Def contrat : Un contrat reprsente un engagement juridique mutuel qui, dune part, oblige le vendeur fournir les produits,

, services ou rsultats spcifis et, dautre part, oblige lacheteur fournir une contrepartie sous forme montaire ou sous toute autre forme acceptable. Laccord peut tre simple ou complexe, et peut reflter la simplicit ou la complexit des livrables et de leffort requis.

Le Management des approvisionnements du projet est trait du point de vue de la relation entre lacheteur et le vendeur. La relation entre lacheteur et le vendeur peut exister diffrents niveaux dans le cadre dun projet, et entre des organisations internes et externes lorganisation acheteuse.

le vendeur peut tre appel entrepreneur, sous-traitant, vendeur, prestataire de services ou fournisseur

Planifier les appro

Le processus Planifier les approvisionnements comprend la prise en compte des risques encourus dans chaque dcision de produire ou acheter . Il inclut galement la revue du type de contrat prvu dans le but dattnuer les risques et de les transfrer parfois au vendeur.

Entre : Enonc du contenu SDP Dictionnaire SDP Documents des exigences : La documentation des exigences peut comporter : des informations importantes sur les exigences du projet qui seront prises en considration pendant la planification des approvisionnements. des exigences ayant des implications contractuelles et lgales, qui seront toutes prises en considration lors de la planification des approvisionnements et qui comprennent la sant, la scurit, la sret, la performance, lenvironnement, les assurances, les droits de proprit intellectuelle, lgalit lemploi, les licences et les permis.

Facteurs environnementaux de lentreprise Parmi les facteurs environnementaux de lentreprise qui peuvent avoir une influence sur le processus Planifier les approvisionnements, on peur citer : les conditions du march ; les produits, services et rsultats disponibles sur le march ; les fournisseurs, y compris la performance passe ou leur rputation ; l es termes et conditions typiques pour les produits, services et rsultats, ou pour lindustrie en question ; et les exigences locales spcifiques.

Outils :

Analyse produire ou acheter Une analyse produire ou acheter est une technique gnrale de management utilise pour dterminer si un travail spcifique peut tre accompli de manire satisfaisante par lquipe de projet ou sil doit tre achet auprs de sources extrieures Si la dcision dacheter est prise, il faut ensuite choisir entre lachat et la location.

Types de contrats

Contrats forfaitaires : Cette catgorie de contrats prvoit un prix total fixe pour un produit ou un service dfini fournir. En outre, ces contrats peuvent comporter des clauses dintressement pour inciter le fournisseur atteindre ou dpasser certains objectifs du projet, tels que les dates prvues de livraison, la performance des cots et technique, ou tout ce pouvant tre quantifi t subsquemment mesur. Sinon AMENDE o Contrats prix forfaitaire : Cest le type de contrat le plus rpandu, prfr par la plupart des services des achats car le prix des marchandises est fix demble et nest pas sujet modifications moins que le contenu du travail ne change

Contrat prix fixe avec interessement : Ce contrat prix fixe confre une certaine flexibilit lacheteur et au vendeur en ce quil permet des carts de performance, avec des clauses dintressement lies la ralisation des mtriques convenues. En gnral, ces clauses dintressement sont lies au cot, lchancier ou la performance technique du vendeur. Les valeurs cibles de performance sont tablies au dpart, et le prix contractuel final est dtermin aprs achvement de tout le travail sur la base de la performance du vendeur. Dans le cas des contrats prix fixe avec intressement, un prix plafond est fixe o Contrats prix fixe avec indexation des prix : Ce type de contrat est utilis lorsque la priode de performance du vendeur stend sur un nombre considrable dannes, comme souhait lors de nombreuses relations long terme.Le contrat prix fixe avec indexation des prix est destin protger la fois lacheteur et le vendeur de linfluence de facteurs externes indpendants de leur volont Contrats cots remboursables. Cette catgorie de contrat prvoit des paiements (des remboursements de cots) au vendeur pour tous les cots rels lgitimes encourus pour le travail fourni, majors dhonoraires reprsentant le bnfice du vendeur. o Contrats en rgie avec honoraires fixes. Le vendeur est rembours pour tous les cots autoriss pour lexcution du travail du contrat et reoit des honoraires fixes calculs sous forme de pourcentage de lestimation initiale des cots du projet. Les honoraires ne sont verss quen contrepartie du travail achev et ne changent pas en raison des performances du vendeur. Les montants des honoraires ne changent pas moins que le contenu du projet ne change. o Contrats en rgie avec intressement. Le vendeur est rembours pour tous les cots autoriss pour lexcution du travail du contrat et reoit une prime dintressement prdtermine base sur latteinte de certains objectifs de performance dfinis dans le contrat. Dans le cas des contrats en rgie avec intressement, si les cots finaux sont infrieurs ou suprieurs aux cots initialement prvus, lacheteur et le vendeur partagent tous deux les carts sur la base dune formule de partage des cots pralablement ngocie, par exemple un partage 80/20 au-dessus/en dessous des cots cibles sur la base des performances relles du vendeur Contrat pices et main doeuvre. Les contrats pices et main doeuvre sont un type de contrat hybride comprenant la fois certains aspects des contrats cots remboursables et des contrats forfaitaires. Ils sont souvent utiliss pour laugmentation du personnel, lacquisition dexperts et toute assistance externe lorsquil nest pas possible dtablir rapidement un nonc prcis des travaux. o

