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RESEA
Resumen
Se hace una resea y se presentan las conclusiones del estudio sobre e-gobierno en el mundo local, que ha publicado el Ayuntamiento de Barcelona en colaboracin con la red europea de ciudades Eurocities. El estudio incluye un anlisis en profundidad de siete ciudades que han tenido xito en la implantacin de programas de e-gobierno (Barcelona, Birmingham, Munich, Estocolmo, La Haya, Turn y Viena) y una entrevista con sus responsables de organizacin y sistemas de informacin o de su programa de administracin electrnica. Se analizan la oferta y la demanda de e-servicios y los factores que impulsan y condicionan la implantacin en el mundo local y, probablemente, tambin en otras administraciones pblicas.
Palabras clave
e-gobierno, administracin electrnica, e-servicios, TIC, sostenibilidad social y econmica
Tema
Gobierno electrnico
Keywords
e-government, e-administration, e-services, ICT, economic and social sustainability
Topic
E-Government
Jos Ramn Rodrguez Bermdez, Joan Batlle Montserrat, David Esteban Ayerbe
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En las siguientes pginas se hace una resea y se presentan las conclusiones del estudio sobre e-gobierno en el mundo local, que ha publicado el Ayuntamiento de Barcelona en colaboracin con la red europea de ciudades Eurocities. Este estudio es parte del trabajo hecho por el Grupo de Trabajo de gobierno electrnico del Eurocities Knowledge Society Forum-Telecities, liderado por la ciudad de Barcelona desde enero del 2006 hasta marzo del 2007. El objetivo del grupo era identificar buenas prcticas y tendencias en los programas de gobierno electrnico puestos en marcha por las ciudades miembros del Foro. Cada ao suelen aparecer muchas encuestas, artculos, sitios web y conferencias, que proporcionan informacin y anlisis de los planes, proyectos piloto o innovaciones en las cuales han tomado parte muchas ciudades europeas. El grupo adopt un punto de vista diferente, centrndose en cmo, actualmente, las ciudades estn haciendo llegar sus programas de gobierno electrnico a sus residentes, turistas e inversores y en cmo gestionan y despliegan estos proyectos realmente. As, el foco est centrado en cmo proporcionan las ciudades un nivel avanzado de e-servicios transaccionales completos (no meros sitios web de informacin y comunicacin), que sean programas de ciudad o de ayuntamiento (no slo para una funcin o departamento) y que estn razonablemente integrados con sus operaciones de back-office y con las organizaciones de servicios externos (para aquellos interesados en la literatura de gobierno electrnico, el foco est en las ciudades que se encuentran en la fase 4 o ms all en su oferta de e-servicios). Un total de veinticinco ciudades han participado en las cinco sesiones de trabajo o han presentado sus ideas, comentarios y presentaciones, pero en la fase final el anlisis en profundidad se ha hecho de siete grandes ciudades de siete pases diferentes. Este anlisis incluye una descripcin y la explicacin del estado actual de su programa de gobierno electrnico, segn un ndice comn proporcionado por los editores y una entrevista telefnica con los altos ejecutivos al cargo del programa en cada ciudad, formalmente director de organizacin y sistemas de informacin (chief information officer), directores de la unidad de gobierno electrnico o con otros nombres diferentes. Las ciudades participantes en esta fase han sido Barcelona, Birmingham, Munich, Estocolmo, La Haya, Turn y Viena.
Todas ellas tienen una e-estrategia o estrategia de gobierno electrnico explcita, y todas ellas publican resultados, de tal manera que es fcil para el lector o el investigador comprobar o completar el anlisis. Todas estas ciudades son capitales de reas metropolitanas y tienen una base comn de servicios de ciudad, aunque hay que mencionar que pueden variar sus competencias y recursos. En algunos casos, la Gran Ciudad o Regin Metropolitana slo gestiona algunos rganos de coordinacin o realiza limitados programas sectoriales (como transporte o gestin de residuos), y en otros casos hay una genuina autoridad poltica y directiva. De la misma manera, algunas ciudades llevan a cabo importantes programas de vivienda, servicios sociales, asistencia sanitaria o educacin, mientras que otras no lo hacen.
