Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios

Preguntas frecuentes
1. Una empresa que por la naturaleza del producto que comercializa (solventes qumicos) arroja una merma por evaporacin y manipuleo, consulta como tendr que efectuar el registro de las mismas teniendo en cuenta que en el Formato del Registro de Inventario Permanente aprobado por la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, no existe columna para considerar dicho concepto. La informacin que requiere el Registro de Inventario Permanente, en unidades o valorizados, en principio no ha modificado sustancialmente la forma como controlamos nuestras existencias, solo establece requisitos mnimos que debe contener. De esta forma, en el caso de prdidas producidas fuera del proceso productivo si la empresa ha ingresado normalmente la prdida por merma como una salida debe continuar empleando esa poltica, correspondindole asignar como tipo de operacin segn la Tabla N 12 el cdigo 13 - Mermas aplicable a los Registros de Inventarios Permanentes. 2. En el Registro de Compras, es obligatorio registrar los comprobantes de pago en orden cronolgico? Considerando el propsito de la Resolucin N 234-2006/SUNAT, en el caso especfico del Registro de Compras no resulta aplicable el requerimiento de orden cronolgico (salvo, que est referido a la llegada de los comprobantes a la empresa). En este sentido, se deber anotar en el Registro de Compras los comprobantes de acuerdo con el orden de llegada de los mismos. Advirtase sin embargo, que si se cuenta con un sistema computarizado para el Registro de Compras, que imprima en forma agrupada y subtotalizada por tipo de comprobante, los documentos no se mostrarn segn el orden del nmero correlativo del registro o cdigo nico de la operacin de compra. 3. Considerando que el Libro Bancos, es un Libro auxiliar debe ser legalizado? Respecto a la legalizacin, sealan los artculos 2 y 3 de la Resolucin de Superintendencia Intendencia N 2342006/SUNAT (30.12.2006) que los Libros y Registros vinculados a asuntos tributarios, deben ser legalizados antes de su uso por el notario o juez de paz a falta de ste, incluso; cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas. En funcin a dicha premisa, resulta relevante indicar que los libros y registros que el contribuyente debe llevar en forma obligatoria en virtud a la normativa vigente son los que califican como vinculados a asuntos tributarios, en la medida que se encuentren en la relacin del Anexo 1 de la mencionada resolucin. Al respecto, cabe sealar que en el mencionado Anexo se encuentra considerado el Libro Caja y Bancos en , el que como sabemos se registran mensualmente toda la informacin proveniente del movimiento del efectivo y del equivalente de efectivo, es decir en general todos los ingresos y salidas de dinero ya sea en efectivo o a travs de las cuentas bancarias. De lo antes expuesto se puede observar que el Libro Bancos constituye un registro auxiliar voluntario o potestativo en el que se registra nicamente los ingresos y salidas de las cuentas bancarias que no est comprendido en el mencionado Anexo 1. En consecuencia, no es obligatorio que el mencionado libro tenga que ser legalizado, no obstante es opcional que el contribuyente pueda hacerlo. Superintendencia de la SUNAT, que se vinculen con la tributacin". Este tipo de infraccin contiene elementos de una conducta contnua, en el tiempo, por lo cual se configura en el momento en que se regulariza la infraccin, es decir desde que el contribuyente actualiza sus libros y/o registros, considerando dicha fecha para efecto del clculo de la sancin y de los intereses moratorios. Complementariamente, cabe indicar que al ser un tipo de infraccin Unitaria y no Plural, la sancin aplicable es una sola, independientemente del nmero de libros que se encuentren en infraccin. En la consulta planteada se observa que se legaliz y actualiz el registro de compras en el mes de junio 2005, sin embargo an no haba legalizado ni actualizado el Registro de Ventas, mantenindose en infraccin dada la naturaleza de continuidad de la misma ya antes sealada. En ese sentido, la infraccin se configura en el mes de octubre del 2007 sindole aplicable una multa que asciende al 0.3% de los Ingresos Netos, la misma que no podr ser menor al 10% de la UIT ni mayor a 12 UIT. Dada la fecha en que se configura la infraccin procede aplicar el Rgimen de Gradualidad aprobado por la Resolucin de Superintendencia N 063-2007/SUNAT, vigente a partir del 01.04.2007. Es importante precisar que de acuerdo con el Anexo II de dicha Resolucin, la forma de subsanar este tipo de infraccin es poniendo al da los libros y registros que fueron detectados con atraso mayor al permitido por las normas correspondientes. En el caso de subsanacin voluntaria la rebaja es del 90% si se subsana y paga la multa y del 80% si se subsana sin el pago de la multa. Por lo tanto, dado que en este caso actualiz (subsan) pero no pag conjuntamente la multa, la rebaja es del 80%.