Sortie :

PM appro Enonc travaux

Document dappro : Les documents dapprovisionnement sont utiliss pour solliciter des offres de la part de vendeurs potentiels. Les termes offre, soumission ou proposition de prix sont gnralement utiliss lorsque la dcision du choix du vendeur repose sur le prix Lacheteur structure les documents dapprovisionnement pour faciliter llaboration dune rponse prcise et complte de la part de chaque vendeur potentiel, ainsi que pour permettre une valuation facile des rponses

Criteres de selection des sources : Comprhension du besoin. Dans quelle mesure la proposition du vendeur rpond-elle de manire satisfaisante lnonc des travaux dapprovisionnement ? Cot global ou cot du cycle de vie. Le vendeur choisi offrira-t-il le cot global le plus avantageux (cot dachat plus cot dexploitation) ? Capacit technique. Le vendeur a-t-il les comptences et connaissances techniques ncessaires, ou peut-on raisonnablement attendre de lui quil les acquire ? Risques. Quel niveau de risque lnonc des travaux comporte-t-il, quelle portion de ces risques sera-t-elle transfre au vendeur choisi et comment le vendeur attnuera-t-il ces risques ? Approche de management. Le vendeur a-t-il des processus et procdures de management permettant dassurer la russite du projet, ou peut-on raisonnablement attendre de lui quil les dveloppe ? Approche technique. Les mthodologies techniques, les techniques, les solutions et les services proposs par le vendeur rpondent-ils aux exigences des documents dapprovisionnement ou sont-ils susceptibles de fournir plus ou moins que les rsultats attendus ? Garantie. Sur quoi la garantie du produit final propose par le vendeur porte-t-elle, et sur quelle priode ? Capacit financire. Le vendeur dispose-t-il des ressources financires ncessaires, ou peuton raisonnablement attendre de lui quil les obtienne ? Capacit de production et intrt. Le vendeur a-t-il la capacit de rpondre aux exigences potentielles futures, et sera-t-il intress ? Taille et type de lentreprise. Lentreprise du vendeur sinscrit-elle dans une catgorie commerciale particulire telle que petite entreprise, entreprise gre par des femmes ou petite entreprise dfavorise, comme dfini par lacheteur ou tabli par un organisme public et spcifi comme condition pour lattribution du contrat ? Performances passes des vendeurs. Quelle a t lexprience par le pass avec les vendeurs choisis ?

 Rfrences. Le vendeur est-il en mesure de fournir des rfrences danciens clients pouvant attester de son exprience professionnelle et de sa conformit aux exigences contractuelles ? Droits de proprit intellectuelle. Le vendeur fait-il valoir des droits de proprit intellectuelle sur les processus de travail ou services auxquels il fera appel, ou sur les produits quil ralisera dans le cadre du projet ? Droits de proprit. Le vendeur fait-il valoir des droits de proprit sur les processus de travail ou services auxquels il fera appel, ou sur les produits quil ralisera dans le cadre du projet ?

PROCEDER
Outils :

Confrences des soumissaires : Les confrences des soumissionnaires (parfois appeles confrences dentrepreneurs, confrences de vendeurs ou confrences prliminaires loffre) sont des runions avec tous les vendeurs et acheteurs potentiels avant la soumission dune offre ou dune proposition.