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Las cosas han cambiado significativamente desde que estos programas fueron iniciados (hace entre seis y diez aos). La extensin y la popularidad de las TIC e Internet han tenido mucha resonancia entre los ciudadanos y las empresas, y en el funcionamiento habitual de los ayuntamientos. Hoy por hoy, para la mayora de las ciudades, el gobierno electrnico ya no es meramente una opcin o un sueo poltico. Como dice Johan Srnquist de Estocolmo, ahora es una obligacin, una cosa que la gente da por hecha los residentes o las empresas esperan tratar con el Ayuntamiento a travs de la web, como hacen cuando compran viajes, comprueban sus cuentas bancarias o hacen pedidos de libros o descargan msica. Es importante destacar que el gobierno electrnico no se considera una cuestin tcnica o tecnolgica, incluso cuando se gestiona dentro del departamento de informtica, sino ms bien un tema relacionado con el negocio tratndose del despliegue de nuevos servicios, mejoras de los existentes u operaciones de reingeniera. Adems, como menciona el alcalde de Barcelona en la presentacin del libro, Ya no es posible imaginar ninguna poltica pblica sin el apoyo de las tecnologas de la informacin y la comunicacin. Siguiendo una cierta tradicin en la literatura de gestin, el estudio identifica seguidamente diez factores crticos de xito o condiciones (individualmente necesarias y en conjunto suficientes) para alcanzar los objetivos de los programas de e-gobierno en el mundo local y diramos que en todo tipo de organizaciones pblicas. Estos factores seran: 1. El enfoque de los servicios hacia el ciudadano (hacerle la vida ms fcil), escogiendo servicios de alto impacto y demanda. 2. Conseguir un apoyo poltico sostenido. 3. Asegurar que el programa es sostenible, en trminos de efectividad y eficiencia. 4. Tener una estrategia explcita. 5. Contar con una unidad o departamento dedicado a la coordinacin y liderazgo del programa. 6. Construir una arquitectura de informacin comn. 7. Asegurar la participacin de las diferentes partes interesadas a travs de la gestin del cambio. 8. Buscar la adopcin social masiva a travs de un marketing y comunicacin potentes. 9. Desplegar los proyectos y las operaciones de manera muy profesional, tanto desde el punto de vista tcnico como gerencial.
10. Establecer acuerdos de cooperacin con otras administraciones y con el sector privado.
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una masa crtica de usuarios. Y todas ellas crecen en aquello que el sector privado llama aplicaciones killer o servicios de alto impacto en el mbito pblico. stos son importantes para facilitar la rpida adopcin y mover el inters pblico y las costumbres hacia el uso de
Cambio de residencia o direccin profesional Permisos de obras Registros de actividad comercial Solicitud de vivienda protegida Permiso para obras o eventos en la calle Organizacin de una boda Certificado del censo electoral Presentacin y comprobacin de facturas Documentos del registro de poblacin
los e-servicios de la ciudad. La clave es encontrar qu tipos de aplicaciones utiliza ms frecuentemente e intensamente la gente (o las empresas), y dnde puede ganar tiempo, dinero y comodidad si se realizan en lnea.
Pago de impuestos y multas Solicitar una cita con una oficina de la ciudad Preguntas, quejas y reclamaciones Acceso a licencias de aparcamiento Registro de licencias de tenencia de animales Solicitud de una plaza de funcionario Reserva de prstamo en una biblioteca pblica Descarga de informacin del registro y catastro de un terreno
La tabla previa muestra una lista de algunos de los servicios ms populares. En muchos casos, las ciudades han apuntado a los empresarios y los profesionales como los principales usuarios de los e-servicios, dado que estn ms acostumbrados al uso de Internet para tratar con clientes, proveedores o bancos y normalmente tienen una autentificacin digital. Las aplicaciones relacionadas con los impuestos son algunas de las ms extendidas. Pero las aplicaciones relacionadas con la planificacin urbanstica, la movilidad y toda clase de permisos estn aumentando. Para los ciudadanos individuales, los servicios ms populares son aquellos referidos a la vivienda, las bibliotecas y los documentos relacionados con el censo. Las ciudades ms avanzadas ofrecen una amplia gama de estos servicios de ciudad, cubriendo entre un 50% y un 80% de todo el volumen potencial de transacciones.
