Manual bsico de gestin econmica de las Asociaciones

El control econmico de una Asociacin se puede ver desde dos perspectivas: Necesidades internas de informacin econmica para: * Toma de decisiones * Difundir los datos econmicos de la entidad

Obligaciones legales de informacin econmica para: * Cumplir la legalidad contable y fiscal * Justificar subvenciones
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Las dos son importantes, por lo que es necesario cuidarlas. Lo prioritario es cubrir nuestras necesidades internas, para extraerlos datos necesarios para cumplir las obligaciones legales.

1.- Necesidades internas de informacin econmica

La informacin econmica se recopila, trata y analiza en tres fases:

Presupuestos, o fase de planificacin Contabilidad, o fase de recogida de datos Balances, o fase de evaluacin

Para que la informacin contenida en los presupuestos, la contabilidad y los balances sea comparable entre s, deber estar ordenada toda de la misma manera, de ah que lo primero sea definir los criterios de ordenacin y las categoras que se derivan de ellos.

En funcin de nuestras necesidades, elegiremos un tipo de presupuesto, o utilizaremos varios de manera simultnea.

1.1.- Presupuestos 1.1.1. Presupuesto de Inversiones y Financiacin de las mismas. Sirve para prever las inversiones que vamos a realizar en un periodo de tiempo, y la financiacin que hemos previsto para ellas. Nos permite su repercusin en los gastos e ingresos de ese periodo: calcular la amortizacin que luego tendremos que usar en el presupuesto de Ingresos y Gastos. Adems, nos da informacin relevante para el presupuesto de Tesorera, al sealarnos los ingresos y las compras que tenemos que distribuir entre varios periodos. 1.1.2. Presupuesto de Ingresos y Gastos. Es la imagen econmica de la asociacin, y para ello nos permite prever los ingresos y gastos de un periodo concreto; calcular para cada una de las actividades y para el conjunto de todas ellas si generarn dficit o supervit; saber qu ingresos o gastos tendrn repercusin en el presupuesto de tesorera. 1.1.3. Presupuesto de Pagos y Cobros, o de Tesorera Nos permite prever los pagos y cobros en un periodo, saber si vamos a sufrir dficits, y prever soluciones, saber si vamos a tener supervit, y decidir si vamos a realizar inversiones financieras.
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1.2. Contabilidad La Contabilidad nos permite conocer los ingresos y gastos que hemos tenido en un periodo, saber quines son nuestros acreedores y deudores y por qu importe, saber de qu dinero podemos disponer en un momento dado y saber cunto vale nuestra entidad en un momento dado 1.2.1. Contabilidad por Partida Doble Se apuntan todos los movimientos econmicos que se producen en la entidad, haya o no movimiento monetario. As, si nos conceden una subvencin pero nos la dejan a deber y no nos la pagan hasta tres meses ms tarde, apuntaremos el ingreso en el momento de la concesin y el cobro cuando nos la paguen, y mientras tanto esa cantidad estar recogida en una cuenta de deudores, porque tenemos derecho a que nos la paguen. Con este sistema de contabilidad, s distinguiremos entre gastos e inversiones, obligndonos a amortizar estas ltimas, s llevaremos control de lo que debemos y nos deben, y s sabremos el valor de nuestra entidad en todo momento. Por el contrario complica la tarea de contabilizar los movimientos econmicos de la entidad. Cuando se utiliza este tipo de contabilidad, se dice que seguimos el criterio de devengo, porque apuntamos los gastos e ingresos cuando nacen los derechos y obligaciones, al margen de cuando se d el pago o el cobro. 1.2.2. Contabilidad Analtica Es la contabilidad ordenada segn la naturaleza del gasto o ingreso o el tipo de movimiento econmico en general, y en funcin de las distintas actividades o proyectos que realicemos. Con este sistema podremos saber los gastos e ingresos de cada uno de los proyectos o actividades que desarrolle nuestra asociacin.

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1.3. Balances Los distintos tipos de Balances nos permiten conocer saber si estamos cumpliendo el plan de inversiones (y tomar las medidas que puedan ser necesarias); saber si estamos cumpliendo nuestros objetivos econmicos (y tomar las decisiones necesarias) y saber si estamos cumpliendo las previsiones de tesorera (y tomarlas medidas necesarias. En funcin de la informacin que recoge, distinguimos tres tipos de Balances: 1.3.1. Balance de Situacin Es una informacin econmica esttica de la entidad donde aparecen los bienes, los derechos y las obligaciones y, por tanto, el valor del patrimonio, es decir, la informacin fundamental que nos aporta es el del valor de la entidad y como est distribuido ste. 1.3.2. Balance de Prdidas y Ganancias Es una informacin econmica dinmica de la entidad donde aparecen los gastos e ingresos realizados en un perodo de tiempo concreto y, por tanto, el beneficio o las prdidas en ese perodo. 1.3.3. Balance Presupuestario Es una comparacin entre el Presupuesto y la Contabilidad y, por tanto, nos informa del grado de cumplimiento de nuestros objetivos econmicos. Este es el Balance ms importante para una Entidad Sin nimo de Lucro. A su vez estos balances pueden ser de tres tipos, en funcin de los tres tipos de presupuestos, es decir, B. de Inversiones, B. de Gastos e Ingresos y B. de Tesorera.
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2. Obligaciones legales de informacin econmica de las Asociaciones

