Como Participar Con Exito en Ferias YExpoosiciones Internacionales

Cmo participar con xito en Ferias y Exposiciones Internacionales
Cmo participar con xito en

Actualizacin a marzo del 2010
Ferias y Exposiciones Internacionales
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Actualizacin a marzo del 2010
CAPTULO I
Ferias y Exposiciones Internacionales 6 7 8 10 12 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5
ndice
Qu son las ferias internacionales Principales motivos para participar en una feria o exposicin internacional Ventajas de participar en una exposicin internacional Tipos de ferias Modalidades de participacin en una feria o exposicin internacional
CAPTULO II
Como saber si mi empresa est lista para participar en una Feria Internacional 14 15 17 18 2.1 2.2 2.4 2.5 2.6 2.7 Cmo saber si mi empresa est preparada para exportar Seleccin del producto mercado Conocer los canales de distribucin en el mercado meta Identifique su competencia Evale sus posibilidades de xito Otros aspectos bsicos que toda empresa debe considerar al empezar a exportar
CAPTULO III
Seleccin del evento ms adecuado 20 21 22 25 27 3.1 Definicin de las expectativas al participar en una feria y/o exposicin internacional. 3.2 Clasificacin de los diferentes tipos de feria 3.3 Otras clasificaciones 3.4 Criterios para seleccionar una feria 3.5 La manera de conocer las diferentes ferias y exposiciones internacionales a nivel mundial 3.6 Otros organismos que apoyan la participacin en eventos internacionales
CAPTULO IV
La preparacin de la empresa antes de la feria internacional 30 33 37 39 40 42 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 Aspectos bsicos de la preparacin para participar en un evento internacional Elaboracin de material impreso Cmo seleccionar y preparar al personal que atender su stand Envo de muestras Actividades que deben realizarse los das previos a la apertura del evento El da anterior al inicio del evento
CAPTULO V
La participacin en el evento 44 46 47 48 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 Diseo del stand Protocolo y diferencias culturales Ventajas de contar con apoyo local durante la celebracin del evento Manera de atender a los visitantes Durante el evento
CAPTULO VI
La participacin en el evento 50 52 54
6.1 Evaluacin de los resultados 6.2 Seguimiento de las expectativas creadas 6.3 Cmo mejorar la estrategia de exportacin de la empresa Glosario Programa Nacional de Eventos Internacionales 2010 Directorio 3
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Introduccin
a participacin en ferias o exposiciones internacionales es la principal herramienta que una empresa debe considerar para acceder a mercados internacionales por su relacin costo beneficio, comparada con la de implementar otras acciones promocionales en los pases a los que se desea exportar. Por lo anterior, una feria internacional no debe verse como un fin por s misma sino como lo que es, un medio para obtener acceso a mercados que de otra manera sera oneroso alcanzar. Participar en ferias o exposiciones internacionales implica una considerable inversin de recursos y tiempo, por lo general, de varios miles de dlares, por lo que la empresa debe planear cuidadosamente su participacin para asegurarse de obtener los resultados deseados. Este documento tiene la finalidad de proveer al empresario con una metodologa para utilizar la participacin en ferias y exposiciones internacionales como medio de promocin internacional y obtener resultados. El documento incluye un proceso de autoevaluacin para determinar si la empresa se encuentra lista para participar en eventos internacionales, mtodos de seleccin del evento ms adecuado, la preparacin del stand, la atencin profesional del stand, el seguimiento y la evaluacin de los resultados de la participacin.
CAPTULO I
Ferias y Exposiciones Internacionales
1.1 Qu son las ferias internacionales

Las ferias internacionales son grandes eventos organizados con el objetivo de facilitar las transacciones comerciales entre empresas de todo el mundo y se caracterizan por reunir en un solo lugar y en un mismo tiempo la oferta y la demanda de ciertos productos o servicios. Las ferias son una importante herramienta del marketing, un gran escaparate comercial y un medio de comunicacin relevante. Una exposicin es una tcnica de ayuda a la venta, un medio de presentacin privilegiado, es decir, un fenmeno de aceleracin del proceso de venta que permite optimizar la relacin costeo de venta/cliente, en un entorno que promueve la venta profesional. La mayora de las ferias internacionales efectan actividades paralelas como talleres tcnicos, seminarios, rondas de negocios, degustaciones, entre otras actividades de inters para el participante, que le permiten capacitarse, actualizarse y especializarse al mismo tiempo que cierran negocios. Adicionalmente, las ferias internacionales permiten al pas anfitrin, presentar sus ventajas econmico-comerciales, difundir su cultura y son fundamentales para fomentar el turismo y la derrama econmica que conlleva la llegada de visitantes de todo el mundo para participar en el evento, ya que mnimo permanecern los das que dura el evento, generalmente viajan ms de una persona por empresa con sus respectivos acompaantes y tambin es comn que el participante en la feria, aprovechando el viaje, extienda su permanencia para conocer el pas sede.
SE PUEDE CONOCER A UN MAYOR NMERO DE CLIENTES EN UN MENOR TIEMPO.
1.2 Principales motivos para participar en una feria o exposicin internacional

Construir o ampliar la lista de clientes potenciales Potenciar el proceso de venta Vender directamente Reafirmar las relaciones con los futuros y actuales clientes Estudiar su mercado, proceso de decisin de compra de los visitantes Estudiar a la competencia Introducir nuevos productos Reforzar la imagen de la empresa La costumbre (Siempre hemos estado) La obligacin (Los clientes esperan que estemos, La competencia est) El placer (por celebrarse en un mercado, para encontrarse con los clientes) El prestigio Los negocios (Queremos aumentar nuestras ventas)
1.3 Ventajas de participar en una exposicin internacional

El asistir a una feria o exposicin internacional es siempre una forma adecuada de conocer mejor su mercado, sus clientes reales o potenciales, las fortalezas y debilidades de su empresa y sobre todo las de su competencia. En una feria internacional puede apreciar fcilmente las ventajas competitivas de su producto frente a los dems, la estrategia de promocin de sus competidores y un sin fin de informacin que enriquecer su conocimiento del mercado meta y de cmo satisfacer a sus consumidores. Las ferias y exposiciones internacionales tienen ventajas nicas sobre otras formas de promocin internacional. A continuacin se presentan algunas de las caractersticas de los eventos internacionales que los convierten en una herramienta excepcional de ventas de exportacin: Campo neutral En una feria o exposicin, el expositor dispone de un rea de exhibicin que en muchas ocasiones cuenta con una sala de negociaciones o una oficina en la que el vendedor y el cliente se pueden sentar a negociar fuera de su ambiente de trabajo. En una feria, no es la empresa la que solicita la atencin de los clientes llamando a sus puertas, sino que son los clientes quienes por lo general llegan al local de exhibicin y si as lo desean y quieren hacerlo, destinarn tiempo a conocer a la empresa expositora y los productos que ofrece. Esto significa que el comprador es objeto de menos presiones y el vendedor tiene la oportunidad de ser el anfitrin del comprador, quien se encuentra alejado de sus obligaciones rutinarias. Es decir, la relacin comprador vendedor se invierte y el vendedor debe estar preparado para aprovechar esa ocasin. Aunque el visitante no est en condiciones de cerrar el trato inmediatamente, usted tendr la oportunidad de demostrarle las ventajas competitivas de su producto o servicio en un ambiente libre de presiones y este visitante seguramente transmitir dicha informacin a los responsables de tomar decisiones en la empresa. Muchos compradores interesados y valiosos prospectos de clientes Si la exposicin es de calidad internacional, ser seguramente visitada por numerosos compradores, legtima y genuinamente interesados en conocer a su empresa y sus productos.
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Durante la exposicin, usted estar en posibilidades de entrar en contacto con muchos ms clientes por da de los que normalmente pueden ser visitados por un vendedor en una jornada regular de trabajo. Si adems, usted consigue entrevistarse con aquellos visitantes que estn particularmente interesados en hacer negocios con sus productos, el costo de cada entrevista, ser ciertamente inferior a los que normalmente costara en condiciones normales de trabajo. Por esta razn, su participacin en ferias internacionales constituye un trampoln para lanzarse a un nuevo mercado o a varios clientes potenciales de todo el mundo. Relaciones directas A pesar de que existen numerosas herramientas promocionales eficaces a nivel internacional como la publicidad escrita, por radio, por televisin, las relaciones pblicas, la visita de vendedores, etctera, pocas permiten el contacto directo y personal indispensable para realizar una venta. Durante la feria o exposicin internacional, usted y su personal tienen la oportunidad de dirigirse a los cinco sentidos del comprador, puede mostrar y demostrar su producto, sealar sus ventajas competitivas y el comprador puede verlo, olerlo, degustarlo, examinarlo, escucharlo y probarlo en el caso de productos de tecnologa. El comprador puede hacer preguntas al respecto e interactuar con quienes seran sus futuros proveedores. Estado de nimo del visitante Los visitantes a una feria internacional asisten al evento voluntariamente en el entendido de que tambin para l es una ventaja encontrar a varios proveedores en un mismo lugar y tener la oportunidad de explorar el mercado y conocer nuevos productos que pueden ampliar su lnea existente. En este sentido, el comprador estar en la mejor disposicin de escuchar las ventajas que ofrece su producto e incluso discutir ciertos detalles con personal tcnico y no slo con vendedores, de aqu la importancia de contar con el personal especializado en el stand. Asimismo, la feria representa la oportunidad de examinar fsicamente los productos de los que slo ha tenido noticias por medio de publicidad o presentaciones.
1.4 Tipos de ferias

Actualmente existen cientos de miles de ferias y exposiciones en el mundo, cada una sirve a los intereses de grupos de empresas o sectores industriales o regiones geogrficas. A grandes rasgos, podemos clasificar a las ferias comerciales de la siguiente manera: Ferias nacionales o internacionales Ferias regionales o locales Ferias con carcter general o multisectorial Ferias especializadas en un sector o producto Ferias especializadas reservadas a los profesionales o ferias abiertas al pblico en general Otros eventos internacionales como congresos o jornadas tcnicas, ms orientados hacia la informacin que hacia la comercializacin. Ferias mundiales en la que generalmente participan pases promoviendo su economa y su cultura. Ms adelante se explican a detalle las caractersticas de cada tipo de feria y la relevancia que tienen para ayudarle a la empresa a cumplir sus objetivos de internacionalizacin.
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1.5 Modalidades de participacin en una feria o exposicin internacional

Existen dos principales maneras de participar en una feria internacional: como visitante o como expositor. Los visitantes son los compradores, importadores, distribuidores, comerciantes al mayoreo o menudeo e incluso pblico en general. Para los fines que este documento tcnico persigue, se recomienda ir como visitante a una feria internacional en los siguientes casos: Visita de exploracin, para ver si la feria es lo que promete, verificar que el sector al que va dirigido es el que nos interesa alcanzar, as como verificar la calidad de los expositores y visitantes al evento antes de comprometer nuestros recursos. Tambin es recomendable asistir como visitante en el caso de que su empresa requiera adquirir insumos o tecnologa para posteriormente exportar sus productos o servicios. No es recomendable asistir como visitante a una feria con el propsito de vender y utilizar los pasillos para promover su empresa o producto, ya que adems de ser de mal gusto, puede hacerse acreedor a una sancin por parte de los organizadores. Por otro lado, se recomienda participar como expositor si la empresa se encuentra lista para exportar y entre sus objetivos se encuentran algunos de los mencionados en el punto 1.2. Si usted ha decidido participar como expositor, tiene las siguientes opciones: Participacin individual una empresa contrata un stand desde 9 metros cuadrados (stand tipo) en cualquier feria o exposicin de carcter internacional, ya sea en Mxico o en el mundo y lleva a cabo por su cuenta la contratacin de la construccin, mobiliario, decoracin, envo de muestras y materiales, as como el regreso de los mismos. Participacin dentro de un pabelln es comn que en las ferias y exposiciones internacionales, los diferentes pases del mundo organicen pabellones, a travs de sus organismos de promocin de negocios y exportaciones. En estos pabellones, llevan a varias empresas de ese pas, bajo una misma imagen, compartiendo reas comunes como salas de negociaciones, cocinetas, oficinas, etc. Se caracterizan por que el organismo a cargo contrata los servicios de construccin, montaje, envo y liberacin de muestras e incluso contrata paquetes de avin y hospedaje para sus empresarios. Adicionalmente les brinda asesora para la comercializacin de sus productos en dicha plaza.
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CAPTULO II
Como saber si mi empresa est lista para participar en una Feria Internacional
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Las empresas generalmente participan en ferias o exposiciones con el objetivo fundamental de dar a conocer sus productos o servicios entre posibles distribuidores, compradores o usuarios finales, es decir, el objetivo es el de iniciar o incrementar sus ventas al extranjero. En este sentido, las empresas que participan en ferias o exposiciones internacionales debern estar preparadas para recibir el inters de compradores no slo del lugar en donde se lleva a cabo la feria, sino tambin el de importadores, distribuidores, comerciantes al mayoreo de cualquier parte del mundo. Es decir, estar preparada para EXPORTAR.
2.1 Cmo saber si mi empresa est preparada para exportar

Las empresas exportadoras o que se encuentran preparadas para exportar, deben contar con las siguientes caractersticas: Ser una persona fsica o moral registrada ante la Secretara de Hacienda y Crdito Pblico. Contar con productos o servicios que estn consolidados en el mercado mexicano. En este caso es recomendable enfocar los esfuerzos de exportacin hacia aquellos productos o lnea de productos con mayores posibilidades de comercializacin en el extranjero. Conocer el pas o la regin especfica que presente las mayores posibilidades para dicho producto o lnea de productos. Estar familiarizado con temas de transporte internacional, incoterms, contratos internacionales, tcnicas de negociacin internacional y de mercadotecnia. A continuacin le recomendamos algunos sistemas de autoevaluacin para empresas que desean saber si estn listas para exportar
Export Fitness Centre

Cortesa del International Trade Centre, ITC Nmero de preguntas: 59 Tiempo estimado para resolver: 30 minutos Idioma: ingls No requiere registro Acceso gratuito y los resultados incluyen recomendaciones http://www.intracen.org/ec/welcome3.htm?http&&&www.intracen.org/ec/
Export Cheker
Cortesa del Centre for the Promotion of Imports from Developing Countries, CBI Nmero de preguntas 15 Tiempo estimado para resolver: 10 minutos Idioma: ingls Requiere registrarse Acceso gratuito http://www.cbi.eu/?pag=50
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2.2 Seleccin del producto mercado

