Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

PERENCANAAN DAN PENJADWALAN AKTIVITAS DISTRIBUSI HASIL PERIKANAN DENGAN MENGGUNAKAN DISTRIBUTION REQUIREMENT PLANNING (DRP) (Studi Kasus Di UD. Retro Gemilang Internasional Sidoarjo) 2009 Adib Fahrozi Abdillah Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jatim Email : rho_zhe@yahoo.co.id ABSTRAKSI Industri memiliki tingkat persaingan yang ketat dalam era pasar bebas, meskipun dalam tingkat distributor. Konsumen akan merasa puas terhadap pelayanan distributor, jika produk tersebut tiba tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. UD. Retro Gemilang Internasional Sidoarjo memiliki masalah pada kurangnya persediaan saat ada pesanan dan sistem distribusinya, seperti waktu pengiriman, jumlah dan jenis barang yang dikirimkan pada masing-masing perusahaan tujuan serta biaya distribusi barang. Sehingga mengakibatkan terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan pada perusahaan yang dimaksud. Penelitian ini bertujuan untuk merencanakan penjadwalan aktivitas pendistribusian produk supaya terkoordinasi dengan baik yang terikat dengan biaya distribusi yang minimal dengan jumlah pengiriman yang optimal menggunakan metode Distribution Requirement Planning (DRP). DRP adalah metode untuk menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan distribusi multi eselon. Pada metode ini menggunakan teknik penentuan lot size. Dari hasil penelitian, distribusi perusahaan selama tahun 2008 sebanyak 146 kali pengiriman kurang teratur dengan biaya Rp. 1.809.172.000,-. Apabila menerapkan metode DRP, distribusi hanya akan dilakukan sebanyak 114 kali secara lebih teratur dengan biaya Rp. 1.693.348.000,-, sehingga terjadi penurunan biaya hingga Rp. 115.824.000,- atau 6.4 %. Kata Kunci : Distribusi, Distribution Requirement Planning (DRP), Lot size. 1. Pendahuluan a. Latar Belakang Industri memiliki tingkat persaingan yang ketat dalam era pasar bebas, meskipun dalam tingkat distributor. Distributor dituntut menyalurkan produk dengan baik untuk mencegah kekosongan stok. Konsumen akan merasa puas terhadap pelayanan distributor, jika produk tersebut tiba tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. Hal ini mengakibatkan kebijakan untuk pengendalian persediaan produk pada suatu lokasi tertentu sangat penting dilakukan oleh manajemen dalam mengkoordinasikan penjadwalan dan perencanaan distribusi dari bagian pemasaran sehingga keuntungan perusahaan tetap stabil.

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

UD. Retro Gemilang Internasional Sidoarjo adalah distributor produk ikan kering dan limbah perikanan yang berada di Komplek PP Wedoro no. 7 Waru Sidoarjo. Perusahaan telah dipercaya untuk mendistribusikan produknya ke perusahaanperusahaan yang ada di negara Jepang, khususnya Saga, Yamaguchi, Tokyo, Osaka dan Nagoya. Pengiriman produk dilakukan melalui jalur laut. Dalam perusahaan ini terdapat masalah pada kurangnya persediaan saat ada pesanan dan sistem distribusinya seperti waktu pengiriman, jumlah dan jenis barang yang dikirimkan pada masing-masing perusahaan tujuan serta biaya distribusi barang. Sehingga mengakibatkan terjadinya kekurangan atau kelebihan persediaan pada perusahaan yang dimaksud. Salah satu metode untuk perencanaan dan penjadwalan aktivitas distribusi adalah dengan menggunakan Distribution Requirement Planning (DRP). Pada metode ini menggunakan teknik penentuan lot size dan safety stock. Diharapkan dengan adanya perencanaan dan penjadwalan aktivitas distribusi yang baik, keberhasilan dalam pemenuhan permintaan pelanggan akan menjadi lebih optimal, kinerja penjualan meningkat dalam memenuhi order dengan tepat waktu dan tepat jumlah sehingga biaya distribusi dapat ditekan seminimun mungkin. b. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian mengenai perencanaan distribusi adalah: Untuk merencanakan penjadwalan aktivitas pendistribusian produk supaya terkoordinasi dengan baik yang terikat dengan biaya distribusi yang minimal dengan jumlah pengiriman yang optimal. 2. Tinjauan Pustaka a. Distribusi Persediaan Distribusi adalah bagian yang bertangung jawab terhadap perencanaan, pelaksanaan, dan pengendaliaan aliran material dari produsen ke konsumen dengan suatu keuntungan. Pergerakkan/aliran material ini terdiri dari pasokan fisik yang merupakan pergerakkan dan penyimpanan bahan mentah dari pemasok ke pabrikan, dan distribusi fisik yang mempunyai pergerakkan barang jadi dari pabrik ke pelanggan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar sebagai berikut : Pemasok Pabrik
Sistem Distribusi

Pelanggan

Gambar 2.1 Sistem Logistik (Sumber : Pengendalian Persediaan Suatu Pendekatan Kuantitatif,Biegel, J.E, 1992) b. Ukuran Lot Penentuan ukuran lot dalam distribusi dipengaruhi oleh beberapa faktor seperti frekuensi pengiriman, EOQ, ukuran kapasitas kontainer serta total berat dan luas yang dibutuhkan.

