CURSO:

AUDITORIA DE GESTIN

CAPITULO

N14:

Auditoria

en

el

proceso

de

la

Administracin

UNCP - FAE

 Ao de la Integracin Nacional y el Reconocimiento de Nuestra Diversidad

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FACULTAD DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

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CATEDRA CATEDRATICO TURNO INTEGRANTES:

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AUDITORIA DE GESTIN MG. LUIS MIGUEL NINAMANGO GUEVARA. TARDES

a. ALIAGA MAYORCA MARLON. b. BARRIOS ESPEJO GIACOMO. c. MATAMOROS YANCE JULIO CSAR-

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Se sabe que la Administracin es el conjunto de actividades que una o ms personas emprenden tareas en conjunto.

Es el centro de la tarea administrativa es el trabajo de otros, y su intensin es brindar resultados mediante las actividades de otras personas.

El fin de la administracin tiene su fina a traves de la coordinacin de estas actividades.

En las tareas administrativas hay que ver las actividades de los otros.

Los administradores se desempean para coordinar en el trabajo de otros. Adems la misin de los administradores es: Son los responsables de obtener resultados por medio de los esfuerzos especializados de otras personas, ya que sea de manera individual, o en grupos. Tambin el administrador es el que trabaja con otras personas y a travs de ellas coordina a sus actividades y objetivos organizacionales. En el esquema de funciones, los administradores realizan ciertas actividades que coordinan de manera eficaz y eficiente el trabajo de los dems. A estas funciones se le denomino: proceso administrativo.

PROCESO ADMINISTRATIVO: Las diferentes disciplinas tiene contenido general en la estructura del conocimiento regido a la teora integrada por elementos interrelacionados y dinmicos que surgen en determinados periodos. La disciplina formal busca un mtodo de adopcin que facilita su anlisis y compresin y se le da carcter de cientfico. A esto se le determina los ciclos que persiguen objetivos persiguen objetivos especficos, por ejemplo: el proceso econmico, proceso histrico.

Mc.Farland D. comenta que debemos estar conscientes de que el termino administracin puede ser usado de distintas maneras. a) Un cuerpo de conocimientos (teora administrativa). b) Un grupo de personas que dirigen las actividades de otras (consejo de administracin) c) Un proceso del que se valen los administradores para desempear su trabajo en una organizacin (proceso de administracin).

DEFINICIONES PROCESO ADMINISTRATIVO: Se habla de enfoque sistemas, se habla funciones administrativas cuando consideran o estudian separadamente y de proceso o sistema de administracin. Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. A continuacin se presentan diversas definiciones: Da Silva R.: Las actividades bsica que deben desempear los administradores para alcanzar los resultado determinados y/o esperados por las organizaciones J. Rodrguez Valencia: Es una serie de funciones o actividades continuas e interdependientes que se concentran en alcanzar objetivos organizacionales La administracin es que comprende una sucesin de funciones interdependientes (planeacin, organizacin, integracin de recursos, direccin y control)

CONCEPTO DE AUDITORIA DEL PROCESO DE ADMINISTRACIN (PROCESAL):

H. Fayol, el padre de la administracin en 1925 Chronique social de France, menciono que la administracin al decir que el mejor mtodo para examinar una organizacin y

determinar las mejorar necesita era estudian el mecanismo administrativo, para precisar el precisar si la planeacin, organizacin, mando, coordinacin y control. En las distintas organizaciones el departamento para as conocer en que est fallando o que no estn cumpliendo, lo cual implica la necesidad de examinar y evaluar si los planes estn llevados a cabo y cabo se estn alcanzando objetivos organizacionales. Por tanto, se

requiere revisar y evaluar la prctica del proceso de la administracin en todas sus unidades orgnicas.

DEFINICIONES DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA DEL PROCESO ADMINISTRACIN:

Actualmente todas las organizaciones requieren de manera peridica de un examen y evaluacin de la prctica del proceso administrativo por medio de la aplicacin de normas y procedimientos que permitan la realizacin de una correcta auditoria administrativa.

J. Rodrguez Valencia: Es un examen y evaluacin de las organizacin administrativas practicadas en un departamento o de toda la empresa a fin de determina el grano de efectividad con el que viene operando y hace las recomendaciones de mejora respectivas

R. Thierauf: Es un instrumento para medir que tan bien funcionan las gerencia en lo que respecta a la planeacin, organizacin direccin y control

La auditora administrativa procesal tiene como propsito realizar u examen y evaluacin objetiva, imparcial y competente de las funciones administrativas (planeacin, organizacin, etc.) en todas las reas funcionales de una empresa, as como un medio para reorientar continuamente los esfuerzos de la direccin superior hacia los objetivos y planes organizaciones. Una auditoria administrativa procesal realizada oportunamente, por tanto, es un medio excelente para poder evaluar el desempeo de la administracin con la finalidad de mejorar esta, lo que generara una reduccin de los costos y incremento en las ganancias organismo social.