Una vez determinado que la situacin de la empresa es viable para comenzar a exportar, el punto de arranque es la seleccin de una lnea de los productos que usted fabrica o comercializa, o bien uno de estos, adems de la seleccin de un pas, regin o ciudad que presente oportunidades para dichos productos o servicios. Para lograr esto, es necesario haber previamente identificado, clasificado, cuantificado y estudiado varios segmentos de mercado del pas elegido. Lo anterior lo puede hacer de tres maneras:
a. Utilizando el propio personal de su empresa para hacer una investigacin de mercado, la cual debe incluir una o
varias visitas al destino y entrevistas con jugadores principales de ese mercado.
b. Encontrar estudios de mercado realizados previamente para dichos productos; muchos de ellos estn disponibles
gratuitamente o a un bajo costo en sitios como: o o o o o o Promxico Secretara de Economa Otros organismos de promocin internacional etc. Embajadas, consulados Cmaras de comercio binacionales Cmaras y organismos de representacin empresarial en Mxico
c. Contratar a una consultora en mercadotecnia internacional para realizar dicha investigacin de mercado.
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2.3 Conozca el mercado meta

Contar con conocimientos objetivos y actualizados del entorno econmico demogrfico de un pas, as como su sistema poltico, cultural, clima de negocios, volatilidad del tipo de cambio y sobretodo aspectos legales que afecten directamente el comercio de mercancas o prestacin de servicios, ampla grandemente las posibilidades de xito al exportar. Se recomienda realizar un anlisis FODA por cada mercado seleccionado.
2.4 Conocer los canales de distribucin en el mercado meta

Identifique los canales de distribucin para su producto o servicio en el mercado seleccionado e infrmese de la manera comn y corriente de vender el tipo de productos que oferta, conozca los incentivos y descuentos que se acostumbran en los diferentes canales, para lo cual Promxico y la Secretara de Relaciones Exteriores ofrecen, a travs de sus oficinas de representacin en el extranjero, la posibilidad de llevar a cabo estudios de mercado y especficamente de canales de distribucin en casi todos los pases. Esto incluye conocer los precios a los que los distribuidores compran su producto, los mrgenes de intermediacin de cada participante en el proceso de la distribucin y conocer el precio al pblico.
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2.5 Identifique su competencia

Es necesario conocer quines son los principales jugadores contra los que se va a enfrentar en el mercado de su inters, vea quines son los principales pases proveedores, luego las principales empresas que participan en el mercado e identifique las marcas lderes (si aplica) y qu porcentaje del mercado tienen de esa manera puede encontrar nichos de mercado vacantes o mal atendidos que le puedan ayudar a posicionarse.
2.6 Evale sus posibilidades de xito

Desafortunadamente no basta con tener un buen producto o haber identificado una oportunidad de mercado para sus productos o servicios en el extranjero. Para exportar es necesario contar con recursos financieros y humanos que lo hagan posible. Al respecto, se sugiere hacer un anlisis FODA de su empresa, para saber si cuenta con personal suficiente, en los puestos adecuados y con la preparacin necesaria para atender oportunidades de negocio en el extranjero y llevar a cabo las negociaciones necesarias para esto. Asimismo, es importante determinar el monto de la inversin que su empresa est dispuesta a realizar, de dnde saldrn los recursos y cul ser el costo de comprometer estos recursos, ya que no es fcil lograr ventas de exportacin, pero la meta es consolidarlas lo que es una actividad a largo plazo.
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2.7 Otros aspectos bsicos que toda empresa debe considerar al empezar a exportar
Cumpla con los criterios de calidad del mercado seleccionado Conozca las normas y especificaciones que marca la ley del mercado meta Que el producto se adapte a los usos y costumbres del mercado al que se dirige Que el empaque y etiquetado cumplan con la legislacin y adems se adapten a los hbitos de compra de los usuarios finales Instrucciones en su idioma Garantas y servicio o bien contar con un seguro de responsabilidad civil, previendo posibles demandas de los usuarios Buena estrategia de logstica y entrega a tiempo Contar con material promocional adecuado, de calidad y mensajes publicitarios convincentes Importantsimo, contar con personal capacitado, profesional, que conozca el producto, domine el idioma de negocios y cuente con capacidad de toma de decisiones.
En resumen, previo a la participacin en un evento internacional, es recomendable: Realizar un auto diagnstico de la situacin actual de su empresa para saber si est en posibilidades de exportar. Decidir cul producto o servicio desea exportar con base en las ventajas competitivas que ofrece o en nichos de mercado detectados. Estudiar el mercado cuantitativa y cualitativamente, y determinar el segmento de mercado al que dirigir sus esfuerzos de promocin. Contar con un plan de negocios y de mercadotecnia internacionales. Tomar en cuenta los aspectos financieros y asegurarse de la rentabilidad del negocio Asignar los recursos humanos y financieros para la consecucin de los planes de exportacin Estar en posibilidades de adecuar su producto, su presentacin, el envase y la etiqueta a las necesidades y costumbres del mercado meta.
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CAPTULO III
Seleccin del evento ms adecuado
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Considerando que la feria internacional es una herramienta para alcanzar nuestros objetivos de comercializacin al extranjero, la exitosa participacin en dichos eventos requiere de preparativos minuciosos y realizados con alto grado de profesionalismo, ya que los errores derivados de la falta de planeacin pueden ser muy costosos para la empresa. En general, se recomienda iniciar la planeacin de un evento internacional con un ao de anticipacin. Incluso, durante el desarrollo de algunas ferias, los organizadores inician la venta de stands para la siguiente edicin, siendo el primer paso, reservar el espacio, lo que nos garantizar la posibilidad de elegir un lugar privilegiado dentro del piso de exhibicin, as como planear el mensaje.
3.1 Definicin de las expectativas al participar en una feria y/o exposicin internacional.
Es indudable que el objetivo fundamental de participar en una feria y/o exposicin internacional, es el aumentar las ventas de su producto, que puede ser lograr una mayor penetracin en el mercado que ya atiende su empresa, o bien iniciar o diversificar mercados. Los caminos para alcanzar cada uno de estos objetivos varan, por lo que es conveniente definir con precisin qu se espera lograr al participar en una exposicin. Algunos ejemplos de expectativas de participar en una feria internacional son: Aumentar las ventas a corto plazo Buscar nuevos clientes Introducir un nuevo producto o servicio Localizar nuevos representantes o distribuidores Propiciar una alianza estratgica Conceder una licencia o franquicia Estudiar la competencia y el mercado Probar el mercado Reforzar la imagen de una empresa o producto en un mercado
El definir cul de estos objetivos dan origen a nuestro inters de participar en un evento internacional, nos permite identificar la relacin coste-beneficio que nos traer la participacin y nos ayudar a tomar la decisin sobre los recursos que asignaremos a dicha participacin. Tener claridad respecto a lo que espera lograr durante el evento y de los recursos que necesita invertir para lograrlo, simplifican los procesos de toma de decisiones. Asimismo, facilita la evaluacin de los resultados posterior al evento.
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3.2 Clasificacin de los diferentes tipos de feria

Existe una clasificacin general de las ferias internacionales y dentro de stas, hay una variedad de modelos intermedios derivados de la adecuacin de las ferias a las necesidades de los visitantes y de los expositores. En trminos generales podemos clasificar a las ferias en: Ferias de carcter general En ellas se exhibe todo tipo de productos, tanto de consumo, como industriales. Estn abiertas al pblico en general, pero se registra gran afluencia de hombres de negocios de procedencia nacional, regional e internacional. Ejemplo: Interfer en Guatemala Para fines de exportacin, en estas ferias es posible encontrar distribuidores o posibles socios comerciales, pero hay que saber distinguirlos entre una gran cantidad de personas que visitan el stand y que, aunque les interese o guste el producto, no sern clientes al mayoreo. Estas ferias son tiles para aquellas empresas que ya cuentan con un sistema de distribucin en dicho pas y que desean posicionar su marca ante el pblico en general, en este caso el producto debe estar disponible para venta al menudeo y el costo del stand deber ser dividido entre los canales de distribucin que se vern beneficiados por esta promocin, o bien contar con personal del distribuidor en el stand para orientar a los visitantes de dnde adquirir el producto. Ferias especializadas Ferias dedicadas a promover productos de un sector en especfico e incluso un nicho dentro de ese sector. Ejemplo: ferias de autopartes de repuesto, es una feria del sector automotriz, pero dedicada a empresas que comercializan refacciones. Podemos encontrar ferias especializadas en un tipo de mercado, comercio o industria. En este sentido, es de gran utilidad realizar una investigacin a priori para participar en el evento apropiado, que nos permita entrar en contacto con nuestro pblico meta. Por ejemplo, no es lo mismo para un fabricante de partes para avin, participar en el Berlin Air Show, en el que se encuentran proveedores de partes para aviones que asistir en el Paris Air Show que es una exhibicin de aviones. Ferias dirigidas a consumidores Al igual que en las de carcter general, estas ferias son abiertas al pblico, quienes pagan una entrada para disfrutar de productos de su inters, comprar muestras a precios bajos o admirar las tendencias en el caso de la moda o los ltimos avances tecnolgicos, en el caso de productos electrnicos de consumo. Ejemplos: La feria del chocolate o el Auto Show Evite participar en estas ferias si no cuenta con la posibilidad de vender su producto en el pas o lugar en donde se celebra el evento, ya que el pblico asistente espera en el corto plazo tener acceso a esos productos en su plaza. Estas ferias son ms caras y a veces duran ms tiempo que otras, los resultados cuantitativos por contacto son menores que en una feria especializada.
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3.3 Otras clasificaciones

Por su cobertura geogrfica Es importante investigar si la feria de nuestro inters es de carcter Regional, Nacional o Internacional de acuerdo con la procedencia de los visitantes Por su duracin Actualmente existen otros instrumentos de promocin derivados de las ferias como son los centros permanentes de negocios o trade marts. Exposiciones temporales como outlets en hoteles o bien los show rooms, por ejemplo de artesanas o muebles en los que se contratan locales por periodos de seis meses, en un edificio dedicado a exhibir productos de ese sector en especfico. En algunas ocasiones, seguido de una feria internacional, las empresas optan por contratar un show room, usando las muestras que presentaron en su stand en la feria para levantar pedidos.
3.4 Criterios para seleccionar una feria

