Taller de contabilidad con Abanq

1. Introduccin
Abanq es software libre de tipo ERP (Enterprise Resource Planning) orientado a la administracin, gestin comercial, finanzas y en general a cualquier tipo de aplicacin donde se manejen grandes bases de datos y procesos administrativos. En este taller vamos a ver sus aplicaciones como herramienta de contabilidad.

1.1 Descarga e instalacin de la aplicacin base

En primer lugar debemos dirigirnos a la zona de descargas de www.abanq.org y obtener la aplicacin base -ejecutableadecuada a nuestra plataforma.

Instalacin para Windows / Mac OS X. Ejecutamos directamente el programa de instalacin y seguimos las instrucciones como en cualquier otro programa de instalacin para Windows o Mac OS X Instalacin para GNU / Linux. Abrimos una consola como usuario raz (root), y desde el directorio donde hemos guardado el paquete, lo ejecutamos: [root@mimaquina midir]# sh ./Abanq-lite-X.X.x86.Linux.bin.run

1.2 Bases de Datos y Empresas

La principal caracterstica de Abanq y una de las claves de su flexibilidad es el hecho de que tanto los datos de usuario como los mdulos de aplicacin se almacenan en una base de datos. Al iniciar la aplicacin, el primer cuadro de dilogo pide los datos para la conexin. Si es la primera vez que iniciamos Abanq, introduciremos el nuevo nombre para la base de datos, a nuestra eleccin. Rellenaremos el resto del formulario tal como aparece en la figura. Si la base de datos no existe, Abanq preguntar si deseamos crear una nueva base de datos. Si respondemos afirmativamente, se nos avisar de la creacin de la base de datos y arrancar la aplicacin. Es importante recordar que cada nueva base de datos no contendr ningn mdulo instalado salvo el de sistema. El resto de mdulos debern ser cargados como se explica posteriormente. Es perfectamente posible crear una nueva base de datos slamente indicando un nuevo nombre para la base de datos en el dilogo al iniciar Abanq. Esto no influye en absoluto sobre otras bases de datos previas; podemos perfectamente trabajar con varias bases de datos, cada una con sus mdulos y datos de usuario, desde una nica instalacin del cliente Abanq. En Abanq base de datos equivale a empresa; por tanto cada base de datos contendr los datos de una empresa determinada de forma independiente al resto de empresas con las que podamos trabajar habitualmente. Podramos, por ejemplo, tener una base de datos para cada empresa, en caso de querer gestionar ms de una, o crear una base de datos de pruebas sobre la que realizar un test sobre las funcionalidades de nuevos mdulos, antes de instalarlos sobre nuestra base de datos habitual.

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1.3 Instalacin de mdulos

Los mdulos de aplicacin contienen un conjunto de funcionalidades comunes. Antes de poder instalar los mdulos es necesario obtenerlos en Abanq.org, donde hay mdulos pblicos gratuitos y muchos otros mdulos especiales. Una vez descargados, descomprimimos el paquete en una carpeta de nuestro disco duro, desde la que a continuacin cargaremos los mdulos sobre Abanq.

1.4 Cmo funciona el mdulo de administracin

El mdulo de administracin se integra en el rea de Sistema. Se crea automticamente cuando instalamos Abanq, desde l podemos cargar, borrar o recargar todos los dems mdulos. Est incluido en un rea con el mismo nombre y es el nico mdulo que no podemos desinstalar. La ventana principal de este mdulo est compuesta de las siguientes opciones:

Cargar Mdulos. Desde esta opcin se realiza la carga de mdulos que an no existen o que han sido modificados. reas. Se abrir una ventana en la que aparecer el nombre de todas aquellas reas que componen nuestra configuracin, desde este mismo lugar podremos crear, borrar o modificar cualquiera de ellas. Mdulos. Desde esta opcin podremos acceder a todos los mdulos que componen nuestras reas, teniendo acceso a todos los ficheros de que est compuesto cada uno de ellos.