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Teknik-teknik penentuan ukuran lot diantaranya sebagai berikut : 1. EOQ 2. Lot For Lot (LFL) 3. Fixed Order Interval (FOI) 4. Period Order Quantity (POQ) 5. Least Unit Cost 6. Least Total Cost 7. Part Periode Balancing 8. Wagner Within Algoritma 9. Fixed Periode Requirement Ukuran lot tidak didasarkan pada minimum biaya penyimpanan dan biaya pemesanan, bila biaya penyimpanan tidak diidentifikasikan baik secara marginal ataupun incremental. (Richard J. Tersine, Principle Inventory and Material Management, 1998) Fix Order Quantity (FOQ) Dalam FOQ ukuran lot ditentukan secara subyektif. Berapa besarnya ditentukan berdasarkan pengalaman produksi atau intuisi. Tidak ada teknik yang dapat dikemukakan untuk menentukan berapa ukuran lot ini. Kapasitas produksi selama lead time produksi dalam hal ini dapat digunakan sebagai dasar untuk menentukan besarnya lot. Sekali ukuran lot ditetapkan, maka lot ini akan digunakan untuk seluruh periode selanjutnya dalam perencanaan. Tabel 1 Contoh Penetapan Ukuran Lot Dengan FOQ
Periode Kebutuhan bersih Jumlah Pesan Sediaan 1 20 100 80 2 50 30 3 60 100 70 4 80 100 90 5 40 50 6 40 10 7 40 100 70 8 60 10

Lot-For-Lot (L-4-L) Teknik penetapan ukuran lot dilakukan atas dasar pesanan diskrit. Disamping itu, teknik ini merupakan cara paling sederhana dari semua teknik ukuran lot yang ada. Teknik ini selalu melakukan perhitungan kembali (bersifat dinamis) terutama apabila terjadi perubahan pada kebutuhan bersih. Tabel 2 Contoh Penetapan Ukuran Lot Dengan L-4-L
Periode Kebutuhan bersih Jumlah Pesan Sediaan 1 20 20 0 2 50 50 0 3 60 60 0 4 80 80 0 5 40 40 0 6 40 40 0 7 40 40 0 8 60 60 0

Fixed Period Requirement (FPR) Dalam metode FPR penentuan ukuran lot didasarkan pada periode waktu tertentu saja. Besarnya jumlah kebutuhan tidak berdasarkan ramalan, tetapi dengan cara menjumlahkan kebutuhan bersih pada periode yang akan datang. Bila dalam metode FOQ besarnya jumlah lot adalah tetap, sementara selang waktu antar pesanan tidak tetap. Dalam metode FPR ini selang waktu antar pemesanan dibuat tetap dengan ukuran lot sesuai pada kebutuhan bersih.

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Tabel 3 Contoh Penetapan Ukuran Lot Dengan FPR

Periode Kebutuhan bersih Jumlah Pesan Sediaan 1 20 70 50 2 50 0 3 60 140 80 4 80 0 5 40 80 40 6 40 0 7 40 100 60 8 60 0

c. Distribution Requirement Planning Distribution Requirement planning merupakan aplikasi dari angka logika Material Requirement Planning (MRP). Persediaan Bill of Material (BOM) pada MRP diganti dengan Bill of Distribution (BOD) pada Distribution Requirement Planning (DRP) menggunakan logika Time Phased On Point (TPOP) untuk memerlukan pengadaan kebutuhan pada jaringan (Richard J. Tersine, Principle Inventory and Material Management, 1998). Distribution Requirement Planning didasarkan pada peramalan kebutuhan pada level terendah dalam jaringan tersebut yang akan menentukan kebutuhan persediaan pada level yang lebih tinggi. Konsep umum DRP dapat dilihat dalam gambar 1

Gambar 1 Distribution Requirement Planning ( Sumber : Principle Inventory and Material Management, Richard J. Tersine, 1998). d. Konsep Distribution Requirement Planning Distribution Requirement Planning adalah suatu metode untuk menangani pengadaan persediaan dalam suatu jaringan distribusi multi eselon. Metode ini menggunakan demand independent, dimana dilakukan peramalan untuk memenuhi struktur pengadaannya. Berapun banyaknya level yang ada dalam jaringan distribusi, semoga merupakan variabel yang dependent level yang langsung memenuhi customer. Distribution Requirement Planning lebih menekankan pada aktivitas penjadwalan daripada aktivitas pemesanan. DRP mengantisipasi kebutuhan mendatang dengan perencanaan pada setiap level pada jaringan distribusi. Metode ini dapat memprediksi masalah sebelum masalah-masalah tersebut terjadi memberikan titik pandang terhadap jaringan distribusi. Empat langkah utama harus diterapkan satu per satu pada periode pemesanan dan pada setiap item. Langkah-langkah tersebut adalah