Es de suma importancia tomarse el tiempo suficiente para investigar adecuadamente sobre el evento al que se pretende concurrir. Es cierto que las ferias y exposiciones ofrecen la oportunidad de tener un acercamiento con un gran nmero de empresas, sin embargo, es primordial conocer si ese gran nmero de empresas son las adecuadas. Algunos elementos de juicio son: rea geogrfica donde se desarrolla el evento La distribucin geogrfica del evento tiene como resultado que exista un diferente pblico para cada uno de ellos. Una vez determinado el mercado meta, considerar que algunos pases hacen ferias relevantes para su mercado que pueden ser de mayor utilidad para nuestra estrategia que participar en el evento magno del sector. Los organizadores a menudo clasifican su evento como: Nacional, cuando el 60% de los visitantes provienen de un radio de 300 km del lugar donde se celebra. Regionales, cuando el 40% de los visitantes proceden de un radio dentro de los 300 km del lugar donde se celebra el evento. Internacionales, si al menos 10% de los visitantes provienen de pases diferentes al que organiza la exhibicin.
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Tambin es importante considerar las diferencias entre el mismo evento cuando se lleva a cabo en una ciudad o en otra del mismo pas. Ejemplo: el Fancy Food Show de San Francisco y el Fancy Food Show de Nueva York, las posibilidades de comercializar un producto varan entre la costa este y oeste de Estados Unidos debido al origen tnico de sus pobladores. Asimismo, el ltimo se diferencia del primero por el nmero de ediciones, siendo el ms tradicional la de Nueva York con ms de 50 ediciones, pero a la vez es ms difcil llamar la atencin entre un mayor nmero de expositores sofisticados. Canales de distribucin a los que va dirigido el evento Actualmente es posible obtener informacin suficiente de un evento con slo visitar su pgina en internet, incluso se encuentran ah estadsticas de visitantes y expositores lo que nos da una buena idea del mercado al que va dirigido el evento, sin embargo, es menester de la empresa, investigar ms a fondo sobre los canales de distribucin que asisten a dicho evento. Esto por lo general no est escrito en la publicidad del evento por lo que es recomendable hablar con empresarios que ya hayan participado como expositores en el mismo. Un ejemplo desafortunado de esta situacin es el de una empresa que reconoce que los restaurantes tipo mexicano en Estados Unidos estn aumentando y que existe una oportunidad para vender mole para preparar en los restaurantes. La empresa encuentra el principal evento de alimentos en Estados Unidos y una vez en su stand se percata que los compradores que asisten al evento, son distribuidores para el mercado detallista, es decir, que manejan productos empacados individualmente para venta en tiendas y en realidad llegaron a su stand muy pocos distribuidores de foodservice, que sera el canal adecuado para distribuir a restaurantes, por lo que los recursos invertidos en dicho evento no obtendrn los resultados esperados. Tipo de evento en el que se participa Propsito de la feria, si es el de promover importaciones, exportaciones, consumo, conocimiento de nuevas tecnologas, venta de franquicias, etc. Periodicidad, si el evento se celebra de manera anual, bienal, semestral y si es necesario participar en todas las ediciones, por ejemplo, la feria del regalo de agosto se presentan primordialmente artculos o accesorios para invierno, por lo que una empresa que fabrica bolsas para playa tal vez le resulte mejor participar en la edicin de enero. Ubicacin y distribucin del espacio por parte de los organizadores, ejemplo, ferias organizadas por salones, por ejemplo, la feria del regalo en Nueva York en la que hay salones de productos tradicionales, de productos artesanales, de productos de temporada, saln de arreglos florales, etc.
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Requisitos de participacin, como anticipos, pasar por jurados para obtener un espacio en la feria, visas para el personal que atienda el stand o requisitos arancelarios o no arancelarios para los productos que se desea exhibir. Otros elementos de juicio Costo de espacio y servicios incluidos. En la medida de lo posible, recomendamos no tomar los paquetes de espacio con mobiliario incluido, ya que la imagen de la empresa y el producto demerita cuando se exhibe dividido por una cortina negra y en una mesa de plstico sin mantel. Es recomendable invertir en la presentacin del stand. En este sentido, es importante destacar que el gobierno mexicano, a travs de organismos como Promxico, ofrecen paquetes a los exportadores para que participen en ferias previamente seleccionadas de acuerdo con las oportunidades que ofrecen para exportadores mexicanos, estos paquetes incluyen la renta del espacio, la construccin, montaje y mobiliario del stand bajo un esquema de unidad, es decir dentro de un pabelln. Participar bajo este esquema le resta flexibilidad en el diseo de un stand pero a cambio, el gobierno mexicano otorga subsidios sustanciales sobre los costos de un stand de esta naturaleza y al mismo tiempo brinda una buena imagen a las empresas que participan bajo este esquema. Como empresa internacional, participar en un evento por su cuenta, puede atraer a compradores que nicamente le quitarn el tiempo, ya que piensan que usted est establecido en el mismo pas que ellos y al momento de negociar se dan cuenta que no pueden o no desean convertirse en importadores, en cambio, los visitantes de pabellones internacionales saben que las empresas que participan bajo el nombre de un pas, generalmente est buscando importadores o distribuidores para sus productos en el mercado que atiende el evento. Paquetes de promocin, hospedaje, transporte, etc. relacionados con la feria. Ojo, muchos organizadores ofrecen un sistema de shuttle entre el recinto ferial y los hoteles sugeridos. Planear con anticipacin su participacin le permitir obtener las mejores tarifas, as
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como lugar en los hoteles ms cercanos y que ofrecen ms comodidades para el expositor en el evento. Informacin cuantitativa Poner especial atencin al nmero de visitantes, qu porcentaje son importadores, distribuidores, detallistas o pblico en general, as como nivel jerrquico en su organizacin y nivel de toma de decisiones. En cuanto a los expositores, buscar el nmero de expositores, tamao de empresas que participan, proveniencia geogrfica. Productos ms buscados. Revisar las estadsticas de aos anteriores para verificar que la feria est en crecimiento sostenido y no est pasando por momentos difciles. Informacin cualitativa Consiste en recopilar informacin de los eventos que no reflejan las estadsticas, a travs de amigos o participantes en ediciones anteriores del mismo. Si no tiene conocidos que le hayan recomendado el evento, puede acudir a catlogos de participantes de ediciones anteriores. Las herramientas actuales de bsqueda por internet, le permiten encontrar fcilmente a empresas que hayan participado anteriormente que estn registradas como empresas en Mxico. Existe una buena posibilidad de que usted las conozca e incluso tenga amistades en esas empresas que con gusto compartirn con usted sus experiencias, buenas y malas. Tambin puede encontrar informacin cualitativa del evento a travs de comunicados de prensa o entrevistas a visitantes o expositores, en las entrevistas hay que poner atencin a los comentarios que reflejan ms la personalidad del evento que cuando llenan un formato o un cuestionario de retroalimentacin. Si le quedan dudas, visite el evento antes de decidir participar en l, esta experiencia permitir definir claramente si el evento cumple con sus expectativas.
3.5 La manera de conocer las diferentes ferias y exposiciones internacionales a nivel mundial
En casi todos los pases se organizan y llevan a cabo exposiciones y ferias que atraen empresarios tanto nacionales como extranjeros, para hacer negocios, por lo que la proliferacin de eventos internacionales es inmensa. Casi se puede afirmar que para cada producto o por lo menos, por cada sector productivo existe una feria o exposicin. Cuando no existen ferias especializadas en nuestro producto, podemos recurrir a las ferias plurisectoriales que en conjunto representan el grueso del comercio mundial. Por lo anterior, identificar cules son las ferias internacionales en las que nos conviene participar resulta una tarea de creciente complejidad. Cmo sabemos a cul de los cientos de miles de ferias en el mundo debemos invertir nuestro tiempo, dinero y esfuerzo? Para facilitarle esta labor a las empresas mexicanas, Promxico recomienda una serie de ferias y exposiciones que atienden a los nichos de mercado identificados por sus Consejeras Comerciales en el mundo y que cubren las necesidades de promocin de la oferta exportable de nuestro pas. Estas ferias conforman el Programa Nacional de Eventos Internacionales. Los eventos contenidos en dicho programa se han seleccionado de acuerdo con los sectores estratgicos, entre cientos de propuestas provenientes de las mismas oficinas de Promxico en el extranjero, as como de la iniciativa privada a travs de sus organismos de representacin. Para fomentar la participacin de empresas mexicanas en estos prestigiados eventos, Promxico ofrece de acuerdo con la disponibilidad de recursos, subsidios sobre la renta y construccin del stand, as como mobiliario y envo de muestras. Por lo anterior, se recomienda que su primera bsqueda sea el mencionado programa, el cual encontrar actualizado en la pgina www.promexico.gob.mx. Si acaso, ninguno de los eventos ah propuestos responde a sus necesidades especficas, existen muchas otras fuentes para localizar el tipo de feria o exposicin que se convierta en su medio de promocin ideal. A continuacin se enlistan algunas fuentes de informacin relevantes a nivel mundial, donde se encontrar informacin de ferias internacionales. a. Directorios y catlogos de ferias y exposiciones internacionales que anteriormente solo estaban disponibles en su versin impresa y que han evolucionado a sitios en internet que cuentan con poderosas herramientas de bsqueda por sector, por producto, por regin geogrfica y por palabra. Estos sitios cuentan con informacin de eventos en todo el mundo y contienen artculos de inters y referencias de proveedores. Los ms destacados son:
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http://www.biztradeshows.com/ http://www.tsnn.com/ http://www.eventsinamerica.com http://www.eventseye.com/ http://www.bvents.com http://www.tradeshowweek.com/ http://www.exhibitoronline.com http://www.exhibitsurveys.com b. Embajadas y consulados extranjeros en Mxico, o bien sus consejeras comerciales o representaciones comerciales y de inversin en Mxico. c. Las cmaras binacionales de comercio. Ejemplo, Cmara Mxico Alemana (CAMEXA), Japan Trade Organization (JETRO), American Chamber Mexico, etc. d. Organizaciones promotoras de importaciones procedentes de pases en desarrollo, ejemplo, Representacin de la Unin Europea. e. Centros de atencin a las Pymes o centros de informacin y asesora en negocios internacionales.
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3.6 Otros organismos que apoyan la participacin en eventos internacionales

Cuando una empresa decide participar por primera vez en un evento internacional, es recomendable que utilice los esquemas de apoyo previstos en su pas para facilitar esta tarea. En el caso de Mxico, adicionalmente a Promxico, las siguientes instituciones ofrecen apoyo a las empresas mexicanas para participar en ferias y exposiciones internacionales. Los apoyos varan por institucin y estn sujetos a disponibilidad de recursos: El Consejo Coordinador Empresarial, CCE La Asociacin Nacional de Importadores y Exportadores de la Repblica Mexicana, ANIERM La Cmara Nacional de la Industria de la Transformacin, CANACINTRA La Cmara Nacional de Comercio, CANACO El Consejo Mexicano de Comercio Exterior, Inversin y Tecnologa, COMCE La Confederacin Nacional de Cmaras Industriales La Confederacin Nacional de Cmaras de Comercio, CONCANACO La Secretara de Relaciones Exteriores La Secretara de Turismo El Consejo Mexicano de Promocin Turstica Apoyos y Servicios a la Comercializacin Agropecuaria, ASERCA Secretaras de Desarrollo Econmico de los Estados de la Repblica Organismos mixtos de promocin como COFOCE, COPRESON, etc. Los apoyos pueden ser econmicos como parte de un programa de apoyo encaminado a fomentar la participacin de las pequeas y medianas empresas en los mercados internacionales, o bien apoyan con asesora, capacitacin, gestin y asistencia administrativa en la plaza en la que se llevar a cabo el evento. En este sentido, les recomendamos a las empresas acercarse a su organismo de representacin empresarial o a la Secretara de Desarrollo Econmico de su Estado y pregunte por los apoyos para participar en ferias y eventos internacionales y los requisitos que debe cumplir la empresa para obtenerlos. Adems de los esfuerzos que se realizan por parte de las diferentes instituciones mexicanas (pblicas y privadas), para propiciar la participacin de los exportadores en eventos internacionales, existen instituciones extranjeras promotoras de importaciones procedentes de pases en vas de desarrollo, como son:
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CBI, Centre for the promotion of imports from developing countries WTC-Beursbuilding Beursplein 37 3011 AA Rotterdam The Netherlands Phone: +31 (0)10 201 3434 Fax: +31 (0)10 411 4081 Email: cbi@cbi.eu O ITC, International Trade Centre 54-56 rue de Montbrillant, Geneva Telephone: (41-22) 730 01 11 Telefax : (41-22) 733 44 39 www.intracen.org En resumen, se recomienda que antes de que usted decida participar en una feria o exhibicin internacional por su cuenta, analice en qu consisten los apoyos que dan las instituciones que mencionamos, en qu consisten, quin los ofrece, cules son los requisitos para obtenerlos y los aproveche si le significan alguna ventaja.
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CAPTULO IV
La preparacin de la empresa antes de la feria internacional
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4.1 Aspectos bsicos de la preparacin para participar en un evento internacional

Una vez tomada la decisin de asistir como expositor a un evento, es conveniente comenzar a realizar todos los preparativos para una exitosa participacin. Lo aconsejable es efectuar una planeacin con un ao de anticipacin, a travs de un plan de negocios que especifique el segmento de mercado que se quiere atacar, as como los canales de distribucin adecuados, de esa manera, todos los miembros de la organizacin tendrn claro cul es su papel antes, durante y despus del evento. En principio, es conveniente nombrar a un responsable del proyecto y realizar conjuntamente un calendario de actividades a efectuar que incluya los siguientes aspectos: Determinar la finalidad de la participacin En este sentido, deber dejarse claro si en ese evento lo que se pretende es promocionar el producto, conocer el mercado, entrar en contacto con clientes potenciales, perseguir una venta, dar a conocer una marca o producto y/o encontrarse con clientes habituales. Luego, precisar los mecanismos que se utilizarn para alcanzar estos objetivos. Identificacin de empresas que conviene que visiten nuestro stand Esta labor es una de las ms complejas y comnmente ignoradas por las empresas participantes, ya que consideran que el stand por s mismo les dar suficientes contactos para lograr sus objetivos. No es as, las empresas que buscan resultados, no se atienen al visitante que pasa por su stand sino que genera la llegada de prospectos reales a su stand a travs de mltiples comunicaciones a lo largo del periodo de preparacin de la participacin. La labor consiste en que con base en la investigacin de los canales de distribucin ideales para nuestro producto o servicio, elaborar una relacin de empresas que conviene que visiten el stand de exhibicin durante el evento. Esta informacin puede obtenerse de las siguientes fuentes: Solicitando un estudio de canales de distribucin a las oficinas de Promxico en el extranjero o a las Embajadas o Consulados mexicanos en los pases en los que Promxico no cuenta con oficinas. Solicitando referencias en las cmaras de comercio binacionales o las asociaciones sectoriales o cmaras de comercio locales en el pas de inters. En el caso de pases europeos, en las oficinas antes mencionadas como el CBI. A travs de internet en portales especializados de business to business, directorios empresariales y hasta google. com y otros buscadores populares. Actualmente la informacin que necesitamos est al alcance de un click. Con los organizadores del evento, ya que ellos cuentan con la base de datos de los visitantes que asisten ao con ao al evento, conocen su giro, su actividad, su capacidad de compra y de decisin. En muchos casos, el organizador pone a disposicin del expositor estos listados por un costo marginal o bien gratuitamente. Otros organizadores incluso hacen eventos paralelos a la exhibicin como encuentros con distribuidores o matchmakings.
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Comunicacin con las empresas identificadas Una vez establecida la lista de empresas como clientes potenciales a los que conviene invitar, es importante contactarlos entre ocho y seis semanas previas al inicio del evento, a fin de darles a conocer nuestra empresa, los productos y servicios que promovemos y hacerles saber que participaremos en determinado evento. Extenderles la invitacin a visitar nuestro stand. Es recomendable solicitar apoyo de las oficinas de Promxico correspondientes para una primera comunicacin, especialmente en el caso de empresas referidas por ellos. Algunos organizadores de ferias, ponen a disposicin formatos de cartas o invitaciones impresas que podemos personalizar y enviar. Algunas de estas invitaciones contienen un descuento en el precio de la entrada o bien son un pase de acceso sin costo al evento. Si ste es el caso hay que ver si la invitacin cuenta con un cdigo de barras que se puede enviar por correo electrnico y el invitado puede imprimirlo, llevarlo al rea de registro del evento y canjearlo por su gafete, o bien revisar si la invitacin se tiene que enviar por correo ordinario. En este caso se recomienda usar una mensajera solo para aquellos clientes potenciales que ya hemos calificado previamente. Tambin es conveniente para envos masivos utilizar el sistema de correo ordinario del lugar ya que en muchos pases este servicio es tan rpido como el de mensajera especializada y a una fraccin del costo del envo. En estos casos se sugiere solicitar apoyo a las oficinas de Mxico en esa ciudad. Si se decide por enviar las invitaciones por correo electrnico, es altamente recomendable llamar para confirmar la recepcin del correo y si es necesario reenviarlo. Es tambin una manera de ir construyendo la relacin con el cliente potencial. Es importante tratar de tener contacto aunque sea telefnico con nuestro invitado antes de verlo en el stand. Prever la documentacin necesaria para realizar el viaje de los participantes Muchas personas no le dan el sentido de urgencia que tiene la preparacin del viaje y se piensa que una agencia de viajes har los arreglos necesarios al respecto, pero no es as. La empresa es la nica responsable de hacer llegar al evento tanto las muestras fsicas de sus productos, material de exhibicin y el ms importante, el recurso humano que atender nuestro stand. Recuerde que el stand es una especie de embajada de la empresa y deben estar ah las personas con conocimientos tcnicos del producto, as como los vendedores con capacidad de decisin. Si uno de ellos no cuenta con visa o algn documento necesario para viajar, las empresas optan por mandar a alguien en su lugar, pero deber estar seguro de que esa otra persona cuenta con los conocimientos y habilidades que necesitamos para obtener los resultados deseados de la participacin. Es de vital importancia checar que su personal cuente con pasaporte vigente e investigar
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si el pas que se visitar requiere visa, si sta es temporal o permanente y los requisitos para obtenerla. Asimismo algunos pases requieren otros documentos, vacunas, etc. Se recomienda consultar en la Embajada o Consulado de dicho pas en Mxico, cules son sus requerimientos para que un mexicano viaje a su pas. Tambin a manera informativa, la Secretara de Relaciones Exteriores cuenta con informacin disponible en http://www.sre. gob.mx/servicios/visas/mex.htm o bien en la pgina de Promxico www.promexico.gob.mx Llevar a cabo los arreglos del viaje lo antes posible En el momento en que se toma la decisin de participar en un evento internacional y una vez que se nombre al lder de proyecto y a las personas clave que asistirn para atender el stand, hay que proceder de inmediato a la reservacin de hoteles y vuelos. En algunas ciudades no slo los hoteles cercanos al centro de convenciones se saturan, sino todos los hoteles de la ciudad y no hay nada peor que hospedarse en otra ciudad y trasladarse diariamente en coche, camin, tren o varios de estos transportes en un mismo
trayecto, en detrimento del rendimiento que se espera tener por parte del personal los das de la feria. Asimismo, las llegadas y salidas de aviones se saturan en los das previos y posteriores al evento, es mucho ms costoso tener que pagar noches extras de hotel para sus empleados o, peor an, dejar un da el stand vaco. No hay publicidad ms negativa que un stand cerrado con el nombre de la empresa en la marquesina. Mejor compre boletos flexibles que no cobren penalizacin por cambiarlos o usarlos en otra ocasin. Tambin es recomendable que el regreso lo programen para dos das despus de terminado el evento, procurando agendar citas con aquellos distribuidores o clientes pre calificados que hayan mostrado inters, es importante conocerlo lo ms que puedan, as como conocer sus bodegas y oficinas aprovechando que se est en la plaza. Tambin es recomendable hospedarse en los hoteles sugeridos por el organizador, ya que adems de ofrecer tarifas especiales, en ocasiones el organizador pone servicio de shuttle del centro de convenciones al hotel, hacindolo ms cmodo y econmico para su personal.
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4.2 Elaboracin de material impreso