4. Un contribuyente del Rgimen Especial del Impuesto a la Renta ha iniciado sus operaciones el 04 mayo del 2005, su registro de compras lo legaliz y actualiz en el mes de junio 2005 y el registro de ventas lo legaliz y actualiz en el mes de octubre del 2007. A cunto asciende la multa por ambos libros y cul es la gradualidad aplicable? La infraccin que se configura en el supuesto planteado en la consulta es la que se encuentra tipificada en el numeral 5 del artculo 175 del Cdigo Tributario relacionada con Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de

5. En el Registro de Compras se han anotado operaciones hasta el mes de noviembre del 2006, el nuevo libro se ha legalizado el da 15 de diciembre 2006 y se han registrado operaciones desde el 01 da del referido mes. Se habra incurrido en

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atraso en el mencionado Registro, y en consecuencia se producira el desconocimiento del crdito fiscal? La Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT, al igual que en la normatividad anterior no establece plazo de legalizacin, no obstante se ha dispuesto que la oportunidad de la legalizacin de los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios debe realizarse antes de su uso, vale decir antes que se efecte la impresin de las operaciones que comprendan los mismos. En ese sentido, debemos sealar que dado que existe un plazo mximo de atraso con el que pueden ser llevados dicho libros y/o registros, la Administracin Tributaria tiene como criterio aplicar dicho plazo tambin para el plazo de legalizacin. En efecto SUNAT considera que dentro de dichos plazos tendra que legalizarse los libros y/o registros vinculados a asuntos tributarios previamente a la anotacin de las operaciones; de tal manera que de no observarse ello no se estara cumpliendo con observar la oportunidad de la legalizacin y el plazo mximo de atraso. Con relacin al plazo mximo de atraso en que se pueden anotar las operaciones en los libros y/o registros debemos sealar que la administracin establece para el Registro de Compras el plazo de diez (10) das hbiles contados desde el primer da hbil siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo. En consecuencia, el plazo mximo de atraso permitido para el Registro de Compras del mes de diciembre sern los 10 primeros das hbiles del mes de enero, por lo que si la legalizacin y registro se realiz dentro de dicho plazo, no habr incurrido en infraccin y por lo tanto no se producir contingencia con respecto al crdito fiscal del IGV. 175 del Cdigo Tributario relacionada con Llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad u otros libros o registros exigidos por las leyes, reglamentos o por Resolucin de Superintendencia de la SUNAT, que se vinculen con la tributacin". Para el caso de este tipo de infraccin la conducta de llevar atrasado dicho registro queda evidenciada con la fecha de legalizacin del registro por parte del notario; en este sentido se puede determinar de manera puntual la fecha de comisin de la infraccin y en funcin a ello se considera para efecto del clculo de la sancin y de los intereses moratorios. Cabe advertir que similar criterio ha esbozado la administracin tributaria a travs del Informe N 131-2002SUNAT/K00000 de fecha 17.06.2002, el cual seal que se incurre en la infraccin establecida en el numeral 4 (actual numeral 5) del articulo 175 del CT si el registro de las operaciones en los libros y registros sealados en el numeral 7 del articulo 1 de la Resolucin de Superintendencia N 078-98/ SUNAT se realiza con un atraso mayor a tres meses, contados desde el mes siguiente de efectuadas las operaciones, an cuando este incumplimiento se subsane antes de realizarse un procedimiento de verificacin o fiscalizacin. En consecuencia si la legalizacin del libro o registro se efecta antes del uso y las anotaciones en el