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

1. Netting Netting adalah proses perhitungan untuk menetapkan jumlah kebutuhan bersih yang besarnya merupakan selisih antara kebutuhan kotor dengan keadaan persediaan. Data yang dibutuhkan dalam proses kebutuhan bersih ini adalah kebutuhan kotor untuk setiap periode, persediaan yang dimiliki pada awal perencanaan, rencana penerimaan untuk setiap periode perencanaan. 2. Lotting Lotting adalah suatu proses untuk menentukan besarnya jumlah pesanan optimal untuk setiap item secara individual didasarkan pada kebutuhan bersih yang telah dilakukan. 3. Offsetting Langkah ini bertujuan untuk menentukan saat yang tepat untuk melakukan rencana pemesanan dalam rangka memenuhi kebutuhan bersih. Rencana pemesanan diperoleh dangan cara mengurangkan saat awal tersedianya ukuran lot yang diinginkan dengan besarnya lead time. 4. Explosion Proses explosion adalah proses perhitungan kebutuhan kotor untuk tingkat jaringan distribusi yang lebih rendah. Logika dasar DRP adalah sebagai berikut (Richard J Tersine, Principles of Inventory and Material, Fourth Edition, 1998) 1. Dari hasil peramalan distribusi lokal, hitung Time Phased Net Requirement. Net Requirement tersebut mengidentifikasikan kapan level persediaan (schedule Receipt + Projected on Hand periode sebelumnya) dipenuhi oleh Gross Requirement untuk sebuah periode : Net Requirement = (Gross Requirement + Safety Stock) ( Schedule Receipts + Projected on hand sebelumnya). Nilai Net Requirement yang dicatat (recorded) adalah nilai yang bernilai positif. 2. Setelah itu dihasilkan sebuah planned order sejumlah Net Requirement tersebut (ukuran lot tertentu) pada periode tersebut. 3. Ditentukan hari dimana harus melakukan pemesanan tersebut (Planned Order Release) dengan mengurangkan hari terjadwalnya Planned Order Receipts dengan lead time. 4. Dihitung Projected On Hand pada periode tersebut. Projected On Hand (Projected On Hand periode sebelumnya + Schedule Receipt + Planned Order Receipts) (Gross Requirement). 5. Besarnya Planned Order Release menjadi Gross Requirement pada periode yang sama untuk level berikutnya dari jaringan distribusi. Contoh Aplikasi : Diketahui data sebagai berikut:
Keterangan Sifat Lead time Safety stock Lot size POH Gudang A Gudang pusat 3 40 400 600 Gudang X Gudang cabang 1 5 40 40 Gudang Y Gudang cabang 1 10 180 190 Gudang Z Gudang cabang 2 10 200 160

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Buat DRP (Distribution Requirements Planning) bila diketahui permintaan (demand) di setiap gudang sebagai berikut:
Keterangan 1 Gudang X Gudang Y Gudang Z 20 60 50 2 20 60 50 Gross requirements periode ke3 4 5 6 20 20 20 20 60 60 60 60 50 50 60 60 7 20 60 70 8 20 60 70

Jawab : DRP untuk setiap gudang tersebut adalah sebagai berikut: (NR)T = (GR)T + SS (SR)T + (POH)T-1 (NR)2 = (20 + 5 ) ( 0 + 20 ) =5 (POH)T = (POH) T-1+ (SR)T PORT (GR)T (POH)2 = (POH) 2-1+ (SR)2 POR2 (GR)2 = 20 + 0 40 20 = 40
Center X: Safety stock 5 Lot size 40: Lead time 1 Gross requirements (GR) Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) Net requirements (NR) Planned order receipts Planned order releases Center Y: Safety stock 10 Lot size 180: Lead time 1 Gross requirements (GR) Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) Net requirements (NR) Planned order receipts Planned order releases PD 1 20 20 2 20 40 5 40 Periode 3 4 5 20 20 20 20 40 5 40 20 6 20 40 5 40 7 20 20 8 20 40 5 40

40

40

40 Periode 3 4 5 60 60 60 10 130 60 180 70

40

40

PD 60 190

2 60 70

6 60 10 60

8 60 70

130

130 60 180

180 Periode PD 50 160 110 1 50 60 2 3 50 10 50 160 50 200 4 60 100 5

180

Center Z: Safety stock 10 Lot size 200: Lead time 2 Gross requirements (GR) Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) Net requirements (NR) Planned order receipts Planned order releases