La participacin de sus productos en una feria o exposicin internacional, hace de ellos los personajes centrales de su esfuerzo. Mientras ms profesional, original y atractiva sea la forma de mostrarlos, tendr mayores oportunidades de atraer la atencin de los numerosos visitantes. Tomar en cuenta que los visitantes estn vidos de encontrar productos novedosos, atractivos y con mejores caractersticas para satisfacer, los cada vez ms sofisticados gustos de los consumidores. Por esta razn, recomendamos ampliamente contratar profesionales para disear la mejor forma de mostrar sus productos a los interesados, por ejemplo, para disear el stand, en caso de que la empresa participe en forma individual o disear los displays, en caso de que la empresa participe dentro de un pabelln en el que no se pueda modificar la imagen y la construccin generales. Por otra parte, es indispensable planear qu material promocional ha de utilizarse en ocasin de su participacin en una exposicin internacional. Tradicionalmente se utilizan tarjetas de presentacin (en ingls y espaol, cuidando que el telfono aparezca con todos los nmeros necesarios para la marcacin desde cualquier pas), carteles, folletos, catlogos, listas de precios, boletines de prensa, panfletos, etc. Tambin se utilizan comnmente videos que incluyan un tour por la planta donde se fabrican los productos o se generan los servicios, por ejemplo un video de un call center. Asimismo, se ha vuelto indispensable contar con una laptop con acceso a internet para hacer presentaciones y navegar por la pgina en internet de la empresa, as como para hacer cotizaciones al instante y enviar y recibir correos con la agilidad necesaria. An y contando con todos los adelantos tecnolgicos, el material impreso sigue siendo el nico vehculo que los visitantes tendrn para recordar su producto o servicio, una vez terminada la exhibicin, ya que sin la necesidad de tomar accin como prender su computadora, entrar a internet, recordar el nombre de su producto o empresa y buscarla, tener en el escritorio su folleto le permitir al prospecto tener presente su producto y sus ventajas competitivas. Sin material impreso que distribuir durante el evento, carecer de manera eficaz de recordarles a sus clientes potenciales cul era su oferta. Ahora, el material impreso debe proveer informacin convincente sobre sus productos y estar elaborado en un idioma que nuestro cliente pueda leer. En el caso de elaborar material en otros idiomas, es indispensable contratar la traduccin profesional y hacerlo revisar de preferencia por una persona que tenga ese idioma como lengua materna, ya que expresar correctamente una idea en el idioma del comprador es elemento fundamental en la decisin de compra. Una vez concluida la exposicin, el visitante por lo general deja pasar unos das para
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atender los pendientes que se juntaron mientras estaba fuera de su oficina visitando el evento y posteriormente revisar el material que recopil durante el mismo, si su material impreso fue elegido para conservarlo, ste servir como vendedor silencioso, para facilitar su trabajo posterior de evaluacin, comparacin y seguimiento de su visita. Contar con el material adecuado puede inclinar la balanza a su favor. Aproveche los esfuerzos generales que hagan los organizadores de la feria. Es conveniente conocer qu publicaciones y materiales publicitarios, en general, sern producidos y distribuidos por los organizadores de la feria con el fin de evitar costosas e innecesarias duplicaciones. Algunos de estos materiales pueden ser utilizados por usted en la promocin en un sector de visitantes hacia la feria en general, hacia el pabelln donde se encuentra su stand. El material que frecuentemente ponen los organizadores al servicio de expositores incluye cartelones interiores y exteriores, fliers y engomados. El catlogo oficial de expositores Toda feria o exposicin internacional cuenta con un catlogo de expositores, la mayora de los visitantes lo conserva e incluso los coleccionan ao con ao. Este catlogo se publica en varios idiomas y es indispensable que como expositor, se asegure de que su empresa aparezca en el catlogo y que los datos que ah aparecen como direccin, telfono y contactos estn correctos. Para asegurar su presencia en el catlogo oficial del evento hay que inscribirse al mismo por lo menos con tres meses de anticipacin, ya que alrededor de esas fechas es el lmite para que los expositores ingresen sus datos y aparezcan en catlogo impreso. Si su empresa decide participar de ltimo momento en el evento, no todo est perdido, actualmente es posible aparecer en el catlogo oficial en lnea en cualquier momento. Incluso la versin impresa maneja un adendum que es un folleto muy sencillo impreso un par de semanas antes del inicio del evento y que contiene los datos de aquellas empresas que se inscribieron pasada la fecha lmite. Aparecer en el adendum del catlogo oficial es mejor que no aparecer pero tambin aparecer en el adendum es un mensaje no del todo positivo sobre nuestra empresa al visitante. Pases de cortesa Algunos organizadores distribuyen pases de cortesa entre los expositores para que estos los utilicen como crea conveniente. Esto sucede sobretodo en eventos de carcter profesional donde el inters es que los propios expositores atraigan al evento a compradores profesionales del ramo. Es importante utilizar correctamente estos pases, como lo mencionamos anteriormente, conformar una lista de clientes potenciales y hacerles llegar estos pases con una carta invitacin y material promocional de la empresa, seguido de una llamada para confirmar su asistencia y una posible cita en el stand.
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Es importante que estos pases (cuando son limitados) no se enven ni con mucha ni con poca anticipacin al evento, ya que pueden perderse en el escritorio del cliente. Nuestra recomendacin en este sentido es que se haga la invitacin por carta seguida de una llamada. Cuando el cliente haya demostrado cierto inters, avisarle que 4 o 3 semanas antes del evento le llegar su pase de cortesa y asegurarse que le llegue. Si el cliente potencial tiene que viajar de una ciudad a otra para ir al evento, entonces hay que enviar la cortesa misma entre 8 y 6 semanas de anticipacin para que el cliente realice sus reservaciones y gestiones de viaje con la confianza de que su invitacin es seria. No es necesario utilizar estos pases para el personal de su empresa que atender el stand, ya que los organizadores prevn por lo general 5 pases de expositor incluidos en el costo de su stand. Una recomendacin no del todo ortodoxa es usar uno o dos de los pases de cortesa para registrar al personal de su empresa como visitante para obtener informacin de la competencia que como expositor le costara ms trabajo obtener. Invitaciones a un coctel, cena o actividad social para sus clientes En caso de tener una cartera de clientes importantes, es conveniente organizarles un coctel o cena en un lugar conveniente tanto para su empresa como para los clientes potenciales, por ejemplo al cierre del primer da del evento, en un saln en el centro de convenciones, o si tiene la certeza de que sus clientes estarn hospedados en el hotel sede, sta sera una excelente sede para un coctel o cena que propicie la generacin del negocio en un ambiente ms relajado. Es importante conocer si el organizador mismo o el organizador de su pabelln no est planeando tambin un evento de esta naturaleza para no duplicar esfuerzos, ya que es probable que los clientes prefieran acudir al evento del organizador donde tengan oportunidad de convivir con ms empresas y lo mismo le conviene a usted. Checar con el centro de convenciones o con el hotel sede si alguien ms est planeando hacer cocteles o cenas esos das, ya que otras oficinas comerciales o embajadas o empresas tambin lo harn, debe asegurarse de que su evento sea el nico o el ms atractivo para los compradores. Calidad del material impreso y el mensaje Hgalo con calidad, profesionalismo y cuente con dicho material con antelacin, sobre todo si lo va a enviar a potenciales visitantes antes de la inauguracin de la exhibicin. Utilice los servicios de un despacho de diseo profesional, asegrese de registrar la propiedad intelectual de sus logos y sus marcas, as como de que el mensaje sea el ideal para captar la atencin de los diferentes pblicos a los que va dirigidos, por ejemplo, el mensaje es diferente si est buscando importadores o distribuidores
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que si va dirigido al consumidor. Prepare material para cada pblico por ejemplo, kits de prensa para periodistas. Si no encuentra un mensaje con elementos comunes para todos sus pblicos habra la necesidad de adecuar su mensaje a cada uno. Uno de los aspectos crticos de la elaboracin de este tipo de materiales es el idioma. Cercirese de que su traduccin sea correcta, al igual que en el diseo, contrate slo empresas profesionales o acuda a las escuelas de idiomas donde generalmente el costo es menor y cuenta con la supervisin de profesores cuya lengua materna es el idioma que ensean. Verifique con una persona originaria del pas que lo traducido transmite eficientemente su mensaje. Seguramente esta verificacin tomar tiempo y recursos adicionales, lo cual es preferible a realizar toda la inversin en participar para al final del da transmitir un mensaje inadecuado. El mensaje crea el estado de nimo del lector, despierta su inters e inclina su opinin a favor de su producto. Transmita su mensaje con claridad, no caiga en lo cmico o lo ridculo, asegrese de decir lo que tenga que decir de la manera que lo entienda su pblico objetivo. Distribucin del material impreso Si el material impreso es nuestra mejor herramienta promocional, tambin lo es distribuirlo con cuidado, evitar darlo sin restriccin o restringir demasiado su reparto y que al final del evento su personal lo deje en el bote de basura con tal de no cargarlo de regreso al hotel o a Mxico. Si se coloca material impreso muy cuidadosamente, formando cuerpos geomtricos o formas definidas, los visitantes se sentirn inhibidos par tomarles libremente por temor a desordenar su disposicin excesivamente cuidadosa. Si en el otro extremo, no estn a la vista y disponibles para el pblico, rara vez un visitante se animar a solicitarlo y estar usted desaprovechando la oportunidad de que un cliente potencial guarde un recuerdo impreso de su producto para evaluacin posterior. El justo medio es la solucin acertada, el cmo lograrlo depende de su buen juicio, la cantidad, calidad y variedad de sus impresos, del tipo de objetivos que se haya fijado, del segmento de mercado al que van dirigidos sus productos y del tipo de exposicin que se trate. Se sugiere clasificar previamente las publicaciones que se distribuirn en el pabelln, de acuerdo con el tipo de visitantes. Un material bien impreso, pero relativamente ms barato ser suficiente para saciar la curiosidad de los coleccionistas de folletos y de los transentes. En cambio, los folletos tcnicos o ms completos deben slo proporcionarse a los visitantes verdaderamente interesados en su oferta y a cambio se debe tener cuidado en obtener sus nombres y direcciones a manera de breve entrevista con ellos. Durante la feria o exposicin, su personal debe contar con listas de precios actualizadas o la posibilidad de hacer cotizaciones al instante dependiendo del la negociacin. Asimismo se debe contar con una lista de importadores, compradores, agentes o representantes de inters para la empresa, para detectarlos en el momento en el que pasen por su stand.
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4.3 Cmo seleccionar y preparar al personal que atender su stand

La eficiencia y profesionalismo del personal que atender su stand durante el evento, es determinante para la consecucin de los objetivos y metas previamente fijados y por consecuencia gran parte del xito o fracaso que se obtenga, depender de los recursos humanos que asigne a la atencin del stand. Como ya se dijo, un stand en una feria o exposicin internacional es un territorio neutral, de corta duracin, que no pertenece ni al comprador ni al vendedor. El comprador llega ah por voluntad propia, en un ambiente de sobre estmulo debido a la intensidad y variedad de ofertas a las que est expuesto temporalmente; este estado mental especial del comprador debe encontrar su contrapartida, que es justamente un mtodo de venta singular para lo cual debern revisarse y adecuarse los procedimientos y tctica habitual de venta de su empresa. Por otro lado, la presentacin de su empresa y de sus productos en el extranjero impone una carga de trabajo intensa para el personal encargado. Dicho personal puede ser seleccionado de su propia compaa, o bien temporalmente contratado, en su pas o dnde se celebra la exhibicin. Idealmente se debe contar con la presencia de su agente o representante de ventas en ese pas. Seleccin del personal Por lo ya comentado, resulta claro que el personal que atender el stand debe ser seleccionado con mucho esmero. Antes que nada debe nombrarse un coordinador con la autoridad para tomar todas las decisiones requeridas durante el evento. Esta persona estar a cargo de la imagen de su empresa en esa feria o exposicin y ser el responsable de lograr los objetivos que se hayan fijado. El coordinador cuidar que el resto del personal que asista al evento a atender el stand tenga claras sus atribuciones y los objetivos comunes. Por lo anterior, resulta conveniente que el coordinador sea quien se encargue de la seleccin del personal y que determine el nmero y caractersticas que deben reunir en funcin de las cargas de trabajo previstas. Viajar para atender un stand no debe considerarse un premio para el personal, ya que no se trata de vacaciones con gastos pagados, si no de un esfuerzo fsico y mental que requiere de conocimientos y entrenamiento especiales. El personal seleccionado deber ser notificado con anticipacin para que puedan planear sus actividades personales y familiares adecuadamente, pero tambin para que cuenten con el tiempo necesario para obtener visas y cumplir con los requisitos migratorios del pas
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en el que se celebrar la feria. Es decir, elegir al personal que tiene las cualidades necesarias para representar a su empresa en un ambiente de negocios en el extranjero y no al personal que cuenta con la visa para entrar a ese pas. En un stand tipo de 9 metros cuadrados debe haber cuando menos tres vendedores para hacer frente a jornadas de trabajo intensas y a la debida atencin de sus visitantes. En los momentos en que el flujo de visitantes no amerite contar con tres vendedores, uno o dos de ellos debern aprovechar para recorrer el evento. No hay nada ms negativo para la imagen de una empresa o un pas que un stand vaco, pero tambin un stand sobrepoblado causa una imagen negativa, ya que no es un stand accesible, el comprador no querr entrar a un stand donde tenga una separacin fsica de al menos unos centmetros con los vendedores, un stand sobrepoblado intimida a los compradores. Caractersticas mnimas que debe reunir el personal seleccionado Resistencia fsica para soportar jornadas de trabajo de ms de doce horas durante varios das y cargas de trabajo, ya que adems de atender al stand habr que hacer al final del da reportes, enviar e mails de seguimiento, hacer cotizaciones, etc. Adicionalmente el personal debe tener resistencia a los cambios de horarios, de alimentacin y que no acostumbre excederse en el consumo de bebidas alcohlicas. Habilidades lingsticas, de preferencia que domine el idioma del pas al que va dirigido el evento y por lo menos que hable ingls fluido y pueda sostener conversaciones de negocios en este idioma. Personalidad y apariencia adecuadas, para representar dignamente a su empresa y sus productos. No confundir con el acartonado conservadurismo ya que si el producto va dirigido a un mercado joven e informal, ser conveniente contar con personal joven y de buena apariencia fsica. O bien, para ciertos mercados, el uso de trajes regionales puede despertar especial inters en el visitante.
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Conocimiento del producto, de la empresa y del pas que representa, para que la respuesta a las preguntas que le hagan los visitantes sean contestadas con el conocimiento pleno de las ventajas competitivas de su producto y de los antecedentes y el entorno de la empresa donde se fabrica. En pases donde el ingls no es lengua nativa o comnmente utilizada, es recomendable contratar un intrprete localmente. Es recomendable optar por los intrpretes que recomienda el comit organizador o bien solicitar apoyo en la oficina de Promxico o a la Embajada, ya que ellos normalmente conocen intrpretes independientes con experiencia que pueden funcionar muy bien y a una fraccin del costo que cobra la compaa oficial del evento. Entrenamiento del personal seleccionado Una vez elegido el equipo que atender el stand en determinado evento, es importante someterlo a un programa de entrenamiento que incluya tanto al personal permanente como al personal contratado temporalmente, ya sean agentes de venta, intrpretes, recepcionistas o empleados de su compaa, incluyendo por supuesto al coordinador. Las sesiones de entrenamiento ayudarn a conocerse entre s y facilitarn la posible sustitucin de unos por otros durante la feria o exposicin. Mientras ms pronto y eficazmente se prepare al personal como un equipo, ms pronto actuar como tal, en beneficio de la obtencin de los objetivos definidos para su exhibicin a nivel internacional. El coordinador deber asignar funciones detalladas a cada persona frente al resto del equipo, de ese modo, cada uno conocer las funciones del otro y la importancia de su papel. Todo el equipo deber conocer bien los productos y sus ventajas en relacin con la oferta de la competencia. Asimismo, deben saber las condiciones habituales de venta en los diferentes mercados y los detalles sobre cotizaciones, embalaje, seguros, impuestos y descuentos que se pueden ofrecer.
4.4 Envo de muestras

