POR QUE INVESTIR EM MEMRIA CORPORATIVA?

Diferente da concepo geral, a memria organizacional no se resume apenas a uma sala expositiva, com feitos e conquistas de uma empresa. A utilizao de um projeto de Memria Corporativa com metodologia e direcionado, torna-se uma ferramenta para a empresa compreender e antecipar mudanas, alm de facilitar o desenvolvimento de iniciativas estratgicas. Entendendo a empresa e o ramo de atividades em que ela atua, as relaes que mantm com seus clientes e, estando capacitado a observ-la no contexto histrico, qualquer colaborador pode se preparar melhor para prever e responder mais rapidamente a eventos futuros. Esta ferramenta estratgica proporciona aos membros de uma empresa uma melhor viso de detalhes do ambiente em que ela se encontra, por meio de pesquisas e anlises do ambiente externo a ela - concorrncia, clientes, economia, mudanas sociais e polticas - , bem como a do ambiente interno - histria, cultura, filosofia, foras e fraquezas, estratgias e atitudes positivas e negativas. Neste contexto, amplia-se a possibilidade de criar estratgias que incluam diversos planos com base em cenrios diversificados, favorecendo o sucesso. Desenvolver planos tomando como ponto de partida cenrios predeterminados, ou seja, conhecidos, permite transies contnuas e suaves para as mudanas que ocorrem no ambiente em que a empresa atua. Hoje, vivemos uma fase de grandes mudanas no mundo e, os empresrios, sabem da necessidade de desenvolver planos estratgicos para se adaptar as mudanas e se garantir ou se manter no mercado.

Memria Corporativa identificao, qualificao, registro e disponibilizao das informaes

essenciais para a memria empresarial.

BENEFCIOS DA MEMRIA INSTITUCIONAL

Um Centro de Memria Institucional tem como premissa valorizar o maior patrimnio cultural da empresa: sua histria.

OBJETIVOS
Valorizar o trabalho de ex e atuais funcionrios e colaboradores; Identificar a misso e viso da empresa em sua trajetria; Possibilitar economia de tempo em pesquisa de dados corporativos; Reduzir re-trabalho e/ou inconsistncia de informaes corporativas.

Para promover um minucioso trabalho de resgate, organizao e preservao da documentao desta trajetria e alcanar os objetivos propostos, a Espao-Conhecimento desenvolveu uma metodologia que embasada na experincia de sua equipe multidisciplinar. A partir da organizao e disponibilizao das informaes desta documentao, uma empresa ter prontamente os benefcios desta ferramenta estratgica.

BENEFCIOS
Valorizao da cultura institucional; Disseminao do histrico de relacionamento com parceiros; Divulgao da cultura de valorizao e preservao de documentos; Construo da linha do tempo da empresa, seus produtos e servios; Disponibilizao da documentao estratgica; Identificao do relacionamento temtico entre documentos de diversos tipos; Garantir o acesso restrito a documentos sigilosos: Diminuiao do desgaste pelo manuseio de objetos considerados histricos.

Atravs de anlise da documentao estratgica tambm podemos delinear o mercado de atuao da empresa.

ATIVO INTANGVEL
Caractersticas fsicas de uma empresa podem ser mensuradas, mas no seus bens intangveis como: cultura, marca, capital intelectual, participao mercadolgica, imagem, qualidade nos relacionamentos com diferentes grupos, impactos ambientais, entre outros. Recentemente o Financial Times declarou que os bens intangveis definem de 75% a 90% do valor de uma empresa. No Brasil, para acompanhar esta tendncia mercadolgica, o CPC - Comit de Pronunciamentos Contbeis trata especificamente destes bens em seu Pronunciamento N 04. Dentre nossos muitos estudos na rea, identificamos trs itens como os maiores produtores de ativos intangveis: descobertas, prticas organizacionais e recursos humanos. Leia-se em recursos humanos, a cultura organizacional, prontamente reconhecvel por clientes e colaboradores, atravs dos valores essenciais transmitidos pelos funcionrios da empresa, em suas aes dirias. Sabemos que muitas so as empresas que capacitam seus funcionrios para atuarem dentro valores essenciais, mas, com o passar do tempo o esquecimento inevitvel. Ento, como fazer para que alm de compreender a importncia da cultura, ele atue sempre, de acordo com este valor essencial para a empresa? Sentir-se parte e responsvel pelo sucesso que a empresa, a nossa resposta.

