Decenio de las Personas con Discapacidad en el Per Ao de la Unin Nacional frente a la Crisis Externa

INFORME TCNICO PREVIO DE EVALUACIN DE SOFTWARE

003-2010-APN/OGA/SISTEMAS
IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DOCUMENTARIA PARA LA AUTORIDAD PORTUARIA NACIONAL

I.

DATOS INICIALES NOMBRE DEL REA: OFICINA GENERAL DE ADMINISTRACIN. RESPONSABLE DE LA EVALUACIN: CSAR ENRIQUE TALLEDO LEN CARGO: ENCARGADO DE OGA - SISTEMAS FECHA: 25 DE NOVIEMBRE DE 2010

II. JUSTIFICACIN: La Secretaria del Directorio quien est a cargo de las funciones de Trmite Documentario solicit la contratacin de un servicio de implementacin de un nuevo Sistema de Gestin Documentaria para la APN. Para ello, solicit la aprobacin de dicha contratacin a la Gerencia General mediante el memorando 014-2010-APN/SD, dicho requerimiento fue aprobado el 18 de enero de 2010. El sistema de trmite documentario actual que posee la APN fue creado a fines del ao 2005 y se implement a mediados del 2006 con una inversin de menos de 1 UIT encargado a un consultor externo. El objetivo de este programa fue el registro de documentos externos nicamente. Posteriormente se realiz adecuaciones para poder registrar los documentos internos as como su historial. Dicho sistema se cre cuando la APN solo tena unas cuantas oficinas implementadas y para un flujo reducido de documentos. En la actualidad el flujo de documentos as como la cantidad se han visto incrementados considerablemente. Debido a este crecimiento el sistema se ha visto limitado en su funcionalidad y no posee las capacidades para mayores ampliaciones. Dicha situacin evidencia la necesidad de implementar un nuevo sistema de trmite que se ajuste a las necesidades de la institucin. Segn lo establecido en el alcance de los trminos de referencia del servicio en cuestin, dicho requerimiento tiene alcance y funcionalidades especficas a la medida de las necesidades de la gestin documentaria de la institucin. Con la implementacin de un nuevo sistema de gestin documentaria se pretende alcanzar los siguientes objetivos:

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1. Contar con un sistema informtico especializado que administre toda la documentacin digital de la APN. 2. Crear y administrar los flujos de la documentacin tanto interna como externa en todos sus niveles mediante una plataforma workflow 3. Administrar el contenido de los documentos de la APN mediante una plataforma de Enterprise Content Management 4. Tener una base de datos digital centralizada y segura de la documentacin de la institucin. 5. Contar con mecanismos de control y alertas dentro del flujo de trabajo de la documentacin. 6. Garantizar la confidencialidad de la informacin dentro de cada uno de los procesos de la administracin. 7. Contar con Mantenimiento y Soporte de la aplicacin informtica garantizando el funcionamiento adecuado y una disponibilidad y rendimiento adecuado.

III. ALTERNATIVAS La Ley 28612, Ley que norma el uso, adquisicin y adecuacin del software en la administracin pblica indica en su artculo 5 que el informe previo de evaluacin de software debe contener .un anlisis comparativo de valores de mercado, as como los costos y beneficios en el corto, mediano y largo plazo de las licencias existentes. En el caso de existir un solo tipo de software, el informe se limitar a certificar este hecho. Por otro lado, el reglamento de la ley N 28612, aprobado mediante el Decreto Supremo N 024-2006-PCM, en su artculo 2.- mbito de Aplicacin, seala que El presente reglamento es aplicable a todas las adquisiciones del software y servicios informticos que realicen las entidades del Estado bajo el mbito del Texto nico Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Segn los trminos de referencia dicho proyecto est orientado a desarrollar e implementar un sistema de trmite a la medida de las necesidades en materia de gestin documentaria. Por lo tanto, el servicio no incluye la adquisicin de ningn tipo de licencias de software. Bajo esa premisa y el enfoque de desarrollo de un nuevo sistema inexistente segn los trminos de referencia, no es posible hacer referencias a licencias de software existentes en el mercado. Finalmente, en referencia al Reglamento de Ley N 28612 y su artculo 2 el cual seala que el reglamento es aplicable a adquisiciones de software, se debe indicar que al tratarse de un desarrollo de software, no es posible su aplicacin ya que segn las caractersticas del sistema, este ser el resultado de un proceso de desarrollo lo cual impiden un anlisis comparativo tcnico de productos existentes.

