INSTITUTO DE EDUCACION SUPERIOR TECNOLOGICO PBLICO CAP. FAP.

JOSE ABELARDO QUIONES GONNSALES

AO DE LA INTERACIN NACIONAL Y EL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

SECRETARIADO EJECUTIVO
NOMBRES: Anglica Elizabeth

APELLIDOS: Rodrguez Ortiz

SEMESTRES:

V.

DOCENTE CURSO

: Karla Neyra : Ofimtica General I

TEMA

: Trabajo

TUMBES-PER 2012

LA SECRETARIA COMO ASISTENTE DE GERENCIA

Un rol que ha evolucionado en los ltimos aos a nivel empresarial es el de la secretaria ejecutiva o, como se le denomina ahora con ms exactitud: la asistente de gerencia. Sin embargo, algo que no ha cambiado es el papel clave que cumplen estas profesionales, consideradas el brazo derecho de los altos ejecutivos. En la actualidad, el importante protagonismo que presentan en el mundo de los negocios va aumentando paulatina pero inevitablemente. Sus conocimientos han pasado del manejo de las agendas y asuntos personales de sus jefes a saber cmo solucionar conflictos, atender cuestiones administrativas y organizar las tareas cotidianas. De igual modo, la secretaria ejecutiva o asistente de gerencia moderna ya no slo debe tener la sabidura bsica que la gestin empresarial necesita, sino tambin cualidades personales en las que se demuestre su buen carcter, comportamiento, responsabilidad y compromiso organizacional. Es decir: sentido comn y buen trato. Este nuevo panorama ha obligado a replantear los contenidos educativos y de formacin que, hasta hace poco, se dictaban a las trabajadoras de este sector. Las tradicionales clases de taquigrafa, computacin y redaccin han cedido el paso a las tcnicas de expresin oral, desarrollo de habilidades interpersonales, relaciones pblicas y gestin de eventos. Se espera de ellas una alta preparacin para crear, innovar e implementar proyectos; preparar presentaciones de productos o servicios; concertar reuniones; realizar eventos y atender a proveedores y clientes. Paralelamente, un factor

emocional tambin est presente: la confidencialidad. Lo que ms valoran los gerentes es su formacin acadmica pero tambin el aspecto personal. El valor agregado que despliegan las secretarias ejecutivas y asistentes de gerencia diariamente es fundamental para el xito de la administracin de los principales funcionarios y, adems, es uno de los eslabones para el desarrollo exitoso de su carrera profesional. Tres grandes campos debemos tener en cuenta para el cumplimiento ptimo en su labor son: 1. Competencias Emocionales: La figura profesional de la secretaria est cambiando da a da en cuanto a las funciones y los requisitos necesarios para conseguir una verdadera proyeccin profesional, en donde son las habilidades emocionales las que tienen un mayor impacto en el mundo empresarial, ms an que las mismas e imprescindibles competencias tecnolgicas. 2. Competencias Sociales: Las competencias sociales se relacionan con el saber ser y estar, necesarios para mantener buenas relaciones con las personas con quienes interactuamos en el mbito social y/o laboral. Las competencias sociales son aquellas aptitudes necesarias para tener un comportamiento adecuado y positivo que permiten afrontar eficazmente los retos en la vida diaria y construir su propia imagen como clave para desarrollar su carrera profesional. 3. Competencias de Gestin: El trabajo de una asistente de gerencia implica lograr los qu (objetivos) sin descuidar los cmos. En este taller, se presentarn tcnicas que permitirn lograr ms con menos recursos (tiempo, dinero, estrs), sobre la base de las cuatro principales funciones toda gestin: Planificacin, Organizacin, Direccin y Control. 1. Tambin la secretaria tiene en la actualidad nuevos Roles y nuevas competencias, pero especialmente las actitudes y otros aspectos que permitan seleccionar la idoneidad en el desempeo del cargo, en escenarios que se caracterizan por: La Importancia significativa del conocimiento, no slo en la esfera de lo econmico, donde la vitalidad de los sistemas productivos y la competitividad internacional dependen cada vez ms de innovaciones tecnolgicas y del conocimiento, sino tambin en todas las otras esferas socioculturales, llevando a considerar la sociedad actual como la sociedad del conocimiento El rol de las comunicaciones, la nuevas apertura que ha generado Internet, informtica que con lleva a saber manjar sus fundamentos bsicos que le den paso al manejo de herramientas que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina ms fcilmente.

 Las exigencias que los sistemas econmicos y comerciales hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la forma de cmo colaborar con la gerencia en pro de facilitar su desempeo. . La exigencia de responder a nuevas e impredecibles necesidades productivas y de ocupacin. . El rol, alcance de la competitividad. Lo cierto que al evaluar los requisitos que deben cumplir las secretaria ejecutivas en la actualidad , se debe tener muy en cuentas todas las capacidades, competencias que el cargo demanda, no obstante, consideramos se haga nfasis en una de las grandes debilidades que se encuentra en el ejercicio de la funcin. como son lo relacionado a las competencias actitudinales. Sobre ella se ha escrito, que las competencias actitudinales, forman, junto a los conocimientos y habilidades, la triada de competencias laborales, que en su estndar ms alto definen nuestras fortalezas de trabajo. La actitud, a diferencia de las otras competencias mencionadas, generalmente es una cualidad innata del ser humano y no fcilmente pasible de ser aprendida o adquirida, como si pueden serlo los conocimientos (en idiomas, por ejemplo) o las habilidades (prctica en el uso de un software en particular). Es importante para ambos actores la gerencia y su secretaria ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales, por ejemplo. Lo correspondiente al gerente seran: capacidad de Liderazgo; Iniciativa y tenacidad; Relaciones pblicas; Comunicacin ; Planificacin y organizacin estratgica; Orientacin a resultados; Orientacin a la calidad; Conciencia organizacional; Autoridad; Desarrollo y motivacin de personas; Trabajo en equipo y delegacin; Negociacin y persuasin; Asuncin de riesgos; Confianza en s mismo y autocontrol. En lo concerniente a la Secretarias: Auto confianza. Auto desarrollo. Auto motivacin. Comunicacin interpersonal. Disponibilidad. Gestin de conflictos. Gestin de recursos.

 Impacto e influencia Autoestima y asertividad 2. Evaluar, que tanto demuestra su autoconfianza en ella misma, su seguridad, sus emociones, comunicaciones, as, si est plenamente identificada con su desarrollo, necesidades de logros, autoconocimiento de s mismo, motivacin, saber escuchar, ser asertiva, respetuosa, maneja adecuadamente las interrelaciones humanas.

Importancia de la Secretaria o Asistente de Gerencia: Son discretas, competentes, poseen el control de la agenda de los empresarios ms importantes. Generalmente tienen tanto o ms poder que sus patrones, y se las respeta porque muestran gran jerarqua. Es a la vez secretaria ejecutiva, guardin de la seguridad de su jefe, pero tambin es la asistente administrativa, multiprofesional, multifuncional y adems tiene alta capacidad emprendedora.