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1 Creacin de secciones y saltos de pagina. .................................................................................. 4 5.1.2 Encabezado y pie de pgina. ....................................................................................................... 6 5.1.3 Numeracin de pginas. ........................................................................................................... 12 5.1.4 Tablas de contenido e ilustraciones. ......................................................................................... 13 5.1.5 ndice alfabtico........................................................................................................................ 17 5.1.6 Notas al pie y al final del documento. ....................................................................................... 18 5.1.7 Autorresumen. .......................................................................................................................... 19 5.1.8 Vista esquema........................................................................................................................... 22 5.1.9 Traducir. .................................................................................................................................... 22 5.1.10 Marcas de agua. ..................................................................................................................... 23 5.1.11 Administracin de documentos maestros. .............................................................................. 24 5.2 CIERRE .............................................................................................................................................. 25 5.3 ACTIVIDAD COLABORATIVA .............................................................................................................. 25 5.4 TAREA ............................................................................................................................................... 26 5.5 ACTIVIDADES .................................................................................................................................... 26
Tema 5. Funcionalidades.
OBJETIVOS:
Agregar encabezados y pies de pgina bsicos al documento, como nmeros de pgina correlativos, el nombre del autor, el ttulo y la fecha. Modificar y eliminar encabezados y pies de pgina. Insertar encabezados y pies de pgina ms elaborados, como los que son distintos para la primera pgina de los documentos. Crear secciones de documento diferenciadas usando saltos de seccin.
INTRODUCCION:
El procesador de textos de Microsoft, Word 2007, es utilizado de forma cotidiana en las empresas, hogares y escuelas principalmente, por lo que resulta necesario que la mayora de las funcionalidades que ofrece sean empleadas para enriquecer los documentos que se elaboran para ser entregados oportunamente. Es por ello que las funciones como: generar tablas, grficos, diagramas, crear estilos personalizados de texto o utilizar herramientas para automatizar tareas repetitivas dentro de los documentos, en ocasiones, no son suficientes para dar un aspecto ms profesional. Te imaginas que los documentos en Word fueran ms simples?, si as fuera, realmente no agregaran valor, puesto que su aspecto no sera el ideal para considerarlos profesionales y atractivos. Es importante que los usuarios conozcan, usen y aprovechen todas las funcionalidades de Word 2007, pues los resultados se vern reflejados en productos de mayor calidad y en la aplicacin de mayor rapidez en la entrega. En este tema, se conocern las funciones ms utilizadas en el procesador de textos de Microsoft, no obstante, es importante que se practiquen con regularidad, considerando que cada vez es ms frecuente la elaboracin de este tipo de documentos. Los encabezados y pies de pgina de Word ofrecen muchas ventajas y una de las principales es la renumeracin automtica de las pginas si se agrega o elimina contenido del documento.
Otra manera de insertar un Salto de Pgina es por medio de la combinacin de teclas, que en este caso ser CTRL+ENTER. Existe una forma ms de insertar una pgina: Seleccionar el grupo Diseo de pgina y pulsar la opcin Saltos, inmediatamente despus, seleccionar Saltos de pgina y luego Pgina:
Tambin es posible agregar Secciones en un documento de Word, stas permiten determinar ciertas caractersticas a cada seccin, si es que as lo requiere el trabajo que se est realizando, por ejemplo, si se necesitan encabezados y/o pies de pgina diferentes en el documento o tambin si se requiere que una parte del documento se presente a una columna y otra seccin a dos columnas, o si es necesario numerar las pginas del documento y comenzar la numeracin nuevamente en un momento dado.
Para incorporar una seccin en el documento, selecciona el grupo Diseo de pgina y luego la opcin Saltos:
Tipos de seccin que se pueden incluir: a. Pgina siguiente: Inserta la seccin y contina el documento en la siguiente pgina. b. Contina: Inserta la seccin y contina el documento en la misma pgina. c. Pgina par: Se inserta la seccin y permite continuar con una nueva seccin en una pgina par. d. Pgina impar: Inserta la seccin y permite continuar con una nueva seccin en una pgina impar
Para obtener acceso a dichas reas y agregar la informacin que desee, haga clic en la opcin Encabezado y pie de pgina del men Ver. La primera vez que lo haga, Word abrir un encabezado en blanco y colocar en el punto de insercin.
