Apuntes / Estudio Administrativo Preparacin y Evaluacin de Proyectos Juan Iriarte Narria _________________________________________________________________________________________________________

ESTUDIO ADMINISTRATIVO
El estudio administrativo en un proyecto de inversin proporciona las herramientas que sirven de gua para los que en su caso tendrn que administrar dicho proyecto. Este estudio muestra los elementos administrativos tales como la planeacin estratgica que defina el rumbo y las acciones a realizar para alcanzar los objetivos de la empresa, por otra parte se definen otras herramientas como el organigrama y la planeacin de los recursos humanos con la finalidad de proponer un perfil adecuado y seguir en la alineacin del logro de las metas empresariales. Palabras clave del texto. Estudio administrativo Planeacin estratgica Planeacin de recursos humanos Uno de los aspectos que poco se tiene en cuenta en el estudio de un proyecto es aquel que se refiere a los factores propios de la actividad ejecutiva de su administracin: organizacin, procedimientos administrativos, aspectos legales y reglamentos ambientales, por lo que el Estudio Administrativo consiste en determinar los aspectos organizativos que deber considerar una nueva empresa para su establecimiento tales como su planeacin estratgica, su estructura organizacional, sus aspectos legales, fiscales, laborales, el establecimiento de las fuentes y mtodos de reclutamiento, el proceso de seleccin y la induccin que se dar a los nuevos empleados necesarios para su habilitacin. Su objetivo es realizar un anlisis que permita obtener la informacin pertinente para la determinacin de los aspectos organizacionales de un proyecto, los procedimientos administrativos, aspectos legales, laborales, fiscales y ecolgicos. A continuacin se muestran los elementos que conforman el estudio administrativo para el desarrollo de un proyecto de inversin: A.- Planeacin estratgica. La planeacin estratgica debe identificar hacia dnde desea la empresa desplazarse en su crecimiento, tomando en cuenta las tendencias tanto del mercado, como las econmicas y sociales. Una vez definida la planeacin estratgica es necesario conocer de qu
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manera alcanzar esa visin por lo que deber preguntarse y responderse quin lo har?, cundo se llevar a cabo?, cmo se realizar?, dnde se implementar?, y para lograr esto se recomienda aplicar los componentes de la planeacin como son: Misin: Que identifique el propsito de la organizacin mas la exigencia social. Una clara Misin sirve de fundamento a la toma de decisiones. Visin: La empresa debe identificar hacia dnde va y con ello le da certidumbre al negocio y sus lderes para establecer los nuevos retos. Objetivos: Una vez identificada la visin y misin, el empresario debe establecer guas cualitativas que lleven al logro de los resultados. Polticas: Definen el rea de trabajo para tomar decisiones, pero no dan la decisin; dan lineamientos. Generalmente toda poltica es establecida por el dueo de cada empresa. Puedan ser internas, externas, originadas y jerrquicas. Estrategias: Las estrategias denotan un programa general de accin y un despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos generales. Es el plan bsico que se traza para alcanzar los objetivos organizacionales y ejecutar as su misin. Valores: Los valores representan las convicciones filosficas de los administradores que dirigen a la empresa hacia objetivos y planes para lograr el xito.

B.- Organigramas Consiste en recuadros que representan los puestos en una organizacin y los niveles jerrquicos mediante lneas, canales de autoridad y responsabilidad. Deben ser claros, procurar no anotar el nombre de las personas que ocupan el puesto y no deben ser demasiado extensos ni complicados y mostrar solamente la estructura del cuerpo administrativo de la empresa.

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Una vez que se tiene un organigrama se deben definir los puestos ya que ello muestra claridad a la administracin del proyecto, pues son las personas las que debern ejecutar el trabajo para lograr los objetivos empresariales.

