UNIVERSIDAD TECNOLOGICA BOLIVIANA

CARRERA DE INGENIERIA DE SISTEMAS

SISTEMA INFORMTICO ARCHIVO DOCUMENTARIO PARA EL PROGRAMA DE APOYO PRESUPUESTARIO SECTORIAL PAPS DE LA UNION EUROPEA
UNIVERSITARIO: OSCAR GERARDO MARTINEZ LARUTA DOCENTE: ING. JOS SANTANDER

LA PAZ - BOLIVIA

INDICE
1. 2. 3. ANTECEDENTES.................................................................................................................................... 1 JUSTIFICACIN ..................................................................................................................................... 2 OBJETIVOS.............................................................................................................................................. 2 3.1 3.2 4. 5. 6. 7. 8. 9. Objetivo General ......................................................................................................................... 2 Objetivos Especficos ................................................................................................................ 2

COMPONENTES ................................................................................................................................... 3 ACTIVIDADES ........................................................................................................................................ 4 INDICADORES ....................................................................................................................................... 4 FACTORES EXTERNOS O SUPUESTOS ......................................................................................... 5 INSUMOS................................................................................................................................................ 5 VIABILIDAD ............................................................................................................................................ 5

SISTEMA INFORMTICO ARCHIVO DOCUMENTARIO PARA EL PROGRAMA DE APOYO PRESUPUESTARIO SECTORIAL PAPS DE LA UNION EUROPEA 1. ANTECEDENTES

El Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial, PAPS, es un convenio firmado entre el Gobierno de Bolivia y la Comisin Europea. La finalidad de este convenio es el apoyo a la implementacin del Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca, PNDIC y el ENDIC 2011-2015. Esta es una poltica sectorial del Estado Boliviano que se ejecuta bajo la responsabilidad del Viceministerio de Coca y Desarrollo Integral. El PNDIC surge en primer lugar del Plan Nacional de Desarrollo, que define las lneas estratgicas de los diferentes sectores de la economa nacional. En segundo lugar, se inspira en las experiencias acumuladas luego de varias dcadas de aplicacin de la poltica de desarrollo alternativo, dando as origen al Plan Nacional de Desarrollo Integral con Coca, PNDIC, enmarcado en la lucha contra el narcotrfico y revalorizacin de la hoja de coca. Este plan nacional ha sido aprobado por el CONALTID, que es la mxima autoridad en Bolivia encargada de la lucha contra las drogas y el narcotrfico. Los dos ejes fundamentales de esta nueva poltica son el Control Social y el Desarrollo Integral. La Asistencia Tcnica al PNDIC es responsabilidad de la Empresa Consultora Integration Consulting Group establecida en Alemania, quien se ocupa de facilitar las diversas lneas de accin emanadas de necesidades institucionales del Viceministerio de Coca y Desarrollo integral VCDI, El Fondo Nacional de Desarrollo Alternativo FONADAL y los cooperantes sectoriales. En este sentido a lo largo de los aos de trabajo realizado por el Programa de Apoyo Presupuestario Sectorial PAPS, se ha generado documentacin importante para el sector, por lo que es un valioso aporte para el Estado Boliviano como parte de la experiencia generada a travs de los trabajos realizados con el patrocinio de la Unin Europea, por ello nace la idea de concentrar este valioso esfuerzo en un repositorio documentario. 1

2.

JUSTIFICACIN

De acuerdo al trabajo de relevamiento realizado y la necesidad de contar con un instrumento de gestin documentario se han identificado los siguientes problemas que deben ser resueltos: Inexistencia de la difusin de las experiencias obtenidas por los programas y proyectos en el mbito sectorial y la sociedad. No publicacin de los documentos de manera que los actores sociales beneficiarios y poblacin en general cuenten con el conocimiento de las labores realizadas por el UE y el fin de los fondos. Inadecuado registro de la documentacin generada por los programas y proyectos patrocinados por la Comisin de la Unin Europea y PAPS. No existe una catalogacin de los documentos generados por la asistencia tcnica y los programas y proyectos que cooperan con los sectores patrocinados. 3. 3.1 OBJETIVOS Objetivo General

Se ha identificado como objetivo del proyecto: Contar con un instrumento informtico documentario que permita difundir y fortalecer el conocimiento de la sociedad de las diferentes acciones realizadas para el Estado Boliviano y la Cooperacin de la Unin Europea. 3.2 Objetivos Especficos

Se han identificado los siguientes objetivos especficos: Digitalizar la documentacin generada por las diferentes acciones realizadas por el programa PAPS y proyectos que apoyan al sector patrocinados por la Comisin de la Unin Europea. Desarrollar e implementar un sistema informtico de consulta y difusin de la informacin generada en el mbito de la Cooperacin de la Comisin de la Unin Europea.