1.5 Cargando los mdulos

Arrancamos Abanq y seleccionamos el rea Administracin. Pulsamos el botn Cargar Mdulo y seleccionamos el fichero *.mod correspondiente al mdulo que deseamos cargar. Si todava no existe el rea correspondiente al mdulo que estamos instalando, Abanq nos preguntar si queremos crearla en este momento. Contestamos S, e introducimos la descripcin del rea. Abanq cargar los ficheros que componen el mdulo, mostrando su icono en el men del rea correspondiente. Con esto hemos terminado la instalacin del mdulo. Podemos probarlo pulsando sobre el icono.

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1.6 Desinstalacin de mdulos

Seleccionamos el rea Sistema y el mdulo Administracin. Pulsamos el botn Mdulos y seleccionamos el fichero correspondiente al mdulo que deseamos desinstalar, pulsamos el botn Eliminar Registro. La desinstalacin de un mdulo implica que la funcionalidad que dicho mdulo proporciona deja de estar disponible para el usuario, aunque los datos (tanto de usuario como de definicin del mdulo) se mantienen en la base de datos.

1.7 Recarga de nuevas versiones

Seleccionamos el rea Sistema y el mdulo Administracin. Pulsamos el botn Cargar Mdulo y seleccionamos el fichero .mod correspondiente al mdulo que deseamos recargar. Puesto que el modulo ya existe, debemos confirmar que deseamos recargar el mdulo. A continuacin Abanq cargar automticamente todos aquellos ficheros que componen el mdulo y tengan alguna modificacin. Cuando cambiemos de mdulo Abanq se reiniciar para cargar los nuevos datos. Por seguridad, es recomendable hacer un backup de los datos antes de recargar un mdulo.

2. Primeros pasos con Abanq

En este breve documento veremos el funcionamiento general de la aplicacin en cuanto a mdulos, reas y formularios.

2.1 Modo general de funcionamiento

Abanq muestra la informacin al usuario siguiendo un esquema maestro - detalle. La interfaz de usuario se estructura de la siguiente forma:

Ventana de inicio. El la ventana de inicio por defecto de Abanq, y la que da acceso a las reas. Cada rea despliega sus mdulos. Tambin accedemos a las opciones generales del programa (Configuracin). Ventana principal del mdulo. Cada mdulo tiene una ventana en la que se ofrece al usuario el conjunto de acciones disponibles. Estas acciones son accesibles desde la barra de men o la barra de herramientas de la ventana. Formulario maestro. En primer lugar, accederemos siempre a un formulario maestro desde la opcin de la pgina principal del mdulo. En este formulario maestro se nos ofrece una lista con los registros que existen para la accin seleccionada. Desde aqu podemos seleccionar el registro sobre el que actuaremos y la operacin a realizar (creacin, modificacin, borrado, copia, etc.). Formulario de edicin. Una vez seleccionados el registro y la operacin a realizar, Abanq nos muestra un formulario de detalle, en el que podemos actuar sobre cada uno de los campos que componen el registro seleccionado. Es posible anidar esta estructura de forma que en un formulario de detalle se incluya una lista de registros que abra, a su vez, un segundo formulario de detalle.

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3. Contabilidad Integrada
3.1 Introduccin
En Abanq decimos que la contabilidad est integrada con la facturacin y la tesorera. Esto implica que los asientos contables relativos a las facturas y pagos o devoluciones de recibos se realizan automticamente al crear dichas facturas y pagos o devoluciones de recibos. La contabilidad no ha de importarse peridicamente ni est en una aplicacin independiente. Ventajas:

Ahorro de tiempo. Por ejemplo, no hemos de realizar una factura y despus contabilizarla, el asiento se crear automticamente al crear la factura. Flexibilidad. Los asientos no slo se crean, sino que se modifican cuando se modifica el registro que los cre, y se eliminan cuando se elimina el registro que los cre. Fiabilidad. El asiento es creado por el sistema, de modo que se evitan posibles errores por parte del usuario.

