Auditorias y Registros de Empresa

6.0 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Conceptos previos. Qu es una auditoria de calidad? Tipos de Auditorias. Objetivos de la Auditoria. Cualificacin de los auditores. Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores. 6.6 Cmo auditar?
Tema 6 - Control de Calidad 1

6.0 - Conceptos Previos

Evolucin de la Calidad

Control de la Calidad: Tcnicas y actividades de carcter operativo, utilizadas para cumplir los requisitos para la calidad. Aseguramiento de la Calidad: Conjunto de acciones implantadas dentro del SC, para proporcionar la confianza ptima de que una entidad cumplir requisitos para la calidad. Gestin de la Calidad: Conjunto de actividades que determina la poltica de la calidad, responsabilidad de la direccin. Calidad total: Forma de gestin de una organizacin, basado en la coordinacin y participacin de todos sus miembros para la calidad. Sistema de Calidad (SC): Estructura organizativa, procedimientos, procesos y recursos necesarios para implantar la gestin de la calidad.
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Calidad: Conjunto de caractersticas de una entidad que le confieren la aptitud negativa o positiva para satisfacer las necesidades establecidas y las implcitas.

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6.1 - Qu es una Auditora de Control de Calidad?

Definicin: Evaluacin sistemtica y objetiva para comprobar si las actividades y los resultados relativos a la calidad cumplen con lo planeado y si estos planes estn implantados de forma efectiva y adems son adecuadas para alcanzar los objetivos de calidad.
AUDITOR Una persona calificada para planear y conducir auditorias de acuerdo a un estndar y este estndar puede ser usado como referencia a una o ms auditorias. CLIENTE La organizacin que requiere la auditoria, para que esta se lleve a cabo y as obtener seguridad en la calidad. AUDITADO La organizacin que es auditada; esta puede ser una organizacin completa o una parte de la misma.
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Quin est implicado?

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6.2 - Tipos de Auditoras

Auditorias
Externas
de Clientes de Certificacin

Internas
- Realizadas por personal de la organizacin pero que no tiene relacin directa

con la actividad auditada.

- Las realiza personal contratado por la organizacin. - Satisface a clientes y a inversores. - Se realizan generalmente para el control o restauracin de la calidad, pero slo cuando los estados financieros pueden verse afectados.

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Tipos de Auditoras
Auditoria Interna Auditoria de Cliente Auditoria de Certificacin

Proporcionan confianza interna Proporcionan confianza externa

Mejora de los procesos

Mejora del Sistema de Calidad

Las auditorias internas se programan en funcin de la naturaleza e importancia de la actividad sometida a auditoria. Adems sirve de apoyo a una auditoria externa.
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6.3 - Objetivos de las Auditoras

Objetivos de las Auditorias

Razones para realizar una Auditoria

Determinar la conformidad o no de los elementos del SC con los requisitos observados. Determinar la eficacia del SC implantado para alcanzar los objetivos. Proporcionar al auditado la oportunidad de mejorar su SC. Hacer que se cumplan los requisitos reglamentarios. Permitir la inscripcin del SC del organismo auditado en un registro.

Hacer la evaluacin inicial de un suministrador antes de establecer relaciones contractuales. Verificar en el organismo, que su SC cumple los requisitos establecidos y que realmente esta implantado. Verificar que, en una relacin contractual, el SC del suministrador es eficiente. Hacer la evaluacin, en el marco del propio organismo, de su SC con relacin a una norma de SC.

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6.4 - Cualificacin de los Auditores

Personas abiertas, maduras, con sentido comn, tenacidad, realistas y con capacidad de anlisis.

Cualidades Personales

Aptitud para ver las situaciones complejas desde un punto de vista general y con espritu cooperativo y comunicativo.

Estudios secundarios, conocimientos de las normas aplicables, tcnicas de evaluacin de pruebas, apreciaciones y de informes. 4 aos de experiencia practica (aseguramiento de la calidad).

Formacin y experiencia
Estar al da en el conocimiento de las normas relativas a los SC y en los mtodos y procedimientos de las auditorias.

Mantenimiento de la aptitud

Participar en cursos de formacin y/o perfeccionamiento; estar sometido al examen de sus actuaciones por el comit.
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6.5 - Funciones responsabilidades y tareas de los auditores

Responsabilidades

Funciones

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor auditores. Del auditado.

Del Auditor Jefe. Del equipo auditor o auditores. El auditado es elemento pasivo y no realiza ninguna funcin.