Una vez que se ha trabajado con detalle sobre el material informativo que se llevar a la feria, se deber determinar el tipo y cantidad de muestras fsicas que se utilizarn tanto para adornar el stand como para degustar o entregar a prospectos. En este sentido recomendamos planear con cuando menos cuatro meses de anticipacin, la manera en que se har el envo de este material. La manera comn de hacerlo es a travs de un agente aduanal que cuente con un corresponsal en el pas que se visita a fin de realizar la internacin temporal del mismo. Para seleccionar un buen agente aduanal hay que tener presente lo siguiente: Costo de sus servicios Que cuente con una buena reputacin y sea slido financieramente Que cuente con buenas relaciones con las autoridades locales Que haya tenido experiencia previa en el envo del material para ferias o exposiciones internacionales Que su corresponsal conozca a los organizadores del evento Asimismo, tener preparada la siguiente informacin para el transportista: Aeropuerto o puerto de destino Direccin a donde va consignado el embarque, esta direccin puede ser la del agente aduanal en la ciudad de destino o el recinto ferial. Naturaleza, dimensiones y contenido del embarque, es decir una lista de empaque con esta informacin por cada caja o pallet. Factura y dems documentos requeridos para su importacin en el pas de destino, estos pueden ser, certificados de origen, certificados sanitarios y fitosanitarios, visas, inspecciones etc. Todo el material deber ir etiquetados por los cuatro lados que incluyan el remitente y el consignatario. Cabe sealar que si se est participando en un evento internacional que forma parte del programa de eventos internacionales de Promxico, como parte de la organizacin del pabelln, esta institucin se encargar de tramitar el envo de muestrarios, en otros casos usted tendr que resolver esta situacin. En este ltimo caso, le recomendamos el uso del agente aduanal y transportista oficial de la feria, mismo que generalmente tiene contrapartes en cada pas y se asegurarn de que su muestrario llegue a su stand siempre y cuando usted cumpla con los tiempos y documentacin requerida en el instructivo que generalmente est disponible en la pgina de internet de la feria. Muchas veces para tener acceso a este instructivo e informacin de otros servicios para expositores, hay que solicitar una contrasea a los organizadores.
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4.5 Actividades que deben realizarse los das previos a la apertura del evento
Leer el manual del expositor y hacer las contrataciones necesarias antes de las fechas lmite establecidas. Algunas de estas actividades son: Contratacin de energa elctrica Solicitud de servicio de limpieza y seguridad para el stand Aviso de uso de contratista externo Contratacin de edecanes o intrpretes Contratacin de scanner para gafetes, internet, refrigeradores, proyectores, pantallas, etc. Contratacin de servicios de fotografa, almacenamiento, hielo, flores, etc. Tomar en cuenta que una vez que pasa la fecha lmite para solicitar estos servicios, los costos de obtenerlos se duplican en el mejor de los casos. Asimismo, el organizador ofrece algunas actividades adicionales para que los expositores internacionales tengan acceso a los compradores calificados que visitan el evento. Algunas de estas acciones son: Vitrinas de nuevos productos Encuentros con importadores Uso de sala de prensa
En todas estas actividades es indispensable inscribirse antes de la fecha lmite que indica el organizador en su manual. Dar seguimiento a la llegada del muestrario, liberacin y contratar los servicios para asegurarnos de que el muestrario se encuentre en la feria cuando lleguemos. Elaborar los procedimientos de registro de visitas y de atencin a consultas, as como la elaboracin de citas y entrevistas posteriores. Obtener informacin de casas de cambio que operen tipos de cambio convenientes, de restaurantes de calidad en caso de invitar a clientes, del uso de propinas y de otras costumbres del lugar. Programar los descansos del personal y hacer roles de atencin a efecto de contar siempre con alguien que atienda el local de exhibicin en condiciones de ptima disposicin fsica y anmica.
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4.6 El da anterior al inicio del evento

Es el da clave en el que equipo completo deber acudir al centro de convenciones donde se celebrar el evento y prever llegar lo ms temprano posible. Lo anterior implica el arribo a la ciudad por lo menos dos das antes del da marcado como el inicio del evento. Algunas razones para presentarse lo ms temprano posible: Asegurarse de que sus muestras hayan llegado al stand, en caso de haber previsto el acarreo de las mismas o bien acudir a la bodega del recinto ferial y contratar el traslado de las mismas al stand, esto generalmente se tiene que solicitar al contratista oficial del evento, sobre todo si se requiere del uso de montacargas e incluso doliese. Una vez que tengan las muestras en el stand, el equipo deber desempacarlas y montar y decorar el stand. Esto es en todos los casos responsabilidad de la empresa que participa. Si se contrata un servicio de decoracin y montaje del stand, el coordinador deber supervisarlo para evitar sorpresas. Familiarizarse con el stand, su ubicacin y conocer todos los servicios del centro de convenciones como telfonos, baos, cajeros, salidas de emergencias, mdulos de informacin, concierge, primeros auxilios y otras facilidades que ofrece el organizador de la feria. Asegurarse de que el equipo adicional que se rent est en su lugar, en el caso de refrigeradores, pantallas, displays especiales, etc. Asegurarse de que el letrero del stand est correcto. Registrarse como expositores y de ser posible pre registrar a aquellos importadores, compradores o personas de inters que les hayan confirmado la cita, es un buen detalle recibirlos en la entrada principal con su gafete en mano y ahorrarle la fila para registrarse, el tiempo ahorrado lo dedicar con gusto a escuchar sobre sus productos. Prever la ubicacin del personal y la forma de abordar a los visitantes, as como un procedimiento para mantener la limpieza y el orden permanente del stand para conservarlo atractivo. En fin, una vez revisado que todo el material necesario para el correcto funcionamiento del stand est en su lugar, hacer una especie de ensayo general de atencin del stand. Si hubiera alguna falla en alguno de estos requerimientos, al llegar temprano el personal contar con tiempo para encontrar soluciones. Es comn ver que las empresas mandan a sus representantes la vspera del evento pero considerando el vuelo, pueden estar llegando a las 4 o 5 de la tarde a la ciudad y en lo que llegan al centro de convenciones y se dan cuenta que sus muestras no han llegado, todo est perdido, lamentablemente algunas empresas optan por enviar a su personal exactamente el da que inicia el evento. Estas empresas por lo general se encontrarn montando su stand en menoscabo de su debida atencin.
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CAPTULO V
La participacin en el evento
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5.1 Diseo del stand

La decoracin del stand, la presentacin de los productos y el material promocional, son elementos muy importantes que no pueden dejarse a la improvisacin. El stand es un elemento importante para impresionar a nuestros visitantes y una herramienta til para fomentar las ventas. En principio, es aconsejable que con la debida anticipacin, se nombre a un diseador del local de exhibicin, no debe encargarse esta labor al jefe de dibujantes de la empresa en caso que existiera al menos que cuente con experiencia previa en este tipo de diseos. Lo mejor es contactar a un especialista, actualmente hay una gran cantidad de empresas que se dedican al diseo y produccin de stands de exhibicin. Basta con utilizar cualquier buscador en internet con las palabras diseo de stands y aparecern ms de diez pginas de empresas que se dedican a esta labor en Mxico, algunas de ellas cuentan con cobertura en el extranjero. En ocasiones es conveniente contratar al proveedor oficial del evento. Generalmente es ms costoso que mandarlo a hacer en Mxico, sin embargo, si se fabrica el stand en Mxico, hay que considerar lo siguiente: Costo de trasladar el material necesario para la construccin del stand y en su caso documentos que se requieran para su importacin temporal. Que el stand pueda ser ensamblado fcilmente por el equipo encargado de atender el stand o si se requiere de personal que lo ensamble, ste tendr que ser contratado nuevamente con el contratista oficial o si fuera externo, pedir permiso por escrito al sindicato de trabajadores del contratista oficial y pagarles una cuota predeterminada por permitir que pueda entrar un contratista externo a ensamblarlo. Las reglamentacin que imponen los organizadores respecto a lmites de altura, tipo de materiales a utilizar y reglas de seguridad que deber observar el stand. Ante todo esto, posiblemente sea lo mismo en cuestin de costo utilizar al proveedor oficial del evento. Una vez determinado el diseador y constructor del stand, habr que precisar la clase y cantidad de productos que se piensan exponer. El diseador debe recibir con tiempo la siguiente informacin: Objetivos que se persiguen en el evento
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Espacio y dimensiones con el que se cuenta Naturaleza, peso y dimensiones de los productos a exhibir Regulaciones del organizador sobre alturas y materiales Presupuesto y tiempo de entrega del material. Tomar en cuenta que en ocasiones, los organizadores solicitan conocer de antemano el proyecto de diseo de los stands.
Si el stand se entregar en Mxico, es conveniente armarlo antes de partir al pas donde se llevar a cabo el evento a manera de ensayo, lo anterior es muy til para determinar el tiempo que le llevar al equipo armarlo y para corroborar que el stand est completo y cumpla con las expectativas planteadas.
A continuacin se sealan algunos aspectos que debe tener presente la empresa al momento de disearlo: El diseo debe atraer la atencin del visitante hacia los productos. Se trata de vender los productos, no el stand Debe existir un pequeo centro de oficina donde se pueda atender a clientes y sentarse a elaborar cotizaciones y mandarlas. Contar con un pequeo espacio para guardar abrigos, bebidas y material para el stand. Considerar que los organizadores cuentan con bodegas para almacenar cajas vacas (gratuito) pero tambin rentan bodegas para muestrarios, en este caso hay que considerar tambin un costo por acarreo diario de las muestras a utilizar durante el da. Hay que tener slo el mobiliario necesario y no saturar el espacio con mesas y sillas, el stand no es para descansar, es para vender. D la impresin de un lugar amplio, limpio y fresco, que invite al visitante a entrar a ver el producto y a negociar. Si existen adornos como flores o jarrones, evite que obstruyan la visibilidad de los productos.
Que el constructor utilice materiales estndar que se puedan remplazar o reparar con herramientas en otros pases e incluir instructivos.
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5.2 Protocolo y diferencias culturales

Uno de los aspectos que influyen fuertemente en el xito que se pueda lograr de la participacin en un evento internacional, es el conocimiento de la manera de realizar negocios en el pas donde se celebra la exposicin. Recordemos que los negocios se llevan a cabo entre personas y cada una tiene una manera diferente de entender y desarrollar una actividad empresarial. Asimismo, se entiende que los habitantes de cada pas tienen hbitos y comportamientos diferentes. En este sentido, es importante que el participante investigue sobre las caractersticas culturales fundamentales del pas que visita y entienda su repercusin en los negocios. En muchas ocasiones, aunque el expositor cuente con un producto altamente competitivo en calidad y precio, se ve imposibilitado a exportarlo debido al desconocimiento del protocolo de negocios en el pas al que pretende incurrir. Por lo anterior, es conveniente conocer la forma en que los empresarios del pas que se visita, conciben los siguientes aspectos: Estilos de negociacin Planeacin en los negocios, qu consideran corto plazo y largo plazo Programacin de proyectos Toma de decisiones Sistemas de organizacin empresarial Participacin de los gneros en los negocios Relacin entre jefes y subordinados Procedimientos de intercambio de informacin Mtodos para resolver conflictos
Asimismo, se aconseja poner mucho nfasis en los siguientes puntos: Puntualidad Estilos en la programacin de reuniones Formas de uso de las tarjetas de presentacin Manera de saludar Formalidad de vestir para negocios Importancia de la actividad social Comunicacin verbal o no verbal Importancia de las festividades Horas de actividad laboral y de descanso Hay que tener presente que una llave para el xito en los negocios internacionales es la habilidad para adaptar nuestro procedimiento a la cultura del pas y del empresario con que se pretende realizar negocios y segundo, tener la capacidad de adaptarse a esa modalidad.
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5.3 Ventajas de contar con apoyo local durante la celebracin del evento
La gran oportunidad que se tiene de entrar en contacto con un gran nmero de compradores potenciales al participar en una feria o exposicin internacional, puede verse limitada, al no contar con elementos que permitan dar a conocer eficientemente nuestros productos. Anteriormente se mencionaron algunas de las caractersticas que debe tener el personal de la empresa que asiste a una exhibicin, ahora nos enfocaremos en la conveniencia de contar con apoyo local que permita llevar a cabo de manera ms gil el desarrollo del negocio. No nos referimos al personal local que se contrata como intrprete o traductor, sino al personal que servir como agente o representante comercial que sirva de apoyo a los esfuerzos de exportacin de la empresa, tanto en la parte de promocin y consolidacin de ventas, como en el aspecto de atencin a clientes. Este agente o representante, nos ayudar a sortear las barreras culturales que obstaculizan el dinamismo en los negocios internacionales. En muchos casos, el desconocimiento de las caractersticas y funcionamiento del mercado que pretendemos incursionar, induce a errores muy costosos en tiempo y dinero, por ello se debe tener siempre presente, que una herramienta de gran utilidad para llevar a cabo una comercializacin objetiva y ordenada, es adems de realizar una investigacin de mercado y un plan de negocios de exportacin, contar con un agente que de preferencia, conozca la cultura de negocios de nuestro pas y la del mercado meta. Son muchas las ventajas de contar con un representante de este tipo, entre las ms importantes, mencionaremos las siguientes: Tener la oportunidad de promover de forma permanente y continua la oferta exportable. Contar con informacin constante de lo que sucede en ese mercado. Recibir apoyo para participar activamente en Cmaras y Asociaciones en las que convenga participar. Oportunidad de captar negocios de exportacin, importacin y de intereses de coinversin. Obtener apoyo en la recepcin y despacho de muestras y correspondencia. Al momento de realizar ventas, contar con alguien que supervise el arribo de los embarques. Recibir orientacin y apoyo en la participacin en eventos internacionales. Sobre este ltimo punto, si usted cuenta con un representante en el pas en donde se llevar a cabo el evento internacional en el que desea participar, de inmediato se establezca contacto con l para acordar los trminos de la participacin en conjunto, es decir, que se comprometa a permanecer cierto tiempo en el stand, as como a contactar previamente clientes potenciales, traerlos al stand y procurar utilizar el stand para cerrar negocios con prospectos ya trabajados con anterioridad. Asimismo, este agente se puede encargar de elaborar un kit de prensa en el idioma del lugar y elaborar comunicados a Asociaciones, Cmaras Comerciales y dems organismos profesionales para difundir informacin sobre nuestra participacin en el evento y los productos que se exhibirn. La funcin de un agente no empieza ni termina con el evento, debe continuar como un apoyo al seguimiento de los acuerdos establecidos con clientes potenciales.
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5.4 Manera de atender a los visitantes