C.- Planificacin de Recursos Humanos Una organizacin que no planifica sus recursos humanos puede encontrar que no est satisfaciendo sus requisitos de personal ni sus metas generales debidamente. Esta planificacin apoya al proyecto de inversin para tener en claro cuntas personas se requieren y con qu habilidades especficas para cada puesto. Tener un equilibrio en las contrataciones es de suma importancia ya que no se debe incorporar a empleados de ms o de menos que no puedan desarrollar sus actividades laborales con satisfaccin. A continuacin se encuentran dos mtodos que apoyan la planificacin del recurso humano como son: Reclutamiento: Este elemento consiste en proveer a la empresa de una cantidad suficiente de candidatos durante el transcurso de un periodo de tiempo determinado para depurar entre ellos a los que renen los requisitos necesarios para ocupar el puesto vacante. Los medios de reclutamiento pudieran ser: el peridico, la radio, televisin, volantes, internet, entre otros. Seleccin de personal: Es la eleccin de la persona idnea para un puesto determinado y a un costo adecuado. Esta seleccin tambin debe permitir la realizacin del trabajador en el desempeo de su puesto, as como el desarrollo de sus habilidades potenciales a fin de hacerlo mas satisfactorio as mismo y a la comunidad en que se desenvuelve, para contribuir con ello a los propsitos de la organizacin. El proceso de seleccin incluye los siguientes elementos: Formulacin de solicitud de empleo, entrevista con el encargado, pruebas psicolgicas, fsicas y de habilidades, en algunos casos se vuelve a entrevistar con el que sera el jefe inmediato y finalmente viene la contratacin. Para la elaboracin del Proyecto de inversin se debe proponer una estructura adecuada para seleccionar al recurso humano necesario para llevar a acabo las operaciones de la empresa.
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Capacitacin y desarrollo: Estos elementos tienen el propsito de mantener o mejorar el desempeo de los trabajadores presentes o bien de los empleados futuros, todo ello con la finalidad de que el personal realice sus actividades de manera eficiente y eficaz.

D.- Marco Legal. En este rubro de la elaboracin de proyectos de inversin se debe dejar muy claro el tipo de personalidad jurdica que tiene la empresa. 1.- Cmo organizar una empresa? Las posibilidades para constituirse como MIPYME son variadas, a continuacin se describen cada una de ellas, analizando su constitucin y lo que ello implica. 1.1. Persona Natural Corresponde a la forma ms simple de constitucin de una MIPYME. Desde el punto de vista del patrimonio este tipo de empresas responde con todo el patrimonio de la persona natural. 1.2. Microempresa Familiar La Microempresa Familiar es una empresa que pertenece a una o ms personas naturales que realizan sus actividades empresariales en la casa habitacin en que residen. Las labores profesionales, oficios, comercio, pequeas industrias o talleres, artesana o cualquier otra actividad lcita que se realizan en ese domicilio son entonces, de prestacin de servicios o de produccin de bienes. Sin embargo la ley excluye aquellas actividades consideradas peligrosas, contaminantes y molestas. En consecuencia, deben cumplirse los siguientes requisitos:

Que la actividad econmica que constituye su giro se ejerza en la casa habitacin Quien desarrolle la actividad sea legtima(o) ocupante de las casa habitacin familiar (casa propia, arrendada, cedida) Que en ella no trabajen ms de cinco trabajadora(e)s extraa(o)s a la familia.
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Que sus activos productivos (capital inicial efectivo) - sin considerar el valor del inmueble en que funciona - no excedan las 1.000 UF ($21.451.880 segn valor UF al 01/01/2009).