Para activar la contabilidad integrada, iremos a la ficha de empresa en el mdulo principal de facturacin. Abrimos la empresa y activamos la casilla contabilidad integrada en la pestaa de valores por defecto. La contabilidad integrada es opcional, y siempre podemos realizar una contabilidad manual total o como complemento de la contabilidad integrada introduciendo asientos manuales desde el rea de financiera. El rea de facturacin contiene los datos generales (empresa, clientes, proveedores, etc), los registros de facturacin (albaranes, facturas, etc), los datos de almacn (artculos, stocks), los informes de facturacin, la tesorera (recibos y pagos) En el mdulo principal residen algunos datos que es necesario configurar para establecer el funcionamiento de la contabilidad, incluso si no trabajamos con contabilidad integrada.

3.2 Configuracin de clientes y proveedores

En este apartado hablaremos de clientes, pero todo lo expuesto puede aplicarse a tambin a proveedores. Por defecto cuando creamos un cliente, Abanq le asigna un nmero secuencial que despus nosotros podemos modificar. Este nmero es el cdigo que identifica al cliente. Cuando los mdulos de contabilidad estn creados y existe un plan general contable, Abanq va a crear una subcuenta contable bajo la cuenta 430 con el cdigo del cliente. En este punto podemos dejar la subcuenta que propone el sistema o asignar una subcuenta ya creada. De este modo los movimientos contables del cliente se van a realizar sobre la subcuenta que el mismo tenga asignada en su ficha.

3.3 Proveedores y acreedores.

Generalmente se hace una distincin contable entre proveedores (bajo la cuenta 400) y acreedores (bajo la cuenta 410). En la contabilidad integrada, Abanq trata tanto a proveedores como a acreedores de igual modo: todos se dan de alta como proveedores. Lo que hemos de hacer en caso de crear un acreedor, es modificar su cdigo de subcuenta 400. por una 410. De este modo conservamos una separacin contable entre las cuentas 410 y 400.

3.4 Configuracin de cuentas bancarias

En el mdulo principal de facturacin se definen las cuentas bancarias propias de la empresa. En cada cuenta bancaria podemos establecer la subcuenta contable que alojar los movimientos sobre dicha cuenta bancaria. En las fichas de cliente y proveedor podemos crear un conjunto de cuentas bancarias, que igualmente admiten una subcuenta contable.

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3.5 Ejercicios fiscales

En el mdulo principal, men fiscalidad. En Abanq podemos trabajar con mltiples ejercicios fiscales dentro de una misma empresa. Generalmente un ejercicio fiscal corresponde a un ao fiscal, aunque es posible trabajar con ms de un ejercicio fiscal para el mismo ao. Los documentos asociados a un ejercicio fiscal, y que aparecen filtrados por ejercicio en los listados son:

En facturacin: Presupuestos, pedidos, albaranes y facturas de clientes y proveedores En contabilidad: Asientos y plan general contable: epgrafes, cuentas y subcuentas

El plan general contable (PGC) es el conjunto de epgrafes, cuentas y subcuentas asociados a un ejercicio fiscal. Abanq incorpora un PGC por defecto al que se van sumando las subcuentas de clientes, proveedores, bancos etc, conforme estos se van creando. El usuario puede adems crear nuevos epgrafes, cuentas y subcuentas desde el mdulo principal de contabilidad. Cuando se crea un nuevo ejercicio fiscal, el usuario tiene dos opciones para crear el PGC de dicho ejercicio:

Generar un nuevo PGC con los datos por defecto contenidos en Abanq. Esta es la opcin a escoger cuando se crear el primer ejercicio o cuando se desea comenzar un ejercicio con el plan contable limpio. Seleccionar un ejercicio anterior y copiar su plan general contable.

3.6 Impuestos
En el mdulo principal, men fiscalidad. Cada tipo de impuesto contiene:

% de IVA % de recargo de equivalencia Subcuenta contable de I.V.A. repercutido Subcuenta contable de I.V.A. soportado Subcuenta contable de acreedores por I.V.A. Subcuenta contable de deudores por I.V.A.

Por defecto Abanq incluye tres impuestos (IVA4, IVA7 e IVA16). Los valores de las subcuentas para cada impuesto estn en principio vacas. Si no se asocia ninguna subcuenta en los impuestos, Abanq las obtiene en el momento de realizar los asientos de las cuentas especiales.