Si no sabe muy bien lo que significan los trminos encabezados y pies de pgina, piense en el formato que tienen las pginas de un libro. Normalmente, el ttulo de un libro aparece en la parte superior de una pgina y el ttulo del captulo en cuestin aparece en la parte superior de la pgina opuesta. En la parte inferior de cada pgina aparece el nmero de pgina. Estos detalles de texto son los encabezados y pies de pgina. Tienen una aplicacin similar en los documentos de Word. En la mayora de los casos, los usuarios desean insertar nmeros de pgina en los documentos. Otro tipo de informacin podra ser el ttulo del documento, el autor y la fecha de impresin; el nombre de la compaa y su direccin de correo electrnico o direccin Web; o bien, el nombre de archivo del documento y la ruta de acceso a su ubicacin. No hay ninguna prescripcin referente al contenido de los encabezados y pies de pgina. En los documentos de Word 2007, podr crear los encabezados y pies de pgina que desee.
Antes de entrar en detalle, vamos a dedicar unas palabras al rea de trabajo de encabezado y pie de pgina. Esta rea de trabajo incluye zonas en la parte superior e inferior de la pgina de un documento que sirven especficamente para el encabezado y el pie de pgina. Despus de insertar un encabezado o pie de pgina, esas reas estarn activas y podrn modificarse. Estn marcadas con una lnea de guiones, tal y como se muestra en la imagen. Los encabezados y pies de pgina residen en una capa del documento que es independiente del cuerpo principal. Esto es porque los encabezados y pies de pgina se comportan de manera distinta que el contenido principal de un documento. Cuando se agrega un encabezado o pie de pgina, como un nmero de pgina o una fecha, aparece en todas las pginas. En el caso de los nmeros de pgina, tambin estn programados para que sean consecutivos y se actualicen automticamente cuando al cambiar el nmero de pginas. A medida que vaya aplicando y usando los encabezados y pies de pgina, se familiarizar con su rea de trabajo y ver cmo se abre y se cierra.
Los nmeros de pgina son un tipo de encabezado o pie de pgina. Ahora, veamos qu otros tipos hay en las Galeras de encabezados y pies de pgina. En la ficha Insertar, haga clic en Encabezado o Pie de pgina, justo al lado del botn Nmero de pgina. A continuacin, elija la opcin que desee. Puede elegir estilos de encabezado y pie de pgina, como el estilo Alfabeto. Observe que algunos de estos estilos incluyen un nmero de pgina, de modo que no hay que incluirlo por separado.
Algunos de los encabezados y pies de pgina disponibles en las galeras incluyen un rea de texto especial para la fecha. Sin embargo, tambin puede agregar de manera independiente la fecha actual y la hora a cualquier encabezado y pie de pgina. Para ello, siga este procedimiento: 1. Haga clic en el encabezado o pie de pgina en el que desee insertar la fecha. Si contiene texto que no desea, seleccinelo. 2. En el grupo Insertar, haga clic en Fecha y hora. 3. Elija un formato. Puede insertar slo la fecha, slo la hora, o ambas. 4. Active la casilla de verificacin Actualizar automticamente. La fecha actual y la hora se mostrarn cada vez que se abra el documento. Tambin puede actualizarlas mientras est abierto el archivo, y puede establecer las opciones de Word de modo que se actualicen antes de la impresin. Nota La caracterstica Fecha y hora tiene esta capacidad de actualizacin porque es un campo. Un campo tiene una funcionalidad integrada de modo que realiza determinadas acciones. Ver ms caractersticas de este tipo a medida que vaya usando los encabezados y pies de pgina.