Considerando la tipologa de las asociaciones que forman la FEFN, vamos a analizar los siguientes casos de manera separada: 1.- Asociaciones declaradas de Utilidad Pblica 2.- Asociaciones con actividades econmicas, no declaradas de utilidad pblica, que estn dadas de alta en el IAE. 3.- Asociaciones sin actividad econmica, no declaradas de utilidad pblica que no estn dadas de alta en el IAE. Es importante tener en cuenta que "...se considera que una actividad se ejerce con carcter empresarial, profesional o artstico" - es decir, se trata de una actividad econmica - "cuando suponga la ordenacin por cuenta propia de medios de produccin y de recursos humanos, o de uno de ambos, con la finalidad de intervenir en la produccin o distribucin de bienes o servicios." Puesto que todas las asociaciones de familias numerosas nacen para prestar un servicio (sea ste de asesoramiento, representacin, organizacin de actividades, etc.) todas deberan darse de alta en el IAE. Darse de alta en el IAE no genera ninguna obligacin de realizar pagos por ese concepto, ya que la exencin puede solicitarse simultneamente, y se concede a todas las asociaciones.
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2.1.- Asociaciones declaradas de Utilidad Pblica Las Asociaciones declaradas de Utilidad Pblica, vienen obligadas por las Normas de Adaptacin del Plan General de Contabilidad y Normas de Informacin Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos a llevar la contabilidad por partida doble de acuerdo con esas normas y a presentar las cuentas segn establece el artculo 5 del Real Decreto 1740/2003 de 19 de diciembre sobre procedimientos relativos a asociaciones de utilidad pblica, que reproducimos a continuacin: "Artculo 5. Procedimientos relativos a la rendicin anual de cuentas. 1. Las entidades declaradas de utilidad pblica debern presentar o remitir, antes del da 1 de julio de cada ao, al Ministerio del Interior, o a la Comunidad Autnoma, entidad u organismo pblico que hubiese verificado su constitucin y autorizado su inscripcin en el registro correspondiente:

1. El balance de situacin y la cuenta de resultados, en los que consten de modo claro la situacin econmica, financiera y patrimonial de la entidad. 2. Una memoria expresiva de las actividades asociativas y de la gestin econmica, incluyendo el cuadro de financiacin, y reflejando el grado de cumplimiento de los fines asociativos. 3. La liquidacin del presupuesto de ingresos y gastos del ao anterior. 2. Los documentos a que se refiere el apartado anterior se ajustarn a lo que determinen las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos. 3. El Ministerio del Interior, la Comunidad Autnoma, o la entidad u organismo pblico correspondiente, examinarn la documentacin presentada, interesando, en su caso, la aportacin de los informes, datos o documentos complementarios que sean pertinentes sobre dicha documentacin, en relacin con las actividades realizadas en cumplimiento de sus fines. 4. Una vez examinada y comprobada su adecuacin a la normativa vigente, se acordar el depsito de las cuentas en los registros pblicos correspondientes, a efectos de constancia y publicidad, notificndolo a la entidad interesada, y comunicndolo al Ministerio de Economa y Hacienda. En caso contrario, se acordar proceder en la forma prevista en el artculo siguiente. 5. Las Comunidades Autnomas, entidades u organismos pblicos competentes a que se refieren los apartados anteriores comunicarn al Ministerio del Interior si se ha cumplido o no por las entidades declaradas de utilidad pblica lo dispuesto en el presente artculo." Las Asociaciones de Utilidad Pblica de la Comunidad de Madrid han de aadir un certificado firmado por el Secretario, con el V B del Presidente, sobre aprobacin de las cuentas por la junta de socios, as como un Balance de Sumas y Saldos a fecha del cierre del ejercicio para permitir una comprobacin inicial de la congruencia de las cuentas anuales.