En el proceso de preparacin del equipo que atender el dar a conocer su identidad. Este tipo de visitantes slo stand, es necesario implementar con la debida anticipacin, quiere pasar el tiempo o conocer nuestros productos una metodologa para la correcta atencin y canalizacin como parte de su investigacin de mercado. de visitantes. De la forma como se le trate a un visitante en el stand, as Hay que recordar que la participacin en un evento como la informacin que obtengamos de ste, dependern internacional nos lleva a un fuerte desgaste de energa los resultados que se logren. y tiempo, por ello es importante a fin de no caer en ese desgaste, concentrar nuestra energa en clientes Durante el desarrollo del evento, se entrar en contacto interesados, as como realizar turnos para que existan con un buen nmero de personas que se acercarn al local momentos de descanso y distraccin entre los encargados. de exhibicin. Otro aspecto relevante es el de tomar nota de las En principio para comunicarse con ellos, es necesario que entrevistas que se tenga con los visitantes. estos se detengan a observar los productos y se orienten por lo que hay que evitar precipitarse hacia ellos, ya que Preferiblemente, con semanas de anticipacin, deber producir un efecto negativo. elaborarse un formulario que sirva para tomar nota de las Es aconsejable evitar frases como: en qu puedo servirle?, personas con las que entable contacto. ya que ante una respuesta negativa, no se tendr mayores Esta informacin ser de mucha utilidad para darle elementos para continuar la conversacin. seguimiento a cada contacto, as como para evaluar el tipo y calidad de los visitantes a esa feria. De preferencia, inicie su pltica preguntndole si est Es importante que esta metodologa la conozcan y familiarizado con el producto o si actualmente lo importa. la apliquen todos los encargados de atender el stand Si tenemos oportunidad de realizar una presentacin, hay incluyendo intrpretes y personal local como agentes o que evitar caer en aspectos muy tcnicos, es mejor abrir representantes. Lo importante es obtener informacin nuestra pltica de forma sencilla. de manera homogenea y facilitar la evaluacin de nuestra informacin. Antes de iniciar la presentacin, es importante conocer la identidad del visitante. Hay que elaborar cuidadosamente algunas preguntas clave que nos permitan evaluar si es un posible cliente para nuestros productos. Hay que recordar que en la mayora de los eventos, existen Evitar los excesos en comer y beber, esto se traducir en fortaleza del personal para hacer frente al esfuerzo especial visitantes interesados, vacilantes y desinteresados. Hay que aprender a distinguirlos rpidamente y poner que deben realizar durante el evento. atencin en el interesado y un poco al vacilante y descartar A pesar del cuidado que se haya puesto en prever todos los al desinteresado. detalles, es casi seguro que surjan imprevistos a lo largo de Para ubicar mejor a los desinteresados, cabe mencionar la exposicin. Por ello, es recomendable celebrar reuniones de informacinevaluacin despus de cada jornada para dos aspectos: El que se acerca solamente para consumir parte del ir percatndose de las situaciones no previstas y proponer material promocional, al cual hay que despacharlo lo una solucin con miras a lograr los objetivos.
5.5 Durante el evento
ms rpido posible. El que quiere discutir sobre aspectos muy vagos y evita
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CAPTULO VI
Evaluacin y seguimiento de la participacin en una feria o exposicin internacional
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6.1 Evaluacin de los resultados

Participar en un evento internacional es una tarea costosa, sobre todo si es una feria o exposicin de cierto prestigio, en un pas lejano con costos de vida elevados. Por esa razn, es importante poder definir si se justifican los gastos que se han realizado y particularmente, si se debe o no participar nuevamente. No es tarea fcil medir con precisin el grado de xito alcanzado durante una participacin en una feria o exposicin, ya que no siempre es posible identificar lo imputable a la exhibicin, ni tampoco acotar el horizonte de tiempo en el que se tiene impacto. Es ms fcil hacer una evaluacin si previo a la participacin se identificaron los objetivos y metas que se esperaba conseguir durante el evento. Algunos criterios que nos ayudan a evaluar un evento son: Nmero y caractersticas de los visitantes a nuestro stand Se cumplieron las expectativas sobre el nmero y calidad de visitantes a la feria en general?, Y a nuestro stand en particular?, El nmero y calidad qued arriba o debajo de lo esperado? Debido a la competencia que existe a nivel mundial, algunos organizadores tienden a exagerar las cifras de la superficie de exhibicin o del nmero de stands y desde luego de los visitantes. Los organizadores de ferias o exposiciones de ms prestigio son muy cuidadosos en llevar estadsticas detalladas que permiten hacer esta evaluacin a nivel general. Dichas estadsticas clasifican a los visitantes segn su nacionalidad, puestos que ocupan en sus empresas, nivel de toma de decisin, sector y subsector al que pertenece su empresa, etc. Por su parte, usted debe llevar un registro detallado de los visitantes a su stand y el nivel de inters en sus productos o servicios. Si usted decidi rentar un scanner para gafetes, ste le servir para obtener informacin general sobre el visitante, pero debe tener cuidado de asociarlo a notas que usted tome sobre el nivel de inters demostrado. A los visitantes que demostraron mayor inters, puede usted clasificarlos por los que se tuvo una entrevista durante el evento, o los que hay que contactar posteriormente para enviarles ms informacin, los que se llevaron folletos y los que se llevaron muestras. Por esto es que ser necesario esperar un plazo razonable para constatar si realmente los potencialmente interesados entraron o no en negociaciones con su empresa. Por supuesto, que en buena medida, es responsabilidad de usted y de su equipo el dar el seguimiento adecuado a los compromisos adquiridos durante el evento. Este importante tema se trata con ms detalle ms adelante. Objetivos y metas previamente definidos La siguiente pregunta que habr que formularse es si se alcanzaron o no los objetivos y metas que se haban definido previo a su participacin en el evento. En la medida que usted haya plasmado claramente estos objetivos y metas, la tarea ser ms sencilla.
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Por ejemplo, si uno de sus objetivos es conocer a la competencia, el resultado ser un informe detallado del nombre y datos generales de nuestros competidores, caractersticas de su producto y precios. O si el objetivo es dar a conocer un nuevo producto entre nuestros clientes habituales, se elaborar un informe con el nmero de clientes habituales que probaron el producto y su opinin al respecto. Evaluacin de las ventas inmediatas Muchas empresas utilizan esta herramienta de evaluacin cuya sencillez es de tal naturaleza que deja de lado aspectos ms sutiles y de mayor trascendencia que es el aumento de ventas en el mediano y largo plazos. Una limitacin de este medidor es que no en todos los eventos se permite la venta directa e inmediata, esto se refiere a llevar a cabo el intercambio de mercancas por efectivo dentro del recinto ferial, sin embargo, en ningn caso se prohbe levantar un pedido durante los das de la exposicin, mismo que se surtir en das subsecuentes. Tambin hay que tomar en cuenta que en los eventos internacionales es comn encontrar visitantes cuya intencin no es cerrar operaciones de inmediato, si no informarse de nuevos productos y proveedores, y que tomarn su tiempo despus de la feria para analizar la informacin que obtuvieron durante el evento. Si tomamos en cuenta slo las ventas realizadas durante el evento, estaremos dejando fuera el potencial que ofrecen este tipo de visitantes. Por lo anterior, este criterio por s mismo, slo sirve en eventos abiertos al pblico en los que se permite la venta al menudeo. Si el margen de lo vendido paga los costos en los que se incurri en la participacin, es obvio que el resultado ser positivo. Anlisis costo - beneficio Lo ms adecuado para evaluar la conveniencia de nuestra participacin en un evento internacional es analizar el costo de la participacin en relacin con beneficio obtenido. Para lograr esto, es menester cuantificar los costos inherentes a la participacin como son gastos de viaje, costo del stand, de la decoracin, costo de las muestras, del material impreso, del envo y las horas hombre invertidas, y hacer una estimacin del beneficio directamente imputable a esta participacin, tanto de ventas inmediatas como de ventas a mediano y largo plazos. Es posible estimar las ventas a mediano y largo plazos utilizando una mezcla de experiencia en el personal que atiende el stand y la posibilidad de hacer las preguntas clave a los prospectos que se hayan atendido en el stand. Sin embargo, este clculo deber tomarse con las reservas necesarias y hacer un seguimiento cuantitativo a los 6 meses y al ao de haber participado, comparando los resultados reales con los estimados. Slo as se puede hacer una comparacin entre el costo y el beneficio de haber participado. Si la comparacin de ambas dimensiones es favorable a su empresa hay que empezar a planear la participacin en la siguiente edicin del evento. Pero si esperamos a obtener las cifras reales de ventas a largo plazo, sera tarde para iniciar los arreglos de la participacin en el siguiente evento. Lo ideal es hacer las reservaciones pertinentes sin cubrir el costo tratando de obtener los resultados a seis meses, estos nos darn una buena idea de si el estimado que hicimos y los resultados a largo plazo estarn cerca el uno del otro. El fondo de este asunto es que no se puede esperar un beneficio directo como resultado de una exhibicin de sus productos de la naturaleza de la aqu tratada, pues los resultados no slo dependen de la participacin en s, si no de una serie de factores atribuibles al cliente potencial y al seguimiento que el equipo d de los compromisos pactados durante el evento. En resumen, si despus de la evaluacin que se haga, considerando estos aspectos, se concluye que la participacin no cumpli con las expectativas, se deben formular algunas interrogantes que constituyen elementos de juicio
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objetivos, tales como: se seleccion adecuadamente el evento?, fue la poca ms favorable para exhibir el producto?, sus productos ofrecan ventajas competitivas con respecto a los competidores que ah exponan?, el local de exhibicin era suficientemente atractivo?, su ubicacin dentro de la feria era adecuada?, el personal atendi correctamente a los visitantes?
6.2 Seguimiento de las expectativas creadas

Una de las actividades ms importantes y complejas en la labor de exportacin, la cual permite alcanzar el objetivo comercial que motiv la asistencia al evento, es dar un seguimiento adecuado a los contactos establecidos, a fin de iniciar los pasos que conduzcan a lograr la exportacin de nuestros productos o servicios. Desafortunadamente en muchos casos, todos los recursos humanos y materiales invertidos durante los varios meses que dur la planeacin de la participacin en la feria, no se consolidan debido a una falta de atencin adecuada a las expectativas creadas durante el evento. Comnmente, el expositor al regresar a sus oficinas, se encuentra con una serie de actividades pendientes que se acumularon durante su ausencia, haciendo que su atencin se concentre en la solucin de los mismos, dejando de lado, los compromisos creados durante la feria. La idea de que el seguimiento se puede realizar en cualquier momento, hace que ste se retrase y tenga un efecto negativo en nuestros clientes potenciales, los cuales estn a la espera de noticias. Se sugiere tomar un mximo de dos o tres das despus de finalizado el evento, para establecer contacto con quien nos visit, a fin de darle tiempo para que resuelva sus asuntos ms urgentes al regreso de la feria, sin embargo, despus de este periodo, es necesario enviarle una nota de agradecimiento a su inters e informarle que se est trabajando en aquello que se le solicit. El seguimiento efectivo comienza desde el momento en que iniciamos al planeacin del evento, ya que al elaborar los cuestionarios que servirn para atender a los visitantes y que son de uso obligatorio para todo el equipo, se debe incluir en ellos, un apartado que sirva para identificar si el interesado tiene el perfil del cliente que nos interesa, tomando en consideracin los siguientes aspectos: Tamao de la empresa Comnmente se piensa que las grandes empresas pueden ser los mejores clientes; sin embargo, la realidad nos muestra que si estamos inicindonos en la actividad exportadora y la produccin que destinaremos a este mercado, es en principio pequea, conviene iniciar una relacin con empresas que se ajusten a nuestra oferta exportable y evitar pretender establecer una relacin comercial con compaas que requieren una mayor cantidad de productos a nuestra capacidad de produccin, lo que nos llevara a una serie de problemas al tratar de cumplir con compromisos mayores en menoscabo de la rentabilidad del negocio. Canales de distribucin adecuados Anteriormente se coment lo conveniente que es identificar los canales de distribucin ms adecuados para nuestro producto y reconocer si la feria en la que participamos nos acerc a estos canales.
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En muchas ocasiones, los empresarios mexicanos quisieran venderles a grandes tiendas departamentales de ciertos pases, por ejemplo Harrods en Inglaterra, sin considerar que no cuentan con la infraestructura para distribuir y entregar el producto a los almacenes de estas tiendas y que estas tiendas no importan directamente los productos que comercializan. Identifique su mercado y su canal ideal y analice si durante la feria tuvo acceso a contactos que forman parte de esa cadena. Obtenga mayor informacin sobre su cliente potencial Es importante que al momento de iniciar el seguimiento con alguna empresa que se interes por sus productos, inicie una investigacin sobre la capacidad comercial y financiera de la misma y de su seriedad y su prestigio en el medio de negocios del pas al que queremos llegar. No tema preguntar, antes de mandarle informacin ms detallada sobre su empresa y sus productos, solictele mayores datos sobre las actividades a que se dedica, as como de los clientes que atiende y otros proveedores que tiene, una empresa con intensiones serias le dar la informacin sin problemas. Adicionalmente a esta informacin, le sugerimos que investigue a la empresa a travs de reportes de crdito en el bur correspondiente, solicite referencias en la cmara de comercio de la localidad a la que pertenece o en la cmara sectorial de su pas. Otras fuentes importantes son directorios de la industria que incluyen calificaciones por parte de proveedores como el blue book o bien informacin financiera como Dun and Bradstreet. Tambin se puede solicitar referencias a la oficina de Promxico o a la Embajada o Consulado mexicanos en el pas donde se ubica el cliente. Enve nica y exclusivamente lo solicitado por el interesado Es de vital importancia enviar al cliente potencial la informacin solicitada tal y como fue requerida por ste. Evite un desgaste en todos los sentidos y una mala imagen, evitando enviar informacin o muestras como usted cree que sera mejor. Recuerde que cada mercado es diferente y su comprador potencial tiene mayor conocimiento en este sentido. Si el cliente pide muestras en bolsas de un kilo, es porque va a probarlas en el mercado, por favor evite enviarle bolsas de 5 kilos porque usted cree que esas le convienen ms al cliente porque son ms econmicas o bien porque son las que mejor se desplazan en Mxico. Tenga siempre presente el dicho: Al cliente, lo que pida! La persistencia, el cumplimiento y el tiempo son los mejores aliados. La base de un eficaz seguimiento est en cumplir con lo acordado y persistir a lo largo de varios meses. Abrir o consolidar un mercado exterior requiere de paciencia y perseverancia. Recuerde que en las ferias se cierran pocos negocios y que en la mayora de los casos, los resultados vienen despus.
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En resumen, la evaluacin final de la participacin en un evento se da en varias fases: Resultados inmediatos: al terminar el evento Mediano plazo: a los seis meses de haber terminado el evento Largo plazo: al ao de haber terminado el evento Si su empresa logra seleccionar objetivamente el evento, planear y participar adecuadamente y dar un seguimiento eficaz, le garantizamos buenos resultados.
6.3 Cmo mejorar la estrategia de exportacin de la empresa