Eleccin del Auditor jefe: Conviene confiar a un auditor la responsabilidad del equipo auditor y de la propia auditora. Debe haber realizado al menos 3 auditorias completas y tener aptitud de comunicacin y gestin del equipo.
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Funciones responsabilidades y tareas los auditores

de

Responsabilidades

Responsable final de todas las fases de la auditora; debe preparar el plan y presentar el informe de la auditora . Participar en la seleccin de los miembros del equipo auditor y presentarlos ante el auditado. Definir los requisitos de cada trabajo de la auditora. Revisar la documentacin del SC. Dar instrucciones al equipo auditor. Informar y comunicar al auditado sobre los resultados de la auditora, las no conformidades crticas y los obstculo importantes durante el curso de la auditora.
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AUDITOR JEFE

Funciones

Funciones, responsabilidades y tareas de los auditores

Responsabilidades

Elaborar un informe sobre los resultados de la auditoria y consignar las observaciones. Cooperar con el auditor jefe. Preparar y realizar con eficacia las responsabilidades asignadas.

AUDITORES

Funciones

Actuar con objetividad y limitarse al mbito de la auditoria. Respetar la deontologa profesional. Recoger y analizar datos para obtener conclusiones relativas al SC auditado.
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Funciones responsabilidades y tareas los auditores

AUDITADO

de

Informar al personal afectado sobre el objeto y finalidad de la auditora; designar a los mandos de su personal para que acompaen al equipo auditor. Poner a disposicin del equipo auditor los medios necesarios para asegurar el desarrollo optimo de la auditora.
Cooperar con los auditores para alcanzar los objetivos de la auditora. Determinar e iniciar las acciones correctoras atendiendo al informe de la auditora.
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Responsabilidades

6.6 - Cmo auditar?

Revisin preliminar del SC auditado -Si el SC no es el adecuado conviene no continuar con la auditora. -Base para preparar la auditora y juzgar el SC auditado. Tareas del equipo auditor -Conviene asignar a cada auditor la auditora de elementos Especficos del SC. Esta asignacin ser hecha por el auditor jefe. Documentos de trabajo - Listas de verificacin para cada elemento del SC. - Formularios para recoger observaciones y formularios para consignar evidencias.

PREPARACIN DE LA AUDITORIA Plan de la auditora

- Conocido con antelacin. - Flexible para permitir cambios durante la auditora. -Debe incluir: objetivos, identidades del equipo auditor, fecha y lugar de la auditora, reas a auditar...
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Cmo auditar?
Recogida de evidencias - A travs de entrevistas, examen - Presentacin del equipo auditor de documentos y observacin de y de un resumen de mtodos y procedimientos a utilizar. las reas afectadas. - Confirmar el horario de reuniones - Anotar los indicios de no intermedias y final, y la disponibilidad conformidad para su posterior de medios e instalacioinvestigacin. nes que se precisen. EJECUCIN . DE LA AUDITORIA Reunin final Observaciones de la auditora con el auditado - Documentar todas las observa- Presentar: las observaciones de ciones y determinar las que deben la auditora a la direccin del considerarse no conformidades. auditado y asegurarse de su - Las no conformidades deben comprensin; las conclusiones referenciar los requisitos que se del equipo auditor relativas al SC. Incumplen. -Levantar acta de esta reunin. Reunin inicial
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Cmo auditar?
Informe de la Auditora

Es responsabilidad del auditor jefe. El informe tiene por objeto exponer los hechos, no analizar las causas, ni recomendar acciones correctoras. En caso de duda sobre alguna situacin auditada, no considerarla. Debe contener: objetivo y alcance de la auditora, observaciones de no conformidad, capacidad del SC para alcanzar los objetivos definidos, lista de distribucin del informe...
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Cmo auditar?
Comportamiento del auditor

Procurar buen aspecto; el lenguaje debe ser simple, preciso y adaptado al interlocutor. Generalmente el auditor debe escuchar y mantener un tono de cooperacin. Para estudiar una situacin, usar las tradicionales: qu? cmo? dnde?... Retener solo los hechos. No tener en cuenta rumores o suposiciones. Tener en todo momento el control de la auditora. Preguntar y escuchar, no discutir. Adaptarse a la situacin y al auditado. Examinar en detalle la documentacin.
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Recomendaciones practicas

Cmo auditar?
PROCEDIMIENTO PARA ESTUDIO DE UNA TAREA Tarea Examinada
NECESITA INSTRUCCIONES ESCRITAS?

Conforme SI SI

EXISTEN?

SI
CONFORME INSTRUCCIONES?

SI

ALCANZA OBJETIVOS?

NO

NO

NO NO
NO CONFORME O NO ADAPTADA
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CONFORME

NO CONFORME
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