AUDITORIA ADMINISTRATIVA PROCESAL:

El proceso administrativo puede realizarse en un puesto o en toda la empresa y la obtencin de mejores resultados depende de la revisin y la evaluacin prcticas y objetivas de su aplicacin. La efectividad administrativa se da en un ambiente interno y micro administrativo. La revisin de la eficiencia y eficacia administrativas implica determinar la calidad de la gestin, la capacidad gerencial y eventual certeza de la funcin directriz. La auditora administrativa se puede representar como la siguiente ecuacin:

De modo que si una vez realizada la auditoria encontramos que: P=75% y Q=100% para la realizacin habr que agregar en el primer trmino un 25% en algunos de sus componentes. Para que exista la igualdad significa que planes objetivos y sus componentes estarn en la situacin de producir algo. Adems se debe hacer una produccin del trabajo econmica y eficiente es decir obtener mayor productividad a un mnimo del costo y esfuerzo.

EXAMEN Y EVALUACIN: En el examen y evaluacin de la empresa cuando estos sean de forma integral se hace necesario llevar una investigacin de los factores internos y externos: 1. Factores internos:

a) Funcional b) Procesal c) Analtico

2. Factores externos:

Medio ambiente

Aqu trataremos de la auditoria procesal. La identificacin e interrelaciones de funciones o elementos de la administracin se denominan proceso administrativo. Los autores como Mnch y Garca lo defienden como: el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin, mismas que se interrelaciona y forman un proceso integral El sistema administrativo abarca a toda la optimizacin mediante la direccin tcnica, organizacin del personal y otros recursos relacionados a la empresa con su medio ambiente, nos expresa el autor W. Churchman. Los conceptos de manejar la administracin dentro de un enfoque de sistemas nos obligan a considerar sus elementos como subsistemas como se muestra en la siguiente figura:

Examen del sistema de planeacin: La funcin de planeacin es parte integral del sistema administrativo como (informacin decisin), lo que implica fijar los objetivos y planes para las organizacionales y el sealamiento de los medios. Definicin de planeacin: Es todo un proceso para decidir anticipadamente lo que a hacerse y como. Implica la fijacin de objetivos, desarrollo de polticas establecimiento de procedimientos, programas y presupuestos para lograrlos.

El proceso de planeacin: La planeaciones es el proceso mediante el cual determinamos a donde queremos dirigimos, con que medio siguiente que pasos y en cuanto tiempo. Las actividades incluyen necesariamente una cantidad considerable de detalles y ciertos pasos que se deben dar:

El objetivo del proceso de planeacin es una meta que se fija, que requiere un campo de accin definido y que requiere una orientacin para los esfuerzos de un dirigente. Debido a la gran importancia no es conveniente fijarlos a la ligera y sin analizar profundamente las posibilidades tanto positivas como negativas que se realizaran en la empresa: Las polticas son un conjunto de normas generales de accin encaminadas a orientar a la administracin de una empresa ayudando al desarrollo de sus actividades y de los planes establecidos Los procedimientos: son una serie de labores encadenada que constituyen una sucesin cronolgico y la manera de ejecutar un trabajo encaminando ambos al logro de un fin determinado. Los programas: son planes ms complejos que los anteriores, se apoyan en los objetivos, en las polticas y en los procedimientos; pero determina con mayor precisin el desarrollo de las actividades en funcin de los elementos de tiempo y dinero Existen dos tipos: a) Integral, es un programa maestro que contiene normas y procedimientos del tipo general que es necesario adoptar para las necesidades particulares de cada departamento. b) Seccional, no es ms que una adaptacin de las normas y procedimientos generales. En este caso se facilita la coordinacin de los departamento clasificados elaboran este tipo de programas particulares.

EL PROCESO DE ORGANIZACIN: Lo podemos conceptualizar como una serie de etapas necesarias para lleva a cabo la accin de organizar un organismo social. Es decir, la manera de cmo se dispone el trabajo y se le asigna entre los miembros de la empresa de modo que se alcancen eficientemente sus objetivos. DIVISIN Y ESPECIALIZACION DEL TRABAJO Muchos organismos sociales, lo mismo que departamento dentro de una empresa se manejan por un solo individuo en la organizacin. A medida que va trabajando la empresa crece y la carga aumenta es por eso que se necesita de ms personas.