En cuanto a los encabezados y pies de pgina, hay otra necesidad comn: la inclusin del nombre de archivo del documento y de la ruta de acceso a su ubicacin. Para insertar esta informacin, se recurre una vez ms a los campos. No se preocupe, no hace falta un aprendizaje especial en materia de campos. Primero, coloque el punto de insercin en el lugar donde desee insertar el nombre de archivo y la ruta de acceso. A continuacin, siga estos sencillos pasos: 1. En el grupo Insertar, haga clic en Elementos rpidos y, a continuacin, haga clic en Campo. 2. En el cuadro de dilogo Campo, debajo de Nombres de campos, haga clic en FileName (puede que tenga que desplazarse). 3. Active la casilla de verificacin Agregar la ruta al nombre de archivo para seleccionar esa opcin. El campo FileName permite actualizar automticamente la ruta de acceso si cambia la ubicacin del documento. Ms adelante, ver cmo. Precaucin Tenga cuidado con la informacin que se expone al incluir la ruta de acceso de un documento. Por ejemplo, puede que no desee que se muestre una ruta de acceso de la red interna de su compaa.
Puede que herede un documento y desee quitar el contenido de un encabezado o pie de pgina. 1. Por ejemplo, la informacin incluida en el pie de pgina, como el nombre de archivo y la ruta de acceso del documento, ya no est actualizada. 2. En el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Pie de pgina. 3. En la parte inferior de la Galera de pies de pgina, haga clic en Quitar pie de pgina. De este modo, se borra el pie de pgina. Las galeras de nmeros de pgina y encabezados tienen un comando similar en sus mens.
Nota Hay casos en los que este comando no quita el encabezado o pie de pgina: suele suceder cuando la informacin se ha insertado manualmente y no desde las galeras Encabezado, Pie de pgina o Nmero de pgina. Por lo tanto, compruebe siempre si se ha eliminado el encabezado o pie de pgina. En caso contrario, haga clic en cada uno de sus elementos para seleccionarlos y, a continuacin, presione SUPR. Si lo desea, el Inspector de documento le ayuda a quitar los encabezados y pies de pgina de los documentos. Vea la Tarjeta de referencia rpida para obtener informacin ms detallada. INSERTAR UN ENCABEZADO Y PIE DE PGINA
Tambin es posible agregar encabezado y/o pie de pgina en los documentos de la siguiente manera: Seleccionar el grupo Insertar y luego ubicar el sub-grupo Encabezado y pie de pgina en el que se puede Editar o Quitar el encabezado y/o el pie de la pgina.
Otra opcin es la de insertar nmero a la pgina, lo que podremos hacer como en el siguiente ejemplo: Este es el documento sin encabezado y sin pie de pgina.
Para insertar el nmero de pgina, ubcate en la opcin Insertar nmero de pgina y agrega el nmero de pgina en la posicin que desees con el formato que se necesite.
Los nmeros de pgina son el tipo de encabezado o pie de pgina ms comn. Son un elemento tan necesario en los documentos que disponen de su propio botn y galera de opciones. Para agregar nmeros de pgina: 1. En la ficha Insertar, en el grupo Encabezado y pie de pgina, haga clic en Nmero de pgina. 2. Elija el lugar donde desee insertar los nmeros de pgina; por ejemplo, en la parte superior o la parte inferior de la pgina. 3. A continuacin, elija un estilo de nmero de pgina en una galera de posibilidades.
Los nmeros de pgina se aplican en todo el documento. Adems, estn configurados de modo que se actualicen automticamente si se agrega o se elimina contenido del documento.
