O Que So Projetos?

So inmeros os empreendimentos nos quais a idia de projetos est colocada como uma nova forma de organizar e realizar as atividades humanas. A palavra projeto tem sido muito utilizada nas empresas, nas organizaes, nas escolas, e at em casa comum se falar em projeto.

Mas, afinal, o que um projeto?

Projeto inteno, sonho: Meu projeto comprar uma casa. Projeto doutrina, filosofia, diretriz: Meu projeto de pas muito diferente. Projeto idia ou concepo de um produto ou servio: Estes dois carros so projetos muito semelhantes. Projeto esboo ou proposta: Todos tm o direito de apresentar um projeto de lei ao Congresso. Projeto desenho para orientar construo: J aprovei e pedi ao arquiteto que detalhasse o projeto. Projeto empreendimento com investimento: A Prefeitura vai construir novo projeto habitacional. Projeto atividade organizada com o objetivo de buscar uma nova soluo: Precisamos iniciar o projeto de desenvolvimento de um novo motor, menos poluente. Projeto um tipo de organizao temporria, criada para realizar uma atividade finita: Aquele pessoal a equipe do projeto do novo motor.

Todas as definies so corretas e abrangem significados do termo projeto. Para ns, neste momento, interessam as duas ltimas, que definem projeto do ponto de vista do gerenciamento e administrao.

Projeto a atividade organizada que tem por objetivo resolver um problema ou buscar uma melhor soluo para uma determinada situao.

No escopo aqui apresentado, utilizaremos, em vrias ocasies, o conceito de projeto social:

Projeto social um conjunto de tarefas relacionadas entre si, com metas, oramento e cronograma definidos, a priori, em parceria com os agentes interessados (instituio executora, financiadores, beneficirios, comunidade e sociedade), com a finalidade de alcanar um objetivo especfico de desenvolvimento social ou humano, realizadas por organizaes sem fins lucrativos

Uma importante distino deve ser feita aqui: projetos so diferentes de atividades funcionais (por exemplo, vendas, produo, administrao de pessoal, contabilidade, etc.), as quais: so regulares: repetem-se sempre do mesmo modo, com pequenas variaes; e so tambm interminveis, ou seja, no tm perspectiva de serem finalizadas. So as rotinas realizadas no mbito das atividades do dia-a-dia.

J os projetos sempre tm as seguintes caractersticas: So realizados em funo de uma necessidade especfica. Possuem um objetivo, definido em funo dessa necessidade especfica que pode ser a soluo de um problema ou a busca de uma melhoria e cujo resultado o critrio para definir seu grau de sucesso. So finitos: tm comeo e trmino programados. Atendida a necessidade, o projeto termina.

So irregulares, ou seja, fogem da rotina. Possuem um componente de incerteza, medida pelo grau de

desconhecimento a respeito de seus resultados ou da forma de atingi-los (quanto maior o grau de desconhecimento, maiores a incerteza e o risco).

Um projeto um empreendimento temporrio (por que tem um comeo e um fim, ou seja, possui uma durao finita ao longo do tempo) com o objetivo de criar um novo produto ou servio nico. nico porque o produto ou servio produzido singular, diferente de todos os outros produtos ou servios. Um projeto coordenado e controlado por atividades com data de incio e trmino e visa atingir um objetivo com requisitos especificados, incluindo restries de tempo, custo e recursos.

Optar pela criao e implementao de um projeto, para resolver determinado problema que se tem pela frente ou se implementar uma mudana ou uma melhoria, uma deciso gerencial, que depende de critrios, como mostra o exemplo: Em uma escola estadual da periferia da cidade de So Paulo, professores e direo constataram a necessidade de melhorar os servios da cantina. Organizaram a partir da um projeto para nova cantina. Em seguida, escolheram a comisso de educadores e pais para implementar o projeto. Em poucas semanas, a equipe j havia organizado uma concorrncia para admitir novos administradores para a cantina. Atravs da diretora da escola, a comisso conseguiu uma verba junto Secretaria de Estado da Educao para a reforma. Depois de trs meses, a nova cantina j estava em funcionamento. importante ressaltar que a verba foi conseguida pela escola graas a uma pesquisa anterior realizada pelos participantes do projeto. Pesquisando junto aos rgos da Secretaria, o grupo descobriu que havia um fundo destinado construo ou reforma de cantinas e outros equipamentos escolares.

Essa experincia ilustra bem uma das caractersticas de um bom projeto, ou seja, a capacidade de conseguir os recursos materiais, financeiros ou humanos necessrios para a sua concluso.

As organizaes para sobreviver precisam inovar: criar novos produtos e servios, melhorar os j existentes, atualizar processos internos (fazer mais com menos recursos), relacionar-se melhor com seus parceiros, etc. e os projetos representam uma das principais formas pelas quais isso acontece, j que eles viabilizam as mudanas nas organizaes.

Os projetos viabilizam as mudanas.