3.7 Series de facturacin

Dentro de cada ejercicio fiscal establecemos un conjunto de series de facturacin (al menos una). Dentro de cada serie podemos establecer:

el % de I.R.P.F. asociado a la serie una subcuenta de ventas por defecto para dicha serie. Esta subcuenta ser la utilizada para esta serie por delante de la subcuenta de ventas por defecto.

3.8 Artculos
Los artculos se encuentran en el mdulo de almacn. Dentro del formulario de un artculo tenemos la pestaa contabilidad. Esta pestaa permite establecer:

Subcuenta de compras. Es la subcuenta de compras que se va a utilizar en las facturas de proveedor para este artculo Subcuenta de I.R.P.F. de compras. Es la subcuenta que alojar la partida de I.R.P.F. correspondiente a una factura de proveedor con I.R.P.F. para este artculo.

4. Mdulo principal de contabilidad

Taller de contabilidad con Abanq El rea de contabilidad cuenta con dos mdulos pblicos: principal e informes. El mdulo principal contiene los datos contables: plan contable, asientos y datos de configuracin. El mdulo informes permite obtener los listados contables ms comunes: listados de I.V.A., balances y libros mayor y diario.

4.1 Plan general contable

El plan general contable (PGC) es el conjunto de epgrafes, cuentas y subcuentas asociados a un ejercicio fiscal. Abanq incorpora un PGC por defecto al que se van sumando las subcuentas de clientes, proveedores, bancos etc, conforme estos se van creando. El usuario puede adems crear nuevos epgrafes, cuentas y subcuentas. Cuando se crea un nuevo ejercicio fiscal, el usuario tiene dos opciones para crear el PGC de dicho ejercicio:

Generar un nuevo PGC con los datos por defecto contenidos en Abanq. Esta es la opcin a escoger cuando se crear el primer ejercicio o cuando se desea comenzar un ejercicio con el plan contable limpio. Seleccionar un ejercicio anterior y copiar su plan general contable.

4.2 Cuentas especiales.

En el mdulo principal, men financiera -> configuracin. Las cuentas especiales con cdigos que permiten asociar a qu subcuenta contable por defecto van a asociarse ciertas partidas contables. Por ejemplo, sabemos que los clientes pueden tener una subcuenta propia asociada. En caso de no tenerla cmo sabe Abanq a qu subcuenta va la partida de cliente en una factura de venta?. La respuesta es que existe una cuenta especial cuyo cdigo identifica la subcuenta de clientes por defecto. Podemos utilizar las cuentas especiales de dos modos:

Asociamos a la cuenta contable el tipo especial. Por ejemplo, a la cuenta 430 le asociamos el tipo especial CLIENT. De este modo Abanq buscar la primera subcuenta de las que pertenecen a la cuenta 430. Dentro de la propia cuenta especial, asociamos la cuenta o la subcuenta. Este caso es til cuando queremos que el tipo especial se asocie a una subcuenta en concreto y no a la primera dentro de una cuenta.

4.3 Asientos predefinidos

Los asientos predefinidos permiten agilizar la introduccin de asientos repetitivos ahorrando mucho tiempo al usuario. A diferencia de otros programas, AbanQ permite al usuario definir sus propios asientos. Veamos cmo realizando un asiento predefinido para un asiento de nmina que debe tener las partidas similares al ejemplo siguiente:

DEBE 640

CANTIDAD 1.000

CONCEPTO Sueldos

CONCEPTO Seguridad Social I.R.P.F.

CANTIDAD 50 150

HABER 476 4751 465

Remuneraciones pendientes de 800 pago

Este tipo de asiento es siempre el mismo, vamos a suponer que slo vara en cada caso la cantidad del sueldo, que ser introducido manualmente en funcin del destinatario de la nmina. Supongamos que el IRPF es un 15% y la seguridad social un 5%. Nos situamos en el mdulo principal del rea financiera. Seleccionamos la opcin de men Financiera -> Opciones del diario -> Asientos predefinidos Definicin de las partidas asiento predefinido Insertamos un nuevo registro, y le damos un cdigo determinado, por ejemplo NOM. La descripcin va a ser Nmina. Ahora vamos a definir las partidas que componen el asiento.