Ciertamente, los programas de gobierno electrnico no se pueden desarrollar sin apoyo poltico, que tiene que ser duradero y, siempre que sea posible, permanecer fuera de la lucha poltica. En muchos casos, los programas de gobierno electrnico han sido iniciados y sostenidos por un alcalde o teniente de alcalde con un inters personal y entusiasmo por la tecnologa. Sin embargo, los CIO y los que piden inversiones y apoyo para los programas de gobierno electrnico ya no se deberan quejar de la falta de inters de los polticos y de las dificultades de asegurar su apoyo. Al contrario, su obligacin sera proporcionar buenas prcticas, mejores ideas y herramientas de cmo pueden las TIC dar soporte a las prioridades polticas. En algunos casos, los beneficios de los e-servicios no siempre son evidentes. La clave es cmo pueden las TIC apoyar las estrategias de transformacin, crecimiento, inclusin o mejora del gobierno de las ciudades; cmo pueden realmente las TIC ofrecer mejoras; cmo pueden los polticos y los altos ejecutivos captar los beneficios potenciales de estas inversiones.
3. Sostenibilidad
Hoy da, la sostenibilidad econmica y social de las inversiones en TIC y programas de gobierno electrnico es una inquietud creciente en muchas organizaciones pblicas, como pasaba en el sector comercial hace algunos aos. Las
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inversiones en TIC estn compitiendo con otras en campos como obras pblicas, transporte, escuelas, programas de vivienda o sociales. Y necesitan demostrar sus buenos rendimientos (incluso si hay otros programas que no necesitan demostrar su rentabilidad, como mencionaba extraoficialmente a uno de los participantes). La paradoja es que, al mismo tiempo, estos programas necesitan ser grandes, lo bastante ambiciosos y orientados a largo plazo como para captar realmente sus beneficios. Algunas ciudades empiezan a observar el rendimiento de sus esfuerzos en trminos de eficiencia interna y ahorros de coste. Algunos estn llegando a un nivel ms que aceptable de sustitucin de canales, que significa que Internet (con costes mucho ms bajos de entrega por unidad) est sustituyendo los canales tradicionales, mucho ms caros. Adopcin y sostenibilidad estn interconectadas. Cada vez ms las ciudades que destacan seleccionan sus inversiones en TIC muy prudentemente, preparan los casos de negocio muy profesionalmente e intentan introducir parmetros y controles para monitorizar los resultados. Pero no son muchas las que estn midiendo el impacto real de estas inversiones en trminos de productividad, crecimiento y creacin de empleo para la ciudad.
trnico sino de e-estrategia, estrategia TIC, transformacin de negocio u otros nombres. De hecho, estos documentos cubren todas las materias sobre cmo las tecnologas dan soporte, permiten o incluso dirigen la mejora y transformacin de todos los procesos del ayuntamiento y de las polticas de ciudad. El gobierno electrnico est incluido en la eestrategia, as como los negocios electrnicos o comercio electrnico se han convertido en un componente habitual de las estrategias de IT y de negocio de cualquier compaa.
4. E-estrategia
Los e-servicios avanzados (aquellos de naturaleza transaccional e interactiva) exigen la integracin de mltiples componentes, una visin compartida y, como ya se ha mencionado, esfuerzos sostenidos a largo plazo. Las ciudades destacadas en nuestro estudio estn utilizando un documento explcito de estrategia para fijar prioridades, proporcionar liderazgo y gobernanza a los programas de gobierno electrnico y alinear la organizacin entera. Eso tambin se est utilizando para justificar y asegurar inversiones adicionales. Este documento de e-estrategia es una hoja de ruta para la implementacin y para comprometer pblicamente (externamente y/o internamente) contenido y resultados en un marco temporal. Algunas ciudades estn publicando parte de sus estrategias TIC en sus sitios web. Es interesante remarcar que, en la mayora de los casos, las ciudades ya no hablan de una estrategia de gobierno elec-
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En general, el gobierno electrnico desafa la calidad y la organizacin de la informacin (la informacin de base, como datos de usuario o geogrficos de sistemas de informacin), procesos y aplicaciones de negocio y la manera de hacerlos evolucionar. Todo se vuelve transparente y caro. La mayora de las ciudades estn invirtiendo fuertemente en nuevas arquitecturas y plataformas tcnicas (conocidas como arquitecturas orientadas al servicio) y construyendo nuevas estructuras de informacin y tecnologa. Algunas estn considerando recentralizar su partida de IT, internamente o mediante subcontratacin.