6 60 40 70

7 70

170 40 200

100

200

200

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Center Central A: Safety stock 40 Lot size 400: Lead time 3 Gross requirements (GR) Scheduled receipts (SR) Projected on hand (POH) Net requirements (NR) Planned order receipts Planned order releases

PD

1 40 560

2 200 360

Periode 3 4 220 0 140 140

5 240 300 140 400

6 180 120

7 8 40 0 80 0

600

400

Fungsi Distribution Requirement Planing Distribusi Requirement Planning sangat berperan baik untuk sistem distribusi manufaktur yang integrasi maupun sistem, distribusi murni. Dengan kebutuhannya persediaan time phasing pada tiap level jaringan distribusi. DRP memiliki kemampuan untuk memprediksi suatu problem benar-benar terjadi. Untuk organisasi manufaktur yang memproduksi untuk memenuhi persediaan serta untuk dijual melalui jaringan distribusinya sendiri, dapat dilakukan integrasi sistem dengan mengkombinasikan DRP dan MRP seperti pada gambar 2 :

Gambar 2 Integrasi Distribusi dan Manufaktur ( Sumber : Principles of Inventory and Material Management, Richard J Tersine, Elselver Science Publishing Co.Inc.,1998) Dimana : MPS = Master Production Schedule MDC = Master Distribution Center RDC = Regional Distribution Center LDC = Lower Distribution Center Dan gambar 2 diatas tampak bahwa permintaan distribusi dengan menggunakan DRP akan berakhir pada jadwal induk. Perencanaan horizon dan Distribution Requirement Planning seharusnya adalah sekurang-kurangnya sama dengan lead time kumulatif, perencanaan kembali dan jaringan dilakukan secara periodik biasanya sekurang-kurangnya sekali seminggu. Keuntungan yang didapat dari penerapan metode DRP adalah : 1) Dapat dikenali saling ketergantungan persediaan distribusi dan manufaktur 2) Sebuah jaringan distribusi yang lengkap dapat disusun, yang memberikan gambaran yang jelas dari atas maupun dari bawah jaringan.

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

3) DRP menyusun kerangka kerja untuk pengendalian logistik total dari distribusi ke manufaktur untuk pembelian. 4) DRP menyediakan masukan untuk perencanaan penjadwalan distribusi dari sumber penawaran ke titik distribusi. 3. Hasil Dan Pembahasan a. Pembahasan Data Permintaan Produk Bulanan Periode Tahun 2008 Data Permintaan produk pada periode tahun 2008 adalah sebagai berikut : Tabel 4 Data Permintaan Produk Kulit Kepiting
Tahun Warehouse Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Rata-Rata Saga (kg) 16000 13000 11000 10000 8000 8000 10000 10000 9000 7000 8000 6000 116000 9666.667 Yamaguchi (kg) 20000 18000 9000 11000 11000 12000 7000 8000 9000 7000 6000 8000 126000 10500 Tokyo (kg) 10000 9000 8000 7000 12000 12000 9000 7000 9000 10000 8000 9000 110000 9166.667 Osaka (kg) 12000 13000 12000 12000 13000 14000 15000 14000 10000 8000 6000 7000 136000 11333.33 Nagoya (kg) 6000 7000 8000 8000 9000 6000 6000 5000 5000 6000 6000 8000 80000 6666.667

2008

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Tabel 5 Data Permintaan Produk Kulit Rajungan

Tahun Warehouse Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Rata-Rata Saga (kg) 7000 8000 8000 9000 8000 10000 9000 9000 10000 10000 9000 8000 105000 8750 Yamaguchi (kg) 5000 6000 5000 6000 7000 7000 5000 8000 9000 9000 10000 12000 89000 7416.667 Tokyo (kg) 10000 8000 7000 6000 6000 5000 5000 6000 5000 8000 10000 10000 86000 7166.667 Osaka (kg) 9000 8000 7000 6000 5000 5000 6000 5000 5000 6000 4000 6000 72000 6000 Nagoya (kg) 14000 10000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 12000 18000 16000 12000 154000 12833.33

2008

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Tabel 6 Data Permintaan Produk Kulit Udang

Tahun Warehouse Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Rata-Rata Saga (kg) 6000 5000 6000 7000 5000 6000 6000 7000 8000 6000 4000 3000 4000 3000 Yamaguchi (kg) 7000 6000 4000 5000 3000 6000 6000 4000 3000 5000 5000 7000 5000 7000 Tokyo (kg) 7000 6000 4000 4000 5000 6000 8000 6000 6000 4000 6000 7000 6000 7000 Osaka (kg) 9000 6000 7000 7000 4000 4000 6000 5000 7000 8000 4000 4000 4000 4000 Nagoya (kg) 9000 8000 6000 7000 5000 7000 5000 5000 6000 5000 6000 4000 6000 4000