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COMPONENTES

COMPONENTE 1: Ordenamiento y digitalizacin. Este componente bibliotecolgico que tiene como tareas: 1) Acopiar la documentacin fsica, 2) ordenar y encuadernar la documentacin fsica, 3) catalogar la documentacin fsica, y 4) Digitalizar y registrarla en la base de datos documentaria (a travs del sistema informtico que se desarrollar). Resultados R1. Archivo fsico catalogado y ordenado R2. Archivo digitalizado y catalogado en una base de datos

COMPONENTE 2: Desarrollo e implementacin de un sistema informtico documentario accesible desde la WEB Este componente est dirigido especialmente al desarrollo informtico del Archivo Documentario, con sus dos mdulos: a) mdulo Administrador, y b) Mdulo Buscador. Resultados: R3. Sistema informtico Documentario en funcionamiento. R4. Usuarios administradores capacitados. R5. Guas de consulta de operacin publicadas en el portal.

COMPONENTE 3: Efecto e impacto de la implementacin del sistema Este componente identifica el efecto e impacto que se pretende lograr con la implementacin del sistema de consulta documentaria. Resultados: R6. Actores sectoriales fortalecidos con una base de datos de conocimiento R7. Incremento en la capacidad de formulacin de polticas sectoriales.

5.

ACTIVIDADES

Para la obtencin de los resultados y productos del proyecto se ha establecido las siguientes actividades que deben ser cumplidas, a lo largo del desarrollo del proyecto: COMPONENTE RESULTADOS 1 R1. Archivo fsico catalogado y ordenado ACTIVIDADES Seleccin y ordenamiento fsico de documentos codificacin y catalogacin de documentos registro de documentos en planillas de categoras R2. Archivo digitalizado y catalogado en una base de datos 2 R3. Sistema informtico Documentario en funcionamiento. Digitalizacin de la documentacin Compresin de documentos Registrar documentos en base de datos Anlisis de requerimientos Diseo del sistema Desarrollo del sistema Implementacin e instalacin del sistema en Hosting

R4. Usuarios Elaboracin de presentacin y materiales de administradores capacitados. capacitacin R5. Guas de consulta de operacin publicadas en el portal. 3 R6. Actores sectoriales fortalecidos con una base de datos de conocimiento Realizacin de cursos de capacitacin Elaboracin de la Gua de consulta del sistema Talleres y presentacin del sistema a actores sociales

R7. Incremento en la Asistencia tcnica continua en la capacidad de formulacin de formulacin de polticas sectoriales a travs polticas sectoriales. de PAPS y uso continuo del sistema Documentario 6. INDICADORES

Los indicadores establecidos para verificar el cumplimiento de los resultados son: RESUL TADO R1 MEDIO DE VERIFICACION 1 archivo fsico ordenado, y Archivo fsico 5000 publicaciones catalogadas ubicado en la UE, y categorizadas, en un lapso de con estantes 60 das. ordenados y empastados con las 5000 publicaciones debidamente INDICADOR 4 LINEA BASE 1 Archivo documentario con registro manual de 5000 publicaciones.

catalogado. R2 5000 registros documentarios en la base de datos catalogados y digitalizados disponibles en el portal. Base de datos del sistema. Reporte de los registros de documentos en el sistema. Sistema instalado en los servidores del Programa de apoyo presupuestario Sectorial. Actas de asistencia a eventos de capacitacin Portal con la gua publicada. No existe una base de datos, ni repositorio digital

R3

1 sistema informtico documentario implementado y en produccin.

No existe Sistemas de informacin.

R4

R5

R6

R7

10 usuarios administradores capacitados en 30 das y 10 eventos de capacitacin. 1 gua de operacin del sistema accesible para todos los usuarios y publicado en el portal. Actores sectoriales fortalecidos Portal accesible con una base de datos de desde www.cocaconsulta. desarrollointegral.o rg.bo y de conocimiento de los actores sociales. 2 Polticas sectoriales Polticas sectoriales. formuladas con base al Archivo Documentario. FACTORES EXTERNOS O SUPUESTOS

No existe usuarios administradores No existe gua.

No repositorio

existe

7.

Los factores externos que podran afectar el desarrollo del proyecto son: 8. INSUMOS

9.

VIABILIDAD