Las exhibiciones son slo una de las herramientas de promocin; es necesario recordar que las cuatro variables fundamentales de la mercadotecnia (las cuatro Ps) son las que constituyen la estrategia global de la empresa. Por lo anterior, se requiere que tanto el producto como el precio sean los adecuados para satisfacer las necesidades de un segmento de mercado correctamente seleccionado conforme a la plaza que estamos buscando conquistar. Finalmente, otros elementos de la promocin tales como la fuerza de ventas, publicidad, materiales impresos, muestras, etc. deben ser cuidadosamente manejados para captar la atencin del cliente. El hecho de participar constantemente en ferias y exposiciones internacionales, aumenta grandemente sus posibilidades de estar al tanto de tendencias, ofertas, estrategias de competidores, caractersticas y ventajas competitivas de otros productos respecto a los suyos. De las exigencias y expectativas de los clientes, de las necesidades y hbitos de consumo de los consumidores finales. Por lo anterior, es conveniente para mejorar la estrategia global de su empresa, la elaboracin de su Plan de Mercadotecnia para cada producto o mercado en particular. La serie de documentos tcnicos para la exportacin de Promxico, incluye una gua para elaborarlo. Este plan habr que irse adecuando a las circunstancias del entorno macroeconmico, pero tambin a las iniciativas de la competencia y sus reacciones. En este sentido, la asistencia regular a ferias y exposiciones de nuestro sector, ocupa una posicin importante entre las frmulas de mantenerse al da de lo que pasa en los mercados. En resumen Una feria o exposicin internacional es la herramienta ms conveniente para las empresas que desean promover sus productos o servicios en otros pases, ya que permite conocer a un mayor nmero de clientes en un menor tiempo. Es importante saber si su empresa est preparada para exportar, antes de ir a un evento de esta naturaleza. Asimismo, es necesario determinar el producto que se va a exportar, el pas de destino y los canales de distribucin que nos ayudarn a lograr nuestros objetivos de exportacin. Con base en esto es que se puede elegir el evento en el que ms conviene participar. Es recomendable saber si Promxico tiene pensado organizar un pabelln en este evento y si no, busque en otras instituciones si existe apoyo para participar en ferias, en qu consiste, cules son los requisitos para obtenerlos y aprovecharlos.
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Tan pronto como haya elegido el evento a participar, defina los objetivos de la participacin y comunquelos claramente al personal de la empresa. La planeacin de la participacin debe iniciarse inmediatamente y debe incluir elegir al personal adecuado, definir el tipo de cliente que requerimos contactar durante el evento y empezar a contactarlo desde antes. De igual modo hay que hacer los arreglos de viaje del personal que atender el stand, incluyendo que cuenten con los documentos que se requieren para viajar. Planear con anticipacin el material impreso y muestras que se llevarn al evento, as como el procedimiento para su envo al stand. Estar pendientes de las fechas lmite que marca el organizador para la solicitud de servicios bsicos para el stand, as como para participar en actividades promocionales que organiza en el marco del evento. Procurar que el diseo del stand sea atractivo y funcional, es decir que nos ayude a cumplir con nuestros objetivos. Que el personal encargado de atender el stand conozca el protocolo y los usos y costumbres de negocios del pas al que pretende dirigir sus productos. Si es posible, contar con la ayuda de representantes comerciales locales. Capacitar al personal que atender el stand y prever una metodologa para la atencin de visitantes seleccin de los contactos de inters. Participar en las actividades promocionales y aprovechar todas las oportunidades promocionales que brinda el organizador en el marco del evento. Dar seguimiento cabal a los compromisos adquiridos con clientes potenciales durante el evento. Evaluar el costo-beneficio para determinar si es conveniente participar nuevamente en el evento o bien analizar los factores que pudieron influir en el resultado y corregir el rumbo. Conclusin La participacin en eventos internacionales es clave para la promocin exitosa de los productos y servicios de una empresa, siempre y cuando la direccin de la empresa tome en serio esta herramienta y logre alinear los recursos humanos y materiales indispensables, al mismo tiempo que comande una planeacin, evaluacin y seguimiento adecuados de su participacin. Slo entonces se lograr participar con xito en ferias y exposiciones internacionales.
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Glosario de trminos
Anlisis FODA.- Es una herramienta de la planeacin estratgica que permite analizar la situacin de una empresa ante determinado panorama, con base en factores internos o controlables como son: sus fortalezas y debilidades. Y a factores externos o situaciones no controlables como son la oportunidades y amenazas. Acarreo.- Servicio que consiste en arrastrar mercancas o paquetes en un tramo corto con el uso de montacargas o carros manuales. Mejor conocido por su nombre en ingls Dryage y para fines de este documento, se refiere a llevar las muestras de los expositores desde la bodega del centro de convenciones hasta el stand. Este acarreo generalmente slo lo puede llevar a cabo el contratista oficial del evento. Blue Book.- nombre comn utilizado en directorios o bases de datos de proveedores de ciertos sectores y que adicionalmente ofrecen informacin sobre la confiabilidad o calidad moral de los que en l aparecen. Ente los ms famosos blue books estn el de automviles para conocer el rango de precios y como directorios el de proveedores de frutas y vegetales o el de constructores o proveedores de materiales para la construccin. Business to Business.- Transacciones comerciales entre empresas. Proveedura para empresas. Call center.- Oficina central donde agentes u operadores realizan llamadas de prospeccin o de promocin de productos para una empresa determinada. Concierge.- Miembro del staff de un hotel o evento que se encarga de resolver las necesidades de los invitados o huspedes, por ejemplo de encontrar boletos de teatro, reservaciones en restaurantes y compra de tours. En los centros de convenciones, este servicio se adapta por ejemplo para recibir paquetera o mensajes para los expositores. Dun & Bradstreet.- Servicio de base de datos de empresas que contiene informacin crediticia y permite el anlisis del riesgo de hacer negocios con dicha empresa. Displays.- Mostrador o manera de acomodar mercanca u objetos con la finalidad de atraer la atencin de compradores. Incoterms.-Trminos de negociaciones publicados por la Cmara Internacional de Comercio con la finalidad de ayudar a compradores y vendedores internacionales a establecer claramente sus responsabilidades. Marketing.- Mercadotecnia. Disciplina de la administracin que cubre necesidades al mismo tiempo que se obtienen ganancias. Outlet.- Apertura o pasaje. Salida. En este caso, establecimiento de venta al detalle o de liquidacin de mercancas. Pabelln.- un espacio determinado, puede ser cerrado o no, con la finalidad de albergar empresas o diferentes expositores con un mismo fin. Show room.- Es un lugar semipermanente para la exhibicin de mercanca. Generalmente son partes de un edificio dedicado a cierto sector o producto y su renta mnima es por periodos de seis meses. Shuttle.- Servicio de transporte grupal entre un punto y otro que se da con intervalos regulares. En caso de ferias y eventos internacionales, es un servicio que proporciona gratuitamente el organizador desde el hotel sede del evento o el centro de una poblacin hasta el lugar del evento. Este servicio pretende garantizar la llegada de los visitantes a dicho evento hacindola ms cmoda y segura. Stand.- local de exhibicin, conocido en el medio por su nombre en ingls: booth.
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Directorio
NOROESTE Gilberto Macas Zavala (Coordinador Regional) Calle David Alfaro Siqueiros #2791 Zona Ro C.P 22320 Tijuana, B.C. Tel.: (664) 634 02 02 Ext. 84524, Directo Axtel: (664)2161518. gilberto.macias@promexico.gob.mx BAJA CALIFORNIA Oficinas Tijuana Eduardo Gonzlez Daz de Len (Director Estatal) Calle David Alfaro Siqueiros, # 2791, Zona Ro, C. P. 22320, Tijuana B.C. Tel. (664) 634 0202, Ext. 84512 Directo Axtel (664)216-1510 eduardo.gonzalez@promexico.gob.mx CHIHUAHUA Oficina Chihuahua Rossana Gonzlez Borja (Director Estatal) Antonio de Montes, #1103 Col. San Felipe, C.P. 31240, Chihuahua, Chihuahua Tel. 01 (614) 238-8847 Directo Axtel (614) 2388-847 rossana.gonzalez@promexico.gob.mx SINALOA Oficina Culiacn Javier Olgun (Director Estatal). Ignacio Ramrez esq. Av. Nicols Bravo s/n, 80200, Culiacn, Sinaloa Piso: PB Tel. (667) 752 0900. Ext. 81206 Directo Axtel (667) 2590-741 javier.olguin@promexico.gob.mx SONORA Oficina Hermosillo Rigoberto Yez Germn (Director Estatal) Perifrico Poniente, Edificio Ocotillo 310 A, C.P.83240, Las Quintas, Hermosillo, Sonora. Tel. (662) 218 3176 Ext. 81923 Directo Axtel (662)2080-485 rigoberto.yanez@promexico.gob.mx CENTRO OCCIDENTE Fernando Daz Mndez (Coordinador Regional) Av. 16 de Septiembre # 564 Col. Centro C.P 44100 Guadalajara, Jal. Tel. (33) 3614-2839 fernando.diaz@promexico.gob.mx Oficinas Guadalajara, Jalisco ATIENDE AGUASCALIENTES Ana Luisa Cullar Aranda (Director Estatal) Av. 16 de Septiembre # 564, Col. Centro, C. P. 44100 Guadalajara, Jal. Tel. (33) 3614-2839 Ext. 81828 ana.cuellar@promexico.gob.mx GUANAJUATO Oficinas Len Francisco Javier Allard Prez (Director Estatal) Blvd. Adolfo Lpez Mateos No.1801 Ote. Torre Export, 2o. Piso Col. Los Gavilanes, C.P. 37270 Len, Guanajuato. Tel: (477) 763-0033 Ext. 1174 Fax: (477) 763-0088 francisco.allard@promexico.gob.mx MICHOACN Oficinas Morelia Susana Anglica Gonzlez Marroqun (Director Estatal) Av. Camelinas # 3311, C.P. 58270, Fraccionamiento las Amricas. Morelia, Mich. Tel. (443) 323 34 63 y 66 y 67, (443) 232-0764 Ext. 82915 Axtel (443)232-0764 susana.gonzalez@promexico.gob.mx SAN LUIS POTOS - AGUASCALIENTES Oficinas San Luis Potos. Laura Saucedo Lpez (Directora Estatal) Av. Himno Nacional #670 3er Piso. Col. Las guilas, C. P. 78268, San Luis Potos, SLP. Tel. (444) 8113566 Ext. 84011, Directo: (444) 151 0354 Fax: 811-4568 laura.saucedo@promexico.gob.mx NAYARIT Oficinas Tepic Andrs Carranza Vzquez (Responsable de Proyecto Estatal) Esteban Baca Caldern No. 11 Col. Fraccionamiento Jardines de la Cruz C.P. 63168 Tepic, Nayarit Tel. Directo: (311) 133-5193 andres.carranza@promexico.gob.mx NORESTE Edmundo Gonzlez (Coordinador Regional) Edificio Plaza Ro, Local 10 PB Av. Calzada San Pedro No. 801 Col. Fuentes del Valle C.P 66220 Municipio de San Pedro Garza Garca N.L. Tel. (81) 8369-6480 Directos (81) 83359643 (81) 1352.8719 edmundo.gonzalez@promexico.gob.mx COAHUILA DURANGO Oficinas Torren Martha Elvia Meza Melndez (Director Estatal) Laguna Trade Center, Calz. Juan Pablo II #1110 Col. Nuevo Allende - Frente al Aeropuerto de Torren Tel. (871) 731 7346 ext. 84816 martha.meza@promexico.gob.mx NUEVO LEN Oficinas Monterrey Mildred Susana Ruiz Leal (Director Estatal) Edificio Plaza Ro, Local 10 PB, Av. Calzada San Pedro No. 801 Col. Fuentes del Valle, C.P 66220 Municipio de San Pedro Garza Garca, N. L. Tel. (81) 8335-9643, Directo (81) 1352-8695 mildred.ruiz@promexico.gob.mx TAMAULIPAS Oficinas Reynosa Lic. Nancy Leticia Chvez Melndez (Directora Estatal) Pendiente ZACATECAS Oficinas Zacatecas Jess Moctezuma Daz Maldonado (Director Estatal) Arquitectos, entre blvd. Lpez Portillo y Av. Mxico 103, C.P.98600, Dependencias Federales, Zacatecas. Tel. 492 1470278 4929236800 Ext. 85202 jesus.diaz@promexico.gob.mx CENTRO Hctor Ortega Padilla (Coordinador Regional)
Camino a Santa Teresa 1679 Col. Jardines del Pedregal Del. lvaro Obregn C.P 01900, Mxico D.F.
Tel (55) 5447-7000 Ext. 1164 hector.ortega@promexico.gob.mx Oficinas en el Distrito Federal Yenisei Contreras (Director Estatal) Camino a Santa Teresa #1679 Col. jardines del Pedregal C.P 01900 Del. lvaro Obregn Tel. (55) 5447-7000 Ext. 1168 yenisei.contreras@promexico.gob.mx Vivian Trueba (Responsable de Proyecto Estatal) Camino a Santa Teresa #1679 Col. Jardines del Pedregal C.P 01900 Del. lvaro Obregn Tel. (55) 5447-7000 Ext. 11721 vivian.trueba@promexico.gob.mx Ivonne Ortega (Promotor Regional) Camino a Santa Teresa #1679 Col. jardines del Pedregal C.P 01900 Del. lvaro Obregn Tel. (55) 5447-7000 Ext. 1171 ivonne.ortega@promexico.gob.mx Karola Helena De La Pea Vzquez (Promotor de Servicios y programas) Camino a Santa Teresa #1679 Col. jardines del Pedregal C.P 01900 Del. lvaro Obregn Tel. (55) 5447-7000 Ext. 1179 karola.delapena@promexico.gob.mx
57
ESTADO DE MXICO Oficinas Toluca Mara del Pilar Gonzlez Gonzlez (Director Estatal) Paseo Tollocan entre paseo Coln y Jess Carranza 504 Poniente, 50130, Col. Universidad, Toluca, Estado de Mxico Tel. (722) 219 5580 219 5152 Ext. 84707 pilar.gonzalez@promexico.gob.mx ESTADO DE MXICO Oficinas Tecamachalco Andrs Medina Arronte (Director Estatal) Av. Puente de Tecamachalco #6, Col. Lomas de Tecamachalco, Naucalpan ,Estado de Mxico Tel. (55) 5729 9300 Ext. 41608 andres.medina@promexico.gob.mx QUERTARO Oficinas Quertaro. Samuel Lara (Director Estatal) Wenceslao de la Barquera No. 13, entre Pasteur y Corregidora, Col. Villas del Sur, C. P. 76040, Quertaro. Tel. (442) 214 3868. Ext.: 83703 samuel.lara@promexico.gob.mx SUR Leonardo Pea Jacobo (Coordinador Regional) Privada de la Tres A Sur #3710 Col. Gabriel Pastor C.P 72420 Puebla, Pue. Tel. (222) 240-7574 leonardo.pena@promexico.gob.mx PUEBLA Oficinas Puebla Ivn Jorge Villa Arnaiz (Director Estatal) Privada 3 A Sur #3710, Col. Gabriel Pastor, C.P. 72420, Puebla Pue. Tel: (222) 2 37 93 71 / 79 Ext.83612 ivan.villa@promexico.gob.mx GUERRERO Oficinas Chilpancingo. Jos Alan Gascn Lpez Cano (Responsable de Proyecto Estatal) Eduardo Neri 7, C.P. 39030, Cuauhtmoc Norte; Chilpancingo, Guerrero. Tel. (747) 47 26 269 Ext. 81506 jose.gascon@promexico.gob.mx
VERACRUZ Oficinas Xalapa Luis Manuel Cuevas Padilla (Director Estatal) San Luis Potos 11, Col. Belisario Domnguez C.P. 91079, Xalapa, Veracruz Tel. Directo: (228)167-04-62 luis.cuevas@promexico.gob.mx OAXACA Oficinas Oaxaca Thalia Friligos Reyes (Director Estatal) Privada de Laureles, entre Amapolas y Jazmines #312, C.P.68050, Reforma, Oaxaca. Tel. (951) 515 5002 515 9669 Ext.: 83218 thalia.friligos@promexico.gob.mx SURESTE Fernando Torres Parraud (Coordinador Regional) Calle 18 (Av. Prez Ponce) #114 Por Calle 21 y Av. Alemn Colonia Itzimn C.P 97100 Mrida Yuc. Tel. (999) 927-3833, (999) 254-0426 fernando.torres@promexico.gob.mx YUCATN Oficinas en Mrida Jos Manuel Rodrguez Chauviere (Director Estatal) Calle 18 (Av. Prez Ponce) #114 por Calle 21 y Av. Alemn Col. Itzimn, C.P. 97100 Mrida, Yucatn Tel. (999) 927 3833 josemanuel.rodriguez@promexico.gob.mx CAMPECHE Oficinas Campeche Alejandro Lpez Salcido (Responsable de Proyecto Estatal) Av. 16 de Septiembre s/n P.B. Palacio Federal, Col. Centro C.P. 24000 San Francisco de Campeche, Campeche Tel. (981) 81 69093, 816 33 65 3365 xt. 80312 alejandro.lopez@promexico.gob.mx TUXTLA GUTIRREZ Oficinas Chiapas Iris Velzquez Aguilar (Responsable de Proyecto Estatal) 22 Poniente Sur No. 332 (frente a TELMEX) C.P. 29060, Col. Xamaipak Tuxtla Gutirrez, Chiapas. Tel. (961) 602 7800 al 03 Ext. 84903 iris.velazquez@promexico.gob.mx
VILLAHERMOSA, TABASCO Mara Teresa Gonzlez Bolio (Responsable de proyecto Estatal) Av. Paseo Tabasco n 1129 entre Av. Gregorio Mndez y Ruz Cortinez, Col. Rovirosa C.P. 86050, Villahermosa, Tabasco. Tel. 01 (993) 315 9077 Ext.: 85110 Dir. 01 (993) 268-0220 maria.gonzalez@promexico.gob.m Baja California Baja California Sur Chihuahua Sinaloa Sonora Aguascalientes Colima Guanajuato Jalisco San Luis Potos Michoacn Nayarit Coahuila Durango Nuevo Len Tamaulipas Zacatecas Distrito Federal Estado de Mxico Hidalgo Quertaro Guerrero Morelos Oaxaca Puebla Tlaxcala Veracruz Campeche Chiapas Quintana Roo Tabasco Yucatn
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ASIA PACIFICO
Beijing Ari-Ben Saks Gonzlez 5 Sanlitun Dongwujie, Chaoyang District, Beijing, China 100600, Mexican Embassy (00 86 10) 65326466/7 (00 86 10) 65 32 67 68 ari.saks@promexico.gob.mx Japn Rodolfo Esa Garza de Vega 2F, 2-15-2 Nagata-Cho, ChiyodaKu, Tokio 100-0014, Japn (00 813) 35 80 08 11 (00 813) 35 80 92 04 esau.garza@promexico.gob.mx Corea Miguel del Villar 6thFl. Heungkook Jesun Bldg. 43-1 Juja-dong, Chung-Ku Seoul 100-240 Korea (00 822) 22 72 36 16 22 72 36 31 22 72 36 32 (00 822) 22 72 36 33 miguel.delvillar@promexico.gob.mx Singapur Francisco Bautista Plancarte Trade and Investment Commissioner 152 Beach Rd, #06-05/06 Gateway East Singapore 189721 (00 65) 62 97 20 52 (00 65) 62 97 17 21 francisco.bautista@promexico.gob.mx Taiwan Csar Fragozo Lopez International Trade Building, Suite 2905, 29FL, 333 Keelung Rd., Sec. 1, Taipei 11012, Taiwan 110 R.O.C. (00 88 62) 27 57 65 26 Ext. 13 (00 88 62) 27 57 61 80 cesar.fragozo@promexico.gob.mx Mumbai Aldo Ruz Salgado Level 8, Vibgyor Towers Block G, Plot C-62 Bandra Kurla Complex, Bandra E, Mumbai 400 051, India 00 91 - 22 40 90 71 57 aldo.ruiz@promexico.gob.mx
EUROPA Y MEDIO ORIENTE