2008

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Tabel 7 Data Permintaan Produk Ikan Kering

Tahun Warehouse Bulan Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah Rata-Rata Saga (kg) 16000 18000 18000 20000 15000 14000 18000 14000 13000 16000 18000 14000 194000 16166.67 Yamaguchi (kg) 24000 22000 24000 25000 23000 20000 16000 14000 13000 12000 12000 12000 217000 18083.33 Tokyo (kg) 22000 21000 20000 18000 15000 12000 12000 12000 13000 12000 12000 13000 182000 15166.67 Osaka (kg) 20000 22000 22000 18000 18000 20000 22000 20000 24000 23000 20000 15000 244000 20333.33 Nagoya (kg) 22000 22000 19000 16000 16000 14000 14000 12000 13000 11000 13000 12000 184000 15333.33

2008

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Data Inventory On Hand Data persediaan barang yang ada di UD. Retro Gemilang International dan di masing-masing perusahaan pada akhir bulan Desember 2007, sebagai berikut : Tabel 8 Inventory On Hand (Kg)
Produk (kg) Kota Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Kulit Kepiting 10000 25000 10000 1000 6000 Kulit Rajungan 9000 7000 10000 24000 14000 Kulit Udang 9000 1000 0 6000 10000 Ikan Kering 7000 0 0 8000 0

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Lead Time Lead Time masing-masing produk pada perusahaan adalah sebagai berikut: Tabel 9 Lead Time Jenis produk Lead Time (Bulan)
Kulit Kepiting Kulit Rajungan Kulit Udang Ikan Kering Sumber : UD. Retro Gemilang International 1 1 1 1

Biaya Pemesanan Biaya pemesanan atas pengadaan produk adalah sebagai berikut : Tabel 10 Rincian Biaya Pemesanan (Rp./pesan)
Rincian Biaya a. Biaya Administrasi Pemesanan Berkas Order Dan Nota Pengiriman Biaya Telephone b. Biaya Tenaga Kerja Yang Terlibat Biaya Tenaga Pengawas/Inspeksi Total Biaya Pemesanan Rp.250.000 Rp.282.000 Rp.250.000 Rp.282.000 Rp.250.000 Rp.282.000 Rp.250.000 Rp.282.000 Rp.250.000 Rp.282.000 Rp. 2000 Rp. 30.000 Rp. 2.000 Rp. 30.000 Rp. 2.000 Rp. 30.000 Rp. 2.000 Rp.30.000 Rp. 2.000 Rp. 30.000 Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Biaya pengangkutan untuk masing- masing kota dan tujuan adalah sebagai berikut : Tabel 11 Rincian Biaya Transportasi
Ukuran Kontainer Kecil (Rp) Besar (Rp) Saga 8.300.000 14.200.000 Yamaguchi 8.100.000 14.500.000 Tujuan Tokyo 6.500.000 13.00.000 Osaka 8.600.000 14.800.000 Nagoya 8.300.000 14.200.000

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Dengan kapasitas produk dalam kontainer sebagai berikut : Tabel 12 Kapasitas Produk Dalam Kontainer
Produk Ukuran kontainer 20 ft (kecil) 40 ft (besar) Kulit Kepiting (kg) 12000 22000 Kulit Rajungan (kg) 12000 22000 Kulit Udang (kg) 6000 13000 Ikan Kering (kg) 12000 25000

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Perhitungan Biaya Distribusi dengan menggunakan metode perusahaan Pada bagian ini dilakukan perbandingan biaya sistem distribusi yang dilakukan perusahaan. Untuk menghitung total biaya logistik digunakan data bulanan selama tahun 2008. perhitungan diawali dengan menghitung jumlah permintaan produk selama tahun 2008 yang ditunjukkan tabel 13. Dengan

10

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

mengetahui jumlah permintaan, maka akan diketahui jumlah kontainer yang digunakan selama tahun 2008 seperti yang ditunjukkan tabel 14. Tabel 13 Permintaan Selama Tahun 2008
Produk Kulit Kepiting Kulit Rajungan Kulit Udang Ikan Kering Saga 106000 84000 55000 195000 Banyak permintaan (kg) Yamaguchi Tokyo 104000 108000 84000 70000 68000 69000 232000 167000 Osaka 152000 48000 68000 243000 Nagoya 72000 152000 67000 206000

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Tabel 14 Jumlah Kontainer Yang Digunakan Pada Tahun 2008

Produk Kulit Kepiting Kulit Rajungan Kulit Udang Ikan Kering Total Saga Besar kecil 1 7 0 9 1 9 3 10 5 35 Banyak kontainer (unit) Yamaguchi Tokyo Osaka besar kecil besar kecil besar kecil 2 5 0 9 2 9 0 8 1 5 0 4 2 7 3 5 2 7 4 11 5 6 3 12 8 31 9 25 7 32 Nagoya besar Kecil 0 6 2 9 1 9 2 12 5 36