En este momento, se incluye la tabla de contenido desde el grupo Referencias y la opcin Tabla de contenido:
Este contenido se gener automticamente, cuando se posiciona el puntero del mouse por cada uno de los ttulos, combina la tecla CTRL y Click del mouse para vincular la referencia, es decir, se ubica en la pgina correspondiente al apartado sealado. Tambin, el nmero de pgina se agreg automticamente. Es posible agregar un ndice de ilustraciones referenciando las imgenes que formarn parte de este ndice, a travs de la opcin Insertar ttulo que permite poner una etiqueta a la ilustracin por referenciar e inmediatamente despus genera la tabla de ilustraciones:
Igual que la tabla de contenido, pasa el puntero del mouse por cada uno de los elementos y en combinacin de teclas (CRTL+Click del mouse) para obtener la referencia de la ilustracin correspondiente.
Tambien es posible modificar el estilo de una tabla de contenidos de la siguiente manera, en la ficha Referencias , haga clic en Tabla de contenido en el grupo Tabla de contenido y despus haga clic en Insertar tabla de contenido. La TDC que aparece se reemplazar por la que corresponda. En el cuadro de dilogo Tabla de contenido compruebe que est activada la opcin Estilo personal del cuadro Formatos y haga clic en Modificar. Haga clic en TDC 1 en el cuadro de dilogo Estilo para seleccionar el nivel ms alto, o Nivel 1, en la TDC, y a continuacin haga clic en Modificar. Aparece el cuadro de dilogo Modificar estilo. Use el cuadro de colores de Fuente en la seccin Formato para cambiar el color a azul. Despus de hacer clic dos veces en Aceptar, dirija su atencin al rea Vista previa de impresin del cuadro de dilogo Tabla de contenido y ver que la TDC 1 (o Nivel 1) ahora es azul. Si desea cambiar la TDC 2 (Nivel 2) o TDC 3 (Nivel 3) de manera que tambin sean azules, siga el mismo procedimiento: seleccione TDC 2 o TDC 3 en el cuadro de dilogo Estilo antes de abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo. Tras hacer clic en el ltimo Aceptar aparecer un mensaje que le preguntar si desea reemplazar la TDC. Haga clic en Aceptar y todas las entradas se volvern azules. Existen muchas ms opciones disponibles en el cuadro de dilogo Modificar estilo. Recuerde siempre hacer clic en el estilo que desea cambiar en el cuadro de dilogo Estilo antes de abrir el cuadro de dilogo Modificar estilo. As, si hace clic en Formato podr realizar cambios en el formato, prrafo, fichas, etc. Puede cambiar estas configuraciones y ver los cambios en las reas de vista previa antes de aplicarlas a la TDC.
La TDC es demasiado larga? Tal vez el documento no requiera ms que los dos primeros niveles (TDC 1 y TDC 2). Seleccione el nmero de niveles jerrquicos que desea mostrar en la TDC en el cuadro Mostrar niveles del cuadro de dilogo Tabla de contenido. Puede definir hasta nueve niveles. Cuanto ms bajo el nmero, ms corta ser la TDC; cuanto ms alto, ms larga. En las reas Vista previa de impresin o Vista previa de Web puede ver los cambios antes de aplicarlos. Cuando obtenga la apariencia deseada, haga clic dos veces en Aceptar.
No es necesario que cambie radicalmente la TDC. Puede realizar ajustes menores sin abandonar el cuadro de dilogo Tabla de contenido. Por ejemplo, puede cambiar los puntos o guiones que hay entre la entrada de la TDC y el nmero de pgina (caracteres de relleno) o la alineacin de los nmeros de pgina. Si va a publicar el documento en la Web tal vez ni siquiera necesite nmeros de pgina. Para cambiar los caracteres de relleno, haga clic en la flecha Carcter de relleno para ver los distintos tipos de guiones y lneas. Si desactiva la casilla Alinear nmeros de pgina a la derecha, los nmeros de pgina se acercarn a las entradas de la TDC y los caracteres de relleno ya no estarn disponibles. Si quiere eliminar por completo los nmeros de pgina, desactive la casilla Mostrar nmeros de pgina.