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IV. ANLISIS COMPARATIVO TCNICO Teniendo en consideracin los precedentes descritos, el informe se limitar a establecer los criterios mnimos a cumplir por el sistema considerando la Gua Tcnica Sobre Evaluacin de Software para la Administracin Pblica. Por ello, se ha definido el modelo de calidad que deber cumplir el sistema a desarrollar:

1. MODELO DE CALIDAD 1.1. CALIDAD INTERNA Y EXTERNA

Funcionalidad Adecuacin El software debe ser amigable, rpido, en un entorno cliente servidor o web. Debe evitar la complejidad y a la vez debe mantener las opciones que el usuario deba utilizar. El software debe proporcionarle las herramientas adecuadas para administrar objetivos, indicadores e iniciativas. Exactitud El sistema debe garantizar la exactitud de la informacin de salida y procesada, los cuales deben tener una correlacin con los indicadores establecidos. Compatibilidad de bases de datos El software a desarrollar debe ser compatible con bases de datos relacionales u objetos de Tipo Oracle 11g o SQL Server 2005 o superior. Se deben considerar los mecanismos de respaldo de informacin. Interoperatibilidad El sistema debe ser capaz de interoperar a travs de lenguajes XML o Servicios Web para intercambiar informacin con los sistemas transaccionales. Seguridad El sistema debe brindar mecanismos de seguridad a todo nivel, considerando la administracin de usuarios y accesos a todo nivel. Se debe considerar la encriptacin de claves as como el registro de sucesos y transacciones.

Fiabilidad Madurez El software debe ser estable para el buen desarrollo del trabajo del usuario de la APN. El software deber evitar cadas por un manejo inadecuado de las funciones por parte del usuario o una mala interaccin con el sistema operativo del software. Tolerancia a errores La posible aparicin de errores debe ser controlada y manejada con mecanismos y avisos amigables y entendibles. No debe cerrar ninguna aplicacin del software o daarlo en casos extremos. La aparicin de esos errores no debe daar el funcionamiento del sistema operativo.

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Recuperabilidad De ocurrir una cada inesperada, la informacin registrada en el sistema debe permanecer intacta. No se aceptar perdida de informacin en ninguna condicin.

Usabilidad Entendimiento El entorno de las aplicaciones del software de ofimtica debe ser intuitivo de tal manera que no se haga difcil al usuario adaptarse al nuevo software. El usuario debe ver en el software de ofimtica una herramienta que apoye su trabajo. El software no debe complicar el trabajo del usuario por el contrario debe facilitarlo. Aprendizaje El software debe proporcionar informacin necesaria y sencilla para entender el funcionamiento por parte del usuario APN. La empresa desarrolladora del software debe proporcionar un manual adecuado para la aplicacin del software. Operabilidad El software deber ser de fcil manejo y fcil configuracin. El usuario APN no debe necesitar tener grandes conocimientos en dicho software para poder manejarlo. Atraccin El software debe proporcionar un entorno visual atractivo, ordenado y coherente con la finalidad que el usuario pueda ser atrado hacia el uso del software.

Eficiencia Comportamiento en Tiempos El software debe realizar sus procesos internos de manera gil, ligera y rpida sin afectar notablemente al rendimiento de la computadora o el servidor donde se encuentre alojado. Utilizacin de recursos Bajo condiciones normales el software debe utilizar los recursos de computacin definidos en sus especificaciones.

Capacidad de mantenimiento Capacidad de ser analizado El software debe proporcionar informacin a travs de registros log de todas las transacciones o errores que puedan ocurrir. Esta informacin debe ser visualizada en un modulo de administracin con los accesos necesarios. Cambiabilidad La empresa desarrolladora debe proporcionar actualizaciones o parches como parte del mantenimiento con la finalidad de mejorar el funcionamiento del software.