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Dengan mengalikan jumlah kontainer yang digunakan pada tabel 14 dengan biaya pengiriman tiap-tiap jenis kontainer ke masing-masing kota tujuan pada tabel 11, maka didapatkan hasil perhitungan seperti contoh untuk kota Saga berikut: Jumlah kontainer besar x biaya transportasi kontainer besar tujuan kota Saga = biaya transportasi kontainer besar kota Saga 5 kontainer besar x Rp. 14.200.000,- = Rp. 71.000.000,Jumlah kontainer kecil x biaya transportasi kontainer kecil tujuan kota Saga = biaya transportasi kontainer kecil kota Saga 35 kontainer kecil x Rp. 8.300.000,- = Rp. 290.500.000,Sehingga didapatkan total biaya transportasi masing-masing kota tujuan dan grand total biaya transportasi yang tersaji pada tabel 4.12. Tabel 15 Biaya Transportasi Produk
Ukuran kontainer Besar Kecil Saga
Rp. 71.000.000,Rp. 290.500.000,-

Yamaguchi

Kota Tujuan Tokyo

Total biaya Osaka

Rp. 99.400.000,Rp. 275.200.000,-

Nagoya
Rp. 71.000.000,Rp. 298.800.000,-

Rp. Rp. 116.000.000,- 117.000.000,Rp. Rp. 266.600.000,- 162.500.000,Grand Total

Rp. 474.400.000,Rp. 1.293.600.000,Rp. 1.768.000.000,-

Setelah diketahui total biaya transportasi, langkah berikutnya mencari total biaya pemesanan pada tahun 2008. Dari data biaya pemesanan pada tabel 10 dan data frekuensi pemesanan, didapatkan biaya pesan yang ditampilkan tabel 16.

11

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Tabel 16 biaya pemesanan selama 2008

Kota Tujuan Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Frekuensi pesan 30 kali 30 kali 28 kali 29 kali 29 kali Grand Total Biaya pesan Rp. 282.000 Rp. 282.000 Rp. 282.000 Rp. 282.000 Rp. 282.000 Total biaya Rp. 8.460.000,Rp. 8.460.000,Rp. 7.896.000,Rp. 8.178.000,Rp. 8.178.000,Rp. 41.172.000,-

Sumber : UD. Retro Gemilang International

Dari perhitungan total biaya transprortasi dan total biaya pemesanan, didapat hasil sebagai berikut : Biaya transportasi + Biaya pemesanan = Biaya Pengadaan Rp. 1.768.000.000,- + Rp. 41.172.000,- = Rp. 1.809.172.000,Dengan menggunakan metode yang digunakan perusahaan, didapatkan grand total cost distribusi sebesar Rp. 1.809.172.000,- pada tahun 2008 untuk seluruh kota tujuan. Perhitungan Biaya Distribusi Dengan Menggunakan Metode DRP Setelah diketahui total biaya distribusi dengan menggunakan metode perusahaan, maka dilakukan perhitungan biaya distribusi dengan menggunakan metode DRP. Perhitungan ini diawali dengan menentukan jumlah pemesanan ekonomis. Penentuan Order Quantity Frekuensi pengiriman produk di UD. Retro Gemilang International dilakukan setiap bulan dengan jumlah pengiriman yang menyesuaikan permintaan dengan kapasitas kontainer yang digunakan, sehingga penentuan order quantity menggunakan metode Fix Period Requirement (FPR). Dengan jumlah permintaaan dari hasil peramalan, metode FPR bisa langsung digunakan dalam penjadwalan distribusi produk seperti contoh berikut : Jumlah permintaan pada bulan Januari dan Februari 2009 adalah 16000 kg + 13000 = 29000 kg, Projected On Hand bulan Juli sebanyak 10000 kg maka perusahaan membutuhkan 29000 kg 10000 kg = 19000 kg., maka order quantity yang sesuai untuk periode tersebut adalah 24000 atau sejumlah 2 kontainer kecil (24000 kg) sehingga On Hand pada akhir periode bulan september sebanyak 5000 kg. Berdasarkan data permintaan tahun 2008 yang ditunjukkan tabel 4.12 dengan rincian pada lampiran C, maka didapatkan perhitungan DRP sebagai berikut : 1. Perhitungan DRP untuk kulit kepiting kota Saga (NR)1 = (GR)1 + SS (SR)1 + (POH)0 = (16000 + 0 ) ( 0 + 10000 ) = 6000 (POH)1 = (POH)0 + (SR)1 + (POR)1 (GR)1 = 10000 + 0 + 24000 16000 = 18000 Hasil perhitungan produk lainnyadari kota Saga disajikan pada tabel 17 sampai dengan tabel 20.