utilizar un marketing y comunicacin potentes para facilitar la difusin del gobierno electrnico entre el pblico. Los programas de marketing (intensos y costosos) se tendran que considerar en los programas de gobierno electrnico como una inversin, como es el caso de las inversiones en tecnologa o, ltimamente, en gestin de cambio. Los participantes reconocen que el marketing social o pblico tradicional no es muy apropiado para este tipo de programas, en el cual el ciclo de adopcin y madurez es complejo y se tendra que hacer a medida para diferentes audiencias. El objetivo aqu no es mejorar la imagen pblica o crear una identidad de marca, sino ms bien cambiar las actitudes individuales y, al final, adquirir nuevos usuarios y ms transacciones. En los programas de marketing de gobierno electrnico, las ciudades no se tendran que centrar slo en hacer campaas, sino en el ciclo completo de desarrollo de producto y consecucin de pblico. Tendran que conocer a fondo las caractersticas de la demanda, entender las necesidades y expectativas de los usuarios, asegurar su implicacin en el proceso entero de diseo y aplicacin y escuchar su respuesta. Algunas ciudades estn introduciendo herramientas nuevas (en el mbito pblico) para entender la posicin de los clientes en el proceso de adopcin y darles a conocer el servicio, provocar su inters, dejarlos probar y retener usuarios leales.
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Muchas ciudades compran estas capacidades desde fuentes externas, pero todas ellas reconocan la necesidad de desarrollar las habilidades internas para mejorar el control de los contratos y los proveedores. Como caractersticas generales o personales, los participantes mencionaban la necesidad de un nuevo tipo de funcionario o ejecutivo pblico centrado en los ciudadanos y sus expectativas, capaz de ampliar su alcance y ver el conjunto del ayuntamiento ms all de su propio departamento y con voluntad de tomar responsabilidad para compartir y ser una parte del conjunto.
servicios, las infraestructuras o incluso los programas de transformacin del negocio. Como mencionaba el participante de Turn, la cuestin es que el permetro tradicional del gobierno electrnico se est extendiendo. Las ciudades ms avanzadas reconocen este hecho e invierten en la cooperacin y en las nuevas habilidades relacionales que se exigen actualmente. Despus de aos de esfuerzo inteligente y sostenido, las ciudades participantes en nuestro estudio estn ofreciendo de forma lograda una amplia gama de servicios electrnicos a sus poblaciones y consiguen cifras de adopcin significativas. Empiezan a recoger los beneficios de estas inversiones. Por s mismas y con la ayuda de socios externos (otras administraciones o empresas), estn desarrollando nuevas habilidades y capacidades. Queda pendiente todava el gran desafo de encarar la transformacin del back-office y los procesos ordinarios de la administracin, y no slo en trminos tcnicos (diseo y aplicacin de nuevas plataformas), sino tambin en trminos organizativos poniendo nuevos procesos de servicio en su sitio y cambiando la cultura de la gente y el comportamiento la organizacin. El viaje poltico y directivo del gobierno electrnico an se est poniendo en marcha.
10.Cooperacin y asociacin
La complejidad, alcance y volumen del gobierno electrnico actual o la gestin de las operaciones de IT estn exigiendo en muchas ciudades nuevas formas de cooperacin y asociacin. Pero stas no son las nicas razones. Muchas ciudades estn centradas en proyectos o plataformas que van ms all de los lmites estrictos del ayuntamiento, implicando las reas metropolitanas, la provincia, la regin o incluso iniciativas nacionales. Algunos portales de ciudad de Europa central son asociaciones entre el ayuntamiento y otra entidad pblica o privada. Algunas ciudades de diferentes partes de Europa se centran en nuevas (y variadas) formas de externalizar los
Cita recomendada
RODRGUEZ, Jos Ramn; BATLLE, Joan; ESTEBAN, David. Estudio europeo sobre e-gobierno en las ciudades [resea en lnea]. IDP. Revista de Internet, Derecho y Poltica. N. 5. UOC. [fecha de consulta: dd/mm/ aa] <http://www.uoc.edu/idp/5/dt/esp/rodriguez_batlle_esteban.pdf> ISSN: 1699-8154
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