qwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwert yuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopa sdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghj klzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcv bnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmq Manual WORD y EXCEL 2007 Capacitacin wertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwertyu iopasdfghjklzxcvbnmqwertyuiopasd fghjklzxcvbnmqwertyuiopasdfghjklz xcvbnmqwertyuiopasdfghjklzxcvbn mqwertyuiopasdfghjklzxcvbnmqwer

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Junio 2011. MC. Mnica Alvarez Tovilla

Tabla de contenido
Word ...................................................................................................................................................................3 Combinar correspondencia ............................................................................................................................3 Conceptos previos .......................................................................................................................................3 Documento principal. ...................................................................................................................3 Origen de datos. .............................................................................................................................3

Crear el documento principal ...................................................................................................................4 La pestaa Correspondencia .........................................................................................................................8 Aqu veremos los botones de esta pestaa, ...........................................................................................9 EXCEL ............................................................................................................................................................ 10 Formato de celdas ......................................................................................................................................... 10 Categora ................................................................................................................................................ 11 Fuente ..................................................................................................................................................... 12 Bordes ..................................................................................................................................................... 14 Obtencin del promedio .............................................................................................................................. 16 Funciones ........................................................................................................................................................ 17 Funcin SI ...................................................................................................................................................... 18 Cambiar el color a las etiquetas de hoja .................................................................................................. 19 Proteccin de celdas ..................................................................................................................................... 20 La validacin de datos.................................................................................................................................. 23

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Word Combinar correspondencia

Mediante la opcin Combinar correspondencia Word2007 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que slo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta segn la persona). De esta forma podemos generar automticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde estn almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generacin de etiquetas, la impresin de sobres, generar recibos, etc.

Conceptos previos
Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna.

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Crear el documento principal

Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga el texto fijo.

Seleccionar de correspondencia

la

pestaa Correspondencia el

men Iniciar

combinacin

de

Ilustracin 1 Seleccionar Origen de Datos

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Seleccionamos el origen de datos (Ilustracin 1), como ya hemos dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente escribir una lista nueva.

Si

seleccionamos

la

opcin Utilizar

una

lista

existente aparece

la

opcin Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opcin Seleccionar de los contactos de Outlook, en lugar de Examinar...aparece la opcin Elegir la carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opcin Escribir una lista nueva en lugar de Examinar... aparece la opcin Crear..., hacer clic en ella para introducir los valores en la lista. Ahora explicaremos con ms detalle la opcin Examinar... Al hacer clic en la opcin Examinar... se abre el cuadro de dilogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que indicaremos de dnde seleccionara los datos(Ilustracin 2):

Ilustracin 2 Seleccin de Origen de datos

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En el campo Tipo de archivo: seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo ms comn ser utilizar el tipo Bases de datos Access (*.mdbx;..) si tenemos los datos en una tabla de base de datos Access, el tipo Archivos de Excel (*.xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word (*.docx) si tenemos los datos en una tabla de Word.

En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecern todos los archivos del tipo seleccionado que se encuentren en la carpeta, slo nos quedar hacer doble clic sobre el archivo que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo Nombre de archivo: y hacer clic en el botn Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en l vemos los datos que se combinarn.

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El paso siguiente consistir en la seleccin de la opcin Insertar campo combinado, para poder visualizar los campos que tenemos creados en el archivo de datos

Posicionndonos en el documento en el lugar donde queremos insertar el campo, seleccionaremos el campo combinado y de esta manera lo podremos insertar

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Y as consecutivamente hasta haber insertado todos los campos requeridos, visualmente quedaran el nombre del campo dentro de signos de mayor y menor que doble, de la manera siguiente: Estimado <<Nombre>> Cuando hayamos completado el documento. Seleccionaremos la opcin Vista Previa de Resultados y de este modo podernos visualizar como quedara terminado nuestro documento, con los datos reales, para cambiar al siguiente registros se utilizaran las flechas azules situadas al lado de vista previa de resultados

Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de registros. El documento creado ser un documento normal sin combinacin.

La pestaa Correspondencia
Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas, pero tambin podemos utilizar los botones de la pestaa Correspondencia.

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Aqu veremos los botones de esta pestaa,

. Permite abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes. . Permite insertar en la posicin del cursor un bloque de

direcciones.
. Permite insertar en la posicin del cursor una lnea de saludos. . Permite insertar en la posicin del cursor un campo del

origen de datos.

. Permite resaltar los campos combinados si la opcin est activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de esta forma es ms fcil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos, Distribuir etiquetas. Permite distribuir etiquetas, esta opcin est disponible con un documento de tipo etiquetas.

En este men podrs utilizar una barra de desplazamiento para moverte por los diferentes destinatarios. Tambin podrs buscarlo o comprobar algn tipo de error por tu parte en la creacin de la carta.

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EXCEL Formato de celdas

Para aplicar las opciones formato de celda se presiona el botn derecho del mouse sobre el rango de celdas a modificar, y se muestra el siguiente cuadro, seleccionaremos la opcin formato de celda

Una vez presionado se mostrara una ventana como que la continuacin se presenta

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Categora

En la pestana de Numero se seleccionara la categora, se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son:

General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no cabe por completo en la celda.

Nmero: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Moneda: Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser $ y la forma de visualizar los nmeros negativos.

Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna.

Fecha: Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.

Hora: Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de hora.

Porcentaje: Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%.