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Estabilidad Las actualizaciones o parches del software no afectarn la estabilidad del software o el rendimiento del equipo.

Portabilidad Adaptabilidad El software de ofimtica debe adaptarse a la plataforma Windows Server 2003 o 2008 de 64 bits. Debe soportarse en plataformas de servidores de aplicativos especficamente el Jboss o el IIS de Microsoft y trabajar con bases de datos relacionales especficamente Oracle o SQL Server. Facilidad de instalacin El software debe ser capaz de instalarse mediante un asistente que mantenga las opciones bsicas por defecto. Coexistencia El software no debe generar conflictos tcnicos con otras aplicaciones que se encuentre en el sistema operativo. Reemplazabilidad El software deber tener la capacidad de ser reemplazado por otra versin superior sin traer mayores consecuencias como la perdida de informacin o incompatibilidad de versiones.

1.2.

CALIDAD DE USO

Eficiencia El software en su pleno uso no debe afectar la funcionalidad o rendimiento del equipo donde se realizan trabajos en paralelo. Productividad El software deber minimizar el tiempo de uso reduciendo la complejidad para optimizar el trabajo que realiza el usuario. Seguridad El software debe minimizar el riesgo de prdida de informacin susceptible o critica, dicho criterio sebe considerar adems en las actualizaciones o mantenimientos del sistema. Satisfaccin En un contexto especificado de uso de las funciones para un usuario, este debe satisfacer sus requerimientos funcionales mediante el cumplimiento de sus objetivos a travs de la herramienta.

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V. ANLISIS COMPARATIVO TCNICO DE COSTO BENEFICIO Teniendo en consideracin los precedentes descritos, el informe se limitar a establecer los criterios mnimos a cumplir por el sistema considerando la Gua Tcnica Sobre Evaluacin de Software para la Administracin Pblica:

V.1.

Alcance Implementacin de un sistema de gestin documentaria considerando la funcionalidad descrita ms adelante. Implementacin de un Framework de flujos de trabajo Workflow estndar del mercado segn lo establecido en la seccin tecnologas. Implementacin de un Framework de Gestin de Contenido Content Management estndar del mercado segn lo establecido en la seccin tecnologas. La solucin deber soportar la digitalizacin, gestin y almacenamiento de archivos en formato MS Office, PDF y archivos propietarios. inclusin de alarmas y controles en los flujos de trabajo para documentacin y expedientes en los procesos definidos y no definidos. La solucin deber estar integrada con los frameworks de gestin de contenido y flujos de trabajo (workflow) El sistema debe permitir el envo de correos electrnicos de manera automtica para las notificaciones que se designen. La digitalizacin de documentos y el contenido creado debe almacenarse en la plataforma Enterprise Content Management, y utilizar su base de datos para administrar la metadata. El sistema debe manejar el concepto de expedientes que agrupen documentos. Se debe contar con mecanismos de bsqueda con indizacin parametrizable, inclusive bsqueda en documentos de tipo OCR almacenados en el gestor de contenido. El sistema debe administrar las numeraciones de expedientes y documentos de manera automtica. El sistema deber brindar la posibilidad al administrado, a travs del Portal Web de la Institucin, de consultar el estado de un trmite (trazabilidad de los expedientes). El sistema de permitir el manejo de plantillas basadas en las herramientas de MS Office. Historial y trazabilidad detallado de un documento o expediente, el cual podr ser consultado en cualquier momento. Permitir el registro detallado de documentos basados en el TUPA de la institucin. Permitir definir y controlar la lista de requisitos por cada procedimiento administrativo. Visualizar el documento virtual o escaneado en cualquier etapa del flujo correspondiente, teniendo en cuenta los niveles de acceso establecidos. Posibilidad de establecer accesos a expedientes definidos dentro de procesos reservados o privados para visualizacin de usuarios establecidos.