Es posible agregar una nota al final del documento, dando click en:
5.1.7 Autorresumen.
Esta funcin identifica los puntos principales de un documento y ofrece un resumen automtico. Es posible que el Word que tengas instalado no cuente con la opcin habilitada, en dado caso ser necesario aplicar el siguiente procedimiento: Click en el logo de Office: Selecciona la opcin Opciones de Word: Selecciona Personalizar, Todos los comandos y pasa de la columna de la izquierda hacia la columna de la derecha la opcin Herramientas de resumen automtico:
Acepta y se agregar esta funcin en la barra de herramientas de inicio rpido, que se ubica en la parte superior izquierda del Word 2007:
Al ejecutar la opcin sealada, resulta que Word muestra un resumen automtico, tomando como base el tema principal del documento, por ejemplo:
Auditora Informtica. Obtenido el Septiembre 26, 2008, de http://www.gestiopolis.com/ Al aplicar la opcin de autorresumen, automticamente resulta:
Ver un documento como esquema. Obtenido el Octubre 04, 2008 de http://office.microsoft.com/es-es/word/HP052359233082.aspx Esta opcin se encuentra en el grupo Vista, seleccionar Esquema del sub-grupo Vistas de documento:
5.1.9 Traducir.
Otra funcionalidad que ofrece Word 2007 es traducir palabras o frases:
Resultado:
Cuando se usa esta opcin, se habilita la herramienta que permite controlar el documento maestro y los subdocumentos:
5.2 CIERRE
Luego de lo aprendido en este tema, Consideras que el uso y aprovechamiento de las funcionalidades de Word 2007, permite agilizar la operacin, ahorro de tiempo de elaboracin y entrega de productos con mayor calidad?, Por qu? Manipular los saltos de pgina, agregar encabezados y pies de pgina personalizados, incluir tablas de contenidos para ubicar rpidamente los temas dentro del documento, obtener resumen del documento, incluir ndice alfabtico al final de los documentos, utilizar los traductores de idioma, as como identificar el contenido de los documentos con una marca de agua al fondo, son algunas de las funciones ms utilizadas que, como se mencion en el prrafo anterior, provocan que el usuario pueda elaborar con mayor oportunidad sus documentos. Pero las nuevas formas de trabajar en el mbito laboral actual, exigen que los contenidos de los documentos involucren la aportacin de varios usuarios, por ejemplo, que un informe final de produccin mensual, tenga que ser presentado a la Gerencia General de la empresa, pero es necesario que los subgerentes de cada turno hagan su aportacin correspondiente, entonces es necesario llevar un control sobre los cambios que sufrir este reporte con el fin de asegurar que la ltima versin es la que se entregar a la Gerencia General. En este sentido, el siguiente tema aborda este tipo de funciones que ofrece Word para el trabajo colaborativo.
5.4 TAREA
Instrucciones: Genera un documento de Word, este documento debe contar con: 1. Ttulo. 2. Extensin mnima de una cuartilla y media. 3. El contenido puede ser de un tema que domine el alumno o ser obtenido de alguna fuente digital haciendo la referencia correspondiente, para proteger los derechos de autor. 4. Agregar una marca de agua con la palabra URGENTE en todo el documento. 5. Obtener un resumen del texto. 6. Traducir el resumen que se gener al idioma ingls. 7. Incluir encabezado con los datos del alumno (nombre, escuela, carrera) en color gris. 8. Tambin en color gris, agregar nmero de pgina al pie de pgina. 9. Para pasar de una pgina a otra, incluir un salto de pgina. Realiza una reflexin del trabajo realizado, considerando principalmente las preguntas: Apoyan las funcionalidades de Word en la generacin de documentos?, Por qu? Es necesario tener capacitacin previa para utiliza las funcionalidades de Word?, Por qu? Entrega el ejercicio a tu profesor en formato de reporte.
5.5 ACTIVIDADES
1. Redactar un pequeo fragmento y crear una tabla de contenidos. 2.- Al prrafo escrito anteriormente introducir encabezado y pie de pginas. 3. Enumerar las pginas del documento anterior. 4. Generar un resumen del documento.