Taller de contabilidad con Abanq Insertamos una plantilla de partida. Veamos los campos que intervienen:

Debe o Haber. Pues eso. Subcuenta a la que va la partida Concepto. Concepto que aparecer en la partida y en los listados Documento. Cdigo del documento asociado a la partida, puede ser un cdigo de factura o recibo. Contrapartida. Subcuenta de la contrapartida en partidas de I.V.A. Divisa. Datos de la divisa en caso de usar moneda distinta a la definida por defecto. Datos de I.V.A. Datos del I.V.A. cuando la subcuenta establecida es una subcuenta de I.V.A.

Para cada campo, establecemos el tipo, que puede tener los valores siguientes:

Pedir. La casilla del dato aparece en blanco y deber ser rellenado por el usuario. En nuestro caso sern Cantidad y Concepto los datos a pedir. Establecer. Es un valor fijo que se rellena en la plantilla y que aparecer copiado en la partida. En nuestro caso, por ejemplo, las subcuentas de debe y haber de todas las partidas Definida. Es un valor que se ha establecido en una partida previa (ver referencia ms adelante). Cuadrar (slo para Importe). Establece el valor del importe de la partida para que el asiento cuadre teniendo en cuenta las partidas anteriores. Normalmente se utiliza en la ltima partida. Calcular (slo para Importe). Permite calcular el valor del importe utilizando una frmula matemtica usando valores definidos. Veremos un ejemplo a continuacin. ltimo. Toma el valor de la partida inmediatamente anterior en el asiento.

El valor es el dato que se va a guardar en la partida.

Definir permite reutilizar valores dentro de un asiento. Supongamos que en la primera partida de un asiento predefinido rellenamos la subcuenta con el tipo Pedir o Establecer. Tambin rellenamos la casilla Definir con el texto Scta. En la siguiente partida queremos copiar el mismo valor de subcuenta que se haya establecido o pedido al usuario en la partida anterior: establecemos el tipo como Definida, y en la casilla Definir escribimos Scta.

Para el caso del campo Documento, mediante el Origen es posible tomar automticamente el dato como el cdigo de una factura o recibo

Creando un asiento predefinido. Ya podemos realizar el asiento de nmina. Estamos insertando la plantilla de partida, que va a ser la partida de sueldos:

1. 2. 3. 4. 5.

Marcamos Debe Subcuenta. Va a ser fija, por lo que en Tipo ponemos Establecer. En Valor escribimos 640 y pulsamos punto (.) Importe. El importe lo establece el usuario, as que el Tipo ser Pedir. Este valor lo vamos a guardar para usarlo ms tarde. Escribimos Imp en Definir. Concepto. Ser fijo e igual a Nminas. Documento. Lo dejamos en blanco

Ya tenemos la primera partida, pulsamos F9 o el botn Aceptar y continuar para introducir la partida siguiente, que ser la de seguridad social

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1. 2. 3. 4. 5.

Marcamos Haber Subcuenta. Va a ser fija, por lo que en Tipo ponemos Establecer. En Valor escribimos 476 y pulsamos punto (.) Importe. El importe va a ser el 5% del importe bruto de la nmina, es decir, el importe de la partida anterior o el valor guardado en Imp. El tipo ser Calcular y en la casilla rellenamos la frmula Imp*0,05 Concepto. Ser fijo e igual al anterior, el tipo ser Ultimo. Documento. Lo dejamos en blanco

La partida de IRPF ser muy similar:

1. 2. 3. 4. 5.

Marcamos Haber Subcuenta. Va a ser fija, por lo que en Tipo ponemos Establecer. En Valor escribimos 4751 y pulsamos punto (.) Importe. El importe va a ser el 15% del importe bruto de la nmina. El tipo ser Calcular y en la casilla rellenamos la frmula Imp*0,15 Concepto. Ser fijo e igual al anterior, el tipo ser Ultimo. Documento. Lo dejamos en blanco

Para terminar, vamos a cuadrar el asiento con la ltima partida, la de remuneraciones pendientes de pago:

1. 2. 3. 4. 5.