Assim como a emoo envolve as pessoas quando vem fotos e objetos que fazem parte de sua histria, tambm os funcionrios se emocionam ao rever situaes da qual participaram e tiveram importncia para o crescimento da empresa.

CRISE E COMPROMETIMENTO
Uma anlise da histria nos leva a ver que esta no a primeira crise que os empresrios brasileiros enfrentam. Mas as oportunidades continuam para quem no se deixa abalar por acontecimentos como este. As empresas se sentem compelidas a mudar radicalmente suas estratgias de negcio para enfrentar os desafios de manter ou ampliar seus mercados e aproveitar as oportunidades decorrentes desta mesma crise, atendendo as necessidades das novas demandas da sociedade. Para isso, as empresas precisam de pessoas pr-ativas, que criem, ousem, inovem, tenham entusiasmo e se sintam motivadas pelos desafios que surgem a cada dia, que faam mais do que apenas cumprir ordens. Mas, como ter atitude de comprometimento dos funcionrios em meio a uma crise? Valorizando o funcionrio, para que ele mantenha a motivao, o comprometimento e perceba que o crescimento da instituio tambm depende dele. Voltando-nos para a empresa que comeou com o sonho de seu fundador e tem na sua cultura um dos alicerces de seu crescimento, preciso manter este foco, promovendo o resgate de sua histria, que tambm a histria das pessoas que participam de sua trajetria. Os participantes desta trajetria podem rever o quanto o comprometimento com a cultura da empresa reflete hoje, positivamente, nos seus produtos e servios, despertando neles o sentimento de pertena, o orgulhoso de fazer parte, de retomar a imagem idealizada por seu fundador. Como diferencial de vantagem competitiva, criar um Centro de Memria valorizar as aes dos funcionrios que construram a empresa, mostrando seu crescimento, suas transformaes e sua consolidao. A construo desta trajetria proporciona a projeo social da empresa, no apenas como uma unidade de produo de bens e servios, mas por sua atuao scio-cultural fortalecida por sua imagem atravs da histria.

MEMRIAS E HISTRIAS DO SUCESSO DE SUA EMPRESA

Valorizar o passado e o presente, esta nossa proposta para mostrar sociedade em geral, a trajetria de sua empresa, registrando os feitos e fatos guardados na memria de seus colaboradores. Coordenado pela Espao-Conhecimento, o projeto conta com a parceria de profissionais e empresas qualificadas para realizar um trabalho minucioso e de qualidade, para transformar os dados recolhidos em um Livro Histrico.

Para este resultado so empregadas tcnicas avanadas de Gesto do Conhecimento:

Pesquisa Histrica para contextualizao dos depoimentos; Memria Oral entrevista com as pessoas indicadas pela empresa; Catalogao e organizao cronolgica de documentos e fotografias; Digitalizao de imagens; Transcrio analtica de depoimentos e criao de texto; Desenvolvimento de arte; Diagramao, impresso e acabamento.

Um livro criado neste contexto representa uma fonte de informaes para diversos pblicos, contribuindo no mbito externo para divulgar a consolidao da empresa no mercado e como incentivo s pesquisas acadmicas, e no mbito interno, possibilitando que a empresa no perca os referenciais ligados s suas identidades. Assegurar a preservao da memria das empresas de suma importncia no s para que as novas geraes conheam e valorizem a sua trajetria, mas tambm reconheam o valor intangvel de seu patrimnio histrico e cultural.

POLTICA DE PRESERVAO DE DOCUMENTAO

Atividades de preservao preventiva do acervo documental institucional.

