Definicin de Documentos mercantles.

Son todas aquellas constancias, que sirven para aprobar la realizacin de una operacin mercantil. Estos pueden ser negociables y no negociables. Son los documentos comerciales que merecen confianza, credibilidad. Es un modo especial para realizar una serie de operaciones comerciales. Se forma en el momento en que la operacin se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizados y las disposiciones de la ley.

La misin que cumplen los documentos comerciales es de suma importancia, conforme surge de lo siguiente:

* En ellos queda precisada la relacin jurdica entre las partes que intervienen en una determinada operacin, o sea sus derechos y obligaciones.

* Por lo tanto, constituyen un medio de prueba para demostrar la realizacin de los actos de comercio

* Constituyen tambin el elemento fundamental para la contabilizacin de dichas operaciones.

* Permiten el control de las operaciones practicadas por la empresa o el comerciante y la comprobacin de los asientos de contabilidad.

Clasificacin de los documentos mercantiles.

NEGOCIABLES. Son documentos negociables aquellos ttulos o pruebas escritas que sirven para confirmar un derecho de crdito, esos documentos mercantiles sustituyen el dinero efectivo; por lo tanto, son negociables; entre ellos se encuentran los cheques, las letras de cambio, pagare, cartas de crdito, acciones y bonos.

NO NEGOCIABLE: Se entiende por documentos Mercantiles no negociables aquellos creados para dar fe o dejar constancia de haberse realizado una operacin comercial. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realizacin de una operacin mercantil,

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES NEGOCIABLES:

Letra de cambio:

Documento mediante el cual una persona ordena, a otra que pague a favor de un tercero una determinada cantidad de dinero. Sus caractersticas son: 1.- Es una orden de pago. 2.- En su emisin intervienen tres personas (librador, librado y

beneficiario) 3.- Debe llevar la firma del suscriptor. 4.- Cantidad en nmero. Pagar: Es un documento mediante el cual la persona que firma es denominada suscriptor, y esta obligado a pagar incondicionalmente una cantidad de dinero en una fecha determinada. Sus caractersticas son: 1.- Es una promesa de pago. 2.- Intervienen dos personas en su emisin (suscriptor y beneficiario) 3.- Debe de levar la firma del suscriptor. Cheque: Documento escrito a travs del cual se ordena un instituto de crdito donde se tenga una cierta cantidad de dinero. Sus caractersticas son: 1.- Es un orden de pago. 2.- Posee un nmero que lo identifica.

CARACTERISTICAS DE LOS DOCUMENTOS MERCANTILES NO NEGOCIABLES. Son todos aquellos documentos que sirven de base para los registros en los libros de contabilidad y a la vez probar desde el punto de vista legal la realizacin de una operacin mercantil. Estos son: Recibo: Documento en el cual quien firma, reconoce haber recibido la cantidad que en el mismo se expresa por concepto de dinero u otra cosa. Sus caractersticas son: 1.- Lugar, da, mes ao en el que se emite el recibo. 2.- Nombre completo de la persona a favor de quien se extiende. 3.- Cantidad de dinero en letra o mencionar el objeto que se entrega. 4.- Indicacin del concepto por el cual se extiende el recibo.

5.- Cantidad en nmeros. 6.- Firma de quien emite el recibo. Factura: Es la nota que el vendedor entrega al comprador , en el que se detallan las mercancas compradas. Sus caractersticas son: 1.- Nombre y domicilio del comprador y el vendedor. 2.- Lugar, da, mes y ao en el que se realiza la operacin. 3.- Condiciones de pago. 4.- Mencionar los descuentos si los hay 5.- Instrucciones relacionadas con las cantidades , descripcin y precios de las mercancas. 6.- Firma del comprador.

Solicitud de cotizacin.

Describe las especificaciones tcnicas y los trminos y condiciones del contrato de compra venta. Es un documento en el cual se describen los productos que deseamos adquirir a los proveedores potenciales que han sido preseleccionados por la empresa (salvo en la licitacin general). Despus de haber consultado su registro de proveedores y conocer quien puede venderles el material que requieren, elabora una solicitud cotizacin, y en ella se consignan fundamentalmente los datos requeridos y necesitados por las partes interesadas.

CONDICIONES: Condiciones Generales de una cotizacin Precio unitario y total de los materiales a ellos solicitados. Las condiciones de entrega de su mercanca. Disponibilidad de la mercanca, si la tiene para entrega inmediata o el tiempo en que se puede surtir.

Condiciones de pago. Calidad. Garanta (si es total o parcial). Fecha y firma de la persona que enva la licitacin.

INFORMACION QUE DEBE CONTENER LA SOLICITUD DE COTIZACION:

Nmero de la solicitud (en su caso). Partida. Cantidad. Unidad de medida (pieza, caja, mts., Kgs., Lts., etc.) Descripcin del articulo solicitado. Precio unitario y precio total. Lugar de entrega donde se requiere la mercanca. Condiciones de pago. Fecha, nombre, firma de la persona que solicit la cotizacin y de la que proporcion la cotizacin. Nombre, domicilio y telfono del proveedor a quien se le solicita la cotizacin. Observaciones.

