No. de Documento SGC-003-D PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA INTERNA HISTORIAL Versin Fecha A B C 25 Set. 07 23 Nov. 10 23 Dic.

11 Responsable del cambio Documento nuevo Gerente de Calidad Se incluye en el punto 6.1.2 Plan Jefe de Calidad de auditoria los criterios para establecer las reas a auditar. Se revisa completamente el Gerente de documento Calidad Inclusin de referencias a los estndares ISO 9001:2008, ISO 19011:2002 e ISO 22000:2005. Inclusin de gestin de expediente de equipo de auditores internos por Recursos Humanos. Se incorpora registro de programa de auditoras SGC-003-001. Se especifica en el intervalo de capacitacin de auditores internos cual es el estndar sobre el cual se Jefe de realizar la capacitacin. Aseguramiento Se agregan los puntos a de Calidad considerar dentro del plan de auditora interna y el documento donde se documenta SGC-003-003. Se agrega el nombre del formato donde se registran los hallazgos SGC-003-004 Lista de Hallazgos y Seguimiento Auditora. Se agrega el formato donde se informarn los hallazgos SGC-003005 Informe de Auditora Interna. Descripcin del cambio FECHA
25 SEPTIEMBRE DE 2007

09 Feb 12

Elaborado por: GERENTE DE CALIDAD

Pagina 1 de 10

No. de Documento SGC-003-D

Aprobado por:
ngel Caldern

FECHA

Direccin General

25 SEPTIEMBRE 2007

Pagina 2 de 10

No. de Documento SGC-003-D

1.

Propsito Definir el mtodo para la realizacin de auditoras internas, con el objeto de determinar si las actividades del sistema de gestin de calidad cumplen con los acuerdos planeados en los procedimientos, y con esto contar con la evidencia y medir la efectividad del sistema de calidad.

2.

Alcance A todos los procesos dentro del sistema de gestin de calidad de IMPRESIN Y DISEO DE MXICO.

3.

Definiciones de trminos Auditoria: Proceso sistemtico, independiente y documentado de revisin y anlisis de una entidad, con el objeto de evaluar su funcionamiento que proporciona informacin y evidencia objetiva. Auditora interna: Proceso sistemtico, independiente y documentado de revisin y anlisis de una entidad, que la realizan personal por o en nombre de la propia organizacin que proporciona informacin y evidencia objetiva para fines internos o como la base para la auto declaracin de conformidad de la propia organizacin. Auditoria de producto: Auditoria en la cual se revisa la realizacin exclusivamente de algn producto en especial, para verificar el cumplimiento de los requerimientos del cliente, organizacin y/o de la norma. Auditoria de proceso: Auditoria en la cual se revisa exclusivamente uno o varios procesos, para verificar el cumplimiento de los requerimiento del cliente, organizacin y/o de la norma.

4.

Referencias ISO 9001:2008 ISO 19011:2002 ISO 19011:2002 ISO 22000:2005 Secc. 8.2.2 Auditora Interna. Secc. 5 Gestin de un programa de auditora. Secc. 6 Actividades de la auditora. Secc. 8.4.1 Auditora Interna.

5.

Polticas Es responsabilidad del Auditor Lder y/o representante de la Direccin el establecer e implantar el presente procedimiento, as como de su mantenerlo vigente, y asegurar que el personal que

Pagina 3 de 10

No. de Documento SGC-003-D realiza auditoras internas, cuente con las competencias debidas y es independiente o ajeno a las reas sobre las cuales debe auditar. Es responsabilidad de los auditores internos cumplir los lineamientos que se marcan en ste documento. Es responsabilidad de los Gerentes y Jefes informar de manera oportuna a todo su personal, el programa de auditoras internas, as como prepararse para recibirlas. El auditor lder es el responsable de preparar la realizacin de auditoras internas, que entre otras responsabilidades incluyen las siguientes: Ayudar en la seleccin de los miembros del equipo auditor. Preparar el plan de auditoria. Representar al grupo de auditores internos. Realizar la reunin de apertura y cierre de auditora. Presentar el informe de auditora a la Direccin General Informar a la Direccin General cualquier obstculo que se presente durante el desarrollo de la auditoria. Entender tcnicamente el proceso a auditar. No es necesario ser un experto en el proceso a objeto de la auditoria. Antes de iniciar una auditora interna se recomienda que el auditor comprenda lo elemental del sistema, proceso o producto a ser auditado, de ser necesario el auditor lder puede contactar con la organizacin a ser auditada, para que brinden una induccin. Dar a conocer los documentos de trabajo. Cuando sea necesario que los auditores tengan conocimiento de los registros, formatos y procedimientos que involucren las auditorias. Programar una primer fase para auditar los documentos que integran el sistema de gestin, dando a conocer a los auditados los procedimientos necesarios para realizar dicha auditoria, que incluyen pero no se limitan a: Manual de calidad, control de documentos, control de registros, auditoras internas, producto no conforme, acciones correctivas y preventivas, entre otros. Comprender la manera de calificar no conformidades.- El grupo auditor debe unificar criterios con respecto a la forma de calificar los hallazgos, el auditor lder tiene que mencionar y desarrollar ste tema previo a cualquier auditoria interna.