A administrao por projetos uma das principais formas utilizada nas organizaes do Terceiro Setor. Na relao entre os gestores, a equipe tcnica, os parceiros e beneficirios se revelam necessidades, expectativas e valores, abrindo caminho para o desenvolvimento do trabalho. A valorizao dessa relao deve se caracterizar pela aprendizagem mtua, estar presente durante a realizao do projeto e constituir a principal referncia para apontar erros, acertos e novas direes.

Conceitos Bsicos relacionados a Projetos Objetivo O objetivo a situao que se deseja obter ao final do perodo de durao do projeto, mediante a aplicao dos recursos e da realizao das aes previstas. (Cohen e Franco; 2000: 88): Objetivos so resultados esperados de alguma ao ou deciso. Para defini-los com clareza, necessrio identificar as expectativas a respeito

dos resultados pretendidos, tanto por parte da equipe, quanto do pblico alvo.

Eficcia a capacidade de produzir o efeito desejado, o resultado previsto Refere-se capacidade de atingir o alvo determinado, ou seja, o grau em que conseguimos cumprir os objetivos definidos.

Eficincia a melhor forma de fazer algo com os recursos disponveis (Tenrio, 1997:18): a capacidade de utilizar bem os insumos, de forma racional e econmica. Est relacionada ao grau em que podemos atingir um determinado objetivo com os recursos de que dispomos, sejam eles humanos, materiais, fsicos, financeiros ou tecnolgicos.

Efetividade a capacidade de atender s expectativas da sociedade. (Tenrio, 1997:18):

Tarefa: Tarefa um esforo de curto prazo realizado por uma pessoa ou grupo organizado, normalmente dentro de uma especializao mais restrita, que combinada com outras contribui para os objetivos de um projeto A tarefa a menor diviso dentro de um projeto; cada uma das aes que sero realizadas para cumprir as etapas ou fases previstas e, conseqentemente, para atingir os objetivos previstos.

Controle Controle a funo que compara as aes planejadas com os resultados obtidos. A partir dessa anlise possvel dar incio a eventuais correes nos rumos definidos pela organizao. (Tenrio, 1997:95)

Decomposio do projeto A decomposio do projeto em etapas tem como finalidade a definio clara e detalhada de tudo o que precisa ser feito para o cumprimento do objetivo(s) proposto(s). Apesar da dificuldade inicial para incorporar essa metodologia, o resultado a mdio e longo prazos justificam sua utilizao, na medida em que quanto mais for detalhado o projeto, maior se torna a possibilidade das atividade necessrias serem previstas e priorizadas, aumentando a

possibilidade de alcanar o que se props inicialmente.

A diviso em nveis (programa, projeto, fases, etapas, atividades, sub atividades, etc.) permite ampliar o nvel de detalhe e fazer agrupamentos e relaes lgicas entre as mesmas, que facilitam o planejamento, a execuo, o controle e a avaliao.

Para que se possa efetivamente gerenciar um projeto, necessrio que tenham sido claramente definidos desde o incio: objetivo geral e especfico: demonstram o que se pretende obter com a execuo do projeto; metas: elementos que compem os objetivos geral e especficos, ou seja, os resultados intermedirios que, combinados, levaro ao seu cumprimento; etapas/ fases/ atividades: aes em que se pode dividir a execuo de um projeto;

indicador: unidade de medida que melhor caracteriza o produto de cada etapa ou fase; resultado programado: quantidade prevista para cada unidade de medida; incio programado: data prevista para o incio da execuo de cada etapa ou fase; trmino programado: data prevista para o trmino da execuo de cada etapa ou fase; responsvel (is) pela execuo de cada etapa/fase/atividade; coordenador responsvel pelo projeto. Ento, pelo que observamos, podemos definir um projeto, de um modo geral, como o planejamento voltado para a busca de uma soluo que preveja: objetivos e resultados a alcanar; atividades a realizar a fim de ating-los; os diferentes tipos de recursos necessrios para sua execuo; e o ritmo e o prazo em que isso se dar.

Para que isso ocorra, necessrio buscar alternativas para atender aos quatro pontos fundamentais do projeto; assim, o profissional que esteja envolvido com a realizao de projetos deve estar atento a: 1. alcanar todos os objetivos pr-estabelecidos para o projeto; 2. concluir o projeto dentro do prazo pr-determinado; 3. concluir o projeto respeitando o custo orado; 4. entregar os produtos do projeto conforme a qualidade acordada inicialmente.

Podemos perceber a forte ligao existente entre esses pontos e a importncia de seu equilbrio, pois um gestor de projetos pode facilmente acelerar a concluso de um projeto s custas da sua qualidade, deixando de atingir

objetivos parciais, ou mesmo aumentando o custo total do projeto. Da mesma forma, uma presso para reduo dos custos pode ser resolvida com a reduo da qualidade ou comprometendo parte do escopo do projeto. Existe ento um dilema gerencial entre esses 4 tpicos, ou seja, ao melhorar o desempenho num deles, prejudica-se os outros.

Um bom projeto aquele que busca o melhor equilbrio entre esses tpicos; possvel melhorar todos ao mesmo tempo, e nesse ponto que entram as boas prticas de gesto de projetos que sero apresentadas no captulo a seguir.