mismo corresponden a periodos anteriores a dicha legalizacin, y la Administracin Tributaria constata que la anotacin en el libro o registro se ha producido fuera del plazo de atraso permitido, procede que aplique la sancin que contempla el CT . En el presente caso, cabe indicar que dado que la legalizacin y actualizacin se produjo en el mes de julio 2007, es en dicha oportunidad que se entiende cometida la infraccin. Por lo tanto, an cuando la fiscalizacin se produce en el mes de setiembre 2007, ello no cambia el hecho que la infraccin se incurri y subsan con anterioridad (julio 2007), sindole aplicable una multa que asciende al 0.3% de los Ingresos Netos, la misma que no podr ser menor al 10% de la UIT ni mayor a 12 UIT. Respecto al Rgimen de Gradualidad aplicable, es aqul que se encuentra vigente a partir del 01.04.2007 aprobada por la Resolucin de Superintendencia N 063-2007/SUNAT, en este caso considerando que la subsanacin se produce en forma voluntaria la rebaja de la multa es del 80% al haberse subsanado y no pagado la multa. 7. Quines se encuentran obligados a llevar un Registro de Costos? Se encuentran obligados a llevar este Registro todo contribuyente cuyos ingresos brutos anuales en el ejercicio anterior supere las 1,500 UIT y sean empresas industriales que transformen materias primas o encarguen la transformacin de sus materias primas a terceros, es decir, que desarrollen actividades de produccin y transformacin de bienes; excluyndose a empresas comerciales (reventa de bienes) y empresas de servicios. Es de advertir que si bien este Registro es exigido por el D.S. N 134-2004-EF (05.10.04) se encontraba supeditado a lo que estableciera SUNAT, situacin que se ha producido mediante Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT que fuera publicada el 30.12.2006. 8. A partir de que fecha es obligatorio llevar el Registro de Consignaciones? Inicialmente fue concebido como un control permanente por el artculo 19 de la Ley N 27039 (31.12.98) vigente a partir del 01.01.1999 que modific el artculo 37 del TUO de la Ley del IGV y sus primeras regularizaciones (requisitos) fueron dadas por el artculo 31 del D.S. N 064-2000-EF (30.06.2000) que modifica el artculo 10 del Reglamento del IGV. De lo anterior, debe sealarse que dicho registro es exigible llevarlo a partir del 01.01.1999. Sin embargo, hasta el 31 de diciembre del 2006, no requera ser legalizado, por no encontrarse dentro de la relacin de libros y registros vinculados a asuntos tributarios establecido mediante Resolucin de Superintendencia N 132-2001/SUNAT (24.11.2001). No obstante, a partir del 01.01.2007 se requiere su legalizacin, al haberse incluido en el Anexo 1 de la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006). De igual forma, antes del 01.01.2007 no exista un plazo mximo de atraso permitido para este registro, toda vez que no se encontraba expresamente regulado en la Resolucin de Superintendencia N 078-98/SUNAT (20.08.98); sin embargo a partir del 01.01.2007, el plazo mximo de atraso permitido son de 10 das hbiles contado desde el primer da hbil del mes siguiente a aqul en que se recepcione el comprobante de pago respectivo, tal como lo establece la Resolucin de Superintendencia N 234-2006/SUNAT (30.12.2006). n

6. Una empresa se encuentra en un proceso de fiscalizacin y le han detectado la legalizacin y actualizacin del Registro de Inventario Permanente (Julio 2007) que se encuentra obligado a llevar a partir del ejercicio 2006, en funcin a los Ingresos Brutos obtenidos en el ejercicio 2005. La multa aplicable debe ser determinada sobre la base de las sanciones vigentes en el ao 2006 (20% de la UIT, ) o la vigente al 2007 (0.3% de los Ingresos Netos)? La infraccin que se configura en el supuesto planteado es la que se encuentra tipificada en el numeral 5 del artculo

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