Desde el punto de vista del patrimonio, este tipo de empresas responde con todo el patrimonio de la persona natural. Puede obtener mayor informacin sobre el tema en el sitio Web del SII, seccin Circulares y Legislacin, donde encontrar la Circular N60 del 2002, Circular N 31 del 2007 y, en la parte pertinente, Circular N 7 de 2008. 1.3. Empresa (E.I.R.L) Individual de Responsabilidad Limitada

Toda persona natural se encuentra autorizada para el establecimiento de empresas individuales de responsabilidad limitada. De esta manera, cabe destacar en primer lugar que slo las personas naturales, y no las jurdicas, pueden constituir tales empresas. Las empresas individuales de responsabilidad limitada (E.I.R.L.) son personas jurdicas, con patrimonio propio, distinto al del titular, siempre de carcter comercial y estn sometidas a las normas del Cdigo de Comercio cualquiera que sea su objeto; pudiendo realizar toda clase de operaciones civiles y comerciales, excepto las reservadas por la ley a las sociedades annimas (Art. 2 Ley N 19.857). Para constituir este tipo de empresas debe tener presente los costos de la escritura notarial, la publicacin en el Diario Oficial y la Inscripcin en el Registro de Comercio. Desde el punto de vista patrimonial, ste queda limitado al sealado en la respectiva escritura. Puede obtenerse mayor informacin relativa al tema de las E.I.R.L. en el sitio Web del SII, seccin Circulares y Legislacin, opcin Circular N 27, de 2003, Circular N 31 del 2007 y, en la parte pertinente, Circular N 7 de 2008.

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1.4. Sociedades de Responsabilidad Limitada Este tipo de empresas est constituida por varias personas naturales o personas naturales y jurdicas. Para constituir este tipo de empresas debe tener presente los costos de la escritura notarial, la publicacin en el Diario Oficial y la Inscripcin en el Registro de Comercio. Desde el punto de vista patrimonial, ste queda limitado al sealado en la respectiva escritura. F.- Aspecto Laboral. Toda empresa bien constituida debe tener en cuenta lo que es el aspecto laboral para lograr una mejor integracin entre los trabajadores y los patrones. Dentro del aspecto laboral, se pueden mencionar el contrato de trabajo y el reglamento interior. Contrato de trabajo: El contrato individual de trabajo, cualquiera que sea su forma o nombre, es aquel por virtud del cual una persona se obliga a prestar a otra un trabajo subordinado, mediante el pago de un salario. En el se destacan al menos los siguientes puntos: la prestacin de un trabajo o servicio, que el trabajo o servicio es personal o subordinado y que existe un pago por concepto de sueldos o salarios por la prestacin del servicio. Reglamento de trabajo: Debe ser considerado como un instrumento para lograr la disciplina de los trabajadores y el adecuado cumplimiento de las labores para las cuales fue contratado, dando origen a una disciplina ejemplar y un buen servicio. Este debe contener al menos las horas de entrada, de salida, el lugar de trabajo, los das y lugar de pago, permisos y licencias, procedimientos para la aplicacin de la disciplina, formas para prevenir el riesgo de trabajo, entre otros. En un proyecto de inversin este debe contemplar todos los elementos necesarios para que la armona en el trabajo se pueda dar con el cumplimiento de lo establecido.

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G.- Aspecto Ecolgico Dentro del estudio administrativo es muy importante tambin tomar en cuenta la conciencia y el compromiso ecolgico que toda empresa debe tener, considerar el tratamiento que se le dar a los desechos generados por la actividad diaria de tal forma que no perjudiquen el entorno y adems la contribucin adicional que puede otorgarse a la sociedad mediante campaas de concientizacin sobre el cuidado que se debe tener hacia el medio ambiente. El estudio de la organizacin de la empresa no arroja elementos cuantitativos para la inversin inicial de proyecto, sin embargo su importancia radica al momento de ser aceptado el proyecto y el desarrollo de la implementacin. Para ello es importante tener una base que permita a los administradores del proyecto hacer un anlisis especializado dependiendo del tamao de la empresa. Cuando los recursos financieros son escasos y lo que mas se necesita es liquidez para el logro de los objetivos planteados, es importante trabajar esos recursos de una manera eficiente y solo una buena administracin de los mismos lo pudiera lograr, de ah la importancia de prevenir estas actividades administrativas desde la primera etapa del proyecto y no dejarlo para lo ltimo.