12

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Tabel 17 DRP Kulit Kepiting Kota Saga

Project On Hand Lot Size Period : 10000 : FPR Past Due Januari Februari Maret April Mei Juni Gross Requirements Scheduled Receipts Projected On10000 hand Net Requirements Planned Order Receipts Planned Order 24000 Releases 2008 Juli Agustus September Oktober November Desember jumlah Lead Time : 1

16000

13000

11000 10000 8000

8000 10000

10000

9000

7000

8000

6000

106000

18000 6000 24000

5000

28000 18000 22000 14000 16000 6000 34000 12000 12000

6000

9000 3000 12000

2000

6000 6000 12000

34000

12000

12000

12000

12000

Biaya pemesanan = 6 x Rp. 282.000,- = Rp. 1.692.000,Jumlah kontainer yang digunakan = 7 Kontainer kecil dan 1 kontainer besar Biaya transportasi = 7 x Rp. 8.300.000,- + Rp. 14.200.000,= Rp. 72.300.000,Biaya pengadaan = Rp. 1.692.000,- + Rp. 72.300.000,= Rp. 73.992.000,2.
Project On Hand Lot Size Period : : 9000 FPR Past Due Januari Februari Maret April Mei Juni Gross Requirements Scheduled Receipts Projected On9000 hand Net Requirements Planned Order Receipts Planned Order Releases 2008 Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah

Perhitungan DRP untuk kulit rajungan kota Saga Tabel 18 DRP Kulit Rajungan Kota Saga
Lead Time : 1

7000

8000

8000

9000

8000

10000

9000

9000

10000

10000

9000

8000

84000

2000

18000 6000 24000

10000 13000 5000 19000 10000 5000 12000 12000 24000 24000 12000

13000

3000

17000 7000

8000

12000 24000

24000

24000

Biaya pemesanan = 5 x Rp. 282.000,- = Rp. 1.410.000,Jumlah kontainer yang digunakan = 8 kontainer kecil Biaya transportasi = 8 x Rp. 8.300.000,= Rp. 66.400.000,Biaya pengadaan = Rp. 1.410.000,- + Rp. 66.400.000,= Rp. 67.810.000,-

13

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

3.
Project On Hand Lot Size : : 9000 FPR Past Period Due

Perhitungan DRP untuk kulit udang kota Saga Tabel 19 DRP Kulit Udang Kota Saga
Lead Time : 1

2008 Januari Februari Maret April Mei Juni Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah

Gross Requirements Scheduled Receipts Projected On9000 hand Net Requirements Planned Order Receipts Planned Order Releases

6000

5000

6000

7000

5000

6000

6000

7000

8000

6000

4000

3000

55000

3000

10000 2000 12000

4000

9000 3000 12000

4000

10000 4000 2000 12000

9000 3000 12000

1000

7000 5000 12000

3000

12000

12000

12000

12000

12000

Biaya pemesanan = 5 x Rp. 282.000,- = Rp. 1.410.000,Jumlah kontainer yang digunakan = 5 kontainer kecil Biaya transportasi = 5 x Rp. 8.300.000,= Rp. 41.500.000,Biaya pengadaan = Rp. 1.410.000,- + Rp. 41.500.000,= Rp. 42.910.000,4.
Project On Hand Lot Size Period : : 7000 FPR Past Due Januari Februari Maret April Mei Juni Gross Requirements Scheduled Receipts Projected On7000 hand Net Requirements Planned Order Receipts Planned Order 37000 Releases 2008 Juli Agustus September Oktober November Desember Jumlah

Perhitungan DRP untuk ikan kering kota Saga Tabel 20 DRP Ikan Kering Kota Saga
Lead Time : 1

16000

18000

18000 20000 15000 14000 18000

14000

13000

16000

18000

14000

195000

28000 9000 37000

10000

42000 22000 32000 18000 25000 8000 50000 25000 25000 25000 25000

11000

23000 2000 25000

7000

14000 11000 25000

50000

25000

25000

Biaya pemesanan = 6 x Rp. 282.000,- = Rp. 1.692.000,Jumlah kontainer yang digunakan = 1 kontainer kecil + 7 kontainer besar Biaya transportasi = Rp. 8.300.000,- + 7 x Rp. 14.200.000,= Rp. 107.700.000,Biaya pengadaan = Rp. 1.692.000,- + Rp. 107.700.000,= Rp. 109.392.000,-