2.2- Asociaciones con actividades econmicas, no declaradas de Utilidad Pblica

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A partir del 26 de mayo de 2.002, las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artculo 14 de la Ley Orgnica 1/2002 de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacin, que dice: "Artculo 14. 1. Las asociaciones han de disponer de una relacin actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situacin financiera de la entidad, as como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus rganos de gobierno y representacin. Debern llevar su contabilidad conforme a las normas especficas que les resulten de aplicacin. 2. Los asociados podrn acceder a toda la documentacin que se relaciona en el apartado anterior, a travs de los rganos de representacin, en los trminos previstos en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. 3. Las cuentas de la asociacin se aprobarn anualmente por la Asamblea General. Esto significa que todas las Asociaciones debern llevar una Contabilidad por partida doble y Analtica, para poder cumplir con lo establecido en el prrafo anterior.
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Adems, al realizar actividades econmicas y quedar reconocido como tal al darse de alta la Asociacin en el I.A.E, est sujeta a lo dispuesto en el artculo 2 del Cdigo de Comercio: "Artculo 2. Los actos de comercio, sean o no comerciantes los que los ejecuten, y estn o no especificados en este Cdigo, se regirn por las disposiciones contenidas en l; en su defecto, por los usos del comercio observados generalmente en cada plaza; y a falta de ambas reglas, por las del Derecho comn." Y por tanto, habr de cumplir su Artculo 25, y llevar una Contabilidad por partida doble: "Artculo 25. 1. Todo empresario deber llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronolgico de todas sus operaciones, as

como la elaboracin peridica de balances e inventarios. Llevar necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario. 2. La contabilidad ser llevada directamente por los empresarios o por otras personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad de aqullos. Se presumir concedida la autorizacin, salvo prueba en contrario." Existen unas Normas de Adaptacin del Plan General de Contabilidad y Normas de Informacin Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos, especficas para este tipo de entidades, y la obligacin de llevar la contabilidad por partida doble queda matizada en la "DISPOSICIN ADICIONAL TERCERA. Rgimen contable de las asociaciones. 1. Sern de aplicacin obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pblica, siempre que procedan, las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artculo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril 2. Reglamentariamente se desarrollar un modelo de llevanza de la contabilidad que podr ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias: a. Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entender por total activo el total que figura en el modelo de balance. b. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia ms, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros. c. Que el nmero medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco." Este rgimen ha sido desarrollado en el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el rgimen simplificado de la contabilidad.

2.3.- Asociaciones sin actividades econmicas, no declaradas de utilidad pblica

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A partir del 26 de mayo de 2.002, las obligaciones contables de las Asociaciones quedan establecidas en el Artculo 14 de la Ley Orgnica 1/2002 de 22 de marzo, reguladora del Derecho de Asociacin, que dice: "Artculo 14. 1. Las asociaciones han de disponer de una relacin actualizada de sus asociados, llevar una contabilidad que permita obtener la imagen fiel del patrimonio, del resultado y de la situacin financiera de la entidad, as como las actividades realizadas, efectuar un inventario de sus bienes y recoger en un libro las actas de las reuniones de sus rganos de gobierno y representacin. Debern llevar su contabilidad conforme a las normas especficas que les resulten de aplicacin. 2. Los asociados podrn acceder a toda la documentacin que se relaciona en el apartado anterior, a travs de los rganos de representacin, en los trminos previstos en la Ley Orgnica 15/1999, de 13 de diciembre, de proteccin de datos de carcter personal. 3. Las cuentas de la asociacin se aprobarn anualmente por la Asamblea General. Esto significa que todas las Asociaciones debern llevar una Contabilidad por partida doble y Analtica, para poder cumplir con lo establecido en el prrafo anterior.
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Dado que existen unas Normas de Adaptacin del Plan General de Contabilidad y Normas de Informacin Presupuestarias de Entidades Sin Fines Lucrativos, especficas para este tipo de entidades, una interpretacin estricta del Cdigo de Comercio nos obligar a llevar Contabilidad por partida doble en estas entidades. No obstante, esta obligacin queda matizada en la "DISPOSICIN ADICIONAL TERCERA. Rgimen contable de las asociaciones. 1. Sern de aplicacin obligatoria a las asociaciones declaradas de utilidad pblica, siempre que procedan, las normas de adaptacin del Plan General de Contabilidad a las entidades sin fines lucrativos, aprobadas por el artculo 1 del Real Decreto 776/1998, de 30 de abril 2. Reglamentariamente se desarrollar un modelo de llevanza de la contabilidad que podr ser aplicado por las asociaciones que al cierre del ejercicio cumplan al menos dos de las siguientes circunstancias:

a. Que el total de las partidas del activo no supere 150.000 euros. A estos efectos, se entender por total activo el total que figura en el modelo de balance. b. Que el importe del volumen anual de ingresos por la actividad propia ms, en su caso, el de cifra de negocios de su actividad mercantil sea inferior a 150.000 euros. c. Que el nmero medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a cinco." Este rgimen ha sido desarrollado en el Real Decreto 296/2004, de 20 de febrero, por el que se aprueba el rgimen simplificado de la contabilidad.

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