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Proyectos y Programas
Un proyecto es un esfuerzo temporal emprendido para crear un producto o un servicio nico. La gerencia de proyectos es la disciplina de organizar y administrar recursos de manera tal que se pueda culminar todo el trabajo requerido en el proyecto dentro del alcance, el tiempo, y coste definidos
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Portafolio
Conjunto de proyectos y/o programas (llamados componentes) Los componentes estn agrupados para facilitar una gerencia efectiva Representan inversiones realizadas o planificadas El trabajo debe satisfacer objetivos estratgicos . . . si no es as, Por que se debe hacer? Los componentes deben poder ser calificados (Medidos, Priorizados etc) Los componentes no tienen que estar interrelacionados o directamente relacionados para poder estar en el mismo portafolio. Un proyecto o programa pueden estar en mas de un portafolio
Proyecto
Alcance especfico con entregables bien definidos Los gerentes de proyecto tratan de mantener la menor cantidad de cambios Se mide a travs del presupuesto, tiempo y calidad Orientado en la entrega de la tarea Los gerentes de proyectos supervisa el equipo del proyectos Los gerentes de proyectos motivan al equipo utilizando su conocimiento y habilidades Requiere planificacin muy detallada Se monitorea y controla las tareas y los entregables
Programa
Alcance amplio y ajustes de alcance cuando se requiere Los Gerentes de Programa esperan y aceptan cambios Se mide a travs del ROI, nuevas capacidades y la entrega de beneficios Enfocado a manejar las relaciones y la resolucin de conflictos Los gerentes de programas trabajan con los gerentes de proyecto La motivacin se realiza a travs de visin y liderazgo Planificacin de alto nivel
Portafolio
El negocio como alcance. Cambios asociados a las estrategias Cambios continuos
Se mide a travs del desempeo acumulado por cada uno de los componentes del portafolio Agregar valor al proceso de toma de decisiones Los gerentes del portafolio trabajan con el staff de soporte al portafolio El liderazgo se realiza a travs de la visin y sntesis Estratgica a trabes de procesos y comunicacin relacionada con el portafolio Se monitorea el desempeo acumulado y los KPIs
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PMI Captulo de Puerto Rico Febrero 2008
Gerencia
Gerencia de Portafolios
El sistema de PPM debe permitir balancear las inversiones y gastos planeados en las iniciativas del negocio permitiendo a la organizacin tomar decisiones rpidas apoyada en informacin confiable. La gerencia centralizada de los portafolios debe lograr los siguientes objetivos primordiales
Objetivo Organizacional: asegurar que los proyectos seleccionados para realizar inversiones satisfacen objetivos estratgicos Objetivo Operacional o de Gerencias de Proyectos: Debe facilitar la gerencia de proyectos para garantizar una entrega efectiva de los proyectos y que se realice la contribucin planeada al portafolio
PPM
Portfolio Management
Gerencia de Proyectos ayuda a asegurar a las organizaciones el xito en el entrega de las inversiones seleccionadas y lograr el valor esperado
Proyectos
Project Management
6. Establecer mecanismos efectivos de comunicacin y reporte que faciliten la toma de decisin en el momento adecuado. 7. Permitir ir de los general (portafolio) a lo particular (proyectos Actividad) a travs de capacidades de Drill Down 8. Poder hacer seguimiento a los milestones 9. Poder realizar seguimiento a los issues y riesgos identificados 10. Se debe tener capacidades de anlisis y creacin de escenario What If
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Copyright by The Eniac Corporation - 2008
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Copyright by The Eniac Corporation - 2008
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Establecimiento de un PPM
Elementos a tomar en cuenta
Apoyo ejecutivo La cultura y estructura organizacional Nivel de maduracin de la disciplina de gerencia de proyectos en la organizacin Los criterios para realizar las mtricas y evaluar el desempeo Experiencia del equipo de trabajo Tecnologa
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Los KPIs se utilizan para poder realizar los anlisis peridicos, crear los score cards y construir los dashboards.
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Ejemplos de KPIs
% Utilizacin de Recursos Nmero de horas sin asignar % de tiempo coordinando proyecto/programas Total de la demora de un proyecto/programa % de proyecto con fallas en el cumplimiento de los milestones % de milestones fallidos # de milestones fallidos Variacin del Schedule % de asignacin de recursos FTE # de proyectos con Issues Tiempo promedio para el break-even de los proyectos % de proyectos con ROI no positivo % Variacin de costo
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Dashboards de Informacin
Permiten centralizar y resumir informacin para apoyar el monitoreo y el proceso de toma de decisin Dashboard basados en Roles
Configurados centralizada y enviados a los usuarios Cada usuario una perspectiva diferente Scorecards Grficos y cuadros Acceso a informacin para la colaboracin Capacidades de Drill-Down Flexibilidad para crear Dashboard Flexibilidad para cambiar y filtrar informacin Capacidad para guardar y compartir vistas de informacin Flexibilidad para imprimir Generacin de reportes automticos Capacidad para crear reportes complejos a la medida 26 PMI Captulo de Puerto Rico Febrero 2008
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Mtrcias estndares Capacidad para crea escenarios What-if Colaboracin en el proceso de toma de decisin
Grficos y scorecards Anlisis de lnea de agua (Optimizacin) Crear, guarda, compartir e implementar escenarios
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KPIs Calculados
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Planificacin de Capacidad
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Beneficio de PPM
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Centralizad a
Proyecto E
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Proyecto F
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Conclusiones
Seleccionar los Proyectos adecuados
Permitir la colaboracin
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