Pagina 4 de 10

No. de Documento SGC-003-D NOTA: Estas actividades pueden ser ejecutadas por el responsable del sistema de gestin de calidad cuando se requiera. 5.1 Del equipo auditor El equipo auditor tiene las siguientes responsabilidades: Aplicar la auditoria de acuerdo al programa establecido. Acudir a las reuniones, actualizaciones y entrenamiento que les sea solicitado. Hacer llegar al auditado el reporte de hallazgos, as como de cualquier otra recomendacin a efecto. De ser necesario, llenar acciones correctivas con la oportunidad debida y dar el seguimiento a las mismas hasta su cierre.

Direccin general Verificar que los resultados de las auditorias se hayan llevado al cabo. Solicitar al responsable del sistema de gestin de calidad que los hallazgos encontrados se canalicen de manera oportuna a los responsables de ejecutar las acciones y que estas se realicen acorde a los tiempos comprometidos. Solicitar al auditor lder el estatus de las no conformidades generadas en la auditora interna.

6.

PROCEDIMIENTO 6.1 Planeacin. 6.1.1 Seleccin y calificacin de auditores. El representante de la direccin es responsable de mantener un grupo de auditores calificados, los cuales deben ser seleccionados de acuerdo a las competencias y ajenos a los procesos a auditar. En la realizacin de auditoras internas se pueden contar con auditores en entrenamiento, los cuales deben estar durante la realizacin de la auditoria como observadores en compaa de auditores calificados o del Auditor lder.

Pagina 5 de 10

No. de Documento SGC-003-D Las auditoras internas deben llevarse a cabo por auditores calificados e independientes de los procesos en que tenga responsabilidad directa a ser auditada.

Criterios Generales para el Reclutamiento y Seleccin de Auditores Internos: El objetivo de los auditores debe ser siempre la bsqueda de la conformidad objetiva al rea auditada, es decir, durante el proceso de auditar la idea es que se cumpla con lo descrito en la norma o en el procedimiento especfico, no es buscar hallazgos, estos resultan evidentes cuando se encuentra un incumplimiento al requisito establecido. Los auditores pueden ser reclutados de cualquier rea o proceso y adems de su descripcin de puesto y perfil, debern tener adscrita esta funcin cuando haya aprobado los criterios de seleccin. Las caractersticas generales para el perfil un auditor estn dadas entres otras, por la escolaridad, experiencia, habilidades especiales (Persona dinmica, con actitud de servicio y orientada al trabajo en equipo). Sus habilidades tcnicas estn dadas por su descripcin de puesto (Esta descripcin corresponde a aquella posicin en la cual se desempea en su trabajo diario), pero para el desempeo de auditor interno o lder, debe contar con capacitacin como auditor interno o lder, dependiendo de la responsabilidad extra que se le asignar. Una vez al ao, el auditor lder revisa en la plantilla del personal a las personas que por su, desempeo perfil y experiencia, puedan formar parte del equipo de auditores internos. En caso que se detecte personal que rena dichos requisitos, en conjunto con el rea de recursos humanos, se solicita al Gerente o encargado del rea la disponibilidad del personal para que participe en el proceso de calificacin de auditores, que incluye el correspondiente entrenamiento. Los aspirantes a auditor interno deben contar como mnimo con preparacin acadmica de Preparatoria o Bachillerato concluido. El responsable de recursos humanos mantiene un expediente actualizado del equipo auditor con informacin relacionada a los requisitos de las competencias. Este expediente se debe revisar de forma anual.

