan de dirigirse a las Autoridades sern firmadas por el Alcalde o Presidente y las dems comunicaciones, que den traslado de acuerdos y resoluciones, sern firmadas por el Secretario. Todas las comunicaciones u oficios llevarn el sello de salida estampado y de ellos se unir al expediente minuta rubricada. Notificaciones. El artculo 58 estable la notificacin de los actos administrativos con los siguientes requisitos: 1. Se notificarn a los interesados los actos administrativos que afecten a sus derechos o intereses. 2. Esta notificacin deber efectuarse en el plazo de 10 das a partir de la fecha en que el acto se haya dictado y deber contener el texto integro del acto. Deber indicar si es o no definitivo en va administrativa, la expresin de recursos que procedan y ante qu rganos y en que plazos de deben efectuar. 3. Las notificaciones que se realicen omitiendo alguno de los requisitos mencionados pero s contuvieran el texto ntegro, se entender que surten efecto a partir de la fecha que el interesado realice actuaciones que supongan el conocimiento de su contenido. 4. Se entiende cumplida la obligacin de notificar dentro del plazo mximo de duracin de los procedimiento, y ser suficiente cuando contenga al menos el texto ntegro de la resolucin, as como el intento de notificacin debidamente acreditado. El artculo 59 regula la Prctica de la notificacin regulando lo siguiente: 1. Las notificaciones se practicarn por cualquier medio que permita tener constancia de la recepcin por el interesado o su representante, as como de la fecha, la identidad y el contenido del acto notificado.

La acreditacin de la notificacin efectuada se incorporar al expediente. 2. En los procedimientos iniciados a solicitud del interesado, la notificacin se practicar en el lugar que ste haya sealado a tal efecto en la solicitud. Cuando ello no fuera posible, en cualquier lugar adecuado a tal fin, y por cualquier medio conforme a lo dispuesto en el apartado 1 de este artculo. Cuando la notificacin se practique en el domicilio del interesado, de no hallarse presente ste en el momento de entregarse la notificacin podr hacerse cargo de la misma cualquier persona que se encuentre en el domicilio y haga constar su identidad. Si nadie pudiera hacerse cargo de la notificacin, se har constar esta circunstancia en el expediente, junto con el da y la hora en que se intent la notificacin, intento que se repetir por una sola vez y en una hora distinta dentro de los tres das siguientes. 3. Cuando el interesado o su representante rechace la notificacin de una actuacin administrativa, se har constar en el expediente, especificndose las circunstancias del intento de notificacin y se tendr por efectuado el trmite siguindose el procedimiento. 4. Cuando los interesados en un procedimiento sean desconocidos, se ignore el lugar de la notificacin o el medio a que se refiere el punto 1 de este artculo, o bien, intentada la notificacin, no se hubiese podido practicar, la notificacin se har por medio de anuncios en el tabln de edictos del Ayuntamiento en su ltimo domicilio, en el "Boletn Oficial del Estado", de la Comunidad Autnoma o de la Provincia, segn cual sea la Administracin de la que se proceda el acto a notificar, y el mbito territorial del rgano que lo dict. En el caso de que el ltimo domicilio conocido radicara en un pas extranjero, la notificacin se efectuar mediante su publicacin en el tabln de anuncios del Consulado o Seccin Consular de la Embajada correspondiente. Las Administraciones pblicas podrn establecer otras formas de notificacin complementarias a travs de los restantes medios de difusin, que no excluirn la obligacin de notificar conforme a los dos prrafos anteriores. 5. La publicacin, en los trminos del artculo siguiente, sustituir a la notificacin surtiendo sus mismos efectos en los siguientes casos: a) Cuando el acto tenga por destinatario a una pluralidad indeterminada de personas o cuando la Administracin estime que la notificacin efectuada a un solo interesado es insuficiente para garantizar la notificacin a todos, siendo, en este ltimo caso, adicional a la notificacin efectuada. b) Cuando se trata de actos integrantes de un procedimiento selectivo o de concurrencia competitiva de cualquier tipo. En este caso, la convocatoria del procedimiento deber indicar el tabln de anuncios o medios de comunicacin donde se efectuarn las sucesivas publicaciones, careciendo de validez las que se lleven a cabo en lugares distintos. El artculo 60 seala que se publicarn aquellos actos administrativos cuando as lo establezca la norma que regule su procedimiento o cuando lo aconsejen razones de inters pblico, siempre respetando el contenido del artculo 58. El artculo 61 indica que si el rgano competente aprecia que la publicacin de un acto lesiona derechos o intereses legtimos, se limitar a publicar en el Boletn una somera indicacin del acto.
Bibliografa utilizada: Admn. Corporaciones locales, Editorial Meta, Sevilla 2002. Centro del opositor Madrid 2001. Centro de Estudios financieros, Valencia 2003.