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Permitir la definicin de series documentales los cuales podrn ser usados para la definicin y archivamiento de documentos. El servicio deber incluir la migracin de los datos de trmite documentario del sistema actual de la APN para los 2 aos anteriores a la implementacin, APN brindar la informacin necesaria para la migracin en el nuevo sistema de trmite documentario en el formato que solicite el proveedor. Mantenimiento y asistencia presencial por un periodo de 3 meses posteriores a la implementacin.

V.2.

Tecnologas

Segn los estndares y mejores tcnicas de construccin de sistemas se requiere lo siguiente: a) b) c) d) e) f) g) Modelamiento: UML Plataforma Operativa: Microsoft Windows 2003 Server. Plataforma de Base de Datos: Oracle 11G Plataforma de Worflow: Intalio BPMS Plataforma de Enterprise Content Management: Alfresco Content Manager Plataforma de Correo Electrnico: Microsoft Exchange Server 2003 o superior. El sistema deber ser una aplicacin Web con la arquitectura estructurada de manera idnea para la correcta ejecucin de su funcionalidad.

Lenguaje y Software para Programacin a) El aplicativo debe estar desarrollado en un Lenguaje Java J2EE b) Contenedor de Aplicaciones Tomcat c) El software debe ser testeado para funcionar con Internet Explorer 6.0 y versiones superiores. d) Los reportes a ser emitidos debern soportar formatos en Excel, PDF, HTML, TXT. Almacenamiento de Datos a) En la base de datos se debe almacenar los registros transaccionales b) La metadata se almacenar en el Gestor de Contenidos. c) La base de datos a utilizar ser ORACLE 11g. d) Como medio de envo para los documentos de notificacin (e-mail), usar el SMTP. Herramientas Ofimticas a) Microsoft Outlook es utilizado en la APN b) Microsoft Office 2003 y 2007. c) Microsoft Project 2007 o superior para el cronograma proyecto.

y seguimiento del

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V.3.

Metodologas

Se deber utilizar el ciclo de vida correspondiente al Proceso Unificado de Desarrollo (Rational Unified Process) y su correspondiente lenguaje UML (Lenguaje Unificado de Modelado) para lo cual deber incluir los siguientes modelos: a) Modelo de Negocio: Diagrama y especificacin de Casos de Uso del Negocio Diagrama y especificacin de Actores y Trabajadores del Negocio b) Modelo de Requerimientos: Diagrama y especificacin de Actores y Trabajadores del Sistema Diagrama de Casos de Uso del Sistema por Paquete Especificaciones de cada Caso de Uso de Sistema c) Modelo de Anlisis Modelo Conceptual (Clases con atributos) Modelo de Datos d) Modelo de Diseo Diagrama de Subsistemas de Diseo

VI. CONCLUSINES GENERALES En cumplimiento de la Ley N 27943 LEY DEL SISTEMA PORTUARIO NACIONAL, que seala que el Sistema Portuario Nacional debe interconectarse digitalmente y siendo la APN un actor importante de este Sistema, se requiere de la implementacin de plataformas de software uniformes y coherentes que promuevan dicha interconexin. Por lo tanto el presente informe establece dichos criterios para que el sistema de desarrollar cumpla con los estndares de desarrollo de la Entidad. El sistema a desarrollar se justifica en la necesidad expuesta por el rea usuaria, La Secretara del Directorio a cargo de Trmite Documentario, de administrar, controlar y optimizar el flujo documentario en la institucin. Segn los trminos de referencia dicho proyecto est orientado a desarrollar e implementar un sistema de trmite a la medida de las necesidades en materia de gestin documentaria. Por lo tanto, el servicio no incluye la adquisicin de ningn tipo de licencias de software. Bajo esa premisa y el enfoque de desarrollo de un nuevo sistema inexistente segn los trminos de referencia, no es posible hacer referencias a licencias de software existentes en el mercado. Finalmente, en referencia al Reglamento de Ley N 28612 y su artculo 2 el cual seala que el reglamento es aplicable a adquisiciones de software, se debe indicar que al tratarse de un desarrollo de software, no es posible su aplicacin ya que segn las caractersticas del sistema, este ser el resultado de un proceso de desarrollo.

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