Technique dvaluation des propositions : Pour des approvisionnements complexes, o la slection de la source sera effectue sur la base des rponses des vendeurs des critres pondrs pralablement dfinis, un processus formel de revue dvaluation sera dfini par la politique interne de lacheteur en matire dapprovisionnement. Le comit dvaluation en fera la slection pour approbation par la direction avant lattribution du contrat.

PUB Intenenet NEGOCIATION

Sorties :

Selection des vendeurs Attribution des contrats dapprovisionnement Un contrat dapprovisionnement est attribu chaque vendeur slectionn. Le contrat peut se prsenter sous forme dun simple bon de commande ou dun document complexe. Indpendamment de la complexit du document, un contrat est un accord juridique mutuel qui oblige le vendeur fournir les produits, services ou rsultats spcifis, et qui oblige lacheteur en payer le prix au vendeur.

Grer les appro

Le processus Grer les approvisionnements permet de sassurer que la performance du vendeur satisfait les exigences des approvisionnements et que lacheteur sacquitte des ses obligations selon les termes du contrat en vigueur. La nature juridique des relations contractuelles impose q ue lquipe de management de projet ait connaissance des implications juridiques des dmarches entreprises dans le cadre de la gestion dun quelconque approvisionnement.

Grer les approvisionnements comporte galement un composant de gestion financire qui implique la surveillance des paiements effectus au vendeur. Ceci assure que les conditions de paiement dfinies dans le contrat sont respectes et que la contrepartie du vendeur est lie la progression du vendeur, comme dfini dans le contrat. Lexistence dune relation troite entre les paiements effectus aux fournisseurs et leur travail accompli est lune des proccupations premires au moment deffectuer les paiements.

OUTILS

.1 Systme de matrise des modifications du contrat Un systme de matrise des modifications du contrat dfinit le processus par lequel les approvisionnements peuvent tre modifis. Il inclut les formulaires, les systmes de suivi, les procdures de rsolution des diffrends et les niveaux dapprobation ncessaires lautorisation des modifications. Le systme de matrise des modifications du contrat est incorpor au systme de matrise intgre des modifications.

.2 Revues des performances des approvisionnements Une revue des performances des approvisionnements est un examen structur de la progression du vendeur dans sa livraison du contenu et de la qualit du projet, dans les limites de cot et de dlais, par rapport au contrat.

AUDITS Rapport davancement .5 Systmes de paiement Les paiements au vendeur sont habituellement traits par le systme de gestion des cranciers de lacheteur aprs que le travail ait t certifi comme satisfaisant par une personne dment habilite de lquipe de projet. Tous les paiements doivent tre effectus et documents en stricte conformit avec les termes du contrat. .6 G estion des rclamations Les modifications contestes et les modifications implicites forces sont des modifications demandes pour lesquelles lacheteur et le vendeur ne parviennent pas un accord sur une contrepartie pour la modification, ou narrivent pas sentendre sur le fait quune modification a t effectue.

SORTIE : Doc appro Mise jour actifs organisationnel Le processus Clore les approvisionnements comprend galement des activits administratives telles que la finalisation des rclamations en suspens, la mise jour des enregistrements pour reflter les rsultats fina ux et larchivage de ces informations pour utilisation future. Clore les approvisionnements examine chaque contrat applicable au projet ou une phase du projet. Dans le cas de projets phases multiples, il est possible quune clause dun contrat ne soit applicable qu une phase donne du projet. Dans ces cas, le processus Clore les approvisionnements clt le ou les approvisionnements sappliquant cette phase du projet. Les rclamations non rsolues peuvent faire lobjet de litiges aprs clture. Les termes et conditions du contrat peuvent prescrire des procdures spcifiques pour sa clture. La rsiliation prmature dun contrat est un cas particulier de clture des approvisionnements qui peut rsulter dun accord mutuel entre les parties, dune dfaillance de lune dentre elles ou de raisons de commodit pour lacheteur dans la mesure o le contrat le prvoit. Les droits et

obligations des parties en cas de rsiliation prmature sont contenus dans une clause de rsiliation du contrat.