14

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

Total biaya transprotasi untuk kota saga adalah : Biaya pengadaan kulit kepiting + Biaya pengadaan kulit rajungan + Biaya pengadaan kulit udang + Biaya pengadaan ikan kering = Rp. 73.992.000,+ Rp. 67.810.000,- + Rp. 42.910.000,- + Rp. 109.392.000,- = Rp. 294.104.000,Sehingga total biaya distribusi ke kota Saga adalah Rp. 294.104.000 Dengan cara yang sama dilakukan perhitungan DRP untuk produk dan kota lain, dimana hasil perhitungan ditunjukkan pada tabel 21 sehingga didapatkan total biaya distribusi dengan metode DRP sebesar Rp. 1.693.348.000,Tabel 21 Biaya Pengadaan Barang dengan DRP
Kota Tujuan Saga Yamaguchi Tokyo Osaka Nagoya Grand Total Biaya Pengadaan Rp. 294.104.000,Rp. 358.168.000,Rp. 279.486.000,Rp. 393.604.000,Rp. 367.986.000,Rp. 1.693.348.000,-

Setelah melakukan perhitungan biaya pengadaan selama 2008 dengan metode perusahaan dan DRP, ternyata total biaya dengan menggunakan perusahaan yang sebesar Rp. 1.809.172.000,- lebih besar dari metode DRP yaitu Rp. 1.693.348.000,- dengan selisih Rp. 1.809.172.000,- Rp. 1.693.348.000,- = Rp. 115.824.000,Dengan persentase 1.809.172.000 1.693.348.000 100% = 6,4 % 1.809.172.000 Sehingga metode DRP dipilih untuk melakukan perencanaan dan penjadwalan distribusi produk ke lima kota tujuan. c. Analisis Hasil Penelitian Perencanaan dan penjadwalan distribusi yang dilakukan pada penelitian ini bertujuan untuk dapat merencanakan dan mengendalikan sistem distribusi dari perusahaan ke warehouse. Sehingga akan mengantisipasi terjadinya stock out dan over stock pada inventory, serta mengoptimalkan sistem pendistribusian produk. Rekapitulasi perbandingan distribusi produk tahun 2008 disajikan pada tabel berikut : Tabel 22 Rekapitulasi Perbandingan Pendistribusian Produk Tahun 2008
kriteria Pengiriman Interval pengiriman Biaya distribusi Metode Perusahaan 146 kali Kurang teratur Rp. 1.809.172.000,Metode DRP 114 kali Lebih teratur Rp. 1.693.348.000,Selisih 32 Rp. 115.824.000,-

Analisa : Distribusi produk oleh perusahaan selama tahun 2008 sebanyak 146 kali kurang teratur dengan biaya Rp. 1.809.172.000,-. Apabila menerapkan metode DRP, distribusi hanya akan dilakukan sebanyak 114 kali secara lebih teratur yaitu setiap dua bulan sekali untuk masing-masing warehouse dengan biaya Rp. 1.693.348.000,-, sehingga distribusi dengan menggunakan metode DRP lebih

15

Jurnal Distribution Requirement Planning (DRP)

baik karena akan mengurangi biaya hingga Rp. 115.824.000,- atau sebesar 6,4 % dan lebih optimal dalam memenuhi jumlah pesanan sesuai kapasitas kontainer.

4. Kesimpulan Dari analisa yang telah dilakukan sebelumnya, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut: a. Distribusi produk yang dilakukan perusahaan selama tahun 2008 sebanyak 146 kali pengiriman kurang teratur dengan biaya Rp. 1.809.172.000,-. Apabila menerapkan metode DRP, distribusi hanya akan dilakukan sebanyak 114 kali secara lebih teratur dengan biaya Rp. 1.693.348.000,-, sehingga distribusi dengan menggunakan metode DRP akan mengurangi biaya hingga Rp. 115.824.000,- atau 6.4 %. b. Distribusi produk dengan DRP untuk permintaan yang akan datang akan lebih efisien karena terkoordinasi dengan baik yaitu setiap dua bulan sekali untuk tiap-tiap tujuan dan lebih efektif karena pengiriman produk yang optimal dalam memenuhi permintaan masing-masing warehouse sesuai kapasitas kontainer yang digunakan. 5. Daftar Pustaka Assauri, Sofjan, 2008, Manajemen Produksi dan Operasi, Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia: Jakarta. Baroto, Teguh, 2006, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Ghalia Indonesia: Jakarta. Biegel, Jhon E., 1992, Pengendalian Persediaan Suatu Pendekatan Kuantitatif, CV. Akademika Pressina: Jakarta. Gaspersz, Vincent., 2004, Production Planning and Inventory Control, PT. Gramedia Pustaka Utama: Jakarta. Nasution, A. H. 2003, Perencanaan dan Pengendalian Produksi, Guna Widya: Surabaya. Syahyunan, 2004, Efektivitas Saluran Distribusi Dalam Meningkatkan Pencapaian Target Penjualan, e-USU Repository. Tersine, R.J., 1998, Principles of Inventory and Materials Management, North Holland, New York. www.dayurai.wordpress.com/2008/06/14/mengenal-ukuran-dan-jenis-containerayo-eksport-part-3/

16