Pagina 6 de 10

No. de Documento SGC-003-D

6.1.2 Plan de auditoria Una vez por ao, se debe elaborar el programa de auditoras internas dicho programa debe ser aprobado por la direccin general y puede ser modificado previa autorizacin. El programa de auditoras se registra en el formato SGC-003-001. Los procesos a ser auditados se definen tomando en consideracin el estado y la importancia de los procesos o reas a auditar, as como los resultados de auditoras previas, el desempeo de calidad o por indicaciones directas de la direccin general. Los auditores internos deben tener sesiones de reentrenamiento para establecer los criterios de auditora cada 6 meses, alternando la capacitacin de auditor interno ISO 9001:2008 y auditor interno ISO 22000:2005. Cuando se realiza una auditora general, se revisa todos los puntos de la norma dentro del sistema de gestin de calidad, a diferencia de cuando es una auditora especfica que es sobre un proceso en particular. Para la auditora general se utiliza el formato SGC-003-002 Gua de Auditora ISO 9001-2008. Plan de auditora El plan de auditora se registra en el formato SGC-003-003 y se debe incluir lo siguiente: o La Clave de Auditora. Esta clave estar dada por el ao y el nmero consecutivo de auditora. o Los objetivos de la auditora. o Los criterios de la auditora y los documentos de referencia. o El alcance de la auditora, incluyendo la identificacin de las unidades de la organizacin y los procesos que van a auditarse. o Las fechas y los lugares donde se van a realizar las actividades de la auditora. o La hora y duracin estimadas de las actividades de la auditora, incluyendo las reuniones con la direccin del auditado y las reuniones con el equipo auditor.

6.1.3

Pagina 7 de 10

No. de Documento SGC-003-D o Las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo auditor y de los acompaantes. o Acciones de seguimiento de la auditora anterior. 6.1.4 Auditoria documental Antes de ejecutarse las auditorias al sistema se recomienda realizar la auditoria documental, para lo cual el equipo auditor solicita a los dueos de proceso la documentacin correspondiente, con el propsito de conocer el estado de la misma y durante la auditoria comprobar el cumplimiento a lo documentado.

6.2 Conduccin de la auditoria 6.2.1 Reunin de apertura Se realiza la reunin de apertura en donde se explica el objetivo, la agenda, el alcance de la auditoria, y el grupo auditor as como los criterios de evaluacin.

6.2.2 Conduccin y registro de hallazgos Se da inicio al proceso de auditora de acuerdo al plan establecido. En el caso de detectar incumplimiento mayores o menores u observaciones durante la auditoria, se registran en el momento de la ejecucin de la auditoria. Los auditores pueden apoyarse en el auditor lder en caso de tener algn comentario relevante, as como algn elemento que aunque no est siendo auditado se considere relevante para la retroalimentacin al sistema de calidad, como una oportunidad de mejora. Los hallazgos se registran en el formato SGC-003-004 Lista de Hallazgos y Seguimiento Auditora.

6.2.3 Clasificacin de No Conformidades: No conformidad Menor: Un incidente aislado y presenciando que no cumple con un procedimiento o requerimiento del Sistema de Administracin de Calidad de la Organizacin.

Pagina 8 de 10

No. de Documento SGC-003-D Puede ser un problema detectado que requiera atencin especial. No conformidad Mayor: Una no-conformidad importante contra los requerimientos de la norma. Una falla a un sistema por completo (Elemento de la norma). Una serie de no conformidades menores, que a juicio del auditor requieren ser atendidos de inmediato, debido a que se puede incurrir en graves problemas dentro del sistema de calidad. La ausencia de una norma o requerimiento contractual. Preparacin de reporte de auditoria Concluido el proceso de auditora, se procede a realizar un informe global de lo realizado, en donde se indican los elementos fuertes del sistema, sus oportunidades de mejora y los hallazgos detectadas durante el proceso de auditoria. Se realizan las solicitudes de accin correctiva a las hallazgos detectadas por medio del formato correspondiente. Todo esto bajo el procedimiento correspondiente.. 6.3 Presentacin de resultados 6.3.1 Junta de cierre Se realiza la reunin de cierre acorde a la agenda inicial la presentacin de los resultados de la auditoria, indicado en primera instancia, las fortalezas de la empresa y posteriormente los hallazgos detectados en este proceso. Los hallazgos se presentan en el formato SGC-003-005 Informe de Auditora Interna

6.4 Seguimiento El dueo del proceso es responsable de la correccin y seguimiento e implementacin de acciones de mejora. El auditor interno da seguimiento a las acciones implementadas, validando que las acciones son eficaces. Los resultados son informados en las reuniones de direccin.
Pagina 9 de 10

No. de Documento SGC-003-D

Anexos Los formatos (Registros) mencionados en este procedimiento se encuentran en forma electrnica en el Sistema de Gestin de Calidad (SGC).

Pagina 10 de 10