Marcamos Haber Subcuenta. Va a ser fija, por lo que en Tipo ponemos Establecer. En Valor escribimos 465 y pulsamos punto (.) Importe. El importe por fuerza ser al que cuadre el asiento, por tanto marcamos tipo como Cuadrar. Concepto. Ser fijo e igual al anterior, el tipo ser Ultimo. Documento. Lo dejamos en blanco.

Hecho. Ya tenemos el asiento predefinido. A continuacin veremos cmo utilizarlo

Usando un asiento predefinido Vamos a crear un asiento a partir de un asiento predefinido. Vamos al men financiera -> Opciones del diario -> Asientos

Insertamos un asiento. Pulsamos el botn Plantilla para seleccionar el asiento predefinido que acabamos de crear. Pulsamos el botn Asientos Predefinidos (icono de varita). Aparece la primera partida, de la que slo hemos de rellenar el dato de importe en el debe (cantidad bruta de la nmina). Tecleamos 1000. Pulsamos F9. Siguiente partida. No hay que introducir ningn dato porque as lo hemos establecido en la plantilla. Vemos que es la partida de I.R.P.F. Pulsamos F9. Siguiente partida, esta vez la de remuneraciones. La partida de seguridad social ya se cre y en sta partida se cuadra el haber Pulsamos F10. Ya est creado el asiento, pulsamos de nuevo F10 para guardarlo.

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4.4 Cambio, apertura y cierre de ejercicios

Sabemos que Abanq permite trabajar con varios ejercicios. Para cambiar de ejercicio podemos hacerlo en la ficha de empresa dentro del mdulo principal de facturacin o bien en el men Ejercicio del mdulo principal de financiera. El cambio de ejercicio establece el ejercicio actual, que determina los datos contables que se muestran. El cambio de ejercicio NO conlleva el cierre de un ejercicio y la apertura de otro, slo determina la visualizacin de los datos de un ejercicio ya existente Para cerrar un ejercicio, el usuario podr decidir cules de las siguientes operaciones se realizarn automticamente:

Contabilizar las diferencias de cambio: Crear asientos correspondientes a recibos sin pagar en moneda extranjera, de forma que se establezca el valor de la deuda a fecha de cierre del ejercicio. Realizar el asiento de regularizacin en la cuenta de prdidas y ganancias Realizar el asiento de cierre de ejercicio Realizar el asiento de apertura de ejercicio siguiente. Para poder generar el asiento de apertura, el ejercicio seleccionado debe tener generado su correspondiente plan general contable. Si se selecciona el check de generar asiento de apertura, se tendr que seleccionar un ejercicio abierto que no contenga ya un asiento de apertura

4.5 Regularizaciones de I.V.A.

Men financiera -> opciones de I.V.A. Con este formulario podemos crear el asiento de regularizacin del I.V.A. para un perodo determinado, generalmente trimestral. Una vez generado el asiento, no se podrn realizar otros asientos con partidas de I.V.A. para las fechas que incluye un perodo de regularizacin.

5. Mdulo de informes de contabilidad

En Abanq es posible almacenar la configuracin de cualquier informe para poder repetirlo despus. Desde el mdulo de informes disponemos de:

Libro Mayor y Libro Diario. Desde el men listados. Ambos admiten distintos criterios de ordenacin y seleccin Balances. Los balances disponibles son Sumas y Saldos, Prdidas y Ganancias y Situacin. I.V.A.. Listados de facturas recibidas y emitidas con opcin de numeracin automtica. Es importante resaltar que los datos se obtienen de las partidas cuya subcuenta est marcado como tipo especial IVA, y no son un listado directo de facturas.

6. Ms informacin
En www.abanq.org encontraremos versiones gratuitas de la aplicacin base y de los mdulos de facturacin y contabilidad, documentacin, extensiones, foros, etc