Frankfurt Jimena Ibarra Lozano Wilhelm-Leuschner-Strae 23 D-60329 Frankfurt am Main (00 49 69) 97 26 98 26 (00 49 69) 97 26 98 11 jimena.ibarra@promexico.gob.mx Reino Unido Alexandra Haas Paciuc 8 Halkin Street London SW1X7DW United Kingdom (00 44 20) 78 11 50 40 (00 44 20) 72 35 54 80 alexandra.haas@promexico.gob.mx Francia Dolores Beistegui Rohan Chabot 4, rue Notre Dame des Victoires. 75002, Paris (00 331) 42 86 60 01 (00 331) 42 86 60 12 dolores.beistegui@promexico.gob.mx Espaa Ximena Caraza Carrera San Jernimo 46 2.piso. Madrid, Espaa 28014 (00 349) 1420 2017 (00 349) 1420 2736 ximena.caraza@promexico.gob.mx Italia Claudia Estevez Cano Foro Buonaparte No. 55 20121 Milano, Italia (0039) 02 72 08 04 84 (0039) 02 72 00 47 24 claudia.estevez@promexico.gob.mx Blgica Alejandro Saldvar Von Wuthenau Av Franklin Roosevelt 94 Bruxelles 1050 (00 322) 629 07 77 alejandro.saldivar@promexico.gob.mx Suecia Nicole Inge Flix Huesca Stureplan 4C, 4 Level 114 35 Stockholm, Sweden (00 468) 463 50 11 663 51 70 (00 468) 463 10 10 nicole.felix@promexico.gob.mx Dubai Jos Neif Jury Fabre
Street 23b, Villa 47, Al Safa 2 P.O. Box 212717 Dubai, UAE
NORTEAMRICA
Nueva York Gerardo Patio Fernndez 757 Third Avenue, Suite 2403, New York, N.Y. 10017, U.S.A (001 212) 826 2916 (001 212) 826 29 79 gerado.patino@promexico.gob.mx Houston Primer Secretario: Armando Camarena 4507 San Jacinto St. 3rd Floor Houston, TX 77004 (001 713) 513 71 81 (001 713) 513 71 86 armando.camarena@promexico.gob.mx Los ngeles Mario Jurez
2401 West 6th. Street, Los Angeles, California 90057
Montreal Alfonso Mojica Navarro 1501 McGill College, Suite 1540 Montreal, Quebec H3A 3M8, Canada (001 514) 287 08 99 287 18 44 (001 514) 287 16 69 alfonso.mojica@promexico.gob.mx Miami Csar Bueno 444 Brickell Ave, Suite 450 Miami, Florida 33131 (001 305) 415 93 60 ext. 10 cesar.bueno@promexico.gob.mx
LATINOAMRICA
Argentina Primer Secretario: Juan Carlos Rodriguez Villava Calle Arcos No. 1650, Belgrano, 1426 Buenos Aires, Argentina (54 11) 41 18 88 31 juancarlos.rodriguez@promexico.gob.mx Brasil Juan Manuel Pinto-Ribeiro Correa Av.Eng. Luis Carlos Berrini, 1297 9o. Andar-Cj.91 Cep 04571-010-BrooklinSao Paulo-SP-Brasil (00 55 11) 55 05 26 54 / 7670 (00 55 11) 55 06 21 63 juan.pintoribeiro@promexico.gob.mx Guatemala Ignacio Elas Caparrs 2a Avenida 7-57 Zona 10 3er nivel C.P. 01010 Guatemala, Guatemala C.A. (00 502) 23 32 99 69 23 32 99 70 (00 502) 23 32 99 71 ignacio.elias@promexico.gob.mx Colombia Carlos Manuel Edgar Perucho Bogota, Colombia. Carrera 7 #114-33 Of. 702. Edificio Royal Bank of Scotland. (00 571) 640 06 15 640 06 16 (00 571) 640 06 17 carlos.edgar@promexico.gob.mx Chile Joel Enriquez Felix de Amesti 128, 2 piso, Las Condes. Santiago de Chile (00 562) 245 77 10 245 77 16 245 77 14 245 77 15 joel.enriquez@promexico.gob.mx
(001 213) 628 12 20 ext 296 (001 213) 628 84 66 mario.juarez@promexico.gob.mx Dallas Julio Carlos Marrn Recamier
2777 Stemmons Freeway Suite 1622 Dallas, Texas 75207
(001 214) 688 40 95 (001 214) 905 38 31 diana.castaneda@promexico.gob.mx Vancouver Regional Jorge Lpez Prez
1177 West Hastings, Suite 411. Vancouver, BC V6E 2K3
(001 604) 682 36 48 (001 604) 682 13 55 jorge.lopez@promexico.gob.mx Vancouver Carlos Cacho Daz Ballesteros
1177 West Hastings, Suite 411. Vancouver, BC V6E 2K3
(001 604) 682 36 48 (001 604) 682 13 55 carlos.cacho@promexico.gob.mx Chicago Miguel Angel Leaman Rivas 225 N Michigan Ave Suite 1800 Chicago IL 60626 (001 312) 856 03 16 (001 312) 856 18 34 miguel.leaman@promexico.gob.mx Toronto Jos Antonio Peral Vallejo 1 Dundas St. West, Suite 2110, POBox 11, Toronto, Ontario, M5G 1Z3, Canad (001 416) 867 92 92 867 18 47 (001 416) 867 93 25 jose.peral@promexico.gob.mx
(00 971) 439 49 409 Skype In: 84215088 (de la CD. de Mxico) jose.neif@promexico.gob.mx
PROMXICO
(55) 5447 7070 desde la Cd. de Mxico 01800 EXPORTE (3976783) desde el interior de la Repblica promexico@promexico.gob.mx
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ProMxico tu aliado en el exterior

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Actualizacin a marzo del 2010

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1.1 Qu son las ferias internacionales

SE PUEDE CONOCER A UN MAYOR NMERO DE CLIENTES EN UN MENOR TIEMPO.

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1.2 Principales motivos para participar en una feria o exposicin internacional

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1.3 Ventajas de participar en una exposicin internacional

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1.4 Tipos de ferias

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1.5 Modalidades de participacin en una feria o exposicin internacional

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2.1 Cmo saber si mi empresa est preparada para exportar

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2.2 Seleccin del producto mercado

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2.3 Conozca el mercado meta

2.4 Conocer los canales de distribucin en el mercado meta

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2.5 Identifique su competencia

2.6 Evale sus posibilidades de xito

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3.2 Clasificacin de los diferentes tipos de feria

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3.3 Otras clasificaciones

3.4 Criterios para seleccionar una feria

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3.6 Otros organismos que apoyan la participacin en eventos internacionales

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4.1 Aspectos bsicos de la preparacin para participar en un evento internacional

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4.2 Elaboracin de material impreso

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4.3 Cmo seleccionar y preparar al personal que atender su stand

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