JERARQUIZACIN: Un esfuerzo de organizacin son las relaciones jerrquicas. Estas se refieren a la cadena de mando. La organizacin se establece sobre la premisa de que el individuo que se encuentra en el nivel superior posee ms autoridad y que la de los dems individuos se ve reducida de acuerdo con su posicin en el organigrama.

DEPARTAMELIZACIN: Se da mediante la divisin de la empresa para un mejor manejo. Las funciones que se asignan a sus empleados tienen que dividirse entre ellos y combinarse de forma lgica. Las personas de una misma rea deben compartir el trabajo.

DESCRIPCIN DE LAS FUNCIONES: Una vez establecidos los niveles jerrquicos y unidades administrativas de la empresa es necesario definir con toda claridad las actividades y deberes que habrn de desarrollarse en cada pesto y por cada una de las unidades orgnicas.

COORDINACIN DEL TRABAJO: Una vez establecidos los niveles jerrquicos y unidades administrativas de la empresa es Necesario que los jefes coordinen con el fin de alcanzar los planes y objetivos. Deben comunicar a cada subunidad los objetivos generales de la empresa y mantener a cada subunidad informada de las actividades de los dems. EXAMEN DEL SISTEMA DE CONTROL es el proceso para determinar lo que se est llevando a cabo valorizndolo y, si es necesario, aplicar medidas correctivas de manera que la ejecucin se realice de acuerdo con lo planeado. Su importancia radica en que se aplica indistintamente a todas las dems fases administrativas (hay control en la planeacin, en organizacin, en integracin, etc.) es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.

Se ejerce en cualquier actividad (ventas, compras, personal, etc.) y puede orientarse hacia cantidad, calidad, costos, tiempo, ya sea en cada uno o por separado a travs de combinaciones. Fijacin de sistemas de informacin Consiste en precisar qu datos crticos se requieren, cundo y cmo. Existen diversos instrumentos necesarios que ayudan a practicar el control en forma adecuada, entre los ms importantes estn: a) Presentacin de datos estadsticos. El anlisis y clara presentacin de datos estadsticos, ya sea en forma tabular o grfica, son importantes instrumentos de control. b) Informes y anlisis especiales. Nadie puede dirigir eficientemente si no cuenta con la informacin adecuada. c) Punto de volumen de ingresos y costos. Este instrumento de control ayuda mucho al ejecutivo y se lo conoce ms comnmente como punto de equilibrio. Desarrollo de normas de actuacin El establecimiento de normas proporciona la base sobre la que se mide el desempeo real o esperado. La habilidad para seleccionar puntos crticos de control es un aspecto importante de la administracin, puesto que un control slido depende de ellos. Cada objetivo de planeacin, cada meta de los muchos programas de planeacin, cada actividad de estos programas, cada poltica y cada procedimiento llegan a ser normas contra las cuales debe medirse el desempeo real o esperado. En la prctica, sin embargo, las normas tienden a ser de las siguientes clases: normas fsicas, de capital, de costos, de ingreso, de programas y las normas intangibles. Medidas de resultados Este es el primer paso del proceso de control, se refiere al grado de desunin de las metas y de las formas apuntadas. Se logra de muchas formas diferentes, como las siguientes: a) Observaciones personales b) Datos estadsticos c) Informes verbales d) Informes escritos

Medidas correctivas Puede considerarse como el hecho de hacer cumplir o de ver que las operaciones sean ajustadas o que se hagan esfuerzos para que los resultados sean de acuerdo con lo esperado. La accin correctiva la ejercen quienes tienen autoridad sobre el procedimiento actual. Examen del sistema de coordinacin La coordinacin cubre desde el nivel de alta administracin hasta el nivel ms bajo. La preocupacin bsica es la integracin de las actividades internas que han sido especializadas por funciones y/o niveles. Si las actividades de trabajo se dividen y se departamentalizan, es necesario que los administradores las coordinen para lograr planes y objetivos. Necesidad de coordinacin La coordinacin es una actividad que se origina en la planeacin y la toma de decisiones. La necesidad de esta funcin administrativa depende de la naturaleza y requisitos de comunicacin de las tareas que se ejecutan y el grado de interdependencia de las diversas unidades que las ejecutan. El proceso de coordinacin La coordinacin tiene un carcter permanente y continuo. Es decir, est siempre en la realidad organizacional, adaptndola continuamente a las diversas exigencias de la situacin. La coordinacin, en efecto, no consiste ni termina en una orden, en una decisin, en un acto; la coordinacin no se puede ordenar sino que resulta de todo un conjunto de acciones, decisiones, actitudes y comportamientos en los que se manifiesta y se compone el proceso administrativo, proceso que representa una gua y adaptacin constante de una organizacin, a travs de un esquema lgico de accin, para alcanzar objetivos de manera eficiente y eficaz. Comunicacin La comunicacin efectiva es importante para los administradores por dos razones: la primera, porque es el proceso por el que se desempean las funciones administrativas; la