Un appel d'offres (RFP) est un document envoy par une entreprise qui cherche acheter un produit ou un service une autre socit. Plusieurs socits feront des propositions pour le travail la suite de la rception de l'appel d'offres, ce qui conduit un choix de prix comptitifs pour l'acheteur. Il est important de remplir correctement un appel doffre afin que l'offre soit considre par l'acheteur et ne pas prsenter d'inexactitude ou une prsentation incomplte. Pour tre sr que vous rdigez un appel doffre correctement, suivez ces conseils.

Etape 1:

Faites des recherches. La premire tape de l'criture d'un appel d'offres est de dterminer ce que votre entreprise va rechercher auprs d'autres socits ou prestataires de services. Dterminer exactement ce dont votre entreprise a besoin (par exemple : un four pain d'une capacit de 100 pains), de sorte que ceux qui se disputent loffre puissent fournir les informations les plus prcises quant au prix. Trop gnraliser vos besoins en tant que socit apportera plus doffres pour des articles qui dpassent vos besoins et votre budget. En dterminant exactement ce dont vous avez besoin, vous pouvez offrir les dtails les plus prcis dans votre appel doffre et recevoir le prix le plus bas. (Bien sr, prenez en considration tout dveloppement venir ou l'augmentation des besoins lors de l'criture de votre appel doffre).

Etape 2:

Assurez-vous que vous n'avez pas confondu vos besoins et vos dsirs. Dterminez si toutes les broutilles sont ncessaires lors de l'criture de votre appel d'offres. Vous devriez dj avoir dtermin exactement ce dont vous avez besoin (et plus), mais il est important de regarder au del de votre appel d'offres afin de vous assurer qu'il ne comprend rien dont vous pourriez vous passer (dsirs). Si vous souhaitez examiner les possibilits pour ce que vous dsirez, mais dont vous navez pas ncessairement besoin dans l'appel d'offres, l'utilisation des mots comme pourrait , peut et facultatif font la distinction entre les lments ncessaires votre appel doffres (tel que dtermin par les mots comme sera , est et doit ). Ce vocabulaire permet aux soumissionnaires de sparer ce qui est ncessaire pour faire une proposition et ce qu'ils peuvent

ventuellement proposer en sus. (Inclure quelques dsirs facultatif dans votre RFP peut conduire l'envoi de plusieurs prix ou options par les entrepreneurs).

Etape 3:

Organiser un appel d'offres de manire professionnelle. Toute la documentation crite rendue publique par votre entreprise, tels que l'appel d'offres, doit tre crite professionnelle. Vous pourriez vouloir commencer par un plan crit si votre entreprise rdige peu dappels d'offres. Ou utiliser un modle d'un appel d'offres que vous avez prcdemment cr. Vous aurez besoin d'une section pour chacune des catgories suivantes : introduction, exigences, critres de slection, dlais et processus. Bien sr, vous aurez probablement des sous-paragraphes dans chacune de ces sections et que vous pourriez souhaiter inclure d'autres sections. Cela dpendra entirement du produit ou du service concern par votre appel d'offres. En gnral, chaque section doit contenir les lments suivants :

Introduction

Objet du RFP Rsum des principaux points des autres sections Enonc, y compris la date d'chance : Les offres doivent tre reues par notre socit au plus tard 4 heures, le dimanche 3 Janvier 2009 . (Inclure le fuseau horaire, si ncessaire.) Enonc, y compris les termes Notre socit demande des propositions pour une __________ .

Exigences

Mention des besoins spcifiques pour le produit (taille, capacit, et autres fonctions)

Critres de slection

Faites savoir aux soumissionnaires comment vous choisirez le meilleur enchrisseur (en mentionnant que la dcision appartient exclusivement votre entreprise) Si vous le souhaitez, vous pouvez galement inscrire vos critres de notation sur la faon dont chaque appel d'offres sera not.

chanciers

Laissez les entrepreneurs savoir quand les propositions ou les offres sont attendues (veillez dfinir un dlai raisonnable en tenant compte des besoins de vos demandes, comme les dessins techniques, les accords etc.) Laissez soumissionnaires savoir combien de temps votre entreprise va prendre pour valuer chaque offre, et donnez ensuite une date probable laquelle ils peuvent s'attendre connatre le nom du vainqueur. Incluez une phrase citant les dlais de livraison, si leur appel doffres devait tre choisi.

Processus

Dcrivez comment se droulera l'ensemble du processus de travail, de l'envoi de l'appel d'offres au choix l'enchrisseur gagnant et en combien de temps de travail doit tre achev.