Fraccin: Permite escoger entre nueve formatos de fraccin.

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Cientfica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales.

Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda.

Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc.

Personalizada: Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato.

Fuente

En la pestana de Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.

Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es True Type, es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles).

Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva,Negrita, Negrita Cursiva. Tamao: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado: Observa como la opcin activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra.

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Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superndice y Subndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuente normal: Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto. En la Banda de opciones disponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tamao de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple. Con este botn podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

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Bordes Excel nos permite crear lneas en los bordes o lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes,

Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Preestablecidos: Se elegir una de estas opciones: Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno: Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas.

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Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar. Estilo: Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color: Por defecto el color activo es Automtico, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.

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Obtencin del promedio

En la pestaa Inicio o en la de Frmulas encontrars el botn Autosuma nos permite realizar funciones de la manera ms rpida.

que

Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmtica), Cuenta (cuenta valores), Mx (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Adems de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

Ejemplo 1 Aplicar promedio a tres calificaciones

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Funciones
Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+ c3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4)

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Funcin SI
Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o no una condicin

Funcin SI(prueba_logica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Realiza una comprobacin y devuelve un valor si la comprobacin es verdadera y otro valor si resulta falsa. Ejemplo: =SI(5=5;"Es verdad";"NO es verdad") devuelve Es verdad Ejemplo: =SI(A1>=0;A1;0) La celda que contenga esta frmula contendr el valor de la celda A1 si este es positivo y un cero si este es negativo. Esta funcin es muy til para obtener valores dependiendo de alguna condicin.

Ejemplo 2 Mensaje de Aprobado si el promedio es mayo a 7 o reprobado en caso contrario

=SI(F4>=7,"APROBADO","REPROBADO")

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Cambiar el color a las etiquetas de hoja

Excel 2007 tambin nos permite cambiar o asignar un color a las etiquetas de las hojas de clculo. Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar el color deseado.

Aqu te mostramos como quedaran si coloreramos las etiquetas de las hojas.

Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. Seleccionar el men Formato, elegir la opcin Color de etiqueta. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Sin color.

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Proteccin de celdas
Cuando una celda est bloqueada no podr sufrir variaciones. Realmente por defecto todas las celdas estn protegidas o bloqueadas para que no sufran cambios, pero no nos damos cuenta ya que la hoja no est protegida, para que realmente se bloqueen las celdas antes hay que proteger la hoja de clculo. Para desbloquear las celdas que queremos variar en algn momento sigue los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas que queremos desbloquear para poder realizar variaciones. Boton derecho del mouse

Aparecer la ficha de la derecha: Desactivar la casilla Bloqueada y Hacer clic sobre el botn Aceptar.

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Si se activa la casilla Oculta, lo que se pretende es que la frmula o el valor de la celda no se pueda visualizar en la barra de frmulas.

Las operaciones de la ficha Proteger no tienen efecto si no protegemos la hoja de clculo, por lo tanto a continuacin tendremos que realizar los siguientes pasos: Seleccionar la pestaa Revisar. Hacer clic sobre el botn Proteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios.

Aparecer el cuadro de dilogo Proteger hoja de la derecha: Dejar activada la casilla Proteger hoja y contenido de celdas bloqueadas para proteger el contenido de las celdas de la hoja activa. Activar las opciones deseadas de la casilla Permitir a los usuarios de esta hoja de clculo para que no tenga efecto la proteccin para la modificacin seleccionada y desactivarla para tener en cuenta la proteccin. Si queremos asignar una contrasea para que solamente pueda desproteger la hoja la persona que sepa la contrasea, escribirla en el recuadro Contrasea. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Si hemos puesto contrasea nos pedir confirmacin de contrasea, por lo tanto tendremos que volver a escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. A partir de ahora la hoja activa se encuentra protegida, por lo que no se podrn modificar aquellas celdas bloqueadas en un principio.

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Si queremos desproteger la hoja, volveremos a realizar los mismos pasos que en la proteccin, es decir:

Seleccionar la pestaa Revisar. Hacer clic sobre el botn Desproteger hoja que se encuentra en la seccin Cambios. Si habamos asignado una contrasea nos la pedir, por lo que tendremos que escribirla y hacer clic sobre el botn Aceptar. Si no haba contrasea asignada, automticamente la desprotege.

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La validacin de datos
La validacin de datos tiene una funcin muy concreta y es validar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar un mensaje de error o aviso si llegara el caso. Para aplicar una validacin a una celda. - Seleccionamos la celda que queremos validar. - Accedemos a la pestaa Datos y pulsamos Validacin de datos. Nos aparece un cuadro de dilogo Validacin de datos como el que vemos en la imagen donde podemos elegir entre varios tipos de validaciones.

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En la seccin Criterio de validacin indicamos la condicin para que el datos sea correcto. Dentro de Permitir podemos encontrar Cualquier valor, Nmero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Nmero entero, Excel slo permitir nmeros enteros en esa celda, si el usuario intenta escribir un nmero decimal, se producir un error. Podemos restringir ms los valores permitidos en la celda con la opcin Datos:, donde, por ejemplo, podemos indicar que los valores estn entre 2 y 8. Si en la opcin Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecer, Origen: podremos escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que aparezcan en forma de lista. En la pestaa Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para informar de qu tipos de datos son considerados vlidos para esa celda. En la pestaa Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto. Adems de definir condiciones de validacin para los datos, podemos controlar que una pgina est libre de errores.

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