segunda, porque es una actividad a la cual los administradores destinan una mayor proporcionan de su tiempo. La comunicacin es vital para una coordinacin efectiva, que depende directamente de al adquisicin, trasmisin y procesamiento de informacin. Cuanto mayor sea la incertidumbre de las tareas que han de coordinarse, mayor ser la necesidad de informacin. Unidad de accin Se deben coordinar los departamentos para que constituyan una unidad de trabajo, un equipo de beisbol no es un conjunto de personas que persiguen, cada una de ellas, un objetivo distinto. De igual manera, una empresa no es simplemente un grupo de departamentos independientes con propsitos diferentes. Para tener un desempeo exitoso, las organizaciones necesitan integrar la contribucin de trabajo de las unidades orgnicas. Si las actividades de trabajo se dividen y se departamentalizan, es esencial que los administradores las coordinen con el fin de lograr objetivos organizacionales. Colaboracin La coordinacin no termina en un acto, sino que comprende todas las existencias del organismo social. La coordinacin no se agota en un solo acto o en una serie de actos, cada uno de ellos completo y terminado en s mismo, sino que es inherente a la misma organizacin como condicin indispensable para su existencia y, por tanto, no admiten solucin de continuidad. El concepto de coordinacin es ms amplio que el de colaboracin y lo abarca; la presupone y comparte, si los individuos logran sincronizar esfuerzos (uno hace un plan de auditoria administrativa, el segundo formula cuestionarios y un tercero elabora programas) entonces realizan una accin coordinada, que implica necesariamente colaboracin. Tiempo-programacin-espacio-cantidad El elemento tiempo es parte importante en la coordinacin y se entiende como el lapso optimo al que deben sujetarse las actividades. El establecimiento de este factor depende de los estudios que previamente se hagan con base en la experiencia adquirida, tanto en el propio organismo como en otros similares. Un caso objetivo de la influencia del tiempo en la coordinacin es el relativo a flujos de trabajo, es decir, la secuencia de operaciones programadas es decisiva, pues cualquiera alteracin del tiempo puede ocasionar serios trastornos econmicos y tcnicos en la empresa.

La programacin es esencial para coordinar actividades. Un programa especifica periodos para la terminacin de actividades especficas. Simple o compleja, es una herramienta clave para planear. Otro elemento importante, en cierto tipo de organismo, es el espacio, que cuesta dinero y debe sacarse ventaja a su uso. En cuanto al elemento de cantidad, la medicin del trabajo de oficina, por ejemplo, es la comparacin de una norma con el resultado del gasto de esfuerzos mental o fsico. La medicin de las actividades de oficina puede abarcar desde un sencillo cmputo hasta una medicin compleja basado en estudio de tiempos. Su objetivo es establecer normas de medicin para determinar la extensin del progreso y mejorar el esfuerzo producto de las actividades del personal; tambin proporciona una base adecuada para planear, programar y coordinar el trabajo con mayor efectividad. Medio ambiente En el sentido ms amplio, el medio ambiente que rodea a un organismo es el entorno, de decir, todo aquello que esta fuera del sus lmites; pero algunos de sus elementos influyen ms directamente en sus operaciones. El grado en que el ambiente externo influye en los administradores vara con el tipo y objetivos de la empresa. Tambin es distinto entre las diversas posiciones y funciones dentro de un organismo, y aun entre los niveles jerrquicos de ella. Un tipo especial de adaptacin administrativa al ambiente implica cambios en la estructura organizacional, sus flujos de trabajo, auditora, relaciones y, sobre todo, una eficiente coordinacin, especialmente para el trabajo en que hay una gran interdependencia.

REFERENCIA BIBLIOGRAFICA:
1. RODRIGUEZ, Joaqun Auditoria Administrativa 9na. Edicin. Impreso en Mjico. Pg. 309- 348 2. www.monografias.com