PROCESSAMENTO TCNICO
Um pr-diagnstico elaborado durante o processamento tcnico do documento em sistema designado pelo Cliente, considerando sua tipologia e estado de conservao. Os campos com informaes do pr-diagnstico abrange:

Descrio fsica Tipo de material Tipo de suporte

Estado de conservao Interveno no material

Recomendaes de Conservao e Restauro

DIGITALIZAO

Todos os documentos, aps selecionados quanto a prioridade de tratamento tcnico, devem ser digitalizados com scaner ou registro fotogrfico. A digitalizao proporciona o acesso ao contedo informacional e preserva o documento original do manuseio do consulente, minimizando sua degradao.

DIAGNSTICO
Uma ficha de diagnstico completo elaborada para os documentos que apresentem necessidade de tratamento especfico. Este estudo sobre o material e sua condio fsica servir como guia de orientao para todas as outras etapas de tratamento que se seguiro.

GUARDA DE DOCUMENTOS
LIMPEZA Conforme diagnosticado o material higienizado de forma mecnica ou qumica. ESTABILIZAO FSICA So feitos reparos que estabilizem o documento, como a planificao, reforo em pequenos rasgos ou vincos nos documentos em papel. Quando necessrio o material ser encaminhado, mediante consulta e autorizao do Cliente, para restauro com especialista. ACONDICIONAMENTO O acondicionamento obedece aos critrios de qualidade arquivstica na confeco de embalagens especiais, utilizando-se materiais com nvel de Ph neutro ou alcalinidade controlada. MOBILIRIO E CONDIES AMBIENTAIS Especificao de dados tcnicos para mobilirio adequado guarda e monitoramento de temperatura, luminosidade e umidade relativa do ar.

FALA INSTITUCIONAL

Objetivo do Projeto Fala Institucional

Identificar gaps nos fluxos de informao, relaes interpessoais e processos organizacionais para promover melhoria nos processos de trabalho. Metodologia Com resultados comprovados a metodologia que desenvolvemos leva funcionrios a perceberam como atuar com qualidade e eficincia, atravs de exerccios de capacitao para identificar prioridades e apontar solues para as dificuldades dirias.

Projeto Fala Institucional em Instituio Pblica

Utilizamos tcnicas que levam os participantes a refletir sobre a cultura da qualidade na prestao do servio pblico, expressa na Constituio Federal como critrio para o controle de resultados da administrao pblica: o agente pblico deve realizar suas atribuies com presteza, perfeio e rendimento funcional.

INFORMAO ESTRATGICA, TTICA, OPERACIONAL

Um grande aliado no planejamento de aes futuras, o conhecimento das aes feitas no passado, possibilitando identificar suas falhas e acertos.

Esse conhecimento o ncleo de um Centro de Memria.

A leitura criteriosa desta documentao estratgica do Centro, uma contribuio mpar para valorizar o trabalho feito pelos fundadores e funcionrios, alm de evidenciar para os sucessores as dificuldades enfrentadas para se tornar uma empresa de sucesso.

Na anlise visando preservao documental, algumas informaes podem estar integradas e/ou relacionadas entre diversos tipos de documentos, por isso, a caracterstica da informao um item importante para entender sua abrangncia:

ESTRATGICAS
Decises da alta administrao que geram atos com efeito duradouro, a partir do planejamento estratgico, como por exemplo, uma nova fbrica, nova linha de produo, novos mercados, novos produtos, novos servios, que envolvem toda a estrutura organizacional, com informaes macro, ou seja, utilizam informaes internas e

externas.

TTICAS
Decises que ocorrem no nvel gerencial e produzem efeitos a mdio prazo e de menor impacto na estratgia da organizao, com informaes sintetizadas por unidade departamental, de um negcio ou uma atividade da empresa.

OPERACIONAIS
Decises ligadas ao controle e s atividades operacionais da empresa, para alcanar os padres de funcionamento pr-estabelecidos, com controles do detalhe ou do planejamento operacional, criando condies para a realizao adequada dos trabalhos dirios da organizao, com nvel de informao de pormenores de um dado, uma tarefa ou uma atividade.

Faz parte da anlise da informao a ser preservada em um Centro de Memria a considerao de algumas caractersticas para o conjunto documental:

Contedo nico; Sem generalizaes; No abstrata (auto-explicativa); Mais de duas palavras; Sem verbo; diferente de documento.