[Nombre de la empresa] .. [Direccin] . [Ciudad, estado o provincia y cdigo postal] .. Telfono.. Fax Correo Electronico 1. Correo Electronico 2 .. SOLICITUD DE COTIZACION FECHA COTIZACION : [ ] PARA: DEPTO DE VENTAS ABASTECEDOR PRINCIPAL NACIONAL SA DE CV direccin@aprinsa.com GUADALAJARA, JALISCO, MEXICO TEL Y FAX (52) 333 6415684 SOL DE COTIZACION : [Nombre] [Compaa] [Direccin] [Ciudad, estado o provincia y cdigo postal] [Telfono] CANTIDAD UNIDAD DESCRIPCIN DEL PRODUCTO SOLICITADO PRECIO POR UNIDAD TOTAL Ps. SOLICITUD DE COTIZACION para ABASTECEDOR PRINCIPAL NACIONAL SA DE CV Nombre y Firma solicitante Fecha *El presente formato es para preparar una cotizacin personalizada(empresa solicitante) *Atendemos nicamente a empresas de seguridad y gobierno. *Con el fin de proveerle un mejor servicio favor de poner sus datos de contacto(telfono , nextel, email) completos para poder enviar su cotizacin ala brevedad. *Toda cotizacin y orden de compra deber ser autorizada por ABASTECEDOR PRINCIPAL NACIONAL SA DE CV y CLIENTE. *Nos reservamos el derecho de cotizar a clientes que no se identifiquen debidamente. *No se aceptara orden de compra NI DEPOSITO ALGUNO que no tenga una cotizacin PERSONALIZADA como sustento asi mismo la cotizacin deber concordar con el cliente a quien fue dirigida. motivos de seguridad *Toda compra deber ser acompaada por una Orden por escrito.

*Toda cotizacin un cdigo ademas de un tiempo de validez. pregunte la validez de su cotizacin *ABASTECEDOR PRINCIPAL NACIONAL se reserva el derecho a cambiar los precios sin previo aviso, esto por cuestiones del entorno o por razones de carcter interno.

Solicitud de requisicin.

Es el camino para obtener cotizaciones de diversos proveedores de productos y/o servicios, donde se puede escoger la mejor para optimizar los costos de operacin. Es un formulario escrito que generalmente la enva el departamento de compras y surge de la necesidad de materiales o suministros.

DEFINICION REQUISICION DE MATERIALES: Es una forma de uso por medio de la cual la administracin de abastecimientos hace llegar sus necesidades al Departamento de Compras de los distintos materiales que se necesitan para la alimentacin de las lneas de produccin, mantenimiento y mobiliario de la Empresa. Es mediante esta forma como se marca el inicio del proceso de compras ya que una vez definida la necesidad, cantidad y fechas de entrega del material o servicio, el paso siguiente ser revisar que la requisicin est llena en forma correcta y clara, a modo de evitar cualquier mala interpretacin. Comprobaciones a efectuar antes del manejo de las Requisiciones:

Traer las firmas de aprobacin necesarias. Indicar las fechas de entrega solicitadas. Estar indicada la cantidad y la unidad. Venir acompaada la requisicin de plano y/o especificaciones para la identificacin correcta del material o servicio.

Traer la cuenta de aplicacin correcta.

En caso de que una requisicin no cumpla con los requisitos indispensables para ser trabajada, el comprador deber ponerse en contacto con el emisor de la misma para hacer las aclaraciones necesarias y llegar a una solucin respecto a la requisicin para que sea completa o correctamente elaborado. Flujo de requisiciones de Compra: Cuando menos se deben hacer dos copias de la requisicin: el original que ser conservado por el departamento de compra y el duplicado ser retenido por quien hace la requisicin. Es una prctica comn que solamente aparezca un artculo en una requisicin de compra, particularmente en artculos estndar. Es importante para el Departamento de Compras establecer definitivamente quien tiene el poder para hacer requisiciones. Bajo ningn concepto el departamento de compra puede aceptar requisiciones de alguien que no est autorizado especficamente, por tanto queda establecido que las requisiciones de compras las formula el personal de todas las reas funcionales de la empresa. Es justo y relevante que el personal de ventas sepa definitivamente que una requisicin no es una orden. Todas ellas deben ser comprobadas cuidadosamente antes de tomar cualquier accin. El procedimiento para manejar las requisiciones al recibirlas en la oficina de compras es de suma importancia su autorizacin, citando un ejemplo: Al recibir las requisiciones en la oficina de compras son selladas con la hora de recibo y remitidas al empleado que tiene las tarjetas de especificaciones quien fijar la tarjeta de especificacin adecuada a cada requisicin individual. Entonces las requisiciones son enviadas al comprador, quien marcar todos los artculos contratados poniendo en la requisicin la palabra Contrato, el nombre de la empresa a la cual se dirigir la orden, el precio, los trminos, el punto LAB, el valor total, y la fecha de pago para informacin del contador. Enseguida las requisiciones son regresadas al empleado quien mecanografiar la orden, que ser revisada cuidadosamente con la tarjeta de especificacin, precio, trmino y dems datos antes de finalmente enviar por correo la orden al vendedor.

En las formas de requisicin aparece informacin respecto a cual y cuantos artculos se desean, cuando deben estar disponibles y quien hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la Existencia Actual con el objeto de esforzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si realmente son necesarios los artculos.

Funciones del departamento de compras.

Se encarga de la adquisicin de bienes y servicios de calidad, en el tiempo y precio adecuados. Procurando siempre comprar al proveedor ms confiable. La adquisicin de bienes, mercancas y servicios. El pago de las adquisiciones anteriores. Clasificar, resumir e informar lo que se adquiri y lo que se pago.